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ManualDeUsuarioWeb2 0
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Manual de Usuario
HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 16/11/2009 06/05/2010 12/05/2010 09/06/2010 26/07/2010 27/08/2010 12/09/2010 23/09/2010 12/10/2010 25/10/2010 11/11/2010 13/12/2010 19/01/2011 Versin 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 Descripcin Elaboracin del manual. Elaboracin del manual de Usuario. Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin de las opciones de: Datos de Institucin Educativa: parmetros, Ao Acadmico (activacin), Mdulos y especialidades, Procesamiento de notas: prematrculas Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Autor PO YC YC YC YC LA YC YC YC YC YC YC YC
28/01/2011 21/02/2011
2.0 2.0
YC YC
Contenido
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Introduccin.......................................................................................................................... 4 Ingreso al Sistema ............................................................................................................... 6 Datos de la Institucin Educativa ..................................................................................... 11 Ao Acadmico.................................................................................................................. 21 Fases .................................................................................................................................. 24 Perodos de Evaluacin .................................................................................................... 26 Registro de Ambientes ...................................................................................................... 28 Grados y Secciones .......................................................................................................... 29 Fechas Especiales IE ........................................................................................................ 41 Padrn Nacional del Personal ........................................................................................... 43 Registro Personal de la IE ............................................................................................ 51 Registro Asistencia Personal IE ................................................................................... 59 Administrar Roles .......................................................................................................... 61
a) ............................................................................................................................................. 62 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Mantenimiento de usuarios.............................................................................................. 63 Asignacin Accesos a Familiar........................................................................................... 64 Registro de Estudiantes ................................................................................................ 69 Matrcula de Estudiantes............................................................................................... 83 Nmina de Matrcula ................................................................................................... 101 Registro de Nmina Bsica ........................................................................................ 106 Resoluciones IE ........................................................................................................... 118 Estudiantes por seccin .............................................................................................. 123 Padrn de Apoderados ............................................................................................... 127 Cambio de Seccin por Estudiante ............................................................................ 128 Traslado de Estudiantes ............................................................................................. 131 Retiro de Estudiantes .................................................................................................. 133 Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 136 Registro de Notas Genrico ....................................................................................... 139 Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 146 Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 148 Procesar Notas ............................................................................................................ 151 3
Proceso Disgregado de Notas.................................................................................... 159 Impresin de Boletas de Informacin ........................................................................ 163 Acta Consolidada de Evaluacin................................................................................ 167 Recuperacin Subsanacin ........................................................................................ 168 Registro de Notas de rea a Cargo ........................................................................... 168 Reporte Recuperacin y Subsanacin ...................................................................... 169
1.
Introduccin
a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE versin 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del Ministerio de Educacin para ser gestionado por las Instituciones Educativas del mbito nacional. El SIAGIE versin 2.0 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. El sistema apoya los procesos administrativos, generando informacin base de estudiantes a partir de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas y Actas de Evaluacin. De similar manera, se podr tener un registro del personal que labora en la Institucin Educativa y que tendr responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado). b) ALCANCE DEL SISTEMA Este documento es una Gua Prctica para el manejo del SIAGIE versin 2.0 de tal manera que sea ejecutado ntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada. c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes mdulos: d) Administracin del Sistema Mdulo diseado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema. e) Configuracin Mdulo diseado para configurar los diferentes parmetros y conceptos que se aplicarn a nivel de todas las instituciones educativas que usarn el sistema. Este mdulo slo es accesible por parte del equipo de administracin central del MINEDU.
f)
Administrar Personal Mdulo diseado para gestionar el registro de la informacin del personal que labora en la institucin educativa.
g)
Administrar IE Mdulo diseado para registrar la informacin que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseo Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrcula, Asistencia y Evaluacin de estudiantes.
h)
Administrar Red Mdulo diseado para realizar la gestin de administracin de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.
i)
Seguridad Mdulo diseado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignacin de roles y la administracin de privilegios. Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas:
j)
Ayuda Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema, la cual podrn identificar por el smbolo en estas ventanas tambin encontraran videos interactivos donde se les ensea paso a paso a realizar las operaciones del sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opcin abrir la siguiente ventana.
Para ver los videos pulse sobre la opcin que quiere ver
2.
Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL: http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educacin, despus ingresar a la opcin de Intranet
Despus de ingresar a la opcin Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educacin entre ellos el SIAGIE 2.0.
Despus de pulsar la opcin SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema
En ocasiones, en el primer ingreso al sistema, se pide el correspondiente cambio de password por parte del usuario, mediante la siguiente ventana.
Para facilitar la configuracin de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrar el Sistema ser la el asistente de configuracin inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datos bsicos de la I.E y de esta manera se podr configurar rpidamente la Institucin Educativa.
Si el todas las instituciones educativas a las que el usuario est asociado ya han sido inicializada, entonces esta ventana no se visualizar.
Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario est asociado
Institucin Educativa
Corresponde a una coleccin de las instituciones educativas asociadas al usuario que son susceptibles de ser inicializadas. Turnos con los que cuenta la Institucin Educativa. Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.
Turnos de la I.E
Ao Acadmico
todas las instituciones educativas a nivel nacional. Nmero de aulas Seleccione el nmero de aulas con los que cuenta la Institucin Educativa. El sistema crear las aulas 01, 02, 03, ., n, donde n es el nmero indicado en este campo. Tipo de periodo de evaluacin
Tipo de Periodo
Dependiendo de lo indicado en este campo, se crear: Anual: 01 periodo anual. Bimestral: 04 periodos bimestrales. Trimestral: 03 periodos trimestrales Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema
Bsico: El usuario tiene las opciones bsicas Completo: El usuario tiene todas las opciones disponibles para la gestin de la IE. Al finalizar el presente captulo puede ver un grfico de la aplicacin de estos dos roles de usuario. Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de secciones por grado en la I.E
Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, el estado estar en Procesado. Es optativo pulsar varias veces el botn Refrescar, con el fin de poder ver la culminacin del proceso.
Finalmente pulse el botn Finalizar para indicar que ya no se desea continuar con la inicializacin de IIEE. Sin embargo, El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas.
En el grfico siguiente puede ver el tipo de aplicacin de los roles de usuario d acuerdo al tipo de usuario del sistema:
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Esta opcin se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opcin se realiza la primera vez que se modifica el registro de la institucin educativa. Esta opcin no tiene un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa que est previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto ltimo brinda la seguridad de que solo las IE que estn registradas all tienen acceso al sistema.
La primera vez, como los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botn modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la informacin se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar
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En la pantalla se usan tres pestaas: Datos de la IE, Parmetros y Programa en la IE. A continuacin realice los siguientes pasos:
a)
MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin web de la IE, entre otros.
Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: Buscar en el Sup o Buscar en el Personal
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Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Cdigo Modular Anexo Nivel Nombre Gestin Departamento Provincia Distrito Direccin Centro Poblado Tipo I.E. Forma Cod. Local DRE Ugel Resolucin AUTORIZACION DE FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Turno Das de la Semana Laborales Identificador del personal Anexo Nivel Educativo Nombre de la institucin educativa Encargado de la gestin Departamento de institucin educativa Provincia de institucin educative Distrito de institucin educative Direccin de institucin educative Nombre del centro poblado Tipo de institucin educative Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Cdigo numeral asignado al local DRE a la cual pertenece la Institucin Educativa Ugel a la cual pertenece la Institucin Educativa Detalle de la resolucin que autoriza el funcionamiento de la institucin educativa
Fecha de la resolucin de autorizacin Turno de enseanza Seleccione los das laborables de la I.E
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Genero de la I.E
Nombre del director de la IE Nmero telefnico de la IE Cuenta de correo electronic Direccin de pgina web
1.
Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la informacin en el SUP, se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:
2.
Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la informacin en el personal de la IE, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opcin Registro de Personal.
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3.
Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opcin de turno se abrir la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duracin de las horas acadmicas como la duracin de la hora libre
Seleccione el turno
4.
Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas puede agregar las horas pedaggicas para lo cual les mostrar la siguiente ventana.
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Despus de pulsar agregar abrir la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmico o libre. Despus tiene que ingresar desde y hasta qu hora sern las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir mostrando las mismas.
Si el usuario ha establecido la duracin de las horas, tanto acadmica como libre, entonces el sistema colocar la hora que corresponde.
Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la siguiente ventana:
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Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrar los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan rdenes de horas vacas
5.
Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos das de la semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.
6.
Carga del Logo de la IE.- Esta opcin permite cargar el escudo o logo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar el botn Cargar Foto, el logo debe tener un tamao de 1.5 cm x 1.5 cm.
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b)
MODIFICAR PARMETROS.Para modificar los parmetros de la institucin educativa debe hacer clic en la pestaa Parmetros y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.
Indica el valor mximo de criterios de evaluacin en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezar a reducir el tamao de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluacin mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamao A4. Por ejemplo: As se visualiza con un valor de 40:
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NOTA: Ante un cambio en este parmetro, el usuario debe volver a generar las boletas de informacin para que se vean los resultados. Esta opcin indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces mediante esta opcin se indica cuntas lneas se reservar para las apreciaciones escritas del tutor.
Lneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mrito y el Promedio final en la libreta de notas.
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1.
Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaa correspondiente y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE.
Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opcin es haber definido al menos un ao acadmico en la IE.
Ya en la modificacin, el usuario podr seleccionar el ao acadmico y uno o ms programas en los que participa le IE en el ao indicado. Haciendo clic en el botn de Seleccione programas, el usuario podr seleccionar el o los programas.
Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final despus de haber seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:
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4.
Ao Acadmico
Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.
Registrar Ao Acadmico
Eliminar el registro
a.
Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del ao acadmico Calendario fecha de inicio de ao acadmico Calendario fecha de fin de ao acadmico Cuando se crea un Nuevo ao acadmico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una seccin posterior en esta opcin cmo se activa un ao acadmico.
b.
Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Especialidades.- Este link permite asociar una o ms mdulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las reas que as lo permitan como por ejemplo Educacin para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuacin:
c.
d.
Al pulsar el botn Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinacin entre especialidades y mdulos:
El usuario podr seleccionar uno o varios mdulos de especialidad y posteriormente presionar el botn Grabar. Posteriormente se deber configurar el mdulo de especialidad a nivel de grado acadmico dentro de la IE.
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e.
Cambio de estado del ao acadmico.- El control del estado del ao acadmico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operacin del mismo. Los estados posibles de un ao acadmico son: Inactivo: Implica que el ao acadmico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activacin se puede inicializar con los datos que son copiados de un ao acadmico anterior. Activo: Significa que un ao acadmico ya est en condiciones de poder aceptar informacin. El proceso de activacin consiste en hacer clic en el cono del estado inactivo, entonces se mostrar el siguiente mensaje:
Al aceptar, se mostrar la siguiente ventana que pregunta al usuario por cmo desea activar el ao acadmico:
Al pulsar el botn SI, el sistema har la copia de la informacin contenida en el ao acadmico indicado en la ventana. Entre la informacin que copia se encuentra: las secciones, las reas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la informacin copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el cono de la columna Informe. El resultado sera parecido al siguiente.
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Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la pgina desde el explorador presionando la tecla F5. Cerrado: Significa que no se podr realizar ninguna operacin del sistema que corresponda a un ao acadmico con este estado. Para cerrar un ao acadmico se debe hacer clic sobre el cono de un ao acadmico abierto, en seguida se advertir al usuario que va a proceder a cerrar un ao acadmico.
5.
Fases
Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un ao acadmico (por ejemplo: perodo regular, perodo de recuperacin). El siguiente grfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un ao acadmico.
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Registrar Fase
Elimina el registro
a.
Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de fases
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Fecha Desde Fecha Hasta Estado Permite Asistencia Identificador y descripcin de la fase. Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de ao acadmico. Estado de registro Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.
b.
Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Cambiar estado de Fases.- Esta opcin permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta funcin es de importancia para todos los procesos que se realizan mediante la opcin Procesar notas. Mientras la fase se encuentre activa se podr realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitir realizar procesos.
c.
d.
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Una vez que la fase ha sido cerrada tambin se deshabilita el enlace de modificacin
Enlace de modificar deshabilitado.
6.
Perodos de Evaluacin
Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Perodo Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollar las actividades del Ao Acadmico.
a.
Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Perodo Listado de tipo periodo. Puede ser:
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Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin Calendario fecha fin del perodo de evaluacin Estado de la etapa de evaluacin
En el inicio del ao acadmico, se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente, al iniciarse el proceso de evaluacin y la posterior culminacin se deber cambiar este estado, respectivamente a En evaluacin y Evaluado.
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b.
Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
c.
27
7.
Registro de Ambientes
Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de clases de la institucin educativa.
Registro de Ambiente
a.
Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Tipo de Ambiente Identificador del ambiente Tipo de rea fsica
Descripcin del ambiente Descripcin detallada de la local fsico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Medida del local en metros cuadrados. Condicin del local fsico del ambiente
Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Nmero de bienes en ptimo estado Regular Nmero de bienes en regular estado Malo Nmero de bienes en mal estado
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Eliminar el registro
b.
Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
c.
d.
Descripcin del Reporte: Aula Ubicacin Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas Es la descripcin del aula. Ubicacin fsica del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
8.
Grados y Secciones
Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institucin Educativa para un ao acadmico en particular. Inicialmente se mostrar lo siguiente:
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El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un grado va a llevar en un ao acadmico determinado. a. A GREG AR G R AD O POR A O .- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y segn el diseo curricular se van a asociar estas reas curriculares a cada grado.
Elimina el registro
1. Agregar reas por grado. Una IE puede haber definido reas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace Num reas abrir la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las reas correspondientes a un determinado grado.
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Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y luego seleccione los talleres y pulse el botn Agregar.
Dado que los talleres que aparecen son reas, debe haber un catlogo nico de reas que pueden ser talleres.
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una ventana en donde sale el mensaje de que si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
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Si el rea tiene criterios de evaluacin relacionados, entonces primero deben ser eliminados. Para configurar las especialidades de un rea dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se deber hacer clic en el cono , tras lo cual se presentar una ventana que solicita creacin de una lista con los mdulos de especialidad que tendrn lugar en el grado especificado.
2. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe informacin de secciones asociadas a un grado de la IE.
3. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Areas.
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Contenido Silbico
4. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.
5. Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
6. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.
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7. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Ao Cdigo Diseo Cdigo Nivel Cdigo Grado Cdigo rea Cdigo Descripcin Fecha Programada Identificador del ao acadmico Identificador del diseo curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de rea generic Identificador del contenido silbico Descripcin del contenido silbico Fecha de exposicin programada.
8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el listado de las secciones.
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Estudiantes de Seccin
b.
A GREG AR S ECCIONES . 1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una seccin en la fase regular debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar
Listado de Personal
Listado de Aulas
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde est la lista de personal de la Institucin Educativa, pulse doble click en el registro del personal.
Al elegir la seccin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Seccin Descripcin Tutor Identificador de seccin Descripcin de la seccin Es el personal encargado o responsable de la seccin. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la seccin el registro puede continuar. Especifica el aula de uso ms frecuente por la seccin. Nmero de vacantes disponibles. Etapa en la cual se dispone el uso de la seccin. En una fase de recuperacin es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un rea determinada. rea relacionada a la fase de recuperacin. En la fase de recuperacin de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que estn recuperndose en un rea en particular. Es el turno en el que funcionar la seccin.
rea Recuperacin
Turno
2)
Agregar Secciones en la fase recuperacin.- Para agregar una seccin en la fase recuperacin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde est la lista del personal de la Institucin Educativa, pulse doble click en el registro del personal.
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Despus elija la seccin, mostrara la siguiente ventana donde est la lista de aulas, pulse doble clic en el registro del aula.
Al elegir el rea de recuperacin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de reas, seleccione el rea que se dar la recuperacin pulse pulsando doble clic en el registro del aula.
Despus de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana
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Despus de verificar la informacin pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde muestra la seccin de recuperacin, en esta seccin estarn todos los estudiantes que recuperaran una determinada rea
3)
Mostrar Horarios Asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num. Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Seccin.
Elimina el registro
4)
Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: reas Docentes Da Desde Hasta rea genrica impartida Docente responsable del dictado Da de la semana en que se dicta el rea en la seccin. Hora de inicio del dictado Hora de fn del dictado
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Esta asignacin del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y las secciones que tienen una asignacin de este tipo. Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una seccin regular: Se mostrar el listado de los estudiantes matriculados en la seccin, de la siguiente manera:
Pulse aqu para ver la ltima boleta de notas como muestra la siguiente ventana
Despus de pulsar la opcin de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana
Para una seccin de recuperacin: Si la seccin en cuestin pertenece a una seccin de recuperacin entonces el sistema mostrar una ventana similar a la siguiente:
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Inicialmente no se mostrarn estudiantes en recuperacin, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botn Agregar. Al presionar este botn se muestra la siguiente ventana:
Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.
Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promocin y Repitencia del ao acadmico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperacin. Al presionar el botn Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la seccin. 5) Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.
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En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.
9.
Fechas Especiales IE
Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sbado o un domingo.
a.
Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
41
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Descripcin Tipo fecha Especial Identificador de la fecha especial, este nmero es autogenerado por el sistema. Descripcin de la fecha especial Tipo de fecha especial
Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrar la asistencia. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.
El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la asistencia a la Institucin Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:
Eliminar el registro
b.
Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.
c.
d.
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43
Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por apellidos, nombre y cdigo modular.
1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se
habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nmero Personal Tipo documento Es personal SUP Identificador asignado por el sistema Tipo y nmero de documento de identidad Indica que si el personal siendo registrado est incluido en el SUP (Sistema nico de Planillas), entonces los datos son extrados y no pueden ser modificados. Gnero masculino o femenino Apellido paterno del personal Apellido Materno del personal Nombre completo del personal Pas de origen de la persona Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Nmero de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel de instruccin de la persona Corresponde al ao acadmico que el personal labora en la Institucin Educativa que realiza el registro.
Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Nmero Colegiatura Lugar Nacimiento Nivel Instruccin Asociar ao acadmico
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Seleccin el registro
Listado Ubicacin Geogrfica Qu pasara si el usuario desea ubicar algn distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una bsqueda especfica, entonces el sistema le mostrar Huancavelica e Ica, entre otros ms. Sin embargo, el usuario puede pedir una bsqueda especfica con lo que se tiene el siguiente resultado:
Como puede observar slo se muestran cinco pginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rapidez.
Asociar ao acadmico.
Esta asociacin permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un ao acadmico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionar el (los) ao(s) acadmico(s) que corresponda(n):
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Finalmente, despus de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botn Grabar y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.
2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de bsqueda:
bsqueda especfica y bsqueda por filtros. a. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de personal, cdigo modular tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Personal Cdigo Modular Tipo de Documento Nmero de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Documento de identidad Nmero de documento de identidad
b.
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2. El botn Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado
1. Ingrese todo el apellido o nombre (parte de cualquiera de ellos) que el usuario requiere ubicar. Por ejemplo, el sistema mostrar, todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre, apellido patero o materno.
Despus de pulsar sobre el registro abrir la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando
3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda
Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuacin (impidiendo la modificacin). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que pertenezca a la IE que cre el personal.
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Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar tambin los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.
Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
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Listado de Ubigeo
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Direccin Telfono Tipo de servidor Condicin Ubicacin geogrfica Direccin de la persona Nmero telefnico de la persona Tipo de servidor pblico Condicin laboral
Cargo
Nivel Magisterial
Nivel en el magisterio.
Tipo de Personal
4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros
para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
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Es posible que el sistema no permita la eliminacin fsica del registro debido a que pueden existir registros relacionados (reas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al siguiente:
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Esta opcin tambin permite la signacin de reas curriculares que estn bajo la responsabiliad de un personal de la IE.
a) Bsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de bsqueda nos permiten ubicar fcilmente a un personal IE y poder realizar alguna asignacin o edicin. Puede hacerse por Apellidos y Nombres as como por cdigo modular.
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b)
Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el botn Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de agregacin de personal. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
Criterios de Bsqueda:
El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el mbito de bsqueda correspondiente: seleccionar En esta IE o la opcin En general, respectivamente.
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Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una bsqueda especializada como sigue:
Tambin puede ingresar los apellidos y nombres (en minsculas o maysculas y pueden estar en cualquier orden)
Despus de seleccionar el personal de la institucin educativa y pulsar el botn grabar nos mostrara la siguiente ventana.
El estado del personal en el ao es Inactivo por defecto. Para que el docente pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el cono y mostrara la siguiente ventana de confirmacin a lo cual tiene que pulsar Aceptar.
Despus de pulsa Aceptar el estado cambiara a Activo como se muestra en la siguiente ventana:
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c)
Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el ao ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algn dato le mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitir que se elimine el registro.
Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una persona (docente, generalmente) a un rea determinada para una seccin.
d) Asignar Personal de la IE por reas.- Mediante esta opcin es posible asociar un personal de la IE a un grupo de reas con el objetivo que sea este personal quien posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.
Para iniciar el registro deber hacer clic en el nmero que indica la cantidad de reas asociadas al personal.
Para asignar reas al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene reas asignadas.
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Entonces, aparecer la siguiente ventana, que muestra las reas que el un personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningn rea):
El sistema solicita los siguientes datos: Diseo Grado Area Estado Es el diseo curricular que agrupa el o las reas que el personal va a asociarse. Es el grado de la IE asociado al personal de la IE. Es el rea que ser asociada al personal Es el estado de la asociacin
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Cuando se graba el registro, se puede observar la asignacin que el personal tiene para un rea en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones. Finalmente se deber indicar cules son las secciones que estarn a cargo por el docente.
Para asignar secciones al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene secciones asignadas para el grado y rea.
e)
Asignar Secciones al personal por reas.- Una vez realizado el paso anterior, se podr asociar un conjunto de secciones al docente en un rea determinada. Este registro tiene el mismo resultado que la opcin de Registro de Secciones en la opcin de Grados y Secciones.
Esta asignacin permite indicar al sistema a cules secciones tiene acceso un docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del sistema, pueda solo acceder y actualizar a la informacin que le corresponda, principalmente con respecto al proceso de evaluacin. Al pulsar el botn Agregar, se muestra la siguiente ventana:
En esta ventana se registran los siguientes datos: Seccin Da Es la seccin donde el personal (docente) va a ser responsable del rea. Viene a ser el da de la semana que sern las sesiones 57
de clase.
Hora
Desde
Hasta
El botn permite obtener el listado de las horas pedaggicas definidas a nivel de toda la institucin educativa Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesin de clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30) Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesin de clases.
f)
Imprimir el personal de la Institucin Educativa.- Mediante el botn Imprimir, es posible obtener los siguientes listados del personal:
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Pulse seleccionar para ingresar la asistencia Listado de registro de asistencia por mes
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Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado Leyenda: Descripcin de los estados
El usuario podr indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre cada una de las celdas.
Se debe considerar que si en la opcin de Configuracin de la Institucin Educativa se ha indicado que se laboran un conjunto de das en particular, esos das sern susceptibles de registro de asistencia.
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61
Al pulsar la opcin de usuarios abrir la ventana donde se encuentra la lista de usuarios de un determinado Rol
Al hacer click en el enlace de actualizar Privilegios abrir la ventana donde mostrara la lista de privilegios las cuales se podr modificar de cuerdo al requerimiento
Al pulsar agregar se abrir la siguiente ventana ingrese la informacin solicitada y pulse el botn grabar.
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Id Rol Descripcin El cdigo el cual va identificar al Rol La descripcin del Rol
Al pulsar en la opcin de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relacin de usuarios de un determinado rol
Al pulsar la opcin de privilegio abrir la siguiente ventana en donde puede escoger los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga despus de seleccionar los privilegios pulse guardar. 62
El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningn tipo de mantenimiento. El icono de lpiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento
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Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Personal I.E asociado Seleccione el personal que est asociado a la I.E. El sistema mostrar nicamente los usuarios que se encuentren activos en el ao acadmico en curso. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que seran incluidos.
Login Usuario
Rol
Ingrese el login del usuario con el cual tendr acceso al sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es que existiera. Ingrese la contrasea para que ingrese al sistema. Ingrese nuevamente la contrasea, debe coincidir a la contrasea ingresada en el campo anterior. Ingrese el correo electrnico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea vlido. SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentar una ventana que solicite el cambio de password. NO: El usuario podr entrar al sistema directamente Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El sistema va a validar que un personal de institucin educativa tenga solo un usuario (login) en la institucin educativa.
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Los datos que se ingresan en este mantenimiento son Cdigo de familiar El cdigo que identifica al familiar
Luego de la bsqueda se muestra la informacin actual del familiar. Apellidos y nombres Domicilio Centro de trabajo Telfono Email Cuenta Usuario Usuario login Se muestran los apellidos y nombres del familiar Se muestran el domicilio Se muestra el centro de trabajo del familiar. Se muestra el telfono del familiar Se muestra la cuenta de correo electrnico del familiar, Va indicar que est habilitado para ingresar al sistema Usuario con el cual va ingresar al sistema
Para la bsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y despus pulse el botn Buscar
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Despus de pulsar sobre el registro regresar a la ventana anterior donde se puede observar los datos del familiar, pulse el botn modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE correspondiente.
Pulse el botn modificar para que pueda realizar las modificaciones correspondientes
Luego, se podr marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener informacin:
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Despus de darle grabar abrir la siguiente ventana donde indica que la informacin se grab correctamente. Tambin muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave sern el DNI del familiar) con los cuales podr ingresar al sistema.
Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podr acceder mediante el enlace correspondiente.
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En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.
Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la informacin correspondiente de los estudiantes a los cuales est asociado.
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a.
Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de Ubigeo:
Nota: En la opcin Posee Apellidos Si escoge la opcin Ambos podr ingresar los apellidos y nombre de estudiante, si escoge la opcin Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nro. Estudiante Cdigo Estudiante Sexo Posee apellidos Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Cargar foto Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Identificador asignado por el sistema Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Gnero masculino o femenino Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp. Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)
El control de la homonimia en el sistema. En el momento que est ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si ste ya existe en la base de datos, se mostrar la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales ms importantes.
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El registro mostrado podra tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que el usuario pueda verificar informacin adicional que le permita determinar si se trata de un caso de homonimia, entonces podr solicitar al sistema informacin adicional desde la columna registrado como. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la informacin como nueva. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, despus de ingresar la informacin requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la informacin ingresada y le saldr la siguiente ventana.
En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los dems datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro. b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la bsqueda especfica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.
Nuevas pestaas
Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botn correspondiente y aparece la siguiente ventana.
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Ingresando al botn Examinar, se podr buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante. Enseguida pulse Abrir.
Enseguida tendr que presionar el botn Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de progreso:
GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Contiene la informacin principal del estudiante tales como: Cdigo de Estudiantes, Sexo, Apellidos y Nombres, pas de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil, lugar de nacimiento y foto del estudiante.
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A continuacin se va a detallar las dems fichas: FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha Domicilio y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Lugar Residencia Direccin Lugar Telfono Ao de nacimiento Ubicacin geogrfica del domicilio del estudiante Detalle de la direccin del domicilio del estudiante Lugar de domicilio Telfono de domicilio
Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.
FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha Situacin Laboral y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Edad Descripcin Horas Sem. Ao de labores Edad correspondiente al ao de labores Detalle del trabajo o las labores realizadas Nmero de horas semanales que labor
Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.
FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha Datos Secundario y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios
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En esta pestaa se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Una explicacin especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:
Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada Los otros datos que se registran en este mantenimiento son: Lengua Materna Lengua por parte de madre
Segunda Lengua
Religin
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Tipo de Discapacidad
Parto
Detalles del modo de nacimiento Nmero de hermanos del estudiante Orden que ocupa entre los hermanos
GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la informacin del peso y talla del estudiante.
Calendario
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Control Fecha del chequeo mdico realizado Tipo de control realizado.
Resultado Observaciones
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Tipo Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud.
Enfermedad/ Vacuna
Observaciones
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Detalle de las alergias que puede sufrir Accidente o caso acontecido Tipo de sangre del estudiante
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar
Domicilio
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Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
c.
Generar Ficha de Matrcula.- Se pulsa el botn Imprimir Ficha de Matrcula, ubicado en la parte superior derecha del formulario Principal. Esta opcin permite realizar la impresin fsica de la Ficha nica de Matrcula.
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d.
Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
e.
Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de estudiante, cdigo del educando tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.
Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Cdigo Estudiante Cdigo del Educando Tipo de Documento Nmero de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de nico de estudiante Documento de identidad Nmero de documento de identidad
f.
Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
g.
Matricula de estudiantes.- Se accede al pulsar el botn Matricular. Permite registrar una nueva matricula o ratificar una matrcula del estudiante consultado.
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En caso el estudiante no tenga algn familiar registrado, el sistema le mostrar este mensaje.
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82
83
a.
Nueva Matrcula.- Para agregar una matrcula debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Cdigo de matrcula Identifica a la matrcula. Es un nmero que es asignado por el sistema para cada ao acadmico en
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Cdigo de Estudiante
Fecha de matrcula:
cada IE. El cdigo que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acpite la bsqueda y creacin de estudiantes para ser matriculados. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrcula. Muestra la imagen asociada al estudiante. Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.
Situacin matrcula
El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado El estudiante ha reingresado a estudiar
Seccin Trabaja
Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitir el primer grado del nivel. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.
Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones I.E Procedencia Misma IE Otra IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrcula. El estudiante procede de una IE
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Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE.
Condicion Laboral
En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institucin Educativa en el mismo ao acadmico (aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.
Bsqueda y creacin de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrcula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botn de ayuda. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones En la I.E Solo buscar los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante est asociado a su IE. Bsqueda General Realizara una bsqueda general en toda la base de datos. Esta ser ms costosa en recursos y retornar la informacin en un periodo ms largo de tiempo.
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En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volver a la ventana de Registro de Matricula como se muestra en la siguiente ventana
En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opcin Nuevo Estudiante y les mostrara la siguiente ventana:
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Esta ventana permite registrar un estudiante de manera ms directa que la opcin de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los dems datos, la ventana que queda se parece a la siguiente:
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Estudiante Cdigo Educando Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Identificador asignado por el sistema. Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Gnero masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)
Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la informacin del apoderado que est matriculando al estudiante en el ao acadmico en cuestin. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje:
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Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la informacin del apoderado:
Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Tipo y nmero de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.
Lugar Nacimiento
Parentesco Sexo
Grado Instruccin
Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.
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Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
Pulse la opcin Nuevo para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la informacin.
Finalmente pulse el botn grabar para que guarde la informacin ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrcula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrcula. Note que el nmero de estudiante que se ha creado. b. Modificar Matrcula.- Para modificar una matrcula primero busque el registro que desee modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificacin y pulse la opcin Buscar
Bsquedas especficas
Las bsquedas especficas permiten ubicar la matrcula de un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo matrcula, cdigo de estudiante tipo y nmero
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de documento luego debe de pulsar el botn Buscar y mostrara los datos de la matrcula de estudiante. Despus de encontrar el registro del estudiante pulse el botn Modificar para realizar los cambios necesarios y abrir la siguiente ventana.
Las cuales pasamos a describir a continuacin: REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrcula y realizar un mejor control a la IE de la documentacin que se necesita para este proceso.
REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace Registrar el Apoderado, luego pulse el botn Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualizacin de los datos del estudiante. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Es apoderado Tipo y nmero de documento Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar.
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Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil
Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.
Grado Instruccin
Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.
Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deber acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana.
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Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botn modificar para que pueda ingresar la informacin
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Pulse Modificar
AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas reas pulse el botn Agregar, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las reas. Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar.
Pulse grabar para guardar la informacin ingresada, caso contrario pulse salir
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseo Curricular Areas Diseo curricular nacional o plan de estudios rea genrica. No todas las reas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las reas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religin. Documento que autoriza la exoneracin del estudiante. Calendario de fecha de exoneracin Comentario u observacin referidas a la exoneracin.
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Se quedara registrada el rea exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de ID
REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo).
Dado que la situacin de esta matrcula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar reas a cargo.
En la siguiente ventana se podr ingresar la informacin correspondiente a las reas a cargo que el estudiante tiene de matrculas anteriores.
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Los datos que se ingresan en esta ventana son: Ao Institucin Educativa Diseo curricular Grado Ao al que corresponde al rea a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el rea que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el rea a cargo. Debe ingresarse un rea precedente del grado de matrcula. Es el rea del diseo curricular que el estudiante lleva como cargo.
rea
c.
Eliminar Matrcula.- Utilice la bsqueda especfica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminacin solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el estado de En proceso y no existen ninguna informacin relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
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Despus de pulsar aceptar nos mostrar la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada:
d.
Confirma matrcula. Cuando est seguro que los datos ingresados en la matrcula del estudiante son los correctos pulse el botn Confirmar Matricula; el estado de matricula que se encontraba En proceso pasara al estado Definitiva por lo tanto ya no podr realizar ningn tipo de modificacin como se muestra en la siguientes ventanas.
Pulse la opcin cuando este seguro que todos los datos estn correctos
Estado
Cuando el estado de matricula sea Definitiva no se podr realizar ninguna modificacin a los datos.
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Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecer los estudiantes que tienen su matrcula en estado DEFINITIVA.
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En el caso que selecciono la opcin de reverso y pulsar Ficha de Matricula mostrara la siguiente ventana.
99
e.
Imprimir.- Es la opcin que te permite imprimir la informacin relacionada a la matrcula, si pulsa esta opcin le abrir la siguiente ventana la cual tiene dos opciones
Si escoge la primera opcin Constancia de Matricula Estudiante le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula
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Al escoger la segunda opcin Relacin de estudiantes por fecha matricula mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relacin de estudiantes correspondiente al ao en curso.
Seleccione la seccin
Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opcin de seccin, tambin tenemos que elegir una de las opciones; automticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrcula, R.D institucional, Fecha de aprobacin como se muestra en la siguiente pantalla
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Despus, pulse el botn Generar Nmina para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula. La imagen de la cara anterior es como sigue:
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Remisin del formato de la nmina de matrcula. Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n 02, tal como lo muestra este diagrama:
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Una vez que se ha culminado exitosamente con la nmina de matrcula con la informacin registrada en el sistema, para remitir el usuario deber marcar el check de Remitir nmina formato PDF.
Luego de pulsar el botn de Generar Nmina aparecer una ventana de advertencia y confirmacin similar a la siguiente:
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptacin se genera un formato PDF de la nmina de matrcula y dicho archivo es capturado y almacenado en la base de datos del sistema. Note tambin que no es posible volver a generar el formato de la seccin en curso ya que queda bloqueada la caja de check.
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Al seleccionar una seccin, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Por ejemplo:
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en paquetes de envo para remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin que corresponda. Para agrupar formatos en paquetes de envo se debe pulsar el botn Establecer paquetes de envo, con lo que aparece una ventana como la siguiente:
Note que es posible armar un paquete con formatos de secciones de diferentes grados.
Es posible tambin ingresar un documento de referencia que puede ser el nmero de oficio de la IE con la que se envan los formatos.
Aunque no es lo recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envo.
Este es el nmero de paquete
Impresin del formato de paquete. Finalmente, es posible tambin imprimir el formato de paquete, con el fin de obtener un listado rpido de los formatos que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los
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formatos oficiales a la UGEL. Para proceder a la impresin se debe pulsar el botn Listar paquetes, de esta manera:
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El proceso completo para la emisin rpida de la nmina de matrcula es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El usuario, al ingresar a la opcin puede descargar el archivo de plantilla en Excel con el fin de realizar all el registro de los estudiantes: Es una seccin por cada archivo. Se realiza el registro de los estudiantes. Se sube (upload) el archivo. Subir el archivo no significa que se haya registrado los estudiantes. Posiblemente el usuario desee modificar la informacin de los estudiantes directamente sobre la aplicacin, ya no sobre el archivo Excel. En ambos casos, el sistema debe validar la informacin ingresada. Si hay inconsistencias, el usuario puede consultar las inconsistencias encontradas. La informacin de los estudiantes de cada una de las secciones permanece grabada, si el usuario desea realizar una nueva carga completa, deber borrar los datos cargados y volver a ingresar los datos por Excel (o directamente, ver actividad 4) Si no existen inconsistencias, se transfiere la informacin y se elimina automticamente los datos cargados. Finalmente se puede imprimir la nmina de la seccin.
8. 9.
Como prerrequisito para usar esta opcin se requiere haber creado las secciones de la IE para el ao acadmico en curso y posteriormente ingresar a esta opcin, tras lo cual se muestra la siguiente pantalla:
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a)
Se activan los botones de la pgina y se muestra el panel que permite visualizar y registrar los estudiantes de la seccin. b) Se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura:
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Descripcin Identifica que se trata de un archivo de nmina Es el cdigo modular, el anexo de la institucin educativa y un separador Es el nivel educativo de la IE Es el ao acadmico Es el cdigo de grado Es el cdigo de la seccin Es un separador y un nmero de control Es la extensin del archivo
B0 2011 10 (es primer grado de secundaria) 04 (que le corresponde a la seccin 4 D de esta IE) _84327 .xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta
Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.
c) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin as como tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de los estudiantes.
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Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrar un mensaje similar al siguiente:
La segunda hoja denominada EstudiantesMatriculados, es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la seccin
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Aqu, algunos alcances sobre esta hoja de clculo: La columna Sexo estar precargada con el sexo asociado a la institucin educativo, de tal manera que , por ejemplo, si la IE es de solo mujeres, esta columna contendr la letra M (Mujeres). Si la IE es mixta, se mostrar por defecto H (hombres) Se cuenta con validaciones que guan al usuario en el registro, por ejemplo, en el caso de la segunda lengua: Estos valores se corresponden con los valores encontrados en la primera pgina:
d)
Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la IE cuenta con un sistema de informacin podr rellenar estos campos a travs de una interfase, solo deber respetar la codificacin que aparece en las listas de la primera pgina..
Nota: En esta pantalla el cdigo de estudiante es un nmero intencional y aleatoriamente generado. Si el estudiante cuenta con DNI, se deber anotar en la columna correspondiente. Si el estudiante tiene DNI, en las nminas de matrcula imprimir el DNI con el prefijo de DNI. La hoja de clculo que se ha descargado tiene 50 lneas. Si el usuario de la IE desea incluir ms estudiantes en la hoja, deber copiar lneas y colocar los nmeros que correspondan a las mismas: 51, 52, 53, etc. e) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
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f)
g)
Presione el bot Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha ledo la hoja de clculo y la informacin es presentada al usuario
h)
Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que sern actualizados.
112
i)
El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relacin. Para modificar un registro, haciendo clic sobre el cono se apertura el formulario correspondiente para modificar los datos que se requiere para la nmina.
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NOTA: Si el estudiante tiene solamente DNI, entonces como cdigo de estudiante debe quedar en blanco ya que el sistema considerar como cdigo de estudiante el DNI. Si el estudiante tiene cdigo de estudiante de 14 dgitos y DNI ambos deben ir. j) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de clculo y volver a realizar la carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es necesario que se eliminen la relacin haciendo clic en el botn Borrar Carga de Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente: Luego de aceptar se muestra lo siguiente:
k)
Al presionar el botn Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la informacin registrada por el usuario. Las validaciones del sistema son: Caso 1: Tratamiento de estudiantes homnimos: En algunos casos, es posible que se est cargando un estudiante con los mismos nombres, apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente est registrado en el sistema. Si todo hace indicar que se trata del mismo estudiante, el sistema solicita la confirmacin por parte del
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usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se muestra a continuacin:
En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homnimo o no. Para indicar que es un homnimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre el registro. Si el usuario pulsa el bot Salir, estar indicando que se trata de la misma persona. El sistema no crear otro estudiante, pero asumir que el cdigo de estudiante que se consigna en la hoja de clculo es el vlido. Caso 2: Tratamiento del cdigo de estudiante: En algunos casos, es posible que se est cargando un estudiante con un cdigo de estudiante que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.
Posteriormente al activar la opcin de Transferir Informacin se vuelve a realizar la misma validacin e impide la transmisin, por lo tanto, el usuario est obligado a corregir la informacin antes de transmitir.
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Se puede optar por eliminar el registro que estn siendo indicados en el Informe de validacin. Para ello se puede
Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante: En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una columna correspondiente en la hoja de clculo.
Luego de transferir la informacin, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el nuevo cdigo de estudiante y el anterior cdigo de estudiante no se ha perdido sino que se ha convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:
m)
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n)
Finalmente, el usuario realizara la actualizacin definitiva con el botn de Transferir Informacin, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:
o)
Al presionar el botn Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. p) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nmina de matrcula mediante la opcin de Nmina de matrcula.
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20. Resoluciones IE
Esta opcin permite registrar las resoluciones que la institucin educativa va generando y que sirven en proceso administrativo de matrcula y dems funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo en el sistema. Al ingresar a esta opcin el sistema muestra una pgina con el listado de las resoluciones registradas. Inicialmente la lista est vaca.
Al agregar una nueva resolucin aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolucin.
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Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolucin Tipo resolucin No est disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolucin se activar la finalidad. El tipo de resolucin identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.
Finalidad
Indique el nmero de resolucin Es la fecha en la que se aprob la resolucin Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolucin. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de inters de la resolucin, segn la finalidad de la resolucin. Por ejemplo, si se trata de una resolucin con la finalidad de matrcula adicional, entonces esta fecha corresponder al inicio del rango para agrupar las matrculas. Al igual que el campo anterior, corresponde al rango final de agrupacin. Es una descripcin breve o resumida de la resolucin. Es el texto de la resolucin
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Note el cono siguiente . Indica que la resolucin tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la informacin contenida en el sistema. En este caso se trata de una resolucin de matrcula, por lo tanto se solicita el registro de las matrculas asociadas. Al pulsar en este cono se muestra la siguiente ventana:
Al presionar el botn Agregar, se muestran las matrculas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.
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En el caso que se desee ir agregando matrculas de acuerdo a un criterio de agrupacin en especial, podr ir filtrando seleccionando la opcin Filtrar, lo cual permitir seleccionar ya sea, grados secciones o estudiantes.
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Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por cdigo de estudiante:
Al presionar el botn Grabar, se confirma a las matrculas de estudiantes y son cargados a la resolucin, apareciendo de la siguiente manera:
Fjese en la leyenda, el engranaje ms oscuro significa que la resolucin se encuentra en el estado de registrado.
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Procesar una resolucin cuya finalidad es de matrcula implica que todas las matrculas asociadas son confirmadas y la resolucin no podr ser modificada. Para procesar una resolucin usted debe hacer clic sobre el cono del engranaje, el sistema le pedir confirmar la accin.
La resolucin pasa al estado de procesado y ya no podr ser eliminada ya que desaparece el cono de eliminacin.
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Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenara automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente ventana.
b. Orden Manual Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.
En la siguiente ventana se puede observar que los nmeros de orden ya estn cambiados
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Despus de cambiar manualmente la numeracin se procede a pulsar el botn Grabar para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado, como se muestra en la siguiente ventana.
En la opcin Orden Manual si usted repite el mismo nmero en el momento de grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
En la opcin Orden Manual usted ingresa un nmero que excede al total de estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
c. Modificacin de una matrcula de estudiante En el caso que desee realizar alguna modificacin de los datos del estudiante presione el enlace Cdigo Educando que permite modificar los datos del estudiante matriculado
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Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado
Despus de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botn Modificar y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.
Despus de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al pulsar Nuevo podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos d. Cambio de estado de la matrcula de estudiantes. Los estados de la matrcula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrcula La matrcula del estudiante procede del proceso de promocin del ao acadmico anterior. En proceso Definitiva Anulada La matrcula es libre y no proviene del proceso de promocin del ao acadmico anterior. La matricula no puede ser modificada La matrcula fue anulada y no tiene validez. El usuario 126
podr eliminar toda la informacin del estudiante, pues se activa el botn de eliminacin
Los cambios de estado posibles son los siguientes: Pre matrcula No No No Si En proceso No No Si Si Definitiva Si Si No Si Anulada Si Si Si No
Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseo Curricular Grupo Seccin El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseo curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La seccin del cual quiere saber la lista de apoderados
Despus de seleccionar todos los campos abrir la siguiente ventana en la cual muestra la relacin de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y seccin
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23.
e.
Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de seccin pulse el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
128
Los datos que se muestran / registran son: Codigo de matricula Grado Seccin Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva seccin Observaciones Identificador nico de matrcula del educando Grado del estudiante. Seccin del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del ao acadmico en curso. Es la seccin de destino a donde ser trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de seccin del estudiante.
Luego debe presionar el botn Grabar y se agregar a la lista de la pantalla principal de la opcin.
Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
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f.
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Descripcin del Reporte: Cdigo de estudiante Estudiante Estado Fecha Observacin Resolucin Seccin Destino Seccin Origen Cdigo de identificacin del estudiante. Apellidos y nombres del estudiante Procesado, Registrado. Fecha de registro del cambio de seccin Motivo del cambio de seccin. Numero de resolucin del cambio de seccin. Seccin Destino del cambio. Seccin Origen
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Los datos que se solicitan son: Cdigo traslado Cdigo matrcula Grado Seccin Observaciones: Resolucin traslado Fecha traslado IE a trasladar Es un nmero autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un ao acadmico. Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado Muestra la seccin del estudiante que va a ser trasladado El usuario registra alguna observacin Es la resolucin que se ha emitido por el traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo.
El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante ser trasladado en la ventana de ayuda siguiente:
En este campo se ingresa el nombre de la IE. Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.
Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen.
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Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opcin de Registro de la Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color naranja los das que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda).
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo de retiro Cdigo de matrcula Nombre de estudiante Resolucin de retiro Fecha retiro Motivo retiro Identificador asignado por el sistema Identificador nico de matrcula del educando Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Nmero de la resolucin de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se est retirando el estudiante.
Observaciones
Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro
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Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).
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Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.
Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuacin: a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico, y como lmite hasta la fecha actual. Por defecto todos aquellos das laborables y marcados como de recuperacin aparecen como Asisti (smbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. Por defecto las fechas muestran los das de la semana y das festivos de manera informativa, as como una descripcin por cada uno de los estados. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicacin del registro.
b.
c.
d.
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Despus Pulse el botn grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron grabados con xito
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuacin. Descripcin Falta Tardanza Falta Justificada Tardanza Justificada Asisti No se registro Smbolo F T J U smbolo de punto espacio en blanco
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a.
Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el cono de la impresora, luego el sistema mostrar la siguiente ventana:
b.
Eliminar asistencia La eliminacin de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les estudiantes pulsando la opcin Limpiar Asistencia
En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar
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En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar
All se pide ubicar la siguiente informacin: Diseo Curricular Periodo Diseo curricular correspondiente al ao acadmico y al nivel al que pertenece la institucin educativa. El es periodo acadmico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuracin realiza por la institucin educativa para el ao acadmico.
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El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluacin, de lo contrario se mostrarn los periodos en cursiva y no podrn ser seleccionados, como por ejemplo:
Grado
Seccin
Viene a ser el grado al que pertenece la seccin que se va a ingresar notas. Es la seccin de los alumnos cuyas notas sern ingresadas:
Note que cuando se ha seleccionado una seccin se activa el botn de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo se va a generar para la seccin que se ha elegido hasta este momento. Ms adelante en este acpite abordaremos la generacin de este archivo:
rea
Despus de seleccionar los datos pulsar la opcin Registro Resumen, mostrara la siguiente ventana.
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Datos generales
En el caso que algn estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estar de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la lnea correspondiente a dicho estudiante estar de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podr realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado
Amarillo: Trasladado
Para registrar notas se procede de la siguiente manera: Al presionar el botn Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:
141
Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida.
Note que la nota final por rea no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta seccin.
Algunas consideraciones para el ingreso de notas: En el momento que se est ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso 9 y no 09; es decir que falto poner el 0 en el momento de guardar la notas automticamente se guardara como 09. En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD sern de color azul y B, C sern de color rojo. El cono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluacin determinado.
Si se presionar el botn Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicacin vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:
142
Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del ltimo criterio de evaluacin.
a.
Cierre del registro de notas Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botn de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botn recibe la siguiente advertencia:
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Note que ambos botones se bloquean. El usuario no podr modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.
b.
Generacin de archivo Excel para carga de notas Como se mencion anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generar un archivo que permita hacer la carga de notas.
Despus de pulsa la opcin Generar archivo Excel mostrara la siguiente ventana, donde primero tendr que pulsar el botn guardar para que despus pueda abrir el archivo donde podr ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el 5.16 Registro de Notas por Docente
144
145
En este sector el usuario debe ingresar las calificaciones de los estudiantes al finalizar el periodo.
28.
Pulse Abrir
Despus de pulsar abrir se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga
146
Informe de Inconsistencias
En el caso que ingresaron las notas errneamente como por ejemplo el rea de comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaa Informe de Inconsistencia donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.
Relacin de inconsistencias
Entre las inconsistencias ms frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran: Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto. Cuando el cdigo modular del estudiante pertenezca a otro estudiante. Que el criterio de evaluacin haya sido modificado
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Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botn grabar o puede pulsar primero el botn grabar y despus corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opcin de Nueva Carga.
Despus de seleccionar el grado y seccin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de estudiantes.
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Despus de pulsar el icono de Registra apreciaciones nos mostrara la siguiente ventana donde se podr registrar las apreciaciones por cada periodo.
Pulse modificar para que pueda ingresar la informacin como se muestra en la siguiente ventana
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Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, en el caso que quiera seguir ingresando informacin en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitar el campo para que pueda ingresar la informacin.
Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la siguiente ventana.
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30.
Procesar Notas
Esta opcin permite realizar el clculo de las notas de los estudiantes durante el ao acadmico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperacin. Este proceso tiene las siguientes caractersticas: Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estacin del usuario, se emite la orden de ejecucin del proceso y un servidor central realiza el clculo y la actualizacin de los datos. Es asncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el clculo correspondiente. Por estas dos razones existe el botn de refrescar tablero mediante el cual el usuario puede actualizar la informacin que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. El usuario debe indicar el ao acadmico, diseo curricular y la fase que desea realizar el clculo de notas. FASE REGULAR Al ingresar a esta opcin se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la siguiente pantalla:
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Porcentaje de avance
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del ao acadmico a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del ao acadmico. La tercera columna se refiere al estado del periodo. En esta columna los estados posibles son: Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.
b)
En evaluacin: Cuando se est evaluando el periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo est En evaluacin c) Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.
La cuarta columna se refiere al proceso notas finales que consiste en obtener la nota final de cada estudiante en el periodo seleccionado. Al culminar un proceso el clculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente
Enlace Informe de Proceso Clculo de Notas. Datos de la secuencia de proceso seguida (grados, secciones, nmero de estudiantes)
d)
La quinta columna es Procesos previos se refiere a los procesos que se deben realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al ltimo periodo y solo se activa para el ltimo periodo del ao acadmico en curso. Este proceso consiste en actualizar la
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situacin del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promocin y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promocin de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de promocin y repitencia se definen centralizadamente.
Despus de pulsar Procesar se realizar el proceso en la secuencia indicada como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habr terminado cuando todos los procesos estn en el estado de Conforme.
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e)
La sexta columna se refiere a la generacin de libretas de los estudiantes. Este proceso consiste en la generacin interna de un archivo PDF conteniendo la informacin impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier momento por el familiar o docente.
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Seleccione el grado
Seleccione la seccin
Despus de pulsar la opcin Mostrar Reporte mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones.
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Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular est CERRADO, de esta forma no se podr realizar accin alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.
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Proceso de generacin de pre-matrcula. Este proceso consiste en la preparar la informacin de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el ao acadmico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente ao acadmico. Como requisitos bsicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.
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Requisito 03: Al menos debe existir una seccin para cada grado a donde sern promovidos los estudiantes. Requisito 04: El ao acadmico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no ser completado y se mostrar el siguiente mensaje:
FASE DE RECUPERACION Este proceso permitir obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Proceso de Recuperacin Acadmica) y de los cuales se haya registrado sus notas de reas a cargo.
Al presionar el botn nos muestra una ventana de confirmacin de la ejecucin del proceso.
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Sector de seleccin.
Sector de procesamiento Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente Muestra el estado
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
Criterio de Seleccin
Primer Criterio de Seleccin: Grados El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opcin Por grados, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Despus de seleccionar la opcin Por grados podemos observar todos los grados del ao acadmico en el sector de seleccin. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.
Despus de seleccionar los grados pulse la opcin Procesar Notas, esta opcin se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opcin de Refrescar tablero para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.
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% de Avance
Segundo Criterio de Seleccin: Secciones. Seleccin la opcin Por secciones y mostrar la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.
Despus de seleccionar las secciones pulse la opcin Procesar notas esta opcin se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Tercer Criterio de Seleccin: Estudiantes. Permite el proceso de notas y generacin de libretas por un grupo de estudiantes determinado.
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Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Si el usuario debe ingresar ms de tres caracteres para buscar, sino se emitir este mensaje
Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.
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Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link Ver Informe.
Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de generacin de boletas de informacin o que el perodo se encuentre EVALUADO.
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Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.
En el caso que haya elegido el criterio de seleccin la opcin Por Grados le mostrara la siguiente ventana:
Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opcin Generar archivo de impresin
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Puede seleccionar la seccin de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse Generar archivo de impresin
Despus de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrir la siguiente ventana en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando
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Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
Puede pasar uno o varios registros y finalmente pulse Generar archivo de impresin
Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones, presionando el botn de Generar archivo de impresin.
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Una vez que el usuario ha ubicado la seccin que desea imprimir, pulsa el botn Generar Acta y se muestra el acta correspondiente.
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Despus de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanacin
35.
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En primera instancia se debe elegir la seccin que se desea ingresar las notas de reas a cargo.
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Despus de seleccionar el ao acadmico y hacer click en el botn Mostrar Reporte le mostrara la siguiente ventana:
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