EL ANTEPROYECTO Cuando hablamos de anteproyecto nos referiremos a un documento que formaliza la planificacin de un proyecto.

Este documento cumple con varios objetivos: - Demostrar que hay una necesidad o bien una oportunidad para la organizacin; - Demostrar que hay una situacin propuesta que soluciona dicha necesidad o que responde a las nuevas oportunidades; Demostrar que es viable pasar de la situacin actual a la propuesta; y, - Demostrar que hay un plan de accin concreto que conduce desde la situacin actual a la propuesta. El anteproyecto es un documento, tiene la particularidad de modelar y simular al mismo tiempo. Modela en el sentido que detalla el comportamiento actual de los procesos que se vern afectados por el proyecto. Simula, desde dos perspectivas: El desarrollo del proyecto, es decir, proyecta cada etapa y actividad del mismo, y sobre los procesos, detallando su comportamiento futuro. Al realizar un anteproyecto se busca evitar el fracaso del proyecto asociado. El Anteproyecto no garantiza en un 100% el xito del proyecto, recordemos que es un modelo y como tal no es isomrfico de la realidad. Para realizar el anteproyecto se dedica tiempo y recursos, pero resulta preferible invertir en ello antes que perder una gran inversin. Pensemos en los fabricantes de automviles, stos trabajan con modelos a escalas, invierten en ello de modo de evitar accidentes con consecuencias para las personas y para la propia empresa. Un anteproyecto debe ser evaluado por un comit de proyectos que se encarga de analizar su contenido y de aprobar el desarrollo del proyecto asociado. En el mbito de los proyectos informticos, el comit de proyectos recibe por nombre comit de informtica. El comit de proyectos se compone de ejecutivos de una organizacin que se renen peridicamente (semanalmente, quincenalmente, mensualmente) a evaluar distintas proposiciones de proyecto. Si la evaluacin es positiva se da curso al proyecto, si no lo es se rechaza, en algunos casos se solicita la reformulacin del proyecto.

Puesto que las personas que componen el anteproyecto se renen slo para evaluar proyectos y puesto que el tiempo que le dedican a la evaluacin es reducido, el anteproyecto que se genera debe ser fcil de comprender y de leer, en sntesis: Claro, Preciso y Conciso. Ello no significa que sea un documento con un trabajo de base dbil, todo lo contrario, el trabajo, que puede durar un mes o ms (dependiendo el tipo de proyecto), puede ser amplio, en cambio los resultados deben ser resumidos. Este ltimo punto le entrega un cierto grado de complejidad a la construccin del anteproyecto. Los siguientes elementos componen el documento anteproyecto: SITUACIN ACTUAL: Anlisis del mbito del problema o de la situacin sobre la cual se pueden obtener mayores beneficios. SITUACIN PROPUESTA: Escenario futuro al que se pretende llegar con la realizacin del nuevo proyecto. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD: Demostrar que es viable pasar de la situacin actual a la propuesta. PLANIFICACIN: Detallar los pasos necesarios que permitan el desarrollo del proyecto, incluyendo recursos humanos y tcnicos.

Elementos que componen el anteproyecto. Situacin Actual Conocer la situacin actual Al enfrentar la situacin actual desde la perspectiva del anteproyecto, debemos identificar el mbito sobre el que se desenvolver el proyecto, es decir, cules son los procesos que forman parte de la situacin problema o bien desde los cuales se pueden generar nuevas oportunidades para la Organizacin. Al realizar el anlisis de la situacin actual interesa: Identificar el mbito del problema, definir un marco operativo en el que se desenvuelven los procesos que se desean analizar y por otro lado identificar elementos que forman parte del ambiente; Identificar los procesos que operan al interior del marco operativo. Por cada proceso interesa detallar: Objetivo, Flujos de Entrada/Salida, Recursos Humanos, Tecnologa, Infraestructura y Reglas de Proceso (en trminos generales); Identificar relaciones entre los distintos procesos; Identificar la tecnologa actual sobre la que se desenvuelven los procesos. Esto interesa para evaluar futuras conversiones de datos o bien para la reutilizacin de componentes tecnolgicos existentes.

Al entender con mayor claridad la situacin actual, se tiene mayor certeza respecto a los problemas o bien las oportunidades que hay que aprovechar. De

hecho a travs de este estudio se puede descartar la existencia de problemas o la inexistencia de espacios para nuevas oportunidades. Si esto ltimo ocurriese, desde ya el estudio tiene resultados positivos. En caso contrario, se realiza un anlisis crtico de la situacin actual que no tiene otro objetivo que demostrar la necesidad del cambio. En el anteproyecto, dicho anlisis crtico se realiza por medio de un anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Tcnicas de revisin de la situacin actual Existen varias tcnicas: Investigacin preliminar. Consiste en recolectar documentacin existente. Aunque es un buen punto de partida, no siempre los antecedentes que se encuentran responden a hechos siempre vlidos, por ende todos deben ser validados; Cuestionarios. Se utilizan cuando se desea obtener informacin desde muchas fuentes. Un cuestionario considera respuestas del tipo estructuradas y no siempre se asegura la legitimidad de las respuestas de los encuestados. Entrevistas. Es la tcnica que se utiliza por excelencia, permite a los analistas acercarse a los problemas y demostrarlos in situ. Las entrevistas corresponden a reuniones de trabajo que realizan analistas con personas involucradas en los proyectos. Aunque la experiencia es la gran receta al enfrentar las entrevistas hay varios puntos que deben ser tomados en cuenta: Hay requisitos preliminares. Resulta recomendable realizar investigaciones preliminares que ayuden a establecer pautas de comportamiento inicial que pueden ser validadas. A quin entrevistar. Es fundamental partir entrevistando a personas con una visin amplia, global de los procesos, y no en aquellas personas que tienen una visin parcial o individual de los procesos. Una vez que se ha comprendido la globalidad, ser posible descender a niveles de detalle, si y slo s es estrictamente necesario. Cul es el resultado de una entrevista. Sea cual sea la entrevista, es necesaria su formalizacin, ello se realiza en actas o minutas de reunin. En un acta o minuta de reunin se establecen con claridad: Solicitudes, Compromisos y Acuerdos, entre los asistentes a la reunin. Consideraciones importantes al enfrentar una entrevista: Preparacin. Toda reunin debe ser debidamente planificada: Invitados, objetivos o temas a tratar, lugar y fecha de reunin. Durante la reunin. Puntualidad, postura frente al resto de los asistentes, uso de un lenguaje adecuado, organizacin de la reunin (no puede escaparse de las manos).

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Anlisis crtico situacin actual. El Anlisis FODA

En el anteproyecto no se persigue generar un manual de procedimientos respecto a la oper459atoria actual. En el documento a generar slo se necesita describir, en trminos generales, la funcionalidad actual y, ojal utilizar esquemas representativos. Este punto ayudar a los ejecutivos del comit de proyectos a entender con mayor precisin el problema y poder tomar decisiones con ms argumentos. Una vez que los analistas han comprendido la funcionalidad de la situacin actual, se encuentran en condiciones de realizar un anlisis crtico de la misma. Aunque para efectos del anteproyecto, sta se realiza a travs de un anlisis FODA es necesario realizar un paso previo que permita la construccin del respectivo FODA. El anlisis crtico de la situacin actual se realiza desde cuatro perspectivas: CAPACIDAD, COMPLEJIDAD, GESTIN/CONTROL y SEGURIDAD. Cuando se realiza un anlisis desde la perspectiva de la capacidad se identifican los procesos que conforman la realidad en estudio y se establece si estos cumplen o no con los objetivos asignados, y de hacerlo, en qu forma, considerando aspectos tales como: costos, tiempos, cuellos de botella, etc. Al analizar la complejidad se establece la redundancia o carencia de procesos que cumplan con determinada funcionalidad. Al revisar la Gestin/Control se establece si los procesos proveen o no de la informacin necesaria para los procesos de toma de decisin. Por ltimo, a travs de la seguridad se establece cual es la certeza de que los procesos cumplan o no con sus objetivos. Una vez que el analista ha realizado el anlisis crtico detallado anteriormente, procede a resumir cada uno de los puntos descritos en el respectivo anlisis FODA. No debemos olvidar que el anteproyecto es un documento que debe ser claro, preciso y conciso, por ende la formulacin del anteproyecto debe cumplir con este requisito. Debe quedar claro que se est estableciendo el anlisis crtico de la situacin actual y aqu nada tiene que ver la situacin propuesta. Fortalezas Toda realidad, independiente de cuntos problemas acarre, tiene aspectos que son positivos. Muchas veces los recursos humanos existentes son los que permiten la viabilidad de la situacin actual. De cualquier modo puede que el mismo proceso actual est en equilibrio para determinadas situaciones y en tal caso ello es una fortaleza. Oportunidades Aunque hablar de oportunidades es hablar del futuro, se refiere a qu

posibilidades de desarrollo hay en el futuro en caso de permanecer en las mismas condiciones actuales. Debilidades Se refiere a los defectos que se detectan en la realidad actual Amenazas En caso de mantener las mismas caractersticas de la situacin actual, qu riesgos implcitos se esperan para el futuro. El anlisis FODA debe ser fcilmente digerible por los representantes del comit de proyectos, es por ello que su presentacin se realiza a travs del esquema TITULAR-DETALLE, tal como lo hacen los peridicos.

A modo de ejemplo: DEBILIDAD Detallar problema 1 y su consecuencia Detalle de problema Detalle de problema Detalle de problema Detallar problema 2 y su consecuencia Detalle de problema Detalle de problema Detalle de problema Es muy probable que el lector slo lea los titulares y slo en caso de requerir mayor informacin leer el detalle de cada "noticia". Un ejemplo prctico: Debilidades proceso actual de inscripcin de asignaturas El ingreso manual de las solicitudes de inscripcin de asignaturas de los alumnos puede provocar errores de digitacin y por ende la asignacin incompleta de la carga solicitada. Los alumnos al solicitar la inscripcin de asignaturas llenan un formulario en el cual detallan la carga deseada. Este documento es entregado a las respectivas secretarias de escuelas quienes, posteriormente, entregan los antecedentes para su digitacin. La inscripcin manual no permite controlar topes de horario de obligan a los alumnos a renunciar con posterioridad a dichas ctedras.

Los alumnos que no mantienen un nivel parejo inscriben asignaturas con topes de horario lo que finalmente redunda en su rendimiento acadmico o bien en constantes eliminaciones de ramos a mitad de semestre. Si te das cuenta, probablemente el ejecutivo del comit slo se limitar a analizar los titulares y en caso de que corresponda el detalle respectivo. Elementos que componen el anteproyecto. Situacin Propuesta y Estudio de Factibilidad Una vez que se ha comprendido cabalmente la funcionalidad de la situacin actual y se ha realizado un anlisis crtico que corrobore la necesidad del cambio, es el momento de establecer cual ser el escenario futuro al que se desea llegar. El escenario futuro corresponde a la situacin propuesta. Para efectos del anteproyecto slo interesa describirla aunque se debe tener claridad de cmo llegar a ella, en otras palabras el escenario futuro debe ser viable. Interesa para el anteproyecto, describir cmo es la situacin propuesta y no detallar cmo se llega a ella (pese a que el equipo que desarrolla el anteproyecto debe tener claridad al respecto). El lector del anteproyecto podr comparar la definicin actual con la futura y sacar sus propias conclusiones. Es importante que el escenario propuesto detalle cmo se enfrentan las debilidades y amenazas que fueron descritas en la situacin actual. Resulta ideal que se pueda realizar un anlisis comparativo entre la situacin actual y propuesta. Dicho anlisis debe contemplar cambios estructurales en los procesos, es decir, en cuanto a la forma de hacer las cosas. Muchas veces el escenario propuesto radica en la automatizacin de procedimientos manuales, en tal caso es muy probable que el equilibrio de los procesos se pierda. En otros casos el escenario propuesto slo consiste en un cambio de plataforma tecnolgica, lo que se traduce en una conversin de sistemas. Al enfrentar la situacin propuesta, los analistas promueven el escenario propuesto en reuniones de trabajo. Es importante consignar que es este el momento en el cual se piensa en trminos del futuro. Las reuniones anteriores servan para conocer y sentar las bases de lo que se propondr en el futuro. Ofrecer soluciones en verde, sin un conocimiento real de la situacin actual, puede ser contraproducente.

Uno de los mayores problemas que se presentan en los proyectos informticos es definir con claridad su trmino. Muchos conflictos se han generado por disputas entre desarrolladores de Sistemas Informticos y receptores de los mismos. Al definir un proyecto debe establecerse con claridad qu se hace y qu no est contemplado en el mismo. Con lo anterior se evitan disputas que se producen cuando el proyecto est a punto de finalizar. Definir un criterio de trmino, en esta etapa, significa definir con claridad qu se desea hacer y sin ambigedades. Hay sistemas informticos que pueden confundir, un Sistema Contable, por ejemplo, puede ser tan simple como aquel que recepciona comprobantes manuales y los contabiliza o tan complejo como aquel que realiza contabilizaciones automticas cada vez que un evento ocurre.

Estudio de Factibilidad: Tcnica, Econmica y Operativa.