TCNICAS DE AUDITOR AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

AUDITOR AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD (8.2.2) qu Para qu?

La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados auditoras internas para determinar si el sistema de calidad: Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma ISO 9001 y con los requisitos del sistema de Calidad establecidos. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz

Se debe:
- Planificar un programa de auditora - Definir los criterios, alcance, frecuencia y metodologa de auditora - Garantizar la imparcialidad y objetividad del proceso de auditora - Los auditores no deben auditar su propio trabajo - Definir un procedimiento documentado -La Direccin responsable del rea auditada debe asegurarse de que se toman las acciones -Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin.

AUDITOR AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

CONCEPTOS
(ISO 9000, ISO 19011)

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que transforman los elementos de entrada en resultados Auditor Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de auditora y auditor evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. auditor

 Criterios de auditora auditor conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. Evidencia de la auditora: auditor registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. auditor Hallazgos de la auditora: auditor resultados de la evaluacin de la evidencia auditor de la auditora recopilada frente a los

auditor criterios de auditora.

 Auditor Persona con la competencia para llevar a Auditor: cabo una auditora. auditor Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo si es necesario de auditor t expertos tcnicos. Experto Tcnico: P T Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.

 Programa de Auditora: C Auditor Conjunto de una o ms auditor auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y de Auditor los detalles acordados de una auditora. auditor Alcance de la Auditora: E Auditor Extensin y lmites de una

auditor auditora.
Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

 Conclusiones de la auditora : auditor auditor Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. auditor Cliente de la auditora : auditor Organizacin o persona que solicita una auditora. auditor Auditado: Organizacin que es auditada.

AUDITOR PRINCIPIOS DE AUDITORA Auditores: -Conducta tica: confianza, integridad, confidencialidad y discrecin - Presentacin ecunime. informar con veracidad y exactitud -Debido cuidado profesional: La aplicacin de diligencia y juicio al auditar

AUDITOR PRINCIPIOS DE AUDITORA Auditora: - Independencia - Enfoque basado en la evidencia

AUDITOR QUIENES INTERVIENEN EN UNA AUDITORA?

AUDITOR

AUDITADO

CLIENTE

COMPETENCIA DEL AUDITOR Fiabilidad y confianza del proceso de auditora

Demostraci Demostracin de: -Cualidades o atributos personales Cualidades -Conocimientos y habilidades Conocimientos

ATRIBUTOS PERSONALES
Un auditor debera ser: tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; diplomtico, es decir con tacto en las relaciones con las personas; observador, es decir activamente consciente del entorno fsico y las actividades; perceptivo, es decir instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;

 verstil, es decir se adapta fcilmente a diferentes situaciones; tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y razonamientos lgicos; y seguro de s mismo, es decir, acta y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

TALLER
DEFINICIN REQUISITOS DE COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos.

NTC ISO 19011 (5)

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Un programa de auditora tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de manera eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Mejorar

Establecer

Revisar Seguimiento

H
Implementar

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

PROGRAMA DE AUDITORAS

Responsabilidad

Representante de la Direccin Designado _______________ Equipo de Auditores de la Empresa

Con base en:

Informes de auditoras internas y externas Reclamos de los clientes Reprocesos y sobrecostos Objetivos de calidad Acciones correctivas y preventivas Mejoramiento contnuo Solicitud o exigencia del cliente

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

PROGRAMA DE AUDITORAS Contenido

Objetivos

y amplitud

Recursos Procesos o areas a auditar Responsables y entrevistados Auditor o auditores Fecha Lugar Hora de la auditora Duracin

Aprobado por: __________________

Frecuencia: ________________

PROGRAMA DE AUDITORAS
Objetivos: _________________________ Amplitud:_______________________________ Recursos_______________________________________
PROCESO REA A AUDITAR EQUIPO DE AUDITORIA FECHA AUDITORIA LUGAR HORA DE DURACIN AUDITORIA FIRMA AUDITOR PRINCIPAL FIRMA AUDITADO

Aprobado por: _________________________

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

TALLER PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS Con base en el mapa de procesos, y el listado de candidatos a auditores, elabore el programa de Auditoras Internas para el ao 2006)

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

DESARROLLO DE LA AUDITORA
- Solicitud y toma de acciones correctivas y preventivas - Revisin de la documentacin - Plan de auditora

- Lista de chequeo - Notificacin

- Seguimiento

- Reunin de apertura - Desarrollo entrevista - Revisin auditora - Reunin de cierre - Informe de auditora

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

PREPARACIN DE LA AUDITORA Revisin de la documentacin Plan de auditora Lista de chequeo PLAN DE AUDITORA: Objetivo de la auditora Alcance de la auditora Criterios y documentos de referencia Fecha y lugar Actividades, hora y duracin Participantes

LISTA DE CHEQUEO Gua para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones establecidas Instrumento para reportar resultados y obtener conclusiones Items a verificar Documentos a revisar Cargo a entrevistar Hallazgo o resultado
Lista de chequeo Auditora Interna
REQUISITO HALLAZGO CRITERIOS

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Reunin de apertura
presentacin de los participantes, incluyendo una descripcin general de sus funciones; confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora; confirmacin del horario de la auditora y otras disposiciones pertinentes con el auditado, como la fecha y la hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y la direccin del auditado, y cualquier cambio de ltima hora;

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

confirmacin de los asuntos relacionados con la confidencialidad; mtodos y procedimientos que se utilizarn para realizar la auditora, confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado; confirmacin del idioma que se va utilizar durante la auditora;

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la misma; mtodo de presentacin de la informacin, incluyendo la clasificacin de las no conformidades; informacin acerca de las condiciones bajo las cuales la auditora puede darse por terminada; y informacin acerca de cualquier sistema de apelacin sobre la realizacin o las conclusiones de la auditora.
Ayuda prctica NTC ISO 19011 (6.5.1)

TALLER (Tarea) Preparar la auditora (plan de auditora) para el proceso asignado utilizando la lista de chequeo, la NTC ISO 9001 y los documentos existentes. Preparar la reunin de apertura

CONDUCCIN REAL DE LA AUDITORA Actitud positiva, profesional y constructiva, tratando de obtener del auditado una actitud cooperativa, abierta y honesta de parte del auditado Puntos a tener en cuenta por parte del auditor: Reunirse primero con el representante del rea/proceso/procedimiento Hablar siempre con los que realizan la tarea Explicar el propsito de la visita Ser calmado, corts y transmitir confianza No hablar con altivez ni actuar con suficiencia Hablar en forma clara y cuidadosa

RECOPILACIN Y VERIFICACIN DE LA INFORMACIN (NTC ISO 19011, 6.5.4) Entrevistas Observacin de actividades Revisin de documentos TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS Se debe hacer preguntas abiertas y eficaces. Aquellas que invitan a un SI o NO cierran la conversacin. COMO DONDE CUANDO QU - POR QU - QUIEN

TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS P Cmo planifica? - Describa el proceso... - Cmo ha establecido los controles para.. - Cmo ha establecido los requisitos para.. - Qu actividades? - Cmo realiza la verificacin..? - Permtame el resultado - Cuales son los indicadores... - Cmo realiza el seguimiento? - Qu acciones correctivas, preventivas... - Cmo retroalimenta?

Cmo implementa?

Cmo mide?

Qu acciones?

REVISIN DE LA AUDITORA
(ISO 19011, 6.5.5, 6.5.6)

Revisin y conclusin de las listas de chequeo. Estudio de las notas y/o comparacin de las mismas con los miembros del equipo Listado de no cumplimientos/ Redaccin de no conformidades

REUNIN DE CIERRE
(ISO 19011, 6.5.7)

Proceso constructivo dirigido al mejoramiento del sistema. Se presentan las observaciones, hallazgos y conclusiones a la Direccin del auditado.

INFORME DE AUDITORA
(ISO 19011, 6.6)

Despus de la auditora y de la reunin de cierre , se debe elaborar un informe escrito. Debe ser un registro completo, preciso, conciso y claro.

INFORME DE AUDITORA
(ISO 19011, 6.6)

Fecha de la auditora Objetivo y alcance de la auditora Auditados y entrevistados Equipo Auditor Documentos de referencia y criterios de la auditora Resumen de los principales puntos (aspectos relevantes, aspectos por mejorar) Hallazgos de la auditora (No conformidades y observaciones emitidas) Conclusiones de la auditora Firma del auditor Firma del auditado y de la Direccin del rea auditada

NO CONFORMIDADES
No conformidad: Incumplimiento de un requisito (NTC ISO 9000)

CLASIFICACIN:
Mayores: Hay algn rompimiento total de algn requisito o instruccin de trabajo crtico para la calidad del producto o el funcionamiento del sistema de calidad Hay ausencia total de algn procedimiento exigido por la norma Hay varias faltas menores relativas a un procedimiento o requisito, que al sumarlas sugieren un rompimiento total o importante Menores: Incumplimiento en un procedimiento o instruccin o deficiencia en el funcionamiento del sistema que no lo afecta de manera importante Observacin: Recomendaciones sobre buenas prcticas o sugerencias para la mejora

NO CONFORMIDADES Redaccin:

Descripcin de la no conformidad Documentos y su revisin aplicable Parmetro del incumplimiento Area, procedimiento, proceso