Manual

Manuel David Arn Ramrez, Conjunto Residencial El Paraso, cuarta etapa, torre A, # 153, Av. Washington, El Paraso, Caracas.
Telfono 0212-582 67 17, Celular 0416-836 78 59, indigo@cantv.net mdarno@cantv.net indigado@hotmail.com
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SGC Facturacin, versin 3.1
Contenido
SGC Facturacin, versin 3.1.......................................................................................1 Contenido .........................................................................................................................1 Introduccin......................................................................................................................2 Ciclos de trabajo ..............................................................................................................3 Pantallas y procedimientos...............................................................................................4 Mdulo de cobranzas.....................................................................................................21
Manuel David Arn Ramrez, Conjunto Residencial El Paraso, cuarta etapa, torre A, # 153, Av. Washington, El Paraso, Caracas. Telfono 0212-582 67 17, Celular 0416-836 78 59, indigo@cantv.net mdarno@cantv.net indigado@hotmail.com
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Introduccin
Sistema de gestin de condominios facturacin versin 1.01 es un sistema de informacin que permite realizar las siguientes tareas relacionadas con el trabajo usual de la gestin administrativa de condominios: Agregar edificios Agregar apartamentos Mantener una lista de gastos Tpica o maestro de gastos Aadir, modificar, eliminar y consultar gastos comunes relacionados con una facturacin cualquiera de un ao y de un mes a elegir. Definir, modificar, eliminar gastos particulares en tres modalidades: modalidad particular (Gastos aplicados a un solo propietario), modalidad distribuida (Gastos aplicados a un grupo de propietarios a partes iguales) y modalidad alicuotada (Gastos aplicados a un grupo de propietarios segn alcuota temporal convenida por la comunidad). Imprimir los recibos de condominio de cualquier periodo elegido, el modelo de recibo que se distribuye por defecto en la aplicacin produce en un folio tamao Carta dos ejemplares de recibo (Original y Copia), la impresin puede realizarse en maquinas de tinta, lser o matriz de punto. Llevar un registro y control de cobranzas (Cuentas pro cobrar)
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Ciclos de trabajo
Se refiere al ciclo de trabajo bsico que se encarga de lograr la distribucin de cuentas por cobrar y eventualmente imprimir sus recibos de condominio. Existen procedimientos que no se muestran aqu por que no forman parte de este ciclo y no obstante son importantes, como por ejemplo el procedimiento de cobranzas.
Elegir edificio. Esto implica haber agregado el edificio y haber agregado los apartamentos pertinentes.
Elegir periodo a considerar en seccin de gastos comunes
Usar el servicio de impresin de recibos si los gastos han sido Distribuidos o usar los servicios de definicin de gastos particulares si los gastos comunes no han sido distribuidos o han sido devueltos. El sistema no funciona si no se han definido el contenido de los apartamentos con sus alcuotas correspondientes.
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Pantallas y procedimientos
Los procedimientos relacionados con las pantallas diversas de la aplicacin se explican en cada una de las siguientes secciones.
Pantalla Principal
Es la pantalla que presenta el sistema al momento de ejecutarse, de modo que es la pantalla inicial del. Note que existe un encabezado que indica la versin del sistema, seis (6) botones que permiten navegar en el sistema hacia los correspondientes procedimientos (Edificios y apartamentos, Maestro de gastos, Gastos Comunes, Gastos Particulares, Recibos y Cobranzas), dos listas que se despliegan una sobre la otras: la primera (Amarilla) es una lista simple que presenta los edificios que se encuentran definidos en el sistema, la segunda lista indica todos los apartamentos y los datos de sus copropietarios para el edificios que se halla elegido.
En la imagen anterior se muestra esta ventana tal y como se presenta al ejecutar el programa. En esta imagen el edificio seleccionado es el 2 5 2 y por ende la lista de apartamentos contiene todos los de este edificio. Para que el sistema funcione
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adecuadamente es muy importante elegir alguno de los edificios para que el sistema sepa con que grupo de datos debe trabajar.
Encabezado de la pantalla Principal
Indica el nombre y la versin de este programa y cuando se desplaza el Mouse sobre la regin que ocupa e aspecto del mismo cambia a la forma de una mano y permite, al practicar clic que aparezca la pantalla de identificacin del proveedor del sistema, esta pantalla se muestra a continuacin
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Dispositivo de eleccin de las dems pantallas y procedimientos del sistema
Son botones que al ser presionados con un click del Mouse presentan la pantalla correspondiente al procedimiento que indican, los cuales son: Edificios y apartamentos (La pantalla actual o inicial) Maestro de gastos Gastos Comunes Gastos Particulares Recibos Cobranzas
Encima de cada uno de los botones de estas paginas se observa una leve coloracin (verde o roja) verde indica que la pantalla correspondiente esta disponible en el momento y roja que no lo esta.
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Edificios y apartamentos (La pantalla actual o inicial)
Esta etiqueta muestra la sumatoria de las alcuotas definidas.
El control que aparece en amarillo es la lista de edificios y solo sirve para seleccionar edificios y con cada seleccin se actualiza la lista de abajo, identificada con un color marrn claro, que muestra la lista de apartamentos correspondiente al edificio elegido. Esta lista puede moverse a la derecha para ver todos los campos disponibles como telfono, cedula, mensaje personal en tiempo de emisin de recibos. Aqu se definen las alcuotas correspondientes a cada uno de los apartamentos y para que los clculos sean correctos la sumatoria debe ser igual a 100 (si es o no 100 es transparente para el sistema, pero indica un problema en la distribucin de los gastos y por ende es inexacto). Esta lista de apartamentos contiene varias columnas pero las primeras tres contienen un dispositivo de organizacin, veamos. A l hacer click en el encabezado CODIGO toda la lista se reordena alfabticamente por el campo cdigo, si se le vuelve a hacer click al encabezado la lista vuelve a organizarse por orden alfabtico de manera descendente, esto es que el carcter descendente y ascendente de organizacin se alterna cada vez que se le practica un click al encabezado. Este comportamiento es igual para las columnas PROPIETARIO y ALICUOTA. Las columnas rotuladas como AL02, 03 y 04 permiten definir hasta tres (3) alcuotas adicionales por si se requiere usar este criterio en la distribucin de gastos comunes.
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Este botn muestra la pantalla de mantenimiento de Edificios en la cual se pueden eliminar, modificar y agregar datos de edificios:
Los campos que aparecen en verde no pueden ser editados y son meramente descriptivos e informativos, todos los dems pueden ser editados. El campo Mensaje Global permite escribir hasta 255 caracteres y la informacin que all se coloque sale en el modelo de recibo cuando es impreso rotulado como Mensaje global. El campo Inters Morosidad que en este ejemplo es 0,01 indica el porcentaje que se aplica para el calculo de inters mora (en este ejemplo es el 1% mensual), el campo Meses Para Morosidad permite configurar cuantos meses se desea que transcurran antes de comenzar a cobrar inters de mora, el campo Porcentaje de gastos de cobranza permite establecer un gasto particular semejante a los intereses de mora y calculado de la misma forma para ser usado a criterio del usuario, el campo Porcentaje Servicio indica el porcentaje (en este ejemplo 2%) que se cobra por servicios administrativos, ntese que el campo Servicio Monto Fijo tiene en este ejemplo valor cero (0) esto es
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as por que en este ejemplo se ha decidido que el servicio administrativo se cobre como un porcentaje de los gastos comunes si se hubiese querido cobrar el servicio administrativo como un monto fijo para cada apartamento dicho monto se colocara donde hemos colocado cero y el campo Porcentaje Servicio deber estar en cero, si ambos son cero no se computa este gasto. Al lado del aparece un botn AJUSTE el cual muestra una caja de texto en la que se puede ajustar el fondo de reserva:
Se puede escribir una cantidad de ajuste precedida del signo positivo (el sistema suma esa cantidad) o puede escribirse una cantidad precedida del signo negativo (el sistema resta esa cantidad). Una vez escrita la cantidad elegida debe terminarse el procedimiento pulsando [Enter].
Mas abajo se describen ocho (8) fondos, cada uno de ellos se especifica en tres (3) columnas: la primera indica el nombre del fondo, la segunda debe contener tres (3) valores, a saber: cero que indica que no se toma en cuenta, valores menores o iguales a uno que implican un porcentaje sobre la sumatoria de los gastos comunes o un numero mayor que uno el cual indica que es un monto fijo para cada apartamento. La tercera columna aparece en verde indicando que no puede ser editada y all se muestra los acumulados de los fondos definidos. Los campos que estn presentes en el pie de la ventana de configuracin de edificios son los siguientes:
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La caja de seleccin Los intereses de mora se calculan . Permite activar la condicin para que el sistema tome en consideracin los movimientos que hayan sido incluidos como de APERTURA en el calculo de intereses de mora. La caja de seleccin Procedimiento devolver conserva. Permite activar la condicin para que el sistema no elimine los gastos particulares definidos en un periodo a la hora de usar el Procedimiento DEVOLVER de la seccin de gastos comunes. La caja de seleccin Encabezado Permite activar la condicin para que el sistema use o no el texto que se aada a los campos ENC. 01, 02 y 03 en los recibos que se emiten. El botn Actualizar se usa para guardar los cambios realizados en cualquier campo, el campo Agregar limpia todos los campos y agrega un registro listo para ser editado.
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Importante En esta pantalla, cuando se ingresen nmeros el signo decimal ser siempre la coma y el signo de miles no se coloca.
Este botn permite que aparezcan los controles que se usan para agregar apartamentos al edificio seleccionado:
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El botn eliminar, en esta pantalla borra del disco duro el apartamento que se halle seleccionado en el momento de ser activado, el mismo pregunta por una confirmacin de la accin.
Ambos botones presentan una pantalla de vista preliminar del correspondiente informe, esto es una salida que puede ser redirigida a impresora, a una hoja de clculo, a un documento de procesador de texto o a un texto plano (solo texto). La pantalla tpica de reportes tiene este aspecto:
IMPRIMIR ZOOM
AMBOS BOTONES EXPORTAN INFORME
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Maestro de gastos Presenta una pantalla en la que se puede agregar, eliminar o modificar gastos tpicos que sern transportados, segn demanda (si el usuario lo desea), a los recibos nuevos (nuevo periodo de gastos comunes). Aquellos gastos que deben repetirse todos los meses como agua, luz, nomina de empleados, etc. Son buenos candidatos a aparecer en esta lista.
Importante Presionando sobre la lista la tecla Del o Supr se borra una lnea completa, de modo que para borrar una carcter debe usarse la tecla Backspace. Igualmente cuando se escriban las cantidades se debe usar el signo , para indicar los decimales y no se debe colocar los signos de miles.
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Gastos Comunes La siguiente pantalla permite consultar o definir el contenido del recibo de condominio o facturacin de un periodo (mes) determinado, las consultas permitidas alcanzan a todos los recibos emitidos de cualquier ao de la gestin. Se muestra a continuacin. Los gastos que se consignan en esta pantalla, incluyendo los que se definen a partir del maestro de gastos (si es el caso que se han solicitado), son aquellos que sern distribuidos a todos los propietarios segn la alcuota definida o declarada en los archivos de apartamentos. Si es el caso que se desea usar para un gasto comn en particular una alcuota diferente entonces se debe proceder a marcar con doble clic la columna correspondiente a AL1 para que aparezca un No en la lista y hacer lo mismo en la columna de la alcuota que se requiera para que esta tome el valor Si y el sistema la use para distribuir ese gasto.
Esta etiqueta muestra el edificio elegido
Esta etiqueta muestra el estado de la facturacin del periodo correspondiente. EMITIDO o NO EMITIDO
Primero se coloca el ao deseado y despus el mes y al pulsar la tecla Enter en la casilla del mes la lista de gastos correspondientes a ese periodo se actualiza en pantalla permitiendo eliminar, agregar o modificar gastos. El informe que aparece sealado como Gastos presenta los gastos comunes expresados en esta ventana, totalizados y con su fondo de reserva, listo para ser distribuido a las juntas de condominio
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Gastos Particulares
La lista amarilla presenta la lista de apartamentos y sus propietarios, al elegir alguno de ellos la lista identificada con el color marrn claro es actualizada con los gastos particulares que le corresponden a ese apartamento. Se denominan gastos particulares distribuibles aquellos que el sistema distribuye igualitariamente entre los apartamentos que se elijan a tal fin. Ejemplo: si el gasto es de 100.000,00 Bs. Y se eligen los cuatro (4) primeros apartamentos (A11, A12, A13 y A14) cada uno de ellos tendr un monto particular de 250.000,00 Bs. Se denominan gastos particulares alcuotados aquellos que se distribuyen entre un grupo de apartamentos en una proporcin no igual y que se define en el momento de definir el gasto correspondiente.
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Al pulsar el botn particular aparecen los controles para definir el gasto particular que se esta agregando y el monto correspondiente.
Agrega el gasto particular al apartamento A13
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Se comporta igual que el anterior, solo que el gasto correspondiente se distribuye a partes iguales entre los apartamentos que se hayan seleccionado a tal efecto.
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Este caso se manipula de tal forma que el gasto definido se distribuye entre aquellos a los cuales se les defina una alcuota de distribucin, el botn resultado muestra como se distribuye el gasto.
Seleccionando el apartamento al que se le va a asignar un alicuotado, se escribe en el cuadro de texto etiquetado como Alcuota la cantidad que se aplicara como factor de distribucin, al pulsar el botn Resultado aparece la cantidad que le corresponde al apartamento seleccionado, debe notar que la etiqueta Suma muestra la sumatoria de las alcuotas aplicadas que debe ser 1 para que el gasto sea distribuido en su totalidad. Una vez pulsado el botn aceptar se distribuye el gasto de la forma definida.
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Recibos Una vez se han definido todos los gastos que constituyen una facturacin a la comunidad se puede consultar o emitir cualquier recibo de cualquier periodo para la cantidad de apartamentos que se requiera, o todos, o uno o un grupo de ellos, en el siguiente ejemplo se ha seleccionado un grupo (Para seleccionar un grupo continuo situ el cursor en el primer tem presione la tecla SHIFT y con ella presionada seleccione el ultimo tem y para seleccionar tems salteados presione la tecla CTRL mantngala presionada y elija el tem o los tems que desee):
Al presionar el botn Recibo V. o Recibo H. se ejecuta el reporte correspondiente y aparece la correspondiente pantalla tpica mostrando las facturas de los apartamentos elegidos. Recibo H. es una versin de recibo que presenta en despliegue apaisado original y copia del recibo y Recibo V. es la versin de recibo normal en una pagina tamao carta.
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Mdulo de cobranzas
En la seccin de edificios, usando el botn Edificios se presenta la siguiente ventana:
El campo inters Morosidad contiene el inters, definido en cantidad decimal, aplicado al periodo mensual correspondiente y el campo Meses para Morosidad indica la cantidad de periodos mensuales desde la cual se comienza a calcular los intereses de mora de una obligacin, lo mismo aplica a los gastos de cobranza.
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La siguiente pantalla indica los controles disponibles en el modulo de cobranzas.
Este botn actualiza la informacin que muestra el informe CxC
El seleccionar un propietario en el control desplegable de apartamentos se llena la lista con todas las obligaciones pendientes de ser pagadas por el propietario. Separando, para su cmoda inspeccin, los valores que corresponden a gastos comunes alicuotables, gastos particulares, notas de crdito e intereses de mora. Las notas de crdito se generan cuando se paga ms o menos de lo que se ha seleccionado. Realizan doble clic en la columna Pagar aparece en la celda correspondiente de esta columna un asterisco indicando que esa obligacin ha sido seleccionada para ser pagada y en consecuencia su monto aparece en el campo Total a Pagar y se resta del campo Total saldo deudor, y se repite con cada eleccin adicional sumando la cantidad al campo Total a Pagar. Realizando doble clic sobre la celda deseada de la columna Pagar, en caso de estar seleccionada la misma que deseleccionada y viceversa,
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Una vez que se queda conforme con las obligaciones pendientes a ser pagadas se procede a registrar el cobro usando el botn COBRAR. Hecho esto aparecen los siguientes controles:
El campo Total a Pagar a tiene un color diferente indicando que puede ser editado, esto es lo que genera una nota de crdito en caso de que el propietario quiera pagar una cantidad mayor a la que originalmente existe en este control, la nota de crdito generada es por la cantidad sobrante y en caso de que el propietario pague una cantidad menor a la indicada tambin se genera una nota de crdito por dicha cantidad y no se registran las obligaciones parcialmente pagadas. Puede colocar la fecha a su voluntad aunque el sistema sugiere la fecha actual, puede elegir la forma de pago (cheque, depsito, transferencia, efectivo), puede consignar el banco usado y el nmero que identifica el instrumento. Si usa el botn Cancelar nada se registra y si usa el botn aceptar el cobro entonces los valores correspondientes se registran como un cobro y desaparece de la lista superior y los controles correspondientes se hacen invisibles.
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Si se desea cambiar el valor de alguna obligacin en sus columnas COMN,PARTICULAR, MORA o NOTA CRDITO se coloca el puntero del Mouse sobre la celda que se requiere y se pulsa el botn secundario del Mouse de esta manera aparecen los siguientes controles:
Aparece un control de texto y un botn en el control de texto debe colocarse la clave de solvencia para autorizar la modificacin de la celda, al permitir el aspecto cambia a:
En la caja de texto se coloca el valor que se requiere (en este ejemplo es el valor 500) y se pulse el botn permitir lo que desencadena la sustitucin del valor.
El botn Revertir cobro hace que aparezcan dos cajas de texto para tipear en ellas el ao y el mes que se desea revertir, una vez terminada esta digitalizacin se pulsa enter
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con el foco en la caja de texto del mes, desaparecen los controles y aparecen las obligaciones en la lista revertidas del registro de cobranzas. El botn APERTURA presenta un campo de texto en el que se puede escribir una cantidad, un ao y un mes al que se le desea imputar ese movimiento, este puede ser positivo o negativo representando respectivamente una obligacin o un crdito, al aceptarse el monto aparece dicho movimiento en la lista de obligaciones. El botn SOLVENCIA presenta los siguientes controles:
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El dialogo Autorizando solvencia aparece cuando el propietario no se encuentra solvente y en el texto explica el procedimiento para autorizarlo, si el propietario se encuentra solvente el sistema presenta la solvencia sin mas prembulos al presionar el botn Permitir. En el caso de no ser solvente se debe escribir la clave de autorizacin (viene preconfigurada como admin, pero usted puede cambiarla) de solvencia y pulsar el botn Permitir y si se desea cambiar la clave de autorizacin de solvencia se coloca la clave actual en el campo Actual y se escribe la nueva clave en el campo Nueva. El modelo de solvencia se presenta a continuacin:
Los botones restantes son reportes que contienen lo que indican sus nombres.

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