DISEO DE FORMATOS Y

PROCEDIMIENTOS
Presentado por:
ELIANA M. PARRA
MONICA M. ABRIL
CLARA INES VERA
OSCAR ROCHA
CARACTERSTICAS
FORMATOS
Formatos se orientan a especificar
ciertos detalles de las actividades que
normalmente se ejecutan en una
empresa con el fin de unificar criterios
al interior de la misma.
Recuperar la informacin de la forma
mas adecuada asegurando su calidad .
Agilizar la circulacin de la
informacin para que esta llegue
oportunamente a las secciones que la
requieren.
En lo posible tratar porque no se
recargue de formatos la gestin de un
cargo. Se debe tener presente, que
aunque es muy importante la
informacin solicitada en un formato,
el comn de la gente es aptica a su
diligenciamiento. Por lo anterior se
debe tratar de disear formatos
sencillos y giles de diligenciar para
que el personal no los evite.
Identificados y Controlados.
PROCEDIMIENTOS
Describe las actividades necesarias para
implantar los elementos del sistema de
calidad en cada una de las tareas
funcionales, propsito de la actividad,
alcance de la actividad, responsabilidades
(qu se debe hacer y quin debe hacerlo),
procedimiento (cundo, dnde y cmo debe
hacerse), cuales materiales, equipos y
documentos deben ser usados y la
documentacin: Cmo debe ser controlada y
registrada.
Sirven para recopilar informacin valiosa.
Los registros registran evidencias objetivas
de ejecucin y terminacin de actividades o
trabajos con apego a los lineamientos o
instrucciones descritas en los procedimientos
o instrucciones de trabajo.
Orden y control de los procesos y actividades
de una organizacin.
Cada paso incluido en el procedimiento sea
realmente necesario.
El mejor procedimiento es el que se usa y da
resultados, no el ms extenso.
Para cada formato se debe
presentar la estructura del
formato a diligenciar y una breve
descripcin.
Es necesario para confrontar,
controlar y hacerle seguimiento a
un proceso.
Se pueden ajustar de acuerdo a
las necesidades.
Los formatos registran datos
Evitar formatos que soliciten la
misma informacin de diferentes
formas o en otros formatos.
Monitorear y controlar
informacin.
Hacer comparaciones de un
periodo a otro.
Servir como base para la
innovacin y mejora continua.
La persona que aprueba un
procedimiento debe ser diferente
a la que lo elabora.
Deben ser revisados cuando
menos una vez al ao.
Deben estar identificados y
controlados .
Evalan efectividad y
funcionamiento de una
organizacin.
Facilitan el desarrollo y
aprendizaje de nuevos miembros
de una organizacin.
A travs de ellos se documentan
conocimientos de las generaciones
anteriores.
Permiten que el usuario siga
tranquilamente un camino seguro
previamente probado, adems al
usarlo continuamente podr esta
en capacidad de mejorarlo.
Sencillos y comprensibles para
todos
ESTR0CT0RA BE 0N
F0RNAT0 Y
0N PR0CEBINIENT0
cdigo
Nombre del
formato
Logo
Responsable
Informacin
necesaria
Definir el
propsito del
formato.
FORMATO
ENCABEZAMIENTO
OBJETIVO
ALCANCE
DOCUMENTOS
A PLICABLES
DESCRIPCION
DEL
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
DIAGRAM
A DE
FLUJO
FORMATO
EIENPL0
formato
formato
formato