Manual Adquisiciones

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
Subsecretara de Investigaciones
Octubre de 2007.
INDICE
Captulo I
I.1. I.2. Definiciones.
Marco Conceptual
Pg. 7
Pg. 7 Pg. 8
Normativa que regula el proceso de compra.
Captulo II
II.1.
Organizacin del Abastecimiento en la Institucin

Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento. Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento. El proceso del abastecimiento en la Institucin: Condiciones Bsicas.
Pg. 10
Pg. 10
II.2.
Pg. 12
II.3.
Pg. 12
Captulo III
III.1.
Procedimiento Planificacin de Compras
Pg. 17
Procedimiento elaboracin Plan Anual de Compras.
Pg. 17
2
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBSECRETARA DE INVESTIGACIONES
Captulo IV
IV.1. IV.1.1. IV.1.2. IV.1.3. IV.2. IV.2.1. IV.2.2. IV.2.3.
Proceso de Compras
Pg. 21
Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad. Compra a travs de ChileCompra Express Compra a travs de convenios de suministros vigentes de la Institucin. Compra a travs de trato o contratacin directa menor a 100 UTM. Proceso de compra para bienes y servicios de alta complejidad. Compra por licitacin pblica. Compra por licitacin privada. Formulacin de bases.
Pg. 21 Pg. 21 Pg. 25 Pg. 29 Pg. 33 Pg. 33 Pg. 38 Pg. 38
Captulo V
V.1. V.2. V.3.
Evaluacin de las Ofertas
Pg. 40
Criterios de evaluacin. Evaluacin de ofertas para procesos de baja complejidad. Evaluacin de ofertas para procesos de alta complejidad.
Pg. 40 Pg. 41 Pg. 41
3
Captulo VI
VI.1. VI.2. VI.3.
Cierre de Procesos
Pg. 43
Fundamentacin de la decisin de compra. Comunicado de resultados y agradecimientos. Resolucin de inquietudes.
Pg. 43 Pg. 43 Pg. 44
Captulo VII
Recepcin de Bienes y Servicios
Pg. 45
Captulo VIII
VIII.1. VIII.2.
Procedimiento de Pago
Pg. 47
Respaldar el pago con el informe de recepcin conforme. Generar comprobantes de egresos
Pg. 47 Pg. 47
Captulo IX
IX.1. IX.2. IX.3. IX.3.1. IX.3.2. IX.3.3.
Poltica de Inventario
Pg. 49
Objetivos especficos. Alcances. Proceso de inventario. Preparacin de inventario. Bodega de materiales. Reposicin de stock.
Pg. 49 Pg. 49 Pg. 49 Pg. 49 Pg. 50 Pg. 50
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Captulo IX
Gestin de Contratos y de Proveedores
Pg. 51
Captulo XI
XI.1. XI.2. XI.3. Anexo N 1. Anexo N 2. Anexo N 3.
Anexos
Pg. 53
Pg. 53 Pg. 54 Pg. 57
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Introduccin
on fecha 01 de enero de 2008, entra en vigencia este Manual de procedimiento de adquisiciones, que se dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios. Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratacin, a ttulo oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institucin, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886. El objetivo de este manual es definir la forma en comn que esta institucin realiza los procesos de compra y contratacin para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinacin y comunicacin, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento. Este manual ser conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de esta institucin.
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Capitulo I
I.1.- Definiciones
Marco Conceptual
Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuacin: Bodega: Espacio fsico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestin de abastecimiento peridica. Boleta de Garanta: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como funcin respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitacin (seriedad de la oferta), como tambin la recepcin conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratacin sea superior a UTM 1000 ser siempre exigible. Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que est asociado a una orden de compra. Gua de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercadera fuera de la bodega hacia otros lugares de la institucin. Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como funcin respaldar los actos de compras o contratacin, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrnica segn lo establezcan los procedimientos. Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carcter referencial, que la institucin planifica comprar o contratar durante un ao calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante. 1
Artculo 99 Reglamento de la Ley 19886.

Portal ChileCompra: (www.chilecompra.cl), Sistema de Informacin de Compras y Contrataciones de la Administracin, a cargo de la Direccin de Compras y Contratacin Pblica2, utilizado por las REAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los procesos de Publicacin y Contratacin, en el desarrollo de los procesos de adquisicin de sus Bienes y/o Servicios. Requerimiento: Es la manifestacin formal de la necesidad de un producto o servicio que el Usuario Requirente solicita al rea o Unidad de Compra del Organismo. Resolucin: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se contiene una declaracin de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pblica. Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrn los siguientes significados: AG : ADQ : CM : ChileCompra : LP : LE : OC : SP : TDR : UC : Administracin General. Adquisicin. Convenio Marco. Direccin de Compras y Contratacin Pblica. Licitacin Pblica. Licitacin Privada Orden de Compra Servicio Pblico. Trminos de Referencia. Unidad de Compra.
I.2.- Normativa que regula el proceso de compra

Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacin de Servicios, en adelante Ley de Compras y sus modificaciones. Decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N 19.886, en adelante el Reglamento , y sus modificaciones. DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado. Ley N 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los rganos de la Administracin del Estado.
Artculo 19 ley de Compras Pblicas 19.886.

Resolucin N 520, de 1996, de la Contralora General de la Repblica, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exencin del trmite de Toma de Razn. Ley de Presupuesto del Sector Pblico que se dicta cada ao. Normas e Instrucciones para la ejecucin del Presupuesto y sobre materias especficas, sancionadas por Resolucin y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prcticos y dictados ao a ao, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto. Ley de Probidad N 16.653. Ley sobre documentos electrnicos, firma electrnica y servicios de certificacin de dicha firma N 19.799. Polticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instruccin que la Direccin de Compras Pblicas emite para uniformar la operatoria en el Portal ChileCompra. Directivas de ChileCompra. Manual de Procedimiento de Adquisiciones de la Subsecretara de Investigaciones, aprobado por Resolucin Exenta N 355, de 25 de octubre de 2007.
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Capitulo II
Organizacin del Abastecimiento en la Institucin
II.1.- Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento

Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la institucin son: Subsecretario de Investigaciones: Responsable de generar condiciones para que las reas de la organizacin realicen los procesos de compra y contratacin de acuerdo a la normativa vigente, preservando mxima eficiencia y transparencia, en las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas. As tambin es responsable de la elaboracin, publicacin y control del cumplimiento del presente manual. Administrador/a del Sistema ChileCompra: Nombrado por la Autoridad de la Institucin, corresponde a un perfil del sistema www.chilecompra.cl, el cual es responsable de: 3 Crear, modificar y desactivar usuarios. Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores. Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra. Modificar y actualizar la informacin institucional registrada en el Sistema.
Administrador/a Suplente del Sistema ChileCompra: Es responsable de administrar el Sistema ChileCompra en ausencia del/a Administrador/a ChileCompra, es nombrado por la Autoridad de la Institucin. Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la institucin con facultades especficas para, a travs de www.chilecompra.cl o de documentos internos, generar requerimientos de compra. Los Usuarios requirentes deben enviar al rea de Logstica, a travs de www.chilecompra.cl o de los procesos administrativos internos, los requerimientos generados. Unidad Requirente: Unidad a la que pertenece el Usuario Requirente.
Perfiles Usuario de: https://www.chilecompra.cl/portal/terminos_condiciones.html.

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Departamento de Administracin y Finanzas: Departamento encargado de coordinar la Gestin de Abastecimiento de la institucin y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras pblicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. Operadores/as de compras: Funcionarios del Departamento de Administracin y Finanzas encargados de completar en www.chilecompra.cl la informacin faltante en cada uno de los requerimientos generados por los Usuarios Requirentes o bien, ingresar en www.chilecompra.cl los mencionados requerimientos cuando son entregados a travs de documentos internos. Supervisores/as de Compras: Funcionarios del Departamento de Administracin y Finanzas encargados revisar y de validar los requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en www.chilecompra.cl. Adems, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a travs de www.chilecompra.cl, el Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adjudicacin, en virtud de los criterios de evaluacin definidos o respecto de la recomendacin de adjudicacin de la comisin de evaluacin. rea de Logstica: Unidad dependiente del Departamento de Administracin y Finanzas, a la que pertenecen los operadores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los procesos de adquisiciones, ajustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias, para el normal funcionamiento de la Institucin. Esta unidad elabora o colabora en la preparacin de bases, trminos de referencia, solicitud de cotizaciones, etc., necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio. Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Finanzas, Tesorera, Departamento Jurdico, reas Tcnicas, Auditora, todas partcipes conforme a su funcin siendo en general, la de asignacin y/o autorizacin de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos econmicos, y de materializacin de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en funcin de su rol, apoyan la gestin de abastecimiento de la institucin. Comisin de Evaluacin: Grupo de personas internas o externas a la organizacin convocadas para integrar un equipo multidisciplinario que se rene para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitacin. Su creacin ser necesaria siempre que se realice una licitacin, sea sta pblica o privada, y estar, por lo general, consignada en las respectivas Bases de Licitacin.
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Jefe Departamento de Administracin y Finanzas: Responsable del procedimiento de compras ante el Subsecretario de Investigaciones. Encargado de administrar los requerimientos realizados al rea de Logstica por los Usuarios Requirentes de manera de asegurar eficiencia y eficacia en el abastecimiento institucional. Jefe rea de Finanzas: Responsable de efectuar el compromiso presupuestario de las rdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compras. Departamento Jurdico: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos administrativos de la institucin, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesora a los encargados de cada Unidad de Compra en materias jurdicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administracin.
II.2.- Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento

Se entiende como competencias los conocimientos, tcnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institucin. Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica- ChileCompra.
II.3.- El proceso del abastecimiento en la Institucin: Condiciones Bsicas

El Usuario Requirente enviar al Encargado del rea de Logstica, el Formulario de Requerimiento trimestral, previamente aprobado por el Jefe del Departamento al cual pertenezca la unidad requirente, considerando un plazo mnimo de anticipacin a la entrega del requerimiento segn los siguientes parmetros: Para contrataciones menores a 100 UTM: [15 das de anticipacin]. Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: [25 das de anticipacin]. Para contrataciones mayores a 1000 UTM: [45 das de anticipacin]. Respecto del monto asociado a la adquisicin de un producto, ste se calcular conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratacin de un servicio, por el valor total de los servicios por el perodo requerido.
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El Formulario de Requerimiento4 enviado contendr al menos: Individualizacin del producto o servicio a contratar. Cantidad requerida. Monto total estimado para la contratacin. Mes del trimestre en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere. Fundamentacin del requerimiento. Este Formulario se encuentra disponible en la intranet de la Subsecretara. Toda adquisicin de bienes o contratacin de servicios que realice la Institucin, deber realizarse a travs de www.chilecompra.cl. Este ser el medio oficial para la publicidad de los llamados a licitaciones o trato directo. De la misma forma se deben utilizar solamente los formularios definidos por ChileCompra para la elaboracin de Bases y Trminos de referencia, los que se encuentran disponibles en www.chilecompra.cl. Las excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886. Artculo 62. Licitaciones en soporte papel: Las Entidades podrn efectuar los Procesos de Compras y la recepcin total o parcial de ofertas fuera del Sistema de Informacin, en las siguientes circunstancias: 1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no cuentan con los medios tecnolgicos para utilizar los sistemas electrnicos o digitales establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deber ser justificado por la Entidad Licitante en la misma resolucin que aprueba el llamado a licitacin. 2. Cuando haya indisponibilidad tcnica del Sistema de Informacin, circunstancia que deber ser ratificada por la Direccin. 3. Cuando en razn de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de Compras a travs del Sistema de Informacin. 4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente a la Entidad Licitante para acceder u operar a travs del Sistema de Informacin. 5. Tratndose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposicin legal o por decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial. En el caso de las garantas, planos, antecedentes legales, muestras y dems antecedentes que no estn disponibles en formato digital o electrnico, podrn enviarse a la Entidad Licitante de manera fsica, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases .
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Ver anexo N 1.
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Con este requerimiento, el Encargado de Logstica proceder a ejecutar el procedimiento de contratacin correspondiente, en funcin de los siguientes criterios: a. Compras y Contrataciones inferiores a 3 UTM (impuestos incluidos). En estos casos, el Subsecretario de Investigaciones, resolver, de acuerdo a las siguientes reglas: Requerimiento previo, por escrito, de la Unidad Requirente, en el formulario correspondiente, previamente aprobado por el Jefe del Departamento al cual pertenezca la unidad requirente. La Unidad Requirente del bien o servicio a adquirir deber fundamentar claramente la razn o motivo que origine su adquisicin, lo cual deber quedar explicitado en la respectiva resolucin de compra. Aprobacin de disponibilidad presupuestaria Departamento de Administracin y Finanzas. otorgada por el
Visacin del Jefe de Gabinete de la Subsecretara de Investigaciones. b. Compras y Contrataciones superiores a 3 UTM (impuestos incluidos). e inferiores a 100 UTM
El Subsecretario de Investigaciones, resolver y ejecutar estas compras y contrataciones. En caso de ausencia de ste, se proceder de acuerdo al orden de subrogacin respectivo. En estas contrataciones se proceder de acuerdo a las siguientes reglas: Requerimiento previo por escrito del Jefe del Departamento que lo formula, el que deber ser autorizado por Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, en funcin de la fundamentacin de su adquisicin y de la disponibilidad presupuestaria. La unidad Requirente deber redactar los contenidos bsicos de trminos de referencia, o bases de licitacin, segn sea el caso, en las que se establezcan los aspectos administrativos ms fundamentales, tales como: definicin tcnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de entrega, garanta de fabricacin y todas las caractersticas necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prestacin. Las bases de los procesos de licitacin debern ser visadas por el Departamento Jurdico.
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Se debern publicar los llamados a licitacin o cotizaciones a travs del Sistema de Informacin www.chilecompra.cl, salvo los casos de indisponibilidad sealados en el Reglamento de la Ley N 19.8865. Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los dems actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratacin sern suscritos por el Subsecretario de Investigaciones. En caso de ausencia de ste, se proceder de la forma indicada en el encabezado de esta letra b, previa revisin del Departamento Jurdico. Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la informacin recibida a travs del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atendern a todos los criterios de evaluacin definidos. Adems, debern ser suscritos por la Comisin Evaluadora pertinente, la que deber estar integrada por a lo menos un funcionario de Administracin y Finanzas y uno de la Unidad Requirente. La resolucin de adjudicacin o la resolucin que declara el proceso de contratacin desierto, deber ser suscrita por el Subsecretario de Investigaciones, en caso de ausencia de este, se proceder con el orden de subrogacin respectivo. En ella se establecer de manera clara y precisa el fundamento de la decisin que se adopta, debiendo contar con la revisin del Departamento Jurdico. Asimismo, los contratos que se celebren sern suscritos por el Subsecretario de Investigaciones, y en caso de ausencia se proceder de la forma indicada en el encabezado de esta letra b. c. Compras y Contrataciones Superiores a 100 UTM (impuestos incluidos). Resuelve el Subsecretario de Investigaciones, de acuerdo a las siguientes reglas: Se seguirn las mismas reglas establecidas precedentemente. Asimismo, las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los dems actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratacin sern suscritos por el Subsecretario de Investigaciones, previa visacin del Departamento Jurdico. La Resolucin de Adjudicacin o la resolucin que declara el proceso de contratacin desierto, ser suscrita directamente por el Subsecretario de Investigaciones.
Artculo 62 del Reglamento de la Ley 19.886. ste se encuentra definido en el punto 3.3 Proceso de abastecimiento en la Institucin: Condiciones Bsicas. 15
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El Subsecretario de Investigaciones podr delegar expresa y especficamente estas funciones en alguno de los Jefes de Departamento de la Institucin, previa resolucin fundada. Una vez ejecutado el proceso de contratacin seleccionado, los productos o servicios requeridos son entregados, segn las condiciones establecidas en el formulario de requerimiento al Usuario Requirente, quien deber evaluar su conformidad con los productos o servicios recibidos, a travs de www.chilecompra.cl o de los formularios que el rea de Logstica disponga al efecto.
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Capitulo III
Procedimiento Planificacin de Compras
III.1.- Procedimiento elaboracin Plan Anual de Compras

Cada Unidad de la Institucin debe elaborar un Plan Anual de Compras que debe contener los procesos de compra de bienes y/o servicios que se realizarn a travs del sistema www.chilecompra.cl, durante el ao siguiente, con indicacin de la especificacin a nivel de artculo, producto o servicio, cantidad, periodo y valor estimado. 1. La Direccin de Presupuestos enva Instrucciones acerca de la formulacin del Anteproyecto Presupuestario. 2. El Departamento de Administracin y Finanzas, recepciona esta informacin o la unidad o departamento que la Institucin determine. 3. El encargado del rea de Logstica, durante el mes de junio, solicita los requerimientos de bienes y servicios a contratar el ao siguiente a todas las Unidades demandantes. 4. Las Unidades Demandantes, recepcionan la solicitud, completan formulario de bienes y servicios a contratar el ao siguiente y lo envan al rea de Logstica de la Institucin. Para lograr una mejor planificacin de las compras referidas a material comn y fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables: N de personas que componen la unidad. La cantidad de producto que ocupa cada persona. La frecuencia del uso del producto. La informacin histrica de consumo de bienes y servicios. Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar. Disponibilidad Presupuestaria.
Para el caso de material estratgico, se deben considerar las siguientes variables: Consumos histricos. Stock de reserva. Disponibilidad Presupuestaria. Para la contratacin de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables:
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Proyectos planificados a ejecutar en el perodo. Carta Gantt de Proyectos. Cuantificacin de Servicios de apoyo en funcin de Proyectos. 5. El rea de Logstica, durante el mes de julio, recepciona informacin de requerimientos y la analiza a travs de la evaluacin de las siguientes variables: Anlisis histrico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual. Anlisis histrico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional. Stock en bodega. Unidades que comprometan en su gestin nuevos consumos, productos, etc. Est informacin es relevante para la planificacin correcta de los insumos a comprar el ao siguiente. 6. El rea de Logstica, durante el mes de agosto, con los datos obtenidos, recopilados y analizados procede a consolidar la informacin para construir el plan de compras exploratorio del siguiente ao, y la enva a la unidad que consolida el proceso de planificacin de compra en la Institucin. 7. El Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, en el mes de agosto, recepciona la informacin, y evala el contenido respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. En caso de disconformidad se devuelve al rea de Logstica para generar modificaciones. Una vez preaprobado el Informe se enva al Subsecretario de Investigaciones para que apruebe documento final. Una vez aprobado se enva documento a la unidad que consolida el proceso de planificacin de compras en la Institucin, para adjuntarlo al anteproyecto institucional con las debidas fundamentaciones de gasto e inversin de acuerdo a los formatos que la Direccin de Presupuestos genere cada ao. 8. Se recepciona Presupuesto Marco aprobado por el Congreso, Ministerio de Hacienda, Direccin de Presupuestos y entes que los regulan, itemizado por las partidas globales. 9. El Departamento de Administracin y Finanzas, informa a las unidades requirentes el Presupuesto Marco. 10. Las Unidades Demandantes, son informadas sobre Presupuesto Marco, y reciben informacin acerca de la planificacin de compras institucional.
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11. El Departamento de Administracin y Finanzas, genera propuesta de Plan de Compras, de acuerdo a formatos entregados por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica cada ao, y cuadra con el presupuesto asignado, dentro de las partidas indicadas por la legislacin chilena en esta materia. Paralelamente genera Plan de Compras itemizado de acuerdo a formato del Clasificador Presupuestario, indicado en las instrucciones presupuestarias de cada ao, generado por la Direccin de Presupuestos. 12. Publicacin del Plan de Compras en el sistema de informacin: El Departamento de Administracin y Finanzas se encargar de revisar, ingresar, modificar, enviar y aprobar el plan de compras. 13. El Administrador del Sistema ChileCompra en la Institucin, aprueba el Plan de Compras y lo publica en el Sistema de Compras y Contratacin Pblica, el que genera un Certificado que acredita el ingreso y publicacin. La aprobacin del Plan en el sistema se realiza slo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a travs del sistema en otra ocasin, oportunidad y modalidad que son informadas por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica. 14.En el caso que el Administrador del Sistema ChileCompra no apruebe el Plan de Compras, ste se devuelve a la Unidad que est encargada del ingreso, para que se proceda a modificar sobre la base de los reparos realizados por el Administrador. 15.Difusin del plan de compras al interior de la Institucin: El rea de Logstica se encargar de difundir el Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades Demandantes de la Institucin. 16.Ejecucin del Plan de Compras: Las Unidades Demandantes envan Solicitudes de Bienes y/o servicios al rea de Logstica basndose en la programacin de compras realizada o, en la medida de que se presentan sus necesidades. Una vez recibido el Requerimiento por parte del rea de Logstica se proceder a hacer entrega del producto si es que se encuentra en bodega, o en caso contrario, recepcionar la solicitud y proceder a realizar compra de producto y/o servicio solicitado, de acuerdo a los procedimientos descritos anteriormente.
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17. El Encargado de Logstica, efectuar el seguimiento del Plan, comparndolo con las compras y contrataciones realizadas por cada partida, tem, que corresponda, e informa trimestralmente desviaciones al rea de Finanzas de la Institucin. Esta Unidad ser la responsable de sugerir mecanismos de control para efectuar mejoramiento continuo del proceso de planificacin anual para el prximo ao calendario. 18. Modificaciones y Actualizaciones: El plan de compras podr ser modificado cuando el organismo lo determine, lo cual podr ser informado en el Sistema en la oportunidad y modalidad que la Direccin de Compras determine. En estos casos se proceder segn lo dispuesto en los puntos 9, 13,14 y 15.
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Capitulo IV
Proceso de Compra
IV.1.- Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad

Para la contratacin de bienes y servicios de baja complejidad, cuya definicin no requiera de competencias tcnicas mayores, y cuyo monto involucrado no supere las 100 UTM, la institucin utilizar el catlogo ChileCompra Express. En caso que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catlogo ChileCompra Express, el Encargado de Logstica verificar si la institucin cuenta con convenios de suministro vigentes para la adquisicin de los productos o servicios requeridos. De existir convenios de suministro vigentes, el rea de Logstica enviar la respectiva OC. En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el rea de Logstica evaluar la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos, la posibilidad de agregar compras y de obtener descuentos por volumen. En caso de determinar que se generar un nuevo convenio de suministro, la adquisicin se considerar como una compra compleja y se aplicar el procedimiento definido al efecto en el presente manual. En caso contrario, ajustndose a lo indicado en el art. 8 de la ley de Compras y 10 del reglamento de la mencionada ley, se proceder a realizar una contratacin a travs de Trato Directo, previa Resolucin Fundada que autorice la procedencia de ste.
IV.1.1.- Compra a travs de ChileCompra Express

Paso 1: Completar formulario de requerimiento disponible en intranet Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, debe completar el Formulario de Requerimiento.
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Paso 2: Autorizacin del Requerimiento El Jefe de Departamento de la unidad caso de estar de acuerdo con lo Requerimiento y lo deriva al rea de acuerdo con lo solicitado, devuelve remitente, con sus observaciones. en que emana el requerimiento, en solicitado, firma el Formulario de Logstica. En caso de no estar de el Formulario de Requerimiento al
Paso 3: Revisin y Aprobacin del requerimiento El Departamento de Administracin y Finanzas revisa el Formulario de Requerimiento, verifica que no tenga errores ni le falten datos y para sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto (refrendacin presupuestaria). Para posteriormente enviarlo a la visacin del Jefe de Gabinete y del Subsecretario de Investigaciones. Paso 4: Emisin orden de compra Una vez revisado y visado el Formulario de Requerimiento, el rea de Logstica genera la respectiva orden de compra a travs del catlogo ChileCompra Express.6 Con todo, en este caso, luego de haber informado a ChileCompra, el rea de Logstica podr recurrir la licitacin pblica o en su defecto a alguno de los procedimientos de excepcin que la ley de compras establece. Paso 5: Solicitar Compromiso Presupuestario Con la orden de compra generada, el rea de Logstica deber solicitar el compromiso presupuestario correspondiente al rea de Finanzas, indicando claramente la informacin del centro de responsabilidad, el producto estratgico, subproducto especfico y el programa presupuestario. Paso 6: Firma de documento compromiso presupuestario por encargado Si el compromiso presupuestario se realiz, el encargado de compromiso firma la documentacin y le registra el NID correspondiente, as como la ratificacin de la cuenta presupuestaria. Paso 7: Firma de documento compromiso presupuestario por autoridad Posteriormente, este documento debe ser revisado y firmado por la autoridad competente. En caso de que existan observaciones antes de la firma, la autoridad competente devuelve al rea de Logstica para su correccin.
El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 22
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Paso 8: Envo OC al proveedor Una vez que el Subsecretario de Investigaciones entrega su V B, el Encargado de Logstica enva la Orden de compra al proveedor. Paso 9: Aceptacin OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios El proveedor acepta la orden de compra y enva los bienes o servicios. Paso 10: Informar recepcin conforme para pago Una vez que el rea de Logstica, o cuando corresponda, el Usuario Requirente recibe los bienes o servicios solicitados, se deber emitir el acta de conformidad o de recepcin de bienes, segn corresponda, que funda el pago. Este se enva al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, quin lo remite al rea de Tesorera para el pago. Paso 11: Clasificacin a Proveedor(es) Adjudicados El Encargado de Logstica califica en www.chilecompra.cl al proveedor, a travs de funcionalidad correspondiente.7 Observaciones Respecto del Proceso de Compra a travs de ChileCompra Express En caso que el Encargado de Logstica, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratacin del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta ms ventajosa que la existente en ChileCompra Express para el producto o servicio en cuestin, debe informar esta situacin a ChileCompra, a travs del formulario web disponible al efecto en www.chilecompra.cl. Adems, el operador de compra deber respaldar la informacin en virtud de una posible auditora. En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.chilecompra.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el rea de Logstica le enviar reportes peridicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificacin del proveedor.
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CONVENIO MARCO
JEFE DEPARTAMENTO UNIDAD REQUIRENTE SOLICITANTE REA LOGSTICA
DEPTO. ADM. Y FINANZAS
JEFE GABINETE
SUBSECRETARIO
SISTEMA CHILECOMPRA
PROVEEDOR
Genera formulario requerimiento
Revisa requerimiento NO
Reformular requerimiento NO
Requerimiento esta ok? SI
Revisa requerimiento NO NO
Requerimient o esta ok? NO SI
Visa adquisicin SI SI
Visa adquisicin
Requerimiento visado Producto en Chilecompra Express
Se genera OC la cual queda en estado guardada
Se revisa la OC para su envio al proveedor
NO revision ok? SI Se enva OC al Proveedor Acepta OC
Recepciona los Bienes o Servicios
Entrega Bienes o Servicios
Si Recepcin Confom e NO Flujo de pago No recibe los bienes e informa a logstica Califica al proveedor
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IV.1.2.- Compra a travs de convenios de suministros vigentes de la Institucin

Paso 1: Completar formulario requerimiento Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, pero contenido en un convenio de suministro vigente en la institucin, debe completar el Formulario de Requerimiento. Paso 2: Autorizar requerimiento El jefe de Departamento de la unidad que emana el requerimiento, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado, firma el Formulario de Requerimiento y lo deriva al rea de Logstica. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Revisin y aprobacin requerimiento El Departamento de Administracin y Finanzas revisa el Formulario de Requerimiento, verifica que no tenga errores ni le falten datos y sanciona la disponibilidad inicial de presupuesto (refrendacin presupuestaria). Para posteriormente enviarlo a la visacin del Jefe de Gabinete y del Subsecretario de Investigaciones. Paso 4: Asignacin del operador responsable y seleccin del proveedor En caso de que el producto o servicio requerido se encuentre disponible en un convenio de suministro vigente, el rea de Logstica, genera el respectivo proceso de compra a travs www.chilecompra.cl. 8 El Departamento de Administracin y Finanzas determina a qu proveedor(es) enviar la orden de compra, segn la tabla de evaluacin de los proveedores que se encuentran adjudicados en este convenio de suministro, establecida en las respectivas bases o TDR segn corresponda, y deriva esta informacin al rea de Logstica. Paso 5: Emisin OC El Encargado de Logstica genera la Orden de Compra a travs de www.chilecompra.cl 9
El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 9 El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 25
8
Paso 6: Solicitud Compromiso Presupuestario Con la orden de compra generada, el rea de Logstica deber solicitar al rea de Finanzas, el compromiso presupuestario correspondiente, indicando claramente la informacin del centro de responsabilidad, el producto estratgico, subproducto especfico y el programa presupuestario. Paso 7: Firma documento Compromiso Presupuestario Realizado el compromiso presupuestario, el encargado de compromiso firma la documentacin y le registra el NID correspondiente, as como la ratificacin de la cuenta presupuestaria donde se realiz el compromiso. Posteriormente, este documento debe ser revisado y firmado por la autoridad competente. En caso de que existan observaciones antes de la firma, la autoridad competente devuelve al rea de Logstica para su correccin. Paso 8: Envo de OC al proveedor Una vez que el Subsecretario de Investigaciones entrega su V B, el rea de Logstica enva la Orden de compra al proveedor. Paso 9: Aceptacin de OC por el proveedor El proveedor acepta orden de compra y enva los bienes o servicios. Paso 10: Informe Recepcin conforme de pago Una vez que el rea de Logstica, o cuando corresponda, el Usuario Requirente recibe los bienes o servicios solicitados, se deber emitir el acta de conformidad o de recepcin de bienes, segn corresponda, que funda el pago. Este se enva al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, quin lo remite al rea de Tesorera para el pago. Paso 11: Calificacin Proveedor El Encargado de Logstica califica en www.chilecompra.cl al proveedor, a travs de funcionalidad correspondiente.10
10
Observaciones Respecto del Proceso Convenio de Suministro En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.chilecompra.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el rea de Logstica le enviar reportes peridicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificacin del proveedor.
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CONVENIO SUMINISTRO
JEFE DEPARTAMENTO UNIDAD REQUIRENTE SOLICITANTE REA LOGSTICA DEPTO. ADM. Y FINANZAS SISTEMA CHILECOMPRA PROVEEDOR
JEFE GABINETE
SUBSECRETARIO
Reformular requerimiento NO Requerimiento esta ok? SI
Revisa requerimiento NO NO
Requerimient o esta ok? NO SI
Visa adquisicin SI
Visa adquisicin
Requerimiento visado Producto con convenio de suminsitro vigente
Se genera OC la cual queda en estado guardada
Acepta y enva producto o servicio
Se revisa la OC para su envio al proveedor
NO revision ok? SI Se enva OC al Proveedor Acepta OC
Recepciona los Bienes o Servicio s Si Recepcin Confom e NO Flujo de pago No recibe los bienes e informa a Logstica Califica al proveedor
Entrega Bienes o Servicios
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IV.1.3.- Compra a travs de trato o contratacin directa menor a 100 UTM

Paso 1: Completar Formulario requerimiento disponible en la intranet Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, que no se encuentra disponible en el catlogo ChileCompra Express ni a travs de un Convenio de Suministro vigente en la institucin, debe completar el Formulario de Requerimiento. Paso 2: Firma Formulario Requerimiento El jefe de Departamento de la unidad que emana el requerimiento, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado firma el Formulario de Requerimiento y lo deriva al rea de Logstica. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Asignacin y Aprobacin Requerimiento El Departamento de Administracin y Finanzas revisa el Formulario de Requerimiento, para verificar que no tenga errores ni le falten datos y para sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto. Para posteriormente enviarlo a la visacin del Jefe de Gabinete y del Subsecretario de Investigaciones. Paso 4: Se asigna Operador Responsable Con el requerimiento aprobado, el rea de Logstica completa el formulario de Trminos de Referencia en www.chilecompra.cl11 y lo pblica, con apoyo de la unidad requirente. La Unidad Requirente deber proponer los Trminos de Referencia, considerando al menos los siguientes parmetros: La descripcin y requisitos mnimos de los productos/servicios requeridos. Objeto o motivo del contrato o compra. Requisitos que deben cumplir los oferentes. Criterios de evaluacin. Entrega y Apertura de las ofertas; (Modalidades) Formas y Modalidad de Pago. Indicacin del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarn. Plazos de entrega del Bien y/o Servicio.
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Nombre y Medio del Contacto en la Institucin. Garantas que se exigirn, si fuere necesario. Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite. Paso 5: Elaborar Cuadro Comparativo Con las ofertas presentadas en el sistema de informacin y una vez cumplidos los plazos de publicacin sealados en el punto anterior, el Encargado de Logstica deber elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso. Paso 6: Evaluacin La comisin evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisin, la unidad requirente ser la que determine quin es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluacin definidos para el proceso. Paso 7: Creacin Resolucin Adjudicacin El Departamento Jurdico genera la Resolucin que aprueba la compra en la que, adems, establece la procedencia de la contratacin directa en funcin del monto del proceso, y la entrega para su V B al Departamento de Administracin y Finanzas. Esta resolucin debe estar basada en los criterios de evaluacin que se definieron por parte de la Unidad Requirente. Paso 8: Aprobacin Resolucin de Adjudicacin y publicacin en www.chilecompra.cl La Resolucin que aprueba la compra con los VB correspondientes es enviada a la autoridad competente, quien en caso de estar de acuerdo con la decisin de contratacin firma la resolucin y la deriva al rea de Logstica, quien ingresa y publica la decisin de contratacin en www.chilecompra.cl. 12 Paso 9: Emisin OC al proveedor Con la Resolucin firmada el rea de Logstica enva la Orden de Compra al proveedor. Paso 10: Informe Recepcin Una vez que el rea de Logstica, o cuando corresponda, el Usuario Requirente recibe los bienes o servicios solicitados, se deber emitir el acta de conformidad o de recepcin de bienes, segn corresponda, que funda el pago. Este se enva al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, quin lo remite al rea de Tesorera para el pago.
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Paso 10: Calificacin a proveedor El Encargado de Logstica califica en www.chilecompra.cl al proveedor, a travs de funcionalidad correspondiente. Paso 11: Proceso de Cierre El rea de Logstica enva correo electrnico a los proveedores que ofertaron con los resultados finales del proceso y agradece su participacin, invitndoles a seguir participando en futuras adquisiciones. Paso 12: Gestin de Contrato El rea de Logstica realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 13: Gestin de Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Encargado de Logstica debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con el proveedor y le hagan llegar por escrito la respuesta. Observaciones Respecto del Proceso Trato o Contratacin directa menor a 100 UTM En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.chilecompra.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el rea de Logstica le enviar reportes peridicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificacin del proveedor.
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Trato directo o contratacin menor a 100 UTM

JEFE DEPARTAMENTO UNIDAD REQUIRENTE SOLICITANTE REA LOGSTICA DEPTO. ADM. Y FINANZAS SISTEMA CHILECOMPRA PROVEEDOR
DEPTO JURDICO
SUBSECRETARIO
Reformular requerimiento NO Requerimiento esta ok? SI
Requerimient o esta ok? NO SI SI
Visa adquisicin
Requerimiento visado Completa formulario de trminos de referencia
Completa formulario
Publicacin Elabora propuesta de contratacin Genera cuadro comparativo
Presentan ofertas
Recepcin propuesta de contartacin
Se enva OC al Proveedor
Acepta OC
Revisin y aprobacin VB
Genera Resolucin que aprueba el proceso de compra Firma Resolucin que aprueba el proceso de compra Se adjunta resolucin y se emite orden de compra Acepta y enva Bienes o Servicios
Cierre de proceso Calificacin proveedor Gestin de contrato
Gestin de reclamos
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IV.2.- Proceso de compra para bienes y servicios de alta complejidad

Para la contratacin de bienes y servicios de alta complejidad, cuya definicin requiera de competencias tcnicas mayores, y cuyo monto involucrado exceda las 100 UTM, la institucin utilizar el catlogo ChileCompra Express. En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catlogo ChileCompra Express, y que la institucin no cuente con convenios de suministro vigentes para la adquisicin de los productos o servicios requeridos, deber realizar una Licitacin Pblica.
IV.2.1.- Compra por licitacin pblica

Paso 1: Completar Formulario Requerimiento Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio que no se encuentra disponible en el catlogo ChileCompra Express ni a travs de un Convenio de Suministro vigente en la Institucin, debe completar el Formulario de Requerimiento. Paso 2: Autorizar Requerimiento El jefe de Departamento de la unidad en que emana el requerimiento en caso de estar de acuerdo con lo solicitado firma el Formulario de Requerimiento y lo deriva al rea de Logstica. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Revisin Requerimiento El Departamento de Administracin y Finanzas revisa el Formulario de Requerimiento, para verificar que no tenga errores ni le falten datos y para sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto. Para posteriormente enviarlo a la visacin del Jefe de Gabinete y del Subsecretario de Investigaciones. Paso 4: Asignacin Requerimiento Con el requerimiento aprobado, el rea de Logstica completa el formulario de bases en www.chilecompra.cl13 y lo publique, con apoyo de la unidad requirente.
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Paso 5: Envo de Bases Una vez completado, el Encargado de Logstica, enva el formulario de bases al Departamento Jurdico para su revisin y V B. Paso 6: Revisin y aprobacin del formulario de bases El Departamento Jurdico revisa y valida el formulario de bases en el Sistema de Informacin, genera la resolucin que aprueba las bases y la enva a la autoridad competente para su autorizacin. Paso 7: Publicacin de Bases La autoridad competente autoriza y firma la resolucin que aprueba las bases, enva al rea de Logstica esta resolucin, documento que el Encargado del rea utiliza como respaldo para publicar en www.chilecompra.cl15. Paso 8: Evaluacin de las Ofertas Al cumplirse la fecha de cierre, el rea de Logstica habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura bajar las ofertas presentadas, con las que se realizar el proceso evaluacin de ofertas16 en funcin de los criterios de evaluacin y todos los parmetros definidos en las bases de licitacin.17 Paso 9: Determinar adjudicacin La comisin evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisin, la unidad requirente, ser la que determine quin es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluacin definidos para el proceso. Paso 10: Generacin Resolucin Adjudicacin El Departamento Jurdico proceder a generar la Resolucin de Adjudicacin y la entrega para su V B al Departamento de Administracin y Finanzas. Esta resolucin debe estar basada en los criterios de evaluacin que se definieron por la Unidad Requirente.
El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 15 El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 16 Para mayor informacin respecto del proceso de evaluacin de ofertas, ver captulo 17 El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 34
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Paso 11: Aprobacin Resolucin de Adjudicacin y publicacin en www.chilecompra.cl La Resolucin de Adjudicacin con los V B correspondientes es enviada a la autoridad competente quien, en caso de estar de acuerdo con la propuesta de adjudicacin firma la resolucin y la deriva al rea de Logstica quien proceder a realizar el proceso de adjudicacin en www.chilecompra.cl. 18 Paso 12: Elaboracin Contrato Si el monto de la contratacin es mayor a 100 UTM, el rea de Logstica enva los antecedentes del proceso al Departamento Jurdico, para que elabore el respectivo contrato. Paso 13: Creacin de resolucin que aprueba contrato El Departamento Jurdico elabora el respectivo contrato y gestiona que sea suscrito por las partes involucradas. Una vez suscrito genera la resolucin que apruebe el contrato. Paso 14: Anexar contrato a www.chilecompra.cl El contrato suscrito por ambas partes y la resolucin que aprueba contrato son enviados por el departamento Jurdico al rea de Logstica, para que sta lo anexe en la ficha del proceso publicado en www.chilecompra.cl19. Paso 15: Informe Recepcin Una vez que el rea de Logstica, o cuando corresponda, el Usuario Requirente recibe los bienes o servicios solicitados, se deber emitir el acta de conformidad o de recepcin de bienes, segn corresponda, que funda el pago. Este se enva al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, quin lo remite al rea de Tesorera para el pago. Paso 16: Envo Factura Cuando el proveedor enve la Factura concerniente a la adquisicin, el rea de Logstica enviar el acuso de recibo correspondiente al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, para su visacin, quien a su vez lo remitir al rea de Tesorera para que efecte el pago.
El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 19 El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Captulo 11 del presente manual. 35
18
Paso 17: Calificacin del proveedor El Encargado de Logstica califica en www.chilecompra.cl al proveedor, a travs de funcionalidad correspondiente. Paso 18: Proceso de Cierre El rea de Logstica enva correo electrnico a los proveedores que ofertaron con los resultados finales del proceso y agradece su participacin, invitndoles a seguir participando en futuras adquisiciones. Paso 19: Gestin de Contrato El rea de Logstica realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 20: Gestin de Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Encargado de Logstica debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con el proveedor y le hagan llegar por escrito la respuesta. Observaciones Respecto del Proceso Licitacin Pblica En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.chilecompra.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el rea de Logstica le enviar reportes peridicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificacin del proveedor.
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LICITACION PUBLICA
JEFE DEPARTAMENTO UNIDAD REQUIRENTE Genera formulario requerimiento SOLICITANTE Revisa requerimiento REA LOGSTICA DEPTO. ADM. Y FINANZAS DEPTO JURDICO SUBSECRETARIO SISTEMA CHILECOMPRA PROVEEDOR
Reformular requerimiento NO
Requerimiento esta ok? SI Requerimiento esta ok? SI
Visa adquisicin
Requerimiento visado Completa formulario de bases
Completa bases Revisin y aprobacin VB
Genera Resolucin que aprueba Bases
Firma y enva Resolucin
Recibe resolucin que aprueba las bases
Publicacin
Presentan ofertas
Elabora propuesta de Adjudicacin
Genera cuadro comparativo
Elabora resolucin de Adjudicacin
Revisin y aprobacin VB
Firma Resolucin de adjudicacin
Se adjunta resolucion de adjudicacin y se emite orden de compra
NO Se require contrato? SI Elabora Contrato
Acepta y enva producto o servicio
Firma Contrato Elabora resolucin de Aprobacion de contrato Firma Contrato Firma Resolucin que aprueba contarto Recepcin factura Cierre de proceso Gestin de contrato Gestin de reclamos Calificacin proveedor Envo de factura Se adjunta el contyarto al proceso de licitacion
Ejecucin Contrato
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IV.2.2.- Compra por licitacin privada

Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a travs de licitacin privada deben ser los mismos que en el de la pblica, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la ley de compras y 10 del reglamento. Se proceder a realizar una contratacin a travs de licitacin privada, previa resolucin fundada que autorice la procedencia de ste, as tambin el tipo de convocatoria ser diferente ya que en este caso ser cerrada (paso 7).
IV.2.3.- Formulacin de bases

Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente informacin: lo dispuesto en la Ley N 19.886, lo sealado en los artculos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley N 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso. Contenidos de las Bases: Introduccin. Objetivos de la Licitacin. Perfil y requisitos de los participantes. Etapas y Plazos de la Licitacin. Calificacin e idoneidad de los participantes. Este punto ser validado con los antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma fsica presenten o que estn disponibles en el portal ChileProveedores. Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades). Definicin de criterios y evaluacin de las Ofertas (Nombramiento de Comisin, si corresponde). Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duracin, administrador del contrato, trmino anticipado, etc. Modalidad de Pago. Naturaleza y monto de las garantas de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando corresponda. Montos de las garantas, forma y oportunidad de restitucin. Multas y Sanciones. Nombre y Medio de contacto en la Institucin.
En cuanto a las especificaciones tcnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere de lo mnimo: Descripcin de los Productos/Servicios. Requisitos mnimos de los Productos. Plazos de entrega del Bien y/o Servicio.
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Estas condiciones deben ser expresadas en forma genrica. De ser necesario hacer referencia a marcas especficas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente (Artculo 22 del Reglamento). Las Bases podrn contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitacin, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. De estas definiciones se extraer la informacin necesaria para completar el formulario de Bases disponible en el Portal.
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Capitulo V
V.1.- Criterios de evaluacin
Evaluacin de las Ofertas
Los criterios de evaluacin son parmetros cuantitativos y objetivos que siempre sern considerados para decidir la adjudicacin, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicacin. Es obligatorio que todos los procesos de contratacin cuenten con criterios de evaluacin. Los criterios de evaluacin se pueden clasificar en: Criterios Econmicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorizacin del servicio de mantenimiento). Criterios Tcnicos, tales como: garanta post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad tcnica de la solucin propuesta, cobertura, etc. Criterios Administrativos, que tienen mayor relacin con el cumplimiento de presentacin de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: constitucin de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspeccin del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa ndole, boletas de garanta, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen ponderacin en la evaluacin de la oferta sino que, ms bien, se consideran requisitos de postulacin, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta. Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en ChileProveedores, por lo cual no deben ser solicitados por papel adicionalmente. La aplicacin de los criterios debe ser realizada nicamente en funcin de los parmetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, segn corresponda. Para determinar los Criterios Evaluacin es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratacin (qu se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en funcin de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratacin.
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Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estndar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluacin (Valoracin de las diferencias en relacin a la meta) y Mtodo de medicin. Cada proceso de evaluacin debe constar de al menos dos criterios de evaluacin.
V.2.- Evaluacin de ofertas para procesos de baja complejidad

Para contrataciones de baja complejidad, la evaluacin de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por el rea de Logstica, quien debe levantar la informacin de las ofertas, y aplicar a stas los criterios de evaluacin previamente definidos en las respectivas Bases o TDR, segn corresponda. Con la informacin de las ofertas recibidas, el rea de Logstica, debe generar el Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la informacin de los distintos parmetros a considerar en la evaluacin de las ofertas. A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el rea de Logstica, aplica los Criterios de Evaluacin y genera el Informe de Evaluacin, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en funcin de los Criterios de Evaluacin, y que debe estar anexado a la Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso de contratacin.
V.3.- Evaluacin de ofertas para procesos de alta complejidad

En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluacin de las ofertas presentadas por los proveedores ser realizada por una Comisin de Evaluacin. Podrn integrar la Comisin de Evaluacin una o ms personas del Departamento o Unidad al que pertenece el Usuario Requirente, una o ms personas del Departamento Jurdico, una o ms personas del Departamento de Administracin y Finanzas, unidades tcnicas especiales, u otras personas, segn lo determine el Subsecretario de Investigaciones. El rea de Logstica entregar a cada uno de los integrantes de la Comisin de Evaluacin la informacin completa de las ofertas recibidas, informacin con al que la Comisin de Evaluacin proceder a iniciar su trabajo. La Comisin de Evaluacin, a travs de metodologa de panel de expertos u otra que defina al efecto, proceder a aplicar los Criterios de Evaluacin y generar el Acta de Evaluacin, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:
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Los integrantes que participaron en el proceso de evaluacin. Las ofertas evaluadas. Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron utilizados para la evaluacin. Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las respuestas a dichas solicitudes. Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en funcin de los Criterios de Evaluacin y la recomendacin de adjudicacin, desercin o declaracin de inadmisibilidad y su justificacin.
El resultado del trabajo realizado por la Comisin de Evaluacin quedar registrado en una Acta de Evaluacin firmada por todos los miembros de la comisin evaluadora y debe anexarse a la Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso de contratacin.
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Capitulo VI
Cierre de Procesos
Terminado el proceso de evaluacin de ofertas y generado el Informe o Acta de Evaluacin, segn corresponda, el rea de Logstica, debe realizar el cierre del proceso, entregando toda la informacin necesaria para fundamentar la decisin final respecto del proceso, establecer mtodos para resolver las inquietudes de proveedores respecto del proceso y agradecer la participacin de proveedores.
VI.1.- Fundamentacin de la decisin de compra

Cada decisin de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluacin segn corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustndose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisin final de la Institucin, y que debe ser anexado a la Resolucin que establece la decisin final del proceso. La Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluacin, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratar con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso.
VI.2.- Comunicados de resultados y agradecimientos

Una vez concluido cualquier proceso de adquisicin de la Institucin, el rea de Logstica enviar un comunicado, a travs de mail o carta formal, a nombre del Subsecretario de Investigaciones, a los proveedores participantes del proceso, informando que se encuentra disponible en www.chilecompra.cl la informacin del trmino del proceso de adquisicin. En el comunicado adems se agradecer la participacin de los proveedores en el proceso, se establecer la posibilidad de manifestar al Subsecretario de Investigaciones inquietudes respecto de la decisin final de la institucin, e invitar a continuar participando de los procesos de adquisiciones que la Institucin realice. En caso de procesos que no hubiesen sido realizados a travs de www.chilecompra.cl y por tanto no sea posible conocer el resultado del proceso por esa va, el comunicado deber contener la Resolucin correspondiente que da cuenta del resultado final del proceso.
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VI.3.- Resolucin de inquietudes

Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos de adquisicin que la Institucin realice, sern recibidas por el Encargado del rea de Logstica. En caso de que otro funcionario de la Institucin reciba directamente consultas o inquietudes respecto de algn proceso de adquisicin de la Institucin deber derivar esta consulta al Encargado del rea de Logstica, quien gestionar las respuestas a cada una de las inquietudes y derivar las consultas al responsable de cada uno de los procesos. El responsable de cada proceso deber preparar la respuesta a la inquietud del proveedor, la que deber remitir directamente al proveedor, va correo electrnico, con copia al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas. La respuesta al proveedor deber ser enviada en un plazo no superior a 48 horas hbiles. En caso de que se reciban reclamos de proveedores en forma directa o a travs de la plataforma Probidad Activa de ChileCompra, respecto de algn proceso de adquisicin de la Institucin, los responsables de cada proceso debern dar respuesta, las que debern ser canalizadas por Encargado del rea de Logstica, a travs de la funcionalidad disponible en www.chilecompra.cl al efecto. El tiempo de respuesta no debe superar las 48 horas.
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Capitulo VII
Recepcin de Bienes y Servicios
Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido. Para esto el procedimiento es el siguiente: Paso 1 El rea de Logstica ser la encargada de la recepcin de los insumos entregados por el proveedor, para determinar el procedimiento de almacenamiento de los insumos. Paso 2 Verificar que los artculos corresponden a lo solicitado en la Orden de Compra o Contrato y generar el acta de conformidad o el acta de recepcin de bienes, segn corresponda. Paso 3 Si existe conformidad, enviar el acta de conformidad o el acta de recepcin de bienes, segn corresponda al Jefe Departamento de Administracin y Finanzas, quien a su vez lo remitir al rea de Tesorera para que proceda al pago. Si no hay conformidad con los productos o servicios requeridos, emitir informe de rechazo y enviarlo al proveedor. Paso 4 Despachar los artculos solicitados a los requirentes. Paso 5 Posteriormente registrar los antecedentes en el formulario de recibo. Paso 6 Solicitar a la unidad requirente la conformidad de los artculos entregados con la firma del formulario de recepcin.
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Paso 7 Evaluado el proveedor, independiente de la calificacin que ste obtenga, deber emitirse el correspondiente documento que respalda esta evaluacin. Paso 8 Envo del reporte con la calificacin obtenida al ejecutivo de ventas de la empresa proveedora, pudiendo ser va correo electrnico, o va correo normal. En este documento se le informar la calificacin obtenida.
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Capitulo VIII
Procedimiento de Pago
Todo el procedimiento debe adecuarse a lo establecido en la CIRCULAR N 3 del Ministerio de Hacienda, que establece que los pagos deben ser realizados dentro de los 30 das desde la recepcin de la factura. Previo a la realizacin del pago, se deber completar el acta de recepcin de bienes debidamente aprobado por el rea de Logstica o encargado del rea que recepcion el bien o verific el cumplimiento de los servicios contratados.
VIII.1.- Respaldar el pago con el informe de recepcin conforme

Con el objeto de poder materializar un pago a un tercero se requerir siempre, salvo aquellos que se realicen por Caja Chica, un comprobante de egreso, al que se adjuntar el Informe de recepcin de bienes y servicios, que lo autoriza de acuerdo al tramo que se establece a continuacin.
VIII.2.- Generar comprobantes de egresos

Pagos inferiores a 3 UTM, debern ser autorizados previa visacin del Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, por el Subsecretario de Investigaciones conjuntamente con el Jefe de Gabinete. En caso de ausencia de algunos de ellos el segundo firmante ser el Jefe del Departamento Administracin y Finanzas. Pagos entre 3 y 100 UTM, debern ser autorizados previa visacin del Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, por el Subsecretario de Investigaciones conjuntamente con el Jefe de Gabinete. En caso de ausencia de algunos de ellos el segundo firmante ser el Jefe del Departamento Administracin y Finanzas. Para pagos superiores a 100 UTM, debern ser autorizados previa visacin del Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, por el Subsecretario de Investigaciones conjuntamente con el Jefe de Gabinete. En caso de ausencia de algunos de ellos el segundo firmante ser el Jefe del Departamento Administracin y Finanzas.
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Las personas autorizadas para hacer pago son: Subsecretario de Investigaciones Jefe de Gabinete Jefe de Administracin y Finanzas El rea de Finanzas deber preparar la informacin contable y la planilla de pago correspondiente.
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Capitulo IX
IX.1.- Objetivos especficos
Poltica de Inventario
El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la ptima utilizacin de los productos que se guardan en bodega. Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estratgicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institucin. Establecer y determinar los volmenes de producto que se manejarn en el Inventario, asegurando que dichos niveles sean ptimos y que representen un adecuado costo de operacin. Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestin del mismo.
IX.2.- Alcance
El alcance de la poltica de inventario estar acotado a los productos que se utilizan para el normal funcionamiento y que son administrados por parte del rea de Logstica, agrupndose en 3 grupos de productos en funcin del uso: artculos de oficina, artculos de aseo e insumos computacionales.
IX.3.- Proceso de Inventario IX.3.1- Preparacin de inventario

Las fases principales del proceso de inventario son las siguientes; Conservacin: Localizacin y distribucin correcta de los materiales para que puedan ser fcilmente inventariados. Identificacin: Exactitud de la identificacin de los componentes y solamente un nmero restringido de personas puede identificarlos correctamente.
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Instruccin: Debe estar bien definida la funcin de cada actor en el proceso de inventario. Formacin: Es necesario formar y recordar a los actores del proceso en el procedimiento ptimo de inventario. El proceso de inventario debe determinar cuales son las potencialidades y falencias del inventario, considerando lo siguiente para tomar acciones correctivas: Exceso de Inventario. Insuficiencia de inventario. Robo. Mermas. Desorden.
En el proceso de inventario participan fundamentalmente 4 actores: los usuarios, el Encargado de Logstica, auxiliar que colabora con el Encargado de Logstica y los Proveedores. El Control de Inventario se debe realizar sobre la base de los registros que se deben mantener20. Trimestralmente, con el fin de corroborar que los archivos de stocks representan lo que se encuentra en bodega, se realizar el levantamiento del inventario.
IX.3.2- Bodega de materiales

El acceso a la bodega de materiales est restringido al personal encargado. Las mercaderas deben estar ordenadas, ya que el acomodo de las mercaderas ayuda a tener un mejor control, facilita el conteo y localizacin inmediata. Un mtodo recomendado es el PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas). Esto debe ser realizado con base a la estructura de la Bodega. Con respecto al control de mermas, se debe siempre tener la documentacin que registre esto, con el fin de determinar las causas y buscar correcciones.
IX.3.3- Reposicin de stock

Para el procedimiento de reposicin de stock se deben definir los tiempos de entrega21.
20 21
Ver Anexo N 2. Ver Anexo N 3.

50
Capitulo X
Gestin de Contratos y de Proveedores
La Gestin de contratos significa definir las reglas de negocio entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Comprende la creacin del contrato, su ejecucin, la gestin de las entregas de los productos o servicios y la relacin con los proveedores. Una visin integral incluye adems la gestin post entrega (o post venta), la evaluacin de los contratos, el registro y uso de la informacin generada en cada adquisicin para planificar las compras y tomar mejores decisiones. El rea de Logstica llevar registro y actualizacin mensual de todos los contratos vigentes de la Institucin. Esto, de acuerdo a familias clasificadas de la siguiente manera: Inmobiliarios (arriendos). Telecomunicaciones (telefona fija y mvil, Internet, entre otros). Mantencin y Servicios Generales (aseo, vigilancia, mantencin de infraestructura, entre otros). Mantencin vehculos y equipamiento. Servicios de Apoyo. Otros servicios. Cada registro debe contener los siguientes datos: Todas las contrataciones reguladas por contrato. Fecha de inicio de contrato. Antigedad del Contrato (en aos y meses). Monto anual de contrato. Si tiene clusula de renovacin automtica. Si tiene clusula de trmino anticipado. Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos. Fecha de pago. Funcionario de la entidad responsable o coordinador de ese contrato. Garantas. Multas. Calificacin al Proveedor.
El rea de Logstica actualizar la base de datos, de manera que contenga la informacin completa de cada contrato.
51
Esta informacin debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovacin, trmino u otros hitos. La evaluacin de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de trmino o renovacin establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos. Criterios a evaluar, cuando corresponda: Antigedad.22 Especificidad. Complejidad de licitarlo. Clusulas de trmino de contrato. Cumplimiento del contrato por parte del proveedor.
El rea de Logstica definir un calendario de actividades de evaluacin, para realizar la evaluacin oportuna, considerando: fechas de vencimiento contrato, condiciones de trmino, antigedad del contrato. Los funcionarios de la institucin designados coordinadores de contratos y los que estn a cargo de los pagos tienen la obligacin de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos toda la informacin que ste requiera en forma oportuna, con el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de ste. Plazo para la suscripcin de los contratos: El plazo para la suscripcin del contrato ser aquel que se contemple en los trminos de referencia o en las bases respectivas; si nada se dice, deber ser suscrito en un plazo no superior a 30 das corridos a partir de la fecha de la notificacin de la adjudicacin. Una vez suscrito, se deber publicar en el Sistema de Informacin http://www.chilecompra.cl.
22
A mayor antigedad, es recomendable evaluar la posibilidad de re-licitar.

52
Capitulo XI
X.1.- Anexo N 1
Anexos
53
X.1.- Anexo N 2
54
55
56
X.1.- Anexo N 3
57

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

Normativa que regula el proceso de compra.

Organizacin del Abastecimiento en la Institucin

Procedimiento Planificacin de Compras

Procedimiento elaboracin Plan Anual de Compras.

Pg. 21 Pg. 21 Pg. 25 Pg. 29 Pg. 33 Pg. 33 Pg. 38 Pg. 38

Evaluacin de las Ofertas

Pg. 40 Pg. 41 Pg. 41

Fundamentacin de la decisin de compra. Comunicado de resultados y agradecimientos. Resolucin de inquietudes.

Pg. 43 Pg. 43 Pg. 44

Recepcin de Bienes y Servicios

Respaldar el pago con el informe de recepcin conforme. Generar comprobantes de egresos

Pg. 49 Pg. 49 Pg. 49 Pg. 49 Pg. 50 Pg. 50

Gestin de Contratos y de Proveedores

Pg. 53 Pg. 54 Pg. 57

Artculo 99 Reglamento de la Ley 19886.

I.2.- Normativa que regula el proceso de compra

Artculo 19 ley de Compras Pblicas 19.886.

Organizacin del Abastecimiento en la Institucin

II.1.- Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento

Perfiles Usuario de: https://www.chilecompra.cl/portal/terminos_condiciones.html.

II.2.- Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento

II.3.- El proceso del abastecimiento en la Institucin: Condiciones Bsicas

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBSECRETARA DE INVESTIGACIONES

Procedimiento Planificacin de Compras

III.1.- Procedimiento elaboracin Plan Anual de Compras

IV.1.- Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad

IV.1.1.- Compra a travs de ChileCompra Express

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBSECRETARA DE INVESTIGACIONES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBSECRETARA DE INVESTIGACIONES

JEFE DEPARTAMENTO UNIDAD REQUIRENTE SOLICITANTE REA LOGSTICA

DEPTO. ADM. Y FINANZAS

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Requerimiento visado Producto en Chilecompra Express

Se genera OC la cual queda en estado guardada

Se revisa la OC para su envio al proveedor

NO revision ok? SI Se enva OC al Proveedor Acepta OC

Recepciona los Bienes o Servicios

Entrega Bienes o Servicios

IV.1.2.- Compra a travs de convenios de suministros vigentes de la Institucin

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBSECRETARA DE INVESTIGACIONES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBSECRETARA DE INVESTIGACIONES

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Reformular requerimiento NO Requerimiento esta ok? SI

Requerimiento esta ok? SI

Requerimient o esta ok? NO SI

Requerimiento visado Producto con convenio de suminsitro vigente

Se genera OC la cual queda en estado guardada

Acepta y enva producto o servicio

Se revisa la OC para su envio al proveedor

NO revision ok? SI Se enva OC al Proveedor Acepta OC

Entrega Bienes o Servicios

IV.1.3.- Compra a travs de trato o contratacin directa menor a 100 UTM

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBSECRETARA DE INVESTIGACIONES

Trato directo o contratacin menor a 100 UTM

Genera formulario requerimiento

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Requerimiento esta ok? SI

Requerimient o esta ok? NO SI SI

Requerimiento visado Completa formulario de trminos de referencia