Curso de Organizacin de Eventos

Unidad 1: A qu llamamos evento. Definiciones. Los actores de un evento. Cundo y por qu realizar un evento? Claves para pensar la realizacin de un evento.

Unidad 1: A qu llamamos evento. Los eventos son una de las herramientas de comunicacin ms utilizadas para llevar a cabo acciones de alto impacto sobre pblicos objetivos muy concretos. Prcticamente todas las organizaciones, pblicas o privadas, organizan algn evento a lo largo del ao (asistencia a la feria del sector, celebracin de la compaa, sesin de formacin, capacitacin, lanzamiento de un producto, reunin de fin de ao, etc.). En cada uno de esos acontecimientos el encargado de la organizacin se encuentra ante la compleja tarea de tener que combinar creatividad en la creacin del evento, rapidez y eficacia en la organizacin del mismo, metdica coordinacin en su ejecucin y un estricto control presupuestario. Un evento es un momento de mxima exposicin para una organizacin, ya que sta se presenta ante su/s pblico/s de forma directa. En el acontecimiento todo ser vivenciado y evaluado desde la propia experiencia, por lo que es necesario planificar cada uno de los detalles y ser absolutamente rigurosos en ello. Nada debe quedar librado al azar porque esta actividad de comunicacin tiene un margen mnimo de error y una distribucin instantnea, ya que todas las acciones se concentran en un solo momento y son evaluadas por sus destinatarios inmediatamente. A lo largo de este curso se procurar brindar herramientas y consejos prcticos para poder transitar el camino, desde la gestacin de la idea (de realizar un evento) hasta su ejecucin, pasando por la planificacin, gestin y evaluacin, de forma eficaz.
Unidad 1: A qu llamamos Evento 1

Curso de Organizacin de Eventos 1.1 Definiciones.

Se suele utilizar una frase muy conocida para definir el evento, se dice que es un momento de verdad por excelencia, porque en l el pblico (cliente/beneficiario) se pone en contacto directo con el producto o servicio y con la organizacin. Por esta razn es que los eventos son la principal ocasin a travs de la cual muchas empresas propician que esta vivencia directa o de verdad se haga posible. Se sostiene tambin que el xito de un evento radica en la experiencia que vivan en l los invitados, por ello es muy importante el cuidado de los detalles y la innovacin al momento de ponerse a trabajar en la produccin de un acontecimiento de este tipo no queremos ser uno ms, queremos que nos recuerden y la diferencia e innovacin pueden ayudar-. Pero qu es un evento? Un lenguaje? Un soporte? La respuesta a estos dos ltimos interrogantes es negativa. Un evento no es ninguna de las dos cosas. Desde la perspectiva del profesional en comunicacin se puede entender que es bsicamente un producto de comunicacin muy especial, cuyas particularidades y potencialidades deben ser tenidas en cuenta por el experto de la disciplina como un elemento ms de su ejercicio profesional. Es una puesta en escena que propicia la produccin y distribucin de diversas piezas comunicacionales (producciones grficas, audiovisuales, multimediales sitios web o cd- room, spots sonoros, entre muchos otros elementos). La Licenciada Adriana Guerrero Esparza define al evento como un suceso importante y programado de ndole social, acadmico, artstico, deportivo, ya sea en forma de seminario, jornada, talleres, conferencia, inauguraciones, lanzamientos, visitas guiadas, desayunos de trabajo, exposiciones, ferias, muestras, entre otros1 y agrega: Los eventos tambin muestran qu tan profesional es Usted, qu tanto compromiso tiene con sus clientes o el pblico para quin est dirigido y sobre todo: que lo recuerden, que consiga ese lugar en el share of mind y por qu no? el top of mind de sus consumidores2. Guerrero no slo considera al evento como un momento estratgico de comunicacin entre las organizaciones, las empresas y sus pblicos /clientes, sino que tambin rescata como aspecto intrnseco del evento su programacin, por lo que reconoce la importancia de pensar y planificar estratgicamente los acontecimientos de esta clase. La autora coincide con lo que antes denominamos el momento de la verdad, ya que reconoce el contacto directo de la organizacin con su/s publico/s o clientes. Tambin agrega un elemento transversal a cualquier evento: el deseo de que se lo recuerde, de que se lo reconozca y retenga en la memoria, hecho que en el
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Lic. Adriana Guerrero Esparza. FOQO & RP. Publicidad y Relaciones Pblicas. Seis errores seis oportunidades para diferenciarse. Febrero 2005. Disponible en:http://www.gestiopolis.com/marketing/rrppnet/manejo-de-protocolo-de-eventos-publicos.htm 2 Lic. Adriana Guerrero Esparza. FOQO & RP. Publicidad y Relaciones Pblicas. Seis errores seis oportunidades para diferenciarse. Febrero 2005. Disponible en:http://www.gestiopolis.com/marketing/rrppnet/manejo-de-protocolo-de-eventos-publicos.htm

Unidad 1: A qu llamamos Evento

Curso de Organizacin de Eventos caso de las empresas, por ejemplo, se visualiza en el reconocimiento de la marca.
REFLEXIN COINCIDE USTED EN QUE UN EVENTO ES UN PRODUCTO DE COMUNICACIN DE LA EMPRESA?

1.2

Los actores de un evento.

En todo evento existen actores hacia dentro de la organizacin (equipo encargado de organizar el evento, directivos y empleados que van a participar del acontecimiento) y hacia fuera de ella (clientes, agencias organizadoras en el caso que se decida tercerizar la realizacin del evento, sponsors, prensa, proveedores, hoteles, centros de convenciones, espacios para eventos, servicios de catering, entre otros). Esta clasificacin vara segn los objetivos del acontecimiento a realizar y el tipo de evento a llevar a cabo. Actores del evento

Hacia dentro Organizadores del evento Directivos y empleados

Hacia fuera Agencias organizadoras (tercerizacin) Personal adicional Clientes Proveedores Sponsor Prensa

Es preciso mantener una flua comunicacin con todos los actores involucrados en nuestro evento, ya que el pblico se llevar una imagen de la empresa y del evento basada en la totalidad del acontecimiento. Por esta razn tambin es importante lograr un mensaje homogneo que est presente en cada una de las piezas comunicacionales del evento. Por otro lado, se sostiene que el xito de un evento radica en la experiencia que vivan en l los invitados, por ello es muy importante el cuidado de los detalles y la innovacin al trabajar en la produccin de un acontecimiento de este tipo.
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Curso de Organizacin de Eventos Las cuestiones enunciadas en los ltimos dos prrafos anteriores, nos remiten a la importancia y papel de los organizadores del evento. Existen dos posibilidades a la hora de conformar un equipo que se encargue de la organizacin de nuestro evento: por un lado, se puede designar a personas que integran la empresa, es decir utilizar recursos humanos propios. Otra opcin es tercerizar la tarea y contratar especialistas (agencias, empresas, profesionales) en la materia, con los conocimientos prcticos que hacen a la actividad de organizacin de eventos. Si se decide optar por esta forma, hay algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de contratar un agente externo, a saber:
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Peticin de presupuesto, debe incluir la mayor informacin y detalle posible (pblico beneficiario, la asistencia prevista, las estadsticas de experiencias anteriores, entre otros datos). Contar con la aprobacin de los miembros de la organizacin o empleados de la compaa que estn familiarizados con la tarea, para que haya una cooperacin y aceptacin a la hora de tener que realizar tareas vinculadas al evento. No todas las agencias, entidades, consultoras o profesionales son miembros de una asociacin profesional del sector. En este caso es recomendable restringir la bsqueda seleccionando aquellos profesionales o empresas asociadas que puedan asesorar o que hayan sido recomendadas por una persona de confianza.

Si en cambio se decide utilizar recursos humanos propios, se debe realizar una identificacin de los empleados (caractersticas, habilidades, recorridos dentro de la empresa, participacin, predisposicin para este tipo de tareas, entre otros aspectos) a fin no slo de elegir determinados trabajadores para integrar el equipo encargado de la realizacin del evento, sino tambin para definir qu lugar, qu rol y qu tareas deber realizar cada uno. Ahora bien, se contrate personal externo o se utilice recursos humanos propios, en cualquiera de los casos se deber constituir un equipo de trabajo, o comit, con roles y tareas correctamente delimitadas. De ello depender gran parte del xito o fracaso de la accin. Cabe aclarar que en algunos casos no es necesario formar un equipo, porque la ocasin no lo amerita, y puede ser una sola persona la encarga de organizar el acontecimiento. Pero el perfil de esa persona debe tener las mismas caractersticas planteadas para un grupo encargado de la organizacin de un evento: responsable, fiable y flexible. Tambin es importante no exagerar en la convocatoria de personal, es decir formar un equipo de trabajo con la cantidad de personas estrictamente necesarias.
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Curso de Organizacin de Eventos Lo importante es tener en claro que los miembros de la empresa que organicen el evento son una pieza fundamental para el xito del mismo. Es imprescindible que todos tengan una absoluta predisposicin e inters, si es posible, en el xito de la iniciativa, tanto si el tipo de evento a organizar requiere su colaboracin en tareas especficas como si slo es necesaria su presencia. Si todos los integrantes de la organizacin apoyan la iniciativa, comprenden claramente su objetivo e identidad y conocen el cronograma de actividades, no slo podrn ayudarnos en la organizacin y notar o resolver algn problema imprevisto, sino que tambin colaborarn para posibilitar que nuestros invitados vivan una experiencia inolvidable y el evento resulte un xito. Cmo lograr esto? Bsicamente, como dicen muchos textos de recursos humanos y comunicacin interna organizacional:
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hacindolos parte de la iniciativa, compartiendo las decisiones, consultando sus opiniones, recibiendo sus sugerencias, explicndoles la importancia del acontecimiento para la organizacin y el porqu de cada cosa.

Siempre habr algunos empleados ms interesados que otros, pero lo importante es que realizar esta tarea nos brindar ms beneficios que dificultades. Por eso es importante contar con una mano derecha o un equipo de trabajo al que le tengamos suma confianza. Hecho que es fundamental para poder delegar tareas - necesidad que lgicamente variar segn la magnitud y caractersticas del evento -. Generalmente son muchas las cosas por hacer y no podremos realizar todo nosotros solos, por ello tener a alguien en quien podamos confiar - no slo en la organizacin sino durante el evento - es muy importante: recuerde que esta actividad es en tiempo real y que una persona no puede estar en ms de un lugar al mismo tiempo. Sin embargo, a pesar de delegar algunas actividades en un grupo de gente o una persona, siempre se debe mantener un control y seguir de cerca la realizacin de las tareas solicitadas, ya que no podemos confiarnos en la realizacin de algo que al ltimo momento resulta fallar. Para ello se recomienda, de ser posible y si al evento no es disfuncional, que el equipo
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Curso de Organizacin de Eventos organizador est comunicado a travs de un sistema de intercomunicadores (comunicaciones mviles), que se puede alquilar a un bajo costo. Personal adicional En casi todos los eventos se necesita algn tipo de personal adicional para realizar cierta tarea, es por eso que se deben tener algunos criterios bsicos para optimizar la utilizacin de estos recursos humanos. Lo ms probable es que la gente que colabore no conozca para nada los criterios, la cultura organizacional, la identidad del evento o de la empresa anfitriona, por lo tanto, debemos ponerlos al corriente para poder orientar su accionar y que cada cosa que realicen se gue por las mismas pautas que las nuestras. Todo comunica y todos comunican, as que tenemos que tener en cuenta que los tcnicos, el locutor, el personal de seguridad, los encargados de limpieza o cualquier otra persona contratada para ese da estarn hablando por nosotros en cada acto y respuesta y colaborarn para que nuestros invitados se sientan o no a gusto. Por lo tanto, vale la pena dedicar tiempo a cada persona que se sume al grupo de los organizadores, para contarle cmo queremos tratar a nuestros invitados y porqu, qu es lo que queremos comunicar bsicamente y todo lo que sea necesario que sepa para ayudarnos con su accionar. Para el pblico, todo y todos son el evento.

REFLEXIN FUE ALGUNA VEZ ACTOR DE UN EVENTO? CUL FUE SU EXPERIENCIA? RECURDELA Y EXTRAIGA ENSEANZAS RESPECTO DE LA MISMA.

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Curso de Organizacin de Eventos 1.3 Cundo y por qu realizar un evento? En primer lugar, debemos plantearnos si este producto de comunicacin es la forma ms rpida, menos costosa y ms pertinente para transmitirle al pblico beneficiario el mensaje deseado, de forma eficaz. Se trata de analizar si los objetivos que se persiguen se pueden resolver nicamente mediante la realizacin de un evento, si no existen otras herramientas de comunicacin ms pertinentes y de menor costo, para alcanzar las metas propuestas como pueden ser piezas graficas promocionales (dpticos, trpticos, folletos), campaas de prensa, envos de e mail, entre muchos otros ejemplos. Es de vital importancia reflexionar sobre esta cuestin y ser realmente sinceros en la respuesta, porque la organizacin de un evento es una tarea ardua que demanda recursos humanos, materiales, econmicos y sobre todo mucho tiempo y energa. De la complementacin y equilibrio de esos elementos depender el xito de la propuesta. Un punto decisivo que nos ayuda a reconocer si existe o no la necesidad de realizar un evento, es pensar si el contacto con el pblico elegido es crucial para el xito de los objetivos fijados. Ello nos servir no slo para optar por organizar o no el acontecimiento sino tambin para comenzar a delinear la estrategia de comunicacin a seguir una vez tomada la decisin de realizar el evento. Luego de que se decidi organizar el evento es importante pensar en el da, mes y hasta ao de su realizacin, ya que, como dijimos en lneas anteriores, un evento requiere de una planificacin con mucha antelacin. Es importante chequear todas las agendas y calendarios necesarios para identificar si no existe otro evento al que estn invitados los mismos pblicos o un acontecimiento que revista demasiada relevancia a nivel general y desluzca nuestro esfuerzo. Lgicamente, el criterio para elegir la fecha debe considerar, por un lado, la comodidad y las posibilidades del pblico que invitaremos y por el otro, el objetivo que nos planteamos para la actividad. Algunas razones para realizar un evento: Asegurar y conseguir clientes. Conocer la oposicin, la competencia. Generar nuevos contactos para posibles alianzas.

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Curso de Organizacin de Eventos Atraer a nuestro campo a personas de inters. Convencer a los dudosos. Iniciar o cerrar una operacin. Celebrar un xito. Homenajear a una personalidad, institucin o empresa. Darse a conocer. Informar sobre una realidad o aclarar situaciones. Capacitar sobre algn tema.

REFLEXIN CONOCE ALGUNA OTRA RAZN POR LA CUAL SE REALICE UN EVENTO?

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Curso de Organizacin de Eventos 1. 4 Claves para pensar la realizacin de un evento. a. Objetivo Como criterios generales para su realizacin debemos comprender que en un evento, como en toda produccin comunicacional estratgica, se debe tener perfectamente en claro el objetivo a alcanzar y los pblicos a los que va dirigido. A su vez, se debe mantener una identidad homognea en cada una de sus instancias: desde la invitacin formal por carta a los asistentes especiales hasta el recibimiento del pblico cuando ingrese, pasando por todos y cada uno de los detalles existentes. Todo debe estar en absoluta armona y el equipo debe trabajar sinrgicamente para alcanzar la meta planteada. Debemos hacernos las siguientes preguntas: Para qu realizar este evento? Vale la pena la inversin de recursos humanos, tiempo y dinero? Es la mejor manera de alcanzar lo que la empresa est buscando? Se cuenta con el presupuesto necesario (viabilidad econmica) para llevarlo a cabo? Para poder contestar con claridad a esta pregunta es aconsejable hacer una lista detallada y exhaustiva de los costos y realizar un clculo exagerado de los mismos para anticiparse a posibles contingencias antes de comenzar con el trabajo. Es importante tener en cuenta que si bien la organizacin de eventos suele ser una actividad muy costosa (hecho que depende del tipo de acontecimiento que se organice) su eficacia, en caso de resultar un evento exitoso, puede generar diversas consecuencias positivas para la empresa. Por esta razn es que cada vez son ms las organizaciones que apuestan a este tipo de herramienta de comunicacin. b. Pblicos del evento Como dijimos en lneas superiores, el objetivo y el reconocimiento del /los pblico/s son los dos principales aspectos a definir para poder comenzar a organizar un evento. Un aspecto complementa al otro, ya que el objetivo por el cual realizaremos el evento est estrechamente vinculado con el pblico beneficiario del mismo.

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Curso de Organizacin de Eventos En los casos en donde el reconocimiento del pblico del evento se convierta en una tarea compleja podemos plantearnos algunas preguntas guas como a quin/es est dirigido el acontecimiento? Qu quiero comunicarle a ese pblico, o a cada uno de esos pblicos? Estos interrogantes nos ayudarn a clarificar cules sern los actores de nuestro evento y cules las tcticas y estrategias a utilizar. c. Equipo organizador No nos detendremos en este punto porque ya lo desarrollamos en el apartado Los actores de un evento, pero es importante recordar y recalcar que no slo es crucial elegir un equipo de trabajo, externo o interno a la empresa, sino que es igual de importante, cuando optamos por usar los propios recursos humanos disponibles y no tercerizar la organizacin del evento, la correcta distribucin de roles, tareas y responsabilidades de cada uno de los miembros y, tambin, los tiempos con los que cuentan. d. Eleccin del tipo de evento a organizar y seleccin del nombre e identidad del mismo Debemos preguntarnos: Ser un congreso, una jornada, una conferencia de prensa, una convencin, una fiesta, un almuerzo? Cules sern los valores o ideas principales a comunicar (qu idea atravesar cada una de las producciones que realicemos invitaciones, afiches, publicidades, souvenirs, etc.-)?

Si es necesario depende del tipo de evento elegido - deberemos seleccionar un nombre y definir claramente la identidad particular del evento excediendo a la del organizador -. Por ejemplo, si desde una Consultora de comunicacin organizamos un congreso para los profesionales de esa disciplina, seguramente tendremos que determinar el nombre del congreso y una identidad visual para el mismo que pueda diferenciarlo y darle entidad propia. La cercana o autonoma de la identidad del evento respecto de la empresa depender de la relacin que se pretenda hacer visible entre ambos. Hecho que estar atravesado por cuestiones polticas y estratgicas. e. Fecha, hora y lugar Como sealamos en apartados anteriores, el criterio para la eleccin de la fecha a realizar el evento debe considerar, por un lado, la comodidad y las posibilidades de los invitados y, por el otro, el objetivo del evento. Lo mismo ocurre con el establecimiento de la hora y duracin del acontecimiento - si,
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Curso de Organizacin de Eventos por ejemplo, en el evento queremos que un grupo de 50 invitados se conozca y establezca vnculos entre s, no sera apropiado pensar en un encuentro que dure menos de dos horas reloj, ya que resultara demasiado breve para propiciar esos vnculos. En cuanto al lugar, se debe pensar que el mismo cuente con todas las comodidades necesarias para la realizacin de las actividades que organizamos, es decir que debe ser absolutamente apropiado para el tipo de evento a efectuar. Pero no debemos dejar de lado, a la hora de seleccionar un espacio para nuestro acontecimiento, que tiene que mantener una coherencia con la identidad de nuestro evento y debe ser de fcil acceso para los invitados. Ejemplo, ser un espacio abierto o cerrado? Cercano o lejano a la ciudad? e. Cronograma de actividades Debemos armar un cronograma tentativo con todas las actividades a realizar durante el evento, a fin de comenzar a viabilizarlas. Para ello tendremos que tener en cuenta el objetivo de la actividad, los destinatarios del evento y el resto de decisiones que se hayan tomado antes (las posibilidades espaciales, la duracin del evento, entre otros aspectos). Un punto central a la hora de pensar en el orden de las actividades de nuestro evento, es que el auditorio viene a pasar un momento ameno y agradable. Ello implica una correcta y equilibrada distribucin de actividades, y sus respectivos tiempos. Se trata de pensar de qu manera queremos que circule la gente (cunto tiempo pretendemos que permanezcan en cada lugar y en el evento en general). Si decidimos realizar un evento que dure ms de un da, debemos disear actividades que atraigan y mantengan al pblico interesado y motivado, al punto de querer asistir al/los da/s siguiente/s del evento. Repasemos los pasos claves para pensar un evento: Fijacin de objetivos claros y especficos. Identificacin del pblico al que se dirige. Equipo organizador. Seleccin del nombre del evento y creacin de su identidad. Confeccin de cronograma de actividades. Por ltimo, cabe aclarar que si bien existen pasos que no se pueden omitir ni postergar, es igual de importante tener cierta flexibilidad para poder afrontar y manejar los imprevistos que puedan surgir tanto en la etapa
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Curso de Organizacin de Eventos previa al evento (organizacin), como durante(in situ) y despus(evaluacin de resultados y seguimiento) de su realizacin. Consejos logsticos Delineados los pasos bsicos para organizar el acontecimiento, es necesario comenzar con diversas tareas imprescindibles para poder llevar a cabo lo planificado. Para que no caer en el caos, a continuacin presentamos una lista de actividades imprescindibles a la hora de realizar un evento, a fin de gestionar lo que se necesita sin sobrecargarse de cuestiones a resolver:

Contratacin de personal: se debe contratar a los proveedores cuyos productos o servicios son necesarios para nuestro evento: -Seguridad: contratacin de un seguro, de un servicio de salud/ambulancia, seguridad policial, dar aviso a los bomberos, entre otros. - Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta. - Otros. En este punto se recomienda: Firmar contratos con cada uno de los proveedores involucrados un presupuesto detallado con los datos del proveedor y su firma, ya que aunque parezca un aspecto menor, la falta de cumplimiento puede ocasionar serios problemas para la realizacin del evento. Aunque la firma de un contrato no asegure totalmente su cumplimiento, es una buena estrategia para que el proveedor se comprometa an ms con nosotros. Tambin puede servir para realizar acciones legales.

Legalidad: se trata de hacer las averiguaciones y gestiones legales vinculadas al tipo de evento que elegimos realizar (normas a respetar, impuestos a pagar, horarios, entre otros). Comunicacin del evento: se debe informar de la realizacin del evento no slo al/ los pblico/s beneficiarios del acontecimiento, sino tambin a otros sectores implicados de manera indirecta. Segn el caso pueden ser autoridades en algunos eventos es necesario poner en conocimiento a ciertas autoridades gubernamentales para que estn al tanto de lo que vamos a hacer -; la prensa se puede ir
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Curso de Organizacin de Eventos anticipando a los medios de comunicacin en caso de desearlo -; el personal de la organizacin, etc. Por ello es importante la distribucin de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelacin, invitaciones, entre otros. Invitaciones Existe un clculo para reconocer la cantidad de asistentes que efectivamente habr el da del evento: bsicamente se debe calcular que concurrir la cuarta parte de la gente invitada. Es decir, que se debe entender que del total de invitados, la mitad aproximadamente confirmar su asistencia y, de esa cantidad de personas, nuevamente la mitad asistir efectivamente. Es decir, que la relacin es la siguiente: Invitados / 4 = Asistentes. Esta relacin puede variar por varias razones interrelacionadas: - Lo atractivo que se le presenta al pblico el evento. - Atractivo real del evento. - Su promocin. - Tiempo entre convocatoria y evento. - Coincidencia o cercana de eventos de inters para el mismo pblico. - Imagen (y/o prestigio) del convocante / organizador. - Expositores o disertantes que se presentarn (en el caso de que los haya). - Especificidad del pblico convocado. - Entre otros factores. A pesar de no poder tener la certeza de la cantidad de pblico que asistir, podemos empezar a generar una base de datos de los invitados, ya que con la confirmacin de asistencia, se puede aprovechar para preguntar muchas cosas ms. Por otra parte es importante identificar a los asistentes especiales e invitarlos de manera diferencial. Para ello, se debe considerar la redaccin de una carta formal de invitacin para todas las autoridades involucradas, un brief para los medios que se debe adjuntar a la invitacin sobre todo cuando el evento no es una conferencia de prensa o similar y se pretende que los periodistas lo cubran - y algn otro medio de invitacin para los miembros de la organizacin, sobre todo en aquellas entidades que cuentan con personal en diferentes espacios fsicos por lo que resulte difcil reunirse con ellos e invitarlos personalmente.
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Curso de Organizacin de Eventos Las invitaciones y la folletera de ltimo aviso deben contener: la idea central del evento, su identidad, el cronograma, los oradores, el lugar en donde se desarrollar, la fecha y la duracin, en el caso de tener costos el monto a abonar, el cierre de la inscripcin. Tips Es necesario recordar que la impresin de invitaciones supone habitualmente 15 das y el envo un mnimo de 2 das. (No hay que confiarse en los tiempos de imprenta / correos porque pueden prolongarse). Es muy importante chequear en el boceto de las invitaciones que los datos sean los correctos y no haya errores de tipeo, sobre todo en la fecha, lugar y hora y en los nombres de los invitados especiales (disertantes, autoridades, etc.). Parece una obviedad, pero es uno de los errores ms comunes. Las invitaciones deben ser enviadas con suficiente anticipacin para que la fecha pueda ser reservada, pero no tan anticipadamente como para que resulte olvidada o no prioritaria. Se calculan 15 das para el pblico en general y 10 das para los periodistas, aproximadamente. Esto vara en funcin del tipo de evento, ya que, por ejemplo, para algunos congresos las invitaciones se realizan con ms de 2 aos de anticipacin y se van recordando cada vez con ms frecuencia a medida que se acerca la fecha. Follow up / seguimiento: es necesario chequear que las invitaciones hayan llegado (telefnicamente, va e-mail o personalmente, pero esto es imprescindible, sobre todo si el invitado es alguna personalidad que podra ofenderse en caso de no recibir la tarjeta). Un sistema de seguimiento por planillas (papel o digitales) o software adhoc es necesario. Lo segundo es lo ms recomendado, pero igual un control en papel es mejor que nada. Preacreditacin: en muchos tipos de eventos se realiza esta actividad, que sirve para ir confirmando las asistencias. Acreditacin: La acreditacin consiste en la informacin por parte del invitado de sus datos bsicos y, generalmente, en la entrega a cambio de una credencial que identificar al asistente durante el evento. Esta actividad se realiza slo en algunos tipos de acontecimientos pero igualmente es central por diversos motivos. En principio, se efecta por una cuestin se seguridad, ya que si se plantea una acreditacin obligatoria, el organizador cuenta con los datos de cada uno de los asistentes al evento y con una manera de filtrar gracias a la incomodidad - a aquellos pblicos no directamente interesados (esto cuenta sobre todo para los eventos de ingreso libre y gratuito, como por ejemplo las grandes ferias). Por su parte, para el organizador tambin son importantes los datos que se pueden conseguir de sus invitados por lo que se debe realizar una buena
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Curso de Organizacin de Eventos ficha en acuerdo con la direccin y con las necesidades de informacin que tenga cada ente organizador en particular. Asimismo, otro aspecto sobre el que se debe tener especial cuidado es en el modo que se elige para realizarla, ya que si no est bien organizada la acreditacin de los asistentes puede ser un cuello de botella para el evento que implique incomodidad y molestias para los invitados. Con respecto a esto ltimo es recomendable prever un espacio de acreditacin lo suficientemente amplio para que si llegan grupos grandes de personas puedan estar cmodos y completar las fichas con tranquilidad (mostradores o mesas y lapiceras son fundamentales). Tambin es positiva la realizacin de una preacreditacin, gracias a la cual se puede limitar la cantidad de gente que deber completar sus datos ese da y se puede avanzar antes del da del evento con la elaboracin de las credenciales (ejemplo: las completa on-line o por correo y al llegar al evento slo retira su credencial, con lo que ganamos varios minutos por cada asistente). En relacin a la elaboracin y entrega de credenciales, se debe prever un sistema lo ms veloz posible. A tener en cuenta Si el evento no lo permite o justifica - por ms que tengamos mucha necesidad de tener una base de datos -, no implementemos este mecanismo porque puede molestar a nuestros invitados. Igualmente, existen otras formas de conseguir en un evento datos de los asistentes: se pueden hacer sorteos, entregar regalos o souvenirs, entre otras cosas, a cambio de los datos necesarios. Es recomendable que se responsabilice a una persona o grupo de personas y que se diferencie un espacio para recibir y acreditar a los asistentes que estn preacreditados. Si se cuenta con un listado de invitados para aquellas personas que estn preacreditadas, se recomienda contar con tres juegos de listados completos para que puedan ser tildados durante la acreditacin, donde estn resaltadas las personas confirmadas/preacreditadas. La informtica tambin puede ser de gran ayuda para este proceso. En el caso de que se maneje una lista de invitados, es aconsejable que si se convocaron a representantes de determinadas organizaciones (por ejemplo el caso de los periodistas en las conferencias de prensa) se tenga en el listado el nombre de la persona, pero tambin el de la organizacin a la que pertenece, en caso de que enven a otro sujeto en representacin. Catering Para los eventos que requieren un servicio de este tipo es recomendable determinar el men y el tipo de servicio con los encargados del catering que se contrate o con alguien que cuente con sobrada experiencia en el tema.
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Curso de Organizacin de Eventos Quienes tengan conocimiento de las caractersticas y las necesidades de este particular servicio en los diferentes tipos de eventos, podrn sugerirnos la manera ideal de lograr o respetar el objetivo de nuestro acontecimiento. La comida es un aspecto muy delicado que, de existir, debe ser de calidad acorde a la identidad del evento, con un servicio de atencin apropiado a la cantidad de invitados y al tipo de prestacin que se d. No es lo mismo servir una cena a 100 personas sentadas que a la misma cantidad de gente pero paradas, y con un cuidado de los detalles que requiere de gente con experiencia y conocimiento del tema. Por otra parte, la logstica que implica montar una cocina o mantener la cadena de fro de alimentos (o de calentar caf para 100 personas) lo transforma casi en un evento en s mismo. Este servicio tambin suele tercerizarse como una concesin de cantina o buffet, si el evento lo permite, (lo cual no implica que cada concesionario puede hacer la comida que se antoje ni tener la presentacin que se le ocurra, pero con slo controlar que no se salgan de lo establecido nos sacamos un problema de encima y hasta podemos generar un ingreso extra por los cnones que deben pagarnos). El catering en un evento debe ser un valor agregado que no obstaculice la actividad principal. Un punto a favor es que la comida sea original, pero amplia en gustos y preferencias. La decoracin de los platos, mesas y/o bandejas deber reforzar el objetivo e identidad del evento siempre que el caso lo permita -. Si el evento se realiza al medioda, no se debera hacer nfasis en las bebidas alcohlicas (en el caso de que estas sean apropiadas o permitidas por el marco legal del evento). Es importante tener en cuenta que puede haber invitados destacados con necesidades especiales que no se deben desatender (por ejemplo, agua mineral en botella de vidrio, que suelen pedir los extranjeros por los importantes trastornos gstricos que puede generar la adaptacin al agua de cada regin. Nios y adultos mayores son especialmente sensibles a los alimentos y bebidas). Debe haber la cantidad de mozos adecuada segn el servicio no se necesita la misma cantidad de personas para una comida con servicio de mesas, que para un lunch -. Es recomendable definir claramente el tiempo del servicio (tiempo de rotacin de la mesa o los diferentes tipos de platos, si fuera el caso) Elementos tcnicos hardware / software

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Curso de Organizacin de Eventos Es necesario que, segn las actividades involucradas en el evento, se prevean todos los elementos tcnicos que sern necesarios durante el o los das que se realice el acontecimiento - probablemente sea necesario consultar a quienes desarrollarn actividades ese da -. Estas necesidades de equipos van desde las PC para las acreditaciones y/o la impresin de certificados, hasta los micrfonos para el vocero y los periodistas en las conferencias de prensa-, o el acceso a internet para algn invitado o actividad particular y el equipo funcional de sonido para la msica ambiental. Tambin estos servicios se pueden tercerizar mediante concesiones: Ejemplo: el equipamiento informtico para esos das lo puede proveer una marca de computadoras, a cambio de poner su logo y algunas promotoras en la mesa de acreditacin. Es imprescindible analizar antes si esto en conveniente desde el punto de vista de nuestra imagen, ya que estamos metiendo en circulacin elementos significantes poderosos, como son otras marcas o productos. Prcticamente todo lo que sucede en un evento hoy en da requiere de algn soporte tcnico, por lo que resulta imprescindible contar con dichos equipos la mayora se pueden alquilar y generalmente los espacios preparados para eventos cuentan con casi todos ellos -. Por su parte, tambin es necesario contar con personal capacitado para manejar los equipos y, de ser necesario, reparar fallas o dificultades leves. Asimismo, de ser posible tambin es recomendable tener algunas unidades de reserva en caso de que algn elemento imprescindible se rompa a ltimo momento (scanners de cdigos de barra, impresoras, micrfonos, etc.). Recomendaciones: Armar los equipos preferentemente el da anterior y probarlos para resolver posibles fallas en ese momento. Probar todos los equipos minutos antes de la presentacin (no debemos esperar que el disertante, la banda de msica o el presidente de la organizacin estn frente al pblico para comprobar que en las pocas horas pasadas desde la ltima prueba de sonido algo se desconect/rompi). En caso de que haya, pedir la grabacin de las presentaciones / proyecciones y probarlas. Y si existe una presentacin sobre pantalla (PowerPoint o filminas), chequear la iluminacin para que las luces no la obstaculicen. Ambientacin Siguiendo la coherencia de todos los elementos, la ambientacin debe corresponderse tambin con el objetivo y la identidad del acontecimiento. Es importante tener en cuenta que un evento es una accin de comunicacin y,
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Curso de Organizacin de Eventos por ello, la decoracin y ambientacin del espacio es fundamental para el logro de sus objetivos, ya que esos elementos estarn significando y hablando durante todo el periodo de tiempo que la gente est all. Es un espacio que no se debe desaprovechar. Si bien el diseo de la cartelera e identidad visual, as como la decoracin y el armado de los diferentes espacios del evento correr por parte de profesionales del diseo y la decoracin, se debe controlar la realizacin de todas actividades. Se trata de evaluar si la ambientacin y la cartelera es suficiente o no, si est adecuada a la situacin, si es coherente con el objetivo del evento, si se estn comunicando los valores establecidos, etc. A su vez, tambin se debe tener claro si en el acontecimiento se va a comunicar la identidad de la organizacin que realiza el evento; la identidad particular de un producto/servicio/espacio; o ambas identidades de manera equilibrada. Esto es imprescindible para poder distribuir la decoracin de los espacios y definir el tipo de elemento y cartelera a incluir. Por ejemplo, en la presentacin de un producto se puede destinar un espacio exclusivo del saln para que hable nicamente el producto con muebles, iluminacin, cartelera y hasta aromas particulares -, mientras que los dems lugares evidencien la identidad de la empresa. O viceversa. Consejos tiles Todo tiene que comunicar la identidad y el mensaje del evento: iluminacin, mobiliario, tamao de los espacios libres, distribucin, diagramacin del posible recorrido, cartelera informativa / orientativa, cartelera promocional, entre otros elementos. Se debe colocar la cartelera en posicin estratgica para las fotos y/o filmaciones. Por ejemplo, en los escenarios donde se realizan conferencias se recomienda que el fondo se componga de un mosaico con logos pequeos de la entidad organizadora o de los auspiciantes, ya que si esos logos son grandes, en las tomas de video y fotografa slo se ven porciones y no la totalidad de la identidad visual. Si se va a filmar una conferencia o similar se deben prever espacios y/o plataformas para que las cmaras de TV tengan una buena visin. Informacin en el evento Es necesario prever que el da del evento los invitados deben contar con la suficiente informacin para desplazarse cmodamente por todos los espacios y actividades que se realicen. Por lo tanto, es necesario evaluar que sea apropiada la sealizacin de los servicios bsicos - baos, sala de primeros auxilios, salidas de emergencia -, que est al alcance de todos el cronograma de las actividades a travs de papelera o carteles y que estn
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Curso de Organizacin de Eventos sealizados tambin ciertos espacios importantes para nosotros, por ejemplo, la zona de acreditaciones o los espacios de degustaciones y entrega de souvenirs. Igualmente, si en el evento hay sonido ambiente y contamos con un encargado de la locucin, podemos valernos de eso para apoyar la informacin importante a comunicar, recodar el horario de ciertas actividades e, inclusive, hacer recomendaciones para el uso de los espacios (no fumar ni comer, por ejemplo). Espectculos shows Los shows en los eventos suelen ser un valor agregado y de diferenciacin que tiene muy buena recepcin en los invitados. Hacen que el momento de verdad vivido sea ms emotivo y por lo tanto habr ms posibilidades de que los invitados recuerden con mayor intensidad ese da. Adems, las posibilidades son muchsimas: se puede hacer desde un espectculo unipersonal de magia o humor hasta la elevacin de un globo aerosttico o una demostracin de aviones a chorro. En Europa, por ejemplo, para los eventos se estn ofreciendo instalaciones que contienen diferentes mascarillas conectadas a mangueras de colores a travs de las cuales uno puede oler aromas agradables que tendran diferentes efectos relajacin, euforia, etc.-. Esta tendencia totalizante del evento est en lnea con el auge del marketing de experiencias, que postula que se debe tomar al contacto con el producto / servicio / idea como una experiencia del conjunto de las sensaciones. Como siempre, es importante recordar que el show debe ser un elemento ms que refuerce la temtica del evento. Aqu tambin se debe tener en cuenta el objetivo e identidad del acontecimiento, ya que el espectculo a seleccionar debe ser coherente con lo que buscamos y, sobre todo, con el pblico invitado. Siguiendo un principio bsico de cualquier gestin, todo lo que no suma, resta. Por lo tanto, simplifique para ganar efectividad: Si hay dudas sobre la conveniencia del show, quiz lo mejor sea descartarlo (salvo que el show sea el evento, lgicamente). Regalos Entregar un obsequio en un evento es una accin de promocin que puede responder a diversos objetivos. Igualmente, el hecho de llevarse algo a casa siempre resulta atractivo para los invitados y, para quien lo organiza, es la oportunidad de acercar al espacio privado de su cliente / beneficiario determinado elemento cuidadosamente seleccionado. En el caso de los congresos en donde se debe abonar un canon para participar es prcticamente imposible no entregar a cambio los tradicionales elementos: bolso, carpetas, lapiceras, hojas membretadas, CD
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Curso de Organizacin de Eventos con las ponencias, etc. Por su parte, tambin se acostumbra la entrega de muestras o informacin / papelera acerca del producto presentado, as como de obsequios o simples souvenirs de diferentes caractersticas. Las posibilidades son infinitas y dependen del tipo de evento y por supuesto, del objetivo y presupuesto del mismo.

Pensar en el logo y la informacin a incluir en el momento de la eleccin del objeto a regalar. Tener en cuenta que requieren tiempos relativamente extensos de produccin (y que los podemos tener con anticipacin guardados, por lo que no es necesario esperar hasta ltimo momento para definirlos y mandarlos a hacer). Las cantidades pequeas suelen ser difciles de producir por los costos.

Errores y oportunidades en un evento La Licenciada Adriana Guerrero Esparza3, afirma que existen seis errores que suelen producirse en la organizacin de eventos, y advierte que podemos convertirlos en oportunidades si nos anticipamos a que ocurran. Dichos errores y oportunidades son: 1. Decir a sus proveedores la hora exacta de comienzo del evento. La autora sostiene que se debe adoptar esta actitud para evitar contrariedades ya que para algunas empresas proveedoras de sonido y mobiliario la puntualidad significa en ocasiones llegar cinco minutos antes de que comience el acontecimiento sin importar que los invitados ya hayan arribado y afirma que errores de este estilo generan una mala imagen: la percepcin que los invitados obtendrn se resumir en los conceptos de informalidad, impuntualidad y falta de organizacin relacionados directamente con la marca creando un rumor desfavorable. 2. Citar a los invitados treinta minutos o hasta una hora antes. Guerrero Esparza afirma que: es preferible indicar la hora exacta en que el evento comenzar y hacer la indicacin de estar presentes quince minutos antes a
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Lic. Adriana Guerrero Esparza, Directora de Global Relaciones Pblicas.

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Curso de Organizacin de Eventos efecto del registro o bien para tener qurum suficiente y agrega: como anfitriones, es de sumo cuidado respetar la hora que indicamos puesto que si comenzamos el evento despus de una o dos horas, el pblico perder inters por nuestra marca. 3. Omitir elementos esenciales de logstica. La autora reconoce la importancia de efectuar eventos con los parmetros de logstica, protocolo y medios de comunicacin acorde a la naturaleza de los mismos, para proyectar una imagen profesional del cliente y de nuestro trabajo. 4. Dejar todo para ltimo momento. De igual manera que planeamos muchas actividades de nuestra vida profesional y personal, un evento requiere primero definir sus objetivos, a quin est dirigido, el tiempo que tenemos, los puntos a cubrir, el personal que nos auxiliar, entre otros, y sobre todo, puntualidad en el cumplimiento de los objetivos. 5. No dar su lugar a la prensa. Guerrero Esparza recomienda reservar lugares especiales para reporteros, redactar boletines de prensa y mostrarse disponibles para los reporteros, ya que la prensa vino a cubrir nuestro evento y es un factor estratgico para no desperdiciar. Adems la autora aconseja: si siente que no est preparado, que no sabr que contestar y que evidenciar su nerviosismo, recurra con anticipacin a un entrenamiento en medios, que como su nombre lo indica, ser preparado para ese gran momento y le ser de gran utilidad para otros encuentros con los reporteros y otros pblicos. 6. Que el evento sea slo una reunin social. Si bien este punto lo tocaremos en otra Unidad del presente curso, es interesante empezar a familiarizarnos con estos conceptos. Guerrero Esparza, afirma que la etapa de seguimiento es tan importante como la planificacin misma del evento. Por ello recomienda conocer a los invitados o clientes potenciales en el momento y posteriormente a travs de diversas tcticas de RP (Relaciones Pblicas). Hecho, que segn la autora servir no slo para que la inversin en el evento retorne sino tambin para lograr una diferenciacin ante la competencia.

EJERCICIO A MODO DE EJERCITACIN, IMAGINE UN EVENTO Y REALICE SU PLANIFICACIN COMPLETA.

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Curso de Organizacin de Eventos

EJERCICIO DE INTEGRACIN A MODO DE EJERCITACIN, IMAGINE UN EVENTO Y REALICE SU PLANIFICACIN COMPLETA. SRVASE DE LOS CONOCIMIENTOS OBTENIDOS EN LA UNIDAD, AS COMO DE LOS SIGUIENTES VIDEOS, LOS QUE LE ENTREGARN ELEMENTOS VALIOSOS PARA LA UTILIZACIN DE LOS RECURSOS DE INTERNET EN LA PLANIFICACIN DEL MISMO.

INTERNET Y LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

Parte I http://www.youtube.com/watch?v=q4wwyCnOYY4 Parte II http://www.youtube.com/watch?v=VP7Dox52qjc&feature=related Parte III http://www.youtube.com/watch?v=uiRIPC5qYaM&feature=related Parte IV http://www.youtube.com/watch?v=b_-M-5DJs9Q&feature=related Parte V http://www.youtube.com/watch?v=q_z0H3yYq6M&feature=related

EN LA PRESENTE UNIDAD HEMOS TRATADO LA DEFINICIN DE EVENTO, QUINES SON LOS ACTORES DE UN EVENTO Y LAS CLAVES PARA LA CORRECTA REALIZACIN DEL MISMO. EN RELACIN AL TRATAMIENTO DE ESTOS TEMAS, PODRN ENCONTRAR LOS SIGUIENTES ANEXOS, QUE PROFUNDIZARN Y COMPLEMENTARN CON DISTINTAS VISIONES Y CONCEPTOS LO VISTO HASTA AHORA: ANEXO: LA WEB 2.0 Y LOS MEDIOS SOCIALES. ANEXO: ESTUDIO DE MERCADO DE EVENTOS EN ESPAA. ANEXO: UN EVENTO ASEGURADO. ANEXO: SER EL ALMA DE LA FIESTA.

EN LA SIGUIENTE UNIDAD, VEREMOS LOS DISTINTOS TIPOS DE EVENTOS CON LOS QUE NOS PODEMOS ENCONTRAR.

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Curso de Organizacin de Eventos Bibliografa

GUERRERO ESPARZA, Adriana. FOQO & RP. Publicidad y Relaciones Pblicas. Seis errores seis oportunidades para diferenciarse. Febrero 2005. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/marketing/rrppnet/manejo-deprotocolo-de-eventos-publicos.htm JIJENA SANCHEZ, Rosario. Organizacin de eventos. Problemas e imprevistos, soluciones y sugerencias. Ugerman Editor. Buenos Aires, 2001.

Internet
Eventos corporativos: www.jaujaeventos.com.ar Marketing estratgico y experiencial: www.revistaorganiza.com Negocios 2.0: www.gabymenta.com.ar Observatorios de Comunicacin Interna e identidad corporativa: www.observatoriocomunicacioninterna.es Organizacin de eventos de empresa: www.eventoplus.com Portal de la Universidad de Palermo: www.palermo.edu Protocolo y Etiqueta 2.0: www.protocolo.org Red de relacionistas pblicos: www.publicometa.fullblog.com.ar

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