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Principios bsicos de la comunicacin institucional

II Curso de Periodismo
Tetun, del 4 al 8 de febrero de 2008

Introduccin
Comunicacin:
Necesidad para empresas e instituciones Obligacin para los periodistas

Principios bsicos de la Comunicacin Institucional:


Herramientas tericas Supuestos prcticos

Experiencias personales

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Temario
1) 2) 3) 4) 5) 6) La Comunicacin. Principios bsicos Orgenes y evolucin de la comunicacin institucional Hacia un modelo de comunicacin institucional El departamento de comunicacin El Plan de Comunicacin Comunicar en crisis. Las ventajas de planificar

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En definitiva

Comunicacin institucional: qu es? de dnde viene? a dnde va? para qu sirve?

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Tema 1. La Comunicacin. Principios bsicos

1. La Comunicacin. Principios bsicos


1.1 Comunicacin e interaccin social 1.2 Tipos de comunicacin 1.3 Gestin de la comunicacin en instituciones 1.3.1 La imagen. Todo comunica

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1.1 Comunicacin e interaccin social


Era de la Comunicacin, sociedad de la informacin y el conocimiento, desarrollo de nuevas tecnologas La Comunicacin lo invade todo Dificultades para encontrar una actividad que no necesite comunicar Necesidad tanto del mbito pblico como privado Elemento de gestin

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1.2 Tipos de comunicacin


Comunicacin objetiva (objetivo informativo) Comunicacin persuasiva (objetivo de motivacin)

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1.3 Gestin de la comunicacin en instituciones


1.3.1 La imagen. Todo comunica
La imagen es la percepcin o interpretacin que cada persona tiene sobre la institucin La imagen se crea por:
Lo que se hace (o no se hace) Lo que se dice (o no se dice)

Buena imagen = credibilidad, prestigio, eficacia, satisfaccin, reputacin, buen servicio

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Resumiendo
La Comunicacin es: Una exigencia personal y social Factor esencial para una imagen positiva Una cultura y una actitud Una herramienta de gestin Un mecanismo de control social PODER

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Prctica 1
Anlisis de empresa con buena imagen en Marruecos

Tema 2. Orgenes y evolucin de la Comunicacin Institucional

2. Orgenes y evolucin de la Comunicacin Institucional


2.1 El nacimiento de la comunicacin institucional en: - EEUU - Europa - Espaa 2.2 De la propaganda a la comunicacin corporativa 2.3 Qu es la comunicacin institucional

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2.1.1 El nacimiento de la C.I. en EE.UU. (I)


I y II Guerra Mundial: El gobierno y las empresas practican comunicacin institucional para:
Gobierno: involucrar a la poblacin, difundir programas polticos y econmicos Empresas: salir adelante (colaboracin) buscar apoyos de trabajadores y ciudadanos frente sindicatos, tapar arbitrariedades y evitar leyes que regularan la economa. Justificar sus actividades ante el pblico

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2.1.1 El nacimiento de la C.I. en EE.UU. (II)


Despus de 1945 la Comunicacin Institucional se consolida como actividad profesional en el mercado de la informacin por:
Proliferacin de profesionales Estabilizacin del nmero de empresas Aparicin de literatura cientfica y tcnica Cursos de comunicacin institucional en universidades y ms profesionales con formacin superior Internacionalizacin de la prctica de la com. inst.

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2.1.1 El nacimiento de la C.I. en EE.UU. (III)


A partir de 1960, nacen los primeros problemas (abusos empresariales, etc) y la comunicacin institucional se gira a:
Desarrollar estrategias de defensa de sus intereses a influir en el mbito poltico

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2.1.2 El nacimiento de la C.I. en Europa Occidental


A partir de 1945.
Antes, ligada a la propaganda. Empez a practicarse en la Europa democrtica liberal durante la postguerra.

Desde 1980, tres modos distintos:


Relaciones pblicas tradicional. Buena voluntad Relaciones pblicas estratgica Departamentos internos de comunicacin
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2.1.3 El nacimiento de la C.I. en Espaa


Antes y despus de la democracia
Hasta 1978. Bsqueda de identidad profesional. Influencia americana Despus de 1978. Apertura total de Espaa. Surgen gabinetes de prensa, agencias y la necesidad de mantener informado al ciudadano 1991 y 1992, nacen las dos grandes asociaciones del sector Futuro
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2.2 De la propaganda a la comunicacin corporativa (I)


Origen de la propaganda:
Siglo XVII Congregacin para la Propaganda de la Fe, organismo creado por la Iglesia Catlica poca de ruptura Instrumento para designar su propia actividad de comunicacin

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2.2 De la propaganda a la comunicacin corporativa (II)


Consecuencias de este origen:
Constatacin del poder propagandstico para influir en la sociedad La poltica la adopta Mala fama

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Definicin
La propaganda se caracteriza por su propsito de influir en la conducta de las personas mediante la manipulacin de opiniones y smbolos. (Harold Lasswell )

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Rasgos distintivos
Modo de comunicacin social Inters del emisor por obtener un beneficio propio Distinta de la persuasin, aunque usa procedimientos persuasivos Distinta de la informacin. La propaganda desinforma. Distinta de la educacin

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Conclusiones
Propaganda es entendida en sentido negativo como un instrumento de dominio al servicio del emisor, que se vale de ella para favorecer sus intereses. No obstante, la manipulacin y la persuasin, no son de uso exclusivo de la propaganda.

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Relaciones Pblicas
Nace en marco democrtico Modelo de comunicacin bidireccional, donde existe el propsito de reclamar el concurso de los destinatarios Alternativa a la propaganda Colocan a las instituciones al servicio del inters general

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2.3 Qu es la Comunicacin Institucional


Comunicacin Institucional es una funcin de marketing informativo desarrollada en una institucin, interna o externamente, con el fin de descubrir, configurar y difundir los principios de su identidad en el mercado de la informacin. (Txema Ramrez)
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Tema 3. Hacia un modelo de comunicacin institucional

3. Hacia un modelo de Comunicacin Institucional


3.1 Aproximacin al concepto de comunicacin institucional 3.2 Gestin estratgica de la imagen corporativa 3.3 La comunicacin corporativa 3.4 Aproximacin conceptual 3.5 La comunicacin en el organigrama de la empresa
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3.1 Aproximacin al concepto


Comunicacin empresarial o institucional: Sistema nervioso de la empresa o institucin siendo uno de los objetivos de la misma el concebir y realizar actividades que creen o fomenten la vitalidad y eficiencia, de los flujos internos y externos, adecuando el contenido y la forma y cuyo fin ltimo es crear, reforzar, modificar, entre todo el personal de la organizacin, una actitud positiva en la empresa o institucin. (Arrieta)
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3.2 Gestin estratgica de la imagen corporativa


La armonizacin de la imagen
Comportamiento global de la entidad Desarrollo de la cultura corporativa, Personalidad corporativa Integracin orgnica Integracin funcional Integracin estratgica

La integracin de las distintas formas de comunicacin

La gestin profesional

Planificacin Continuidad Diferenciacin de pblicos Claridad Realismo Adaptabilidad Coherencia Conocimiento por el colectivo interno

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3.3 Comunicacin corporativa


La Comunicacin corporativa engloba la totalidad de las comunicaciones de la organizacin. Objetivo: conocimiento y reconocimiento

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3.4 Aproximacin conceptual (I)


Identidad corporativa. Suma de la comunicacin, el simbolismo y el comportamiento. Proyecto de empresa. Valores, principios estratgicos y poltica de gestin. Rasgos fsicos. Elementos visuales que permiten identificar a una organizacin.

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3.4 Aproximacin conceptual (II)


Imagen corporativa. Percepcin mental que de una organizacin tienen sus distintos pblicos y que se ha formado por la integracin de todos los mensajes recibidos. Cultura corporativa. Filosofa y programa de actuacin ligado a la estructura emocional. Modelo que marca la forma de actuar y reaccionar y de la que somos conscientes.
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3.5 La comunicacin en el organigrama




Dependencia directa de la Alta Direccin (porque lo representa) En contacto directo con:

Relacin fluida con:

Secretara General, porque canaliza todas las actividades interna Departamento de Marketing
Direccin Financiera. Direccin de RRHH y Personal. Asesora Jurdica Informtica

Sindicatos

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Tema 4. El departamento de comunicacin

4. El departamento de comunicacin
4.1 El Gabinete de Comunicacin 4.2 Principales funciones
4.2.1. Asesoramiento 4.2.2 Comunicacin interna 4.2.3 Comunicacin externa 4.2.4 Gestin de crisis

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4.1 El Gabinete de Comunicacin


Cada vez hay ms empresas que cuentan con periodistas y el peso de sus informaciones en los medios es cada vez mayor Mxima: facilitar el trabajo al redactor para Objetivo: colar nuestro mensaje Para ello, el asesor de prensa debe conocer la rutina periodstica y el entorno de los medios El asesor de prensa aparece dentro del staff directivo
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Definicin
Gabinete de Comunicacin son fuentes activas, organizadas y habitualmente estables de informacin que cubren las necesidades comunicativas, tanto internas como externas, de aquellas organizaciones y/o personas de relieve que desean transmitir de s mismas una imagen positiva a la sociedad influyendo, de esta forma, en la opinin pblica.

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Mxima: conocer el sistema informativo


Obligatorio: conocer al dedillo el catlogo de medios. Adecuarse a la rutina informativa y productiva de los medios.

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Noticia
Noticia es aquel hecho verdadero, actual, indito, que se comunica a un pblico que se considera masivo, una vez que haya sido recogido, interpretado y valorado por los sujetos promotores que controlan el medio utilizado para su difusin. (Jos Luis Martnez Albertos)

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4.2 Principales funciones


1. 2. 3. 4. Asesoramiento Comunicacin interna Comunicacin externa Gestin de crisis (captulo 6)

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4.2.1 Asesoramiento
Plantear consejos y sugerencias sobre los aspectos relacionados con la comunicacin Decidir cmo y cundo se comunica Elegir la herramienta ms idnea Informar permanentemente a los responsables Elaborar la agenda Preparar intervenciones Apoyar a los directivos en la atencin de los medios Acompaar a los responsables en actos Organizar encuentros con periodistas Asesorar en publicidad Evaluar y analizar toda la estrategia de comunicacin
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4.2.2 Comunicacin interna


La Comunicacin Interna es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organismo para la creacin y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a travs del uso de diferentes medios de comunicacin, que los mantengan informados, integrados y motivados, para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales. (Fernando Martn)
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Once consejos para una comunicacin interna efectiva


Rafael Casas propone: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
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Creacin responsable de comunicacin interna. Desarrollo de objetivos y estrategias. Definir contenidos Comunicacin cara a cara Edicin de publicaciones y canales internos Reuniones informativas Comunicacin de supervisin Formacin Comunicacin diagonal Aplicacin de nuevas tecnologas Seguimiento de resultados
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Cuatro actitudes para favorecer la comunicacin interna


1. 2. 3. 4. Comprensin. (Empata) Tolerancia Respeto Aceptacin

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Prctica 2
Imaginad que sois el presidente-gerente de una compaa, qu harais para fomentar la comunicacin interna?

4.2.3 Comunicacin externa


La comunicacin externa es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organizacin hacia sus diferentes pblicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus actividades, productos o servicios. (Fernando Martn)
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Relaciones informativas
Objetivo: convertir a la organizacin en una fuente legitimada de informacin Informar siempre, a las duras y a las maduras. (Credibilidad) Primar la calidad sobre la cantidad Mantener actitud veraz y transparente
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Funciones bsicas
Diseo de campaas informativas Envo de informacin a los medios Atender las demandas de informacin de los periodistas Conocer las rutinas de los medios e ideologas

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Instrumentos de comunicacin
Relaciones informativas. Instrumentos o tcnicas de comunicacin

Ruedas de prensa

Comunicados

Entrevistas

Otro tipo de rr.ii.: -Off the record -Rumores -Filtraciones -Desinformacin

1. Convocar slo las que estn justificadas 1. Cuidar la convocatoria 2. Velar por el contenido de la r.p. y nmero de participantes 1. Ir al grano y evitar conflictos 2. Tener en cuenta las necesidades de cada medio 1. Hacer un seguimiento posterior

1. Brevedad, concisin y claridad 1. Inters, actualidad 2. Correcta presentacin 3. Envo a todos los medios 4. Contar con las necesidades diversas de los medios

1. Preparacin previa 2. Mostrar actitud abierta y transparente 1. Periodista=profesional, no enemigo 1. Exigir imparcialidad

1. 2. 3. 4.

Usar con cuidado Prudencia mxima Garantizar confidencialidad No recomendable

Reglas bsicas
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Instrumentos de comunicacin
Rueda de prensa Comunicados Entrevistas Declaraciones Reportaje Exclusiva Artculo de opinin Pgina web Vdeo o dvd Publirreportaje Material divulgativo Actos especiales Patrocinio y mecenazgo Otros tipo de relaciones informativas:
Filtraciones

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Prctica 3
Desarrollo de una rueda de prensa

Prctica 4
Redactar una nota de prensa

Prctica 5
Organizacin de un evento

Otro tipo de relaciones informativas. Sesiones informativas


Es un sistema menos ceremonioso que la rueda de prensa. Las conduce el portavoz de la institucin. Se invita a un nmero limitado de periodistas. Se puede tener ms holgura y creatividad. No son radiadas ni televisadas

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Clasificacin
1. Registro total de acontecimientos (On the record) 2. Secreto (Off the record) 3. Reserva (background) 4. Plagio (deep background) 5. Silencio (deep deep background)
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Los usuarios
Hay que adaptar el mensaje al pblico al que va dirigido Tipos:
Internos Externos

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El portavoz

Declogo del buen portavoz versus mal portavoz


NO No contestar las llamadas Ser evasivo Despreciar a pipiolos y medios menores Basar la comunicacin en exclusivas Hablar mal de unos en presencia de otros Recurrir a mandamases Discriminar en el reparto de la publicidad Ser arrogante Ser intolerante Quejarse mucho y por todo
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S Usar un lenguaje claro y conciso Transmitir ideas simples Evitar frases hechas y muletillas Usar con cuidado adjetivos y adverbios Decir al principio lo ms importante Usar ejemplos Dar slo las cifras imprescindibles Mantener serenidad y tranquilidad Prevenir imprevistas Dominar el tema
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El comunicador organizacional

Tema 5. El Plan de Comunicacin

5. El Plan de Comunicacin
5.1 Qu es el Plan de Comunicacin 5.2 Guin del Plan de Comunicacin 5.3 Consideraciones prcticas. La forma

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Definicin
El Plan de Comunicacin es una herramienta de comunicacin a medio y largo plazo al servicio de los objetivos de la institucin

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Objetivos del Plan de Comunicacin


Presentarse ante la opinin pblica Obtener un espacio estable y definido. Optimizacin de la comunicacin Contribuir a los objetivos generales de la institucin Generar una imagen corporativa determinada Afrontar la crisis
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5.2 Guin del Plan de Comunicacin


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
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Anlisis de situacin. Definir los pblicos destinatarios Fijacin de objetivos. Diseo de estrategias Determinar el contenido y el tono del mensaje Plan de medios Elaboracin de un calendario de acciones. Presupuesto Designacin de responsables Protocolo de crisis Sistemas de seguimiento y control
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Plan de Comunicacin
Desarrollo del guin

5.3 Consideraciones prcticas. La forma


Portada con el nombre Introduccin. 1 2 folios en el que se explique qu es el documento, por qu se hace, para qu y con qu criterios. Primer captulo. Anlisis del entorno. Un par de prrafos a partir de los cuales esbozamos y exponemos el DAFO Cifrar los objetivos. 4 5. Cada objetivo, una lnea o 2. Estrategias. Una estrategia por cada objetivo. Concisin y precisin Plan de medios. (De medios de comunicacin o herramientas de comunicacin) Plan de Crisis Seguimiento y control Anexos.
Memoria Anexo documental (que apoye el anlisis interno)

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Prctica 6
Redactamos el guin de un Plan de Comunicacin para una empresa

Tema 6. Comunicar en crisis. Las ventajas de planificar


Cuando rompe el trueno, ya es tarde para taparse los odos. (Proverbio chino)

6. Comunicar en crisis. Las ventajas de planificar


6.1 El punto de partida. 6.1.1 Clula de crisis 6.2 Clases de crisis 6.3 Fases de las crisis 6.4 Formas de presentarse 6.5 Actuar 6.5.1 Plan de Prevencin 6.5.2 Plan de Crisis 6.5.3 Plan de Superacin 6.6 Principios y actitudes en la gestin de crisis 6.6.1 Principios 6.6.2 Actitudes
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Definicin
Acontecimientos anormales que afectan al funcionamiento de una entidad y se corresponden con una situacin repentina de cambio, que hace peligrar la estabilidad natural de una organizacin. Cambio que suele repercutir en toda su estructura, por lo que exige una respuesta global. (Francisco Marn Calahorro)

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Caractersticas
1. 2. 3. 4. Hay que tomar una decisin. (En griego crisis significa decisin) Despiertan el inters meditico, debido a la trascendencia social de los acontecimientos que la motiva Atraen la atencin de la opinin pblica Influye negativamente en la percepcin que sobre la imagen de la entidad afectada tienen los pblicos de su entorno Adems de gestionar la solucin tcnica al problema que las origina, deben ir acompaadas de una serie de acciones de comunicacin.
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6.1.1 Clula de crisis


La clula o comit de crisis es un grupo de trabajo cuya funcin principal es apoyar al mximo responsable de la gestin de la situacin. Cometido principal:
Elaborar una sntesis valorada para que el directivo, responsable de la conduccin de la gestin, pueda tener una idea precisa de la situacin
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6.2 Clases de crisis


Crisis evitables. Tienen su origen en situaciones que, con un tratamiento y gestin oportuna por los responsables, no alcanzaran la dimensin importantes y su inters meditico sera mnimo. Ejemplo, conflictos laborales. Crisis inevitables. Nacen a consecuencia de accidentes y catstrofes naturales. Se pretende disminuir las consecuencias de las mismas.

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6.3 Fases de la crisis


Alerta o preliminar (en los casos de catstrofes naturales, no) Prevencin Aguda o de eclosin De salida o postcrisis

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6.4 Formas de presentarse


Sbitas (catstrofes) Progresivas Deliberadas, inducidas o calculadas (en ocasiones para tapar a otras) Fortuitas: fallos tecnolgicos en produccin (Aznalcllar)

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6.5 Actuar
6.5.1 Plan de Prevencin 6.5.2 Plan de Crisis 6.5.3 Plan de Superacin

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6.5.1 Plan de Prevencin


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
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Identificacin y anlisis de riesgos Creacin del equipo de seguimiento Acciones de prevencin Activacin permanente de medidas de prevencin, de planes de seguridad y emergencias Fomento de aprendizaje y entrenamiento Diseo y equipamiento del centro coordinador de comunicacin e informacin de crisis Diseo y equipamiento del centro de situacin de la clula de crisis Programas de comunicacin a aplicar en tiempos de normalidad
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6.5.2 Plan de Crisis

A los medios se les gana por anticipacin. (Francisco Marn Calahorro)

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El Plan de Crisis contendr:


Identificacin de familias de crisis Implementacin del sistema de gestin de crisis Plan de Comunicacin

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Protocolo de actuacin
Un nico mensaje Un nico portavoz Un nico tiempo

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6.5.3 Plan de Superacin de Crisis


Objetivo: recuperar, cuanto antes, la imagen, evitando el impacto de la crisis

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Etapas
1. Investigacin y evaluacin de impactos 2. Planificacin estratgica 3. Ejecucin 4. Evaluacin y anlisis de resultados

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No slo con comunicacin muere la crisis


Se recomienda: No hacer poltica de avestruz Potenciar la comunicacin Evitar fases crnicas de crisis Establecer salidas urgentes Propiciar tcnicas de rescate Evitar rebrotes
No basta con la comunicacin, es necesario cambiar la causa que ha provocado el problema

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Prctica 7
Redactamos el guin de un Plan de Crisis

Bibliografa

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