Competencia:

Identificar objetivos y coordinarse con otros

A C T I V I D A D
VEAMONOS LAS CARAS

Aprendizajes esperados
Conocer las condiciones de funcionamiento de una reunin, con vistas a optimizar sus resultados.

Desempear con propiedad el rol de participante o de directivo en una reunin.

Disponerse a participar activamente en reuniones de trabajo.

Materiales y duracin de la actividad

Fundacin Chile - Programa Competencias Laborales Registro de Propiedad Intelectual, Inscripcin N 137.861

Gua de condiciones para una reunin eficiente (cuatro secciones). Cuatro sobres. Cuatro hojas de papel rotafolio. Cuatro plumones. Lpices y hojas en blanco. Duracin: 45 minutos.

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rea Trabajo en Equipo

Actividad 4

Antecedentes Antecedentes para el facilitador

A todos quienes hemos participado en equipos de trabajo, nos ha correspondido asistir a reuniones, formales o informales, pero reuniones al fin. Tratar diversos temas, ponernos de acuerdo, tomar decisiones, coordinarnos y evaluar resultados, siguen siendo actos humanos que requieren contacto presencial, en vivo y en directo. Algunos, incluso, habrn asistido a estos encuentros en calidad de dirigentes. De cualquier forma habremos constatado que las reuniones pueden ser una prdida de tiempo o una oportunidad para avanzar significativamente, dependiendo de ciertas condiciones. Aunque no todas las reuniones deben ser igualmente estructuradas, debemos conocer los pasos que pueden contribuir positivamente en sus resultados, ya sea si nos toca dirigirla o actuar como participantes. Antes de la reunin: Definir el objetivo. Es importante comenzar siempre la reunin con un objetivo claro, orientador para todos, aunque en ocasiones la dinmica de la discusin nos lleve a tocar temas no previstos. Preparar la reunin con anticipacin. No basta con tener el objetivo claro. Hay que contar con el material necesario, definir la fecha, hora y lugar de la reunin y anticiparse a las dificultades que podran surgir. Definir el temario. Con los temas organizados en una agenda se puede comunicar al resto de los participantes de qu tratar la reunin y ellos, a su vez, podrn prepararse. Tambin los participantes podrn sugerir la inclusin o retiro de ciertas materias, segn sus intereses. Convocar a los participantes. Una buena definicin de los objetivos y del temario, nos permitir tener claro quines deben participar. Hay que convocarlos y confirmar su asistencia, con anticipacin.

Durante la reunin: Tomar nota de lo tratado. Quien dirige la reunin tendr poca capacidad para, adems, registrar las intervenciones ms significativas, por lo que deber solicitar que alguien haga el papel de secretario.

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Estimular la participacin. El conductor debe ser hbil para lograr, de cada asistente, su mejor contribucin. Delegar responsabilidades. En la mayora de las reuniones se toman decisiones que involucran nuevas tareas. El gua de la reunin debe asegurarse de que todas las nuevas actividades sean delegadas a quienes se harn responsables de su cumplimiento. Administrar el tiempo. En todo equipo humano podemos encontrar: los que hablan mucho y los que cuesta que participen, los que se centran en lo medular y aquellos que tienden a divagar, los que estn siempre atentos y los que se distraen con facilidad. Por ello es muy importante ejercer control sobre el tiempo de duracin de una reunin. Sistematizar los aportes. Es fundamental que el conductor despeje lo relevante de lo accesorio. Incluso, antes de finalizar la reunin puede hacer un resumen verbal de lo tratado, destacando el logro (o no logro) de los objetivos planteados al inicio de la sesin. Debe dejar muy explcitos los acuerdos.

Despus de la reunin: Revisar el acta. Conviene hacer circular el resumen de lo tratado, especialmente de los acuerdos y de las nuevas actividades con sus respectivos responsables, de tal manera que se mantenga vigente el efecto de la reunin y el involucramiento de los participantes. Hacer seguimiento a los acuerdos. El conductor de una reunin generalmente es el lder o jefe del equipo y, por lo tanto, le corresponde supervisar el cumplimiento de los acuerdos. De esa manera la siguiente reunin ser para abordar nuevos temas y no para lamentar la falta de avances.

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Actividad 4

Descripcin Descripcin de la actividad

El sentido de esta actividad es apreciar las condiciones en que las reuniones de trabajo representan una instancia de avance hacia el logro de los objetivos del equipo. Se formarn cuatro equipos que reflexionarn sobre las condiciones necesarias para que una reunin de trabajo sea efectiva.

Preparacin
Fotocopie la Gua de condiciones para una reunin eficiente. Recorte el recuadro de cada una de las cuatro secciones de la gua y ponga una en cada sobre.

Desarrollo
1. Comente con el curso la diversidad de situaciones que hacen necesario efectuar reuniones. Por ejemplo, reuniones de trabajo para planificar o para evaluar el resultado de algo; del club deportivo, para organizar un campeonato; de la comunidad donde viven, para tomar decisiones sobre un problema vecinal; o de estudio, como en el caso de ustedes ahora que estn reunidos para desarrollar una nueva competencia. Comnteles tambin que toda reunin necesita preparacin. Ahora mismo ustedes harn una actividad que parece relajada y sin embargo nada ha sido improvisado. Cualquier encuentro de trabajo tiene sus propias exigencias para que resulte productivo. 2. Organice al grupo en cuatro equipos y, a cada uno, entrguele un sobre con las indicaciones de lo que deben hacer, ms una hoja de papel rotafolio para que anoten sus acuerdos. Basndose en la experiencia de cada participante, el primer equipo deber confeccionar una lista de errores frecuentes en la realizacin de una reunin. El segundo, elaborar una lista de todo aquello que estimen debe hacerse para que una reunin sea exitosa, desde su preparacin hasta

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el cumplimiento de los acuerdos. El tercero, centrndose en la persona del conductor, har una lista que describa las caractersticas o condiciones personales que ste debiera tener para optimizar el funcionamiento de una reunin. El cuarto, sealar el comportamiento que debe tener todo participante para contribuir significativamente al xito de un encuentro. Las indicaciones precisas y ejemplos para construir estos listados, las encontrar cada grupo en el sobre que se les entregue. 3. Otrgueles 15 minutos para completar la tarea.

Los cuatro equipos estarn trabajando sobre un mismo contenido, pero desde ngulos diferentes. Ello permitir que los aportes de cada grupo sean complementarios, partiendo por identificar como NO debe hacerse una reunin.

Puesta en comn
Las cuatro lminas en papel rotafolio debern pegarse en el pizarrn o en la pared, de tal forma que se facilite el anlisis comparativo y complementario. El facilitador ofrecer la palabra para que los representantes de cada equipo destaquen aquellos aspectos que estn mencionados en las lminas, propiciando que todos puedan participar de esas reflexiones.

Si hay aspectos que fueron mencionados por un solo equipo, stos pueden representar un aporte singular y servir para un anlisis an ms profundo.

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Actividad 4

Conclusin
El relator orientar a los participantes respecto de la importancia de cada etapa de una reunin: preparacin, conduccin, desarrollo y control de cumplimiento de acuerdos. Mencionar que no es necesario que en toda reunin se cumplan todos los requisitos, pero se deben tener en cuenta para aplicarlos cuando contribuyan al logro de resultados. Tambin precisar que aunque al conductor de una reunin le cabe una gran responsabilidad, la actitud y aporte de todos los participantes es determinante en el resultado que se obtenga.

Portafolio de evidencias
Al trmino de esta actividad, el participante tendr la oportunidad de generar una Convocatoria y un Acta de reunin. Se apoyar en instrucciones sobre cmo hacerlo y con ello reflejar su capacidad para puntualizar aspectos relevantes en la preparacin de un encuentro y en el seguimiento posterior de los acuerdos tomados.

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Material Didctico
Actividad 4
Gua de condiciones para una reunin eficiente

Errores ms frecuentes en la realizacin de una reunin Todos hemos tenido oportunidad de participar en reuniones, sean stas de curso, de apoderados, de actividades deportivas, de la comunidad en que vivimos o de estudio, tal vez varios tambin de trabajo. Es probable que a algunos de ustedes les haya correspondido, adems, conducir una reunin. Basndose en las distintas experiencias de los miembros del equipo, confeccionen una lista de los errores ms frecuentes en la realizacin de una reunin. Recuerden todas aquellas condiciones negativas que han vivido en esas reuniones. Piensen en los errores que, con frecuencia, terminan haciendo del encuentro un fracaso. Algunos ejemplos: A nivel de preparacin, no tener un temario claro; a nivel del desarrollo, dejar que los ms habladores abusen del uso de la palabra; despus de la reunin, no hacer seguimiento a los acuerdos tomados, etc.

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Material Didctico
Actividad 4
Gua de condiciones para una reunin eficiente

Actividades que deben realizarse para una reunin eficiente Todos hemos tenido oportunidad de participar en reuniones, sean stas de curso, de apoderados de actividades deportivas, de la comunidad en que vivimos o de estudio, tal vez varios tambin de trabajo. Es probable que a algunos de ustedes les haya correspondido, adems, conducir una reunin o hayan observado con mucha atencin cmo lo hacen otras personas. Basndose en las distintas experiencias de los miembros del equipo, confeccionen una lista de todo aquello que estimen debe hacerse para que una reunin sea exitosa, desde su preparacin hasta el cumplimiento de los acuerdos. Algunos ejemplos: A nivel de preparacin, definir un temario con claridad; a nivel del desarrollo, estimular la participacin de todos los integrantes; despus de la reunin, hacer seguimiento a los acuerdos tomados, etc.

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Material Didctico
Actividad 4
Gua de condiciones para una reunin eficiente

Caractersticas de un conductor de reuniones Todos hemos tenido oportunidad de participar en reuniones, sean stas de curso, de apoderados, de actividades deportivas, de la comunidad en que vivimos o de estudio, tal vez varios tambin de trabajo. Es probable que a algunos de ustedes les haya correspondido, adems, conducir una reunin o hayan observado con mucha atencin cmo lo hacen otras personas. Basndose en las distintas experiencias de los miembros del equipo, confeccionen una lista de las caractersticas o condiciones personales que debiera tener un buen conductor de reuniones. Algunos ejemplos: Expresar sus ideas con claridad, ser equitativo en la distribucin de la palabra, hacer un buen uso del tiempo, ser democrtico, etc.

Comportamientos de los participantes, que favorecen una reunin Todos hemos tenido oportunidad de participar en reuniones, sean stas de curso, de apoderados, de actividades deportivas, de la comunidad en que vivimos o de estudio, tal vez varios tambin de trabajo. Es probable que a algunos de ustedes les haya correspondido, adems, conducir una reunin o hayan observado con mucha atencin cmo lo hacen otras personas. Basndose en las distintas experiencias de los miembros del equipo, confeccionen un listado de comportamientos que todos los participantes de una reunin deben observar, para tener buenos resultados. Algunos ejemplos: Prepararse antes de la reunin, no acaparar la palabra, comprometerse con los acuerdos, etc.

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Testimonio de una convocatoria a reunin

Hay varias formas de citar a los integrantes de un equipo de trabajo a una reunin. Se puede hacer personalmente, por correo electrnico, por telfono o por escrito. Si perteneces a un grupo o equipo de trabajo, ofrcete para hacer la convocatoria a la prxima reunin. Registra aqu el testimonio de esa actividad, narrando cmo la hiciste y qu aspectos consideraste. Si el caso ameritaba una citacin por escrito, pega aqu una copia de esa convocatoria. Puedes incluir: el objetivo de la reunin; la fecha, hora y lugar; los temas a tratar; y los participantes citados.

Nombre del ejecutante: Nombre y firma del profesor - facilitador

Fundacin Chile Programa Competencias Laborales

Testimonio de un acta de reunin

Quien elabora el acta de una reunin, debe consignar los temas y contenidos ms importantes que se trataron y debe registrar con precisin los acuerdos que se tomaron. Si perteneces a un grupo o equipo de trabajo ofrcete para redactar el acta de la prxima reunin. Consigna aqu el testimonio de esa actividad, pegando una copia del acta. Puedes incluir: la nmina de asistentes; la fecha, hora y lugar en que se efectu; el temario y los principales contenidos; los acuerdos tomados y los responsables de dichos acuerdos.

Nombre del ejecutante: Nombre y firma del profesor - facilitador

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Elaborado por Fundacin Chile Programa Competencias Laborales