CONTROL Y SISTEMA DE ARCHIVOS.

Objetivo: Conocer las generalidades de los Sistemas de Archivo para praticar su uso e implementacin. Reyna Guadalupe Ochoa Caballero.

IMPORTANCIA DE LA NORMALIZACIN EN LOS ARCHIVOS

NDICE
Nociones iniciales de Normalizacin Peculiaridad del fondo documental Estrategia para la Normalizacin - Capacitacin - Criterios tcnicos slidos - Asociacin prctica - Estandarizacin de procedimientos

Nociones de Normalizacin

NORMALIZAR
La Normalizacin es un proceso que consiste en formular, difundir y aplicar disposiciones o normas que debern cumplirse ante problemas o situaciones de repeticin constante, con el fin de lograr un orden y un proceso justo y equitativo.

DEMANDA SOCIAL
Mayor apertura y transparencia.  Planificacin y Ejecucin Democracia y participacin ciudadana  Fortalecimiento de organismos de informacin

 La gestin pblica en lnea Intercambio de informacin y acceso a las fuentes documentales

RESULTADO

Sociedad del Conocimiento

Bsqueda de una metodologa comn de trabajo

INTERCAMBIO EN ARCHIVOS
Descripcin Archivstica = Llave de ingreso a una realidad documental. Acceso a los documentos y por lo tanto al testimonio de la gestin de la organizacin. DESCRIPCIN SERVICIO

UNIDADES ORGNICAS

T R A N S F E R E N C I A D E D O C U M E N T O S

ARCHIVO CENTRAL

CLASIFICACIN

COORDINACIN

S E R V I C I O D O C U M E N T A L.

RECEPCIN Y VERIFICACIN

ORDENAMIENTO IDENTIFICACIN SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIN

INSTALACIN

SIGNATURA DIFUSIN DEPURACIN MEDIDAS DE CONSERVACIN

C O N O C I M I E N T O

CONSULTA

INFORMACIN

Peculiaridad del fondo documental

Archivo Tcnico

Litoteca

Muestras hmedas

Dep. de Muestras

Muestras secas

Muestras de crudo

Muestras de rocas

ESTADSTICA
760 ml de documentos organizados 11 meses de proceso de descripcin Descripcin de detalle pieza por pieza en 35% de Series documentales (Contables) Fechas extremas: 1972 - 2011

LABORES TCNICAS

Estrategia de Normalizacin

CAPACITACIN
Determinacin de grupos de inters Gerentes Tcnicos Secretarias

 Pautas de usuario, de administrador y de generador de documentos de archivo.

 Intereses comunes y necesidades compartidos Experiencia de la Serie Documental

CAPACITACIN
Los usuarios tienen mucho conocimiento de sus Series Documentales, el trabajo es hacer su conocimiento se convierta en un instrumento comn de conservacin y acceso.

 Todo proceso de normalizacin debe orientarse a partir de hbitos de la organizacin para reforzar lo positivo y cambiar lo negativo.

CRITERIOS TCNICOS
La composicin de la Serie Documental Soporte fsico y soporte electrnico.

 Archivero mente que estudia y planifica la poltica archivstica y documental de instituciones (M. Vzquez)

 La variabilidad del documento no tradicional: Muestras lticas.

MUESTRA LTICA
Soporte: Roca, arenisca y crudo. Medio: Coloracin, rajaduras, estratos, porosidad, textura, etc.

 Contenido: Dos niveles. Superficial: Asociacin de agentes geolgicos y climticos en estructura. Profundo: Anlisis qumico de composicin.

ASOCIACIN PRCTICA
Proceso de induccin del Archivero: Conocer la realidad in situ.

 Enlazar la gestin documental desde recepcin al archivo Central. Servicio en toda el flujo documental.

 Conocimiento de las normas existentes: mejora de organizacin y las responsabilidades de la custodia

PROCEDIMIENTOS
Aplicacin de normas conexas internas ya existentes. Elaboracin de una Directiva General de Gestin Documental

 Incidencia en pautas sencillas automatizacin de los controles.

Transferencia de la idea de solucin de archivo

CONCLUSIONES
La normalizacin en archivos orienta el trabajo hacia una mejor apertura de la comunidad, permite interconectividad y transparencia a todo la cadena de gestin organizacional.

Elaborar procedimientos es labor de aplicativa y no impositiva. Los mejores procedimientos son aquellos que reflejan la realidad cotidiana y madura hbitos comunes

La normalizacin es un requisito cuando se quiere compartir informacin en lnea con otros archivos

El Archivero aporta mejor en un ambiente que conoce y donde se conoce su labor. La Capacitacin en ambos sentidos es necesaria.

La gestin de documentos electrnicos bajo parmetros estandarizados, facilita el trabajo del profesional de los archivos al momento de su organizacin y servicio