FACULTAD DE ADMINISTRACION, GERENCIA Y CONTADURIA CATEDRA: PLANIFICACION

CARACAS, FEBRERO 2010

Elementos de la Planeacin Estratgica Un buen plan estratgico requiere de algunos elementos importantes. Primero que nada, es vital un compromiso de la direccin o gerencia general en el aspecto de establecer claramente el rumbo deseado para la organizacin. Para poder orientarnos al respecto, es necesario partir de una base: la informacin histrica y los ndices actuales de desempeo disponibles. Se requiere contar tambin con informacin detallada sobre el medio ambiente en el que opera la compaa: quienes son los competidores, cuantos servicios ofrecen, a que costo, nivel de calidad; mercado o nivel al cual se enfocan los servicios, regulaciones gubernamentales que requieren cumplirse, hoy y en el futuro. Con la informacin obtenida, el primer paso de un plan estratgico consiste en realizar un anlisis de la situacin actual, definiendo la misin (que hacemos), la visin (a donde nos dirigimos y como nos vemos en un futuro), los valores (conjunto de reglas de comportamiento esperado) y posicin actual. Este desarrollo requerir de reflexin, tiempo y participacin del equipo gerencial. Una vez que todo lo anterior esta por escrito y bien fundamentado, el siguiente paso es explorar la informacin obtenida para ver hacia adentro de la organizacin y poner en blanco y negro las fortalezas y debilidades con las que contamos. Aqu se puede trazar un mapa de la empresa en donde se contemple la gente, instalaciones, equipos, procedimientos, sistemas, en el grado de detalle deseado; la pregunta es: Consideramos que este punto es una fortaleza o debilidad? Y lo ms importante: Por que pensamos esto? Lo mismo deber ser realizado con los factores externos, identificando oportunidades y amenazas tanto de la competencia, el mercado, o las regulaciones actuales o futuras que enfrentar a la empresa. competitiva

Lo anterior no es recomendable hacerlo a la carrera o con prisas, ya que el nivel de reflexin, de detalle y de soporte con datos y hechos con los que contestemos las preguntas, nos dar un mejor panorama Para fundamentar el siguiente paso: la generacin de estrategias de accin en tres niveles; el estratgico, que debe definir el que vamos a hacer y porque; el tctico, que nos establecer el cmo lo vamos a lograr, conque recursos; y el operativo, que deber ser realizado por cada departamento y detallara especficamente quienes, donde y conque se realizara. Para cada fortaleza, que se requiere para mantenerla, en cada debilidad, que tenemos que hacer para subsanarla; Como vamos a aprovechar las oportunidades para elevar nuestro nivel actual, y de qu manera habremos de enfrentar las amenazas que hemos identificado. Para organizar l cumulo de datos que hemos generado, existen varias alternativas. Se puede encomendar al rea comercial que desarrolle sus objetivos y planes en base al anlisis estratgico y luego pedir a las dems reas que realicen los propios de manera alineada, es decir, para apoyar dichos planes. Otra forma de hacerlo en compaas de menor tamao, es simplemente tomar en cuenta las respuestas de las preguntas planteadas en el anlisis y de all generar acciones concretas que permitan en el corto, mediano y/o largo plazo, ir cubriendo cada elemento de manera coordinada. La recomendacin en esta etapa es no olvidar que todo plan requiere de un mtodo de seguimiento; de monitoreo en su cumplimiento y efectividad. La necesidad de ser flexibles en la ejecucin de un plan estratgico nos lleva a poder contar con esquemas de contingencia que nos permitan cambiar de rumbo en algn proceso cuando los indicadores de monitoreo nos sealen la necesidad de hacerlo. Las ltimas dos fases de un plan estratgico son la ejecucin y monitoreo. Es crtico que para implementar un plan estratgico, toda la organizacin sea involucrada a travs de una buena comunicacin, principalmente de las metas, estrategias y acciones concretas a ser tomadas, por quienes, cuando, y como se van a medir y evaluar en el desempeo tanto de la empresa como de los individuos.

Es de suma importancia que los planes no se queden en buenos deseos, por ah archivados. Es responsabilidad primordial de la administracin l llevarlos a cabo, motivando, energizando y guiando el esfuerzo coordinado de todo el personal. Cualquier integrante de la organizacin debe ser capaz de reflejar su trabajo, por humilde que parezca, en una intencin estratgica; en un hospital la limpieza es vital, por lo tanto, el personal de aseo necesita entender y vivir la importancia enorme de su trabajo, y as todos los dems cada quien en su funcin. Esto no se logra desde un escritorio sino hay que vivenciarlo a travs de la gente y participando en las problemticas del da con da. La medicin adecuada y el respectivo monitoreo de los resultados y acciones no debe perder de vista la necesidad de evaluar, adems de los nmeros fros del desempeo, tambin los factores humansticos, como la integracin del personal y su nivel de satisfaccin. Esto cobra particular importancia en los servicios, ya que la calidad de los mismos depende en un alto nivel de la relacin interpersonal con los clientes. El efectuar e implementar un plan estratgico para una organizacin es una tarea ardua y compleja, pero provee enormes beneficios si realmente se lleva todo o aprendido a la prctica. Y es que al final de cuentas en eso se resume todo: En un extraordinario ejercicio de aprendizaje organizacional. Misin La misin de una empresa o cualquier otra organizacin es su objetivo gobernante, es lo que explica su razn de ser. Para un ejrcito sera la conquista de un territorio, venciendo al enemigo con el menor nmero de bajas. Para una empresa sera la conquista del cliente, venciendo al competidor con la mayor rentabilidad posible para el accionista. Las organizaciones, instituciones, empresas o cualquier forma de agrupacin coherente no pueden funcionar sin una misin que justifique su existencia. Un equipo profesional de balompi tiene la misin de ganar un campeonato, conquistando as la preferencia del espectador y satisfaciendo al mismo tiempo los intereses de sus patrocinadores.

Independientemente de su naturaleza y de los mercados en los que participa, la misin de cualquier empresa pblica o privada constituida dentro de un marco de economa de libre mercado es la de asegurar la satisfaccin de los intereses de sus inversionistas y de sus consumidores. De tal manera que la misin de toda empresa se traduce en un doble propsito: satisfacer simultneamente las expectativas de sus clientes y de sus accionistas. La empresa cumple su misin si logra dos cosas al mismo tiempo: a) Que sus clientes perciban que sus productos y servicios son ms valiosos que los de sus competidores. El juicio de valor lo hace el cliente, quien estar dispuesto a pagar el precio de algo si juzga que tiene ms valor que el dinero con el que lo compra. b) Que sus accionistas obtengan un rendimiento por su inversin mayor al que obtendran de empresas con riesgo similar. El juicio de riesgo lo hace el accionista quien estar dispuesto a invertir sus recursos en las empresas que produzcan la mayor renta en condiciones de riesgo similares.

Diagnstico de la organizacin Una vez que se ha definido la misin y se tiene una expresin de la visin de la organizacin, el siguiente paso es la realizacin del diagnstico de la organizacin siguiendo el esquema propuesto por diversos autores. Para realizar el diagnstico de la organizacin, institucin o centro de trabajo es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de su entorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; as como las tendencias del contexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, con estos dos elementos se podr integrar el diagnstico externo. Por otro lado, para el diagnstico interno ser necesario conocer las fuerzas al interior que intervienen para facilitar el logro de los objetivos, y sus limitaciones

que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva. En el primer caso estaremos hablando de las fortalezas y en el segundo de las debilidades. Para facilitar el diagnstico del entorno y establecer criterios homogneos que permita l dialogo entre los miembros de la organizacin, es conveniente establecer categoras de anlisis. Algunos autores concuerdan en las siguientes: Econmica-financiera, polticalegal, tecnolgica, proceso organizacional y la categora que corresponda a la funcin sustantiva de la organizacin, institucin o centro de trabajo, es decir su razn de ser. El diagnstico interno se facilitar con las siguientes categoras de anlisis: Recursos humanos, recursos fsicos y/o materiales, recursos financieros y/o presupuestales, recursos tcnicos y/o tecnolgicos, procesos gerenciales y procesos sustantivos (est categora tambin deber identificarse en funcin de la naturaleza de la organizacin). A continuacin se presentan las categoras de anlisis del entorno y algunas de las variables que pueden estar involucradas. Cada organizacin, dependiendo de su naturaleza deber exponer y describir las variables que le competen. Anlisis Externo

CATEGORIAS DE ANALISIS Factor econmico-financiero:

VARIABLES incluye Presupuesto institucional, determinacin

todos los aspectos monetarios que de prioridades del gasto, sueldos y afectan los procesos organizacionales. salarios, polticas de financiamiento, etc. Factor poltico-legal: involucra las Estabilidad poltica, disposiciones cuestiones de esta ndole que inciden legales, mecanismos de comunicacin, en la organizacin. Factor tecnolgico: etc. Cambio tecnolgico, tecnologa

componentes computacional, tecnologa aplicada a los servicios que otorga la organizacin, etc.

actuales inherentes a la organizacin.

Proceso

mercadolgico: para la

incluye venta

el Servicios sustantivos que proporciona la y organizacin, clientes (tipo, cantidad), de

mecanismo

otorgamiento de servicios. usuarios, oferta, demanda, etc. Proceso organizacional: incluye todas Estructura orgnica, procesos

las condiciones que la organizacin servicio, liderazgo y toma de decisiones, establece y que la caracteriza para lneas de comunicacin, imagen interna cumplir con su misin. Anlisis Interno y externa, etc.

CATEGORIAS DE ANALISIS

VARIABLES Tipo, cantidad, formacin profesional, competencia (entendida como el mximo nivel de especialidad requerido en la organizacin, institucin o centro de trabajo), experiencia, sistema y y valoracin grado de de de del motivacin/actitudes, satisfaccin, remuneraciones (evaluacin nivel

Recursos humanos (algunos autores lo identifican como el Factor Humano de la organizacin)

compensaciones

desempeo), promocin, seguridad y estabilidad en el empleo, productividad, clima organizacional, nivel de conflicto, sistema de capacitacin y desarrollo, comunicacin, etc. Cantidad y calidad del espacio, cantidad Recursos fsicos/materiales y calidad del mobiliario, cantidad y calidad del equipo asignado, mantenimiento, seguridad, limpieza, etc. Sistema contable-presupuestal, flexibilidad en el manejo de recursos Recursos financieros/presupuestales internos/externos, estructura de costos y gastos, distribucin del ingreso, fuentes de financiamiento, etc.

Los propios de la naturaleza de la organizacin. Recursos tecnolgicos/tcnicos institucin En el caso de una ser: educativa pueden

tecnologa educativa, material de apoyo y modalidades educativas. Proceso de toma de decisiones, sistema Proceso gerencial de planeacin, sistema de evaluacin y control, sistema de informacin, grado de cumplimiento de metas, etc. Las variables tambin dependen de la naturaleza de la organizacin; para la Procesos sustantivos (segn la misma institucin educativa se refiere a: accesibilidad, o modelo calidad, acadmico, organizacin tendrn el nombre de los necesidad que satisface, reputacin e servicios que proporcionen, en el caso imagen, procesos acadmicos) acadmicos etc. de una institucin educativa son los investigacin y publicaciones, niveles satisfaccin de los usuarios-clientes,

A-. Planificacin de los Recursos Humanos Es importante la planificacin de los recursos para el cumplimiento de los objetivos organizacionales y de las metas de la organizacin. Para cumplir los objetivos organizacionales se requiere del personal necesario y adecuado, es por ello la importancia de la planificacin de los recursos humanos por tanto es esencial, que los puestos en la organizacin cuenten con el personal calificado para desempearlos.

La planificacin de los recursos humanos permite a la empresa suministrar el personal adecuado en el momento justo y preciso, este es un proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas hacia el interior de la

organizacin, dentro de sta y hacia fuera. Su propsito es utilizar estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y cuando se necesiten, a fin de alcanzar las metas de la organizacin.

La planificacin de los recursos humanos con la planificacin estratgica va de la mano. En cuanto a la planificacin de recursos humanos se deber tener en cuenta la participacin de todos los gerentes y supervisores de la organizacin para que en base al plan estratgico que tenga la organizacin, proyecten los recursos necesarios y las necesidades de la organizacin. Anlisis de los recursos (recursos financieros, mquinas, equipos, materias primas, recursos humanos,. Tecnologa, etc.) De que dispone o puede disponer la empresa para sus operaciones actuales o futuras. Anlisis de la estructura organizacional de la empresa, sus aspectos positivos y negativos, la divisin del trabajo en los departamentos y unidades, y cmo se distribuyeron los objetivos organizacionales en objetivos por departamentos. Evaluacin del desempeo actual de la empresa, con respecto a los aos anteriores, en funcin de utilidades, produccin, productividad, innovacin, crecimiento y desarrollo de los negocios, etc. B-. Maquinas, Herramientas, Equipos Y Auxiliares Utilizados al Trabajo Se incluye la informacin sobre los productos fabricados, los materiales procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica y los servicios proporcionados. C-. Los Procesos Procesos de manufactura Componentes de la Estrategias: 1. Horizonte de Tiempo

2. Impacto 3. Concentracin de Esfuerzos Hacia un Objetivo 4. Patrones de Decisin 5. Consistencia

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml http://www.proasetel.com/paginas/articulos/elementos_plan.htm http://infoplanificacion.blogspot.com/