TALLER SOBRE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Cmo administrar bien su tiempo para incrementar la productividad en su trabajo y disfrutar de su tiempo libre

GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LPEZ UNIVERSIDAD EAFIT Colombia

Objetivo del taller Analizar costumbres y actitudes actuales relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir maneras eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en general.

Temas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

El valor del tiempo. Cmo planear el tiempo? Criterios para priorizar actividades. Herramientas: Horario, agenda y listas Cambie su lugar de trabajo. El manejo de documentos fsicos y electrnicos. Cmo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los dems. Manejo de reuniones. Manejo del telfono y del correo electrnico. Preparacin de viajes de negocios, administracin del tiempo durante el viaje. Programacin del tiempo libre.

Metodologa
El taller es prctico y participativo. El recorrido por los diferentes temas se hace de forma dinmica apoyado en tareas y consejos tiles motivando cambios inmediatos en las costumbres de los participantes y en su lugar de trabajo para hacerlo ms productivo.

Duracin


El taller presencial tiene una duracin de 16 Horas. En modalidad virtual, el taller tiene una duracin de 3 semanas con una dedicacin estimada de 8 Horas semanales del participante.

Profesor
GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LPEZ gvillega@eafit.edu.co Ingeniero Mecnico de la Universidad EAFIT, Ph. Ph.D. en Ingeniera Industrial y Especialista en Gestin Industrial de la Universidad Politcnica de Valencia (Espaa), Experto en aseguramiento de la Calidad ICONTEC. ICONTEC. Ocupacin actual:
 

Profesor Investigador Universidad EAFIT Conferencista y Consultor Internacional

Expectativas Iniciales

Qu espero obtener al final de este curso?

Objetivo

Lugar a donde quiero llegar

El valor del tiempo

Siempre que se hace referencia al tiempo se considera nuestro recurso ms valioso. Para reflexionar: Qu es el tiempo? Por qu el tiempo es valioso? Para qu hacer un buen uso del tiempo? De qu maneras puedo aprovechar el tiempo?

El uso del tiempo

Pocas personas estn dispuestas a reconocer que gran parte del tiempo se malgasta. Cmo hacer un mejor uso del tiempo? Pasos: Analizar la forma en que se aprovecha en los diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversin, etc.) considerar cmo distribuirlo con mayor eficacia

Acciones

Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas). Este registro le proporciona un punto de partida para evaluar en qu debe mejorar. Divida cada da en secciones de 30 minutos Registre exactamente a qu se dedic en cada seccin Evale el tiempo utilizado en tareas productivas e improductivas

Cunto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada en el momento incorrecto, dejando de cumplir los objetivos fijados para ese da?

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo

istribuci n ideal del tiem po

15% 1 2 60% 25% 3

Grupo 1: Tareas rutinarias Grupo 2: Proyectos en curso Grupo 3: Planificaci n y desarrollo

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo

istribuci n real del tiempo

15%

1 2 25% 60% 3

Grupo 1: Tareas rutinarias Grupo 2: Proyectos en curso Grupo 3: Planificaci n y desarrollo

Para responder

Realizo tareas que debera hacer otro? (o que no agregan valor)

Hay patrones repetitivos en el registro?

Siempre me dedico a las tareas del Grupo 1 por las maanas?

Suelo tardar ms de lo calculado para una tarea?

Dispongo del tiempo suficiente para reflexionar y ser creativo?

Trace un plan

Fjese metas personales y profesionales a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida).

Cada meta supondr llevar a cabo una serie de tareas.

Construya un horario en el que balancee las actividades (incluya das de 24 horas y semanas de 7 das).

Tomar tiempo para planificar amplia la visin, produce satisfaccin personal, evita el estrs y ayuda a lograr los objetivos.

Estrs y envejecimiento

Segn Epel, la gente puede ayudar a reducir el efecto del estrs sobre el envejecer con una variedad de tcnicas, como por ejemplo:
      

Ejercicio moderado Buen sueo Manejo de expectativas y metas Aceptacin - no intentando controlar aquellas cosas que no dependen de mi Encontrar el significado de las cosas Consolidacin de lazos familiares y sociales significativos Creencia espiritual o religiosa
(agosto/06)

Fuente: http://www.NewsTarget.com/019974.html

Criterios para priorizar actividades

Analice las tareas Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan. Despus seprelas en tres categoras: Tipo A, B o C.

Tipo A: Tareas importantes y urgentes Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias

Si tuviera dudas acerca de alguna tarea, considrela del tipo C o elimnela.

Equilibrar tareas diarias

TAREAS A

Una Jornada Laboral

TAREAS C

TAREAS B

Clasificacin de tareas (adaptacin a partir de Covey) Covey)

Ms urgentes Ms Importantes Menos importantes I. Importantes y urgentes III. Urgentes no importantes Menos urgentes II. Importantes no urgentes IV. No importantes y no urgentes

Para recordar
El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta: siempre llevar a ahorros al final. El agotamiento se evita haciendo planes de vida, no slo viviendo el da. Administrar el tiempo significa hacer cosas con ms eficacia, no slo con ms rapidez. Cada da debe hacer al menos una cosa placentera. Los momentos de tranquilidad en la oficina, como antes de que vengan los dems, son muy tiles.

Momentos de tranquilidad
Usted necesita tiempo para s mismo: tiempo para reflexionar, evaluar prioridades y concentrarse en tareas difciles o prioritarias. No dispondr de este tiempo si no lo planifica cotidianamente. No se sienta culpable por encerrarse. Explique a los dems que tendrn su atencin una vez usted haya disfrutado de ese perodo breve libre de interrupciones y distracciones. Intente disciplinarse y ocupe este tiempo de manera constructiva: Dedquelo a tareas del Tipo B que requieren su total atencin.

Maximice la eficacia

Listas de chequeo
Sirven para asegurar que las actividades que se deben realizar no se olvidarn.

Deben estar visibles No deben dejarse almacenadas en la memoria. Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgo de terminar siendo usado por la lista.

Agendas

El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar fechas de entrega de proyectos, etc.

Elija el tipo ms adecuado a sus necesidades

No escatime costos, compre la mejor que pueda

Debe llevarla siempre

Usela con eficacia

Separe horarios para realizar tareas B en momentos de mxima energa

Defina horarios de descanso

No escriba en ella las tareas por hacer

Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada da para atender cualquier situacin inesperada que surja

Generaciones de administradores de tiempo (Stephen Covey)

Primera Generacin: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer) Segunda generacin: Programadores (planean y usan la agenda) Tercera generacin: Priorizadores (Fijan objetivos y actan de acuerdo a prioridades). Cuarta generacin: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos).

Cambie su lugar de trabajo

Considere su escritorio como una lnea de montaje. Por un extremo entran las materias primas (en su mayora en forma de papeles) para ser procesados por una mquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el sitio donde deben estar.

Cosas que hacer

Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados con tareas anteriores. La superficie de trabajo debe tener slo lo necesario (productos en proceso). Ordene los cajones y de ser posible ELIMNELOS Defina un lugar para sus herramientas (lpiz, tijeras, grapadora, etc) y siempre mantngalas en este lugar.
Foto: Gustavo Villegas L.

Cinco palabras en japons

SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar) SEI: SENTIDO

Sentido de clasificacin

Clasificar es hacer la diferencia entre lo que se necesita y lo que no se necesita. Eliminar lo innecesario Se necesita? Est en la cantidad adecuada? Cul es la frecuencia de utilizacin?

Sentido del orden

Ordenar es: Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para ejecutar los diferentes procesos, dentro del rea de trabajo. Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lgico. Distribuir y manejar el espacio adecuadamente. Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten.

UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

Cmo lo Hacemos?

Se usa con frecuencia Es un objeto o informacin necesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Clasificar No es til para nadie Es un objeto o informacin innecesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Se usa ocasionalmente

Colocar cerca

Colocar menos cerca Colocar lejos

Usados muy de vez en cuando

Vender, donar o botar

A alguien le puede servir

Transferir

Manejo de documentos fsicos y electrnicos

Solo archive documentos que consultar en el futuro o que requieren algn respaldo. Ordene los archivos segn frecuencia de uso. Separe el archivo muerto. Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que est en curso. Almacene y elimine el resto. Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados.

Manejo del correo electrnico

El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna accin. Se deben planear en el da momentos para su lectura. El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse, archivarse re-enviarse de forma inmediata.

Consejo: Abra su correo electrnico 1 hora despus de que haya llegado a su puesto de trabajo.

Para gestionar el correo electrnico

Correos recibidos cada da (promedio): 30

80% son informativos basura (24 mensajes) (Tiempo estimado: 24 minutos) 20% Requieren responder, re-enviar con comentarios hacer algo (6 mensajes) (tiempo estimado: 60 minutos)

Manejo del correo electrnico

Al escribir correo electrnico: Los mensajes de correo electrnico deben ser breves y la direccin precisa. Si debe enviar archivos adjuntos, hgalo luego de escribir los destinatarios y antes de escribir el cuerpo del mensaje. El lenguaje usado es ms informal. El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje. Enve re-enve mensajes a aquellos que les interesa explicando brevemente por qu usted as lo piensa. Evite enviar mensajes con textos como: puede ser de utilidad, por si les interesa, etc.

Cmo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los dems

Generalmente, los planes mejor trazados para administrar el tiempo dependen de otros. Nadie trabaja solo. Es importante conciliar la forma en que los otros administran su tiempo con la suya.

Preguntas que debe hacerse

Al programar actividades tengo en cuenta la agenda de los dems? Escribo demasiados informes innecesarios? Organizo reuniones sin objetivos concretos y con resultados imprecisos? Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones? Con qu frecuencia suelo interrumpir a los dems? (mi jefe, mis colaboradores y compaeros)

Manejo de reuniones

Realmente es necesario reunirse? Podra ahorrar tiempo no convocando la reunin y hablando personalmente, por telfono o va e-mail con los otros. Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es til para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mnimo. Planee la reunin luego de considerar otras posibilidades.

R P = ------------------------------------t x Nmero de personas

Prepare un orden de la reunin

La duracin de una reunin puede verse muy afectada por el orden en que figuran los temas. Evite iniciar una reunin con un tema controvertido ya que se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo. Empiece con temas rutinarios y directos que supongan decisiones fciles. Sugiera a los dems que asistan a la parte de la reunin que les concierne. Recuerde a todos lo acordado en una reunin por escrito.

Reflexiones acerca de las reuniones

Quin realmente debe estar presente? Examine los temas a tratar

Los temas determinan los asistentes.

Todos deben estar presentes todo el tiempo?

Piense que las personas entrarn y saldrn

Los asistentes solo asisten al tema de su inters. Los tiempos de desplazamiento deben sumarse al tiempo de la reunin Programar la reunin slo cuando hayan suficientes temas a tratar.

Debern desplazarse?

Considere otras posibilidades

Se pueden tratar otros asuntos en la reunin?

Aproveche la situacin al mximo

Se puede cancelar la reunin?

Resuelva los asuntos sin reunirse

Manejo del telfono

Al hacer llamadas: Reserve una hora del da para llamar Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada da Tenga claro el objetivo de cada llamada y preprela como si se tratara de una reunin Asegrese de tratar todos los temas durante la conversacin Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y difciles Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada

Manejo del telfono

Al recibir llamadas: Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no est preparado. No es descorts hacerle saber a quien llama que es un mal momento para hablar. Indique a las personas el horario ms apropiado para que lo llamen. Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indquele el da y la hora mas apropiado y apntelo en su agenda. Siempre responda las llamadas que no contesta.

Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio

No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harn, y seguramente ser en un momento menos apropiado. No diga que usted los llamar si no piensa hacerlo No pida detalles si no est interesado. No responda a preguntas con oraciones vagas y largas, sea conciso.

Preparacin de viajes de negocios, administracin del tiempo durante el viaje

Durante un viaje de trabajo pasar la mayor parte del da reunido. Cuanto ms largo sea el viaje, a ms reuniones asistir. Es esencial actualizar las notas todos los das; si no, todas las reuniones se habrn confundido cuando regrese a la oficina. Reserve tiempo todos los das para re-escribir las notas de las reuniones a las que asisti, las decisiones tomadas y las medidas de las que ellas se derivan.

Programacin del tiempo libre

No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre. Le ayudar a trabajar con mayor eficacia. El ejercicio ayuda a reducir el estrs y puede ser una pausa til en caso de que tenga las facilidades para practicarlo al medioda. Programe su tiempo libre y dedquelo a las personas y actividades ms gratificantes para usted. Valore su tiempo libre: no lo desperdicie haciendo zapping con el control del TV. Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada da.

Para finalizar

Qu compromisos adquiero luego de este Taller?