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Terminando el turno
A la hora en el que un Recepcionista est finalizando su turno, hay algunas tareas que se deben hacer. Corregir inmediatamente cualquier transaccin que no est correcta. Reunir toda la documentacin de las transacciones realizadas y colcalas en el lugar especfico de cada Recepcin. Imprime el informe Revisin de Registros. Guarda el dinero que se haya recibido durante el turno dentro de un sobre y depostalo en la caja fuerte, en presencia de un guardia de seguridad, registrando el depsito en el Diario. El cierre se debe hacer siempre en el Back de la recepcin. Ningn Recepcionista puede irse del trabajo sin haber realizado el cierre de turno.

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Terminando el turno

Recepcin y caja. Operaciones de caja. Cierre de turno. Informe de caja.

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Cuentas Maestras

La Cuenta Maestra es una ficha que se abre con base en la informacin de un instructivo u orden de servicio, donde se coloca todo lo que se consume en un evento o en un grupo. Como abrir una cuenta maestra: Toda Cuenta Maestra debe tener una garanta de pago antes de la entrada del grupo o anterior al da del evento. El departamento de Grupos y Eventos del hotel crear el instructivo del grupo o la orden de servicio mostrando las formas de pago, garantas y toda la informacin necesaria. El instructivo del grupo o la orden de servicio tendr toda la informacin necesaria para que la Recepcin coloque en la Cuenta Maestra movimientos como cobros autorizados, garantas de pago, nombres de las personas autorizadas para hacer cambios en el grupo o evento. Todo cambio o cobro realizado en una Cuenta Maestra debe estar autorizado y firmado por el coordinador del grupo o del evento. El Supervisor de Servicios al Husped y el Maitre de Banquetes, son los responsables por verificar a diario los movimientos colocados en la Cuenta Maestra.

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Ajuste de las cuentas

El ajuste de las cuentas es una transaccin que concede un abono o crdito en la cuenta de un Husped o Cliente. Se puede hacer siempre y cuando no se hayan cumplido los estndares de servicio o cuando el Husped no est de acuerdo con algn cargo. La Recepcin tiene la autorizacin para hacer ajustes en la cuenta del Husped o Cliente, cada vez que ellos no estn de acuerdo con algn cargo y no haya prueba contundente para mostrar que aquello fue consumido, o cuando el estndar de servicio no se haya cumplido por el hotel. Es responsabilidad del Recepcionista usar un criterio adecuado en el momento de conceder un ajuste en la cuenta, cuidando satisfacer de forma econmica y efectiva al Husped o Cliente. El ingreso del ajuste en una cuenta debe tener los siguientes documentos adems de contar con la firma de autorizacin del Supervisor de Servicios al Husped o del responsable presente en turno: Formulario de ajuste rellenado de forma clara y completa, colocando una breve explicacin del motivo por que cual se hizo este ajuste con firma del Recepcionista y del Husped. Impresin del extracto de la cuenta que muestre el cobro realizado y el ajuste aplicado. Copia de la Ficha de Registro y comprobante del ingreso.

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Factura/ Nota/ Boleta

Se puede cancelar una Factura/ Nota/ Boleta cuando el Husped observe cargos indebidos o cambie la forma de pago, despus de ser impresa. Para eso el Recepcionista debe engrapar las copias de la Factura/ Nota/ Boleta, sellar como Cancelada, rellenar los espacios que estn en el sello y firmar legiblemente. Despus de haberlas cancelado, archvalas en la carpeta de Facturas/ Notas/ Boletas Canceladas de la auditoria.

ATENCIN NO ES POSIBLE ANULAR UNA FACTURA/ NOTA/ BOLETA SI NO ESTAN TODAS LAS COPIAS REQUERIDAS.

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Facturacin

Existen dos tipos de facturacin con diferentes mtodos que se tienen que seguir: Pagos en efectivo o con tarjeta de crdito. Cuentas CxC (cuentas por cobrar).

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Facturacin: Pagos en efectivo o con tarjeta de crdito

Emitir la Factura/ Nota/ Boleta o RPS a todo Husped que haga el pago de la habitacin y de lo consumido durante su estada. Para los hoteles que utilicen Factura/ Nota/ Boleta Electrnica, el Recepcionista deber solicitar al momento del check out, los datos necesarios y confirmar el correo electrnico para hacer el envo.

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Facturacin: para cuentas CxC (cuentas por cobrar)

Algunas agencias o empresas que tienen crdito aprobado envan los documentos de facturacin a la Central de Reservas, que a su vez, guardan todos los documentos en una carpeta compartida con el hotel correspondiente. Hay algunas agencias virtuales que realizan las reservas a travs de diferentes sistemas hoteleros, para estas, no hay una garanta fsica, en este caso, la Recepcin utiliza como documento la informacin que aparece en la pantalla de reservas (Ej. Expedia / Travelscape). Los Recepcionistas son responsables por obtener una garanta de pago y la documentacin necesaria antes de la llegada del Husped, nunca hay que cobrarle directamente por los servicios.

Una cuenta por cobrar se puede hacer para agencias o empresas que tengan registro y crdito aprobado con el Grupo Posadas para la realizacin de las reservas. Para este tipo de cuenta, el hotel enva el cobro a la agencia o empresa con el valor total correspondiente a los gastos generados por el Husped. Durante la revisin de las llegadas esperadas para el da siguiente, t, Recepcionista, debers contar con la documentacin de la reserva para evitar cobros desnecesarios al Husped. Las cuentas facturadas tienen diferentes tipos de garantas (facturacin solamente por noche, facturacin por noches y extras, facturacin por noches con excepcin de extras), dependiendo de la agencia o empresa.

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Facturacin: para cuentas CxC (cuentas por cobrar)

Los documentos que deben ir junto con la facturacin enviada a Contralora son:

Factura/ Nota/ Boleta o RPS firmada por el Husped, excepto en los casos de Tarifa Net confidencial. Documento para la facturacin. Cupones de registro (caso necesario). Copia de la Ficha de Registro.

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Depsito para reservas

Todos los Depsitos hechos para las Reservas deben hacerse directamente en la Recepcin. Las fichas de depsito para las reservas deben estar verificas y autorizadas por la Contralora. El formulario del recibo de Depsito para Reserva, debe ser rellenado con la informacin detallada para cada depsito en una reserva o en un evento registrado, adjuntando documentos como ficha del depsito o voucher /comprobante del cargo hecho en alguna tarjeta de crdito o debito.

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Depsitos para reservas

Los recibos de depsito o de pago referentes a las futuras reservas, deben ser registrados en el mdulo de registro de Depsitos del Innsist (1- Reservas / EDepsitos/ 3- Registro de depsitos), ingresando la informacin requerida por el sistema.

Despus de aplicar todos los depsitos, el Recepcionista/ Supervisor debe imprimir un reporte de los depsitos aplicados y enviarlo a auditoria, que a su vez enviar a Contralora (1- Reservas / E- Depsitos/ 3- Consulta de depsitos).

De esa forma, el depsito recibido estar en relacin a la reserva. En el momento en que el Recepcionista haga el check in del Husped entrar de forma automtica con el cdigo DEPOS en la cuenta del Husped.

El Recepcionista es el responsable por relacionar en el diario de Depsitos por Reserva el consecutivo del formulario, Recibo del Depsito de Reserva utilizado para el registro en el sistema.

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Depsito para reservas: cmo ingresar un depsito

CDIGO DE LA RESERVA: nmero del Innsist. MONEDA: (Local) DEPSITO: ingresar el nmero del recibo del depsito. REFERENCIA: noches. BANDA: colocar tipo de tarjeta MASTER / VISA / AMEX FORMA DE PAGO: dinero CHEQUE: nmero de recibo

VALOR: ingresar el valor total pagado por el husped/ cliente.

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Depsito para reservas: cmo ingresar un depsito

Cmo ingresar y quitar el reporte de los depsitos aplicados:

Seleccionar por Fecha de ingreso

Colocar la fecha que fueron hechos los registros en el sistema.

Clicka en Reporte

Aparecern todos los registros aplicados que se debern enviar a contralora.

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Fiesta Rewards: atribulacin de crditos

Los socios Fiesta Rewards recibirn 10 puntos por cada dlar facturado (antes de los impuestos) sobre el total del hospedaje. Esto incluye: facturacin de la habitacin, consumos de alimentos y bebidas y otros cargos registrados en el Innsist. Tambin sern abonados 10 puntos por cada dlar facturado (antes de los impuestos) sobre el consumo en los restaurantes, bares y SPA de los socios Fiesta Rewards no hospedados.

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Noche Premio
Los socios Fiesta Rewards que acumulen puntos pueden canjearlos por noches sin costo NOCHES PREMIO- en los hoteles del grupo. En estos casos, los Huspedes harn la reserva de las noches a travs del Call Center del Fiesta Rewards con el cdigo tarifa PREMIO. Las NOCHES PREMIO debern ser facturadas como Soluciones de Lealtad siguiendo el procedimiento CxC.

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Fiesta Rewards: proceso de facturacin

Facturar los alojamientos realizados como NOCHES PREMIO por parte de Fiesta Rewards peridicamente con la tarifa DC / LRA correspondiente. Imprimir el extracto de la cuenta antes de generar la factura y confirmar que solamente existen cargos por noche. En caso de que haya cargos por consumos extras, es necesario excluirlos de la factura. Agrupar las reservas que estn dentro de las mismas fechas, que se encuentran en el XFAC (por recibir). Facturar todas las reservas de Noche Premio del periodo con el XFAC (mensualmente). del periodo con el XFAC (mensualmente).

SI LA OCUPACIN DEL HOTEL EN LA FECHA DE ALOJAMIENTO ES INFERIOR A 95%, FACTURAR CON TARIFA DC. SI LA OCUPACIN DEL HOTEL EN LA FECHA DE ALOJAMIENTO ES MAYOR O IGUAL A 95% FACTURAR CON TARIFA LRA.

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Fiesta Rewards: proceso de facturacin

En noches cuya ocupacin sea inferior a 95%, facturar con la tarifa DC, y enviar junto con los documentos para cada reserva. Impreso de la pantalla de reserva del Innsist. Extracto de cuenta. Reporte del Soporte de Facturacin Agrupado. En noches cuya ocupacin sea mayor o igual a 95% facturar con la tarifa LRA (abrir Cuenta Maestra e ingresar complemento de tarifa). Generar la factura complemento de tarifa LRA y enviarla con los siguientes documentos (para cada reserva): Impreso de la pantalla de reserva del Innsist. Reporte del Soporte de Facturacin Agrupado. Copia del reporte Pjaro Madrugador del da del alojamiento. Extracto de la cuenta. En el ltimo da de cada mes no deber quedar saldo en la cuenta XFAC.

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Fiesta Rewards: proceso de facturacin

Cuando se trate de hoteles propios o arrendados, emitir las facturas con los siguientes datos: SOLUCIONES DE LEALTAD, S.A. DE C.V. Av. Paseo de La Reforma, n 155 Piso 4 Col. Lomas de Chapultepec C.P. 11000, Mxico, D.F. Cuando se trate de los hoteles administrados, emitir las facturas con los siguientes datos: GRUPO POSADAS S.A.B. DE C.V. RFC: GPO920120440 AV. Paseo de la Reforma, n 155 PH-B Col. Lomas de Chapultepec C.P. 11000, Mxico, D.F.

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Reporte de discrepancias

Es un reporte que indica las diferencias de status en el que se encuentra una habitacin entre Ama de Llaves y Recepcin.

Con base al estado fsico de las habitaciones, la recepcin y Ama de Llaves actualizan el estado real de las habitaciones en el sistema. Para elaborar ese reporte debes estar atento a los siguientes puntos: Verificar el Reporte de Discrepancias por medio del Innsist, tres veces por da, a las 11 horas, 17 horas y 22 horas. Verificar el Reporte Status Habitacin Discrepancia y confirmar la informacin con la Ficha de Registro en el saldo de fichas de Huspedes en Casa. Para cualquier divergencia que se encuentre, se debe hacer una inspeccin fsica de la habitacin.

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Reporte de discrepancias

Con base a la informacin del estado fsico de las habitaciones, la Recepcin y Ama de Llaves actualizan el estado real de las habitaciones en el sistema. Aunque no haya divergencias, se deber imprimir el Informe con el subtitulo No existen divergencias. El informe de Divergencias se debe archivar junto con las notas y el nombre de la persona que haya verificado el estado fsico de las habitaciones.

LOS TURNOS NO SE DEBEN RELEVAR CON DISCREPANCIA EN LA INFORMACIN DE LAS HABITACIONES.

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Reporte de discrepancias: procedimiento Innsist

Opciones del men: Recepcin y Caja. Reportes. Reportes de Ama de Llaves. Estatus Habitacin- Discrepancia.

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