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Obligacin Formal Es el deber de los contribuyentes de cumplir con la presentacin de las comunicaciones, declaraciones juradas, llevar libros de contabilidad

y otras complementarias. Obligacin Tributaria La relacin tributaria es un vnculo jurdico que se establece entre un sujeto llamado activo (Estado) y otro sujeto llamado pasivo (contribuyente), cuya nica fuente es la ley, por cuya realizacin el contribuyente se encuentra en la necesidad jurdica de cumplir con ciertas obligaciones formales y adems de entregar al Estado, cierta cantidad de bienes, generalmente dinero, que ste debe destinar a la satisfaccin del gasto pblico.

En otras palabras las obligaciones tributarias formales son requisitos establecidos en las diversas leyes tributarias cuyo cumplimiento es obligatorio y regularmente consiste en, por ejemplo: Presentar la declaracin de impuesto, concurrir una citacin fiscal, permitir la fiscalizacin de los libros de contabilidad, extender los comprobantes por las ventas efectuadas, conservar los documentos por un plazo determinado. Es de aclarar que a pesar de que dichas obligaciones no conllevan el pago de un impuesto, su incumplimiento puede generar sanciones que pueden ser desde las de carcter pecuniario hasta convertirse en delitos penales.

Las obligaciones formales que deben cumplir los contribuyentes, deben ser cumplidas por sus representantes, y son stos que por ejemplo, tienen la obligacin de firmar las diferentes declaraciones tributarias, obligacin que es de suma importancia, toda vez que si alguna declaracin es firmada por quien no tiene la obligacin de hacerlo o no es el facultado para hacerlo, se considera como no presentada. Los artculos 572 y 572-1 de estatuto tributario establecen que representantes deben cumplir las diferentes obligaciones formales de sus representados, que bsicamente son los siguientes. A continuacin se presenta una tabla elaborada por la Direccin de impuestos nacionales donde se relacionan los diferentes representantes que tienen la obligacin de cumplir las obligaciones formales de sus representados. Persona designada por autoridad competente para administrar la 01. Administrador judicial comunidad, cuando los comuneros no se avinieren en el manejo del bien comn.

Persona designada por los comuneros para administrar la comunidad. persona encargada de la representacin de residentes en el 03. Agente exclusivo de exterior en los casos en que sean apoderados de stos para negocios en Colombia cumplir las obligaciones fiscales. Figura jurdica por la cual el que administra sin mandato los bienes de alguna persona, se obliga para con sta, y la obliga en 04. Agente oficioso ciertos casos. Persona encargada por el testador o por el juez de cumplir la ltima voluntad del testador, custodiando sus bienes y dndoles 05. Albacea el destino que corresponde segn la herencia. Persona que acepta el mandato de uno o mas negocios 06. Apoderado especial especialmente determinados. Persona que acepta el mandato de todos los negocios del 07. Apoderado general mandante, o lo admite con una o mas excepciones determinadas. 08. Asignatario Persona a quien se le asigna la herencia o legado. 09. Comunero Persona que participa en una comunidad de bienes o derechos. Persona elegida o designada, para cuidar de los sujetos y/o bienes o negocios, de quienes por ley no pueden dirigirse a si mismos , o administrar completamente sus negocios y que no se 10. Curador encuentran bajo potestad de padre que pueda darles la proteccin debida. (menor adulto, demente, sordomudo que no pueda darse a entender por escrito, prodigo o disipador en interdiccin, herencia yacente, hijo pstumo, entre otros ). Persona a quien se hace la donacin, mediante un acto por el cual se le transfiere gratuita e irrevocablemente, una parte de los 11. Donatario bienes del donante. Mandatario encargado de la administracin de un 12. Factor establecimiento de comercio, o de una parte o ramo de la actividad del mismo. 13. Funcionario delegado Persona a quien se le delega conforme a derecho, la para cumplir deberes responsabilidad de cumplir los deberes formales por el formales representado. Persona que representa al testador para sucederlo en todos sus 14. Heredero con derechos y obligaciones transmisibles, a quien adicionalmente se administracin de bienes le ha asignado la administracin de los bienes. Persona que concluir las operaciones sociales pendientes al tiempo de la apertura del trmite liquidatorio; realiza o dispone 15. Liquidador de los bienes del deudor para atender el pago de las obligaciones del ente en liquidacin. Persona que, en virtud del contrato consensual llamado mandato, 16. Mandatario acepta del mandante representarlo personalmente, o la gestin o desempeo de uno o ms negocios. Persona natural que debe cumplir los deberes formales por sus 17. Padre hijos menores, en los casos en que el impuesto deba liquidarse directamente a estos. 02. Administrador privado

18. Representante legal principal

19. Representante legal suplente 20. Sindico

21. Tutor

Persona autorizada por la organizacin para representarla ante las diferentes entidades, administrar sus bienes y cumplir ciertos deberes legales y estatutarios. Para el ejercicio de las funciones debe estar previamente registrado ante la autoridad competente, o poseer esta calidad por mandato legal. Persona autorizada por la organizacin para representarla ante las diferentes entidades,, administrar sus bienes y cumplir ciertos deberes legales y estatutarios en calidad de suplente. Para el ejercicio de las funciones debe estar previamente registrada ante la autoridad competente, o poseer esta calidad por mandato legal. Persona que tiene la guarda y administracin de la masa de bienes de la quiebra. Persona a que quien se le impone el cargo a favor de los impberes que no pueden dirigirse a si mismos o administrar completamente sus negocios, siempre que no estn bajo potestad del padre que pueda darle la proteccin debida; incluye igualmente el hijo pstumo.

Las obligaciones formales no tienen carcter monetario y son impuestas por la normativa a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento est relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros. Las disposiciones reglamentarias podrn regular las circunstancias relativas al cumplimiento de las obligaciones tributarias formales. Entre otras son obligaciones formales (art. 29 LGT): La obligacin tributaria, que es de derecho pblico, es el vnculo jurdico entre EL Estado, acreedor tributario y el deudor tributario responsable o contribuyente, establecido por ley, que tiene por objeto el cumplimiento de la prestacin tributaria, siendo exigible coactivamente. El vnculo jurdico creado por la obligacin tributaria es de orden personal. Art. 60 C.T.

Los artculos 571 a 573 del Estatuto tributario establecen quienes deben cumplir las obligaciones formales, entre ellas tenemos:

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS FORMALES


Para facilitar el ejercicio de las competencias de comprobacin y recaudacin de la Administracin tributaria, los ciudadanos en general, y sobre todo aquellos sujetos que realizan actividades empresariales o profesionales, ya desde antes del comienzo de tales actividades econmicas, se encuentran obligados a realizar determinadas prestaciones no pecuniarias, como la solicitud del Nmero de Identificacin Fiscal (NIF), la presentacin de declaraciones censales y otras declaraciones informativas, la llevanza de contabilidad o de determinados libros-registro, y la obligacin de facturacin.

DECLARACIONES CENSALES
Las personas fsicas y jurdicas, as como las entidades sin personalidad jurdica, que vayan a desarrollar en territorio espaol actividades empresariales o profesionales, antes del comienzo de dichas actividades, deben presentar una declaracin de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. La declaracin de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores proporciona informacin sobre el propio obligado tributario (NIF, Nombre y apellidos, razn o denominacin social), y sobre la actividad a realizar (descripcin de la actividad y lugar de realizacin de la misma), y permite ejercer algunas opciones de tributacin en el IVA (opcin por aplicacin de regmenes especiales, propuesta de porcentaje provisional de deduccin), en el IRPF (por ejemplo, renuncia al mtodo de estimacin objetiva), y en el Impuesto sobre Sociedades (por ejemplo, renuncia al rgimen de consolidacin fiscal).

DECLARAR: Presentar las declaraciones de renta, ingresos y patrimonio (renta para los no contribuyentes), ventas y retencin, dentro de los plazos que cada ao fija el gobierno mediante decreto, en los formularios indicados para tal fin y en los lugares que les corresponda de acuerdo a su jurisdiccin y direccin, informando su identificacin, los factores y las firmas del declarante, de revisor fiscal en el caso de personas obligadas de acuerdo al cdigo de comercio, o por contador publico cuando el declarante haya superado los topes previstos en la ley 43 de 1990 y artculos del E.T. o cuando en la declaracin de IVA tenga un saldo a favor; en algunos casos autorizados por la DIAN (Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales ) la presentacin de las declaraciones es electrnica y solo quienes estn expresamente contemplados en el art. 598 del E.T., son no contribuyentes no obligados a declarar ingresos y patrimonio y en el art. 601 se afirma que solo los responsables del rgimen simplificado no estn obligados a declarar IVA, igualmente el art. 606 del E.T., contempla que los agentes retenedores cuando no han practicado retencin en un mes determinado estn obligados a presentar declaracin mensual de retencin en la fuente. Las declaraciones presentadas por los no obligados a declarar no producirn efecto legal alguno. Los obligados a presentar declaracin de renta por el ao gravable 2004, son aquellas personas naturales que no cumplan una de las siguientes condiciones: En el caso de los contribuyentes de menores ingresos que no sean responsables del impuesto a las ventas, que obtuvieran en el 2006 ingresos brutos inferiores a 1.400 UVT

(UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO) ($29.364.000) y que el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2006 no exceda de 4.500 UVT ($94.383.000); En el caso de asalariados que sus ingresos provengan por lo menos en un 80% de una relacin laboral, que no sean responsables del impuesto a las ventas, que obtuvieran en el 2006 ingresos brutos inferiores a 3.300 UVT ($69.214.000) y que el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2006 no exceda de 4.500 UVT (94.383.000); En el caso de trabajadores independientes que sus ingresos estn facturados y provengan por lo menos en un 80% de honorarios, comisiones y servicios y hayan estado sometidos a retencin en la fuente, que no sean responsables del impuesto a las ventas, que obtuvieran en el 2006 ingresos brutos inferiores a 3.300 UVT ($69.214.000) y que el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2006 no exceda de 4.500 UVT ($94.383.000. As mismo no estn obligados a presentar declaracin de renta las personas naturales extranjeras sin residencia en el pas, con sus ingresos sometidos a retencin. En algunos casos el incumplimiento de obligaciones formales como las firmas, por ejemplo pueden dar una declaracin por no presentada. INFORMAR SU DIRECCIN Y ACTIVIDAD ECONOMICA: El art. 612 contempla esta obligacin formal as como informar los cambios. La importancia radica en que el mantener actualizada la direccin garantiza que el sujeto pasivo se entere de las actuaciones que le profieran y pueda ejercer el derecho a la defensa. La actividad econmica es vital para la aplicacin de ndices que hace la DIAN, para correr programas de fiscalizacin.

INSCRIBIRSE EN EL RUT (El Rol nico Tributario) es un registro numrico a nivel nacional que identifica a todos los contribuyentes del pas, ya sean personas naturales, jurdicas o entidades y agrupaciones sin personalidad jurdica. Debe estar inscripto en l toda persona jurdica o ente sin personalidad jurdica que, por el tipo de actividad realizada o condicin, deba declarar y pagar algn tipo de impuesto. Para realizar esta solicitud es indispensable contar con domicilio. : Es el registro que lleva la DIAN, para conocer identificacin, domicilio, NIT( nmero de identificacin tributaria), tipo de contribuyente, actividad econmica y responsabilidades. INFORMAR EL CESE DE ACTIVIDADES: Se debe hacer dentro de los 30 das siguientes; mientras no se informe subsiste la obligacin de declarar ventas. FACTURAR: Estn obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no. Estn excluidos quienes pertenezcan al rgimen simplificado, los bancos, las corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compaas de financiamiento comercial, las cooperativas de ahorro y crdito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multi

activas e integrales y los fondos de empleados en relacin con las operaciones financieras, los distribuidores minoristas de combustible, las empresas de servicio publico de transporte de pasajeros, el servicio de baos pblicos, la relacin laboral, las personas naturales que vendan bienes o servicios excluidos cuando no superen los topes para pertenecer al rgimen comn y en las enajenaciones y arrendamientos de bienes que constituyan activos fijos y que no sea comerciante. Estn obligados a facturar los tipgrafos y litgrafos aun cuando pertenezcan al rgimen simplificado. Son documentos equivalentes, el tiquete de maquina registradora, la boleta de ingreso a espectculos pblicos, tiquetes de transporte de pasajeros, recibos de pago de matricula, las plizas de seguros, los extractos, la factura electrnica, los contratos de medicina prepagada, la boleta de rifa o lotera, la nomina donde consta el descuento por venta de bienes o servicios, el certificado de liquidacin de transacciones en bolsa, los expedidos por los no responsables de IVA y no contribuyentes de renta, el recibo de cobro de peajes. Tambin existen documentos sustitutivos de la factura en los juegos de suerte y azar y en el expendio ambulante y masivo de bienes. En el caso de los obligados a facturar que lo hagan en talonario o por computador deben solicitar autorizacin de la numeracin ante la DIAN. OBLIGACIN DE FACTURACIN La factura es el principal medio de justificacin de los gastos fiscalmente deducibles y de las deducciones fiscales. Por eso, entre las obligaciones tributarias formales de los empresarios y profesionales se encuentra la de expedir, entregar y conservar las facturas que tengan relacin con obligaciones tributarias. Como regla general, los empresarios y profesionales estn obligados a expedir factura y copia de la misma por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el ejercicio de su actividad econmica. No obstante, existen algunas excepciones, como en el caso de las operaciones realizadas por empresarios minoristas a los que se aplique el rgimen especial del IVA del recargo de equivalencia o pequeos empresarios que apliquen el rgimen especial simplificado del IVA.
De acuerdo con el Reglamento de Facturacin (RD 1496/2003), toda factura y sus copias deben necesariamente los siguientes datos: Nmero y, en su caso, serie, que han de ser correlativas Fecha de su expedicin Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Nmero de identificacin fiscal atribuido por la Administracin espaola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operacin el obligado a expedir la factura. En algunos casos tambin es obligatoria la consignacin del NIF del destinatario de la operacin. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Descripcin de las operaciones, consignndose todos los datos necesarios para la determinacin de la base imponible del IVA. El tipo impositivo del IVA aplicado a las operaciones. La cuota tributaria del IVA que, en su caso, se repercuta, que deber consignarse

por separado. SOLICITUD DEL NIF


Quienes deban relacionarse con la Administracin tributaria, ya sea persona fsica, persona jurdica o entidad sin personalidad jurdica, estn obligados a disponer de un Nmero de Identificacin Fiscal (NIF) para facilitar tales relaciones. En cualquier caso, quienes vayan a realizar una actividad empresarial o profesional, de no disponer previamente de un NIF, debern solicitarlo a la Administracin Tributaria antes de la realizacin de cualesquiera entregas, adquisiciones o importaciones de bienes o servicios, de la percepcin de cobros o el abono de pagos, o de la contratacin de personal laboral, efectuados para el desarrollo de su actividad. Dicha solicitud se realizar a travs de la declaracin de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (modelos 036 037). En particular, debern solicitar la asignacin de un NIF: Personas fsicas que no estn obligadas a disponer del documento nacional de identidad (DNI) o el nmero de identidad de extranjero (NIE). Personas jurdicas y entidades sin personalidad jurdica. Tambin conviene tener en cuenta que los empresarios y profesionales debern solicitar a la Administracin tributaria la asignacin de un Nmero de Identificacin a efectos del IVA (NIF-IVA), cuando realicen entregas de bienes, prestaciones de servicios o adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al citado impuesto.

OBLIGACIONES DE INFORMACIN A LA ADMINISTRACIN


La Ley General Tributaria obliga a todas las personas fsicas, jurdicas y entidades sin personalidad jurdica a proporcionar informacin con trascendencia tributaria a la Administracin, relacionada con el cumplimiento de obligaciones tributarias propias, pero tambin relativa a terceras personas, siempre que se haya obtenido con motivo de relaciones econmicas, profesionales o financieras con ellas. Por supuesto, las empresas privadas estn obligadas a proporcionar informacin a la Administracin tributaria, incluidas las entidades bancarias, que debern proporcionar informacin sobre movimientos de cuentas corrientes, depsitos de ahorro y a plazo, cuentas de prstamos y crditos y dems operaciones activas y pasivas, sin que puedan ampararse en el secreto bancario. Pero tambin estn obligadas a proporcionar informacin a la Administracin tributaria las entidades pblicas, como la Seguridad Social o el Banco de Espaa, as como los juzgados y tribunales. La informacin que los contribuyentes estn obligados a proporcionar a la Administracin tributaria debe tener, eso s, transcendencia tributaria, es decir, debe tratarse de informacin que resulte til, directa o indirectamente, para determinar el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de un obligado tributario.

OBLIGACIONES CONTABLES Y REGISTRALES


Las normas reguladoras de determinados impuestos, como las que regulan el IRPF, el Impuesto sobre Sociedades y el IVA, obligan a llevar de forma correcta los libros registro que en dicha normativa se establecen, y a conservarlos en el domicilio fiscal. Es posible distinguir entre los libros o registros contables, ajustados a lo dispuesto en el Cdigo de Comercio, cuya llevanza puede ser objeto de una obligacin tributaria formal, y los libros registro de carcter exclusivamente fiscal: La normativa tributaria impone a determinados obligados tributarios, como obligacin tributaria formal, el deber de llevar contabilidad ajusta a lo dispuesto en el Cdigo de Comercio y su desarrollo reglamentario, constituido bsicamente por el Plan General de Contabilidad. Si bien la normativa mercantil obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada, la llevanza de contabilidad ajustada a la normativa mercantil se convierte tambin en una obligacin impuesta por la normativa propia de determinados tributos y, lgicamente, su incumplimiento da lugar a la imposicin de sanciones tributarias.

Con independencia del cumplimiento de las obligaciones contables impuestas por la normativa mercantil, la normativa tributaria impone a determinados obligados tributarios la obligacin de llevanza de ciertos libros registro de carcter exclusivamente fiscal.

Los contribuyentes en general, y en especial los empresarios y profesionales, adems de estar obligados al pago de tributos, obligacin a la que tcnicamente la Ley General Tributaria denomina obligacin tributaria principal, tambin estn obligados al cumplimiento de otras obligaciones directamente relacionadas con la obligacin de pago de los tributos. En primer lugar cabe mencionar las obligaciones tributarias formales, que consisten en prestaciones no pecuniarias, es decir, prestaciones distintas a la entrega de dinero, que facilitan a la Administracin el control de la situacin tributaria de los contribuyentes. Como se ver a continuacin, estas obligaciones formales afectan especialmente a empresarios y profesionales.