Sin embargo esto no sucede en las micro y pequeas empresas.

En estas entidades se utilizaran cuentas de las clase 6 y 7, porque no utilizan el Libro Diario para hacer las provisiones. Al respecto, debemos tener presente que el uso de las cuentas de la clase 6 en el Libro Caja, tambin implican asiento por destino, pero este debe ser uno solo y por el total de los importes de la clase 6 empleados en el correspondiente mes; pero para facilitar la confeccin de este asiento es recomendable que conforme se sucedan los usos de la clase 6, los asientos por destino se confeccionan en una hoja adicional llamada "Hoja Auxiliar" para que al termino del mes no se haga difcil su registro.

Centralizacin del Libro caja en el procedimiento de registro computarizado

Cuando se utiliza el procedimiento de registro computarizado, todo se anota en el LIBRO DIARIO (mediante un instrumento llamado voucher), documento por documento. Si fuera el caso primero las provisiones y luego los cobros y pagos. Luego desde el LIBRO DIARIO se distribuye los datos a todos los libros correspondientes, entre ellos a CAJA. Es decir es automtico. Pero todo esto depende del sistema contable computarizado, que tenga configurado las bases de datos, libros, registros, cuentas y toda la parafernalia contable para que se lleve a cabo automticamente.

Reglas practicas que se deben tener en cuenta en la confeccin del Libro caja en el procedimiento de registro manual
y y y y y

y y

1. Toda operacin al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crdito. 2. En toda operacin que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el "dinero" ingresa o sale. 3. Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo cdigo) que ha dado origen al ingreso de dinero. 4. Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el cdigo y nombre de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero. 5. Cuando el pago se hace con un cheque girado por nosotros, lo primero que se debe hacer es anotar en el DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se hace por intermedio de la cuenta 10 subcuenta 104 y la divisionaria correspondiente (1041) y seguidamente se registra en el HABER del libro Caja, el cdigo y nombre de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque. 6. Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja (la 61,68 y 69 no se registran en el Libro Caja). 7. Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja menos la 74 que se anota en el HABER (la 71, 78,79 no se registran en el Libro Caja). 8. Cada vez que se anota la clase 6 (GASTOS) en el Libro Caja se debe hacer un asiento por destino en la "hoja auxiliar".

9. En el asiento de centralizacin del DEBE del Libro Caja se carga la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA y se abonan todas las cuentas anotadas en el DEBE del Libro Caja. 10. En el asiento de centralizacin del HABER del Libro Caja se cargan todas las cuentas anotadas en el HABER del Libro Caja y se abona a la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA. 11. El Libro Caja JAMAS tendr saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir ms dinero del que tenemos.

Tipos de Libro caja

En la prctica contable generalmente aceptada se encuentra dos tipos de libro Caja:
y y

a) Libro de Caja Italiana b) Libro de Caja Tabular

LIBRO CAJA ITALIANA MES DE ............................DEL 200... DEBE HABER CODIG O CUEN TA SUBDETAL LE TOT AL TOT AL FECH A CODIG O CUEN TA SUBDETAL LE TOT AL TOT AL

FECH A

Caja tabular o americana

Es otra forma de llevar el libro caja que controla el movimiento de dinero tanto en los INGRESOS como en los EGRESOS. Tiene un rayado especial se distingue de la Italiana de la cantidad de columnas, se considera una columna para cada cuenta contable, tanto en el debe como en el haber, es decir tienen tantas columnas como cuentas en el debe y el haber segn requiere las operaciones del perodo o movimiento de la operacin. Tiene las siguientes caractersticas:

y y y y

1. Columna para registrar la fecha de la operacin, tanto en el Debe (entradas) como el Haber (salidas). 2. Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo de caja. 3. Columna para los totales, tanto para el Debe como para el Haber. 4. Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van aperturando de acuerdo a las operaciones que se realicen.

LIBRO CAJA TABULAR MES DE ................DEL 2XXX DEBE HABER TO TO TA TA D CUE CUE CUE CUE DI CONC L CUE CUE CUE CUE L iv FEC EPTO HA NTA NTA NTA NTA V. NTA NTA NTA NTA DE . HA BE BE R

EJERCICIO PRACTICO DEL LIBRO CAJA ITALIANA

y y

1. Marzo 1- Saldo Inicial ................ s/. 5,000.00 2. Marzo 03- Depositamos en Cta. CTE. N 2610 del Bco. Popular

Segn comprobante n 2.............. 2,000.00

y y

3. Marzo 05- EL Sr. Jos Lima nos paga la f/N 028.... 3,000.00 4. Marzo 07- El Sr. Antonio Silva nos paga la f/N 052... 4,000.00

.Importe que segn comprobante n 003, le depositamos en Cta. CTE. Del Banco Popular
y y

5. Marzo 10- El Seor Rafael Tineo nos cancela la L/. n 09: 2,500.00 y le concedemos un descuento del 10% por pago puntual. 6. Marzo 13- El Seor Hugo Sosa nos cancela la L/. n 11: 3,000.00. y le concedemos 10% de descuento por pago puntual y el saldo lo depositamos en nuestra Cta. Cte. Del Banco Popular s/. comprobante N 004.

y y

y y y y y

y y

7. Marzo 15- El Sr. Pedro Toro nos paga la F/. N 117 por: 5,000.00 le concedemos un descuento del 10% por promocin de ventas y el saldo lo depositamos en Cta. Cte. N del Banco Popular segn comprobante n 005. 8. Mazo 17- Segn f/. n 118 vendemos mercaderas al contado a Luis Loli por s/. 6,000.00 afectas al 6% IGV. (sujeto del impuesto). 9. Marzo 19- Segn f/. n 119 vendemos mercaderas al contado al Pedro Soto por s/. 2,000.00 afectas al 6% IGV. Y depositamos el total en n Cta. Cte. Del Banco Popular segn comprobante N 006. 10. Marzo 21-Pagamos a Nicollini Hnos. la f/. n 1232 por s/.3,000.00 11. Marzo 22- Con ch. /. N 03442 del Banco Popular pagamos la f/. n 0916 a la fabril SA. por s/. 4,000.00. 12. Marzo 24- Cancelamos en efectivo la L/. N 0126 a la "Primavera" por s/. 3,500.00, y nos conceden 10% de descuento por pago puntual. 13. Marzo 26- Con ch. /. N 03443 del Banco Popular pagamos la L/. n501 a Jos Paz por s/. 4,000.00, nos conceden descuento de 10% por pago puntual. 14. Marzo 27- Con ch. /. N 03444 del Banco Popular pagamos la f/. n 1501 a Cogorno por s/. 7,000.00 y nos conceden descuento de 10% por promocin de ventas. 15. Marzo 29 Segn f/. 1301 se compro mercadera a Nicollini Hnos. por s/. 5,000.00 al contado, afectas al 6% IGV. 16. Marzo 31 Segn B/. n 004415 pagamos a Electro Per el consumo de energa elctrica por el mes de febrero 1987 por s/. 200.00

Desarrollo explicativo del ejercicio del Libro caja

y

MARZO 1- Saldo inicial s/.5, 000.00. Respuesta.- El saldo inicial se anota en el DEBE del libro Caja poniendo la fecha y la letra A, a continuacin la palabra SALDO (con tinta roja, solo la palabra saldo) y la cantidad en la columna de TOTALES. MARZO 03 Depositamos en Cta. Cte. N 2610 del Banco Popular y segn comprobante n 02 I/. 2,000.00. Respuesta.- Si llevamos dinero a nuestra Cta. Cte. El dinero, de n Caja sale y cuando el dinero sale se anota en el lado del HABER y Por qu sale? Porque lo llevamos al Banco Popular y la cuenta que controla a la Cta. Cte. Bancaria es la 10, 104,1041. MARZO 05 El Sr. Jos Luna nos paga la f/. n 028 por s/. 3,000.00. Respuesta.- si nos pagan, el dinero ingresa y se anota en el DEBE y si nos pagan es porque nos deben y las facturas que nos deben se anotan en la Cta. 12,121, que es la cuenta que deber anotarse en el debe de Caja. MARZO 07 El Sr. Antonio Silva nos paga la f/. n 052 por s/. 4,000.00 importe que segn comprobante n 003 lo depositamos en Cta. Cte. Del Banco Popular. Respuesta.- primeramente debemos aclarar que cuando se sucede una operacin, las cantidades deben registrarse en la columna de parciales en espera de que se suceda otra operacin de la misma naturaleza con lo cual ya no tendremos que registrar de nuevo la cuenta ni la subcuenta ya que simplemente podremos poner la fecha y la sumilla y anotar la cantidad correspondiente en la columna de parciales y cuando tengamos que anotar otra cuenta, procederemos a cancelar las cantidades anotadas trazando una lnea que cubra toda la columna de parciales y recin le informaremos a la subcuenta y posteriormente a la cuenta; ahora, si nos pagan, se anota en el DEBE los 4,000.00 por medio de la Cta. 12,121 que ya esta registrada la fecha con la operacin anterior por lo que

solo procederemos a registrar la fecha con la correspondiente sumilla y cantidad en la columna de parciales. Ahora si depositamos los 4,000.00 en Cta. Cte. Se tendr que registrar en el HABER por que el dinero sale y como es deposito en el Banco, se anota la 10-104-1041 que ya a sido anotada con la operacin de marzo 03 por lo que solo anotamos solo la fecha y la sumilla entendiendo que la cantidad (4,000.00) se anota en la columna de parciales. MARZO 10- El Seor Rafael Tineo nos cancela la L/. n 09: 2,500.00 y le concedemos un descuento del 10% por pago puntual. Respuesta.- Si nos pagan una L/; el dinero ingresa (SE ANOTA EN EL DEBE) pero primero cancelaremos la 121 porque ahora la toca trabajar a la 123 que es la que controla a las letras que nos deben, pero le registramos su cantidad (2,500.00) porque los 250 (10% de 2,500.00) es como se le devolviramos al cliente o se que salen (SE ANOTAN EN EL HABER) pero por intermedio de la 67-675 (no olvide que debemos cancelar la 10-104-1041 anotndole 6,000.00) y como la clase 6 es asiento por naturaleza que implica un asiento por destino, pero que podemos registrarlo en el Diario hasta que termine el libro Caja, procederemos a hacerlo en una HOJA AUXILIAR cargando la 94-947 y abonando la 79-794 para que nos facilite la confeccin del asiento cuando corresponde. MARZO 13 - El Seor Hugo Sosa nos cancela la L/. n 11: 3,000.00. y le concedemos 10% de descuento por pago puntual y el saldo lo depositamos en nuestra Cta. Cte. Del Banco Popular s/. comprobante N 004. Respuesta.- Si nos pagan 3,000.00 por una L/., ingresan (SE ANOTA EN EL DEBE LA 12-123 QUE ESTA APERTURADA CON LA OPERACIN ANTERIOR), si le concedemos un descuento de 300.00 que es el 10% de 3,000.00 el dinero sale (SE ANOTA EN EL HABER, la 67-675 que esta aperturaza por la operacin anterior) y luego de esto se cancela trazando una lnea en la columna de parciales y trasladando 550.00 (250+300) por que luego tendremos que usar la 10-104-1041 por que si se deposita dinero en Cta. Cte., el dinero sale (se anota en el HABER porque la Cta. 104 controla a la Cta. Cte. Bancaria) : por la 67675 habr que hacer un asiento en la hoja auxiliar, similar a la anterior pero por 300.00. MARZO15- El Sr. Pedro Toro nos paga la F/. N 117 por: 5,000.00 le concedemos un descuento del 10% por promocin de ventas y el saldo lo depositamos en Cta. Cte. N del Banco Popular segn comprobante n 005. Respuesta.- La f/. es de 5,000.00 que ingresa el dinero por lo que se anota en el DEBE, recuerde que hay que cancelar la 123 con 5,500 (2,500+3,000), porque ahora se empleara la 121 que es la que registro las facturas por cobrar. Si concedemos un descuento por promocin de ventas, se registra 74-741 500.00 (10% de 5,000) y en el HABER, por que el dinero sale, si el saldo 4,500.00 (5,000-500) se deposita en el banco, el dinero sale, se anota en el HABER la 10104-1041. MARZO 17- Segn f/. n 118 vendemos mercaderas al contado a Luis Loli por s/. 6,000.00 afectas al 6% IGV. (sujeto del impuesto). Respuesta.- Si vendemos mercaderas el dinero ingresa (se anota en el DEBE) por lo tanto usando la 70701 por 6,000.00 y la 40-401-4011 por 360.00 pero previamente cancelamos la 121 con 5,000.00 y la 12 con 17,500.00 (7,000+5,500+5,000). La 40 se anota directamente ya que es posible que se repita porque sigue la 70. MARZO 19 - Segn f/. n 119 vendemos mercaderas al contado al Pedro Soto por s/. 2,000.00 afectas al 6% IGV. Y depositamos el total en n Cta. Cte. Del Banco Popular segn comprobante N 006. Respuesta.- Si vendemos, el dinero

ingresa, se usa la 70-701 por 2,000.00 y la 40-401-4011 por 120.00 (6% de 2,000.00) y si el total que es de 2,120.00 (2,000+120) se deposita en Cta. Cte., el dinero sale (se anota en el HABER la 10-104-1041) MARZO 21 - Pagamos a Nicollini Hnos. la f/. n 1232 por s/.3,000.00. Respuesta.- Si pagamos, el dinero sale (SE ANOTA EN EL HABER) la 42-421 porque se trata de una factura por pagar. MARZO 22- Con ch. /. N 03442 del Banco Popular pagamos la f/. n 0916 a la fabril SA. por s/. 4,000.00. Respuesta.- Si pagamos con cheque, lo primero que debemos hacer es darle ingreso al importe del cheque ya que nos debemos hacer la idea de que nosotros hemos ido al banco a cobrar el cheque y que el banco nos lo ha pagado por lo que el importe del cheque que es de 4,000.00 se anota en el DEBE y como fue girado para pagar una factura (las facturas que debamos estn registradas en la 42-421) los ingresos/4,000.00 salen (se anotan en el HABER) a travs de la Cta. 42-421. MARZO 24- Cancelamos en efectivo la L/. N 0126 a la "Primavera" por s/. 3,500.00, y nos conceden 10% de descuento por pago puntual. Respuesta.- Si pagamos una letra, el dinero sale (se anota en el HABER la cuenta 42-421) pero si nos conceden un descuento de I/. 350.00, es como si nos devolvieran los 350.00 que ingresan y se anotan en el DEBE por medio de la cuenta 77-775. MARZO 26 - Con ch. /. N 03443 del Banco Popular pagamos la L/. n 501 a Jos Paz por s/. 4,000.00, nos conceden descuento de 10% por pago puntual. Respuesta.- pagamos una letra de 4,000.00 menos el 10% 400.00 = 3,600.00 en el importe del cheque n 03443 y recuerde que cada vez que nosotros giramos un cheque debemos hacernos la idea como si furamos a cobrar al banco y que el banco nos lo paga por lo que debemos darle ingreso a su importe (que en este caso es de 3,600.00) en el DEBE la cuenta 104-1041, luego registraremos la salida de dinero por que si pagamos una letra, el dinero sale (se anota en el HABER la 42-423) y la salida es de 4,000.00 y como hay un descuento, es como si nos devolvieron la cantidad de 400.00 que ingresan y se anotan en el DEBE con la cuenta 77-775. MARZO 27 - Con ch. /. N 03444 del Banco Popular pagamos la f/. n 1501 a Cogorno por s/. 7,000.00 y nos conceden descuento de 10% por promocin de ventas. Respuesta.- Pagamos una factura de I/: 7,000.00. menos el 10% I/. 700.00 = I/. 6,300.00 que es el importe del cheque n 03444 y tenemos que darle ingreso en el DEBE a estos 6,300.00 a travs de la 10-104-1041y despus daremos salida, anotando en el HABER los 7,000.00 de la factura, ya que si se paga una factura, el dinero sale (se anota la 42-421) y como un descuento de 700.00 es como si nos lo devolvieran por lo que se anotara en el DEBE la 73731 promocin de ventas I/. 700.00. MARZO 29- Segn f/. 1301 se compro mercadera a Nicollini Hnos. por s/. 5,000.00 al contado, afectas al 6% IGV. Respuesta.- La compra es de 5,000.00 mas 6% de IGV.300.00= 5,300.00 que salen por lo que se anota en el HABER la 60-601 por la compra y la 40-401-4011 por el impuesto por 5,000.00 y 300.00. MARZO 31- Segn B/. n 004415 pagamos a Electro Per el consumo de energa elctrica por el mes de febrero 1987 por s/. 200.00. Respuesta.- Si pagamos, el dinero sale, se anota en el Haber la 63-636 que es la cuenta que controla el consumo de luz t como es la clase 6 haremos un asiento en la hoja auxiliar, cargo la 94, abono a la 79.

LIBRO CAJA ITALIANA

DEBE CAJA DEL MES DE MARZO 2010 HABER Fec Ct Concept parcia subtot total ha a. o l al 01 Saldo 12 Clientes Facturas 12 por 1 cobrar 05 F/. 028 c/.Jos luna 3,000. 00 7,000. 00 5,000. 000 17,500 .00 Fec cuen parcia subtot concepto Total ha ta l al 10 104 Caja y Bancos Cuentas corrientes 1041 Banco Popular 6,000.00 03 Comprob 2,000. ante n 00 002 Comprob 4,000. ante n 00 003 67 Cargas Financier as 550.0 0 6,000. 00 6,000. 00

07

F/.052 c/ 4,000. Antonio 00 silva Letras (o 12 efectos) 3 por cobrar 5,500. 00

07

550.00

10

L/. n 09c/ Rafael Tineo

2,500. 00

Desc. Canc. por 675 pronto pago 10 10% de 2,500 en L/. n 09 10% de 3,000 en L/. n 11 10 Caja y Bancos 250.0 0 300.0 0

13

L/. n 11 3,000. c/. Hugo 00 Sosa Facturas 12 por 1 cobrar 5,000. 00

13

15

F/. N117 5,000. c/. Pedro 00 Toro Tributos 40 por pagar 40 Gobiern 1 o central 4011 I.G.V. = 360.00 360.0 0 360.00

7,200. 00 7,200. 00

Cuentas 104 Corriente s 1041 Banco Popular 7,200.00 13 Comprob 2,700. ante n 00 004

70 Ventas

8,000. 15 00

Comprob 4,500. ante n 00 005 Desc. Reb. y Bon, Concedid os 500.0 0

70 Mercade 1 ras F/. n 118 a Luis Loli F/. n 119 a Pedro Soto Tributos 40 por pagar Gobiern 40 o 1 Central 4011 IGV. =120.00 F/. n 119 a Pedro Soto 10 Caja y Bancos 120.0 0

8,000. 00

74

500.00

17

6,000. 00

Promoci 741 n de Ventas 10% de 500.0 5,000 en 0 F/. n 117 10 Caja y Bancos

19

2,000. 00

15

120.00

2,120. 00 2,120. 00

120.0 0

Cuentas 104 Corriente s 1041 Banco Popular 2,120.00 Comprob 2,120. ante n 00 006 42 Proveedo res Facturas por pagar F/. n 1232 c/ 3,000. Nicollini 00 Hnos. F/.n 0916 c/. 4,000. 00 La Fabril SA. 423 Letras (o efectos)

19

19

4,000. 00 4,000. 00

21,500 .00 7,000. 00

Cuentas 10 Corrient 4 es 1041 Banco Popular 4,000.00 Ch/. n 03442 c/. La Fabril SA. 77 Ingresos Financie

421

21

22

4,000. 00

22

750.00

7,500. 00

ros Desc. 77 Obtenid 5 os por P.Pago 10% de 3,500 en 350.0 L/. n 0 0125 10% de 4,000 en 400.0 L/. n 0 501 Caja y 10 Banco Cuenta 10 Corrient 4 e 1041 Banco Popular 9,900.00 26 Ch/. n 3,600. 03443 c/ 00 Jos Paz Ch/. n 03444 6,300. c/. 00 Cogorno Desc. Reb. y 73 Bon. Obtenid os Promoci 73 n de 1 Ventas 10% de 7,000 en 700.0 F/. n 0 1501 700.0 0 60 9,900. 00 9,900. 27 00 750.0 0

por pagar L/. n 0126 c/. 3,500. "La 00 Primaver a" L/. n 501 4,000. c/. Jos 00 Paz Facturas por Pagar F/. n 1501 c/. Cogorno 40 Tributos por pagar Gobierno central 4011 IGV. 300.00 Compras 5,000. 00 300.0 0 7,000. 00 7,000. 00

24

24

26

26

421

300.00

401

27

700.00

601

Mercader as F/. n 5,000. 1301 00 Nicollini Hnos.

5,000. 00

29

27

63

Serv. Prestados por Terceros Electricid ad y 200.0 0

200.00

636

Agua 31 R/. n 004415 Luz de Febrero TOTAL EGRESO S SALDO AL 31.03.201 0 TOTAL 46,330 .00 BALANCE DE CAJA MES DE MARZO 2010: DEBE HABER INGRES OS 10 Caja y Bancos 13,900. 00 10 EGRES OS Caja y Bancos 15,320. 00 200.0 0

43,370 .00 2,960. 00 46,330 .00

Cuentas 10 13,900. Corriente 4 00 s 1041 Banco Popular = 13,900 12 Clientes 12 Facturas 12,000. 1 por cobrar 00 12 Letras por 5,500.0 3 Cobrar 0 40 Tributos por Pagar 480.00 480.00 17,500. 00

10 Cuenta 15,320. 4 Corriente 00 1041 Banco Popular = 15,320.0 0 40 Tributos por pagar 300.00 300.00

40 Gobierno 1 Central 4011 IGV. = 300.00 42 Proveedo res

21,500. 00

40 Gobierno 1 Central 4011 IGV = 480.00 70 Ventas

42 Facturas 14,000. 1 por pagar 00 42 Letras 7,500.0 3 por pagar 0 8,000.0 60 Compras 5,000.0

0 70 Mercader 8,000.0 1 as 0 Desc. Reb. t 73 Bon. Obtenidas Promoci 73 n de 1 Ventas Ingresos 77 Financier os Desc. 77 Obtenidos 750.00 5 por pronto p. SALDO INICIAL DE CAJA 700.00 700.00 60 Mercader 5,000.0 1 as 0 Serv. Prestados 63 por Terceros 63 Electricid 6 ad y luz 750.00 Cargas 67 financier as 41,330. 00 Desc. Concedid 67 os por 5 pronto pago Desc. Reb. y 74 Bon. Concedid os Promoci 74 n de 1 Ventas SALDO FINAL DE CAJA 500.00 200.00

200.00

550.00

550.00

5,000.0 0

500.00

43,370. 00

2,960.0 0

46,330. 00

46,330. 00