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PLANEACION Y ORGANIZACIN DE LA FUERZA DE VENTAS Planeacin Es el diseo que siendo exacto y preciso sirve como herramienta principal para

la toma de decisiones rpidas y acertadas, adems proporciona direccin y enfoca los esfuerzos organizacionales. Presupuesto de Ventas Es un plan financiero de los gastos que se requieren para lograr las metas y objetivos proyectados. Sistema de Informacin Para la Gerencia de Ventas (SIGV) Es un sistema de informacin para la Gerencia de Ventas que rene informacin desde dentro de la compaa as como desde los clientes, proveedores y otras fuentes externas con el propsito de apoyar la toma de dediciones de los Gerentes de Ventas tanto a nivel de la oficina central como a nivel de campo. Las tareas principales en el manejo de datos de ventas en SIGV son:

Reuniones y transmisin de datos: Despus de que un vendedor cuidadoso escucha u observa datos potencialmente valiosos, debe haber un canal de comunicacin que funcione muy bien para permitir una entrega fcil y rpida de los datos de campo a las oficinas centrales. Acumulacin de datos: Todos los datos que llegan deben almacenarse en un lugar central par su fcil acceso cuando se necesiten. Categorizacin de los datos: La Gran cantidad de datos deben calificarse o categorizar se en una forma de sentido lgico. Anlisis de los Datos: Debe haber un procesamiento estadstico de los datos para descubrir relaciones importantes. Circulacin del anlisis de los datos: Se debe dar la oportunidad a varios gerentes de venta y de marketing para que estudien los datos y su anlisis, adems de permitrseles ofrecer sus interpretaciones y puntos de vista importantes. Desarrollo del escenario: Los patrones y tendencias emergentes en los datos deben identificarse y desarrollarse dentro de escenarios competitivos de mercado que ayuden a presidir el ambiente de ventas y marketing.

Existen diversas tendencias que han acelerado la necesidad de la Gerencia de Ventas por un SIGV PLANEADO: - Transicin de una competencia de precio a una que no lo es. - Profesionalismo creciente de los compradores - Explosin contina de la informacin. El Proceso de Planeacin. Cualquier Gerente de Ventas involucrado en el proceso de planeacin debe comenzar pensando en todas las cuestiones:

Diagnostico: En donde nos encontramos ahora? Pronostico: A donde nos dirigimos si no se hacen cambios? Objetivos: A donde debemos dirigirnos? Estrategias: Cual es la mejor manera de llagar all Tcticas: Que acciones especificas necesitan tomarse, por quien y cuando Control: Que medidas deben revisarse si tenemos que saber como lo hacemos?

Pasos para el proceso de planeacin de la Administracin de Ventas. 1- Anlisis de la Situacin: Este es el primer paso de la planeacin donde se analiza donde se encuentra la organizacin en este momento y hacia donde parece dirigirse de no efectuarse cambios. Se pueden obtener perspectivas al revisar el desempeo pasado de la compaa y al juzgar su progreso contra el de la competencia y su xito en el logro de objetivos y metas. A continuacin vemos las variables importantes para el estudio de la situacin: Caractersticas: del mercado: Cantidad y tipo de compradores potenciales, sus perfiles demogrficos y de comportamiento, sus actitudes y patrones de compra y sus necesidades de servicios. Competencia: Cantidad y tipo de competidores; sus fortalezas y debilidades; sus productos, precios, marcas, participaciones de mercado y caractersticas. Ventas, costo y datos de utilidad para el ao actual y aos recientes. Esto evala por producto, mercado, territorio y periodo. Conjunto de beneficios ofrecidos de acuerdo a la forma en que los perciben los clientes potenciales, productos, marcas, precios, paquetes, y servicios. Mezcla promocional: Venta personal, publicidad, promocin de ventas y programas de propaganda. Sistemas de Distribucin: Instalacin de almacenamiento y transporte, canales de distribucin e intensidad de la distribucin.

2- Establecimiento de Metas y Objetivos: Las metas y objetivos deben definirse de forma adecuada, algunas empresas, principalmente pequeas fijan sus metas y objetivos de manera baja y area, sin un entendimiento claro de lo que significa cada pronunciamiento en las metas y objetivos no se logran significados claros. Tambin las metas y objetivos deben de plantearse con orden de prioridades. 3- Determinacin del Potencial del Mercado.: En este paso evaluamos las ventas mximas posibles para toda la industria, esto es lo que conocemos como potencial del mercado y las ventas mxima posible para la compaa, que es lo que se denomina Potencial de Ventas. Estos se estiman por un periodo especfico y bajo las suposiciones ms favorables sobre el ambiente y desembolso de Marketing. Sin embargo algunos Gerentes de Ventas prefieren desarrollar tres estimados: Supuesto optimista, esperado y pesimista para determinar el potencial de mercado y el potencial de venta bajo distintos escenarios. 4- Pronostico de Ventas: Es una prediccin de las ventas futuras, durante un periodo predeterminado como parte integral de un plan de ventas, el cual se basa en un conjunto de suposiciones acerca del ambiente de comercializacin.

5- Seleccin de Estrategias: Luego de determinar los objetivos de una organizacin y desarrollar los pronsticos de ventas, el siguiente paso consiste en determinar la mejor forma de lograr esas metas. La Planeacin estratgica es el proceso de establecer los objetivos generales de una organizacin, asignar recursos totales y delinear cursos amplios de accin. Las decisiones estratgicas dan a la organizacin un plan total de accin para servir mejor a los clientes, para tomar ventajas de las debilidades de la competencia y aprovechar los puntos fuertes de la empresa. Estrategia de crecimiento es desarrollar el mercado y desarrollar los productos valindonos de la Matriz de Boston Consult para ello. 6- Desarrollo de Actividades: Luego de que se ha decidido una estrategia general, el proceso de planeacin debe incorporar actividades ms detalladas o tcticas. Las Tcticas se orientan a la puesta en marcha del plan estratgico. Realmente los planes tcticos de accin son sub-planes funcionales que subrayan y logran el plan estratgico general. 7- Asignacin de los Recursos Necesarios: 8- Puesta en Marcha del Plan: 9- Control del Plan: Se debe monitorizar continuamente en miras de controlar la operacin del plan, esto se lleva a cabo tomando medidas de desempeo del plan y as tomar las debidas decisiones de acciones correctivas sobre la marca. Enfoques de La Planeacin. Planeacin dialctica: Un enfoque que refuerza la idea de revisar supuesto se llama Planeacin dialctica. Esta considera la validadse o probabilidad de plantear supuestos en un pronstico. Tal enfoque requiere de una nueva clase de supuestos que algunas veces se oponen directamente al primero. Todas las decisiones de planeacin previas se vuelven a evaluar en trminos de nuevas suposiciones. A cada plan se opone una objecin rigurosa en cada paso y punto en el tiempo, tomando en consideracin el segundo conjunto de supuestos, o plan alternativo. Planeacin de Contingencia: Otra herramienta que muchas organizaciones utilizan para ayudar a reducir el riesgo de un problema mayor en el futuro es la planeacin de contingencia. Un plan de contingencia es, bsicamente, un respaldo de aquel que se adopto y se llevara a la practica solamente si suceden eventos que estn mas all del control del plan principal. Por ejemplo el sistema elctrico en muchos hospitales tiene sistema de redundancia, o sistemas de respaldo, en caso de que el sistema primario falle. La planeacin de continencia es cara y consume tiempo, pero su valor se ha probado muchas veces. Prepararse para una emergencia o un cambio de sucesos inesperado deber convertirse en parte integral del proceso de planeacin.

Auditorias de las Ventas: Los gerentes de ventas pueden hacer uso de los concepto de la auditoria de marketing y adaptarlos a sus propias situaciones. Se puede definir a la auditoria de ventas como una evaluacin sistemtica y objetiva de una organizaron de ventas y sus ambiente de ventas, metas, objetivos, polticas, estrategias, tcticas, procedimientos y actividades relacionadas. El propsito de una auditoria de venta es identificar las oportunidades de ventas y los retos con el propsito de desarrollar, cambiar o sustanciar un plan para mejorar el desempeo general de ventas. La auditoria de ventas va ms all del sistema de control normal. En tanto que el proceso de control busca determinar si una organizacin est haciendo correctamente las cosas, una auditoria tambin trata de determinar si se estn haciendo las cosas correctas.