Cmo organizar una reunin de equipo Instructor Eduardo Videz

Consejos para organizar una eficiente reunin de equipo o como hacer "otras reuniones de equipo"

No organice una reunin entorno "al jefe".

Este tipo de reuniones suelen deshacer a medio plazo a los equipos. Quizs le resultes familiares planteamientos tales como: El jefe

tiene poco tiempo y el que tiene "es oro". Lo importante es que el jefe d mensajes. Al sper jefe hay que impresionarle, ser brillante (mensajes frecuentes de otros subjefes).
. Por tanto, primer consejo: no se limite a organizar una reunin para el jefe: emplee su tiempo en preparar y organizar una buena reunin.
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Establezca una buena agenda de trabajo.

Piense bien en los objetivos de la reunin. Las personas que deben intervenir. Los espacios de tiempo, el qu, cundo y porqu de las diferentes intervenciones y protagonismos. Olvdese de las improvisaciones dentro de la reunin, con el que tan familiarizados y seguros se sienten algunos, hasta el punto de despreciar preparar una reunin. Tales improvisaciones estn bien para situaciones que deben analizarse de emergencia, pero a largo plazo destrozan a las personas ms valiosa de los diferentes equipos. Enve la agenda de la reunin con anterioridad a todos los asistentes a la reunin.
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Dele importancia y estatus a la reunin de equipo

Establezca de forma simptica alguna reglas sencillas. Si establece que las reuniones de equipo son "sagradas", su gente las tomar en serio. El primer paso es que sean importantes para el jefe. No interrupciones de las secretarias, mviles apagados, uso limitado de porttiles, moderar las reuniones y establecer que las interrupciones estn prohibidas... Los miembros de un equipo deben percibir que la reunin de equipo es importante. Asegrese previamente la asistencia de todas las personas que deban asistir a la misma. Cuide el horario de celebracin de la misma.
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Decida por adelantado una duracin mxima y sea inflexible

Tenga claro que a partir de 30 minutos sin avances o puntos definidos, es un despilfarro de dinero, tiempo, energa. El tiempo recomendado para las reuniones es de una hora, mximo, salvo casos especiales con temas especficos que ameriten mas tiempo.

Prepare bien con antelacin la sala de la reunin de equipo.

Cuntas veces ha asistido a una prdida colectiva de tiempo porque no est preparado el proyector, las fotocopias no se han realizado a tiempo, no funciona el aire acondicionado, o no se ha previsto un corte de electricidad por mantenimiento. Empiece dando una imagen impecable ante su equipo, cuidando estos pequeos detalles, o asignando a una persona responsable que lo tenga todo preparado.
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Utilice los recursos necesarios para la reunin

No improvise cualquier sitio y no escatime en los medios necesarios. Las reuniones pueden ser ms eficientes si hay un buen proyector, se permite la audicin de un buen vdeo, los miembros pueden hacer fcilmente uso de un power point, etc. Sea innovador. Hoy existen software especializados para hacer presentaciones espectaculares. O use otros recursos, como: flanelografo, papelografo, etc.
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Haga una buena moderacin de la reunin

En las empresas hay personas introvertidas, extrovertidas, con facilidad para comunicar y hasta reservadas y tmidas cuyo sentido de la educacin les lleva a no interrumpir o dejar de hablar si otro le interrumpe. Si deja "barra libre" en las intervenciones probablemente le dar un protagonismo a personas que ya de por s lo tienen. Anime a hablar a aquellos que tienen cosas potencialmente que decir. Desanime y corte en seco pero con educacin a los oportunistas, aduladores, vendedores de mantas en verano... El protagonismo de estos sujetos puede desanimar a los miembros ms valiosos de su equipo. Una buena moderacin de una reunin de equipo puede ser la manifestacin ms clara del carisma y capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo.

Diferenciar tipos de reuniones

No confunda reuniones sobre temas especficos, con reuniones ordinarias y peridicas. Las intervenciones, mensajes, tiempos, medios deben ser bien distintos... No mezcle excesivamente temas en reuniones de equipo.

No permita polmicas absurdas, improvisadas o debates estriles de tipo personal.

Suele ser una tentacin para algn jefe "enfrentar" opiniones en una reunin de equipo con vistas a aclarar en dicho entorno la va ms conveniente para la empresa. No lo haga, sin antes haber sugerido que las personas con opiniones divergentes sobre el tema en cuestin se hayan reunido antes y a solas para acercar o clarificar sus opiniones. El tiempo que "pierden" dos no lo multiplique por "n veces". En las reuniones de equipo no se debe confundir el verbo "contrastar" con "enfrentar". Destierre el segundo. Intente evitar que haya perdedores en una reunin de equipo. Fomente la cohesin, el trabajo ordenado y coordinado en las propias reuniones.
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Provoque que se lleguen a conclusiones y compromisos relevantes.

Levante un acta o minuta y ejerza que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos. De esta forma le dar estatus e importancia a las reuniones de equipo. Dedique tiempo a nivel personal, si percibe, reserva, retraimiento o desgana en algn miembro de su equipo. Quizs esto le evite problemas mayores. De entrada una baja productividad de su capital humano ms valioso. No escatime una reunin personal con algn miembro de su equipo, un almuerzo, un desplazamiento...

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Reuniones exitosas
Es tarea de todos los miembros del equipo de trabajo, el realizar reuniones cortas, concretas y eficientes, que generen cambios reales y por lo tanto exito en la gestin de prevencin de riesgos del cual son parte fundamental.

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Trabajo en equipo

Pelicula

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