ANEXO 1 A LA DIRECTIVA PERMANENTE No.

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ANEXO 1 PROCESO PARA LA ELABORACIN DEL DIAGNSTICO ESTRATGICO.

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ASPECTOS A DESARROLLAR

Proceso de Planeacin Estratgica 1. Conceptos Bsicos de Planeacin Estratgica

2. 3.

Anlisis Interno - Matriz de Evaluacin de Factores Internos Anlisis Externo - Matriz de Evaluacin de Factores Externos

4. Matriz DOFA

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PROCESO DE PLANEAMIENTO ESTRATGICO. El logro de la competitividad en una organizacin esta referenciada en el cumplimiento de su Planeamiento Estratgico, el cual fija la visin, misin, objetivos y estrategias organizacionales con base en un adecuado diagnostico situacional. A continuacin se presentan algunos conceptos bsicos sobre Planeacin Estratgica, los cuales deben entenderse con el fin de realizar un adecuado diagnstico de la situacin en que cada Comandante debe desarrollar su accin de mando y control. 1. CONCEPTOS BSICOS ADMINISTRACIN: Es un proceso sistemtico, con fundamentos cientficos y filosficos basado en un conjunto de hbitos que buscan optimizar el uso de recursos disponibles, ejecutando las acciones de planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y control de todas las actividades humanas para el beneficio propio y de la comunidad. La planeacin determina a donde debe ir la organizacin y como se debe llegar al logro establecido. Esto requiere de un adecuado diagnostico de la situacin que se presenta en cada jurisdiccin, determinacin de polticas, fijacin de objetivos y estrategias, y elaboracin de planes de accin. La organizacin tiene relacin con decidir quin hace qu. Es ubicar el hombre adecuado en el puesto adecuado, asignando responsabilidades y estableciendo medios efectivos de comunicacin, coordinacin y control. La direccin consiste en determinar qu se debe hacer y cuando se debe hacer, a travs de equipos de trabajo eficientes y coordinados. El control se refiere a la medicin de la gestin y resultados, comparando los resultados alcanzados con los planes formulados, para tomar las medidas correctivas que permitan reorientar el esfuerzo o mantener el foco fijado al inicio de la gestin. El control debe ser permanente, recordando que: lo que no se administra, no se controla y lo que no se controla, no mejora ESTRATEGAS: Son los individuos responsables del xito o fracaso de una organizacin. MISIN: Describe la finalidad de la empresa desde el punto de vista filosfico, es la razn de ser de la organizacin. VISIN: Es una descripcin futura a la que se aspira a llegar a largo plazo. Es el estado deseado.

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VALORES: Son un conjunto de creencias, normas y reglas que dan un marco de referencia a todas las actividades de los trabajadores de una empresa. FORTALEZA: Es una actividad interna que se lleva a cabo especialmente bien. DEBILIDAD: Factor interno que limita o inhibe el xito de una organizacin. OPORTUNIDAD: Factor externo potencialmente atractivo para la organizacin. AMENAZA: Factor externo potencialmente peligroso o daino para el futuro de la organizacin. OBJETIVOS: Son logros que una organizacin aspira alcanzar a travs de su misin bsica. Caractersticas: Medibles, razonables, claros, coherentes y estimulantes. Componentes: Atributo o dimensin que lo define, Escala de medida, Umbral o norma, Horizonte de tiempo de logro ESTRATEGIAS: Son los Comos por los cuales se logran los objetivos (Ques). METAS: Son resultados a corto plazo que la organizacin aspira lograr. Representan la base para la asignacin de recursos. POLTICAS: Son las pautas establecidas para lograr las metas, permiten coherencia y coordinacin entre las reas y departamentos de una organizacin. FACTOR CRTICO DE XITO: Son aquellas actividades que de no realizarse impiden el cumplimiento de la misin organizacional. LOGICA DE EXCLUSIN: Consiste en mantener un objetivo invariable a travs del tiempo sin importar las consecuencias. LOGICA DE INTEGRACIN: Consiste en colocar todas las soluciones o acciones en marcha al mismo tiempo. LOGICA DE DIFERENCIACIN: Reconoce el valor del tiempo y utiliza la planeacin a travs del tiempo, como una herramienta fundamental para administrar, esta lgica es la que utiliza la planeacin estratgica.

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PLANEACIN ESTRATGICA: Es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. A continuacin se muestra grficamente el proceso de Planeamiento Estratgico, el cual inicia con la formulacin de la misin y termina con la elaboracin del plan de accin, siendo necesaria una evaluacin permanente del cumplimiento de objetivos y las acciones a desarrollar para corregir las posibles fallas y desviaciones.

ANLISIS INTERNO FORTALEZAS Y DEBILIDADES

ANLISIS ESTRATGICO

MISIN

DIAGNSTICO

OBJETIVOS Y METAS DESEABLES

ANLISIS EXTERNO OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

ANLISIS COMPETITIVO EXTERNO ESTRATEGIA REALIZABLE

ACCION ORGANIZACIONAL

DECISIN

2. FORMULACION DE LA MISIN Antes de iniciar el diagnstico estratgico se debe tener en cuenta la misin e intencin de la Jefatura o de la Unidad, para lo cual se deben contestar previamente las siguientes preguntas, que se presentan a continuacin:

Preguntas bsicas y generales que se deben contestar para estructurar la misin:

A quien satisfacemos necesidades?: hace referencia a los diferentes usuarios o beneficiarios de los servicios de la institucin, a quienes les satisfacemos sus necesidades. Ej. Poblacin civil, Empresas Petroleras, etc.

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Qu necesidades satisfacemos?: hace referencia a las necesidades que satisfacemos. Los Ques tambin pueden ser los deseos, intereses o solucin a problemas de los usuarios o beneficiarios. Ej. Proteccin, Seguridad, etc. En dnde satisface las necesidades?: hace referencia al rea fsica o territorial de cubrimiento de la accin, hacia donde la organizacin tiene orientada su accin. Ej. Departamentos de la Costa Pacifica Colombiana. Cmo satisface esas necesidades?: Estos se refieren a los productos, procesos o medios tecnolgicos para satisfacer las necesidades. Ej. Realizacin de operaciones de control militar de rea. Para qu: El fn que se busca con el desarrollo de la accin.

La misin debe definir la razn de ser, los elementos que la identifican y la diferencian de las dems. La Misin, entonces, es la unin de estas cuatro (4) respuestas a las preguntas formuladas. A continuacin se presenta grficamente los cuestionamientos bsicos que deben hacerse para formular una misin. FORMULACION DE LA MISION

QU: Necesidades que satisface, solucin de problemas QUEnecesidades satisface :

D DONDE ubicacin geogrfica, territorio nacional. A QUIEN: Parte interesada A QUIEN : nichos de los que es beneficiario compaas, servicios ciudades, recursos, poblaciones . PARA QU: Es el fn que se busca con

3. VISION DONDE: Ubicacin necesidades, EN deseos, solucin La visin describeEN estado futuro deseado lorganizacin, base el geogrfica, Cubrimiento problemas. SEGURIDA :
Territorial

COMO: es decir medios mediosTec Productos Procesos Maquinaria equipos.

el desarrollo de la accin.

3. VISION La visin describe el estado futuro deseado por la Jefatura o Unidad, es lo que Jefatura o Unidad aspira llegar a ser a largo plazo.

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7 4. 4.1

DIAGNSTICO ESTRATGICO ANLISIS INTERNO - MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTORES INTERNOS M.E.F.I. En esta matriz (Figura No. 1) se hace un anlisis de los factores claves de xito al interior de la organizacin, de acuerdo al cumplimiento de las siguientes fases: Primera Fase: En la primera (1) columna se enumeran consecutivamente estos factores y en la columna dos (2) se registran cada uno de los factores, en primer lugar los factores positivos (fortalezas) y seguidamente los factores por mejorar (debilidades); Segunda Fase: en la columna tres (3) se realiza la ponderacin de estos factores, la cual consiste en asignarle un peso segn la importancia que cada factor tiene con relacin a los dems, esta ponderacin se hace con base en el criterio del Jefe o Comandante y la suma total de la ponderacin ser de 100 (valores absolutos) o de 1 (valores relativos); Tercera Fase: en la cuarta (4) columna se califican los factores crticos de xito a nivel interno de la siguiente manera: si el factor se considera una debilidad importante se le asigna el valor de 1, si se considera una debilidad menor se le asigna el valor de 2, si se considera una fortaleza menor se le asigna el valor de 3 y si se considera una fortaleza importante se le asigna el valor de 4. Cuarta Fase: En la ltima columna (5) de esta matriz, se coloca el resultado de multiplicar el valor de columna tres (3) ponderacin, por el valor de la columna cuatro (4) calificacin, en la parte final de esta columna (resultado) se suman todos los valores para hallar el total de puntos de la Matriz de Evaluacin de Factores Internos. Quinta Fase: En la ultima fase del anlisis interno, se analiza el resultado de la Matriz EFI, de la siguiente forma: si el resultado corresponde a un valor de entre 1.00 y 1.99 significa que la Jefatura o Unidad tienen un nivel de competitividad bajo, que no estn en capacidad de asumir metas importantes y deben ejecutar iniciativas estratgicas para tratar de mejorar las debilidades y fortalecerse. Si el resultado es entre 2.00 y 2.99 significa que la Unidad tiene un nivel de competitividad medio, que debe comprometerse solo con las metas histricas, que ha venido obteniendo y plantear iniciativas estratgicas para fortalecerse an ms y consolidar los proyectos de mejora en las debilidades. Finalmente, si el resultado es un valor entre 3.00 y 4.00 indica que la Jefatura o Unidad tienen un nivel de competitividad alto, que pueden asumir metas retadoras y ejecutar iniciativas estratgicas para el despliegue de sus capacidades hacia el futuro.

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MATRIZ DE EVALUA 1
No.

2 FORTALEZAS

FACTOR INTERNO CL

Figura No. 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DEBILIDADES 1 2

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4.2

ANLISIS EXTERNO - MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTORES EXTERNOS M.E.F.E.

En esta matriz (Figura No. 2) se hace un anlisis de los factores claves de xito al exterior de la organizacin, de acuerdo al cumplimiento de las siguientes Fases: Primera Fase: en la primera (1) columna se enumeran consecutivamente estos factores, en la columna dos (2) se registran aquellos factores externos, que estn impactando favorablemente (oportunidades) o desfavorablemente (amenazas) sobre la Jefatura o unidad. Estos factores deben corresponder a las diferentes dimensiones del entorno o campos del poder: Econmicos, Sociales, Polticos y Militares. Segunda Fase: en la columna tres (3) se realiza la ponderacin de estos factores, la cual consiste en asignarle un peso de acuerdo a la importancia que cada factor tiene con relacin a los dems, esta ponderacin se hace con base en el criterio del Comandante y la suma total de la ponderacin de cada uno de los factores ser de 1 (valores relativos) o de 100 (valores absolutos); Tercera Fase: en la cuarta (4) columna se califican los factores crticos de xito a nivel externo en oportunidades o amenazas de la siguiente manera: si el factor se considera una amenaza importante se le asigna el valor de 1, si se considera una amenaza menor se le asigna el valor de 2, si se considera una oportunidad menor se le asigna el valor de 3 y si se considera una oportunidad importante se le asigna el valor de 4. Cuarta Fase: En la ltima columna (5) de esta matriz se coloca el resultado de multiplicar el valor de columna tres (3) ponderacin, por el valor de la columna cuatro (4) calificacin, en la parte final de esta columna (resultado), se suman todos los valores para hallar el total de puntos de la matriz de factor externo. Quinta Fase: En esta ultima fase del anlisis externo, se realiza la interpretacin del resultado de la siguiente manera. Si el resultado es un valor entre 1.00 y 1.99 significa que el entorno es poco atractivo, con amenazas importantes para el logro de las metas y se debe plantear iniciativas para contrarrestar el riesgo del impacto de estas amenazas sobre la unidad. Si el resultado es un valor entre 2.00 y 2.99 significa que el entorno es de un atractivo medio (menor a 2.50 atractivo medio-bajo y superior a 2.50 atractivo medio-alto). De acuerdo a este resultado se definen las metas a asumir y las iniciativas a emprender para asegurar su cumplimiento. Si el resultado es entre 3.00 y 4.00 indica que el entorno es de un atractivo alto, muy favorable para el logro de metas retadoras e implementar iniciativas para consolidar sus capacidades.

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MATRIZ DE EVALU 1
No.

2 OPORTUNIDADES

FACTOR EXTERNO CL

Figura No. 2

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

4.3

MATRIZ D.O.F.A.

AMENAZAS

1.

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En esta matriz se hace una relacin cruzada de las Fortalezas y Debilidades mas importantes al interior de la organizacin y de las principales Amenazas y Oportunidades existentes al exterior de la organizacin (Aquellas de mayor peso o ponderacin columna tres 3- en las matrices EFI y EFE), de la interrelacin de estos factores del ambiente interno y externo de la organizacin se establecen las iniciativas estratgicas de la unidad (Acciones estratgicas, proyectos, programas): Iniciativas Estratgicas FO: Estas Iniciativas corresponden al uso de las Fortalezas que la organizacin posee para aprovechar las Oportunidades que en el ambiente externo se estn presentando; Las Iniciativas Estratgicas DO: Estas Iniciativas consideran el uso de las Debilidades que la organizacin debe superar para aprovechar las oportunidades existentes en el entorno; Las Iniciativas Estratgicas DA: Estas iniciativas plantean las acciones que debo desarrollar para superar las debilidades que la organizacin tiene con el fin de minimizar y evitar el impacto que puede causarme la accin de la Amenaza; Las Iniciativas Estratgicas FA: Estas Iniciativas consideran las acciones que puedo realizar mediante la utilizacin de las Fortalezas organizacionales para contrarrestar la accin de la Amenaza. No todas las combinaciones D.O.F.A. son acciones o iniciativas vlidas, pertinentes, etc. El formato de la matriz se presenta a continuacin:
FORTALEZAS F1. F2. F3. F4. F5. INICIATIVAS ESTRAT. F.O DEBILIDADES D1. D2. D3. D4. D5. INICIATIVAS ESTRAT. D.O

MATRIZ DOFA

OPORTUNIDADES O1. O2. O3. O4. O5. AMENAZAS A1. A2. A3. A4. A5.

USAR LAS FORTALEZAS PARA SUPERAR LAS DEBILIDADES PARA APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES

INICIATIVAS ESTRAT. F.A.

INICIATIVAS ESTRAT. D.A.

USAR LAS FORTALEZAS PARA EVITAR REDUCIR LAS DEBILIDADES PARA LAS AMENAZAS EVITAR LAS AMENAZAS