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Curso de Auditorias
Curso de Auditorias
Historia
Las auditoras se desarrollaron por especialidad y las fechas ms importantes a mencionar son:
1970, fueron las primeras normas sobre auditoras. Se generaron en forma especfica para el sector contable de las organizaciones 1978, norma ANSI/ASME N45.2.23-1978 Cualificacin del Personal de Auditora del Programa de Garanta de la Calidad para las Plantas de Energa Nuclear 1981 Canad, CAN - Q395-81 Auditoras de Calidad 1983 de los Estados Unidos, ANSI/ASME NQA-1:1983 Q.A. Requisitos del Programa para las Instalaciones Nucleares
Historia
1986 otra norma de los Estados Unidos, ANSI/ASQC Q-1:1986 Directrices Genricas para la Auditora de la Calidad 1989 del Reino Unido, BS 7229:1989 Auditora de los Sistemas de Calidad 1990/1 el internacional, ISO 10011 Partes 1, 2 y 3. Directrices para Auditar los Sistemas de Calidad Hoy da es un requisito obligatorio para la obtencin de la certificacin ISO 9001 de una organizacin
PROCESO SISTEMTICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DE LA AUDITORA Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMIANAR LA EXTENSIN EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORA.
Auditora de la Calidad
definicin NM-ISO 8402
EXAMEN METDICO E INDEPENDIENTE QUE SE REALIZA PARA DETERMINAR SI LAS ACTIVIDADES Y LOS RESULTADOS RELATIVOS A LA CALIDAD CUMPLEN LAS DISPOSICIONES PREVIAMENTE ESTABLECIDAS, Y SI ESTA DISPOSICIONES SE LLEVAN A CABO EN FORMA EFECTIVA Y SON ADECUADAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.
Examen....
Evaluacin de la conformidad con los requisitos establecidos por medio de observacin y dictamen, acompaada cuando sea apropiado por medicin, ensayo, prueba o comparacin con patrones
Voy a evaluar si los estudiantes conocen el 60 % de los conocimientos impartidos en un determinado curso.
Examen metdico....
La auditora de la calidad se realiza de acuerdo a un mtodo preestablecido, que se documenta en un procedimiento de realizacin de auditoras de la calidad
...independiente
Principio de independencia: La auditora se debe desarrollar por personas que no tengan responsabilidad directa sobre el rea examinada (evitar subjetividades). Un auditor no debe auditar en rea en la que trabaja
...y si estas disposiciones se llevan a cabo de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos establecidos.
La auditora es una herramienta que determina la eficacia de las acciones establecidas para alcanzar los objetivos de calidad, evaluando si es necesario introducir mejoras en las actuaciones.
Sentido positivo
La auditora busca oportunidades de mejora (no conformidades) No se buscan culpables
Auditoras
existen procedimientos? se trabaja de acuerdo a esos procedimientos? las actividades ayudan a cumplir con los objetivos?
Efectividad en Auditoras
Eficacia = hacer las cosas correctas Eficiencia = Hacer las cosas correctamente (con el menor uso posible de recursos) Efectividad = eficacia + eficiencia
Efectividad
Cm o lo hace Bien
Lo que hay que hacer
M al Eficaz y no eficiente
Efectivo
Qu hace
Eficiente y no eficaz
No eficaz ni eficiente
Tipos de auditora
Auditora interna o de primera parte: son las realizadas por la propia organizacin para fines internos (detectar oportunidades de mejora). Auditora externa de segunda parte: se lleva a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, tales como clientes. Auditora externa de tercera parte: se llevan a cabo por organizaciones independientes externas. stas proporcionan la certificacin o el registro de conformidad con los requisitos de una norma. Auditora combinada: cuando se auditan sistemas de gestin ambiental y de calidad, por ejemplo. Auditora conjunta: cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan para auditar a un nico auditado
cambios en el sistema de la calidad o que puedan afectarlo resultados de auditoras anteriores seguimiento o renovacin de la certificacin
Las 3 C de la auditora
Auditora de Conformidad Auditora de Concordancia Auditora de Cumplimiento
La pirmide de la documentacin
Contra:
Norma ISO Norma ISO Actividades M.C. MPG. MPO DOCUMENTOS Y REGISTROS Concordancia Cumplimiento
Tipo:
Conformidad
Auditora de Conformidad
Evala la eficacia del SGC
Auditora de Concordancia
Evala la eficiencia de la implantacin del SGC Compara los procedimientos generales con la Norma ISO
Auditora de Cumplimiento
Evala la efectividad del SGC
Auditado
Empresa, Organizacin o Sistema de Calidad que se auditar.
Auditor-Equipo Auditor
Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora Grupo encargado de realizar la auditora Designar un Auditor Jefe
Auditoras de calidad
EL GERENTE DE CALIDAD DEBE DESIGNAR A UN AUDITOR LDER EXAMINADOR PARA LLEVAR ADELANTE EL PROGRAMA DE SELECCIN, CALIFICACIN, ENTRENAMIENTO Y CERTIFICACIN DE AUDITORES.
CAPACIDAD DE COMUNICACIN.
2) AUDITOR
3) AUDITOR LIDER
MANTENIMIENTO DE LA CALIFICACION
RECALIFICACION
REGISTROS Y ARCHIVO
Alcance y objetivos
Qu se va a auditar Todo el SGC Una parte del SGC Un proceso Un sector
Alcance y objetivos
Para identificar oportunidades de mejora Para cumplir el Plan de Auditoras Se acuerdan con el auditado
CLASIFICACION DE AUDITORAS
PROGRAMA DE AUDITORIAS
todas las organizaciones que establecen un sistema de gestin de calidad, debern crear un programa de auditoras
ELEMENOS NECESARIOS EN UN PROGRAMA DE AUDITORIAS Declaracin de poltica y compromiso de la direccin Disponibilidad de recursos Responsable del programa (Auditor Jefe) Procedimientos escritos y tcnicas adecuadas para hacer la auditora. Equipo auditor para cada auditoria de sector,con su responsable correspondiente
Acceso del equipo a instalaciones y registros y a responsables Definir de qu manera y a quines se hace llegar la informacin de los resultados de la auditora
Matriz de despliegue
Capitulo Direccin Grupo Calidad Administracin .... ,,,,,,,,, 6,2 6,3 ,,,,,,,,,
RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE Determina la necesidad y el propsito de la auditora e inicia el proceso Determina el organismo auditor Determina el alcance de la auditora Recibe el informe de auditora, Determina las acciones a seguir como consecuencia de la auditora e informa al auditado de ello.
Preparacin
Se nombra equipo auditor y auditor jefe Se define objetivo y alcance Se estudia la organizacin a auditar Se solicita documentacin: manuales, ordenes de compra, resultados de otras auditoras, informes, etc. Se preparan listas de verificacin Se definen tareas de los auditores Se redacta el plan de auditora Se comunica fecha y plan al auditado
Preparacin de la auditora
Los aspectos a considerar en esta etapa son:
y Objetivo y alcance de la auditora (p.e.: auditora interna sobre el punto Responsabilidad de la direccin de la norma ISO 9001:2000) y Identificacin de las unidades organizativas que van a ser auditadas (Planta No.2, Compras, etc.) y Identificacin de la documentacin de referencia y Identificacin de los miembros del equipo auditor
Preparacin de la auditora
y Fecha y lugar de ejecucin de la auditora y Elaboracin del programa de la auditora y Revisin preliminar de la descripcin del sistema de la calidad del auditado
El equipo auditor
Consideraciones sobre el equipo auditor:
y Debe contar con un auditor lder o jefe de equipo auditor y Deben ser aceptados por el auditor responsable y las partes interesadas. y El auditor jefe debe asignar las tareas a cada miembro del equipo y Se regir por el procedimiento de ejecucin de auditoras correspondiente (interno o externo)
El equipo auditor
Existen organismos internacionales de acreditacin de auditores que:
y evalan la capacidad y experiencia del auditor y lo certifican como auditor de calidad por un perodo de 3 aos, y llevan el registro de los auditores de calidad cualificados
Documentos de trabajo
Listas de chequeo Formularios de registros de no conformidades Formularios de agrupamiento de no conformidades menores Resumen de resultados y Formatos para la elaboracin del informe
Reunin Previa
Del equipo auditor con auditado Se expone el plan de auditora Se hacen ajustes
1-Reunin de apertura
Presentar el equipo auditor Presentar el plan de auditora, incluyendo el alcance y objetivo. Presentar la metodologa a aplicar Confirmar recursos necesarios (incluye local) Clarificar cualquier detalle
2-Investigacin
Recoleccin de evidencias Observaciones de la auditora @ Tanto evidencias como observaciones recogidas deben quedar debidamente documentadas
ACTITUD DE LOS AUDITORES Mantenerse dentro del alcance de la auditora Actuar con objetividad. Recoger y analizar evidencias que sean pertinentes y suficientes Mantenerse atentos ante cualquier seal de evidencia que pueda influir en los resultados de la auditora. Actuar ticamente
Normas de comportamiento
Buen trato No anticipar opiniones No hacer sugerencias No aceptar atenciones Apagar los celulares Prestar atencin a las respuestas
Evaluacin
A lo largo de la evaluacin, se busca evidencias objetivas para respaldar las no conformidades, a travs de entrevistas, examen de documentos y observacin de actividades.
Evidencia objetiva
Definicin NM-ISO 10011
Es el comprobante de un hecho relativo a la calidad de un bien o servicio o a la implantacin de un sistema de la calidad. Una evidencia objetiva se basa en observaciones, medidas o ensayos que son verificables.
Evidencia de la Auditora
Informacin, registros o declaraciones de hechos verificables.
Cuantitativa o cualitativa
Origen de la evidencia
Entrevistas Revisin de la documentacin Observacin Resultado de mediciones
Resultados-hallazgos
Evidencia recopilada, comparada con los aspectos a verificar Son la base del Informe de Auditora
Anlisis de la documentacin
Se compara el manual con la norma
Anlisis de procesos
Se verifica cumplimiento de procedimientos contra manual Se cumple lista de verificacin
No conformidad
Es la no satisfaccin de un requisito especificado
No conformidades
Menores Mayores Crticas
No Conformidad Crtica
es la ausencia o el inclumplimiento total de un elemento del sistema de la calidad, en toda la empresa. Es la acumulacin d un nmero de no conformidades mayores en diferentes departamentos/reas, relativas a un mismo elemento del sistema de calidad
No Conformidad Mayor
es la ausencia o el incumplimiento parcial de un elemento del sistema de la calidad en toda la empresa o parcial/total en un departamento/rea de la misma. Es la acumulacin de no conformidades menores en el mismo departamento/rea, relativas a un elemento del sistema de calidad
No Conformidad Menor
es el incumplimiento puntual de parte de un elemento del sistema de la calidad
Qu fallara si esa no conformidad no se corrige? Qu probabilidad hay de que esto no deseado siga sucediendo? Si es algo puntual y que no afecta la calidad del producto o servicio, se puede hacer una recomendacin y no una no conformidad.
Si es reiterada
Reuniones intermedias
Son de aproximadamente 30 minutos con la finalidad de:
y Revisar las no conformidades y Contestar preguntas al auditado (si participa el mismo) y Resolver problemas que se susciten sobre la marcha de la auditora y Monitorear el progreso de la auditora y Clarificar malos entendidos y Si corresponde, acordar acciones correctivas con el auditado
3-Reunin de cierre
Con la gerencia y responsable auditado Antes de presentar el informe final Presentacin de resultados Registro de comentarios del auditado (resolucin de desacuerdos)
Objetos de auditoras
Procesos Sistema de Gestin de Calidad Gestin Comercial Gestin Tcnica Planificacin Gestin de Materiales Gestin Compras Productos
Lista de chequeo
Ver material repartido
REGISTROS DE AUDITORIA
1- el plan de auditoria individual 2- el programa de auditorias 3- no conformidades detectadas 4- respuestas a los auditores 5- evaluacin de las respuestas 6- informe final 7- carta de cierre final
Auditoras de calidad
Informes de Auditora
Informe de la auditora
El auditor jefe es responsable de elaborar un informe preciso y completo.
Reunin de cierre
Se realiza al final de la auditora para: Agradecer la hospitalidad de la empresa Resumir brevemente el alcance de la evaluacin Cada auditor presenta las no conformidades que detect Se invita a la empresa a que realice cualquier observacin que considere pertinente Se acuerda una fecha de presentacin de las acciones correctivas para levantar las no conformidades detectadas Se explica como ser el proceso de seguimiento