MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

LA CONTABILIDAD es una tcnica auxiliar de la Economa, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administracin de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La informacin que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organizacin. Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresndolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente caractersticas financieras y de interpretar sus resultados.

OBJETO DE CONTABILIDAD: Hemos de resaltar que el objeto de la Contabilidad de Empresas es la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa. Debemos aislar tres referencias clave para identificar ms concretamente ese objeto: La primera referencia clave es la empresa, como sujeto de la Contabilidad. La segunda referencia clave: la Contabilidad se va a limitar a informar sobre la situacin y evolucin de la realidad econmica de esa unidad econmica, es decir, del patrimonio de la empresa. La tercera referencia clave: los hechos contables. Se trata de hechos de relevancia econmica que de manera particular afectan a la situacin patrimonial de la empresa. Es menester de la Contabilidad identificar estos hechos contables. La Contabilidad desarrolla una serie de funciones en torno a la informacin contable que se pueden reducir a las siguientes: Elaboracin de la informacin que se facilita a los diferentes destinatarios. Este proceso implica varias tareas: Identificacin de los hechos contables. Valoracin o medida en unidades monetarias de las consecuencias de los diferentes acontecimientos econmicos (muchas veces en dinero). Registro de los acontecimientos que afectan econmicamente a la empresa, es decir, traducir al lenguaje contable los diferentes acontecimientos que se han identificado, que afectan a la empresa econmicamente y que se encuentran debidamente cuantificados en unidades monetarias.

LA CUENTA

Es una agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relacionados a una persona o situacin de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o ttulo que los identifica. Ejemplo: Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrar en la cuenta llamada Caja. Los dineros que estn depositados en el Banco, se registrarn en Cuenta Banco.

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TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS Se representa por una T. Esquemtica que tiene dos partes:

DEBE y HABER Los que slo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.

DEBE

BANCO

HABER

Cargos

620 180 60

Abonos 85 120 114 Crditos.. 319

Dbitos.....

860

a) b) c) d) e) f) g) h)

CONCEPTOS Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos. Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos. La suma de los cargos se llama: dbitos La suma de los abonos se llama: crditos La diferencia entre dbitos y crditos se llama saldo. Cuando los dbitos son mayores, se llama saldo deudor. Cuando los crditos son mayores, se llama saldo acreedor Cuando dbitos y crditos son iguales, se dice que la cuenta est saldada

TERMINOLOGA OPERATIVA DE LAS CUENTAS: Abrir una cuenta: Preparar una cuenta en el mayor a un elemento patrimonial. Si estamos contabilizando y aparece un elemento patrimonial que no estaba previsto en el mayor, hemos de crear una cuenta que lo recoja. -Cargar o adeudar una cuenta: Efectuar un asiento en el debe, o lado izquierdo. Abonar o acreditar una cuenta: Realizar un asiento, una anotacin o registro en el haber, o lado derecho.
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Sumas deudoras: Total de la adicin de todas las anotaciones realizadas en el debe. Sumas acreedora: Total de la adicin de todas las anotaciones realizadas en el haber. Saldo: Diferencia entre las sumas deudoras y sumas acreedoras de una cuenta. Si importan ms las sumas deudoras, hablaremos de saldo deudor. Si son mayores las sumas acreedoras, estaremos en presencia de un saldo acreedor. Si suman igual ambos lados de la cuenta, diremos que el saldo es cero. Determinar el saldo: Hacer las operaciones que permiten conocer el saldo. A veces se habla en este caso de liquidar, si bien ese trmino tiene una significacin un tanto imprecisa. Saldar una cuenta: Consiste en hacer una anotacin en ella de tal manera que se quede con un saldo cero. Cerrar una cuenta: Es lo contrario de abrirla. Significa operar en una cuenta de tal manera que ya no pueda escribirse ms en ella.

TECNICISMO Y CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS DEBE ACTIVO HABER DEBE PASIVO HABER

Cargos (+)

Abonos (-)

Cargos (-) ( + )

Abonos

DEBE Cargos

CUENTAS DE RESULTADO

HABER Abonos

Prdidas

Ganancias

Cuentas de Activo Cuando aumentan, se cargan, Cuando disminuyen, se abonan. Cuentas de Pasivo
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Cuentas de Resultado Cuando hay prdidas, se cargan Cuando hay ganancias, se abonan

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Cuando disminuyen se cargan Cuando aumentan, se abonan.

GANANCIAS > PRDIDAS = UTILIDAD DEL EJERCICIO GANANCIAS < PRDIDAS = PRDIDAS DEL EJERCICIO

CUENTAS DE RESULTADO

Resultado Prdidas Gastos Generales Sueldos pagados Leyes Sociales Impuestos Pagados Descuentos concedidos Intereses pagados Costo de ventas Arriendos pagados Recargos

Resultado Ganancias Ventas Intereses cobrados Descuentos Obtenidos Recargos cobrados Arriendos cobrados Sueldos cobrados Honorarios cobrados Arriendos cobrados Pagados

Cuentas de activo Caja Proveedores Banco (Cta.Cte.) Letras por Cobrar Terrenos Bienes Races Herramientas Muebles y tiles Maquinarias Instalaciones Mercaderas
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TIPOS DE CUENTAS Cuentas de pasivo

Acreedores Letras por Pagar Cuentas por Pagar Instituciones de Previsin por pagar Prstamo Bancario Impuestos por Pagar Impuesto nico Impuesto Retenido Capital
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Clientes Deudores Retiros Personales Anticipos del Personal Letras en Cobranza Acciones IVA. Crdito Fiscal Recordar Las cuentas de Activo, si tienen saldo, ste siempre ser Deudor. Las cuentas de Pasivo, si tienen saldo, ste siempre ser Acreedor Las cuentas de Prdida, tendrn saldo deudor. Las cuentas de Ganancias, tendrn saldo acreedor. Sueldos por pagar Arriendos por pagar IVA. Dbito Fiscal

CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS 1.- Cuentas Reales o de Balance.

Activo (Bienes y Propiedades). Pasivo (Deudas y Obligaciones). Patrimonio:

Aporte Societario Donaciones, Legados o Reservas Irrepartibles.

CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS 2.- Cuentas Nominales o de Resultados. Ingresos y Egresos. Excedente o dficit. 3.- Cuentas de Valoracin de Activos. Depreciacin y Amortizacin. 4.- Cuentas Transitorias. Operacin sin concretar temporalmente. 5.- Cuentas de Orden. Operaciones pendientes (Solicitudes de crditos).
Los distintos elementos que forman el patrimonio de la empresa son:

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Los distintos elementos que forman el patrimonio de la empresa son: ACTIVO Elementos patrimoniales que representas los Bienes y los Derechos de la empresa. Ejemplos de ACTIVO son: Edificios, Mobiliario, Clientes, Bancos, Caja, Vehculos, Efectos comerciales a cobrar, etc... PASIVO NETO PATRIMONIAL Formado por aquellos elementos que representan el valor de los fondos y aportaciones del empresario as como los beneficios an no distribuidos. El Neto Patrimonial se sub-divide en Pasivo Exigible y Pasivo No Exigible.

Elementos que significan una obligacin para la empresa como: Letras por pagar, Deudas con proveedores, etc...

Clasificar las siguientes cuentas en Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto. 1. Banco 2. Anticipo de Clientes 3. Proveedores 4. Clientes 5. Cta. Corriente Bco. del Estado 6. Obligaciones con Instituciones Bancarias. 7. Remuneraciones por Pagar 8. Anticipo Remuneraciones 9. Remuneraciones 10. Retencin Impuesto nico a los Trabajadores 11. Mercaderas 12. Mercaderas en Trnsito 13. Seguros Pagados Seguros pagados por Anticipado 14. Letras por Pagar LCDA. SOVEIDA PEREZ Pgina 6

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15. Acreedores. 16. Terrenos 17. Muebles y equipos 18. Impuesto Unico a los Trabajadores por Pagar 19. Capital 20. Utilidad Retenida 21. Letras en Cartera 22. Letras en Cobranza 23. Inversin en Empresas Relacionadas 24. Caja Chica

TEORA DEL CARGO Y DEL ABONO La contabilidad se basa en La Partida Doble, lo que significa que si hay un cargo debe haber un abono, implicando que si se carga una cuenta deber abonar otra cuenta contable. El anlisis de la teora del cargo y del abono se realizar a travs de la utilizacin de las cuentas T, cuya estructura es la siguiente:

DEBE CARGO CARGAR DEBITAR DBITO QU ES EL DEBE?

HABER ABONO ABONAR ACREDITAR CRDITO

Es el lado izquierdo de la cuenta contable. Son las entradas o aumentos si la cuenta es de activo, las cancelaciones o disminuciones de las obligaciones si es de pasivo, y los gastos o dficit si es de resultado. La suma de las cantidades que se registran en el debe se denominan dbitos o cargos y la accin de incorporar una cantidad al debe se denomina cargar, debitar o adeudar. QU ES EL HABER? Es el lado derecho de la cuenta contable. Son las salidas o disminuciones si la cuenta es de activo, el abono o aumento de las obligaciones si es de pasivo, y los ingresos o excedentes si es de resultado.
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La suma de las cantidades que se registran en el haber se denomina crditos o abonos, y la accin de incorporar una cantidad al haber se denomina abonar o acreditar. Las cuentas T aumentan o disminuyen dependiendo de la clasificacin de las cuentas. Por ejemplo: Debe Haber Tipo de Cuenta Activos Patrimonio Compras Gastos Administrativos Egresos Pasivos Ingresos

El (+) significa que esta cuenta aumenta por este lado, y el (-) significa por donde disminuye dicha cuenta. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 1.- EL LIBRO DIARIO: Asientos realizados en el libro diario: Simples y Compuestos.

LIBRO DIARIO FOLIO N Fecha Ref. Descripcin 01-01-20XX -1-

Debe

Haber

2.-EL LIBRO MAYOR: Este libro se caracteriza porque todo lo que se registra en el libro DIARIO debe pasar a l, empezando desde el folio N 2, porque el Folio N 1 es utilizado por el Sello de la Oficina de Registro que autoriza los libros.
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Se debe destinar un folio para cada cuenta contable, el cual contendr la siguiente estructura : Cuenta, Fecha, Explicacin, Referencia, Debe, Haber, Saldo.

LIBRO MAYOR FOLIO N Fecha Ref. Descripcin 01-0120XX

Debe

Haber

Saldo

3.- EL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES Todas las EMPRESAS al comenzar sus operaciones (Al momento de su registro), y al fin de cada ejercicio econmico, har en el Libro de Inventario una descripcin detallada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. Adems, este libro contendr, el Estado de Resultado conocido como Estado de Resultados, el cual deber demostrar con evidencia y verdad los excedentes obtenidos y los dficit sufridos al termino de su ejercicio econmico. El Balance General y El Estado de Resultado registrado en este libro, debe ser firmado por todos los socios de la EMPRESA, como muestra de la aprobacin del mismo. El Libro de Inventario y Balances, tiene la misma estructura y columnas del Libro Diario, pero sin que en ellos se identifique la columna DEBE y HABER.

LIBRO INVENTARIO Y BALANCES FOLIO N Fecha Ref. Descripcin

4.- LOS LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD

Estos libros permiten descargar o aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en estos se detallaran todas las transacciones. Si bien el uso de estos libros no es obligatorio, mas sin embargo su empleo es de gran utilidad por lo que se recomienda a continuacin la tenedura de los siguientes libros auxiliares.

LOS LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD Libro Auxiliar: - Banco. - Caja Chica. - Cuentas por cobrar.
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LIBRO AUXILIAR FOLIO N Fecha Ref. Descripcin Debe Haber Saldo

ESTADOS FINANCIEROS Son los documentos que deben preparar las EMPRESAS al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su EMPRESA a lo largo de un perodo. Los Estados Financieros son herramientas para analizar la actividad que desempea la EMPRESA en su parte financiera y de negocios. Consisten en cinco reportes distintos pero interrelacionados: 1.- El Balance de Comprobacin.
EJERCICIO NRO. 1 EMPRESA XYZ BALANCE DE COMPROBACION 31-12-200X

CUENTAS CAJA EFECTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR EDIFICIO

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DEBE 12.000 2.000 8.000 50.000

HABER

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TERRENO BANCO PATENTE MAQUINARIA MATERIALES REPUESTOS EQUIPOS SUMINISTROS DUEO CTA. CAPITAL EFECTOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR HIPOTECA POR PAGAR TOTALES 76.000 3.000 10.000 10.000 5.000 3.000 20.000 1.000 187.000 2.000 1.000 10.000 200.000

200.000

2.- Balance General.

ESTRUCTURA DEL BALANCE GENERAL

NOMBRE DE LA EMPRESA
BALANCE GENERAL AL 31-12-XXXX

ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE Caja Chica Caja Banco ACTIVO CIRCULANTE EXIGIBLE Cuentas por Cobrar Menos: provisin para incobrables Efectos por Cobrar Efectos por Cobrar descontados Intereses por cobrar ACTIVO CIRCULANTE REALIZABLE Inventarios Artculos de escritorio Existencia de Papelera TOTAL ACTIVO CIRCULANTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Terreno LCDA. SOVEIDA PEREZ

2.000 1.000 5.000 5.000 1.000 4.000 1.000

4.000 3.000 1.000

2.000 1.000 5.000 24.000 20000 Pgina 11

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Edificio Menos: Depreciacin Acumulada Edificio Maquinaria Menos: Depreciacin Acumulada Maquinaria Vehculo Menos: Depreciacin Acumulada Vehculo Mobiliario Menos: Depreciacin Acumulada Mobiliario TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO ACTIVO FIJO INTANGIBLE Plusvala Menos Amortizacin Acumulada Plusvala Patente Marca de Fabrica
TOTAL ACTIVO FIJO INTANGIBLE

30000 3000 10000 1000 50000 5000 30000 3000 27.000

9.000

45.000

27.000 101.000

1000 10 990 500 500 1.990 2.000 1.000 5.000 8.000 11.010 1.000 5.000 2.000 1.000 5.000 1.000 5.000 31.010 166.000

CARGOS DIFERIDOS Mejoras en propiedades ajenas Gastos de Organizacin Campaa Publicitaria TOTAL CARGOS DIFERIDOS OTROS ACTIVOS Intereses pagados por anticipado seguros vigentes Depsitos dados en garanta Inversiones en reserva Acciones en filiales Terreno para la venta Prestamos a trabajadores Inversiones del fondo de amortizacin TOTAL OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVOS PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO PASIVO CIRCULANTE efectos por pagar cuentas por pagar prestamos por pagar intereses por pagar sueldos por pagar impuestos por pagar TOTAL PASIVO CIRCULANTE pasivo a largo plazo hipoteca por pagar LCDA. SOVEIDA PEREZ

4.000 1.000 5.000 2.000 1.000 5.000 18.000 50.000 Pgina 12

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bonos por pagar efectos por pagar a largo plazo TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO CREDITOS DIFERIDOS Alquiler cobrado por anticipado Suscripciones cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado TOTAL CREDITOS DIFERIDOS PATRIMONIO Capital menos: cuenta personal mas: Utilidad del Ejercicio TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 20.000 10.000 80.000 5.000 2.000 1.000 8.000 50.000 5.000

45.000 15.000 60.000 166.000

3.- Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Prdidas

31-12-20xx INGRESOS: VENTAS menos: devoluciones en venta total ventas menos: Costo de Ventas INVENTARIO INICIAL DE MERCANCIA mas: compras mas fletes en compra menos: devoluciones en compras menos: INVENTARIO FINAL DE MERCANCIA TOTAL COSTO DE VENTA TOTAL UTILIDAD BRUTAS mas: otros ingresos SUELDOS Y SALARIOS GASTOS VARIOS ARTICULOS DE OFICINA menos: gastos TOTAL UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO 11.240 11.400 2.900 25.540 154.290 100000 5000 780 104.220 4.300 124.920 173.080 6750 25000 300000 2000 298.000

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