DIPLOMADO EN SISTEMAS DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL NTC OHSAS 18001:2007

TEMA DE ESTUDIO: AUDITORIAS INTERNAS A LOS SISTEMAS DE GESTIN INTEGRAL

FRANCISCO ACOSTA BUSTAMANTE

Auditor Lder Certificado Docente Facilitador del Modulo 4 del Diplomado

Medelln, febrero 05 de 2010

FORMACIN DE AUDITORES INTERNOS EN LOS SISTEMAS DE GESTIN INTEGRAL COMO VALOR AGREGADO PARA LA ORGANIZACIN
FRANCISCO JOS ACOSTA BUSTAMANTE

AGENDA TEMTICA DEL MODULO 4

Para reflexionar

La auditora Recomendaciones Cmo agrega valor la auditora? Consejos para los Auditados

AUDITORAS EN SISTEMAS DE GESTIN

(CALIDAD, AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL)

COMO VALOR AGREGADO PARA LA ORGANIZACIN Objetivo: Suministrar a los asistentes los conocimientos y
tcnicas para adquirir y desarrollar habilidades en la ejecucin de Auditoras de Calidad, que les permita evaluar la aplicacin y eficacia de los procesos del sistema de gestin de la organizacin y contribuir al logro de los objetivos corporativos. Dar un enfoque humano, prctico, til y objetivo al proceso de auditorias internas de calidad.

PARA REFLEXIONAR TEME USTED COMETER ERRORES? No tema, de los errores se puede sacar provecho. Si usted los esconde, no llegar a aprender, ni a mejorar.

PARA REFLEXIONAR TEME USTED COMETER ERRORES?

No tema, de los errores se puede sacar provecho. Si usted los esconde, no llegar a aprender, ni a mejorar.

PARA REFLEXIONAR AUDITORAS A SISTEMAS DE GESTIN

PARA REFLEXIONAR
La auditora interna es una de las principales herramientas que tiene la organizacin para retroalimentar el desempeo de los Sistemas de Gestin, mucho ms cuando se parte de estndares estructurados a partir del modelo administrativo PHVA (Planear Hacer VERIFICAR Actuar) donde la verificacin es la base del mejoramiento. Las normas ISO 9001, ISO14001 y OHSAS 18001 por ser normas genricas son difciles de auditar. (Auditora combinada)

INTEGRACIN DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

Definir y analizar las necesidades y riesgos de las partes involucradas, pertinentes para su negocio. Norma AS/NZ 4360-1999. Enfrente los riesgos usando las herramientas disponibles.
OHSAS 18000 Normas contables Normas de producto Gestin de Riesgos ISO 14000 Gestin de la informacin Gestin del conocimiento Sistema de Control Interno Modelo de excelencia

ISO 9000

PARA REFLEXIONAR
Las auditoras son una herramienta de gestin efectiva usada para examinar procesos y actividades y determinar si se ajustan a las normas y procedimientos, y si existen oportunidades de mejora.

AUDITORA = AUDIRE = ESCUCHAR

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

QU ES UNA AUDITORA?
Definicin:

sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluarla

Proceso objetivamente, con el fin de determinar en qu grado se cumplen los criterios de la auditora
ISO 19011

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

Desglose de la definicin de auditora:

No aleatorio. Las auditoras usualmente son una actividad planificada y programada.

Sistemtico:

Independiente:
auditada procedimiento escrito.

Los auditores deben ser independientes del rea

Documentado: El proceso de auditora ha sido publicado como un Evidencia: Evidencia objetiva Evaluarla objetivamante: Comparar la evidencia con los
criterios de auditora, usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones y sentimientos.

Criterios de la auditora: Los requisitos presentes de acuerdo

con el tipo de auditora (legales, organizacin, partes interesadas).

Se cumplen: Ocurren realmente.

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

LA AUDITORA
Conjunto de polticas, objetivos, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. (ISO 9000; 3.9.3)

ELEMENTOS DE LA AUDITORA

CRITERIOS

DE AUDITORA
Registros, declaraciones o cualquier otra informacin pertinente a los criterios y son verificables (ISO 9000; 3.9.4)+

EVIDENCIA
Resultados de la evaluacin de la evidencia recopilada frente a los criterios (ISO 9000; 3.9.5)

DE AUDITORA

HALLAZGOS
DE AUDITORA

CONCLUSIONES
DE AUDITORA

Resultados de una auditora tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos (ISO 9000; 3.9.6)

LA AUDITORA

AUDITORA COMO PROCESO

ENTRADAS

CRITERIOS DE AUDITORA

PROCES O SISTEMTICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO EVIDENCIAS

SALIDAS

HALLAZGOS Y CONCLUSIONES

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos (externos o internos)

Objetivo especfico: Determinar cumplimiento

Registros, declaraciones de hechos o informacin verificables. Mejoras de Valor

LA AUDITORA

ETAPAS DE LA AUDITORA
ELABORAR Y ENTREGAR INFORME

PREPARACIN

REALIZAR REUNIN DE APERTURA

ELABORAR PLAN DE AUDITORA

REALIZAR TRABAJO DE CAMPO

SEGUIMIENTO

PREPARAR LISTAS DE VERIFICACIN PREAUDITORA

REALIZAR REUNIN DE CIERRE AUDITORA POST-AUDITORA

LA AUDITORA
QUINES INTERVIENEN?

Cliente
Organizacin o persona que solicita una auditora.

Auditado
Organizacin que es auditada

Equipo auditor
Auditor (persona competente) Auditor lder Experto tcnico (conocimiento o experiencia especficos)

LA AUDITORA
CICLO P H V A

AJUSTAR
Tomar accin apropiada

Determinar polticas metas y objetivos

PLANEAR

Mtodos para alcanzar metas Normalizar Dar educacin capacitacin Realizar el trabajo

Verificar los efectos de la ejecucin

VERIFICAR

HACER

LA AUDITORA
Poltica Planificacin

IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN

Implementaci n Implementacin Verificacin Revisin SG Exitoso

X
Poltica

Planificacin

Verificacin

Revisin

Sin Rumbo

X
Planificacin

Implementacin

Verificacin

Revisin

Ineficacia

Poltica

X
Implementacin

Verificacin

Revisin Ineficiencia

Poltica

Planificacin

X
Verificacin

Revisin Desconocimiento

Poltica

Planificacin

Implementacin

Estancamiento

CONCEPTOS IMPORTANTES
El concepto de evidencia se asocia frecuentemente con la expresin hallazgo; Pero el hallazgo an no permite determinar objetivamente la conformidad o no frente a algn elemento del Sistema de Gestin de Calidad. La evidencia es la base de juicio del auditor y consiste en una disposicin mental de ste, y por esa razn, el proceso de obtencin de la evidencia es complejo. Podemos identificar 3 clases de evidencias durante un proceso de auditora interna: Evidencia documental Evidencia testimonial Evidencia fsica

RECOMENDACIONES
Vestirse adecuadamente. Ser corts y amable

Ser puntual.

Evitar dar sugerencias

Estar preparado adecuadamente.

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

SELECCIN DE AUDITORES

AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a AUDITOR cabo una auditora (ISO 9000; 3.9.9)
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

 Todo auditor cuenta con seis honestos sirvientes cuyos nombres son: Dnde Qu Cundo Cmo Porqu Quin Acompaados de uno llamado mustrame Con el fin de evitar respuestas con un simple si o no

AMIGOS DEL AUDITOR

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

PREGUNTAS A REALIZAR
Cmo cumple usted con la Poltica de Gestin? Quin es el representante de la Gerencia? Qu entrenamiento ha recibido? ver el registro de entrenamiento Qu procedimientos usted sigue? ver el procedimiento Qu hace usted con el producto no conforme? Cmo identifica los problemas? Qu registros hace usted? examinar algunos registros De dnde proviene su trabajo? ver plan de trabajo, orden de actividades, entre otros. Cmo hace para saber qu es aceptable? Qu hace cuando descubre que un instrumento de medida est descalibrado?

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

Plantilla con fondo / logo y claim inferior abajo

PREGUNTAS SOBRE LA NORMATIVA

Cmo ha sido identificada la aplicacin de la norma legal en la entidad? Qu medios existen para consultar la norma legal? Cmo se ha verificado el cumplimiento de la norma legal en la entidad? En caso de incumplimiento, qu acciones se han tomado? Cmo se asegura la entidad de la vigencia de las normas legales aplicables?
Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

RECOMENDACIONES
REDACCIN DE NO CONFORMIDADES
Al redactar la No Conformidad debe tenerse en cuenta siempre: 1.El requisito que se incumple. 2.La Norma o documento de la organizacin donde est expresado el requisito 3.Las evidencias que soportan la No Conformidad. Se debe redactar teniendo en cuenta los siguientes elementos: Naturaleza hecho (descripcin de la percibido y observado en el sitio), Evidencia (datos que respaldan la existencia o veracidad de algo) y la No conformidad (incumplimiento del requisito)

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

RECOMENDACIONES

REDACCIN DE NO CONFORMIDADES, EJEMPLO

El seor Gmez operaba la unidad generadora de controlando variables crticas con equipos sin calibracin. energa

Calibracin semestral

Comparado con: Plan de calibracin

HECHO EVIDENCIA CRITERIO

Equipos sin calibracin La unidad generadora funcionando con equipos sin cumplir plan de calibracin Calibracin semestral de equipos

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

EJEMPLO continuacin
La calibracin de los equipos debe hacerse cada seis meses, sin embargo el 04 de abril a las 11:25 p.m. la unidad generadora operaba controlando variables crticas con equipos descalibrados.

Abastecimiento Energtico Regional: Retos y Perspectivas

CMO AGREGAR VALOR MEDIANTE LA AUDITORA?

Enfocarse en los procesos, ms que en los procedimientos. Enfocarse ms en los resultados que en los registros. Evaluar la implementacin de los 8 principios.(cliente, lder, personal, procesos, sistema, mejora, decisiones, proveedores) Hacer preguntas aplicando el PHVA Evaluar la eficacia de los procesos Identificar problemas Aumentar el desempeo de la Organizacin

CMO AGREGAR VALOR MEDIANTE LA AUDITORA?

Identifica oportunidades aumento del desempeo de mejora que orienta el

Identifica posibles reas de riesgo. Recolectar evidencias durante la auditora. Auditar los procesos de la alta direccin. Auditar de la competencia del personal y de las acciones adoptadas. Definicin del alcance del Sistema.

CONSEJOS PARA AUDITADOS

Sea cooperativo y atento Entienda la pregunta Conteste slo lo preguntado No responda lo que no es de su rea Sea capaz de buscar los registros No ofrezca informacin no solicitada No d opiniones

muchas gracias
Francisco Jos Acosta Bustamante Email : francisco.acostab@epm.com.co Telfono: 3805933