INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

MICROSOFT EXCEL BASE DE DATOS EN EXCEL

Las hojas de clculo como Excel, aunque no sea su propsito fundamental pueden manejar registros de bases de datos. Se configuran normalmente colocando los registros por filas, usando las columnas para los campos, para cada campo distinto una columna. Para el manejo de la Base de Datos Trabajaremos con la Opcin DATOS.

Si se desea ordenar por varios campos utilizamos la Opcin Agregar Nivel.

ORDENAR LOS DATOS DE UNA TABLA

Podemos ordenar los datos Por cualquiera de los campos deseados. 1. Seleccionamos la base de Datos desde los encabezados hasta el ltimo Registro. (Los ttulos no se seleccionan).

FILTROS
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: y y Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos

2. Damos clic en la Opcin Datos. 3. Damos clic en Ordenar.

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

4. Clic en Aceptar.

1.

FILTROS O AUTOFILTROS Seleccione la tabla o Base de Datos desde los encabezados hasta el ltimo registro o solo los encabezados. (No seleccione los Ttulos).

2. Damos clic en la Opcin Datos 3. Clic en Filtros. 4. En cada encabezado aparece una pestaa 5. De clic en la pestaa del encabezado que deseamos consultar.

FILTROS AVANZADOS O AVANZADAS Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. 1. Debemos elaborar una tabla Auxiliar o de criterios para plantear los datos que deseamos consultar. Esta tabla se puede elaborar en cualquier parte de la Hoja de Clculo. Para elaborar la tabla de criterios debemos tener en cuenta los encabezados de la tabla. 2. Despus de elaborar la tabla auxiliar seleccionamos la tabla Principal o Base de Datos desde los encabezados hasta el ltimo registro. 3. Clic en Datos. 4. Clic en Avanzados.

6. En este caso dimos Clic en la pestaa Programa, Solo dejamos activos los que deseamos mostrar. Si deseamos aplicar consultas o filtros personalizados damos clic en Filtros de Texto.

5. De clic en Aceptar. 6. Dirjase a la celda donde se mostraran los datos para que verifique si realmente surti efecto el Filtro Avanzado.

SUBTOTALES
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. 1. Debemos Ordenar la Base de Datos por el campo al cual le deseamos aplicar Subtotales.

2. Despus de Ordenar Damos clic en la Opcin Datos 3. Clic en Subtotal.

MENSAJE DE ENTRADA Mensaje que siempre aparecer como ayuda.

VALIDACIN DE DATOS
Se utiliza para configurar la Entrada de Datos a las tablas. Seleccione el Rango de Celdas a las cuales desea aplicar validacin de Datos. 2. Damos clic en Datos. 3. Clic en Validacin de Datos. 4. Clic en Validacin de Datos. 1. MENSAJE DE ERROR Mensaje que aparecer cuando se incumple la Regla de Validacin.