Manual Excel 2003

Universidad de Puerto Rico Administracin Central
Preparado por: Grupo Servicio al Usuario Enero 2004
EXCEL 2003
INDICE Tema Pgina
INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 1 Qu hay de nuevo en Excel 2003? .....................................................................................2 niciando Excel 2003 ......................................................................................................... 3 DESCRIPCIN DE LA HOJA DE CLCULO DE EXCEL ....................................................... 6 Usando los mens .............................................................................................................. 8 Alternativas para seleccionar instrucciones ..................................................................... 10 FUNCIONES SENCILLAS...........................................................................................................13 ABRIENDO UN WORKBOOK................................................................................................... 16 ARCHIVAR UN WORKBOOK.................................................................................................. 17 CREAR UN NUEVO WORKBOOK .......................................................................................... 19 CERRAR TODOS LOS WORKBOOK ABIERTOS .................................................................. 19 BUSCANDO AYUDA................................................................................................................. 20 MOVIENDO EL APUNTADOR DE CELDAS .......................................................................... 21 ENTRANDO VALORES Y ETIQUETAS EN UN WORKSHEET............................................. 22 SELECCIONANDO CELDAS ................................................................................................... 24 LIMPIAR Y EDITAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA ...................................................... 27 INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS, COLUMNAS Y FILAS.................................................. 31 CONFIGURANDO LA HOJA DE CLCULO .......................................................................... 37 CONFIGURANDO VALORES................................................................................................... 38 ALINEAMIENTO ....................................................................................................................... 39 TIPOS DE LETRA ...................................................................................................................... 40 BORDES...................................................................................................................................... 41 PATTERNS .................................................................................................................................. 42 UTILIZANDO MS DE UNA HOJA DE CLCULO .............................................................. 43 OPERACIONES ARITMTICAS .............................................................................................. 47 TRABAJANDO CON REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS.................................... 53 FUNCIONES ............................................................................................................................... 57 USANDO EL COMANDO "PASTE SPECIAL" ........................................................................ 60 IMPRIMIR EL WORKSHEET.................................................................................................... 61 MARGINS ................................................................................................................................... 63 HEADER AND FOOTER ........................................................................................................... 64 SHEET ......................................................................................................................................... 66 IMPRIMIENDO UNA HOJA DE CLCULO............................................................................ 67
Prohibida la reproduccin parcial o total de este manual Grupo de Servicios al Usuario de la Oficina de Sistemas de Informacin Universidad de Puerto Rico / Administracin Central
INDICE Tema Pgina 69 71 71 72 75 76 78 81 82
OTRAS HERRAMIENTAS QUE DEBES CONOCER ............................................................. Ordenar una lista ......................................................................................................... Insertando y Removiendo "Page Break"..................................................................... Creando grficas ......................................................................................................... Modificando la grfica................................................................................................ Utilizando el autocorrect............................................................................................. Verificando la ortografa ............................................................................................. Hyperlink .................................................................................................................... BIBLIOGRAFA .........................................................................................................................
Introduccin
Excel 2003 es un poderoso programa para generar hojas de clculo. Utiliza un componente en el cual nosotros podemos organizar, calcular y analizar nuestra data. Excel utiliza lo que se conoce como Workbook o Libro de Trabajo (varias hojas de clculo). Un workbook es un archivo que contiene una o ms hojas de clculo , cada hoja de clculo es una pgina en el Workbook, la hoja es conocida como Worksheet. Hacer computos aritmticos, cientficos y financieros Informes Grficas Imprimir Tablas
Qu hay de nuevo en Excel 2003

Caractersticas Formato XML Descripcin La hoja de clculo de Office presenta como novedad la posibilidad de interpretar correctamente cualquier documento con formato XML, conservando todos sus atributos. Adems, se puede usar esta compatibilidad para actualizar cuadros, tablas y grficas. Adems, incorpora mejoras de las etiquetas y de las funciones estadsticas.
Etiquetas y funciones estadsticas.
Iniciando Excel 2003

1. Asegurese de que la mquina este encendida y vea el escritorio de Windows, figura 1 2. Oprima en la barra de tareas el botn START 3. Selecciona PROGRAM MICROSOFT EXCEL 2003 figura 2 Automticamente aparecer el programa como se muestra en la figura3
Iconos Barra de Tareas Botn de Start
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Descripcin de la Hoja de Clculo de Excel 2003

Barra de Ttulo Barra de Men Barra de Herramientas Estndar Barra de Herramientas de Formato
Indicador de Celdas Barra de Frmula
Celda Columnas
Celda Activa
Filas Panel de Tareas
Barras de Navegacin
Botones de Navegacin Hojas
Barra de Estado
Elementos Barra de Ttulo
Descripcin Se encuentra en la parte superior de la ventana y despliega el ttulo del documento y el nombre de la aplicacin con la cual est trabajando. Se encuentra debajo de la lnea de ttulo y muestra las herramientas disponibles en Excel. Se encuentra debajo de la lnea de men y muestra en forma de iconos unas herramientas o comandos que son los mismos que estn en la lnea de men. Se encuentra debajo de la lnea de men y muestra en forma de iconos unas herramientas o comandos que son los mismos que estn en la lnea de men. Es la barra que se encuentra debajo de la lnea de herramientas, en la parte superior izquierda de la hoja. Esta indica la localizacin de la celda activa. Es la celda que se afectar con la prxima entrada o proceso. Es la celda en la cual est posicionado el apuntador del mouse. Ver una barra rodeada por un borde ennegrecido, esto le indicar que es la celda actual. Es una lnea vertical de celdas. Es una lnea horizontal de celdas. Es creada por la intercepcin de una fila y una columna, es la unidad bsica de la hoja de clculo, en la cual es almacenada la data. Se utiliza para navegar a travs de las filas y columnas. Se utiliza para navegar entre hojas de clculo. Consiste de columnas y filas de celdas. Se encuentra en la parte inferior de la hoja y muestra el status de la hoja de clculo. Aqu tiene un statusque dice READY (indica que est listo para entrar la data) y cambia a ENTER cuando est entrando. Para editar la data dentro de la celda oprima la tecla de F2, la celda estar en estado EDIT, lista para editar la data.
Barra de Men Barra de Herramientas Estndar
Barra de Herramientas de Formato
Indicador de Celdas
Celda Activa
Columna Fila Celda
Barra de Navegacin Botones de Navegacin Hojas Barra de Estado
Usando los Mens
Los mens se encuentran en todas las aplicaciones de Windows. Estos permiten utilizar los comandos de Excel 2003. Instruccin atenuada o invisible No se puede utilizar en ese momento. Puntos suspensivos (...) despus de la instruccin Aparecer un cuadro de dilogo. Una marca de cotejo a la izquierda de la instruccin La instruccin est activa.
Una combinacin de teclas a la derecha de la instruccin Un atajo para realizar la instruccin, sin tener que abrir el men. Ej. Ctrl+S Un tringulo a la derecha de la instruccin Aparecer otro men. Dos cabezas de flecha apuntando hacia abajo en un men: Mostrar ms opciones o comandos.
Alternativas para Seleccionar Instrucciones

Se activa la lnea de men, ya sea con el mouse o con el teclado, para que despliegue la lista de las instrucciones relacionadas a dicho men, luego se selecciona la instruccin que quiere usar. Otra manera para ejecutar instrucciones es utilizando la lnea de herramientas. Formas de accesar los mens: mouse: Se mueve el apuntador del mouse sobre el nombre del men y luego se oprime el botn izquierdo del mouse una vez. Para seleccionar un comando, se mueve el apuntador del mouse sobre el nombre del comando y se oprime el botn izquierdo del mouse una vez. Teclado Para activar un men, se oprime la tecla de ALT junto con la letra en el teclado que aparece subrayada en la lnea de men. Para cerrar un men, se oprime la tecla de ALT. Si Excel requiere ms informacin para ejecutar el comando, aparecer un cuadro de dilogo.
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Lnea de Herramientas Se utilizan para seleccionar rpidamente los comandos frecuentemente usados. Cada uno provee un mtodo rpido para seleccionar un comando. Para seleccionarlo se oprime el botn izquierdo del mouse una vez.
Para ver otras lneas de herramientas seleccione en la lnea de men la opcin View Toolbars o posicinese entre dos iconos en la lnea de herramienta y oprima el botn derecho del mouse, ver los nombres de varias de las lneas de herramientas que se pueden usar.
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Si desea otras herramientas deber posicionarse sobre la lnea de herramientas (sin tocar ningn icono) oprimir el botn derecho del mouse y automticamente aparecer un men. Ah seleccionar la opcin CUSTOMIZE . Aparecer una caja de dilogo que le mostrar las diferentes herramientas. Para ponerlas en la lnea de herramientas, tiene que colocar el apuntador del mouse sobre la herramienta deseada, oprimir el botn izquierdo y arrastrar la herramienta seleccionada a la lnea de herramientas, luego suelte el botn del mouse.
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Funciones Sencillas
Flecha Izquierda y Derecha Mueve el indicador de celda en celda, hacia la izquierda o derecha. Flecha Arriba y Abajo Mueve el indicador de celda en celda, hacia arriba o abajo. Page up y Page Down Se utiliza para moverse de pantalla en pantalla, hacia arriba o hacia abajo. Home Se utiliza para ir directamente al comienzo de la lnea en donde est la celda actual o celda activa. Ctrl. + Home Se utiliza para ir al comienzo de la hoja de clculo, celda A1. Ctrl. + End Se utiliza para ir al final de la hoja de clculo. Go to - (F5) Se utiliza para ir directamente a una celda en especfico. Escoja EDIT - GO TO y escriba la celda a la cual desea ir.
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Botn de Restaurar la pantalla Se encuentra a la derecha de la lnea del men. Reduce la ventana de la hoja de clculo dentro de la ventana de la aplicacin. Retorno Se utiliza para completar la entrada en la celda, luego de entrar la data. Botn de Minimizar Reduce la ventana a un icono. Botn de Maximizar Aumenta el tamao de la ventana, de manera que ocupe toda la pantalla.
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Abriendo un Workbook
Seleccione el archivo y oprima el botn Open
Muestra iconos del escritorio
Busca servidores o computadoras conectados a la red Puede escribir el nombre el archvo si lo conoce Tipo de Archivo, ya sea versin de Excel, texto etc.
Se encuentran y se almacenan los archivos
1. Seleccione de la barra de men la opcin File Open o seleccione, de la barra de herramientas el cartapacio.
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Archivar un Workbook
Seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo
Nombre que dar al archivo
Tipo de formato en que desea guardar el archivo
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Se utiliza para archivar las hojas de clculo. Los documentos deben guardarse frecuentemente, para no perder informacin en caso de que se vaya la electricidad u otro problema. Save as Se utiliza para archivar la hoja de clculo por primera vez. 1. Se selecciona la opcin de Save as del men de File FILE SAVE AS Save Se utiliza para archivar la hoja de clculo que ha sido guardada previamente y ha sufrido cambios. 1. Se selecciona la opcin de Save del men de File o el disquito de la lnea de herramientas. FILE SAVE
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Save Auto Recover
Tiempo en que va guardando el workbook
Inactiva el AutoRecover
Lugar donde se encuentra el workbook recuperado
Excel automticamente guarda el workbook, cada x cantidad de tiempo. Se selecciona la opcin de Tools del men de File TOOLS OPTIONS SAVE
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Crear un nuevo Workbook
Usted puede crear un nuevo workbook en Excel. Simplemente escoge de la lnea de men la opcin FILE - NEW.
Cerrar todos los workbook abiertos

Se utiliza para cerrar todos los documentos que tenga abiertos, sin necesidad de cerrarlos uno a uno. 1. Presione y deje oprimida la tecla de mayscula o shift. 2. En la lnea de men, seleccione la opcin FILE CLOSE ALL. 3. Excel se encarga de cerrar todos los documentos abiertos en ese momento y avisa cuando haya que guardar cambios en los archivos.
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Buscando Ayuda
Se utiliza para obtener informacin cuando no sabemos cmo hacer una tarea. Esta funcin se activa oprimiendo en la lnea de men la opcin HELP u oprimiendo la tecla F1 en su teclado. Cuando usted oprime F1, aparecer automticamente el asistente de Excel. Escribe su pregunta y en el espacio oprime Search.
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Moviendo el Apuntador de Celdas (cursor del mouse)

Antes de comenzar a entrar data en el worksheet, debemos saber cmo navegar alrededor del worksheet. Usando el mouse Haciendo un click sobre cualquier celda, con el apuntador del mouse, tenga una foma de cruz blanca. Usando el Teclado Usando las flechas direccionales para moverse dentro de la pgina.
Cada celda en un worksheet tiene un identificador nico que es conocido como la direccin de la celda. Est compuesta por una columna (letra) y una fila (nmero).
La celda activa es aquella que est rodeada por un borde negro. Sabrs en cual celda te encuentras, si miras el indicador de celdas.
Indicador de celdas
Celda Actual
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Entrando Valores y Etiquetas en un Worksheet

Las hojas de clculo son bsicamente construidas con la entrada de los datos. Los datos pueden ser entrados de dos formas : Etiquetas y Valores. Etiquetas (Labels) Son entradas de tipo texto (no numrico), comenzando con una letra o con algn smbolo especial ( ^) , que Excel reconoce como primer carcter en la etiqueta. Son alineados a la izquierda de la celda.
Valores (Values) Son nmeros o resultados numricos de una frmula. Son alineados a la derecha de la celda.
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La barra de frmulas se encarga de recibir la entrada de datos, ya sean valores o etiquetas.
Botn de Entrada - Una vez entre el valor oprime el botn u oprime retorno, para aceptar el valor. Botn de Cancelar - Si se arrepiente de la entrada, oprime el botn para cancelar la operacin.
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Seleccionando Celdas
Grupo de celdas seleccionadas
Antes de hacerle arreglos a las celdas, hay que seleccionarlas. El grupo de celdas seleccionadas se conoce como Range (intrvalo) y aparece sombreado en la pantalla. Tipos de seleccin Una Celda Se mueve el apuntador del mouse a la celda deseada y se oprime el botn izquierdo del mouse una vez. Un grupo de celdas Se mueve el apuntador del mouse sobre la primera celda que se quiere seleccionar, se oprime y se deja oprimido el botn izquierdo del mouse; luego arrastra el apuntador del mouse hasta marcar el intrvalo que quiere seleccionar.
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Dos grupos de celdas Se hace el procedimiento para seleccionar un grupo de celdas para el primer grupo y luego oprimiendo la tecla de Ctrl, se selecciona el otro grupo de celdas. Una fila completa Se mueve el apuntador del mouse sobre el nmero de la fila que se quiere seleccionar y se oprime el botn izquierdo del mouse una vez. Una columna completa Se mueve el apuntador del mouse sobre la letra de la columna que se quiere seleccionar y se oprime el botn izquierdo del mouse una vez. La hoja de clculo completa Se mueve el apuntador del mouse sobre el rea donde los encabezados de las filas y columnas se intersecptan y se oprime el botn izquierdo del mouse una vez. Utilizando el teclado para seleccionar: Se mueve a la celda donde comenzar a seleccionar y oprime la tecla de mayscula o shift (la tecla tiene una flecha que apunta hacia arriba), luego, oprima las teclas de flechas direccionales de su teclado.
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Seleccionar a lazar: Se mueve el apuntador del mouse sobre la celda donde comenzar a seleccionar luego, oprimiendo la tecla de Ctrl, seleccione las reas que desee usando el mouse. Este tipo de seleccin aplica slo para formatos a las celdas, no para copiar o mover celdas.
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Limpiar y Editar el contenido de una celda

Para limpiar el contenido de una celda, debe seleccionar la celda y oprimir la tecla DELETE.
Para editar el contenido de una celda, debe seleccionar la celda, oprimir dos veces rpidamente el botn del mouse escribir el nuevo valor. Tambin puede seleccionar la celda y oprimir la tecla F2.
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Editar una celda

Opciones para editar celdas 1. Seleccione la celda o grupo de celdas que se van a editar. 2. Se busca dentro del men de EDIT la opcin deseada. Undo Usted puede restaurar los ltimos cambios que le hizo a su hoja de clculo, Escogiendo la opcin EDIT - UNDO.
Repeat Cut Copy Paste
Usted puede repetir los ltimos cambios a su hoja de clculo. Elimina y mueve la data seleccionada. Copia la data seleccionada, sin eliminarla de donde est. Luego de haber copiado o cortado para ver el resultado seleccione Paste.
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Clear
Para limpiar el contenido de las celdas y el estilo aplicado a los mismos. Opciones para comando clear: All Borra todo el contenido de la celda o celdas seleccionadas, incluyendo los estilos. Formats Borra los estilos de la celda o celdas seleccionadas. Contents Borra el contenido de la celda o celdas seleccionadas, solamente el contenido, no los estilos. Notes Las (comentarios) se utilizan para describir el contenido de una celda. Para definir una usted: 1. Selecciona la celda a describir 2. Escoje INSERT COMMENTS 3. Escribe la o descripcin de la en el rea correspondiente. 4.Oprime OK.
Para ver la Nota, posicinese sobre la celda. Cuando el apuntador tenga la forma de una cruz blanca hueca, ver la Para desactivar la : EDIT - CLEAR - COMMENT
Delete Delete Sheet
Move or Copy Sheet
Se utiliza para eliminar o remover celdas de un fila. Se utiliza para eliminar una hoja de clculo. Excel le enviar un mensaje de advertencia que le preguntar si desea eliminar permanentemente esa hoja de clculo. Se utiliza para mover y copiar hojas de clculo a otros workbook.
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Find and Replace
Localizar una celda con un contenido especfico, un fragmento o texto, parte de una frmula, un nombre, direccin de celdas o un valor encontrarlo o remplazarlo por otro.
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Insertar y eliminar celdas, columnas y filas

Usted puede insertar y eliminar celdas, lneas, columnas y hojas de clculo.
Insertar Celdas Puede insertar celdas o grupos de celdas dentro de las filas y columnas. Insertar una celda 1. Seleccione la celda que ocupa la posicin donde usted necesita que aparezca la nueva celda. Entonces, escoja de la lnea de men INSERT CELLS
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Insertar varias celdas 1. Seleccione el grupo de celdas que desea que ocupen la posicin donde aparecern las nuevas celdas. Escoja en la lnea de men INSERT CELLS. Seleccione si desea que aparezcan a la derecha o sobre la celda en la cual est posicionado en ese momento, oprima OK. Insertar Columnas Usted puede insertar columnas o grupos de columnas dentro de una hoja de trabajo. Insertar una columna 1. Seleccione la columna que ocupa la posicin donde usted necesita insertar la nueva columna. 2. Escoja INSERT COLUMNS y oprima OK. Insertar varias columnas 1. Seleccione el grupo de columnas que usted desea que ocupen la posicin donde va a insertar las columnas. 2. Escoja INSERT COLUMNS y oprima OK. Insertar Filas Usted puede insertar una o ms filas. Insertar una fila 1. Seleccione la fila que desea que ocupe la posicin donde aparecer la nueva fila. 2. Escoja INSERT ROWS y oprima OK.
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Insertar varias filas 1.Seleccione el grupo de filas que desea que ocupe la posicin de las nuevas filas. 2. Escoja INSERT ROWS y oprima OK. Insertar Hojas de Clculo Usted puede insertar hojas de clculo al workbook que tiene activo en pantalla. Insertar una hoja de clculo 1. Seleccione la hoja que ocupa la posicin donde aparecer la nueva hoja. 2. Escoja INSERT - WORKSHEETS y oprima OK. Insertar varias hojas de clculo 1. Seleccione el rango de hojas de clculo que ocuparn la posicin de las nuevas hojas de clculo que se insertan. 2. Escoja INSERT - WORKSHEET y oprima OK. Para eliminar las celdas, filas o columnas 1. Para eliminar la celda, seleccione la celda y oprima la tecla de Delete o Suprimir.
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Cambiar el ancho de la columna Se cambia el ancho de las columnas para mejorar la apariencia de la hoja de clculo, cuando el ancho de las columnas es menor a la extensin de los datos.
Usando el mouse 1. Se mueve el mouse sobre la esquina derecha del encabezado de la columna que se quiere agrandar. Se oprime el botn izquierdo del mouse y se deja oprimido mientras se arrastra la esquina de la columna a la nueva posicin. El apuntador del mouse tomar la forma de una cruz negra con la lnea horizontal en forma de una flecha con doble cabeza. 2. Se libera el botn y aparecer el ancho nuevo de la columna. Barra de Men 1. En la lnea de men selecciona la opcin FORMAT - COLUMN, aparecer un cuadro de dilogo y seleccionar WITH.
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2. Aparecer un cuadro llamado Column Width, en el cual usted podr cambiar el ancho de la columna. Luego oprima OK.
Cambiando el ancho de la columna automticamente Excel ajusta el ancho de la columna, de acuerdo al dato ms extenso en la columna. 1. Se mueve el apuntador del mouse sobre la esquina derecha del encabezado de la columna que se quiere agrandar. 2. Se oprime rpidamente el botn izquierdo del mouse dos veces.
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Cambiando la altura de la fila Se hace para aadir espacios entre filas de datos en la hoja de clculo. Usando el mouse 1. Se mueve el apuntador del mouse sobre la esquina inferior del nmero que est a la izquierda de la fila que se quiere agrandar. 2. Se oprime y se deja oprimido el botn izquierdo del mouse, mientras se arrastra la esquina de la fila a la nueva posicin. 3. Se libera el botn y aparecer la nueva altura de la fila. Cambiando la altura de la fila automticamente Excel ajusta la altura de la fila de acuerdo al dato ms alto en la fila. 1. Se mueve el apuntador del mouse sobre la esquina inferior del nmero de la fila que quiere agrandar. 2. Se oprime rpidamente el botn izquierdo del mouse dos veces.
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Configurando la hoja de clculo

La apariencia de los nmeros y la data se cambia para que sea ms fcil entender. Lnea de Men 1. En la lnea de men seleccionar la opcin FORMAT CELLS. 2. Aparecer una caja de dilogo, llamada Format Cells. Esta caja de dilogo le provee a usted la oportunidad de trabajar el proceso de editaje de su hoja de clculo, desde el estilo de los nmero hasta el tipo de letra.
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Configurando Valores Number
Seleccione la categora
Ejemplo
Formato
En esta opcin usted cambia el estilo de los nmeros, como poner el signo de dlar, las posiciones decimales, las comas, etc. Seleccionando la categora deseada, ver una muestra de cmo quedar finalmente el valor y seleccionando el formato que desea que tenga el mismo.
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Alineamiento
Para alinear el cotenido de la celda horizontalmente ya sea a la izquierda, derecha, central etc.
Orientacin del contenido de la celda, este permite rotar el contenido de la celda
Para alinear el contenido de la celda verticalmente ya sea a la izquierda, derecha, central etc.
Es la posicin que Excel le da a los valores y las etiquetas. Las etiquetas son alineadas a la izquierda y los valores a la derecha. Usted puede cambiar esto seleccionando FORMAT CELLS. Cuando aparezca la caja de dilogo, seleccione la pestaa Alignment. Ver los tipos de ALINEAMIENTO horizontal, vertical y la orientacin de la data.
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Tipos de letras
Tipo de Letra
Estilo de Letra
Tamao de Letra
Usted puede usar una gran variedad de tipos de letra en su hoja de clculo, seleccionando la opcin FORMAT CELLS de la lnea de men. En el cuadro de dilogo Format Cells seleccione la pestaa Font. Ver un cuadro con los diferentes tipos de letra; en el cuadro Font Style, ver los estilos que puede tener la letra: Bold, Italic etc. El cuadro de Size muestra el tamao de la letra y el de preview ensea una muestra de cmo quedar la hoja, luego de aplicar el formato.
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Bordes
Usted podr cambiar el borde de la celda o grupo de celdas para cambiar color y estilo. 1. Seleccione las celdas a las cuales les pondr el borde. 2. Escoja de la lnea de men, la opcin FORMAT - CELLS. Aparecer la caja de dilogo ah seleccionar la pestaa Border. 3. Seleccione el borde y lneas que desea. 4. La opcin Border muestra los bordes, ya sean los del tope, o fondo, el de la izquierda o la derecha. 5. Use la opcin Style para seleccionar el estilo de las lneas, ya sean ms gruesas, o finas o entrecortadas.
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Patterns
El pattern o modelo se utiliza para cambiar los colores y fondo de las celdas. 1. Escoja en la lnea de men la opcin FORMAT - CELLS, luego seleccione la pestaa llamada Patterns. 2. Seleccione la celda o celdas que desea cambiar de color. 2. Active la lista de Patterns para escoger el modelo que desee crear.
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Utilizando ms de una hoja de clculo

Insertar una hoja de clculo La hoja de clculo desplegada en la pantalla es semejante a un portafolios que contiene muchas hojas. Pueden aadirse en cualquier momento hojas de clculo para guardar nueva informacin. Usted ver en su pantalla, en la parte inferior de la hoja, las diferentes pestaas que muestra una hoja de clculo. 1. Desplace el mouse sobre INSERT de la lnea de men y seleccione la opcin WORKSHEET. Excel despliega una nueva hoja de clculo, acompaada de su etiqueta (pestaa) con el nombre sheet x. 2. En Excel cada nuevo archivo es un workbookque contiene 16 hojas por default. Cada workbook contiene un mximo de 255 hojas. Esto puede ser modificado en Tools Options General. Tools Options General.
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Pasar entre hojas de clculo Se puede trasladar fcilmente entre todas las hojas de clculo de un archivo. Esto le permite ver el contenido de cada hoja de clculo. Para desplazar el contenido de una hoja de clculo a otra Se desplaza el mousesobre la etiqueta de la hoja de clculo y luego se oprime el botn izquierdo una vez. Para moverme entre hojas Utilize los botones direccionales que se encuentran en la parte inferior de la hoja de clculo.
primera hoja hoja anterior
ltima hoja prxima hoja
Para dar nombre a una hoja de clculo Se puede dar un nombre descriptivo a cada hoja de clculo en el archivo. 1. Para cambiar el nombre de una hoja de clculo, se desplaza el cursor del mouse sobre la etiqueta de hoja de clculo y luego se presiona rpidamente el botn izquierdo del mouse dos veces. 2. Se escribe el nombre que se le va a dar a la hoja de clculo. 3. Se oprime la tecla de Retorno.
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Mover hojas usando el mouse Usted puede cambiar la posicin de las hojas de clculo de Excel. 1. Seleccione la hoja que desea mover. 2. Oprima y deje oprimido el botn izquierdo del mouse y arrastre hacia la izquierda o derecha, donde desee posicionar la hoja a mover. El cursor del mousetomar la forma de una flecha blanca sobre un papelito blanco. Copiar hojas usando el mouse Usted puede copiar hojas de clculo de Excel a otras hojas. 1. Seleccione la hoja que desea copiar. 2. Presione la tecla de CTRL y arrastre hacia la hoja donde desea copiar. El cursor del mousetomar la forma de una flecha blanca sobre un papelito blanco con una cruz en medio. Moviendo y Copiando Hojas usando el men Otra forma para copiar y mover hojas dentro de un workbook es usando el men. 1. Selecciona la hoja a copiar o a mover. 2. Escoja de la lnea de men la opcin EDIT - Move o Copy SHEET 3. Escoja Create a Copy para copiar las hojas si es copiar lo que desea. 4. Seleccione OK, cuando haya finalizado.
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Para seleccionar varias hojas Usted puede seleccionar una o ms hojas de clculo. Esto es importante, cuando se desea copiar frmulas a otras hojas. Pasos para seleccionar en secuencia: 1. Oprima la tecla de mayscula o shift en su teclado. 2. Seleccione las hojas deseadas, ver en su monitor que las hojas seleccionadas aparecen sombreadas. Pasos para seleccionar al azar a. Oprima la tecla de CTRL en su teclado. b. Seleccione las hojas deseadas, ver en su monitor que las hojas seleccionadas aparecen sombreadas. Pasos para desactivar las hojas seleccionadas: a. Haga un click con su mouseen cualquier hoja en el workbook. Copiando y moviendo data entre hojas La data puede ser copiada y movida entre hojas. 1. Seleccione las celdas que desea copiar. 2. Oprima el botn cut o seleccione, para copiar, el botn de copy 3. Active o muvase a la hoja deseada y oprima el botn de paste
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Operaciones Aritmticas
Frmulas Excel utiliza las frmulas para calcular valores. Excel ofrece un ambiente rico en frmulas, en el cual usted puede construir frmulas complejas. 1. Para construir una frmula, seleccione una celda en blanco, (es donde aparecer el resultado de la frmula). 2. Luego escriba el signo de igualdad (=), todas las frmulas comienzan con este signo. Cuando usted entra el signo de igualdad, Excel despliega un cuadro de dilogo con las funciones comnmente usadas. 3. Escriba la frmula, utilizando los operadores aritmticos deseados y el nombre de la celda. Si usted entra el nombre de la celda, Excel cambiar los datos automticamente, ya que utiliza el valor almacenado en la celda.
Barra de frmualas
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Operadores que se pueden utilizar en las frmulas + * / ^ = Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponenciacin Igualdad
Operadores aritmticos en la lnea de herramienta
Orden de operaciones en Excel 1. Exponenciacin 2. Multiplicacin y Divisin 3. Suma y Resta El orden de las operaciones puede cambiarse, si se usan los parntesis. De esta forma Excel calcula las operaciones dentro del parntesis primero. Si usted no incluye un parntesis en la frmula, Excel muestra el mensaje: Parenthesis do not match.
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Celda de Referencia La celda de Referencia es la celda a la que se le asigna un nombre, segn la fila y columna en que est. Por ejemplo A1 es una celda de referencia que contiene un valor, (Ej. 5). Es importante llamar la celda por su nombre de referencia y no por su contenido. Igualmente, cuando se llevan a cabo frmulas y funciones, debe referirse a la celda por su nombre de referencia. De este modo, cualquier cambio se reflejar en el resultado, Ej. =SUM(A1:A2).
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Entrando la frmula 1. Se mueve el cursor del mousesobre la celda donde se va a entrar la frmula. 2. Se oprime una vez el botn izquierdo del mouse 3. Se entra el signo de igualdad (=), para comenzar la frmula. 4. Se entra la frmula que se quiere ejecutar y se oprime la tecla de Retorno. El resultado del clculo aparecer en la celda seleccionada. Asegrese de tener el formato general en la celda que seleccion para hacer la frmula. Esto es: FORMAT - CELLS... luego la pestaa NUMBER y ah seleccione la opcin GENERAL, de otro modo el resultado ser incorrecto, o no lo dejar ejecutar la frmula como es debido.
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Mensajes de Error en las Frmulas Algo nuevo en Excel 2003 es la verificacin de errores dentro de una frmula. Ejemplo:
Si por error coloca una etiqueta para hacer un cmputo aritmtico Excel enviar un mensaje de error como muestra la lista. Adems, podr ver ayuda sobre el error.
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Los mensajes de error en Excel son debido a varias causas, entre stas: MENSAJES #DIV/0 #NAME? #VALUE! #REF! #NULL #N/A #NUM! ####### EL PROBLEMA ES QUE TU FRMULA Operacin indefinida, divisin por cero. Entras un texto en una frmula. Trata de manipular una operacin aritmtica que no tiene valor. Una celda de referencia que no es valida (puede ser que lo elimin). Trat de devolver un valor que no existe. La direccin de la celda no est disponible. La operacin aritmtica es imposible de calcular (ocurre si se quiere calcular la raz de un nmero negativo). El contenido de la celda es demasiado largo para el ancho de la celda .
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Trabajando con Referencias Relativas y Absolutas

Uno de los conceptos ms difciles de entender en Excel es la diferencia entre celdas de referencias relativas y absolutas.
Haga un click en el punto negro y arrastre para copiar la frmula
Celdas con referencia relativa Las referencias relativas son las referencias por defecto de Excel.
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Copiando Frmulas con Referencias Relativas Luego de entrar una frmula en la hoja de trabajo, se puede copiar la frmula a otras celdas. 1. Se entra la frmula que se va a copiar a las otras celdas. 2. Se mueve el mouse sobre la celda que contiene la frmula y se oprime una vez el botn de la izquierda del mouse. 3. Posicione el cursor del mouse en la esquina inferior derecha de la celda. 4. Oprima el botn izquierdo del mouse mientras se arrastra sobre la celda (s) a la que se va a copiar la frmula. 5. Se libera el botn del mouse y aparecern los resultados de las frmulas. Al copiar frmulas, Excel automticamente cambia las direcciones de las celdas a las nuevas frmulas que se copian, esto es referencia relativa.
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Celdas con referencia absoluta Mantiene la misma celda, si se copia la frmula. Copiando Frmulas con Referencias Absoluta Las referencias absolutas se utilizan para que las direcciones de las celdas, permanezcan iguales o fijas, o sea, que no cambien y no se ajusten a las nuevas celdas. Para trancar la direccin de la celda durante el proceso de copiar la frmula, hay que poner un signo de dlar ($) antes de la direccin de la celda. Ejemplo. Una referencia relativa es: =A1 Una referencia absoluta es: =$A$1
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Usted puede cambiar las referencias relativas y absolutas, stas son conocidas como mixtas. Una referencia mixta es: =$A1 tranca la columna, la fila es relativa y la columna es absoluta. =A$1 tranca la fila, la columna es relativa y la fila es absoluta. Usted puede oprimir F4 para cambiar el tipo de referencia rpidamente. 1. Seleccione la celda donde entrar la frmula. 2. Entre la data que quiere utilizar como referencia absoluta. Ej. B1+B2 3. Presione F4 para cambiar la celda de referencia en la frmula. La frmula cambiar a: =B1+$B$2, ya que oprimi F4 en la celda B2. 4. Si presiona F4 de nuevo, la celda de referencia (B2) cambiar a mixta trancando la fila. Ej. B1+B$2 5. Si presiona F4 de nuevo, la celda de referencia cambiar a mixta trancando la columna. Ej. =B1+$B2 6. Si presiona F4 de nuevo, la celda de referencia vuelve a la originalidad. Ej. =B1+$B$2 7. Luego de haber entrado la frmula, se mueve el cursor del mouse sobre la celda que contiene la frmula que se va a copiar y se oprime el botn izquierdo del mouse una vez. 8. Se mueve el mouse sobre la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. 9. Se oprime, mientras se arrastra sobre las celdas a las cuales se quiere copiar la frmula. Luego se libera el botn del mouse y los resultados aparecern.
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Funciones Una funcin es una frmula lista para usarse. Las funciones son ms fciles de crear. Sintaxis de una Funcin 1. Toda funcin en Excel consiste del nombre de la funcin, por ejemplo SUM seguida por un set de argumentos encerrados entre parntesis (A1:A2). 2. Si omite el parntesis final cuando entra la funcin Excel lo coloca automticamente cuando presiona Retorno. 3. Los dos puntos (:) significan continuidad, de qu celda a qu celda se va a aplicar la funcin. 4. El signo de igualdad (=) al comienzo de la frmula o funcin es importante. Siempre tiene que estar antes de la frmula o funcin de otro modo Excel interpreta la frmula o funcin como texto. 6. Se deben usar las direcciones de las celdas en lugar de los nmeros ya que si se cambia algn nmero en las celdas, Excel automticamente har el clculo otra vez . La funcin aparecer en la barra de frmulas y el resultado de la funcin en la celda.
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Usando el Function Wizard para entrar frmulas Cuando usted necesite construir una funcin en Excel, puede utilizar el function wizard. Lnea de Men 1. Seleccione, de la lnea de men, la opcin INSERT FUNCTION 2. Aparecer el cuadro de dilogo Function Wizard
Bsca la funcin dentro de la lista
3. Escoja una funcin de la lista, ah ver las funciones ms usadas.
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4. Oprima el botn OK y aparecer otro cuadro de dilogo en el cual usted entrar las celdas que contendrn la funcin en los cuadros provistos con el nombre: number 1...
5. Oprima el botn OK, cuando haya finalizado ver como aparece el resultado dentro de la celda. Funciones ms comunes en Excel Funcin AVERAGE COUNT IF Detalle Calcula el valor promedio de una lista de nmeros. Ejemplo: =AVERAGE(B4:B15) Calcula el nmero de valores en una lista de nmeros. Ejemplo: =COUNT(B4:B15) Evala una condicin especfica y devuelve el resultado. IF(expresin lgica, valor cierto, valor falso) Ejemplo: =IF(A6<22,5,10) devuelve 5 si el valor en la celda A6 es menor que 22. De otra forma devuelve 10 si es mayor o igual a 22). Ejemplo:=IF(AND(G4<5,F4>80),pass,fail) Devuelve el valor pass, si el estudiante tiene promedio mayor que 80 y menos de 5 ausencias. (Las dos condiciones G4<5 y F4>80 tienen que cumplirse). De otro modo devolver fail. La funcin suma totaliza una serie de nmeros. Ejemplo: =SUM(B4:F4) En una lista de nmeros, encuentra el valor menor. Ejemplo: =MIN(B4:B15) Redondea un nmero a una cantidad especfica de dgitos
SUM MIN ROUND
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Usando el comando Paste Special
Excel provee el Paste Special, para especificar qu desea copiar. Para llevar acabo esta tarea deber: 1. Seleccionar la celda o celdas que desea copiar. 2. En el men de EDIT-PASTE SPECIAL 3. Aparecer un cuadro de dilogo, seleccionar el PASTE .
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Imprimir el Worksheet
Preview Se usa para ver en la pantalla cmo se va a ver el documento al imprimirlo. Lnea de Men 1. Posicionarse en alguna celda dentro de la hoja de clculo que desea ver. 2. En la lnea de men, seleccione la opcin FILE y en el cuadro que muestra, seleccione PRINT PREVIEW. 3. Automticamente aparecer la ventana de PREVIEW con el documento seleccionado. Botones de Print Preview:
Muestra la prxima pgina Ver el worksheet ms amplio
Ver dnde se hacen Configuracin de los control break de la pgina cada pgina
Ayuda para Preview
Muestra la pgina Imprime la hoja anterior de clculo
Tamao y espacio de la hoja de clculo
Cerrar el Preview
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Controlando la Apariencia de su Pgina Utilizando la caja de dilogo llamada Page Setup usted podr controlar la apariencia de las pginas que imprima: la orientacin, tamao de papel, mrgenes, encabezados y pies de pgina. Page Setup 1. Escoja el comando FILE - PAGE SETUP de la lnea de men. 2. Aparecer la caja de dilogo llamada Page Setup. Partes de la caja de dilogo PAGE SETUP. PAGE Permite hacer todos los ajustes necesarios a la pgina que se va a imprimir.
Orientation Determina la orientacin de la pgina. Portrait La orientacin del papel seleccionado es hacia abajo. Landscape - La orientacin del papel seleccionado es apaisada (de lado) Paper size Tamao del papel.
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MARGINS Permite controlar los mrgenes derecho, izquierdo, superior e inferior de la hoja de clculo. Da una muestra de cmo quedar el documento luego de aplicarle los mrgenes. Indica adems si deseo que Excel centralize el documento dentro de la hoja de clculo, horizontal o vertical.
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HEADER AND FOOTER (ENCABEZADOS O PIES DE PAGINA)
Un header es una lnea de texto que va colocada en el tope de la hoja de clculo y aparece en todas las hojas de clculo. Un footer es una lnea de texto impresa en la parte inferior de todas las hojas de clculo. Excel incluye una gran variedad de header predefinidos. Usted puede crear otros header y footer. Usted puede aadir como footer el nmero de pgina de la hoja de clculo y puede decidir dnde desea posicionar el footer y el header; esto es en la parte derecha, izquierda o central de la pgina.
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1. Escoja FILE PAGE SETUP - Header/Footer 2. Para crear header seleccione custom header, ah podr crear el encabezado deseado en la posicin que desee. 3. Para crear un footer seleccione custom footer, ah podr crear el pie de pgina y asignarle nmero de pgina. 4. Luego de haber creado el header/footer oprima OK.
Tipo de Letra
Nmero total de pginas
Nombre del Archivo
Nmero de Pgina
Poner el da
Nombre del workbook Poner la hora
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SHEET Se utiliza para identificar ttulos, filas, columnas y definir las lneas en la hoja de clculo. Adems se utiliza para imprimir el contenido de una o ms columnas, una o ms filas, o combinacin de columnas y filas en cada pgina de un reporte.
Escoja FILE PAGE SETUP SHEET Seleccione la caja de Rows para repetir el ttulo en el tope de cada hoja de clculo. Seleccione la caja de Column para repetir el titulo a la izquierda de la hoja de clculo. Otras opciones para imprimir: 1. Gridlines Para incluir las lneas de la hoja de clculo. Si desea que aparezcan las lneas cuando imprime, seleccione GRIDLINES.
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2. Notes Para incluir las s creadas usando la opcin INSERT NOTE, seleccione NOTES. 3. Draft Quality Para obtener menos calidad, menos claro. 4. Black and White Si usted tiene una impresora a color y no desea imprimir en colores, active la funcin Black and White. 5. Row and Column heading Para poner los nmeros y las letras a la hoja de clculo cuando se imprime.
Imprimiendo una hoja de clculo
Se puede imprimir una seccin o la hoja de clculo completa. Antes de imprimir hay que asegurarse de que la impresora est prendida y tenga papel. Lnea de Men 1. Se mueve en alguna celda de la hoja de clculo. 2. En la lnea de men, seleccione la opcin FILE - PRINT
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Aparecer un cuadro de dilogo que indica: Print: Name: Indica el nombre de la impresora con la cual ests trabajando. Status: Indica el estado de la impresora. Active: Impresora est lista para usarse. Idle: Impresora inactiva. Type: Tipo de impresora, describe la impresora. Where: La impresora seleccionada para imprimir. Print What: Selection: Imprimir una rea seleccionada. Selection Sheet: Imprimir una serie de hojas de clculo seleccionadas. Entire Workbook: Imprimir todo el workbook. Copias: Indicar la cantidad de copias que desea imprimir. Page Range: Indica el rango de las pginas que usted desea imprimir. ALL: Imprimir todas las pginas. PAGE: Imprimir las pginas deseadas, de dnde a dnde desea imprimir. Cuando ya haya definido lo que desea imprimir oprima el botn OK de la ventana PRINT.
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Otras herramientas que debes conocer

Ordenar una Lista (Sort)
Excel provee numerosas formas para organizar hojas de trabajo. Usted puede organizar por filas o columnas, en orden ascendente o descendente. Lnea de Men 1. Luego de que haya creado la lista que va a organizar, seleccione de la lnea de men la opcin DATA- SORT 2. Ver que aparece el cuadro de dilogo llamado SORT.
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3. Use la lista de Sort By para nombrar el campo por el cual va a ordenar. Use los botones al lado derecho de la ventana, para seleccionar el tipo de orden que desea, ya sea ascendente o descendente. 4. Use la lista de Then By para sumar otros campos secundarios por los cuales desea ordenar, adems del principal. Use la lista de My list has para indicar si su hoja de clculo tiene encabezados o no. Si tiene encabezados, seleccione la opcin header Row, Excel sabr que habr un encabezado y no lo incluye en el proceso de organizacin. Si no tiene encabezados seleccione No header Row, Excel seleccionar automticamente la columna o fila y hace la organizacin completa del rea deseada. Botones de la Ventana Sort OK CANCEL HELP OPTIONS Indica que est listo para organizar. Indica que desea detener el proceso de organizacin. Proporciona ayuda de Excel Esta opcin es comnmente usada para organizar. La orientacin indica si ordenar columnas, en este caso seleccione Sort Top to Botton. Si ordenar filas, seleccione Sort Left to Right.
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Insertando y Removiendo Page Break Cuando usted imprime un reporte que es muy largo, Excel rompe el reporte en varias secciones. Usando, de la lnea de men, la opcin INSERT PAGE BREAK para colocar vertical u horizontalmente el page break en su reporte. Insertar un page break 1. Seleccione la celda donde colocar el page break. 2. En la lnea de men, seleccione INSERT PAGE BREAK 3. Automticamente Excel marca la pgina con el page break. Usted ver una lnea negrilla entrecortada. Remover un page break 1. Seleccione la celda donde se encuentra el page break. 2. En la lnea de men seleccione INSERT - REMOVE PAGE BREAK 3. Automticamente Excel remover el page break.
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Creando grficas Una grfica es un recurso visual que se utiliza para desplegar los datos en una hoja de clculo. Lnea de Men 1. Seleccione el rango de celdas que quiere que contengan la grfica y escoja en el la lnea de men la opcin INSERT y entonces seleccione CHART. INSERT CHART 2. Aparecer la siguiente pantalla en la que usted seleccionar el tipo de grfica deseado.
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3. Aparecer una ventana de dilogo llamada ChartWizard, esta caja muestra, paso a paso, lo que debe hacer en cuatro Al oprimir Next, luego de haber seleccionado la grfica, aparecer la prxima ventana:
4. La ventana muestra el rango seleccionado para crear la grfica. Luego oprima NEXT. Usted podr cambiar los ejes de la grfica, las leyendas etc.
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5. La prxima pantalla presenta una ventana en la que usted selecciona dnde ubicar la grfica. Luego oprima Finish para concluir.
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Modificando la Grfica Usted puede hacer cambios a su grfica, esto incluye el tipo de grfica, las leyendas y los colores. Cambiando el tipo de grfica 1. Oprima una vez el botn izquierdo del mouse sobre la grfica, luego oprima el botn derecho del mouse y aparecer el siguiente recuadro: Chart Type: Me permite cambiar el tipo de grfica Source Data: Me permite ver los datos de la grfica Chart Options: Me permite ver la pantalla del paso 4
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Utilizando el autocorrect En el AutoCorrect se almacenan las palabras con las que tenemos tendencia a equivocarnos. Estas palabras se encuentran almacenadas y se ejecuta la correccin cuando el usuario escribe la palabra incorrecta. Automticamente el AutoCorrect se activa, si la palabra mal escrita ha sido definida anteriormente, automticamente es sustituida por la palabra correcta.
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1. Escoja de la lnea de men la opcin TOOLS. 2. Aparecer un men y ah seleccionar AUTOCORRECT. 3. Escriba en la caja llamada REPLACE: la palabra en la que tiende a equivocarse o sea la mal escrita. 4. Luego en la caja llamada WITH: la palabra que remplazar la palabra mal escrita, o sea la palabra correcta. 5. Escoja ADD para agregar la palabra al AutoCorrect y cuando haya finalizado, oprima OK.
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Verificando la ortografa Utilizando Excel, usted puede verificar y cotejar la ortografa de su hoja de clculo. Seleccionando Opciones Excel toma varias acciones, cuando no puede reconocer una palabra. Estas opciones son descritas a continuacin:
Opcin Not in Dictionary Change to
Descripcin Despliega la palabra desconocida Despliega la palabra para remplazar la palabra desconocida. Escriba la nueva palabra o escoja una alternativa de la lista llamada suggestions list box Ofrece una lista de alternativas para corregir la palabra. Agrega la palabra deseada al diccionario. Despliega el contenido de la celda, en la celda que contiene la palabra desconocida. Ignora la palabra desconocida y continua a la prxima. Ignora todas las veces aquella palabra que usted ignor la primera vez. Cambia la palabra desconocida a la palabra que se encuentra en el Change to box. Cambia la palabra desconocida siempre
Suggestions Add Words to Cell Value Ignore Ignore All Change Change All
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Opcin
Descripcin que la encuentre.
Add Suggest Always Suggest
Agrega la palabra desconocida al diccionario. Muestra una lista de sugerencias. Automticamente muestra las palabras sugeridas en la lista desuggestions list box Ignora las palabras escritas en letra mayscula. Restaura el ltimo cambio hecho con la opcin de correccin. Detiene el proceso de verificacin de la ortografa. Suma la palabra a la lista de Autocorrect.
Ignore UPPERCASE Undo Last Cancel Auto Correct
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1. En la lnea de men seleccione Tools Spelling u oprima la tecla de F7, automticamente aparecer la ventana y usted podr comenzar a corregir suhoja de clculo.
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Hyperlink Los hyperlink crean una va de acceso corto entre un documento y otro. 1. Seleccione el texto o grupo de celdas que sern parte del hyperlink. 2. Seleccione de la lnea de menu Insert - Hyperlink
3. Indique dnde se encuentra el archivo o pgina al cual se va a enlazar el hyperlink. Puede seleccionar el botn File para bscar un archivo o Web Page si es una pgina de Internet. 4. Ver como el area seleccionada se pone azul y si coloca el apuntador del mousesobre el area, aparece una mano.
5. Si oprime el mouse sobre el rea, automticamente el hyperlink se activa y lo enva al archivo que usted seleccion.
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Bibliografa
Productivity Point, International Computer Training Services Office 97 Introductory Concepts and Techniques. Shelly Cashman Vermaat Internet, Custom Guide
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Universidad de Puerto Rico Administracin Central

Preparado por: Grupo Servicio al Usuario Enero 2004

INDICE Tema Pgina

INDICE Tema Pgina 69 71 71 72 75 76 78 81 82

Qu hay de nuevo en Excel 2003

Etiquetas y funciones estadsticas.

Iniciando Excel 2003

Iconos Barra de Tareas Botn de Start

Descripcin de la Hoja de Clculo de Excel 2003

Indicador de Celdas Barra de Frmula

Filas Panel de Tareas

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Elementos Barra de Ttulo

Barra de Men Barra de Herramientas Estndar

Barra de Herramientas de Formato

Columna Fila Celda

Barra de Navegacin Botones de Navegacin Hojas Barra de Estado

Usando los Mens

Alternativas para Seleccionar Instrucciones

Seleccione el archivo y oprima el botn Open

Muestra iconos del escritorio

Se encuentran y se almacenan los archivos

Seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo

Nombre que dar al archivo

Tipo de formato en que desea guardar el archivo

Save Auto Recover

Tiempo en que va guardando el workbook

Lugar donde se encuentra el workbook recuperado

Crear un nuevo Workbook

Cerrar todos los workbook abiertos

Moviendo el Apuntador de Celdas (cursor del mouse)

Entrando Valores y Etiquetas en un Worksheet

La barra de frmulas se encarga de recibir la entrada de datos, ya sean valores o etiquetas.

Grupo de celdas seleccionadas

Limpiar y Editar el contenido de una celda

Editar una celda

Repeat Cut Copy Paste

Delete Delete Sheet

Move or Copy Sheet

Find and Replace

Insertar y eliminar celdas, columnas y filas

Configurando la hoja de clculo

Configurando Valores Number

Orientacin del contenido de la celda, este permite rotar el contenido de la celda

Utilizando ms de una hoja de clculo

primera hoja hoja anterior

ltima hoja prxima hoja

Operadores aritmticos en la lnea de herramienta

Trabajando con Referencias Relativas y Absolutas

Haga un click en el punto negro y arrastre para copiar la frmula

Bsca la funcin dentro de la lista

3. Escoja una funcin de la lista, ah ver las funciones ms usadas.

SUM MIN ROUND

Usando el comando Paste Special

Ayuda para Preview

Muestra la pgina Imprime la hoja anterior de clculo

Tamao y espacio de la hoja de clculo

HEADER AND FOOTER (ENCABEZADOS O PIES DE PAGINA)

Nmero total de pginas

Nombre del Archivo

Nombre del workbook Poner la hora

Imprimiendo una hoja de clculo

Otras herramientas que debes conocer

Opcin Not in Dictionary Change to