PRESUPUESTO

EDITH YESENIA GARCA LONDOO JESS DARO RODRGUEZ OSORIO

COMPLEJO TECNOLGICO TURSTICO Y AGROINDUSTRIAL DEL OCCIDENTE ANTIOQUEO

TECNOLOGA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS

SENA

SANTAF DE ANTIOQUIA

2012

PRESUPUESTO

EDITH YESENIA GARCA LONDOO JESS DARO RODRGUEZ OSORIO Resumen

GLORIA CECILIA CARMONA Instructora

COMPLEJO TECNOLGICO TURSTICO Y AGROINDUSTRIAL DEL OCCIDENTE ANTIOQUEO

TECNOLOGA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS

SENA

SANTAF DE ANTIOQUIA

2012

TABLA DE CONTENIDO

Pgina

Justificacin Objetivos El presupuesto1,2 Funciones de los presupuestos2,3 Ventajas de un sistema presupuestario3, 4 Limitaciones de los presupuestos4 Beneficios de un sistema presupuestal.5 Clasificacin de los presupuestos..6-10 Principios del presupuesto10-12 Calendario del presupuesto12-13 Conclusiones..14

JUSTIFICACIN

Este resumen se elabora con el fin de reconocer los aspectos ms importantes de un presupuesto para a partir de ello aplicarlos en nuestra formacin acadmica y en el futuro quehacer laboral, pues conocer sus componentes, estructura y forma de elaboracin o diseo ayuda a hacer un trabajo ms competente y eficaz, lo cual ayudar al crecimiento personal y laboral.

OBJETIVOS

GENERAL Conocer qu es un presupuesto, y su forma de elaboracin.

ESPECFICOS Conocer los tipos de presupuestos y su clasificacin. Identificar las ventajas y limitaciones que tiene hacer un presupuesto. Reconocer la importancia de los presupuestos como mecanismo para reducir los riesgos de una compaa.

1.1 EL PRESUPUESTO

Un presupuesto es una estrategia o plan de accin diseado con el fin de cumplir una meta econmica prevista y que debe llevarse a cabo bajo ciertas condiciones y en un plazo de tiempo determinado.

Cuando se realiza un presupuesto se debe hacer todo conforme a l, y no se puede alterar nada, porque de hacerse se alterara todo el plan.

Generalmente los presupuestos se fijan a un ao o menos y en l se debe incluir: 1.1el objetivo de utilidad (fin que se pretende alcanzar) y 1.2 el programa coordinado para lograrlo (cronograma de actividades)

Al elaborar un presupuesto se deben tener en cuenta aspectos como: 1.3 La parte laboral: dinero que debe emplearse para el salario de los empleados. 1.4 La parte econmica: de dnde surgir el dinero para elaborar el presupuesto y la forma de suministrarlo. 1.5 El mercadeo: cmo se va a publicitar el producto. 1.6 El crecimiento: cmo se va a lograr que la empresa crezca. 1.1.7 Los costos: lo que se invertir para la elaboracin del producto o prestacin del servicio. 1.8 La inversin: el dinero que se invertir para generar ms dinero ( acciones, propiedades, CDTs, etc.) 1.9 La financiacin: cmo se adquirir el dinero para invertir y desarrollar el objeto social.
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2. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

2.1 La principal funcin del presupuesto se relaciona con el control financiero de la empresa. 2.2 Sirven para prevenir o corregir errores dentro de la empresa. 2.3 Crean expectativas empresa. realistas de los que puede y no puede lograr la

2.4 Se mantienen los planes de operacin dentro de lmites econmicos y de tiempo razonables. 2.5 Sirven como mecanismo de comunicacin, integracin y facilitador del trabajo en equipo a la vez que permite reconocer el trabajo individual y colectivo de cada miembro de la empresa. 2.6 Permite o tiene como funcin, detectar movimientos innecesarios, antes de que la empresa incurra en ellos, lo cual ahorra tiempo y dinero. 2.7 Sirven o cumplen la funcin de revisar el plan de accin o las polticas en las cuales se basa la empresa para as encaminarlas hacia algo ms conveniente.

3. VENTAJAS DE UN SISTEMA PRESUPUESTARIO 3.1 Ayuda a especificar los objetivos a corto y largo plazo de la organizacin. 3.2 Permite preveer los problemas futuros, permitiendo as identificar la forma para que no ocurran o su posible solucin. 3.3 Ayuda a optar por las alternativas de inversin que sean ms rentables para la compaa. 3.4 Identifica las reas o departamentos en los que hay fallas para s corregirlos. 3.5 sirve como medio de motivacin. 3.6 Ayuda a cada miembro del equipo a actuar con mayor eficiencia. 3.7 Facilita la evaluacin continua y minuciosa de cada proceso.
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3.8 Obliga a los responsables a aplicar los recursos de manera adecuada. 3.9 Ayuda a la empresa a identificar todo lo que se necesita para el desarrollo de su objeto social antes de iniciar actividades, para de esta manera, conseguir las herramientas a tiempo. 3.10 Evita desperdicios y ayuda a controlar los gastos.

4. LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS 4.1Nunca reemplazar la administracin, pues es slo una herramienta de ayuda que le facilita el trabajo a ella. 4.2 Los presupuestos estn basados en limitaciones, pues al ser como su nombre lo indica son slo sospechas de algo posible y por tanto no se puede tener completa certeza de nada. 4.3 Se deben adaptar constantemente en la medida que surjan cambios, para que no se dae completamente el plan o se alteren los resultados esperados. 4.4 La ejecucin de un presupuesto no es inmediata, por lo caul se debe ser paciente. 4.5 Puede limitar al equipo directivo en la toma de decisiones, pues a veces les resulta complicado hacer las cosas conforme al presupuesto o alterarlo para optar por una mejor opcin. 4.6 La responsabilidad de las acciones es del equipo y por tanto cuando en l no hay una buena comunicacin, es difcil obtener los resultados esperados. 4.7 Cuando un cliente no se ajusta al plan presupuestal de al compaa, se entra en el dilema de si se cambia el presupuesto, la estrategia de mercado o el cliente.

5. BENEFICIOS DE UN SISTEMA PRESUPUESTAL 5.1 Incrementa la participacin en los diferentes niveles de la organizacin, es decir, hace que el salario que se le paga a cada empleado no sea un gasto innecesario. 5.2 Obliga a mantener un archivo de datos histricos controlables, lo cual ayudar en una revisin por parte de la junta directiva, los propietarios o las autoridades competentes.
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5.3 Facilita un autoanlisis peridico para seguir implementando las cosas a favor y corregir las falencias. 5.4 Fomentan la creatividad, pues cada da se tendr el reto de ser mejores y se buscar o crear el plan para lograrlo. 5.5 Propicia a que se defina una estructura organizacional adecuada, acorde a las capacidades de cada persona. 5.6 Ayuda a la coordinacin de los sectores o equipos de la empresa lo cual har que se logre ms fcilmente la meta trazada. 5.7 Se crea una competencia leal, pues al tener un propio plan innecesario hacerle trampas a los competidores.

6. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS Dependiendo el punto de vista del cual se analicen tienen varias clasificaciones, a continuacin se destacan las ms importantes: 6.1 Segn su flexibilidad: 6.1.1 Rgidos, estticos, fijo o asignados: Consiste en elaborar un solo plan presupuestal para un periodo determinado y no se hace espacios o reservas para los cambios que puedan ocurrir en el periodo para el cual fue diseado basndose en el supuesto de que los pronsticos son completamente correctos. 6.1.2 Flexibles o variables: Son los que se elaboran para cada una de las diferentes actividades de la empresa (mano de obra, de produccin, de ventas, etc.) y pueden adaptarse a los cambios. Se caracteriza por evitar la rigidez del presupuesto maestro y ser un elemento dinmico que permite conocer el impacto de los resultados pronosticados por cada sector para el cual fue elaborado.

6.2 segn el periodo que cubra: 6.2.1 A corto plazo: Son los que se elaboran para un plazo no mayor a un ao.

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6.2.2 A largo plazo: Son los que generalmente elaboran el Estado y las grandes empresas, y se proyectan para ms de un ao.

6.3 Segn el campo de aplicabilidad en la empresa. 6.3.1 De operacin o econmicos: Presupuesta todas las actividades pare l periodo siguiente al cual se elabora y a menudo se resume en un estado de prdidas y ganancias proyectadas. 6.3.2 Financieros: Incluye el clculo y/o rubros que se incluyen en el balance general. Se destacan el de caja o tesorera y el de capital.

6.4 Segn el sector: 6.4.1 Pblicos: Son los que elaboran las organizaciones estatales (municipios, I.C.B.F, departamentos, hospitales, etc.) 6.4.2 Privados: Son los que elaboran o utilizan las empresas particulares como base de planificacin de sus actividades.

Otra clasificacin de los presupuestos se da segn el tipo o componentes principales del presupuesto maestro, as:

6.5 Presupuesto de ingresos: Este s el primero en la creacin de un presupuesto, pues este es el nico que brinda los medios econmicos necesarios para llevar a cabo las operaciones empresariales.

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6.6 Presupuesto de ventas: Es la prediccin que har la empresa basndose en datos de demanda actual y futura. 6.7 Presupuestos de egresos e inversiones: Est integrado por: 6.7.1 Presupuesto de inventarios: En l se estima la cantidad de artculos que se deben crear para cubrir la demanda del presupuesto de ventas. 6.7.2 Presupuesto de produccin: Se basa en las ventas que se estima hacer y en la determinacin de un inventario base; es decir, se deben calcular las ventas, el inventario, y posteriormente el presupuesto de produccin. 6.7.3 Presupuesto de compras: Se refiere a las adquisiciones de materias primas para hacer los productos que se vendern, pero primero debe hacerse el presupuesto de materiales para saber qu y cunto comprar. 6.7.4 Presupuesto de costos de administracin: Son las operaciones realizadas desde el momento de fabricacin, hasta que el producto llega a manos del cliente; es decir, gastos de vendedores, de bodegas, de publicidad, de transporte, de almacenes, etc. 6.7.5 Presupuesto de gastos de administracin: Incluye los gastos de direccin y control como honorarios de consejeros, contadores, directores, abogados y directivos. 6.7.6 Presupuesto de inversiones fijas: Son muy importantes para cubrir las necesidades presentes y futuras del a compaa que se deben preveer, pues inversiones como edificios, vehculos, acciones y obras de arte, entre otros, pueden suplir esas necesidades. 6.7.7 Presupuestos de impuesto sobre la renta: Se toman como base para realizar sus clculos, los resultados predeterminados para aplicar el asa vigente a una fecha determinada.

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6.7.8 Presupuesto de aplicacin de utilidades: Se crea con base en la utilidad presupuestada; de acuerdo con planes proyectados y datos derivados de los dems presupuestos as como de las limitaciones legales y estatutarias que tenga. 6.7.9 Presupuesto de otros egresos: Es la proyeccin de las actividades de otra naturaleza diferentes a las que normalmente hace la entidad y que han sido presupuestadas con el fin de ayudar a que se realicen los fines de la empresa. 6.7.10 Presupuesto de caja: Se formula con la estimacin prevista de caja, bancos y valores de fcil adquisicin, consolida las diferentes transacciones que se relacionan con la entrada y salida de dinero. Se formula en dos periodos: meses o trimestres.

7. PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO

7.1 Principios de previsin: Son tres. 1) Predictibilidad: pronostica resultados. 2) Determinacin cuantitativa: determina la cantidad de productos a elaborar y la cantidad de dinero a ganar, gastas y / o invertir. 3) Objetivos: 4) La metas que se quieran alcanzar.

7.2 Principios de planeacin: Se destacan: 1) 2) 3) 4) Previsin: advierte problemas. Costeabilidad: determina los costos en los cuales se va a incurrir. Flexibilidad: se basa en permitir cambios en el presupuesto. Unidad: pretende que el presupuesto, a pesar de estar basado en reas persiga un mismo objetivo. 5) Confianza: busca que en la empresa haya trabajo colaborativo, teniendo la certeza de que los compaeros harn un buen trabajo.
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6) Participacin: busca que todos los empleados estn inmersos en los procesos empresariales. 7) Oportunidad: pretende que el presupuesto brinde oportunidades de crecimiento a la empresa y a cada uno de sus miembros. 8) Contabilidad por reas de responsabilidad: a fin de determinar los gastos necesarios e innecesarios para minimizarlos, cada rea debe elaborar su presupuesto contable. 7.3 principios de organizacin: Son ellos: 1) Orden: se debe trabajar de forma secuencial y estructurada. 2) Comunicacin: es vital para obtener los resultados esperados que el proceso comunicativo se lleve a cabo de la mejor manera posible.

7.4 principios de direccin: Se destacan: 1) Autoridad: se requiere que los encargados guen correctamente los procesos sin incurrir en la tirana. 2) Coordinacin: depende de la comunicacin que se haga un trabajo conjunto y regularizado.

7.5 Principios de control: Son ellos: 1) Reconocimiento: pretende reconocer la labor y capacidades de cada miembro del equipo colaborativo. 2) Excepcin: pretende pasar por alto o no incluir en el presupuesto cosas innecesarias. 3) Normas: estn le dan mayor estructuracin, orden y consistencia a los procesos. 4) Conciencia de costos: esto hace que se manejen de manejen eficaz los recursos.

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8. CALENDARIO DEL PRESUPUESTO El calendario presupuestal indica las fechas en las cuales debe realizarse cada una de las actividades para la elaboracin del presupuesto de la empresa u organizacin y las personas responsables de su ejecucin. En otras palabras es un plan o cronograma de actividades que debe seguirse y que dar como resultado un presupuesto completo y a tiempo. El calendario presupuestal tiene como objetivo organizar el trabajo de forma ordenada para lo cual es necesario que alguien ejerza control sobre l. Existen varios mtodos para hacer un calendario presupuestal pero el principal es la grfica de planeacin que tiene en estructura el membrete de la empresa; procedimiento; fechas estimadas de iniciacin y terminacin; fechas reales de iniciacin y terminacin; duracin de la actividad (en das hbiles); fecha de elaboracin; y quienes elaboraron, revisaron y aprobaron el cronograma. EJEMPLO:

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Despus de haber identificado las tareas y estimado los tiempos de trabajo, se determina la secuencia en que se realizarn por orden de prioridades teniendo en cuenta que algunas se pueden realizar al mismo tiempo.

Objetivos de los presupuestos 1. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. 3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. 4. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. 5. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 6. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. 7. Lograr los resultados de las operaciones peridicas

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CONCLUSIONES Un presupuesto es un plan de accin encaminado a cumplir las metas de una organizacin. Los presupuestos le sirven a la direccin de la empresa como herramienta para la toma de decisiones pero nunca reemplazar su funcin. Un presupuesto le permite a las empresas planear de manera organizada que tiempo y dinero se invertir en cada actividad. La principal funcin de los presupuestos es ejercer control financiero en la compaa. Los presupuestos desempean roles preventivos en la empresa. Los presupuestos ayudan a minimizar los riesgos en las operaciones de la empresa.

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