Lic.

Eunice Gutirrez Curso Asistente Administrativo Enero 2012

Hay muchos tipos de cartas comerciales, dependiendo del tipo de negocio o servicio rdenes de pedidos Cotizaciones Permisos Reclamos Atencin al cliente Solicitudes a otras organizaciones

Encabezado lugar y la fecha donde se escribe la carta. Nombre de la empresa a quien va dirigida. Organizacin a la que pertenece y su respectivo cargo (si fuere el caso) y el saludo inicial. Contenido o cuerpo Lo que queremos decir o manifestar Despedida La persona que escribe dirige una frase de cortesa al destinatario, seguido de su firma y sus datos personales.

El membrete

Logotipo (optativo). Nombre completo de la empresa o la persona. Breve identificacin (por ejemplo, maquinaria de construccin, pediatra, asesora jurdica, psicloga, etc.). Direccin (calle, nmero, piso, ciudad, cdigo postal, provincia, pas). Nmero de telfono

Se escribe en el ngulo superior derecho del papel dejando de dos a tres lneas despus del membrete, debe incluir el da, mes y ao. Se escribe exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con ste.

Debe indicar:
Nombre de la empresa Direccin Persona a la que se dirige la correspondencia

Se han estandarizado una serie de expresiones y frmulas tpicas de saludo que son las ms empleadas:

Seor: Muy seor mo: Estimado cliente:

Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos lneas despus de la direccin, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan

Es el inicio de la correspondencia e introduce el contenido de la carta. El estilo de la introduccin debe ser siempre corts y directo aunque el tema de la carta sea una reclamacin

Debe escribirse en forma clara y concisa:

La presente tiene por objeto el comunicarle... En respuesta a su carta del da .... Acusamos recibo de su carta del ..... Les suplicamos srvanse ponerse en contacto... De conformidad con su atento pedido de fecha... Sentimos mucho no poder contestar ...... Confirmndole nuestra carta del da ...... A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles Me es grato comunicarle que.......

Consta de tres partes:

Introduccin Desarrollo Conclusin

INTRODUCCIN: en ella se dir algo que atraiga la atencin del lector. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.

DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al inters por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.

CONCLUSIN: por ltimo, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta o mudar de opinin.

En esta estructura se irn montando las distintas piezas que formarn todo el cuerpo de la carta El cuerpo de la carta es la exposicin lgica, ordenada y concreta del contenido de la misma. El contenido no debe tratar ms de un tema

En esta estructura se irn montando las distintas piezas que formarn todo el cuerpo de la carta El cuerpo de la carta es la exposicin lgica, ordenada y concreta del contenido de la misma. El contenido no debe tratar ms de un tema

El contenido no debe tratar ms de un tema Se deben redactar prrafos cortos, que irn precedidos o no de sangra, dependiendo del tipo o estilo de la carta Es norma dejar una lnea en blanco entre prrafos.

El escrito finaliza siempre con una frmula corts, al igual que el saludo o despedida, que introducir la firma:
Le saluda atentamente Sin otro particular, le saludo atentamente Reciba un cordial saludo Muy atentamente

Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en informacin u adjetivos.

No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases:

Agradecindole por anticipado En respuesta a Les anticipamos las gracias Prontas noticias Aprovechamos la ocasin Quedamos a su disposicin La presente es para desearle xitos en sus delicadas funciones. La presente es para anunciarle que.. La presente es para saludarle y a la vez .que interponga sus buenos oficios

No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases:

En espera de Quedo de usted Muy seores nuestros Muy seor mo De nuestra consideracin Espero verme honrado Quedamos a sus rdenes

Nos complace
Ponemos en su conocimiento

Se escribe con mayscula la primera letra de la palabra inicial Incorrecto: con Cordiales Saludos, Reciba Nuestros Atentos Saludos, Se Despide Muy Atentamente Correcto: Reciba atentos saludos, Se despide muy atentamente.

Aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallndose el tipo de documentos que son

La forma tradicional de escribir cartas es en ESTILO SEMIBLOQUE , es decir prrafos sangrados, pero cada vez ms

se impone la carta en ESTILO BLOQUE

Un memorando o memo es una carta, pero interna y mucho ms flexible.

Usada para: Comunicar algo a los miembros de una organizacin.

instrucciones, anuncios, transferir documentos,

solicitar informacin, invitar a una reunin, aclarar algo, entre otros.

La informacin es temporal.

Puede ser breve o extenso.

Su tamao depende de la necesidad de la empresa y de la situacin. No lleva saludo, ni despedida formal. La comunicacin va en orden jerrquico de mayor a menor, jams a la inversa. Tomar en cuenta la claridad y precisin d lo redactado. Evitar usar palabras de dudosa interpretacin. Los prrafos se escriben a espacio sencillo.

Las partes de un memo son:

Membrete La palabra Fecha Destinatario Remitente Asunto Texto o cuerpo Inicial o firma Con la identificacin de la empresa. Cmo es interno no tiene que tener todos los datos que aparecen en una carta. Memorando en grande En que se enva el memo Escribir la palabra Para y a continuacin los nombres de las personas a quienes va dirigido el memo. Escribir la palabra De y a continuacin el nombre de quien enva el memo. Tema sobre el cual trata el memo. Lo que quiere decir Respaldo personal de lo que se expresa en el memo; la firma es un elemento fundamental en este documento.

 Es la informacin actualizada de un proyecto, actividad, funcin, otros. encomendada miembro o seccin de la organizacin. a algn

Permiten evaluar el grado de avance o atraso,

detectar fallas, apreciar rendimientos. Para los ejecutivos, son algunas veces el nico medio por el que pueden supervisar a quienes los buenos

estn mas lejos de ellos.

Partes de un Reporte:
Membrete Encabezado Fecha Con la identificacin de la empresa. Cmo es interno no tiene que tener todos los datos que aparecen en una carta. Con el nombre del proyecto, funcin, actividad, otros., y con la palabra informe , reporte u otra que convenga. En la que se presenta el informe Se puede utilizar la siguiente frase Preparado por o cualquier otra que indique quien presenta el informe. Explicar brevemente en qu consiste el proyecto, funcin, actividad.tiene que ser preparado, como si el lector no tuviera idea de sobre qu trata el proyecto. Esta parte puede omitirse si el destinatario est claro en qu consiste el proyecto. Lo que se quiere decir. Vaya al grano y sea claro.

Remitente
Resumen del Proyecto

Texto o cuerpo

Conclisin

Se incluye lo aprendido en el proyecto que podra servir a la empresa, sugerencias y dems informacin extrada del mismo.
Puede anexar alguna tabla, diagrama, otros para amplair el cuerpo del informe.

Anexos