2012

Quines necesitan la informacin del monitoreo y la evaluacin?

Elaborado por: Estudiante: Marcelino Aj Saguach Carne: 2250808

25/08/2012

Usuarios de la informacin

Un o d e lo s p r ime r os pa so s ms im po r ta n te s a l de sa r r ol la r un s is te ma de in fo r ma c in c on s is te en ide n tific a r quin es s on l os us ua r ios d e l a in fo rm ac in r e la c ion ad a c on el pr o ye c to . Un a ve z id e n tifica d os l os us ua r ios , e n ton ces es c ua n do se p ue de y s e tie n e que d e te r m in ar qu tip o d e in fo rm ac i n s e ne ce s ita y p a ra qu fin es , qu pr e gun ta s o pr e oc upa cio n es tien en l os us uar io s r esp ec to a la in fo r ma c in y qu e s lo que c on s tituye una in fo r ma c in d e c al id ad. Un gr a n n m er o d e p e r so na s y o r gan iz a c io ne s es tn in ter e sa da s en c a da un o d e l o s p r o yecto s. T o d a s es tas per s on as p ued en d en o m in a rs e "us ua rios d e l a in fo r ma c in ". Al gun o s e s ta r n in te re sa d os en l os re s ul ta do s o bt os y las en id l e cc ion es apre n d id as e n un p r o yec to da do , po r e je mp lo, o tras o r gan iza c ion es n o gube r n am en tal es que tr a baj an co n p o bla c ion es o bj e tiv os s im ila r es en o tra re gin o d e pa r tam en to.

OBSERVA LA SIGUIENTE SITUACIN

No se luis pero posiblemente existe preocupacin sobre el contenido y calidad de informacin de la evaluacion y monitoreo

Qu haces en este taller Luis y Ana? No es que sea mala gente, pero los temas nada que ver con las funciones que realizan.

Genial,ese

enfoque de la informacin del monitoreo y evaluacin es importante para las personas y organizaciones que esta intersadas en cada uno de los proyectos. Adems somo partes de la ejecucin del Proyecto por lo tanto debemos involcrarnos para la toma decisiones.

Preocupaciones sobre el contenido Entre las numerosas personas diferentes que estn interesadas y participan activamente en el monitoreo y la evaluacin de proyectos figuran la poblacin beneficiaria de los proyectos, el personal encargado de la recopilacin y gestin rutinarias de datos (por ejemplo, sobre finanzas y productos), los equipos de evaluacin internos y externos encargados de las evaluaciones peridicas (como, por ejemplo, de los resultados y el progreso de los proyectos). Las diferencias que existen entre estos grupos consistirn en: Sus percepciones del fin del Monitoreo y la Evaluacin Sus razones para la recogida de los datos. Sus intereses en la informacin obtenida como resultado del Monitoreo y la Evaluacin.

Preocupaciones por la calidad

Preocupaciones sobre la calidad. Los usuarios de la informacin tienen muchas preocupaciones sobre la calidad de la informacin que estn buscando.

Consideraciones de las cuestiones de la calidad

Planear por adelantado; ser especfico respecto a la informacin requerida y los procesos paraobtenerla Simplificar las necesidades y los sistemas de informacin para su recogida y anlisis. Exactitud Cmo podemos asegurar que Elaborar lineamientos y normalizar el proceso de cmo recoger y analizar la informacin. la informacin es exacta y confiable? Promover el compromiso a la recogida de informacin exacta o precisa.

La "relevancia" vara en funcin de los distintos usuarios de la informacin. Obtener el punto de vista de las poblaciones objetivo del proyecto, hacindolas participar en la recogida y el anlisis de la informacin. Evitar una orientacin hacia el donante, satisfaciendo al mismo tiempo los Relevancia Cmo requisitos de ste. podemos asegurar Ser selectivo y establecer un orden de prioridades respecto a las que la informacin necesidades de informacin. Averiguar de es pertinente para antemano quin necesita qu informacin y cmo se va a utilizar. las necesidades del Asegurar que el proyecto pueda analizar la informacin y presentar los usuario? resultados de una forma accesiblepara los diversos usuarios o pblicos . Planear de antemano: consultar con los que proporcionan la informacin. Preparar un calendario con plazos establecidos. Delegar y compartir las responsabilidades relacionadas con la recogida, el anlisis y la presentacin de la informacin; sensibilizar a los participantes sobre la necesi-dad de la oportunidad.

Utilizar instrumentos o medios sencillos para la recogida y el anlisis.

?

Disear los mtodos de recogida de informacin con cuidado. Ser congruente (utilizando mtodos repetibles que puedan indicar tendencias). Ser objetivo al recoger, analizar e interpretar la informacin. Ser transparente sobre los procesos empleados. Explicar los mtodos . utilizados para obtener datos y sacar conclusiones (incluidos supuestos, enlaces estadsticos entre las Credibilidad Cmo fuentes, mtodos de recogida, podemos promover la anlisis y resultados). credibilidad de la informacin? Tratar y debatir las cuestiones de la atribucin (si los resultados pueden ser reclamados por el proyecto).

Fines de la Informacion
Las dos aplicaciones principales de la informacin producida por los proyectos y sobre los mismos son: a) Informar a quienes tengan que tomar decisiones (sea dentro o fuera del proyecto), y b) ofrecer una descripcin a aqullos que desean aprender del proyecto (incluidos resultados obtenidos, limitaciones y fracasos). Entre ejemplos corrientes de esos dos fines se pueden citar los siguientes :
Seguir el progreso fsico y financiero, con el fin de que puedan tomarse (o revisarse) decisiones sobre los gastos y la asignacin de recursos que mantengan el proyecto funcionando y dentro de sus lmites presupuestario.

Seguir la distribucin de los beneficios del proyecto.

Estudiar problemas especficos de ejecucin que afronta un proyecto, para que puedan identificarse la causa o causas y recomendarse soluciones prcticas.

Examinar las respuestas de la poblacin beneficiaria, a los servicios e insumos que est proporcionando el proyecto.

Determinar cul es el impacto sobre la poblacin beneficiaria, sobre todo, en la calidad de vida y los niveles de vida (ingreso, salud, adquisicin de poder, relacin con el medio ambiente, etc.)

Cumplimiento y rendimiento de cuentas, o sea, cumplir con los requisitos de los donantes .

2. Uso de la evaluacion como herrmiento gerencial

Comprender el rol de la evaluacin para una buena gestin gerencial Las organizaciones bien administradas y los programas efectivos son aquellos que pueden demostrar que han logrado resultados. Los resultados provienen de una buena gestin gerencial. Una buena gestin gerencial se basa en la toma de decisiones adecuadas. Este proceso de toma de decisiones depende de una buena informacin. La buena informacin requiere que se recopilen buenos datos y que stos sean analizados cuidadosamente. Todos estos constituyen elementos crticos dentro del proceso de evaluacin. La evaluacin ayuda a los administradores a: Determinar si estn logrando los resultados anticipados y qu modificaciones deberan efectuarse para mejorar la eficiencia y/o la efectividad de las actividades de su programa; Determinar si las estrategias actuales del programa son apropiadas y efectivas; Determinar qu tipo de personal se necesita; Decidir a qu cargos se debera asignar al personal; Supervisar y guiar al personal en la realizacin de su trabajo; Efectuar un seguimiento de los insumos (dinero, recursos humanos, tiempo) y los resultados (productos, servicios, gente capacitada, clientes); Determinar dnde ubicar los servicios; Decidir cundo es necesario adquirir equipo nuevo y qu tipo(s) de equipo se debe comprar; Verificar si los clientes tienen otras necesidades que no estn siendo cubiertas o si existen clientes potenciales que no han sido alcanzados por el programa.
A si es Mari regularmente la evaluacion constituye una herramienta gerencial. Veamos el Ciclo de planificacion del Progrmama. Considero Luis como administrador, usted es responsable de tomar este tipo de decisiones.

Vincular la evaluacin con el ciclo de planificacin e implementacin del programa

Los pasos que sigue una organizacin o programa para implementar sus actividades pueden ser presentados como un ciclo continuo de acciones administrativas que van desde la evaluacin de las necesidades, a la planificacin e implementacin de actividades y la medicin de los resultados finales del programa, los cuales son retroalimentados a la etapa de planificacin con el objeto de volver a empezar el ciclo.

la planificacin de la evaluacin; la conduccin de la evaluacin; la utilizacin de los resultados.

Como se muestra en el diagrama a continuacin, estos elementos de evaluacin estn directamente vinculados alos pasos que debe seguir para llevar a cabo la planificacine implementacin de su programa o proyecto. La evaluacin es parte de y se relaciona con cada etapa del ciclo, y como se hizo notar anteriormente, todos los participantes del programaadministradores, personal y la poblacin objetivo (beneficiarios) deberan participar a lo largo de todo el proceso. De esta manera, los participantes involucrados en diferentes aspectos del programa comprendern la necesidad que existe de implementar cualquier cambio necesario indicado por la evaluacin y estarn motivados para trabajar juntos con el objeto de lograr los resultados deseados.

Mari es importante la Utilizacin de la informacin proveniente de la evaluacin.

Definitivamente Pedro sera inutiles si los resultados no se usan para planificar, apoyar, cambiear corregir y/o mejorar un programa

Adems para que la informacin tenga beneficios se debe formular las siguientes Preguntas: Qu lecciones se aprendieron de la evaluacin? Qu se debera hacer en forma diferente a raz de los hallazgos de la evaluacin? Con esto contribuira se beneficiara de la informacion. Miremos la tabla como vencer la resistencia a la evaluacin

Al realizar cualquier tipo de evaluacin, se debera pensar con anticipacin acerca de las reas de resistencia potencial y tratar de solucionarlas antes de comenzar la evaluacin. Generalmente se pueden encontrar soluciones relativamente fciles para estos problemas potenciales. La siguiente tabla proporciona algunas sugerencias con respecto a la manera de evitar cualquier resistencia potencial a la evaluacin.

La importancia de la evaluacion interna e es cuando participa usted en calidad de administradora.

y la evaluacion externa su importancia es cuando usted desea aprender aceda del impacto de su programa en el largo Plazo en relacion a la politica y el programa mas amplio en el largo Plazo.

Oiga Jos, he escuchado que se realizan evaluaciones interna y extrena, que importancia tienen.

A continuacin se resumen algunas de las ventajas y desventajas de realizar evaluaciones internas y externas.

Para asegurarse de que la evaluacin se convierta en una actividad regular y aceptada en su organizacin y sea un instrumento participativo y til para su personal y organizacin, es importante seguir unos cuantos pasos simples. Primero, la planificacin de las evaluaciones debera convertirse en un elemento regular del proceso de planificacin e implementacin de programas a nivel de su organizacin. La evaluacin debera considerarse como parte esencial de este proceso, de modo que al igual que se elaboran planes para implementar sus programas, tambin se elaboran planes para evaluar el proceso y el impacto de las actividades del programa. Segundo, cuando usted planifica y realiza una evaluacin, debera emplear todos los datos disponibles primero, antes de siquiera considerar llevar a cabo cualquier esfuerzo especial de recopilacin de datosa menudo caro y que requiere de mucho tiempo, como ser la realizacinde cualquier tipo de encuestas especiales.

Acontinuacion veremos la lista de verificacin para emplear la evaluacin como herramienta Gerencial.

Visita una institucin gubernamental SOSEP PROGRAMA HOGARES COMUNITARIOS, donde se identifico quines podran ser los usuarios de la informacin en su sistema de monitoreo y evaluacin.
Les comento, como personal instucional y para fortalecer nuestro programa, visitamos SOSEP PROGRAMAS DE HOGARES COMUNITARIOS, para identificar los beneficiarios de la informacion. Es una forma de determinar qu tipo de informacin se necesita y para qu fines, qu preguntas o preocupaciones tienen los usuarios respecto a la informacin y qu es lo que c o n s t i t u ye u n a i n f o r m a c i n d e calidad alguna duda c o m p a e r o s. Seguiremos la otra semana con el tema El uso de modelos lgicos para una evaluacin de programas sociales y feliz fin de semana.

Usuarios de la infomacion -Autoridades de la secretara de Obras Sociales. -Autoridades Locales -Personal Institucional profesional

Cuando habra otro taller para nosotros