Utilizacin de la base de datos Access

Una base de datos es una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin. Access es un gestor de bases de datos que se encarga tanto de disearlas como de manejar los datos almacenados en ellas.

Las partes ms importantes de la base de datos Access son: Tablas: organizan la informacin de la base de datos. Una tabla consta de filas, que son los registros, y columnas, que son los campos. Los registros son las fichas que introducimos en la tabla. Los campos son caractersticas comunes a todos los registros.

Por ejemplo, en la tabla Canciones, uno de los registros sera Corazn Parto, que pertenece al campo Ttulo.

En este caso, uno de los registros sera Itunes, que pertenece al campo Ubicacin.

Una tabla puede tener infinitos registros y campos. Consultas: permiten elegir, en una o varias tablas o consultas de base de datos, varios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado. Hay varios tipos de consultas, entre ellas, las consultas de seleccin y actualizacin que son las ms usadas. Los criterios son condiciones que limitan la bsqueda de los datos en la tabla. Las siguientes consultas son ejemplos de consultas de seleccin.

Aqu se seleccionan los campos para la consulta.

Aqu se establece el criterio para conseguir la consulta deseada.

Vista diseo de la consulta CCAA de la C

Por ejemplo, en la consulta CCAA de la C solo se muestran las comunidades que empiezan por la letra C de entre todos los registros de la tabla.

En este caso, la consulta CCAA superpobladas muestra solamente las comunidades con una poblacin superior a 3 millones de habitantes. El criterio establecido en esta consulta es de >3000000.

El criterio utilizado en esta consulta, es Entre 25 y 40.

1. Paso de Access a Word y a Excel. Los pasos a seguir son los siguientes: a) Abrimos la base de datos. b) Seleccionamos la tabla o consulta que se va a integrar en Word o Excel. c) En datos externos/Exportar seleccionamos la opcin que nos interese: Exportar a una hoja de clculo Excel o Combinar con Microsoft Office Word.

Formularios: presentan los registros de una tabla de forma prctica y elegante. Los formularios se caracterizan por emplear una nica ventana para presentar los campos de un nico registro.

El formulario Contactos muestra, en una sola ventana, todos los campos pertenecientes al registro Pedro (Vista Presentacin).

Los botones sirven para ver los diferentes registros con sus respectivos campos.

Activar un filtro permite ver aquellos registros que cumplen la propiedad establecida en el filtro.

Vista Diseo del formulario Contactos, donde se puede modificar el diseo y la distribucin de los campos del formulario.

Informes: Un informe se utiliza para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla, para presentarlos de forma impresa. Para crear un informe con el asistente hay que seguir los siguientes pasos: Paso 1: Pulsamos Crear e Informes/Asistente para informes.

Paso 2: Elegimos los campos que van a aparecer en el informe.

Paso 3: elegimos el diseo del informe. Y finalmente tenemos el informe deseado.

Informe de la consulta CCAA poblacin superior a 3 millones.