Si no sabes a dnde vas, cualquier camino te llevar ah Proverbio Sioux

Taller sobre Planeacin Estratgica

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Objetivo

Comprender los elementos bsicos de la planeacin estratgica a fin de aplicar en forma homognea los conceptos en que se apoya el Modelo de Planeacin Estratgica de la Administracin Pblica Federal, as como reconocer su importancia en el contexto de la gestin por resultados.

Preguntas catalizadoras
Cul es la importancia de la Planeacin en un modelo de gestin por resultados?
Cules son los elementos fundamentales para una definicin de Planeacin? Cules son los elementos fundamentales para una definicin de Planeacin Estratgica?

Cules son los elementos generales de un modelo de planeacin estratgica?

Qu es una estrategia y cmo se formula? Qu caractersticas debe tener como estratega un servidor pblico? Cul es la funcin del control estratgico?
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Temtica Antecedentes Planeacin estratgica Estrategia Estratega Control estratgico

Sistema de Planeacin Estratgica

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Reflexin

Hay dos formas de enfrentar el futuro:

Ser vctima del azar Definir a dnde queremos ir y luchar por ello

Origen
Planear, una caracterstica humana Se desarrolla a la par de la caza, la agricultura y el combate Evoluciona con la prctica blica Se expresa en el juego y se perfecciona en la guerra Sus principios se extienden al campo de los negocios y el gobierno

La planeacin en el proceso administrativo

Planeacin

Control

Administracin

Organizacin

Direccin

Concepto de planeacin
La planeacin es una actividad intelectual que antecede a todo el proceso administrativo, su objetivo es lograr que se cumpla con la misin y propsitos bsicos de la organizacin En la planeacin se establece el marco de referencia general para toda la organizacin La planeacin posibilita contar con parmetros para evaluar los resultados La planeacin debe abarcar desde periodos largos (planeacin estratgica) hasta periodos cortos y actividades rutinarias (planeacin operativa)
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Caractersticas de la planeacin
La planeacin constituye el puente entre la situacin actual y el futuro que deseamos Permite enfrentar con xito los cambios tecnolgicos, del mercado, de la economa y de la reglamentacin gubernamental, entre otros Debe provocar que la organizacin sea capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes de su entorno

Su importancia radica en que afecta de manera fundamental a las otras etapas del proceso administrativo; las dems no se daran sin que previamente se haya ejecutado la planeacin (prevalencia o preeminencia de la planeacin)
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Concepto de planeacin estratgica

Es el proceso que se utiliza para definir y alcanzar metas organizacionales. Consiste en relacionar las metas de una organizacin, determinar las polticas y programas necesarios para lograr objetivos especficos en camino hacia esas metas y establecer los mtodos necesarios para asegurar que las polticas y los programas sean ejecutados Mintzberg y Waters

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Aspectos comunes en la definicin de planeacin estratgica

Es un proceso que se utiliza para definir y alcanzar las metas organizacionales Es un proceso de planeacin a largo plazo Se realiza sobre la base de un anlisis de la organizacin y del entorno

Se deben establecer los mecanismos necesarios para poder evaluar el cumplimiento de lo acordado
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Jerarqua de intenciones estratgicas

Ms genrico Ms cualitativo

Misin

Visin

Sistema integral de informacin

Objetivos

Sistema de toma de decisiones

Planes

Ms especfico

Metas

Ms cuantitativo

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Jerarqua de los planes

Misin

Planeacin estratgica

Visin Propsitos bsicos Valores Objetivos generales (Estratgicos) Metas y polticas generales

Alta gerencia

Planeacin tctica

Programas Proyectos Presupuestos

Gerencia media

Planeacin operativa

Polticas especficas y normas de operacin Procedimientos y mtodos de trabajo

Supervisores

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Proceso global de planeacin

Planeacin estratgica
Misin, visin-propsitos, metas y valores, polticas generales y estrategias

Planeacin tctica
Diseo de planes y programas y presupuestos, as como del sistema de informacin y de toma de decisiones para su seguimiento y control

Planeacin operativa
Es propiamente el proceso de ejecucin y seguimiento de todos los planes asignando responsabilidades. Definir polticas y normas de operacin. Disear procedimientos y mtodos de trabajo

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Reflexin

La estrategia es producto de un acto creador, innovador, lgico y aplicable que genera un grupo de acciones coherentes de decisiones tcticas y asignacin de recursos

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Perspectivas para la definicin de estrategia

Lo que una organizacin pretende hacer Es el programa general para definir y alcanzar los objetivos de la organizacin y poner en prctica su misin

Lo que una organizacin finalmente hace

El patrn de respuestas de la organizacin a su ambiente a travs del tiempo

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Esencia en las definiciones de estrategia

Expresa la visin del estado deseado a alcanzar en el futuro
El enfoque sistemtico en las relaciones internas de la organizacin y con su entorno La direccin de los recursos hacia fines especficos Una activa posicin operacional con carcter proactivo La definicin de trminos o plazos temporales

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Concepto acadmico de estrategia

Estrategia: Es el patrn o plan que integra las principales metas y polticas de una organizacin, y a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.
Henry Mintzberg

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Criterios para una estrategia eficaz

Claridad en el planteamiento
Impacto motivacional Consistencia interna Compatibilidad con el entorno Disponibilidad de los recursos necesarios Grado de riesgo Congruencia con los valores institucionales y personales

Horizonte temporal adecuado

Aplicabilidad Objetivos claros y precisos Conservar la iniciativa Concentracin Flexibilidad Liderazgo comprometido y coordinado Sorpresa (velocidad, silencio e inteligencia) Seguridad

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La estrategia comprende lo impredecible y lo desconocido...

Los sistemas de gran escala pueden reaccionar de manera contraria a la

intuicin ante acciones aparentemente

racionales Eventos que pueden parecer caprichosos pueden articularse para impedir o apoyar los xitos Por lo tanto, la esencia de la estrategia debe construir una posicin tan slida en ciertas reas, que la organizacin pueda lograr sus metas a pesar de lo

imprevisible del comportamiento de las

fuerzas externas

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La realizacin de las estrategias pueden modificarse durante su instrumentacin

Estrategia no realizada

Estrategia emergente

Estrategia intentada

Estrategia planeada

Estrategia realizada

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Reflexin

El propsito de la planeacin estratgica no es predecir el futuro, el intento de acertarle; sino cambiar los modelos mentales de quienes tienen que tomar las decisiones importantes, ensanchando sus percepciones y re-enmarcando sus perspectivas. Para lograrlo con xito el equipo directivo debe comprender claramente lo que pasa por su mente.
Arie De Geus, en The Living Company (Ex director de Planeacin de Royal Dutch Shell)

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El estratega: caractersticas esperadas de un gerente pblico moderno

1. 2. Liderazgo Gran habilidad de trabajo en equipo 8. Capacidades de administrar recursos humanos y de generar buenas relaciones interpersonales

3.
4.
5.

Visin, pensamiento y capacidad de planificar estratgicamente

Capacidad de iniciar y manejar procesos de cambio Experiencia, competencia profesional y orientacin hacia la obtencin de resultados Creatividad, criterio y capacidad intelectual Habilidades generales de administracin

9.

Conocimiento de tecnologas de informacin

10. Habilidades en comunicacin 11. Conocimientos en administracin de recursos financieros 12. Experiencia en el sector pblico 13. Manejo de recursos humanos mal remunerados, poco motivados y muy criticados 14. Conocimientos bsicos de las normas administrativas 15. Criterio poltico superior al que se requiere en el sector privado
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6.

7.

El pensamiento estratgico como algo visual

3. Ver desde arriba

2. Ver hacia atrs

Estrategia

1. Ver hacia adelante

6. Ver ms all

7. Ver a travs de

4. Ver desde abajo

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Control estratgico: propsito

La funcin bsica de un sistema de control estratgico es suministrar a la alta gerencia informacin general para controlar las estrategias y su estructura, es decir tomar decisiones estratgicas que impulsen a la accin

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26

Control estratgico: ventajas

Establecer estndares

Crear un sistema de medicin Comparar el desempeo contra los objetivos Evaluar y corregir

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Control estratgico: niveles

Coorporativo
Desempeo Rentabilidad Utilidad Rotacin

Divisional
Eficiencia Eficacia

Niveles de control
Departamental
Objetivos Calidad Satisfaccin del cliente

Individual
Desempeo Productividad Cumplimiento de tarea
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Resumen
FORMULACIN (Decidir qu hacer) IMPLANTACIN (Lograr resultados)

1. Identificacin de oportunidad y riesgo

2. Determinar los recursos materiales, tcnicos, financieros y administrativos de la empresa 3. Valores personales y aspiraciones de los administradores de alto nivel 4. Reconocimiento de la responsabilidad no econmica ante la sociedad

ESTRATEGIA Determinacin de propsitos (plan) y comportamiento (patrn) que, junto con las polticas (perspectiva y posicin), definen a la organizacin y su campo de accin

1. Estructura y relaciones de la organizacin. Divisin del trabajo Coordinacin de la responsabilidad dividida. Subsistemas de informacin 2. Procesos de comportamiento organizacionales. Normas y cuantificaciones Sistemas de motivacin o incentivos 3. Liderazgo de alto nivel: Estratgico Organizacional Personal

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El Sistema de Planeacin Estratgica

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Para cumplir con los Objetivos Nacionales debe existir congruencia en todos los elementos que forman parte del PND en todos los niveles del Gobierno Federal
Seguimiento y evaluacin

Compromisos presidenciales

Plan estratgico institucional

Proyectos presidenciales Metas presidenciales

Avance fsico de metas Programa Operativo Anual 2002 Programa Operativo Anual 2003 Programa Operativo Anual 2004 Programa Operativo Anual 2005 Programa Operativo Anual 2006 Indicadores de desempeo Avance de control de gestin

Consistencia

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La Ley de Planeacin establece el propsito y la manera de hacer la planeacin dentro de la APF

Creacin del Plan Estratgico
Mediante la planeacin se fijarn objetivos, metas, estrategias y prioridades.

Definicin de Proyectos y Procesos de acuerdo al PND

Mediante la planeacin se asignarn recursos, responsabilidades y tiempos de ejecucin.

Seguimiento y Reporte de Avances

Mediante la planeacin se coordinarn acciones y se evaluarn resultados.

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Sistema de Planeacin Estratgica (SPE)

Conjunto de metodologas y

herramientas digitales
Apoya la implementacin del proceso de planeacin estratgica

del Gobierno Federal

Facilita la definicin y el seguimiento de los proyectos y procesos que contribuyen al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo

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El SPE apoya la ejecucin del modelo de planeacin estratgica del Gobierno Federal
PERSONAS PROCESOS ORGANIZACIN TECNOLOGA
Coordinador General

Coordinador Administracin del Portafolio

Coordinador Estndares de Ciclo de Vida

Coordinador Servicios de Soporte a Proyectos

Coordinador Administracin de Relaciones

Roles y responsabilidades en Planeacin, Ejecucin y Seguimiento Diferentes actores en los distintos niveles de la Administracin Pblica Federal Capacitacin en el uso del sistema

Proceso de Planeacin Estratgica Mejores prcticas de Planeacin Metodologas de Alineacin de Proyectos y Procesos Flujos de trabajo para Planeacin (Paso a paso) Proceso de programacin

Oficina de la UPE Enlaces de Planeacin Presidente INEGI, Directores Generales, Directores de rea Coordinacin administrativa INEGI Coordinacin de Informtica de la Subsecretara de Egresos de la SHCP

Herramienta que facilita el proceso de planeacin estratgica del Gobierno Federal Herramienta de trabajo que agiliza el seguimiento de los proyectos y procesos que apoyan el cumplimiento del PND

SOLUCIN HOLSTICA
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Sistema Integral que puede responder a las necesidades de todos los usuarios externos e internos...

Avance de metas presidenciales

Subsecretario

Programa Sectorial

Director General

Avance del PND

Secretario
Enlace de Planeacin

Informe de gestin

Tablero de control

Oficial Mayor/ DGPOP

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El SPE se integra al ciclo continuo de la planeacin del Gobierno Federal

Planeacin
Creacin del plan estratgico. Alineacin de Proyectos y Procesos a los Objetivos Institucionales

Seguimiento y Evaluacin
Medicin de avance de metas

Capacidades del SPE

Programacin
Concertacin de la estructura programtica

Presupuestacin
Integracin del presupuesto

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Modelo de Planeacin Estratgica

Visin en el PND Prioridades y Polticas del PND Objetivos Rectores
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

Estrategias del PND

Los Indicadores son parte esencial del Modelo de Planeacin Estratgica

Visin de las Sras. Misin de las Sras.

Indicadores

Metas

Actividades Sustantivas

Objetivos Generales Lneas Estratgicas Generales

Indicadores

Metas

SECRETARAS

Actividades Especficas

Objetivos Especficos Lneas Estratgicas Especficas

Indicadores

Metas

SUBSECRETARAS

Actividades Institucionales

Objetivos de la Direccin General Proyectos

Indicadores

Metas Metas

Indicadores Atributos Indicadores Atributos

DIRECCIONES GENERALES

La metodologa contempla aterrizar la Planeacin Estratgica hasta el nivel de Planeacin Operativa

Procesos

Metas

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Asegura la alineacin de informacin hasta el nivel operativo y contribuye a la generacin de informacin para otros sistemas

SAETI

Programacin y Presupuesto
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Objetivo de Direccin General

Enunciado breve que define en forma clara y especfica los resultados esperados en cada Direccin General.

Los Objetivos deben:

Estar orientados a resultados
Enfatizar la idea principal o rea de logro, Ser alcanzables en un tiempo establecido, Ser medibles

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Sintaxis de Objetivos de Direccin General

Resultado esperado (el qu)

Verbo, Elemento a medir y rea de enfoque

MEDIANTE

Acciones (el cmo)

Cmo, A travs de

Ejemplo bien construido:

MEDIANTE

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Consideraciones bsicas para Objetivos de la Direccin General

El lado izquierdo debe enunciar un resultado esperado. El lado derecho debe representar las acciones que se llevarn a cabo para lograr el resultado esperado. Permite la identificacin de los proyectos y procesos Deben contribuir o ser suficiente para lograr el resultado esperado Debe ser factible de ejecutar en un plazo relevante

Mediante

Debe ser medible No se deben repetir: Los Objetivos Especficos Las Lneas Estratgicas Especficas Las Actividades Institucionales

Si es lo que se hace actualmente, entonces no es un Objetivo de Direccin General !!

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Preguntas para verificar la calidad de los objetivos

Preguntas para verificar la calidad
1. Orientado a resultados 2. Bien construido 3. Idea singular Est claramente definido el propsito, estado esperado, producto final o logro a ser alcanzado? Incluye un verbo, objeto a ser medido y reas de enfoque conforme a las reglas de sintaxis?
Enfatiza

Si?

No?

la idea principal o rea de logro (en vez de tocar muchos conceptos en una oracin)?
Es posible lograrlo en el tiempo establecido? Su progreso puede ser medido u observado usando uno o ms Indicadores?
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4. Alcanzable

5. Medible

Verbos sugeridos para redactar objetivos

Lograr Mejorar Resolver Incrementar Actualizar Instalar Extender Aumentar

Promover Presentar Organizar Efectuar Informar Dirigir Integrar Elaborar

Reducir Eliminar Disminuir Abatir

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Ihernand@presidencia.inegi.gob.mx Ramn.lucero@inegi.gob.mx
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