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SBADO, 21 DE NOVIEMBRE DE 2009

ENSAYO SOBRE LAS HERRAMIENTAS INFORMATICAS

Hoy da nadie duda de los beneficios que las herramientas informticas de gestin aportan a cualquier empresa u organizacin: automatizan tareas, reducen la cantidad de trabajo repetitivo sin valor, evitan errores humanos, etc. Es por ello que prcticamente todas las empresas cuentan con equipos informticos y programas de gestin en ellos. Aplicaciones de facturacin, de gestin de clientes, de apoyo a la produccin y muchas otras son herramientas comunes en las empresas de nuestro entorno.

Por desgracia, el panorama no es en general tan sencillo ni tan bueno. Todos conocemos casos de implantaciones de aplicaciones inadecuadas que acaban siendo infrautilizadas, incluso eliminadas. Pero comprar e implantar una aplicacin no es gratis: estas herramientas fallidas tienen un coste que nunca se amortiza.

Una buena eleccin implica conocer adecuadamente las posibilidades que brinda la tecnologa informtica, para lo cual podemos ayudar los consultores tecnolgicos. Sin embargo, hay otro punto de vista imprescindible, dado que buscamos las herramientas adecuadas a su negocio: conocer la empresa, el trabajo que tales herramientas debern desempear, y poder plasmarlo de forma explcita y clara.

Al trabajar con un ordenador, siempre llevamos a cabo las tareas por pasos. Sirva como ejemplo escribir una carta con Microsoft Word:

1. Abro la aplicacin Word. 2. Selecciono archivo nuevo, escojo la plantilla de carta y pulso "Nuevo". 3. Escribo el texto y relleno la direccin del destinatario. 4. Selecciono archivo guardar, elijo la carpeta de copias de cartas enviadas al destinatario en cuestin, le doy un nombre al documento y pulso guardar. 5. Pulso imprimir y recojo la hoja de la impresora.

6. Cierro la aplicacin Word.

Si lo pensamos, vemos que al utilizar cualquier aplicacin informtica llevamos a cabo una serie de pasos en forma de proceso definido -siempre suponiendo, claro, que sabemos de antemano qu queremos hacer.

El concepto es sencillo: antes de automatizar el trabajo, definmoslo completamente. As, una vez aplicadas las herramientas informticas, tendremos garantas de que stas son las adecuadas, de que apoyan al trabajo que necesitamos realizar.

Llevando el concepto a un punto ms avanzado, esto es lo que los sistemas de gestin, como es el caso de la norma ISO 9001 o del Modelo EFQM de Excelencia, llaman "procesos". Si llegamos hasta ah definiendo nuestros procesos, no slo obtendremos una mejor eleccin de herramientas informticas, sino que toda la empresa se beneficiar. Pero esto ya trasciende al mbito de las herramientas informticas, as que podemos quedarnos en un concepto ms simple. Lleve a cabo un periodo de reflexin previo, en el que la propia organizacin defina y documente su forma de trabajar: identifique sus procesos, escriba qu es lo que hace y cmo lo hace. No se trata de llenar kilmetros de hojas de papel que nadie leer: basta con describir los pasos que deben darse para cada una de las principales tareas de nuestro trabajo. Ese puede ser un primer guin para nuestras aplicaciones informticas de gestin. A partir de ese punto, ya tenemos una especie de retrato robot para identificar qu herramientas informticas necesita nuestro negocio.

Por supuesto, una herramienta informtica no es necesariamente mejor cuanto ms cara sea. En realidad, un concepto tan claro como la buena organizacin de carpetas compartidas en un servidor puede reportar enormes beneficios operativos a una empresa en forma de ahorro de tiempo, disminucin de errores, etc.
PUBLICADO POR WILLIAM EN 10:58

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