INDICE REFERIDO N 210 CONOCIMIENTO GENERAL DE LA EMPRESA 2010 INDICE PAG 1.1 CONTROL DE CAJA Y BANCOS...............

1- 4

1.1.1 CONTROL INTERNO DE EXISTENCIAS....... 4 - 5 1.1.2 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR... 5 - 7 1.1.3 VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR... 7 - 8 1.1.4 CONTROL INTERNO DE REMUNERACIONES 8 - 9

ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO

SI NO CONTROL DE CAJA Y BANCOS 1. El sector de Bancos y Caja debe estar fsicamente separado de las otras dependencias, adems, quienes se desempeen en estas reas deben tener las siguientes prohibiciones: Registrar o tener acceso a los registros de Cuentas por Cobrar.

Aprobar descuentos por pago anticipado, devoluciones de

productos. Custodiar documentos por cobrar tales como pagars, letras de cambio, cheques a fecha, acciones u otros valores mobiliarios. Efectuar registros en la contabilidad central de la empresa. Autorizar o aprobar el castigo de deudas incobrables. Preparar y aprobar comprobantes de pago. Firmar cheques y despacharlos

Preparar el libro de remuneraciones

Hacer conciliaciones bancarias. Enviar estados de cuentas a los clientes.

2. Las tareas en el sector Caja y Bancos deben encontrarse separadas adecuadamente entre: Ingresos Depsitos Caja Chica Bancos

3. Debe existir una clara definicin por escrito de las responsabilidades y autoridad de cada una de las personas que

se desempean en el sector. 4. El personal de Caja y Bancos debe tomar obligatoriamente vacaciones anuales. 5. Debe existir polticas claras y predefinidas respecto a los excedentes. 6. Deben existir polticas claras y predefinidas respecto a: Otorgar descuentos Limites mximos y mnimos a mantener en Caja. Cantidad de cuentas corrientes a utilizar en la empresa. Uso especfico de cada una de las cuentas corrientes autorizadas. Decisiones de inversin de los excedentes temporales. Decisiones de financiamiento de los dficits de caja.

7. De deben preparar presupuestos de tesorera y contrastarlos con el movimiento real, analizando las variaciones. 8. Deben existir medidas de seguridad adecuadas en este sector, extintores de incendios, alarmas. 9. Debe existir un nico responsable de la custodia de los valores mantenidos en la caja. 10. El acceso fsico al sector debe estar restringido slo a las personas autorizadas. 11. Deben existir seguros de fidelidad funcionaria para el personal de Caja, y de robo para el sector de Caja y Bancos. 12. El responsable del sector debe efectuar arqueos de Caja diarios por escrito. 13. Terceros personas, como auditores externos, o personal de contralora o auditora interna, deben efectuar arqueos sorpresivos ocasionalmente. 14. Deben existir por escrito normas sobre los procedimientos de cobranza. 15. La cobranza con cheques debe practicarse por medio de cheques nominativos a nombre de la empresa, cruzados y tarjadas las palabras al portador. 16. No se deben recibir cheques endosados. 17. La correspondencia de los clientes debe ser abierta por una persona ajena a la Caja, y se debe entregar a Caja los valores

recibidos contra un listado escrito y recibido conforme. 18. Personal ajeno a la Caja debe revisar peridicamente los listados de cobranza, los vouchers de ingreso a Caja, los vales, los comprobantes de depsitos. 19. Los descuentos otorgados deben ser autorizados por personal ajeno a la Caja, respaldados mediante Nota de Crdito emitida, en el formato legal establecido. 20. Todos los ingresos de Caja deben ser depositados al da siguiente, y no usarlos para pagar. 21. Las boletas de depsito deben contener el detalle de los cheques o del efectivo depositado. 22. La boletas de depsitos e cuentas coorientes bancarias deben ser archivadas en un lugar diferente del sector de caja, y el personal de este sector no debe tener acceso posterior a los mismos. 23. Todos los pagos a terceros debe hacerse con cheques de la empresa. 24. Cada pago debe estar acompaado del comprobante de egreso respectivo y la autorizacin del mismo. 25. Los cheques de la empresa deben llevar doble firma. 26. La preparacin del cheque, la firma del mismo, la autorizacin, despacho del cheque deben ser funciones segregadas entre diferentes personas. 27. Al firmar un cheque se debe verificar monto y fecha de pago, adems de la documentacin de respaldo, por ser: Orden de compra Gua de entrega a bodega Factura del proveedor

Timbre de registro en el libro de compras Comprobante de egreso Cheque 28. Los cheques de pago se deben emitir a nombre del proveedor que emiti la factura, nominativos, cruzados y borradas las palabras al portador. 29. Los cheques anulados, por diversas circunstancias, deben conservarse con la restriccin adecuada, ya sea timbrndolos en toda su extensin con un rtulo ANULADO, sea rompiendo el cheque en el sector correspondiente a la firma. 30. El control de los talonarios de cheques se debe efectuar fuera del sector de caja y bancos. 31. Se deben efectuar conciliaciones bancarias peridicas.

32. Personal de auditora, contralora, ajenos al sector de Caja y Bancos, deben efectuar circularizaciones peridicas a los bancos confirmando saldos y operaciones. 33. Se debe hacer un seguimiento a los cheques no cobrados a la fecha de la conciliacin. 34. Toda diferencia detectada en la conciliacin bancaria se debe investigar por personal externo a la Caja y Bancos. CONTROL INTERNO DE EXISTENCIAS 1. Debe existir una clara definicin por escrito de las lineas de autoridad y de responsabilidad dentro del sector. 2. Las funciones relativas a existencias deben encontrarse separadas de las funciones de Contabilidad y de Ventas. 3. La planificacin de las compras debe tener en cuenta la capacidad de la bodega y la demanda esperada, para evitar volmenes de existencias inmovilizados. 4. Debe estar definida la relacin de rotacin para cada linea de productos. 5. Debe estar definido el stock mnimo de seguridad y el lote econmico de compra para cada lnea de productos. 6. La produccin debe ser planificada con antelacin. 7. Los requerimientos a materias primas se deben hacer por medio de formularios escritos, prenumerados, fechados y con firma responsable. 8. Las devoluciones de los talleres a bodega de materias primas se debe hacer igualmente por medio de formulario escrito, prenumerado, fechado y con firma responsable. 9. No se debe mantener excedentes de materias primas en los talleres de fabricacin. 10. Se deben controlar los insumos de produccin con las cantidades solicitadas, las unidades producidas y los estndares pre establecidos. 11. Se debe mantener bodegas separadas para materias primas, artculos en proceso, artculos terminados, materiales, combustibles, envases, etc. 12. Se debe asignar un responsable de la custodia en cada bodega. 13. En cada bodega deben existir medidas adecuadas de seguridad (Corta fuegos, extintores, etc.) 14. Las mercaderas se deben ordenar de tal forma que se facilite su ubicacin e identificacin. 15. Toda salida de bodega debe estar documentada. 16. Se debe mantener en bodega registros no valorizados de existencias. 17. Se debe mantener un adecuado control de los subproductos, deshechos y residuos de produccin.

18. Debe ser posible individualizar existencias con condiciones: - en consignacin - de terceros - en almacn particular - en depsitos warrants - etc. 19. Se debe practicar un inventario fsico completo a lo menos una vez al ao. 20. Los inventarios fsicos deben cumplir con las siguientes condiciones: - Efectuarse por personal ajeno a bodega - Hacerse por dos equipos independientes en forma simultnea - Que se preparen formularios con los listados de existencias anticipadamente. - Las personas que realizan el inventario deben ser instruidos previamente sobre las caractersticas de las existencias. - Deben cuidar el corte documentario antes de realizar el recuento fsico. - Deben revisar las cantidades, la valorizacin y la cantidad de las existencias. COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 1) Que para la decisin de centarlizar, o descentralizar la funcin, se tomen en cuenta las caractersticas de las empresas. a) Ventajas de la centralizacin. Consolidacin de pdidos, lotes econmicos de compra, obtencin de descuentos por volumen, optimizacin de fletes, negociacin de repartos, etc. Mejor control sobre los niveles de inventario. Posibilizacin de utilizacin de materias disponibles traspasos internos entre bodegas). Posibilidad de especilizacin en las compras. Mejor supervisin por parte de gerencia. b) Ventajas de decentralizacin: Menor Burocracia Menor rotacin de existencias (se requiere menor tiempo de pedido). Mayor conocimiento de los bienes adquiridos. Menores costos de trasporte (distancias) Menor necesidad de dpositos intermedios. Mayor participacin de proveedores locales (Integracin a la Comunidad). 2) En cada caso la funcin compras debe depender del nivel

adecuado, (gerencial). 3) 4) La funcin compras debe estar separada de: Recepcin de mercaderas: Bodegaje Registro de Cuentas por pagar Pagadores. Que las responsabilidades y las limitaciones estn asignada por escrito. 5) Que la especificacin de los bienes y servicios a adquirir permita una relacin costo beneficio adecuada. 6) Que la iniciativa de compra provengan de un sector lgico, y sea comunicada por escrito a compras (pedido). 7) Que las cantidades a comprar se determinen por procedimientos tcnicos, atendiendo: Planes de produccin Polticas de rotacin Lotes econmicos de Compra. Etc. 8) Que el pedido se haga en los momentos oportunos. 9) Que exista informacin adecuada sobre tendencias del mercado. 10) Que se pidan a lo menos tres cotizaciones a proveedores distintos. 11) Que se elija el mejor medio de transporte atendiendo: Rapidez (uteridad) Seguridad Costo Condiciones de pago 12) Que exista una prctica de seguros sobre la mercadera transportada. 13) Que se emitan ordenes de compra prenumeradas. 14) Que los O. de C. Estn autorizados. 15) Que se controle la recepcin, con ordenes escritas de entrada a bodega. 16) Que contabilidad coteje O. de C., recepcin y factura del proveedor. 17) Que se hagan controles de calidad. 18) Que se revisen los clculos de la factura del proveedor. 19) Que haya archivos transitorios de O. de C. Pendientes. 20) Que existan archivos de facturas, por pagar ordenadas por vencimiento. 21) Que se anulen todos los duplicados de facturas. 22) Que todo pago se coteje:

 Orden de Compra Entrada de Bodega Factura (original) Nmero de Registro Contable Cheque Comprobante de Egreso. 23) Que se emitan informes peridicos sobre los saldos adeudados a los proveedores. 24) Que al menos una vez al ao se pidan pruebas de confirmacin. 25) Que los registros individuales se concilien una vez al mes con las cuentas de mayor. VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR 1) Que existan lneas claras de autoridad y responsabilidad, por escrito. 2) Que se encuentren segregadas las siguientes actividades: Ventas Otorgamiento de crditos Despachos Facturacin Custodia de documentos por cobrar Cobranzas Contabilizacin 3) Que existan polticas, predefinidas sobre condiciones de venta, fijacin de precios, descuentos financieros y comerciales, montos maximos de crdito, forma de cobranza, etc. 4) Que los canales sean adecuados el tipo de negocio 5) Que se creen formularios para los pedidos de venta numerados. 6) Que se controle la correlatividad. 7) Que la venta sea aprobada por el encargado de los crditos. 8) Que los precios, calidades y condiciones estn conforme a los preestablecidos. 9) Que se preparen presupuestos de ventas y se analicen las variaciones. 10) Que se cuente con informes confiables sobre el cliente. Clientes (Estado de situacin) Observacin (vendedor) Comerciales Financieros 11) Que el crdito sea aprobado por una persona capacitada y autorizada para ello, independiente de la venta. 12) Que cada cliente tenga fijado un tope mximo de crdito. 13) Que los despachos tengan V B de ventas y crditos por escrito. 14) Que los despachos se hagan por gua prenumerada.

15) Que la factura tenga de respaldo el pedido de cliente, los V B y el remito. 16) Que exista prueba de recepcin del cliente. 17) Que facturacin controle la correlatividad de los remitos. 18) Que existan listas de precio y de condiciones de venta autorizados para el control de facturacin. 19) Que las facturas sean revisadas y aprobadas. 20) Que se cumplan las finalidades legales. 21) Que se obtenga informacin peridica sobre la antiguedad de los deudores, las cuentas vencidas, los excesos en lmites de crdito y los saldos acreedores. 22) Que existan procedimientos claros para las cuentas vencidas, los excesos en limites de crdito y los saldos acreedores. 23) Que los descuentos estn autorizados 24) Que se preparen peridicamente estados de cuenta para cada cliente preparados por personas ajenas a cobranza y los registros contables individuales. 25) Que se investiguen las discrepancias sealadas por los clientes. 26)Que se efectuen confirmaciones directas por parte de los clientes, a lo menos una vez al ao. CONTROL INTERNO DE REMUNERACIONES 1) Que la funcin de personal est centralizada en un solo sector de la empresa. 2) Que el sector de personal dependa del nivel adecuado (Gerencia General), es malo que dependa de Contabilidad. 3) Que las especialidades estn claramente definidas (no tiene autoridad) 4) Que en lo posible se separen las siguientes funciones: Seleccin y contratacin Adcin de personal (entrenamiento, control de asistencia, permisos, etc.). Liquidaciones de remuneraciones Firmas de cheques Pagos 5) Que se utilice una cuenta corriente bancaria para el nico fin de pago de remuneraciones. 6) Que se mantengan archivos adecuados 7) Que los contratos de trabajo estn actualizados. 8) Que haya fichas individuales con fotos 9) Que dichos documentos tengan acceso restringido. 10) Que existan normas claras sobre los controles al personal: asistencias, horarios, rendimientos, etc. 11) Que se mantengan documentos de respaldos de los controles

efectuados. 12) Que se controlen que las personas efectuen las tareas para lo que fueron contratados. 13) Que las horas extras sean autorizadas previamente 14) Que los permisos, vacaciones, ausencias, etc. estn autorizados (includos en la programacin). 15) Que las liquidaciones de remuneraciones se hacen sobre datos predefinidos destajos-ventas-cobranzas-produccin-horas-etc. 16) Que estn predefinidos: Las distintas formas de remuneracin Honorarios Sueldos Comisiones Participaciones Etc. Los Componentes: Tarifas Retenciones previsionales Retenciones tributarias Retenciones judiciales Cargas familiares. Las bases de Clculo Las fechas de Pago Los lugares de Pago 17) Que en lo posible se rote al personal encargado de liquidar las distintas nminas. 18) Que se revisen todos los datos antes de hacer las liquidaciones. Altos Bases Ausencias Horas extras Etc. 19) Que las liquidaciones sean revisadas y autorizadas en su nivel superior al de su preparacin. 20) Que las nminas preparadas sean revisadas y autorizadas en su nivel superior al de su preparacin. 21) Que las nminas preparadas se cotegen con las del mes anterior y se analicen las variaciones. 22) Que se cotegen las nominas con los presupuestos 23) Que haya un control adecuado sobre las nminas confidenciales

10

(aveces se encargan a terceros). 24) Que los retiros del Banco coincidan con los totales netos o lquidos de las nminas. 25) Que se controle el efectivo en el llenado de los sobres. 26) Que se asegure que el pago lo recibe directamente el interesado. 27) Que los beneficiados firmen un recibo conforme. 28) Que los sueldos no reclamados, luego de un periodo prudente sean depositados y la liquidacin anulada. 29) Que se rote al personal encargado del pago. Se revise peridicamente la nominativa Que se revisen los contratos de trabajo Que un experto en materias laborales disee los formularios tipo Contratos Liquidacin de remuneraciones Finiquitos Permisos y licencias

11