ENFOQUE DE PROCESOS

Enfoque de procesos: Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. El propsito del enfoque de procesos es mejorar la eficiencia y eficacia de la organizacin para lograr los objetivos definidos. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Qu es eficiencia?
Resultados logrados frente a recursos utilizados. Ejemplo: Si obtienes mas resultados con los mismos recursos. Si obtienes el mismo resultado con menos recursos. Eficiencia consiste en realizar un proceso al menor costo posible y en el menor tiempo posible, sin desperdiciar recursos econmicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad al hacer bien lo que se hace.

Qu es eficacia?
Capacidad para alcanzar los resultados deseados. Ejemplo: Alcanzar metas u objetivos establecidos. Eficacia se refiere a los resultados en relacin a las metas y cumplimiento de objetivos.

CASO PRACTICO

Un piloto de avin con 10 aos de experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en los Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, Mxico, en un tiempo de 3 horas y 40 minutos. Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la lnea area para la cual trabaja, son mas que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo, un maana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la misma ruta: ChicagoGuadalajara, pero el avin que pilotea sale con 30 minutos de retraso. Con sus aos de experiencia, sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la velocidad del avin tratando de avanzar mas rpido y recuperar el tiempo de retraso. Al final lo logra: su avin aterriza en el Aeropuerto Internacional Miguel Hidalgo de Guadalajara a la hora en que era esperado inicialmente. La Pregunta es: el piloto fue eficiente o eficaz?

CONCLUSIONES Ciertamente logr llegar a tiempo a su destino, alcanzo su objetivo, por lo tanto fue eficaz, pero no utiliz de la mejor manera posible los recursos con que dispona: tiempo, avin, combustible, (incremento la velocidad del avin poniendo en riesgo a todos los pasajeros) fue ineficiente.

BENEFICIOS DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS



 

 

Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados planificados. Capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos. Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, respecto al desempeo coherente de la organizacin. Transparencia de las operaciones en la organizacin. Reduce costos y tiempos de ciclo a travs del uso eficaz de los recursos. Mejores resultados, coherentes y predecibles. Estimula la participacin del personal y la clarificacin de sus responsabilidades.

DESCRIPCIN DE UN PROCESO GENERICO

EFICIENCIA DEL PROCESO= Resultados logrados frente a recursos utilizados

Elementos de entrada Requisitos especificados (incluye recursos)

PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan

Resultado Requisitos satisfechos (Resultado de un proceso)

Seguimiento y medicin

EFICACIA DEL PROCESO= Capacidad para alcanzar los resultados deseados

Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros proceso. Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser tangibles (tal como equipos, materiales o componentes) o intangibles ( tal como energa o informacin). Los resultados tambin pueden ser no intencionados; tales como el desperdicio o la contaminacin ambiental.

SECUENCIA DE PROCESOS
PROVEEDOR PROCESO A
Salida del proceso A

CLIENTE PROCESO C
Salida del proceso B Salida del proceso C

PROCESO A
Entrada al proceso A Entrada al proceso B

PROCESO B
Entrada al proceso c

PROCESO C

Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden se internos o externos a la organizacin que son afectados por el proceso y quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y expectativas.

La eficiencia y eficacia del proceso pueden evaluarse a travs de procesos de revisin internos o externos.
Entrada al proceso PROCESO

CLIENTES

Salida del proceso

El ciclo P-H-V-A y el enfoque basado en procesos

PLANIFICAR
Qu hacer? Cmo hacerlo?

ACTUAR
Cmo mejorar la prxima vez?

VERIFICAR
Las cosas pasaron como se planificaron?

HACER
Hacer lo planificado

PLANIFICAR Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin. HACER Implementar los procesos VERIFICAR Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. ACTUAR Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos.

El ciclo P-H-V-A y el enfoque basado en procesos

DIAGRAMA DE TORTUGA

Tomar acciones para mejorar

Establecer objetivos

Requerimientos

Requerimientos

ENTRADAS

SALIDAS

A Proceso V

P H

Realizar seguimiento y medicin

Implementar los procesos

METODO PARA LA IMPLANTACIN DEL ENFOQUE DE PROCESOS

1. Determine los procesos de la organizacin Identifique todos los procesos que son necesarios para producir los resultados previstos Determine cmo es el flujo de los procesos en su secuencia e interaccin Identificacin de los procesos de la organizacin

2. Determine la secuencia de los procesos

3. Defina los dueos del proceso

Asigne la responsabilidad y autoridad para cada proceso

4. Defina la documentacin del proceso

Determine los procesos que se van a documentar y la forma de llevarlo a cabo

METODO PARA LA IMPLANTACIN DEL ENFOQUE DE PROCESOS

5. Defina las actividades dentro del proceso Determine las actividades necesarias para lograr los resultados previstos del proceso

6. Defina los requisitos de seguimiento y medicin

Determine dnde y cmo deberan aplicarse el seguimiento y la medicin. Esto debera ser tanto para el control y la mejora de los procesos , como para los resultados previstos del proceso

Planificacin del proceso

7. Defina los recursos necesarios

Determine los recursos necesarios para la operacin eficaz de cada proceso.

8. Verifique el proceso con respecto a sus objetivos planificados

Confirme que las caractersticas del proceso son coherentes con el propsito de la organizacin

METODO PARA LA IMPLANTACIN DEL ENFOQUE DE PROCESOS

9. Implemente y mida los procesos Implemente los procesos y sus actividades tal como se planifico Evale los datos del proceso obtenidos del seguimiento y medicin , compare los resultados para confirmar eficacia y eficiencia del proceso, identifique las oportunidades de mejora.

10.Analice los procesos

Implementacin, medicin, anlisis del proceso

11. Establezca las acciones correctivas y mejoras del proceso

Defina las acciones correctivas con el fin de eliminar las causa raz de los problemas. Implemente la accin correctiva y verifique su eficacia. Una vez logrados los requisitos enfoque acciones para aumentar la eficiencia y mejorar la eficacia.

Ejemplo de la definicin de un proceso

ENTRADAS Materias primas Especificaciones del producto Maquinaria y equipo Mano de obra Programa de produccin Agua, luz, aire

PROCESO PRODUCTIVO
Procedimiento de produccin Procedimiento de manejo de materiales Procedimiento inspeccin SALIDAS

Producto terminado

Objetivos y metas del proceso: 1. 2. 3. 4. 5. Rechazo interno menor o igual al 0.03% Desperdicios internos menores al 0.01% Devoluciones de clientes menores al 0.02% Cumplimiento de fecha de entrega mayor o igual al 95% Cumplimiento en cantidad mayor o igual al 95%

Eficiencia

Eficacia

EJEMPLO DE SECUENCIA DE PROCESOS QUE INTERACTUAN

R E Q U I S I T O S

C L I E N T E Proceso Ventas

Proceso Diseo y desarrollo

Proceso Compras

C L I E N T Proceso Embarques E

S A T I S F A C C I O N

Proceso Programacin

Proceso Produccin

Procesos clave Procesos de apoyo

Proceso Mantenimiento Proceso Capacitacin Proceso Crdito y cobranza Proceso Aseguramiento de calidad Proceso Sistemas Proceso Seguridad e Higiene Proceso RH