I.

Importancia de la Contabilidad En la organizacin administrativa de la Micro y pequea empresa, la contabilidad desempea un papel fundamental, que le permite a su propietario controlar las operaciones y conocer los resultados obtenidos y si ha ganado o perdido. El resultado final de la contabilidad son los estados financieros, los cuales son: El Balance General El Estado de Prdidas o Ganancias. Estos dos nos permiten analizar la situacin econmica y financiera del negocio, con el objetivo de tomar decisiones acertadas. La buena administracin financiera nos permite mejorar el control sobre nuestros negocios e incrementar las utilidades. Los registros contables de su empresa son la base fundamental para el anlisis financiero que permiten tomar las decisiones ms importantes de la empresa que son: Seguir en el negocio o cambiar de actividad en el peor de los casos La contabilidad le interesa al empresario para saber si gana o pierde A los socios en el caso de sociedad para mantener el negocio en marcha y las relaciones comerciales bien claras. A las autoridades locales para los impuestos municipales Instituciones financieras para obtener crditos.

II.

Concepto de Contabilidad

Es la actividad que registra en forma cronolgica las transacciones u operaciones de la empresa en trminos de dinero. III. Sistema bsico de Contabilidad para Mipymes

Este mtodo esta adaptado a las necesidades de la Micro y pequea empresa por lo que se recomienda solamente digitar las operaciones en forma textual y como sucedan, sin tomar en cuenta los cargos y los abonos, ya que eso es lo que confunde al empresario y no permite que contabilice sus operaciones en forma sencilla y rpida. El Sistema consiste en alimentar los registros con las operaciones de la empresa solamente siguiendo las sugerencias que los formatos sugieren.

IV.

Principios de la Contabilidad

Los sistemas contables toman en cuenta la aplicacin de muchos principios contables, que por efectos prcticos con este sistema los resumiremos en dos, estos son: Principio de partida doble Principio de causa y efecto. PRINCIPIO DE PARTIDA DOBLE

V.

Registros Contables

Se registra la operacin en los formatos de caja para registrar el efectivo, Cuentas por cobrar para registrar lo que no quedan debiendo y la venta total en el registro de ventas, tanto al contado como al crdito.

VI.

Formatos de Registros para Mipymes Acompaas por Visin Mundial

El sistema de contabilidad para Mipymes que estamos proponiendo es sencillo y consta de ocho tipos de registro, los cuales se pueden llevar en un cuaderno por cada formato y sirven para apuntar todas las operaciones de la empresa. a) Formato de Registro de Caja El Formato de Registro de caja o Efectivo, registra las entradas y salidas de efectivo. En la primera casilla se escribe la fecha de la operacin, en la segunda el detalle de la transaccin, en la tercera se escriben las entradas de efectivo, en la cuarta las salidas de efectivo y automticamente se reflejar el saldo de efectivo que tienes en la empresa. Registro de Caja Fecha Concepto Entrada Salida Saldo $7.50 $7.50 2/6/2002 Venta de Mercadera

Registro de Cuentas por cobrar Fecha Concepto Deuda Abono Saldo $7.50 $7.50 2/6/2002 Venta de Mercadera

No permita que los miembros de la familia metan sus manos en la caja para gastos personales. Si lo hacen, deben de apuntarlos como gastos personales en el libro de caja

b) Formato de Registro de Ventas El formato de registro de ventas, registra todas las ventas ya sea al crdito o al contado. En la primera casilla se registra la fecha de la venta, en la segunda casilla se escribe el detalle de lo que se vendi, en la tercera columna se detalla el valor de la venta al contado y en la ultima la venta al crdito.

Registro de Ventas Fecha 2/6/2002 Detalle Venta de Mercadera Contado Crdito $7.50 $7.50

Cuando los clientes son muchos, se recomienda llevar el siguiente formato:

Registro de Ventas Fecha Detalle valor de la venta Abono saldo por cobrar fecha de vencimiento

c) Registro de Banco En el se registran todas las entradas y salidas en efectivo pero en el banco. En la primera casilla se escribe la fecha de la operacin, en la segunda el detalle de la transaccin, en la tercera se escriben las entradas de efectivo al Banco en concepto de remesas, en la cuarta las salidas de efectivo por medio de cheques emitidos y automticamente se reflejar el saldo de efectivo en Bancos que tienes en la empresa. Esto es aplicable cuando en la microempresa se emiten cheques durante el curso de sus operaciones. Registro de Bancos Fecha Concepto Remesas Salida Saldo

d) Registro de Cuentas por Cobrar o de Ventas Se registran las ventas al crdito que hace la microempresas. Tambin se le conoce como registro de ventas y / Clientes. En la primera columna se presenta el cdigo del cliente o nmero de identificacin se recomienda elaborar un cdigo que contenga las iniciales del cliente y un nmero correlativo, se debe escribir el nombre completo y la direccin del cliente, esto nos permitir tener un mejor control sobre los clientes que se atrasen. Cdigo: Cliente: Direccin y Telfono: Registro de Cuentas por Cobrar Fecha Detalle Deuda Abono Saldo Vencimiento

En la columna uno se debe escribir la fecha de la venta al crdito o los abonos que realicen los clientes. En la segunda columna se debe escribir la descripcin de la venta al crdito o del abono del cliente. En la columna tres se escriben el valor de la venta al crdito, en la cuarta columna se apuntan los abonos de los clientes y las devoluciones o descuentos que se le conceden a los clientes por pronto pago, automticamente se obtiene el saldo de cada uno de los clientes. En la ultima columna se debe anotar la fecha de vencimiento del crdito o sea el plazo que se le concede a los clientes, este servir para programar los cobros. e) Registro de Cuentas por Pagar En el se registran las compras al crdito que hacemos. Tambin se le conoce como registro de Proveedores. En la primera columna se presenta el cdigo del proveedor o nmero de identificacin se recomienda elaborar un cdigo que contenga las iniciales del proveedor y un nmero correlativo, se debe escribir el nombre completo y la direccin del proveedor .En la columna uno se debe escribir la fecha de la compra al crdito o los abonos que se realicen a los proveedores. En la segunda columna se debe escribir la descripcin de la compra al crdito o del abono del cliente. En la columna tres se escriben el valor de la compra al crdito, en la cuarta columna se apuntan los abonos de los proveedores y las devoluciones o descuentos que nos conceden los proveedores por pronto pago, automticamente se obtiene el saldo de cada uno de los proveedores. En la ultima columna se debe anotar la fecha de vencimiento de la compra al crdito o sea el plazo que nos conceden los proveedores, este servir para programar los pagos a los proveedores

Cdigo Proveedor: Nombre de Proveedor: Direccin y Telfono: Registro de Cuentas por Pagar Fecha Detalle de la Compra Importe Fecha de Abono a de la Vencimiento de la proveedores Compra Compra

SE RECOMIENDA TENER UNA HOJA PARA CADA PROVEEDOR f) Formato de Registro de Costos En este registro se anotan todas las compras de mercadera o de materia prima, adems de los pagos de mano de obra del personal de produccin y los costos indirectos. En la primera columna se debe escribir la fecha de la compra o pago de mano de obra y pago de costos indirectos. En la segunda columna se debe registrar el detalle de las compras o pago de mano de obra y costos indirectos. En la tercera y cuarta columnas se debe registrar el valor en C$ de las compras ya sea al contado o al crdito. En la quinta columna se debe registrar el pago de mano de obra de los operarios, recuerde que no se debe incluir los pagos fijos, solamente los que se hacen por obra.

En la ltima columna debe registrarse los costos indirectos o sea todas aquellas compras de materiales y accesorios que no se ven directamente en el producto por ejemplo: Aceite, combustible, energa, etc. Registro de Costos Fecha Detalle Mano de Contado Crdito Obra Compras Costos Indirectos

g) Formato de Registros de Gastos Administrativos En este registro se anotan todos los pagos necesarios para que la empresa no pare sus operaciones. Se les llaman tambin gastos fijos y se caracterizan porque no cambian con la produccin sea que se produzca, se venda o no haya ventas. Siempre se deben de pagar por ejemplo, los sueldos, contador, vigilancia etc. En la primera columna se debe registrar la fecha de los pagos, en la segunda columna se debe registrar el detalle de los pagos, en la tercera se debe registrar el valor de los pagos en concepto de sueldos fijos por ejemplo: El sueldo del propietario, sueldo de secretaria, contador, sueldo base fija de los vendedores. En la cuarta columna se debe registrar el valor de los pagos hechos por los servicios generales por ejemplo: Energa, Telfono, Agua, Alquiler, impuestos, gastos en utensilios de oficina, etc. Registro de Gastos Administrativos Fecha Detalle Sueldos personal fijo Gastos Administrativos

h) Control de Inventarios de Materias Primas

Inventarios de Materias Primas Material Unidad de medida Costo Unitario Cantidad Costo Total

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