Auto Trasporte

E5Software
Probs, ERP para las empresas de autotransporte.

Herramienta especializada para la empresa del autotransporte.
Miguel Guzmn Guerrero 01/02/2010
e5 Software, S.A de C.V.

Av. de las Rosas # 526 Local 3 Col Jardines de Jerez Tel (477) 711 05 52 Len, GTO. CP. 37530
Introduccin
El sistema Probs nace como una respuesta ante la necesidad de un software integral de operacin y administracin de empresas de transporte, ante la falta de sistemas de cmputo adecuados para esta industria y el hecho de que no existe un producto comercial que se ajuste a este sector y la realidad de que es sumamente caro y riesgoso el contratar el servicio de desarrollo debido al gran tamao de la herramienta y por lo tanto muy costoso de elaborar. Con Probs nos propusimos el crear un software que ayude a las empresas a reducir gastos, aumentar ingresos e incrementar la utilidad, contando con un sistema adecuado, fiable y econmico que apoye las operaciones administrativas y operativas de la empresa. El sistema cuenta con los siguientes macro procesos: Secretara y configuracin general Catlogo de autobuses Personal de abordo Almacenes de refacciones Almacenes de boletos Mantenimiento preventivo Servicios y roles Liquidacin a operadores Estado de resultados Los cuales se encuentran ligados de la siguiente forma:
www.e5software.com.mx

Mdulos del sistema

Liquidacin a conductores
El Mdulo de liquidacin a conductores es una de los puntos finales del sistema, sin embargo es de los ms importantes por su impacto en la recuperacin de ingresos, por este motivo lo mencionamos al principio. La imagen muestra la pantalla de liquidacin a conductores mientras se est liquidando una cuenta:
Veamos por partes la informacin que contiene:

Encabezado:
Incluye informacin de la orden de viaje a liquidar (cada liquidacin debe provenir de una orden de viaje generada previamente en las reas de servicio), autobs, rol, viaje y conductores. As como la regla de pago que se aplicar para liquidar esta cuenta. Tambin se incluye la informacin de la fecha de inicio y fin de viaje. Ingresos En la seccin de ingresos se detallan los diferentes ingresos que tuvo el conductor para este viaje, se pueden configurar ingresos de taquilla, abordo, viajes especiales y otros ingresos de acuerdo a las necesidades de su empresa.
Boletos de abordo El sistema Probs cuenta con un Kardex de boletos multialmacn, en el cual podemos controlar el inventario de boletos de cada de conductor, el mdulo de liquidacin est conectado con el almacn del conductor para permitir la liquidacin de los boletos de abordo que se hayan vendido en el viaje. Con su inteligente interface, Probs hace que la liquidacin de boletos sea muy sencilla.
Como se puede ver, los boletos liquidados pasan automticamente a la seccin de ingresos.

Retenciones
El mdulo de retenciones se conecta con el mdulo de cuentas por cobrar, para de manera automtica realice retenciones a los conductores, se pueden configurar las retenciones para la cuotas sindicales, seguro social, Infonavit, prstamos personales, adeudos con la empresa y cualquier tipo de cuentas por cobrar que permitan en su empresa.
En este caso, al conductor se le hace retencin por un prstamo y por Infonavit. Gastos
En las cuentas de liquidacin se pueden recibir gastos, tanto en efectivo como en vales, de tal forma que afecten a la utilidad del viaje pero no al flujo de efectivo de la cuenta actual.
Sueldos
El sistema calcula de manera automtica el sueldo a pagar al conductor y tambin la forma de pago del mismo, si es en efectivo o va nmina.

Totales En la parte inferior de la pantalla se muestran los totales de la cuenta, los ingresos, gastos flujos de efectivo correspondientes, as como el total a pagar o cobrar al conductor.
La cuenta se puede imprimir en cualquier tipo de impresora, recomendamos una impresora trmica de rollo para reducir costos de impresin. Contabilizacin automtica
Una de las caractersticas ms importantes del sistema Probs es su sistema integrado de contabilidad y la generacin automtica de plizas contables para los movimientos del sistema. En el caso anterior, el sistema gener la pliza que muestra abajo:

Estado de resultados
Como se puede ver se distribuyen los ingresos y gastos a las cuentas contables que fueron configuradas para tal fin, esto trae un beneficio importante: Generacin automtica de estados de resultados. Al generar movimientos de gastos del autobs, ya sea mediante el consumo de refacciones o el cargo por servicios realizados el sistema tiene la capacidad de generar estados de resultados de manera automtica, veamos el estado de resultados del mes actual para el autobs que liquid la cuenta:
Se puede ver que se incluyen los ingresos del autobs, as como los gastos correspondientes y se generan de manera automtica indicadores del rendimiento del autobs. Obviamente, se puede generar un estado de resultados de todos los autobuses, lo que generara un reporte como el siguiente:

El sistema genera algunos reportes de liquidacin muy interesantes, como el siguiente:

Utilidad por equipo por periodo
Estos reportes se pueden estar consultando diariamente para saber cmo evolucionan los ingresos, gastos y utilidad de los autobuses en operacin.

Integracin
Como se pudo ver, el sistema contiene varios mdulos para una operacin integral, por ejemplo para liquidar un viaje se requiere contar con roles, reglas de pago y ordenes de viaje. Veamos algunas de estas pantallas Roles En la pantalla de roles se definen los viajes y horarios que se cubrirn en el sistema:
Reglas de Pago
Una regla de pago es la normalizacin de las condiciones de pago a los conductores que tiene en la empresa, las reglas de pago se pueden definir para pagar a los conductores por porcentaje de ingresos, por kilmetros recorridos, por vueltas, por da de trabajo o por cuota fija. Los cuales pueden ser configurados por da de la semana y diversos factores.
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Adems permite restringir los gastos e ingresos que puede reportar un conductor, as como establecer el manejo contable que se har a las liquidaciones recibidas para esta regla. Las reglas de pago son el mecanismo ideal para evitar que los cajeros de liquidacin pueden negociar con los conductores el manejo de ingresos, retenciones y forma de pago de sueldo, ya que el sistema es quien determina los importes a retener o pagar al conductor. Incluimos algunas pantallas con ejemplos de reglas de pago:
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rdenes de Viajes
La orden de viaje representa las instrucciones del rea de servicio para que el conductor realice los viajes programados por la empresa.
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Las rdenes de viaje pueden manejar la asignacin de viajes por rol normal o por rol cadena para apoyar las operaciones de la empresa en circunstancias especiales como temporadas altas y mal funcionamiento de los autobuses.
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Abastecimiento
El mdulo de abastecimiento le permite manejar mltiples almacenes y realizar operaciones de procuracin de materiales, desde solicitar cotizaciones a los proveedores, girarles rdenes de compra, compras y devoluciones a proveedores, la pantalla de compras tiene la siguiente apariencia:
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En la parte de ventas, se incluyen tambin los procesos necesarios para este fin, como son cotizaciones, pedidos, facturacin y devoluciones de cliente, la pantalla de ventas tiene esta forma:
Como se coment, estos movimientos generan los movimientos contables necesarios para el estado de resultados del autobs, as como el manejo de cuentas por pagar y por cobrar. Un reporte muy interesante de este mdulo es la relacin de consumo de refacciones por autobs, el cual mostramos a continuacin.
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Mantenimiento
El mdulo de mantenimiento le permite programar de manera efectiva el mantenimiento preventivo de los autobuses, generar rdenes de trabajo a las cuales se le puede incluir el consumo de refacciones de la misma, asignar cargos por servicios externos realizados al autobs y monitorear el trabajo de los mecnicos en cada uno de los talleres de la empresa.
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En los ejemplos, vemos la pantalla de orden de trabajo y la impresin de la misma.
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Catlogos del sistema

El sistema cuenta con una gran cantidad de catlogos para clasificar la informacin correctamente, entre los ms significativos mencionamos los siguientes: Equipos y Autobuses
El catlogo de autobuses tiene una gran cantidad de informacin, donde podr clasificar correctamente los datos ms importantes de cada unidad.
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Conductores
La pantalla de conductores, le permite llevar en orden los datos laborales y operativos del conductor.
Se pueden incluir fotografas e informacin sobre el cambio de estatus del conductor, los autobuses en que ha estado operando, incidencias y reportes, etc.
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Mdulos del sistema

La relacin siguiente muestra un panorama ms amplio de los mdulos del sistema:
Secretara Catlogo de Autobuses Altas y bajas Tenencias Permisos de operacin Tarjetas de circulacin Accidentes Catlogo de socios Vehculos utilitarios Inmuebles Participaciones accionaras Personal de Abordo Administracin de conductores Contratacin Datos generales Cambios de tripulacin Bitcora de conductores Permisos Sanciones Catlogo de empleados administrativos Almacenes Almacn de partes Cotizaciones Pedidos Entradas y Salidas, Traspasos Facturacin y Compras Almacn de Boletos Controla todo tipo de boletos, vales y documentos foliados Entradas, Salidas Multialmacn Mantenimiento preventivo / correctivo Catlogo de tareas de mantenimiento, dinmico y esttico Definicin de plantillas por tipo de equipo Ordenes de trabajo (Internas y Externas) Calendario de trabajo Programacin de servicios por realizar en semanas inmediatas
Operacin de servicios Catlogo de nodos Roles de trabajo Definicin de reglas de pago Ordenes de viaje Pizarrn diario de servicios Horarios cubiertos Descubiertos Cancelados Reportes de cobertura servicio
de
Liquidacin a conductores Liquidacin/Pago a operadores con reglas por: Porcentaje de ingresos Vueltas Das de trabajo Kms Retenciones (IMSS, Infonavit, Fonacot) Clculo automtico de sueldos Turnos por cajero Cierres diarios por mltiples oficinas Finanzas y control de caja Sistema de liquidacin a socios integrado con estados de resultados de la empresa Cuentas por cobrar y por pagar Control de cajeros y flujos de efectivo Sistema de contabilidad integrado
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El sistema genera algunos reportes de liquidacin muy interesantes, como el siguiente:

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Utilidad por equipo por periodo

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En los ejemplos, vemos la pantalla de orden de trabajo y la impresin de la misma.

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