FINANZAS CON MICROSOFT EXCEL

Captulo

Excel y la contabilidad
Comencemos el recorrido de esta obra descubriendo cules son las herramientas de Excel que nos facilitarn algunas tareas relacionadas con la contabilidad. Entre ellas, veremos las tablas y las tablas dinmicas, haremos comparaciones y validaciones.
Conciliacin de informacin Las funciones de bsqueda Las referencias relativas y absolutas Ms detalles Filtros Algunos cambios Tablas y tablas dinmicas Las tablas Las tablas dinmicas Las validaciones de datos Aspectos bsicos del sistema contable Los estados contables Bsqueda y reemplazo Cambiar signos El balance Resumen Actividades 14 16 20 21 22 24 26 26 28 31 35 39 39 41 44 45 46

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Conciliacin de informacin

CONCILIACIN DE INFORMACIN
Una de las tareas ms repetidas en cualquier departamento de contabilidad o administracin de una empresa es la realizacin de conciliaciones de datos e informacin. Podran ser, por ejemplo, datos bajados de algn sistema informtico de informacin o, simplemente, listas de datos ingresados en una planilla de Excel que debamos comparar o mayores de cuentas contables que queramos contrastar, entre otras opciones. Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar valores y aplicar algunas opciones de las herramientas de ordenamiento y filtro. Comencemos con una ejemplificacin bien simple. Supongamos que tenemos una extraccin de datos de algn sistema de la compaa que debemos comparar con un archivo de Excel donde se hacen seguimientos manuales de las ventas y queremos contrastar si hemos registrado en la contabilidad todas las facturas de venta. En primer lugar, contamos con el detalle de la extraccin del sistema, donde figura el nmero de factura que ser la clave que utilizaremos para la comparacin de los datos.

En el caso que presentamos, la extraccin tiene los datos de la facturacin, los nmeros de los comprobantes, las fechas y los importes. Adems, contamos con un detalle que lleva el departamento de ventas, donde se registra cada una de las operaciones que realizaron los vendedores. Esa informacin la remiten al departamento contable todos los meses para que se efecte la comprobacin del registro contable de las facturas y luego se proceda a liquidar las comisiones correspondientes a los vendedores.

Figura 2. El seguimiento del departamento de ventas incluye otros datos, como el canal de ventas y el cliente.

Para realizar esta primera conciliacin utilizaremos, como nexo, el nmero de la factura y aplicaremos funciones de bsqueda. EN EXCEL 2003

Las limitaciones de Excel 2003 (y otras versiones anteriores) son bastantes si las contrastamos con Excel 2007. La cantidad de filas que se pueden utilizar no puede superar las 65.536, en comparacin con la posibilidad de usar ms de un milln en

Figura 1. Habitualmente, los sistemas de informacin, ya sean contables o administrativos, tienen la posibilidad de generar extracciones, en algunos casos directamente a Excel y, en otros, como archivo de texto.

la ltima versin. Adems, como mximo, podremos contemplar 256 columnas respecto de las ms de 16.000 de Excel 2007.

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Las funciones de bsqueda

Dentro de la pestaa Frmulas, Microsoft Excel 2007 presenta un grupo denominado Biblioteca de funciones que incluye, divididas en distintos grupos, las frmulas que podemos aplicar. Entre estos diferentes grupos encontramos las funciones de Bsqueda y referencia.

Lgicas: aqu encontraremos algunas funciones que nos resultarn de gran utilidad al elaborar construcciones condicionales complejas. Por ejemplo, con la funcin SI podremos analizar una determinada condicin que, de cumplirse, nos permitir realizar un clculo o una accin. Si arroja como resultado un valor falso, podremos realizar algo diferente. Texto: muchas veces tendremos que trabajar con valores no numricos. Para poder hacerlo, en este grupo hallaremos funciones que nos permitirn trabajar ms fcilmente con este tipo de datos. Fecha y hora: dentro de este grupo encontraremos las funciones referidas al manejo de fechas y su composicin. Es posible determinar das, meses y aos, como as tambin horas, minutos y segundos. Adems de estos grupos que mencionamos, existe el referido a las funciones de Bsqueda y referencia, donde hallaremos funciones que nos habilitarn para realizar bsquedas y comparaciones. Tambin encontraremos un grupo especfico que contiene funciones Matemticas y trigonomtricas, y otro grupo que concentrar el resto de las funciones disponibles.

Figura 3. Son varias las funciones que nos permitirn realizar comparaciones.

Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo con su funcionalidad. Hagamos un rpido repaso por el contenido de cada uno de los grupos. Autosuma: adems de la funcin Suma (que nos permite realizar sumatorias de valores incluidos en celdas y rangos), este grupo contiene otras funciones sencillas que nos permitirn calcular promedios (Promedio), obtener los valores mnimos (Mn) y mximos (Mx), y realizar diferentes formas de conteos. Usadas recientemente: este grupo ir mostrando las ltimas funciones utilizadas y nos permitir un fcil acceso a las que utilizamos con ms frecuencia. Financieras: dentro de este grupo hallaremos las funciones que nos posibilitarn realizar clculos financieros (profundizaremos sobre esto en los prximos captulos). El clculo de intereses y tasas, de pagos, y la amortizacin de crditos son algunas de las cuestiones que podremos resolver con estas funciones.
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Figura 4. La categora Cubo aparece en la versin 2007 de Excel (no en anteriores) e incluye funciones relacionadas con cubos de dato.

Dentro de este ltimo grupo tendremos funciones especficas relacionadas con clculos estadsticos y de ingeniera. Asimismo hallaremos las funciones ES y otras que nos permitirn identificar y trabajar con los diferentes tipos de errores que puedan arrojar algunas funciones.
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Conciliacin de informacin

Para volver a nuestro proyecto, recordemos que contamos con dos planillas diferentes: una, con datos extrados de un sistema contable y otra, con un detalle de seguimiento del departamento de ventas. Una de las formas de realizar comparaciones es a travs de funciones. En este caso utilizaremos BUSCARV, que forma parte del grupo Bsqueda y referencia. Esta funcin nos permite, partiendo de un dato que funciona como llave (valor_buscado), encontrarlo en otra tabla o matriz (matriz_buscar_en) y obtener un determinado dato de esta ltima. Su sintaxis es =BUSCARV(valor_ buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado]). Debemos tener en cuenta que esta funcin buscar la informacin de manera vertical, es decir, el valor buscado debe encontrarse a la izquierda de la tabla o matriz donde deseamos encontrar el dato correspondiente. En nuestro ejemplo, el valor buscado que utilizaremos como llave ser el nmero de la factura, ya que es el dato que figura en las dos tablas, y utilizaremos una celda auxiliar para volcar los resultados. Comenzaremos chequeando desde la planilla extrada del sistema, los datos incluidos en el seguimiento del departamento de ventas.

El primer argumento de la funcin BUSCARV ser la celda que contenga el nmero de la factura que utilizaremos como nexo. En este ejemplo, esos valores se encuentran dentro de la fila A. Para el segundo argumento tenemos que seleccionar la tabla o matriz donde se debe realizar la bsqueda, que en este caso ser la siguiente matriz de datos. Es importante que tengamos bien en claro que la primera columna del segundo argumento de esta funcin (la matriz donde se buscarn los valores) debe ser aqulla que contenga los valores de la referencia, es decir, el valor seleccionado como llave en el primer argumento. Por lo tanto, en nuestro ejemplo, este rango comenzar en la columna donde se incluyen los nmeros de facturas de la planilla de seguimiento.

Figura 6. En este caso, nuestra matriz comenzar a partir de la columna C. Figura 5. Cuando comencemos a incluir una funcin, Excel nos mostrar una ayuda activa.

EN EXCEL 2003

En versiones anteriores de Microsoft Excel, para insertar una funcin nos podemos dirigir al men Insertar/Funciones. La agrupacin de las funciones es similar a la de Excel 2007, aunque hay algunas especficas que slo se han incorporado en esta nueva versin. Si no encontramos algo, podemos recurrir a la ayuda.

Esta funcin incluye un tercer argumento que ser el nmero de la columna que queramos obtener como resultado. En este caso, incluiremos un 3 para traer el importe de cada factura. Por ltimo, debemos incluir un cuarto argumento, que le indicar a la funcin si los valores de la matriz donde debe realizar la bsqueda se encuentran ordenados o no. Si se incluye la palabra FALSO o se lo pone vaco, Excel asume que los valores se encuentran desordenados, mientras que si el valor es VERDADERO o se omite, asume que se encuentran ordenados. Al terminar, la funcin quedara de la siguiente forma: =BUSCARV(A3;Seguimiento!C3:F24;3;).
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Figura 7. La hoja que posee los datos del departamento de ventas se ha denominado Seguimiento.

De esta forma, podremos obtener el valor de todas las facturas de la extraccin de datos que se encuentren en el seguimiento del departamento de ventas y aquellos valores no encontrados arrojarn un error del tipo #N/A.

ces, que las referencias que posean nuestras frmulas podrn ser relativas o absolutas segn la tarea que estemos realizando, y sern fundamentales ya que nos facilitarn nuestro trabajo al momento de copiar frmulas y funciones. Para fijar filas o columnas tenemos que anteponer el signo $ a las coordenadas de la celda que queramos fijar. De esta forma, si deseamos fijar la columna de una referencia para la celda A1 introduciremos $A1, mientras que si lo que necesitamos es congelar la fila utilizaremos A$1. Esto nos permitir que, al arrastrar frmulas, las partes de la referencia que se encuentren fijas no sean alteradas. Si deseamos fijar filas y columnas a la vez, es decir, obtener una referencia totalmente absoluta, la direccin de la celda deber ser $A$1. Tambin podemos utilizar la tecla de funciones F4 para poder alternar entre las diferentes variantes de fijacin. En nuestro ejemplo debemos fijar las celdas de la matriz donde buscamos los valores, para que al copiar la funcin al resto de las celdas la referencia del rango se mantenga. Por lo tanto, nuestra funcin quedara de la siguiente forma: =BUSCARV(A3;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;).

Ms detalles
Podemos mejorar de muchas formas lo que realizamos hasta ahora: tenemos la posibilidad de incluir algunas funciones adicionales en nuestra comparacin para que al encontrar un valor en ambas planillas aparezca, por ejemplo, la palabra OK o ERROR si los valores no son encontrados. Gracias a esto, luego podremos aplicar algn ordenamiento o filtro sobre esta columna para analizar slo las partidas con diferencias. Para lograr esto, incluiremos una combinacin de funciones SI (funcin condicional que nos permitir evaluar un argumento y, de acuerdo con su resultado, realizar una accin diferente) y ESERROR (funcin que identifica los errores #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? y #NULO!). Como resultado de esto, la funcin completa quedara: =SI(ESERROR (BUSCARV(A4;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;));ERROR;OK). VALORES NO NUMRICOS DENTRO DE FUNCIONES

Las referencias relativas y absolutas

Antes de copiar la funcin que creamos, debemos asegurarnos de que las referencias incluidas dentro de ella respondan a nuestras necesidades. Para corroborar eso, es necesario saber que existen dos tipos de referencias. Por defecto, todas las celdas o rangos que incluyamos dentro de frmulas o funciones sern relativas. Al copiar a otra celda una frmula que incluya una referencia de este tipo, la funcin quedar referenciada a la posicin relativa que corresponda. Por su parte, las referencias absolutas son aqullas que mantienen fijas las celdas o alguna parte de su direccin (columna o fila) para que al momento de copiar las frmulas que contengan esas celdas, sus referencias se encuentren relacionadas con las mismas celdas de destino en forma invariable. Podemos decir, entonERRORES #N/A

Cuando las funciones de bsqueda, como BUSCARV y BUSCARH, no encuentren los valores buscados en la matriz, arrojarn el error #N/A (siglas del ingls not available, que significa no disponible). Ms adelante aprenderemos a aplicar otras funciones que nos permitirn administrar estos errores.

Dentro de las funciones podremos agregar como argumentos o resultados de stas, valores no numricos o de texto. En todos los casos, estos valores deben incluirse entre comillas , por ejemplo, OK o ERROR. Sin embargo, si deseamos incluir valores numricos, las comillas no sern necesarias.

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La utilidad de filtros es muy poderosa y son muchas las opciones que nos posibilita realizar. En este caso, haremos un filtro sencillo para poder mostrar, solamente, aquellas partidas que tienen errores.

Figura 8. En funciones combinadas, los parntesis () toman diferentes colores para permitirnos identificar los diferentes pares de apertura y cierre.

Filtros
Ahora podemos insertar filtros para lograr que slo se vean aquellas partidas que contienen errores. Dentro de la ficha de opciones Inicio, en el grupo Modificar, encontraremos el botn Ordenar y filtrar, que nos dar acceso a las herramientas que nos permitirn realizar filtros y ordenamientos.
Figura 10. Seleccionaremos el valor que queramos filtrar.

Luego de incorporar el filtro, desde los indicadores que se visualizan en los encabezados de cada columna, podremos acceder a las diferentes opciones de esta herramienta. Despus de seleccionar el filtro que deseamos usar, slo veremos las filas filtradas, es decir, aqullas que cumplen con el criterio elegido.

Figura 11. Tambin podramos ordenar los valores para agrupar aquellas partidas con diferencias.

EN EXCEL 2003

En la versin anterior de Excel, las herramientas de ordenamientos y filtros las encontraremos dentro del men Datos. Si bien la finalidad es la misma, Excel 2007 posee una gran cantidad de herramientas adicionales y muy eficaces en este rubro,

Figura 9. Las herramientas de filtro y ordenamiento se encuentran en el mismo grupo.

que las versiones anteriores no tienen.

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Conciliacin de informacin

Para completar la conciliacin deberamos realizar las mismas tareas en la planilla de seguimiento del departamento de ventas para poder, de esta forma, identificar las partidas que no se encuentren incluidas dentro de la extraccin del sistema contable. Los pasos para realizar esto seran los siguientes: en primer lugar, incluir la combinacin de funciones SI, ESERROR y BUSCARV para comparar los valores y, en segundo lugar, agregar filtros para poder identificar todas las partidas que no puedan conciliarse. Tambin podramos seguir mejorando esto e incluir, por ejemplo, formatos condicionales para identificar, a travs de colores, las partidas que mostraran ERROR. Esta herramienta (que estudiaremos ms adelante) la encontraremos dentro de la ficha de opciones Inicio, en el grupo Estilos.

Algunos cambios
Todo lo que hemos realizado funciona slo cuando en las dos planillas tenemos un nexo (en este caso, el nmero de factura) que se encuentra expresado de la misma forma. Qu sucede si este valor se encuentra con formato diferente en cada una de las planillas? Simplemente, nuestra comparacin no funciona. Para resolver esto, realizamos algunas modificaciones en nuestra combinacin de funciones para poder realizar la conciliacin. Supongamos que la planilla del departamento de ventas incluye los nmeros de las facturas, pero en un formato ms simple con menor cantidad de caracteres.

Incluiremos algunas funciones adicionales a travs de las cuales, desde la hoja donde estn los datos de la extraccin contable, podremos transformar el nmero de la factura en el mismo formato que el incluido en la planilla de seguimiento. Primero utilizaremos la funcin DERECHA (incluida dentro del grupo de funciones Texto), que nos permitir extraer desde el extremo derecho una parte del nmero de la factura, y luego aplicaremos la funcin VALOR, del mismo grupo, para poder transformar en un valor numrico el resultado extrado por la funcin DERECHA. En principio, la combinacin quedara =DERECHA(A3;8). De esta forma, podremos extraer de 0001A00000469 el valor 00000469, por ejemplo. A continuacin, aplicaremos =VALOR, quedando =VALOR(DERECHA(A3;8)) para transformar el nmero de la factura en un simple 469. As, lograremos obtener una misma clave en las dos planillas y volver a aplicar todo esto dentro de la funcin =BUSCARV. La funcin completa quedara de la siguiente manera: =SI(ESERROR(BUSCARV (VALOR(DERECHA(A3;8));Seguimiento!$C$3:$F$37;1;));ERROR;OK). Al momento de realizar la comparacin desde la planilla del departamento de ventas debemos conseguir nuevamente que los nexos que utilicemos dentro de la funcin =BUSCARV sean comparables. Podemos, por ejemplo, incluir una columna auxiliar que nos facilite la tarea, o tratar de transformar el valor de la factura, por ejemplo 469, en 0001A00000469. Tenemos la posibilidad de decidirlo segn nuestra preferencia. Slo debemos tener en cuenta que, en estos casos, las funciones de texto son nuestras aliadas.

Otras funciones que nos facilitarn tareas

Existen otras funciones que nos ayudarn a resolver tareas de comparacin: BUSCARH: forma parte del grupo de funciones Bsqueda y referencia y acta igual que BUSCARV, pero su objetivo es obtener datos en forma horizontal, con el reemplazo de columnas por filas. LA MINI BARRA DE FORMATO

La esttica de una planilla es muy importante al momento de realizar trabajos profesionales. Por eso, Microsoft Excel 2007 incluye una mini barra de formato con todas las herramientas necesarias para ajustar las diferentes opciones de formato. Siempre estar a nuestra disposicin con slo presionar el botn derecho del mouse sobre algn lugar de nuestra planilla.

Figura 12. El nmero de la factura es un simple valor sin formato.

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Tablas y tablas dinmicas

IZQUIERDA: nos permite extraer una parte del valor de una celda, pero partiendo desde la izquierda. Es la funcin inversa a DERECHA. TEXTO: en contraposicin con la funcin VALOR, sta permite transformar un valor en un texto. La encontraremos dentro del grupo de funciones Texto. ESPACIOS: quita todos los espacios del texto excepto los individuales, que separan palabras. Nos servir para realizar algunos ajustes cuando trabajemos con datos extrados de otros sistemas que incluyan espacios de ms que nos incomoden las comparaciones. CONCATENAR: tambin est incluida dentro del grupo de funciones Texto y nos permite unir cadenas de caracteres formando un nico valor de texto. Si, por ejemplo, poseemos en la celda A1 un nombre y en B1 un apellido, podremos unir todo en una celda si escribimos =CONCATENAR(A1; ;B1). Los argumentos son muy simples, y nos permitir dejar un espacio vaco entre el nombre (valor de A1) y el apellido (valor de B1). Otra opcin es usar, en lugar de esta funcin, el carcter & para relacionar cadenas de caracteres (para este ejemplo sera =A1& &B1).

la ficha de opciones Insertar, tenemos la posibilidad de convertir un rango de datos en una tabla. En nuestro ejemplo podramos seleccionar cualquiera de las planillas (tanto la extraccin del sistema contable como el seguimiento del departamento de ventas) y convertirla en una tabla.

TABLAS Y TABLAS DINMICAS

Comenzaremos a trabajar con tablas y tablas dinmicas. Estas eficaces herramientas nos permitirn realizar muchsimas tareas relacionadas con el anlisis de cuestiones contables y financieras. Veamos algunas de sus opciones.
Figura 13. Es posible ampliar el rango de la tabla a voluntad, segn lo que necesitemos en cada momento.

Las tablas
Nos servirn para simplificar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados. Con la opcin Tabla, incluida dentro del grupo Tablas de LA FUNCIN EXTRAE

La tabla nos permitir ajustar el diseo de los datos, incorporar filtros en las diferentes columnas, e incluir, por ejemplo, una fila con totales donde podremos seleccionar, desde una lista desplegable, la operacin que deseemos realizar. Existe otro tipo de tablas ms interesante, que veremos a continuacin. EN EXCEL 2003

As como DERECHA e IZQUIERDA permiten extraer una porcin del contenido de una celda comenzando desde un extremo, EXTRAE nos permitir tomar una parte de la cadena empezando desde cualquier punto intermedio. Esta funcin posee tres argumentos: la celda desde donde se realizar la extraccin, el carcter a partir del cual comenzaremos a extraer los datos y la cantidad de caracteres que deseemos obtener.

Las llamadas Tablas de Excel 2007 se denominan Listas en las versiones anteriores del programa. Esta herramienta la encontraremos dentro del men Datos/Lista/ Crear Lista y veremos que las opciones y utilidades disponibles son muy similares en ambas versiones. Como en otros casos, si necesitamos realizar algo en particular y no sabemos cmo, podemos visitar la ayuda del programa.

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Tablas y tablas dinmicas

Las tablas dinmicas

Este tipo de tablas nos permite resumir datos y manipular grandes grupos de informacin. Por ejemplo, podramos resumir una extraccin de los movimientos de una cuenta contable agrupando su informacin por fechas o por cuentas de contrapartida. Los diferentes comandos relacionados con esta herramienta los utilizaremos para resolver una gran cantidad de problemas. Tomemos una de las planillas con la que estemos trabajando y resummosla a travs de una tabla dinmica. En este caso, resumiremos la lista de datos contables para agrupar aquellos movimientos de acuerdo con la moneda de la transaccin. Al presionar el icono de Tabla dinmica, incluido dentro del grupo Tablas de la ficha de opciones Insertar, se activar el asistente que nos guiar en la construccin bsica de una tabla dinmica. Luego podremos realizar muchas modificaciones respecto de nuestras necesidades.
Figura 15. Automticamente, se reserva un rea donde se incrustar la tabla dinmica.

Para nuestro ejemplo, en el recuadro Rtulos de fila incluiremos las monedas y en la seccin de Valores introduciremos el campo IMPORTE. Esto lo lograremos al arrastrar con el mouse a cada una de las reas, los campos en cuestin.

Figura 14. Por defecto, automticamente se mostrar el rango de datos en el que nos encontramos situados.

En el primer paso del asistente debemos seleccionar el rango sobre el cual se aplicar la tabla dinmica. Es necesario que cada una de las columnas tenga un encabezado, que despus se utilizar para denominarlas. Tras seleccionar el rango veremos un rea de nuestra planilla donde se ubicar la tabla dinmica y una ventana para seleccionar la ubicacin que tomar cada uno de los datos. PEGAR Y REALIZAR OPERACIONES AL MISMO TIEMPO

Figura 16. Para incluir un campo, debemos arrastrarlo con el mouse hasta la seccin deseada.

Dentro de las opciones de pegado especial podremos realizar algunas operaciones bsicas al mismo tiempo. Es posible copiar una celda que contenga un valor numrico para luego poder realizar, en las celdas de destino del pegado, operaciones bsicas con este valor copiado, como restar, sumar, dividir y multiplicar.

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Las validaciones de datos

Adems de mostrar la sumatoria de los importes de venta, entre los valores de la tabla dinmica podramos introducir, por ejemplo, el conteo de la cantidad de facturas realizadas en cada una de las monedas.

LAS VALIDACIONES DE DATOS

Una validacin nos permite asegurar un ingreso de datos vlidos por parte de un usuario. Muchas veces, dentro de las tareas de administracin o de contabilidad necesitamos que se realice un ingreso de datos de forma manual. Este tipo de tareas pueden ir desde la generacin, a travs de Excel, de una interfaz de datos que luego introduciremos en nuestro sistema contable o un seguimiento de las operaciones por vendedor que realiza algn departamento, hasta la registracin de gastos de un fondo fijo. Por ejemplo, imaginemos que debemos registrar todos los movimientos en la administracin de un fondo fijo (tambin conocido muchas veces como caja chica). Para facilitar tareas posteriores es necesario que, con cada movimiento, se identifique claramente el concepto de la operacin y, por ende, la cuenta contable sobre la cual debe realizarse la imputacin. Para esto podemos utilizar la herramienta de validaciones de Excel, que nos permitir ingresar siempre datos vlidos y, as, eliminar la posibilidad de errores. Es importante que todos los movimientos cuenten con un nico criterio (por ejemplo, no es lo mismo indicar Dto. de ventas que Dto. Ventas) con el fin de que luego se puedan aplicar funciones, tablas dinmicas, etctera, para resumir la informacin o establecer estadsticas. Como veremos, las validaciones se encargarn de ayudarnos a resolver esto.

Figura 17. Son varias las operaciones que podemos incluir como resultado de una tabla dinmica.

Excel 2007 est orientado a resultados, por lo tanto, cuando trabajemos con algunas herramientas especficas (como las tablas dinmicas), aparecern fichas de opciones adicionales para ajustar las caractersticas de esos elementos. En el caso de las tablas dinmicas, agrupadas con el nombre Herramientas de tabla dinmica, se visualizarn las fichas Opciones y Diseo, a travs de las cuales podremos ajustar muchos detalles de estas herramientas. EN EXCEL 2003

Figura 18. Podremos apoyarnos en una tabla auxiliar para incluir los valores que sern restringidos a travs de la validacin.

ORDENAMIENTOS

El asistente para la creacin de tablas dinmicas de la versin 2003 de Microsoft Excel es diferente del de Excel 2007, que nos muestra una mayor cantidad de opciones de formato y ms simpleza para su creacin. Cabe aclarar que en las versiones anteriores de este programa, hallaremos esta herramienta dentro del men Datos/ Informe de tablas y grficos dinmicos.

Podemos ordenar las celdas en forma ascendente o descendente segn su contenido, pero tambin podemos hacerlo de acuerdo con su color de relleno, el color de su fuente, o su icono (en el caso de celdas con formato condicional, herramienta que utilizaremos ms adelante). Tambin debemos tener en cuenta que las celdas vacas (en blanco) se ubicarn siempre en ltimo lugar.

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Las validaciones de datos

En nuestro ejemplo incluiremos validaciones en los campos del tipo de movimiento y el concepto del gasto. Este ltimo disparar la cuenta contable sobre la que se aplicar este importe. Para hacerlo, utilizaremos la funcin BUSCARV, tal como la explicamos anteriormente. En primer lugar, definiremos un rango de datos auxiliar donde incluiremos los valores vlidos que formarn parte de la validacin en cuestin.

Figura 20. Al presionar el comando Validacin de datos aparecen otras herramientas para trabajar con datos.

En la seccin Permitir elegiremos la opcin Lista para luego poder definir, con el botn de la derecha del campo Origen, la seccin de nuestra planilla donde se encuentran esos valores vlidos. En este caso, utilizaremos la seccin auxiliar que construimos anteriormente.

Figura 19. Podramos incluir los valores dentro de la misma validacin, pero eso nos restara flexibilidad al momento de realizar cambios.

En la columna Tipo de Movimiento seleccionamos todas las celdas y luego nos dirigimos a la ficha de opciones Datos. All elegimos el comando Validacin de datos del grupo Herramientas de datos. Al accionarlo, se abrir el cuadro de dilogo principal de la herramienta. Aqu debemos marcar qu tipo de datos son los permitidos para las celdas seleccionadas. Adicionalmente, podremos incluir un mensaje que aparezca al situarnos en alguna de las celdas con restricciones (pestaa Mensaje de entrada), y un cuadro de dilogo que aparezca cuando se ingresen datos no vlidos (pestaa Mensaje de error). LA ALINEACIN POR DEFECTO

Figura 21. En el campo Origen debe figurar el rango en el que se encuentra el listado de datos vlidos.

Por defecto, los valores numricos introducidos en las celdas se alinearn a la derecha, mientras que las cadenas de texto lo harn a la izquierda, en forma predeterminada. Al igual que los primeros, las fechas que sean ingresadas sern alineadas, en forma predeterminada, a la derecha.

Lo mismo realizaremos para las celdas de la columna Concepto, pero seleccionaremos, en el campo Origen, el rango que delimitar el ingreso de datos de este campo. Al utilizar las validaciones visualizaremos un indicador en cada una de las celdas, que nos permitir abrir una lista desplegable para hacer la seleccin de los valores posibles. stos tambin podrn ser introducidos directamente y, en caso de coincidir con los datos vlidos, se permitir su ingreso pero, en caso contrario, se visualizar un cuadro de dilogo de error.
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Aspectos bsicos del sistema contable

ASPECTOS BSICOS DEL SISTEMA CONTABLE

La potencialidad de Microsoft Excel 2007 para ayudarnos en la realizacin de tareas relacionadas con la contabilidad y la administracin es muy amplia. Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al utilizar una hoja de clculo donde se introduzcan los asientos contables y una gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la informacin y realizar resmenes. Tendremos la posibilidad, en otra hoja de nuestro proyecto, de resumir todos esos asientos con algunas frmulas condicionales (SI, SUMAR.SI, etctera) para luego, con tablas dinmicas, obtener el resumen de la informacin por cada cuenta contable. Si nos embarcamos en el desarrollo de la creacin de un sistema contable y nos valemos de Excel para hacerlo, debemos tener en cuenta algunas cuestiones especficas que nos salvarn de varios inconvenientes al momento de ponerlo en prctica. Entre ellas, podemos mencionar: La inclusin de controles que nos permitan asegurar el balanceo de los asientos para que no tengamos problemas cuando queramos obtener un balance de sumas y saldos. La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada una de las tareas: la carga de asientos, el resumen de la informacin, la obtencin de mayores, el clculo de los estados contables, etctera. Utilizar celdas y hojas con clculos auxiliares. Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de errores. Realizar los resmenes de la informacin a travs de tablas dinmicas. De esta forma, podremos, rpidamente, modificar la informacin que estamos visualizando y manipular los datos segn lo que necesitemos. Ser consistentes con la informacin y con los datos utilizados, es decir, siempre utilizar los mismos nombres y la misma simbologa. Esto nos permitir realizar resmenes, estadsticas, etctera. EN EXCEL 2003

Figura 22. Se visualiza una lista desplegable con los valores incluidos en la validacin.

Por ltimo, en la columna Cuenta Contable agregaremos una combinacin de las funciones SI, ESERROR y BUSCARV para que al seleccionar algunos de los conceptos restringidos a travs de la validacin, obtengamos la cuenta contable correcta. Esto nos permitir no tener que ingresar manualmente la cuenta contable y se limitar, as, la posibilidad de errores. La combinacin de funciones que agregaremos es =SI(ESERROR(BUSCARV(C4;$C$28:$D$38;2;));; BUSCARV(C4;$C$28:$D$38;2;)).

Tanto la funcionalidad como la aplicacin de la herramienta que nos permite realizar validaciones de datos son exactamente iguales en la versin 2007 y 2003 de Excel. Sus cuadros de dilogos poseen las mismas descripciones y los mismos criterios de seleccin. En la versin 2003, la encontraremos dentro del men Datos/Validacin.

Figura 23. De esta forma se visualizara la planilla de fondo fijo.

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Aspectos bsicos del sistema contable

Si bien no vamos a explicar cmo realizar toda esta tarea, s vamos a mostrar algunos detalles. Por ejemplo, podremos definir en una hoja la inclusin de los asientos. Esta hoja deber contar con las restricciones necesarias (validaciones que nos permitan ingresar slo datos correctos y algunas funciones, como vimos anteriormente, que nos certifiquen la integridad de la informacin) para tratar de evitar errores.

Podemos incluir validaciones en las columnas referidas a los nmeros de la cuenta contable y el centro de costo (CeCo), como tambin en la columna que defina si el valor corresponde al Debe o al Haber (D/H). Luego, resulta muy til incorporar funciones de bsqueda (como BUSCARV, por ejemplo) para poder visualizar las descripciones que correspondan a los nmeros de las cuentas contables y los centros de costo. Para esto, podemos tener una tabla auxiliar que incluya los nmeros de las cuentas contables y los centros de costo que utilizaremos como lista de la validacin y, adems, columnas con sus descripciones, las cuales tenemos la posibilidad de traer a nuestros asientos con un simple BUSCARV. Respecto de los mayores de las cuentas, podemos realizar tablas dinmicas a partir de los asientos. Para lograr esto, una opcin que resulta muy recomendable es la de incluir algunas columnas con la informacin resumen por rubro contable, para luego utilizarlas en los resmenes.

Figura 24. Algunas cuentas podrn tener un centro de costo (CeCo) asociado.

En nuestro caso, hemos definido una columna para incluir los importes y otra donde decidiremos si ese valor corresponde al Debe o al Haber. Si bien es posible realizar esta tarea de diferentes formas, lo ms conveniente es tener una nica columna que posea los importes de los asientos, ya que as se nos facilitar la realizacin de posteriores resmenes. Luego, a travs de una columna (D/H), deberemos definir lo que corresponda. Tambin es una buena prctica introducir siempre importes en positivo y que a travs de esta misma columna se identifiquen sus valores. EDICIN DE CELDAS

Figura 25. Utilizamos columnas auxiliares para incluir los rubros y subrubros.

CONTROLES CONTROLADOS

Cuando queramos modificar el contenido de una celda, deberemos dirigirnos a la barra de frmulas, introducir los cambios deseados y hacer doble clic sobre la celda en cuestin o presionar la tecla F2 de nuestro teclado, que tambin nos permitir acceder al modo edicin para hacer las modificaciones que necesitemos.

Para evitar errores, nos conviene incluir controles cruzados y hacer que nos avisen si hay algn problema en el funcionamiento de la planilla. Por ejemplo, es til incorporar una frmula SI que muestre un mensaje cuando una celda que debiera completarse ya hubiera sido completada (o un mensaje de error si aun se encontrara vaca).

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Los estados contables

Lo aconsejable ser usar la funcin BUSCARV para traer, en las columnas Rubro y Subrubro, los valores de acuerdo con el nmero de la cuenta contable correspondiente. La tabla dinmica la podremos adaptar a nuestras necesidades para mostrar la informacin como deseemos. Podramos presentar los datos por Rubro, Subrubro y Cuenta. Tambin podramos confeccionar un detalle para analizar las cuentas de resultado teniendo en cuenta sus centros de costo.

LOS ESTADOS CONTABLES

Ya sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los estados contables bsicos. Las opciones sern muchas y todo depender de cmo obtengamos la informacin de base. La mayora de los sistemas contables nos permite definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al menos, como un archivo de texto. En muchas ocasiones tendremos que utilizar algunas de las herramientas de Excel para poder visualizar correctamente los datos, ya que es habitual que los sistemas de informacin, al exportarlos, representen la informacin como texto en lugar de valores, o se copien espacios, filas y columnas vacas en muchos lugares. Para resolver esto podremos acudir a algunas de las facilidades que nos provee Excel: desde funciones como TEXTO, VALOR, ESPACIOS, etctera, hasta las herramientas de bsqueda y reemplazo.

Bsqueda y reemplazo
Figura 26. Esta es una forma posible de realizar esta tarea con tablas dinmicas.

Encontraremos estas herramientas en la ficha de opciones Inicio, dentro del grupo Modificar, bajo el nombre Buscar y seleccionar. Tambin tendremos la posibilidad de ingresar con las teclas de acceso rpido: CTRL+B para las bsquedas y CTRL+L para los reemplazos.

Por ltimo, tendramos que traducir esto en estados contables. Adems, siempre que trabajemos con informacin, reportes, anlisis, etctera, ser importante incorporar detalles estticos en nuestras planillas. El aspecto es una parte fundamental del trabajo y por eso Excel posee una gran cantidad de comandos y herramientas que nos permitirn mejorar el aspecto y la calidad de nuestros trabajos. HACER ZOOM RPIDAMENTE

Excel posee una herramienta de zoom que nos permitir acercar o alejar el tamao de nuestra planilla. Para ajustar esto rpidamente, podremos utilizar el indicador que se halla en la parte inferior derecha de la pantalla, que se encuentra por defecto en 100%. Su valor mnimo es 10% y, mximo, 400%.

Figura 27. Al presionar el botn Opciones aparecen varias alternativas para configurar estas herramientas.

Gracias a estos comandos podremos, por ejemplo, adecuar los valores de la puntuacin de los importes. Esto es til porque, muchas veces, la configuracin regional de los sistemas de informacin (y por lo tanto de sus extracciones) hace
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que debamos modificar puntos por comas o viceversa para que los valores numricos puedan usarse. En otros casos, las fechas de las operaciones se extraen con una separacin diferente de la reconocida por la configuracin regional de Windows, y en esa situacin tambin podremos hacer los reemplazos necesarios. Veamos un simple ejemplo: contamos con una planilla de datos bajados de un sistema informtico, que posee los separadores de miles y decimales (. y ,) invertidos respecto de la configuracin regional de Windows.

Figura 29. En el campo Reemplazar con: no ingresaremos ningn valor y presionaremos el botn Reemplazar todos.

Figura 28. Para separar miles se visualiza una coma (,) y, para los decimales, un punto (.). Todos los importes son una cadena de texto en lugar de valores.

Luego, de la misma forma, reemplazaremos los separadores de decimales (puntos) por los correspondientes para nuestra configuracin regional, que en este caso son las comas. Automticamente, veremos cmo los importes se transforman en valores numricos (alineados por defecto a la derecha dentro de la celda) con los cuales podremos efectuar clculos.

No es posible realizar clculos con los importes porque Excel los considera texto. Podemos usar la herramienta de reemplazo para intercambiar los separadores por los que sean correctos de acuerdo con nuestra configuracin regional. El primer paso siempre ser eliminar el separador de miles, en este caso la coma (,), ya que si lo hacemos al revs Excel interpretar que la coma es nuestro separador de decimales y estaremos mostrando valores incorrectos. Entonces, primero reemplazaremos las (,) por nada, (ningn valor) para que desaparezcan. EN EXCEL 2003

Cambiar signos
Otro problema muy comn con el que podremos encontrarnos es el de los signos de los importes, ya que muchas veces los valores se muestran como valores absolutos y no incluyen el signo necesario para indicar si son positivos o negativos. Una forma rpida de volver un grupo de valores negativos es al utilizar una de las opciones incluidas dentro de las herramientas de Pegado especial. Estos comandos los hallaremos dentro de las opciones LOS GRFICOS DINMICOS

Las herramientas de bsqueda y reemplazo tambin estn presentes en Microsoft Excel 2003. Los atajos de teclado para acceder a ellas son los mismos que en esta nueva versin y su funcionalidad es muy similar. Encontraremos estas utilidades en Edicin/Buscar y Edicin/Reemplazar.

Es posible crear representaciones grficas, llamadas grficos dinmicos, que poseen el mismo dinamismo que una tabla, pero en lugar de representar un resumen de datos, stos sern expuestos a travs de alguno de los diferentes tipos de grficos disponibles en Excel. Ms adelante profundizaremos en este tema.

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desplegables del icono Pegar de la ficha de opciones Inicio. Con esta utilidad, adems de poder pegar slo los valores y slo las frmulas o los formatos, entre otras opciones, podemos realizar operaciones al pegar. Tendremos la posibilidad, por ejemplo, de incluir en una celda el valor -1, copiarlo y, al pegar, utilizar la opcin de pegado especial de multiplicacin sobre las celdas a las que queramos cambiarle el signo. Al hacer esto, el valor se mantendr inalterable, pero con el signo inverso.

Figura 31. Pegar mientras estamos realizando operaciones nos ayudar a ajustar rpidamente la exposicin de nuestros trabajos.

Figura 30. Tambin podremos pegar vnculos con la opcin que se muestra en la figura.

En este caso, debemos elegir dentro de la seccin Operacin, la opcin Dividir. A continuacin, basta con presionar el botn Aceptar. De esta manera, los valores quedarn expresados en millones. Lo importante de hacer esto es que habremos conseguido mejorar la esttica de la planilla al mismo tiempo que habremos logrado simplificar la lectura de los datos.

Esta herramienta tambin nos permitir, cuando estemos trabajando con valores demasiado grandes, expresarlos en miles o millones, realizando divisiones por 1.000, 100.000 o 1.000.000, por ejemplo. Para lograrlo, al momento de pegar, debemos seleccionar la opcin Pegado especial y luego, dentro de la seccin Operacin, elegir Dividir. Veamos un ejemplo: tenemos un reporte de ventas cuyos valores son muy grandes y podra ser de utilidad expresar todo en millones. Para esto usaremos una celda auxiliar donde introduciremos el valor 1.000.000. Lo copiaremos (podemos usar el atajo CTRL+C) y despus, con la seleccin de los importes del reporte, usaremos Pegado especial. EN EXCEL 2003

Figura 32. Podramos realizar una operacin de multiplicacin utilizando el valor inverso 0,000001, en lugar de 1.000.000.

El manejo de funciones en Excel 2003 es algo ms limitado en cuanto a la posibilidad de incluir argumentos y, algunas funciones, ni siquiera estn. Por ejemplo, las condicionales que tienen la posibilidad de incluir varias condiciones (SUMAR.SI. CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI.CONJUNTO) no existen.

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El balance
Retomemos el tema central: ms all de la utilizacin de este tipo de herramientas para mejorar el aspecto de los estados contables, en muchos casos tendremos que construirlos a partir de algunos datos, como pueden ser una extraccin de cuentas contables en detalle o el resultado de nuestro sistema contable confeccionado en Microsoft Excel. Para esto podremos utilizar algunas tablas dinmicas, aunque en este caso nos resultar bastante dificultoso obtener el resultado deseado. Quiz la forma ms sencilla sea utilizar funciones con condiciones. La principal es SI, y es una funcin que nos permite analizar una determinada condicin y, segn su resultado, realizar una u otra accin. Es posible anidar estas funciones, es decir, incluir una dentro de otra y as elevar las posibilidades y, por lo tanto, las diferentes opciones. Los derivados de estas funciones tambin sern de gran ayuda, principalmente SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO, que nos permiten realizar sumatorias de valores cuando se cumplen una o varias condiciones. Supongamos que estamos utilizando nuestro sistema contable confeccionado en Excel y que construiremos los estados contables en hojas diferentes y realizaremos sumatorias partiendo de los asientos contables.

La funcin SUMAR.SI posee tres argumentos, donde el primero ser el rango de datos donde se encuentra la llave o nexo que incluiremos en el segundo argumento y, por ltimo, tendremos que seleccionar el rango que deseemos sumar cuando se cumpla con la condicin establecida. En nuestro ejemplo podremos utilizar los datos de la columna Subrubro, donde hallaremos la rbrica Caja y Bancos, que ser el segundo argumento, y luego tendremos la posibilidad de utilizar la columna de los importes que ser el tercer argumento de nuestra funcin y sumar los importes correspondientes a la seleccin. De igual forma, construiremos otros reportes, como por ejemplo, un resumen de los gastos por centro de costo o, quizs, el detalle de algn rubro o subrubro en especial para realizar algn anlisis pormenorizado. Despus, utilizando las mismas herramientas y conceptos, podremos construir una cuenta de resultados. En todos los casos, nuestra necesidad ser la que influya en su construccin.

RESUMEN
Durante este primer captulo comenzamos a aplicar algunas funciones para poder realizar comparaciones de datos y extracciones de informacin, y descubrimos algunas que nos ayudan a realizar estas tareas con mayor facilidad. Luego, utilizamos tablas y tablas dinmicas para resumir informacin y manipular los datos de acuerdo con nuestras necesidades. Para finalizar, usamos validaciones para restringir el ingreso de datos, descubrimos una gran cantidad de detalles que debemos tener en cuenta al con-

Figura 33. Podemos trabajar sobre la esttica de las planillas para mejorar su exposicin, utilizar contraste de colores para resaltar cifras claves y tipografas de distinto tamao, por ejemplo.

feccionar un sistema contable y comentamos algunos aspectos fundamentales para mostrar un balance de sumas y saldos.

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 ACTIVIDADES
1 Siguiendo con el primer ejemplo que realizamos para efectuar una comparacin de datos, contine con el ltimo ejercicio e incluya las funciones correspondientes para transformar, en el seguimiento del departamento de ventas, los nmeros de facturas con el formato completo. Para esto va a necesitar utilizar algunas funciones como CONCATENAR, que permite unir cadenas de texto, o el caracter &. 2 Para practicar la utilizacin de la eficaz herramienta de tablas dinmicas, tome todas las planillas utilizadas hasta el momento para realizar comparaciones y cree tablas dinmicas para resumir los datos por el criterio que desee. 3 Confeccione un sistema contable simple con Excel. En la primera hoja incluya un detalle para la contabilizacin de los asientos con restricciones a travs de validaciones y funciones, para homogeneizar elementos como los nombres de las cuentas contables, los rubros y los subrubros. Incluya centros de costos para todas las cuentas de resultado, separadas en tres grupos: Administrativos, Comerciales y Operativos. Establezca la mayorizacin de las cuentas contables a travs de la funcin SUMAR.SI. 4 A partir de la construccin realizada en el punto anterior, establezca una cuenta de resultados que muestre por separado los costos y gastos de cada uno de los centros de costo. 5 Modifique la unidad de moneda de los estados contables confeccionados y para esto aplique las operaciones incluidas dentro de la herramienta Pegado especial.

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