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PMI - PMBOK
Project Management Knowledge

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Sinopsis desarrollada por Asentti como parte de la documentacin asociada a su modelo de Consultora Caleidoscopio a travs del cual identifica, disea e implementa soluciones para los retos directivos de la TI a partir de sus necesidades organizacionales.

Contenido
QU ES PMBOK? CUAL ES LA FINALIDAD DEL PMBOK? A QUIN EST DIRIGIDO EL PMBOK? CMO EST INTEGRADO PMBOK? ESTRUCTURA REAS DE EXPERIENCIA CULES SON LOS BENEFICIOS QUE APORTA LA IMPLEMENTACIN DE LAS PRCTICAS INTEGRADAS EN PMBOK? Para el negocio Para el departamento de TI QU NECESIDADES SATISFACE PMBOK? CON QU TENDENCIAS SE RELACIONA PMBOK? BIBLIOGRAFA REFERENCIAS ELECTRNICAS 6 6 6 7 8 10 10 1 1 2 2 2 5

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QU ES PMBOK?
La Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (PMBOK Guide por sus siglas en ingles Project Management Body of Knowledge) publicado por el PMI (Project Management Institute) constituye la suma de conocimientos de los profesionistas dedicados a la administracin de proyectos. Concentra tanto prcticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas, como prcticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del proyecto aplicar conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo. Al igual que en otras profesiones, como la abogaca, la medicina o las ciencias econmicas, los conocimientos de la Direccin de Proyectos (tambin conocida como Administracin de Proyectos) residen en los practicantes y acadmicos que los aplican y los desarrollan. Adems de ser considerado como el estndar de facto para la Administracin de Proyectos, las mejores prcticas del PMBOK estn aprobadas por ANSI (American National Standard Institute); por lo cual, estn definidas dentro del estndar ANSI/PMI 99-0012004.

CUAL ES LA FINALIDAD DEL PMBOK?

La finalidad principal del PMBOK es identificar, concentrar y publicar las mejores prcticas generalmente aceptadas en la Direccin de Proyectos. Generalmente aceptadas significa que los conocimientos y las prcticas descritos son aplicables a la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad. Mejores prcticas significa que existe un acuerdo general en que la correcta aplicacin de estas habilidades, herramientas y tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos diferentes. Mejores prcticas no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de direccin del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto con base en sus caractersticas y particularidades.

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A QUIN EST DIRIGIDO EL PMBOK?

Los conocimientos contenidos en el PMBOK proporcionan una referencia internacional para cualquiera que est interesado en la profesin de la Direccin de Proyectos. Entre ellos se pueden mencionar: Altos ejecutivos Gerentes de programa y gerentes de directores de proyectos Directores del proyecto y otros miembros del equipo del proyecto Miembros de una oficina de gestin de proyectos Clientes y otros interesados Gerentes funcionales con empleados asignados a equipos del proyecto Instructores de Direccin de Proyectos y materias relacionadas Consultores y otros especialistas en Direccin de Proyectos y reas afines Formadores que desarrollan programas de educacin para tpicos relacionados con la Direccin de Proyectos Investigadores que analizan la Direccin de Proyectos, a fin de desarrollar nuevas prcticas ms eficientes y efectivas Empresas de cualquier tamao interesadas en mejorar la administracin de sus proyectos Empresas que quieran disear su metodologa de Administracin de Proyectos, mediante un acercamiento progresivo a mejores prcticas basadas en soluciones sencillas que producen resultados rpidamente Empresas que ya dispongan de una metodologa de Administracin de Proyectos, y que deseen robustecerla con base en las mejores prcticas

CMO EST INTEGRADO PMBOK?

ESTRUCTURA
La Gua del PMBOK est dividida en tres secciones:

Seccin I: Marco Conceptual de la Direccin de Proyectos

Proporciona una estructura bsica para entender la Direccin de Proyectos. El Captulo 1. Introduccin, define los trminos clave y proporciona una descripcin general del resto de la Gua del PMBOK. El Captulo 2. Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin, describe el entorno en el cual operan los proyectos.

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Seccin II: Norma para la Direccin de Proyectos aplicable a un proyecto
Especifica todos los procesos de Direccin de Proyectos que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto. El Captulo 3, Procesos de Direccin de Proyectos para un Proyecto, describe los cinco Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de Direccin de Proyectos que componen tales grupos. Este captulo describe la naturaleza multidimensional de la Direccin de Proyectos.

Seccin III: reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos

La Seccin III organiza los 44 procesos de Direccin de Proyectos de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos del Captulo 3 en nueve reas de Conocimiento, segn se muestra en el diagrama adjunto y se describe a continuacin. La introduccin de la Seccin III describe la leyenda de los diagramas de flujo de procesos que se usan en cada captulo de rea de Conocimiento y en la introduccin de todas las reas de conocimiento.

El Captulo 4. Gestin de la Integracin del Proyecto, describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la Direccin de Proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos. Se compone de los procesos: Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto. El Captulo 5. Gestin del Alcance del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarse satisfactoriamente. Se compone de los procesos: Planificacin del Alcance, Definicin del Alcance, Crear EDT, Verificacin del Alcance y Control del Alcance. Pgina 3 de 10

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El Captulo 6. Gestin del Tiempo del Proyecto, describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusin del proyecto. Se compone de los procesos: Definicin de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimacin de Recursos de las Actividades, Estimacin de la Duracin de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma. El Captulo 7. Gestin de los Costes del Proyecto, describe los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos: Estimacin de Costes, Preparacin del Presupuesto de Costes y Control de Costes. El Captulo 8. Gestin de la Calidad del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos para los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos: Planificacin de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad. El Captulo 9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos para organizar y dirigir los Recursos Humanos del proyecto. Se compone de los procesos: Planificacin de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto. El Captulo 10. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos relacionados con la generacin, distribucin, almacenamiento y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos: Planificacin de las Comunicaciones, Distribucin de la Informacin, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados. El Captulo 11. Gestin de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestin de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos: Planificacin de la Gestin de Riesgos, Identificacin de Riesgos, Anlisis Cualitativo de Riesgos, Anlisis Cuantitativo de Riesgos, Planificacin de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos. El Captulo 12. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto, describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, as como para contratar procesos de direccin. Se compone de los procesos: Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratacin, Solicitar Respuestas de Vendedores, Seleccin de Vendedores, Administracin del Contrato y Cierre del Contrato.

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REAS DE EXPERIENCIA
Muchos de los conocimientos, y de las herramientas y tcnicas para gestionar proyectos, tales como la estructura de desglose del trabajo, el anlisis de ruta crtica y la gestin del valor ganado, son exclusivos del rea de la Direccin de Proyectos. Sin embargo, comprender y aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas generalmente reconocidas como mejores prcticas en PMBOK no es suficiente por s solo para una Direccin de Proyectos efectiva. Una Direccin de Proyectos efectiva requiere que el equipo de direccin del proyecto comprenda y utilice los conocimientos y las habilidades correspondientes a, por lo menos, cinco reas de experiencia: Fundamentos de la direccin de proyectos Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin Comprensin del entorno del proyecto Conocimientos y habilidades de direccin general Habilidades interpersonales.

El siguiente esquema muestra la relacin que existe entre estas cinco reas de experiencia. Si bien aparentan ser elementos independientes, por lo general, se superponen ya que ninguno de ellos puede existir sin los dems. Los equipos de proyectos efectivos integran estos elementos en todos los aspectos de su proyecto. No es necesario que cada miembro del equipo del proyecto sea experto en las cinco reas. En realidad, es poco probable que una sola persona cuente con todos los conocimientos y habilidades necesarios para el proyecto. Sin embargo, es importante que el equipo de direccin del proyecto tenga un conocimiento profundo de los conceptos definidos en el PMBOK y est familiarizado con las cuatro reas de direccin para gestionar un proyecto de forma efectiva.

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CULES SON LOS BENEFICIOS QUE APORTA LA IMPLEMENTACIN DE LAS PRCTICAS INTEGRADAS EN PMBOK?
Para el negocio
Establece mecanismos para responder con eficiencia a las nuevas demandas del negocio en materia de TI. Aumenta la satisfaccin del cliente, ya que las reas proveedoras de TI saben y entregan lo que el cliente necesita. Mejora los flujos de comunicacin entre el personal de informtica y los clientes o usuarios interesados en los proyectos de TI. Conduce a la eficiencia en la utilizacin de los recursos de TI de la empresa. Adapta e integra las especificaciones, planes y enfoque metodolgico de los diversos interesados en el proyecto de TI. Genera ahorros sustantivos al desarrollar los proyectos de TI con base en las mejores prcticas para la administracin de proyectos. Permite tomar mejores decisiones en materia de inversin en TI. Incrementa el retorno de inversin para la empresa.

Para el departamento de TI
Permite identificar de forma precisa los requisitos que debe satisfacer el producto o servicio de TI. Ayuda a los colaboradores de TI, a establecer objetivos claros. Equilibra las demandas concurrentes de alcance (calidad), tiempo y costos durante la realizacin de los proyectos de TI. Administra y garantiza la calidad de los productos o servicios de TI generados durante el proyecto. Proporciona mecanismos de administracin de riesgos para brindar una certeza razonable de que se alcanzarn los objetivos de los proyectos de TI. Facilita la planificacin de las actividades del proyecto, asignando responsabilidades e identificando entregables tangibles. Sirve como gua para la definicin de los estndares y procedimientos de la empresa para administrar de forma ms eficiente los proyectos de TI. Sirve como gua para identificar e invertir recursos slo a proyectos viables. Reduce el tiempo de realizacin de los productos y servicios de TI. Permite realizar estimaciones reales de los tiempos requeridos para desarrollar las soluciones de TI. Permite dar seguimiento a las actividades de los proyectos de TI, garantizando que se desempean en conformidad con lo definido durante la planeacin. Ayuda al departamento de TI a finalizar los proyectos en los tiempos establecidos.

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QU NECESIDADES SATISFACE PMBOK?
Administracin.- Por lo que trata a TI, PMBOK aporta principalmente elementos para satisfacer las necesidades de administracin de proyectos de TI. Los proyectos son una forma de organizar las actividades que no pueden ser tratadas dentro de los lmites operativos de la organizacin. As mismo, los proyectos se utilizan para lograr los objetivos definidos en el plan estratgico de la empresa, independientemente si el proyecto es administrado por la propia organizacin, o si corresponde a un proveedor de servicios externo. Por lo anterior, las mejores prcticas integradas en PMBOK ayudan al departamento de TI a lograr los resultados esperados de los proyectos informticos de forma ms efectiva, garantizando que stos sirven como inductores para la consecucin de los objetivos definidos en el plan estratgico. Regulacin.- Comprender y aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas generalmente reconocidas como mejores prcticas no es suficiente por s solo para garantizar el xito de un proyecto. Segn lo plantea el PMBOK, una Direccin de Proyectos efectiva requiere que el equipo de administracin del proyecto comprenda los conceptos correspondientes al cumplimiento de las normas y regulaciones del rea de aplicacin. Aunque la regulacin a la que est sujeta la empresa es independiente de la administracin de los proyectos de TI; las mejores prcticas definidas en el PMBOK pueden ser tomados como referencia para la planeacin, organizacin y control de las actividades de los proyectos destinados a garantizar el cumplimiento de los requerimientos regulatorios. Los equipos de proyectos efectivos integran las mejores prcticas para la administracin de proyectos con la normatividad y regulacin a las que estn sujetas las operaciones de la empresa. Control.- PMBOK contempla un captulo especialmente integrado para facilitar los procesos involucrados en el desarrollo y gestin de los riesgos asociados a un proyecto. El captulo se compone de los procesos: Planificar Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratacin, Solicitar Respuestas de Vendedores, Seleccin de Vendedores, Administracin del Contrato y Cierre de Contrato. Aunado a lo anterior, dentro de los dems captulos del PMBOK son considerados los controles necesarios para la administracin de los principales riesgos de cada fase del proyecto. Seguridad.- Las mejores prcticas compiladas en el PMBOK ayudan a la empresa a administrar los proyectos que tienen por objetivo garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la informacin, ya que proporciona prcticas probadas para mejorar los procesos de administracin de los proyectos de seguridad.

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CON QU TENDENCIAS SE RELACIONA PMBOK?

BSC (Balanced Scorecard) contempla un sistema de administracin del desempeo que permite a las empresas conducir su estrategia acorde a lo planeado mediante el monitoreo continuo, complementando los indicadores financieros tradicionales con criterios de medicin de desempeo orientados a: Clientes, Procesos Internos y Aprendizaje y Crecimiento. Las mejores prcticas definidas en PMBOK sirven como referencia para la administracin de los proyectos que sustentan la consecucin de la estrategia de la empresa, la cual puede ser definida e implementada mediante Balanced Scorecard.

BSC
(Balanced Scorecard)

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(Control Objectives for Information and Related Technology)

COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) es un compendio de objetivos de control para la Tecnologa de Informacin que incluye herramientas de soporte que permiten a la administracin cubrir la brecha entre los requerimientos de control, los aspectos tecnolgicos y los riesgos de negocio. Las mejores prcticas definidas en PMBOK estn relacionadas con los objetivos de control Administrar las Inversiones de TI, Administrar la Calidad, Evaluar y Administrar los Riesgos de TI, Administrar los Proyectos de TI y Aprovisionamiento de los Recursos de TI definidos en COBIT.

IT Governance

IT Governance es un conjunto de mecanismos utilizados por la administracin de una organizacin para dirigir y controlar su desarrollo tecnolgico, asegurando que las metas del negocio sean alcanzadas de forma efectiva mediante la deteccin y control de los riesgos asociados. IT Governance puede tomar como referencia las reas de conocimiento definidas en PMBOK para determinar las habilidades y conocimientos necesarios para la administracin efectiva de los proyectos dentro de un ambiente de TI.

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CMMI (Capability Maturity Model Integration) es un modelo de mejora de procesos de construccin de software que puede tomar como referencia PMBOK para administrar los proyectos orientados a mejorar la capacidad y madurez de los procesos involucrados en la construccin de software.

CMMI

ITIL (Information Tecnology Infrastructure Library) es el marco de referencia para la Gestin de Servicios de TI ms aceptado y utilizado en el mundo. Proporciona un conjunto de mejores prcticas en materia de administracin de TI extradas de organismos del sector pblico y privado que estn a la vanguardia tecnolgica a nivel internacional.

ITIL
(Information Technology Infrastructure Library)

Es factible dirigir y administrar los proyectos relacionados con la implementacin de ITIL mediante los conceptos definidos en PMBOK. La utilizacin de PMBOK durante la implementacin de ITIL ayuda a garantizar la adopcin eficiente de las mejores prcticas en un entorno controlado y administrado. Las prcticas de administracin de proyectos presentadas por el PMBOK son complementarias a las prcticas de Gestin de Servicios presentadas por ITIL, ya que ste segundo no considera prcticas de administracin de proyectos. Slo se queda en el punto de referencias otras mejores prcticas para la administracin de proyectos.

ISO 9000-2000

ISO 9000-2000 es el estndar para establecer sistemas de gestin de calidad ms reconocido y adoptado en el mundo, debido a los beneficios que brinda el apego a sus normas definidas para establecer, documentar, controlar, medir y mejorar los procesos y productos dentro de la organizacin. Las mejores prcticas para la gestin de la calidad del proyecto fueron definidas con la finalidad de ser compatibles con el enfoque de ISO-9000, tomando como referencia el ciclo para la gestin de la calidad planificar, hacer, revisar y actuar, referenciado tambin dentro del estndar.

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BIBLIOGRAFA
Project Management Institute PMI (2004), Project Management Body of Knowledge, (Third Edition, EE.UU). Project Management Institute PMI (2004), Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos, (Tercera Edicin, EE.UU.).

REFERENCIAS ELECTRNICAS

http://www.pmi.org

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