CONTROL DEL PROGRAMA

Cuando finalmente el proyecto puede ser realizado, es necesario continuar con un proceso de revisin en el cual se observa el avance real y se determina el estado del proyecto en comparacin a lo establecido inicialmente. Esta apreciacin se realiza con el fin de reconocer si el proyecto se encuentra retrasado y de esta forma aplicar una accin correctiva que permita mantener nuevamente el proyecto dentro de los parmetros establecidos (presupuesto, alcance y tiempo). Con este aparte se proporciona una breve introduccin al captulo y a continuacin un sumario aclarar puntualmente la cuestin prevista. Un proceso de control consiste en la recoleccin de informacin sobre el desempeo real del proyecto, con el fin de precisar las diferencias con el desempeo planeado y aplicar posteriormente las acciones pertinentes para equilibrar nuevamente el proyecto. Se puede determinar un periodo de informes para llevar a cabo la revisin, el cual depender de la duracin misma del proyecto y de la complejidad que comprenda. Durante cada uno de los periodos de informes se deben reunir dos tipos de informacin: datos sobre el desempeo real y la informacin sobre cualquier cambio en el alcance, programa o presupuesto del proyecto. Datos sobre el desempeo real hace referencia a las fechas y costos reales en los que se incurri cada actividad y en cuanto a la informacin sobre los cambios, se describe en este aspecto aquellas modificaciones que surgen por peticin del cliente, del equipo del proyecto o por algn acontecimiento inadvertido. De esta forma, al momento de que los cambios hayan sido aceptados por el cliente, un nuevo programa, presupuesto y alcance deben ser elaborados de tal manera que sean diferentes al plan inicial, estableciendo un punto de referencia que permita hacer las comparaciones. Posteriormente, se analizan los presupuestos y programas para determinar si el proyecto se encuentra todava dentro del programa y presupuesto, o si por el contrario los ha excedido. En caso de no se presente inconveniente alguno, las acciones correctivas no sern necesarias; mientras que en caso de que se encuentre algn exceso, estas acciones buscan reubicar el proyecto nuevamente. A continuacin de tomada la decisin de cuales acciones correctivas sern aplicadas, deben ser aadidas al programa y al presupuesto. Este proceso de control del proyecto contina a lo largo de la ejecucin del mismo, y es apropiado destacar que entre ms corto sea el periodo de informes, existe mayor probabilidad de encontrar los problemas a tiempo y aplicar las acciones necesarias. Esta frecuencia de entrega de informes puede ser un elemento que se puede manipular con el fin de devolver el equilibrio al proyecto y ponerlo al da. De igual forma es preciso reconocer tambin, que en el momento en que el proyecto se sale de control, resultar muy difcil cumplir el objetivo sin realizar modificaciones en el alcance, el presupuesto, el programa y/o la calidad, es decir el proyecto se lograr a pesar de que las cosas no salgan como se haba estimado, y es por esta misma razn que la administracin de proyectos es considerada un mtodo proactivo de control. Igualmente, el proceso de control es necesario puesto que habr actividades que sern realizadas en menos tiempo del precisado, mientras que habr otras que lo sobrepasarn. La forma en que las actividades avancen, definido esto como avance real, ser importante para las dems actividades que no han sido finalizadas, debido a que las fechas reales de culminacin determinarn las fechas de inicio y terminacin de las actividades restantes.

Anteriormente se mencionaron aquellos cambios que pueden ocasionar modificaciones en el proyecto y el impacto de estos depender del momento en que se hayan manifestado. Al principio del proyecto, puede tener un impacto menor en el costo y el presupuesto que si se realiza cuando el proyecto lleva un alto grado de avance. Dada esta condicin, los impactos son evaluados y despus de que se obtiene la aprobacin del cliente los cambios podrn ser incorporados. La informacin sobre fechas de terminacin real de las actividades ya terminadas y las consecuencias de cualquier cambio, es la que permite la elaboracin del programa actualizado del proyecto. Para aquellas actividades restantes que no han finalizado se les calcula las fechas de inicio y terminacin, en base a las fechas de terminacin reales de las actividades ya cumplidas y en la duracin esperada de las actividades sin terminar. Ahora para las fechas ltimas de inicio y terminacin sin terminar se trabajan similarmente avanzando hacia atrs en el diagrama de red. El control del programa, puede ser agrupado en cuatro etapas: la primera, el debido anlisis para determinar qu reas necesitan acciones correctivas; la segunda, la decisin de cuales acciones correctivas se deben aplicar, la tercera, incorporacin de acciones correctivas al plan y la cuarta, un nuevo clculo del programa para estimar los impactos de las acciones correctivas. Este proceso debe continuar realizndose hasta que se obtenga un programa aceptable. En el anlisis del programa se debe incluir el reconocimiento de la ruta crtica y mucho ms en caso de que tenga holgura negativa o que la holgura se haya desmejorado en comparacin con el programa previsto inicialmente. En estas rutas se debe disponer un esfuerzo mayor a medida que la cantidad de holgura aumente negativamente, mas un mejoramiento se puede lograr muy sencillo, debido a que un cambio en la duracin estimada de cualquier actividad ocasionar una disminucin en la holgura (la holgura la comparte la ruta). Al momento de analizar una ruta de actividades con esa holgura, se debe prestar atencin en dos actividades: actividades de corto plazo (en progreso o inicio en un futuro cercano) y las actividades de una duracin estimada larga. En las primeras es ms apropiado aplicarles una accin correctiva, puesto que en las programadas para el futuro es riesgoso, dado que se pueden realizar modificaciones apresuradas que desvan la funcin de una accin correctiva. En cuanto a las segundas es apropiado puesto que estas actividades como poseen una larga duracin, cualquier reduccin es una importante modificacin a favor del proyecto. Existen diferentes mtodos para reducir la estimacin de la duracin de las actividades y una de ellas es la asignacin de ms recursos para hacer que su ejecucin se realice ms rpido. Podran usarse mayor nmero de personas o incrementar las horas de trabajo en este mtodo. Otra forma es asignar una persona con ms experiencia o ms competencia reduciendo claramente el tiempo de la actividad. La reduccin del alcance o los requisitos y hasta la misma eliminacin de la actividad tambin pueden ser empleadas. Finalmente, en todo caso se debe calcular el nuevo programa para observar si realmente las acciones correctivas condujeron a la reduccin de la holgura, y si de esta forma permitieron lograr el equilibrio sea con aumento en costos o reduccin de alcance. Puede ocurrir que el retraso sea de tal tamao que se ponga en riesgo el cumplimiento del objetivo y en dicho caso el cliente puede tomar la decisin de extender la fecha de terminacin o dialogar con el contratista, para decidir quin asumir los sobrecostos. Para esto en ciertos contratos se establecen clusulas que premiarn finalmente la terminacin anticipada o castigarn la terminacin tarda. Nunca se puede esperar que el proyecto recupere por s mismo el equilibrio, o esperar a encontrar ms adelante holguras positivas que anulen las negativas. Por ello es que el proceso de control est a la mano del administrador del proyecto.