INSTRUMENTO RECOLECCION INFORMACION GD Versión 28032011

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin Administrativa Grupo
Gestin Documental
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN GESTIN DOCUMENTAL ICBF
ICBF DIRECCION ADMINISTRATIVA - GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL 2011
Sede Nacional Avenida carrera 68 No. 64c - 75 Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co
Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin Administrativa Grupo Gestin Documental
CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3 ALCANCE .............................................................................................................................. 3 RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 4 PREGUNTAS GENERALES ................................................................................................. 5 CONDICIONES AMBIENTALES ........................................................................................... 9 AREA Y ESPACIOS ............................................................................................................ 10 RECURSOS Y TALENTO HUMANO .................................................................................. 13 PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA .................................................................. 14
8.1. PRODUCCION DOCUMENTAL .......................................................................................... 14 8.2. RECEPCION DOCUMENTAL ............................................................................................. 15 8.3. DISTRIBUCION DOCUMENTAL ........................................................................................ 17 9. ARCHIVOS DE GESTIN .................................................................................................. 17
9.1. ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTION ..................................................................... 17 9.2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES............................................................................. 18 9.3. CONSERVACION DOCUMENTAL ..................................................................................... 20 9.4. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ................................................................ 21 10. ARCHIVO CENTRAL .......................................................................................................... 22 10.1. 10.2. 10.3. ORGANIZACIN ARCHIVO CENTRAL ..................................................................... 22 CONSULTA ................................................................................................................. 22 DISPOSICION FINAL .................................................................................................. 23
GLOSARIO .................................................................................................................................. 25 BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................ 27 ANEXO 1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHA PARA MEDICION DE ARCHIVOS .... 28 ANEXO 2 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSION ....................................................... 32
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN GESTIN DOCUMENTAL ICBF
No. DE FICHA NOMBRE DE LA REGIONAL NOMBRE CENTRO ZONAL NOMBRE DE QUIEN APLICA EL INSTRUMENTO FECHA DE APLICACIN DEL INSTRUMENTO
1. OBJETIVO Recopilar informacin bsica sobre la situacin actual de las reas de Archivo y Correspondencia a nivel Nacional, buscando actualizar y conocer el panorama real de los procesos de Gestin Documental del ICBF.
2. ALCANCE La aplicacin de este instrumento inicia desde la comunicacin telefnica con los servidores pblicos responsables del proceso de la Gestin Documental en las Regionales y/o Centros Zonales, seguido por el desplazamiento al sitio de quienes levantarn la informacin en las diferentes comisiones asignadas por el Grupo de Gestin Documental teniendo en cuenta lo dispuesto en el Convenio 080 de 2010, aplicando el presente instrumento en las regionales visitadas y Centros Zonales segn la disponibilidad de tiempo y culmina con el diligenciamiento de esta ficha y la entrega de un informe a la Coordinacin del Grupo de Gestin Documental.
3. RESPONSABILIDADES ICBF: COORDINADORA GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL: Programar las fechas de las comisiones e informar a la Direccin Regional y Coordinadores Administrativos la necesidad de aplicar el instrumento; y solicitar la disponibilidad de recursos, tiempo y programacin de agenda de cada regional. COORDINADORES ADMINISTRATIVOS DE LAS REGIONALES: son responsables de disponer los recursos necesarios para permitir la fluidez en la aplicacin del instrumento, de igual manera solicitar la participacin de los servidores pblicos de las respectivas regionales y/o Centros Zonales y oportuno suministro de la informacin requerida por los Profesionales del Grupo de Gestin Documental. SERVIDORES PBLICOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL Y OFICINAS DE CORRESPONDENCIA: Atender oportunamente en los horarios y fechas programadas a los Profesionales Grupo de Gestin Documental y suministrar la informacin requerida con la mayor claridad y veracidad, de tal manera que se pueda evidencia su situacin real.. PROFESIONALES GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL: Su responsabilidad est en cumplir con las comisiones programadas en las fechas y horarios establecidos, as como guiar a los servidores pblicos en el momento de aplicar el instrumento en los temas tcnicos que sean necesarios. Aplicar el instrumento en su totalidad buscando recopilar la mayor cantidad informacin posible. Consolidar, tabular, analizar y presentar la informacin recopilada a la Coordinacin Nacional del Grupo de Gestin Documental del ICBF por medio de informe.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE: COORDINADOR TCNICO: Es responsable de divulgar y solicitar la colaboracin de los Coordinadores Regionales Convenio 080 de 2010 en la oportuna aplicacin del instrumento y entregar las fichas al Coordinador Nacional del Grupo de gestin Documental en las fechas estipuladas. COORDINADORES REGIONALES CONVENIO 080 DE 2010: Su responsabilidad est en cumplir con las reuniones programadas en las fechas y horarios establecidos, as como guiar a los servidores pblicos en el momento de aplicar el instrumento en los temas tcnicos que sean necesarios. Aplicar el instrumento en su totalidad buscando recopilar la mayor cantidad informacin posible y enviar la ficha a su Coordinador Tcnico.
4. PREGUNTAS GENERALES Realice estas preguntas al responsable de los procesos de gestin documental: P1. Nombre y cargo del Servidor Pblico y/o Contratista responsable de los procesos de gestin documental en la regional y/o Centro Zonal?
OFICINA NOMBRE CARGO EXTENSIN E-Mail Tipo Vinculacin Profesin 1 Tcnico, 2. Tecnlogo, 3. Profesional, 4. Especializacin 1 Tcnico, 2. Tecnlogo, 3. Profesional, 4. Especializacin 1 Tcnico, 2. Tecnlogo, 3. Profesional, 4. Especializacin 1. Planta, 2. Contratista o 3. 472 1. Planta, 2. Contratista o 3. 472 1. Planta, 2. Contratista o 3. 472 ARCHIVO CENTRAL CORRESPONDENCIA ARCHIVO GESTIN CENTRALIZADO
Nivel de estudios
P2. La Regional tiene conformado Comit de Archivo con base en la Resolucin 1800 de 2010?
1 2 SI NO Contine P3 Pase a P4
P3. En caso afirmativo marque con una (X) la periodicidad del Comit de Archivo y la cantidad de reuniones a partir de la expedicin de la Resolucin 1800 de 2010:
PERIODICIDAD
1. 2. 3. 4. 5. Mensual Bimensual Trimestral Semestral Anual
Indique el nmero de reuniones realizadas 2010 2011
P4. Porque razn no est conformado el comit de archivo:

1. 2. 3. 4. Desconocimiento de la Resolucin 1800 de 2010. La Coordinacin Administrativa no ha convocado a reunin. Falta de tiempo de los Servidores Pblicos que lo deben integrar. Falta de apoyo de la Direccin Regional.
P5. Seleccione encerrando con un crculo los temas en los que Si han recibido capacitacin los Servidores Pblicos encargados del proceso de Correspondencia, Archivos de Gestin y Archivo Central de la regional y/o Centros Zonales. P6. (HAGA P6 PARA TODOS LOS PROCESOS) Califique los temas encerrando con un circulo segn el grado de importancia conociendo que 1 es el menos importante y 5 el ms importante.
P5. CAPACITACIN 1 2 3 4 5 6 7 8 P6. IMPORTANCIA DEL TEMA MENOS IMPORTANTE 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 MAS IMPORTANTE 5 5 5 5 5 5 5 5
PROCESO
Proceso de Correspondencia Organizacin de Archivos Aplicacin de Tablas de Retencin Documental Transferencias Documentales Eliminacin de Documentos SIGA Normatividad Archivos.
Conservacin y preservacin
P7. Cuenta con un plan de prevencin de desastres que sea especifico para los archivos de la Regional y/o Centros Zonales?
1 2 SI NO
Solicite una copia del plan de desastres y adjntelo al presente documento. Continu
P8. Las auditoras realizadas por los entes de control interno o externo han hecho hallazgos en la oficina de archivo y correspondencia?
1 2 SI NO Contine Pase a P14
P10. Si es afirmativo por favor detalle los hallazgos en la siguiente tabla:

P11 HALLAZGO DESCRIBA EL HALLAZGO FECHA DEL HALLAZGO DD-MM-AAAA P12 ACCION CORRECTIVA FECHA DE LA DESCRIBA LA ACCIN ACCIN DD-MM-AAAA
P10 NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE ENCONTR EL HALLAZGO
ESTADO DEL HALLAZGO

1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. Abierta Cerrada Abierta Cerrada Abierta Cerrada Abierta Cerrada Abierta Cerrada Abierta Cerrada
P13. Circule las opciones que se relacionen con los hallazgos detallados en el cuadro anterior.
1 2 3 4
Mobiliario o estantera Espacios e Infraestructura Recursos Fsicos Insumos y papelera
5 6 7 8
Organizacin de Archivos Capacitacin Talento Humano Administracin de comunicaciones Oficiales
P14. Ha consultado el material publicado en la pgina del grupo de gestin documental dentro de la intranet del ICBF?
P15. Si su respuesta en P14 es afirmativa seleccione los vnculos temticos que ha consultado: P16. Si su respuesta en P15 es afirmativa califique la calidad del contenido del material publicado en el vnculo temtico. P17. Si su respuesta en P15 es afirmativa seleccione la frecuencia de consulta mensual del contenido del vnculo temtico.
P15. VNCULOS CONSULTADOS? P16. CALIDAD DE CONTENIDOS REGULAR BUENO MALO P17. FRECUENCIA DE CONSULTA EN EL MES MS DE 1 VEZ 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 NUNCA 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 VEZ 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
VNCULOS INTRANET GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL
Normatividad Archivstica Gua para la Gestin Documental del ICBF Lineamientos archivsticos Evolucin orgnico-funcional ICBF 19682006 Tablas de Retencin y Valoracin Documental Informes de capacitacin en Gestin Documental a nivel nacional Curso Virtual Gestin de Documentos Capacitaciones en Gestin Documental Convenio de Cooperacin y Aporte No. 065 de 2009 Convenio de Cooperacin y Aporte No. 080 de 2010 Productos del Convenio N.197063 Servicio de mensajera Visitas de verificacin y seguimiento a la aplicacin de Tablas de Retencin Documental - TRD y Tablas de Valoracin Documental - TVD.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
5. CONDICIONES AMBIENTALES P18. Seleccione los riesgos ambientales en cuanto a FACTORES NATURALES a los cuales estn expuestas las reas de Correspondencia, Archivo de Gestin y Archivo Central. P19. Seleccione los riesgos ambientales en cuanto a FACTORES HUMANOS a los cuales estn expuestas las reas de Correspondencia, Archivo de Gestin y Archivo Central.
B A ARCHIVOS DE CORRESPONDENCIA GESTIN C ARCHIVO CENTRAL D ARCHIVO DE GESTIN CENTRALIZADO E FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO F OTRO DEPOSITO
ITEM
P18. FACTORES NATURALES Iluminacin natural y Rayos Ultravioleta Temperatura y humedad relativa Vegetacin Inundaciones Terremoto Huracanes y tormentas Mamferos Aves Microorganismos P19. FACTORES HUMANOS Contaminacin Conflictos armadas Robo o vandalismo Incendio Deterioro del edificio 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9
P20.Se han realizado procesos de fumigacin y desinfeccin de depsitos de archivos en la Regional y/o Centros Zonales. 1 2 3 4 Si una vez al ao Si dos veces al ao Ms de dos veces al ao Nunca
P21. Seleccione los INSTRUMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL con los que cuentan las reas de Correspondencia, Archivo de Gestin y Archivo Central. P22. Seleccione los ELEMENTOS DE PROTECCIN MANIPULACIN DE ARCHIVOS Seguridad Industrial con los que cuentan las reas de Correspondencia, Archivo de Gestin y Archivo Central
ITEM
A CORRESPONDENCIA B ARCHIVOS DE GESTIN C ARCHIVO CENTRAL D ARCHIVO DE GESTIN CENTRALIZADO E FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO F OTRO DEPOSITO
P21. INSTRUMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Extintores Multipropsito Botiqun Camillas Brigadista Plan de Evacuacin Cofias Batas Guantes Tapabocas 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4
P22. ELEMENTOS DE PROTECCIN MANIPULACIN DE ARCHIVOS
6. AREA Y ESPACIOS P23. Existe una oficina de correspondencia?

1 2 SI NO
P24. Tiene centralizado la recepcin y radicacin de comunicaciones oficiales?

1 2 SI NO Pase a P26 Contine
P25. Qu rea (s) o Servidor (es) pblico (s) est encargado (S) de este proceso? 1. Una oficina diferente a Correspondencia. Cul? ___________________ 2. Varias Oficinas. Cules? _______________________________________
10
P26. Coloque la cantidad de equipos que tienen asignados de manera exclusiva para los procesos de Correspondencia, Archivo Central y/o Archivo de Gestin Centralizado en la siguiente tabla. P27. Seleccione los equipos a los que se les ha realizado mantenimiento, ingrese la ltima fecha de mantenimiento el proveedor y nmero del contrato de mantenimiento.
P26A. CORRESPONDEN CIA P26B. ARCHIVO CENTRAL P26C. ARCHIVO DE GESTION CENTRAL P27. HAN REALIZADO MANTENIMIE NTO? P27A FECHA DEL LTIMO MANTENIMIENTO dd/mm/aaa P27B PROVEEDOR Y NO. DEL CONTRATO
TE M
EQUIPO FUNCIONANDO
Cantidad
Cantidad
Cantidad
1 2 3 4 5 6 7
Computador Impresora de punto Impresora laser Telfono Fax Scanner Fotocopiadora
1 2 3 4 5 6 7
P27C. Los equipos asignados para las reas de Archivo y correspondencia estn siendo utilizados en su totalidad?
1 2 SI NO Por qu razn? Explique:_________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________
P27D. Los equipos asignados paras las reas de archivo y correspondencia han sido trasladados a otra dependencia o estn siendo utilizados para procesos diferentes.
1 SI Por qu razn? Explique:_________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________
NO
P28. De las siguientes reas seleccione las que tengan depsitos para el almacenamiento del acervo documental transferido por las oficinas de la Regional y/o Centros Zonales. P28A. Para las reas seleccionadas coloque la cantidad de depsitos para archivo central, Archivo de
Gestin centralizado, Fondo Documental Acumulado. REA Archivo Central Archivo de Gestin centralizado Fondo Documental Acumulado P28 TIENE DEPSITO (S)? 1 2 3
P28A. CANTIDAD
11
P29.Especifique el rea para cada depsito mencionado en (P28A) (Ancho, largo, alto). Coloque la unidad de medida en Metros. P30.Seleccione el tipo de propiedad para cada depsito.
P30A ARCHIVO CENTRAL DEPOSITOS
Ancho Alto Largo
P30B ARCHIVO DE GESTIN CENTRALIZADO

Ancho Alto Largo
P30C FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO

Ancho Alto Largo
P30D TIPO DE PROPIEDAD

ARRIENDO PROPIO CONCESIN
1. Deposito Uno. 2. Deposito Dos. 3. Deposito Tres. 4. Deposito Cuatro. 5. Deposito Cinco.
1 1 1 1 1
2 2 2 2 2
3 3 3 3 3
P31. Seleccione el TIPO DE PISO P32. TIPO DE TECHO P33. TIPO DE PAREDES P34. TIPO DE VENTILACIN P35. TIPO DE ILUMINACIN P36. UBICACIN DE LAS REDES ELCTRICAS P37. UBICACIN DE LAS REDES DE ACUEDUCTO para cada una de las reas de archivo y correspondencia.
A ITEM CORRESPONDENCIA B ARCHIVOS DE GESTIN C ARCHIVO CENTRAL D ARCHIVO DE GESTIN CENTRALIZADO E FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO F OTRO DEPOSITO
P31. TIPO DE PISO Madera Concreto Mineral Baldosn Sin piso P32. TIPO DE TECHO Madera Teja Cielo raso Plancha P33. TIPO DE PAREDES Paete/ Estuco Ladrillo a la vista Pintura P34. TIPO DE VENTILACION Natural Artificial
1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
12
P35. TIPO DE ILUMINACION Natural Fluorescente

1 2 1 2 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
Incandescente 3 3 P36. UBICACIONES DE LAS REDES ELECTRICAS Interior 1 1 Exterior Tiene puntos de red
2 3 2 3
P37. UBICACIONES DE LAS REDES DE ACUEDUCTO Interior Exterior

1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2
P38. Se han realizado adecuaciones de infraestructuras en la Regional y/o Centro Zonal. P39. Haga P39 solo para las reas en la que ha realizado adecuaciones. Con cul contratista realizo la adecuacin? Rta Mltiple.
P38 Se han realizado adecuaciones P39 CONTRATISTA Federacin Minuto de colombiana de Dios Cafeteros
ITEM
REA
Fondecum
Recursos Traslado de propios recursos
1 2 3 4 5 6
Correspondencia Archivos de Gestin Archivo Central Archivo de Gestin centralizado Fondo Documental Acumulado Otro deposito
1 2 3 4 5 6
1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5
7. RECURSOS Y TALENTO HUMANO P40. Tiene asignado personal exclusivo para el proceso de correspondencia?
1 2 SI NO Contine Pase a P43.
13
P41. Coloque la cantidad de personas para el rea de correspondencia y especifique el perfil. P42. Coloque la cantidad de personas para el archivo central y especifique el perfil. ITEM
P41. CORRESPONDENCIA 1. CONTRATISTA 2. PLANTA 3. 472 4. PRACTICANTES P42. ARCHIVO CENTRAL 1. CONTRATISTA 2. PLANTA 3. 472 4. PRACTICANTES A SECRETARIA B AUXILIARES C TCNICOS D PROFESIONAL
P43. Coloque la cantidad de personas para las dependencias, reas y Centros Zonales que tienen asignado personal exclusivo para los archivos de gestin.
ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 REA Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin Centro Zonal A PLANTA B 472 C CONTRATISTA D PRACTICANTES
8. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA
8.1. PRODUCCION DOCUMENTAL P44. Utiliza los formatos establecidos en la Gua para la Gestin Documental del ICBF.
14
P45. Seleccione de la siguiente lista los formatos que utiliza:

1 2 3 4
Carta Memorando Circular Informe
5 6 7
Acta de reuniones Resolucin Concepto
P46. Seleccione los motivos por los cuales no se utilizan los formatos: 1 2 3 4 5 Desconocimiento de Gua para la gestin documental. Falta de divulgacin de las directrices. Falta de inters de los servidores pblicos. No ha sido necesario usarlos. Otro, Cual? _____________________________________
P47. Circule los tipos de comunicaciones que se tramitan en la regional y/o Centro Zonal. 1. 2. 3.
Internas: (Memorandos) Son las generadas, enviadas y recibidas entre dependencias, Centros Zonales y Regionales. Comunicaciones Oficiales Recibidas: (Cartas) Son las recibidas de otras entidades para el ICBF. Comunicaciones Oficiales Enviadas: (Cartas) Son las comunicaciones oficiales del ICBF hacia otras entidades.
8.2. RECEPCION DOCUMENTAL P48. Cul es el horario establecido para la recepcin y radicacin de comunicaciones? Rta: __________________________________________________________. P49. El horario de atencin es visible para el pblico?
1 2 SI NO
P50. Actualmente radican las comunicaciones oficiales en la regional y en los centros zonales?
TEM 1 2 NOMBRE CENTRO ZONAL Y/O REGINAL Regional Centro Zonal SI 1 1 NO 2 2
15
P51. Para la radicacin de comunicaciones oficiales, utilizan numeracin consecutiva individual por tipo de comunicaciones?
TEM 1 2 3 TIPO DE COMUNICACIONES Interna Comunicaciones Oficiales Recibidas Comunicaciones Oficiales Enviadas SI 1 1 1 NO 2 2 2
P52. Circule los elementos que utilizan para la radicacin de la correspondencia y coloque la cantidad de cada uno en la siguiente tabla: P52A Coloque la cantidad de cada elemento mencionado enP52.
TEM 1 2 3 4 5 P52 Tipo de Elemento Sello Fechador Sello Radicador Reloj radicador Impresora de punto para Sticker Impresora laser para Sticker P52A Cantidad
P53. Con que herramientas controlan la radicacin de las comunicaciones oficiales?

TEM 1 2 3 4 5 6 HERRAMIENTA DE RADICACIN Planilla Libro de minuta radicado Excel ISIS Access SIGA
P54. Registre el volumen promedio de radicacin de comunicaciones oficiales en la Regional y/o Centro Zonal en cada ao:
4
TEM 1 2 3
TIPO DE COMUNICACIONES Interna Comunicaciones Oficiales Recibidas Comunicaciones Oficiales Enviadas
2009
2010
2011
P55. Se puede consultar el registro de correspondencia de aos anteriores?

1 2 SI NO Contine Pase a P56.
P55A. Registre desde que ao se tienen los datos: ______________________
16
8.3. DISTRIBUCION DOCUMENTAL P56. Cuntos recorridos internos de distribucin y recoleccin de comunicaciones hacen en el da?
1. 2. 3. Entre 1 y 2 recorridos. Entre 3 y 5 recorridos. Ms de 5 recorridos.
9. ARCHIVOS DE GESTIN 9.1. ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTION P57. Las dependencias, reas y Centros Zonales estn conformando las series documentales segn la ltima versin de las Tablas de Retencin Documental? P58. Si P57 es negativo, registre el porqu no se conforman las series documentales.
ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 AREA Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin SI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 P57 P58. NO En caso de ser negativa la respuesta describa el Por qu? 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
10 Centro Zonal
17
P59. De los siguientes procesos tcnicos de archivo circule los que estn aplicando actualmente las dependencias, reas y Centros Zonales.
ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 REA Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin Centro Zonal ORDENACIN DOCUMENTAL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 FOLIACIN 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 CONFORMACIN DE LEGAJO SEGN LA GUA TIPO DE CARPETA Y GANCHO ELIMINACIN DE ROTULO SEGN GUA PLSTICO MATERIA ABRASIVO 3 4 5 3 4 5 3 4 5 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 INVENTARIOS TRANSFERENCIAS EN FUID1 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7
P60. Utilice el formato de medicin de archivos para registrar la volumetra por oficina, identificando, rea, serie o Subserie, tipo de archivo (FDA, AG, AC), Unidad de Conservacin (caja, carpeta, empaste, legajo, bolsas con el fin de hallar porcentajes de uso) y cantidad de metros lineales. ANEXO 1. 9.2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES P61. Las dependencias de la Regional y Centros Zonales cuentan con un cronograma de transferencias documentales?
P62. Cumplen con el cronograma?

1 2 SI NO
FUID: Formato nico de Inventario Documental.
18
P63. En el siguiente cuadro identifique las dependencias, reas y Centros Zonales que cumplen con el proceso de transferencias documentales. HAGA P64 y P65 solo para las reas que cumplen con el proceso documental. P64. Si P63 es afirmativo, circule el motivo predominante de las transferencias. P65. Si P63 es negativo, circule el motivo predominante por el cual no se realizan las transferencias.
TEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
REA
P64. P65 P63. MOTIVO ( SI) DE LAS TRANSFERENCIAS MOTIVO POR EL CUAL( NO) REALIZA LA TRANSFERENCIA Realizan Falta de Espacios Desconfianza por Falta de capacidad de transferencias Tiempo de retencin en los archivos de Falta de Desconocimiento posible perdida en el almacenamiento en el segn TRD insumos del proceso SI NO Gestin Archivo Central Archivo Central
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin Centro Zonal
P66. Circule una las dependencias, reas y Centros Zonales que realizan transferencias documentales. Haga P67 y P68 nicamente para las reas seleccionadas en P66. P67. Si P66 es afirmativo registre el promedio de transferencias anuales. P68. Si P66 es afirmativo registre el promedio de cajas transferidas en el ao.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (CANTIDAD) REA Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin Centro Zonal
P66 P67 Cumple con los procesos tcnicos Promedio de transferencias anuales. y aplicacin de TRD P68 Promedio de cajas transferidas anualmente.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
19
9.3. CONSERVACION DOCUMENTAL P69. Circule los tipos de deterioro que se presentan en los Archivos de las dependencias, reas y Centros Zonales de la regional.
P69. TIPO DE DETERIORO

BIOLGICO Microorganismos (Hongos, bacterias levaduras) Animales (ratones, palomas, murcilagos, culebras) Oxidacin de tintas QUMICO Decoloracin de las tintas Amarillamiento del papel Oxidacin de ganchos FSICO - MECNICO Deformacin de plano 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 Perforaciones 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11
Rasgaduras
Oxidacin
TEM
REA
Xilfagos (termitas Comejn, pececillos de plata )
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin Centro Zonal Fondo Acumulado Archivo Central Otro Deposito
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
P70. Circule el Tipo De Estantera, P71 Tipo De Archivadores, P72 PLANOTECA, P73 UNIDADES DE ALMACENAMIENTO y la, P74 SIGNATURA TOPOGRFICA que utilizan las dependencias para ubicar la documentacin.
P70 ESTANTERIA ITEM rea P71 ARCHIVADOR P72 PLANOTECA P73 UNIDAD DE ALMACENAMIENTO Consecutivo de cajas CAJA X-200 CAJA X-300 OPEN FILE P74 SIGNATURA TOPOGRFICA Ubicacin topogrfica 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Temas o Asuntos
Industrial
Semi industrial
Metlico
Metlico
Rodante
Madera
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin Centro Zonal Archivo Central Fondos Acumulados Otro Deposito
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Madera
Fija
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
20
Dobleces 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12
Foxing
P74. Calcule en cajas x200 la capacidad total de almacenamiento de archivos en cada dependencia, identificando las cajas que estaran ocupadas segn la cantidad de expedientes que encuentre en la dependencia, y estimando la cantidad de espacio disponible para almacenar en estas.
ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 rea Direccin Regional Grupo Jurdico Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Archivo Central Centro Zonal Archivo de Gestin centralizado Fondo Documental Acumulado Otro deposito CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO (U)Espacio utilizado en (L)Espacio libre en cajas cajas X200 X200 (U+L)Total Cajas X-200
9.4. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS P75. Los Archivos de gestin estn realizando procesos de eliminacin por aplicacin de TRD y o depuracin de documentos de Apoyo? Haga P76 y P77 para las reas que en donde se realizan procesos de eliminacin de documentos. P76. Registre la cantidad de actas aprobadas en 2010 y 2011 tanto para Documentos de apoyo como aplicacin de TRD. P77 Registre la cantidad de metros lineales eliminados en 2010 y 2011 tanto para Documentos de apoyo como aplicacin de TRD
P75 Realizan procesos de eliminacin y depuracin? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 P76 Cantidad de procesos de eliminacin por acta 2010 2011 APOYO TRD APOYO TRD P77 Promedio de Mts lineales Eliminados por acta 2010 2011 APOYO TRD APOYO TRD
AREA
21
10. ARCHIVO CENTRAL 10.1.ORGANIZACIN ARCHIVO CENTRAL P78. Actualmente cuenta con el inventario actualizado de los archivos custodiados en el archivo central?
P79. Si P78 es afirmativo seleccione el soporte en el que se conserva el inventario: P79A. Seleccione si es FUID (Formato nico de inventario documental) y/o Inventario en Estado Natural).
P79 ITEM SOPORTE 1. Fsico 2. Excel 3. 4. Acces SIGA FUID 1 1 1 1 P79A NATURAL 2 2 2 2 HAGA P79B P79B. Realizan Backups?
1 2
SI NO
P81. Si P78 es negativo, que mtodo utiliza para realizar la recuperacin de los documentos? P81A. Registre el tiempo promedio dedicado en cada actividad.
ITEM P81 TIPO DE BSQUEDA 1A3 1 1 P81A TIEMPO PROMEDIO DE RECUPERACIN 4a6 7 A 10 Mas 10 Das NUNCA SE ENCUENTRA 2 3 4 5 2 3 4 5
1 Bsqueda fsica por parte del Archivo Central El Servidor Pblico hace la bsqueda en el Archivo 2 Central 3 No hay forma de buscar la informacin.
10.2.CONSULTA P82. Qu instrumentos de consulta utilizan para recuperar la informacin: 1 2 3 4 5 Listados en Estado Natural Formato nico de Inventario Guas Catlogos ndices
P83. Registre en el siguiente cuadro en nmeros enteros la cantidad promedio de consultas y prestamos que las dependencias, reas y Centros Zonales de la regional realizan al Archivo Central, y registre la serie ms consultada por dependencia.
ITEM 1 2 rea Direccin Regional Grupo Jurdico P83. CONSULTA Promedio mensual P83A. PRESTAMO Promedio Mensual P83B. Serie MS consultada.
22
3 4 5 6 7 8 9 10 11
Grupo Administrativo Grupo de Gestin Humana Grupo Financiero Grupo Recaudo Grupo de Planeacin y Sistemas Grupo de Prevencin Grupo de Proteccin Centro Zonal Fondo Acumulado
P84. Identifique el tipo de acceso en el Archivo Central. 1 2 Restringido Libre Acceso
10.3.DISPOSICION FINAL P85. Han aplicado Tablas de Valoracin Documental a la documentacin anterior al ao 1995?
1 2 SI NO
P86. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentacin anterior al ao de 1995:

a. 1 Seleccin b. d. 2 Eliminacin e. g. 3 Conservacin h. c. Microfilmacin 4 f.5 Digitalizacin i.6 Ninguno
P87. Han aplicado la TRD en lo relacionado con la disposicin final de la documentacin posterior a 1995.
1 2 SI NO
P88. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentacin posterior al ao de 1995:

j. 1 Seleccin k. m. 2 Eliminacin n. p. 3 Conservacin q. l.4 Microfilmacin o. Digitalizacin 5 r.6 Ninguno
23
P89 En el Archivo Central han realizando procesos de eliminacin por aplicacin de TRD? Haga P90 y P91 para las reas en donde se realizan procesos de eliminacin de documentos. P90. Registre la cantidad de actas aprobadas en 2010 y 2011 tanto para Documentos de apoyo como aplicacin de TRD P91. Registre la cantidad de metros lineales eliminados en 2010 y 2011 por acta tanto para Documentos de apoyo como aplicacin de TRD
P89 Realizan procesos de eliminacin y depuracin? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 P90 Cantidad de procesos de eliminacin por acta 2010 2011 APOYO TRD APOYO TRD P91 Promedio de Mts lineales Eliminados por acta 2010 2011 APOYO TRD APOYO TRD
ITEM
AREA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
P92. OBSERVACIONES DE QUIEN APLICA EL INSTRUMENTO DE RECOLECCIN: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________ P93. NECESIDADES EXPUESTAS POR EL RESPONSABLE DE GESTIN DOCUMENTAL EN LA REGIONAL Y/O CENTRO ZONAL. __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _________________________
24
GLOSARIO
ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES: Proceso tendiente a garantizar el control de las comunicaciones emitidas por el ICBF ARCHIVO CENTRAL: es el rea o depsito en el que se agrupan y conservan los documentos transferidos desde los diferentes archivos de gestin una vez se cumple el tiempo de retencin establecido en la Tabla de Retencin Documental. ARCHIVO DE GESTION: Tambin conocido como archivo de oficina, ste comprende toda la documentacin que se encuentra en trmite por las oficinas productoras. ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO: Se define como el depsito o rea que custodia, conserva, controla y administra el archivo de gestin de todas las dependencias de una institucin. COFIAS: Gorro pequeo desechable que se debe utilizar al realizar los procesos tcnicos archivsticos. COMIT DE ARCHIVO: segn la gua para la Gestin Documental, es el grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. COMUNICACIN OFICIAL: Aquella comunicacin producida o recibida en desarrollo de las funciones asignadas legalmente al ICBF. CONSERVACION DOCUMENTAL: conjunto de medidas que propenden por el ptimo estado de la documentacin archivstica con el fin de garantizar la perdurabilidad y permanencia de la misma en el tiempo. DEFORMACION DE PLANO: Tipo de deterioro documental en el que el papel presenta arrugamiento y deformacin en su presentacin fsica. FUID: Formato nico De Inventario Documental establecido por el Archivo General de la Nacin a travs del cual se asegura el control de los documentos tanto en el archivo central como en el de gestin. FOXING: Tipo de deterioro qumico que causa oxidacin del papel.
MATERIAL ABRASIVO: Tipo de deterioro documental generado por ganchos, clips, cintas, chinches, y todo material metlico o adhesivo que cause detrimento del documento archivstico. 25
MICROORGANISMOS: Tipo de deterioro documental que causa debilitamiento y alteracin irreversible de los documentos archivsticos, ente sos se encuentran los hongos, bacterias y levaduras. OPEN FILE: Tipo de almacenamiento que hace referencia a la ubicacin de los expedientes en los entrepaos de un estante sin la utilizacin de una unidad de almacenamiento (cajas). PECECILLOS DE PLATA: Insecto capaz de vivir en la mayora de climas, se alimenta de carbohidratos, azucares y almidones su principal fuente de alimento es la celulosa material componente del papel. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Proceso de traslado de los archivos de gestin al central de acuerdo con los tiempos de retencin establecidos en la TRD. SIGA: Sistema de Informacin y Gestin de Archivos. XILOFAGOS: Son organismos vivos que se alimentan de madera entre los cuales se encuentran las termitas y los pececillos de plata
Este documento fue elaborado en marzo de 2011 en el Grupo de Gestin Documental, con el objeto de disponer de herramienta para la recoleccin de informacin sobre Gestin Documental en Sede Nacional, Regionales y centros Zonales del pas. Nuestro agradecimiento a las personas encargadas de la recoleccin y del suministro de la informacin, les rogamos que los datos suministrados sean de la mayor veracidad dado que sern tomados como base para el establecimiento del plan de accin para los prximos aos.
Responsable: GLORIA ESPERANZA CUBIDES PACHN Coordinadora de Gestin Documental
26
BIBLIOGRAFIA
1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Edificios de Archivos: En clima tropical y bajos recursos. Bogot: 2005. 2. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Gua para la Gestin Documental: en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Bogot: 2006. 3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Gua para la implementacin de un programa de gestin documental. Bogot: 2006. 4. ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana para medicin de archivos 5029.
27
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHA PARA MEDICION DE ARCHIVOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1. REGIONAL: Registre la regional donde se realizara la medicin 2. CENTRO ZONAL: Registre el Centro Zonal cuando sea necesario. 3. N FICHA: Registre el numero de ficha de inspeccin a la que pertenece el formato de medicin 4. FECHA DE VISITA: Ingrese con la fecha de la medicin en el formato dd/mm/aaaa 5. DEPENDENCIA: Seleccione de la lista la dependencia donde est realizando la medicin, si se dificulta la bsqueda puede usar la hoja del libro denominada TRD para hacer el filtro y facilitar la bsqueda. 6. LOTE N: Cuando realice la medicin de los archivos en las dependencias asigne un nmero consecutivo por archivo medido. Por ejemplo, si en la oficina de Gestin Humana se encuentra el archivo en dos lugares distintos sebe medir el primer lugar y nombrarlo como lote N , tomar una fotografa donde se visualice el sitio y un papel que muestre el nmero de lote, y hacer lo mismo con el siguiente lugar de almacenamiento, de esta manera se facilitar organizar las fotografas y cruzarlas con el formato de medicin.
28
7. TIPO DE ARCHIVO: Registre en este campo si el Archivo es un Archivo de Gestin (AG), Archivo Central (AC) o Fondo acumulado (FA). 8. SERIE: Seleccione la serie documental a la que pertenecen el archivo medido nicamente para los archivos de gestin. Para los Fondos acumulados y archivos centrales, mida por series cuando sea posible de lo contrario seleccione la ltima opcin Imposible identificar la serie Cuando se refiera a planos busque al final del listado la opcin PLANOS 9. AOS EXTREMOS: Ingrese el rango de aos al que pertenece la documentacin medida. 10. UNIDAD DE CONSERVACION: Seleccione si es Carpeta, A-Z, Legajo, Bolsa Plstica o Sin unidad de conservacin. 11. UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Seleccione la unidad de almacenamiento donde se guarda los documentos. Puede ser: Un Entrepao de estantera2, Caja x200, Caja x300, Caja irregular, En el Piso, Sin unidad de almacenamiento. 12. MEDICION. MTS LINEALES: Registre en numero la cantidad de metros lineales encontrados, para esta medicin tenga en cuenta el siguiente estndar de medida: 5 cajas x200 = 1 metro lineal
3 Cajas x300 = 1 metro lineal
1 entrepao de estantera con la documentacin de canto filo = 1 metro lineal.
Entrepao. Cada una de las laminas horizontales de que consta interiormente un estante para archivo
29
11 planos = 1 metro lineal
Para la medicin de fondos acumulados se utilizar la formula de medicin de archivos y las tablas de conversin establecidas en la Norma Tcnica Colombiana NTC 5029. En el siguiente ejemplo se explica el procedimiento para medir archivos y la frmula utilizada para medir documentos en estantera y documentos en el piso. Ejemplo. Es preciso medir el archivo de la regional Santander con las siguientes condiciones La documentacin se encuentra una parte en la estantera, otra en el piso, otra en 200 cajas x200 y se encuentra un aproximado de 100 planos. Unidades de conservacin usadas carpetas. Gramaje promedio del papel 75g. Desarrollo del Ejercicio La medicin de la documentacin en la estantera da como resultado 48 m. (midiendo con un metro cada entrepao). La medicin de la documentacin en 200 Cajas x200 da como resultado 40 m. (Teniendo en cuenta que 5 cajas x200 corresponden a 1 metro lineal. Se destaparon las cajas y se reviso que estuvieran llenas para no sesgar la medicin). La medicin de los planos da como resultado 9,09 m. (Sabiendo que 11 planos corresponden a un metro lineal). Para el caso de la documentacin en el piso se determino usar la formula volumtrica buscando conformar figuras de cubo en el fondo acumulado Volumen = Largo x Alto x Ancho 2*1.85*2= 7.4 m3
30
Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin Administrativa Grupo Gestin Documental Para convertir la medida de metros cbicos (m3) a metros lineales utilizamos el anexo C de la norma (Ver anexo 2 del presente documento) Tabla de Coeficientes de Conversin 7.4 m3 * 14,4362 = 106, 82 m Total medicin del archivo en la regional Santander 203.91 m.
13. OBSERVACIONES: Registe las observaciones que tenga sobre la medicin que considere relevantes tener en cuenta.
31
ANEXO 2 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSION
32

INSTRUMENTO RECOLECCION INFORMACION GD Versión 28032011

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INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN GESTIN DOCUMENTAL ICBF

ICBF DIRECCION ADMINISTRATIVA - GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL 2011

INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN GESTIN DOCUMENTAL ICBF

Indique el nmero de reuniones realizadas 2010 2011

P4. Porque razn no est conformado el comit de archivo:

P10. Si es afirmativo por favor detalle los hallazgos en la siguiente tabla:

P10 NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE ENCONTR EL HALLAZGO

ESTADO DEL HALLAZGO

Mobiliario o estantera Espacios e Infraestructura Recursos Fsicos Insumos y papelera

Organizacin de Archivos Capacitacin Talento Humano Administracin de comunicaciones Oficiales

VNCULOS INTRANET GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL

P22. ELEMENTOS DE PROTECCIN MANIPULACIN DE ARCHIVOS

6. AREA Y ESPACIOS P23. Existe una oficina de correspondencia?

P24. Tiene centralizado la recepcin y radicacin de comunicaciones oficiales?

Computador Impresora de punto Impresora laser Telfono Fax Scanner Fotocopiadora

P30B ARCHIVO DE GESTIN CENTRALIZADO

P30C FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO

P30D TIPO DE PROPIEDAD

P35. TIPO DE ILUMINACION Natural Fluorescente

P37. UBICACIONES DE LAS REDES DE ACUEDUCTO Interior Exterior

Recursos Traslado de propios recursos

P45. Seleccione de la siguiente lista los formatos que utiliza:

Carta Memorando Circular Informe

Acta de reuniones Resolucin Concepto

P53. Con que herramientas controlan la radicacin de las comunicaciones oficiales?

TIPO DE COMUNICACIONES Interna Comunicaciones Oficiales Recibidas Comunicaciones Oficiales Enviadas

P55. Se puede consultar el registro de correspondencia de aos anteriores?

P55A. Registre desde que ao se tienen los datos: ______________________

P62. Cumplen con el cronograma?

FUID: Formato nico de Inventario Documental.

P69. TIPO DE DETERIORO

Xilfagos (termitas Comejn, pececillos de plata )

P84. Identifique el tipo de acceso en el Archivo Central. 1 2 Restringido Libre Acceso

P86. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentacin anterior al ao de 1995:

P88. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentacin posterior al ao de 1995:

ANEXO 1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHA PARA MEDICION DE ARCHIVOS

3 Cajas x300 = 1 metro lineal

1 entrepao de estantera con la documentacin de canto filo = 1 metro lineal.

11 planos = 1 metro lineal

ANEXO 2 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSION

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