INTRODUCCIN A LA INFORMTICA UNIDAD 3.

PRODUCTIVIDAD EN LA OFICINA EL HOGAR Y LA ESCUELA

Introduccin al Software de Produccin de Documentos Electrnicos. Mejoramiento de la calidad de la redaccin de documentos diversos. Presentacin de documentos mercantiles y de otra ndole. Anlisis del poder de la edicin de documentos electrnicos. Introduccin a las Hojas Electrnicas de Clculo. Aplicacin de las Hojas Electrnicas de Clculo a problemas del entorno cotidiano del estudiante. Bases de Datos y sus aplicaciones tpicas. Bsqueda de informacin en bases de datos.

INTRODUCCIN AL SOFTWARE DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS A pesar del avance en la aplicacin de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin (NTIC) en la sociedad de principios del siglo XXI, y del creciente advenimiento de la sociedad sin papeles (paperless society) que muchos llevan anunciando, los documentos impresos en papel continan siendo una parte integral de nuestra sociedad y cultura, as como un importante componente en nuestra vida cotidiana hoy por hoy (septiembre de 2005). En la antigedad, los documentos se copiaban a mano. La difusin de la alfabetizacin en todas las culturas gener cambios en los instrumentos utilizados para la produccin de documentos. La mecanografa fue hasta 1984 una habilidad especializada de las secretarias, sin embargo, en la actualidad la posee ya en cierta medida un considerable porcentaje de la poblacin de pases con un alto ndice de alfabetizacin. La extensin de esa competencia es consecuencia de la enorme popularidad de la produccin de documentos en computadora. El Software de produccin de documentos incluye el software de procesamiento de textos, el software de autoedicin, los programas de edicin de correo electrnico y el software para la creacin de Pginas Web y documentos con hipertexto destinados a la www de Internet. El software de produccin de documentos facilita la correccin de errores de tecleo y ortogrficos y permite un flujo de ideas con mayor libertad, ya que maneja automticamente muchas de las actividades relacionadas con la redaccin. Entre las razones que justifican el uso de una computadora para escribir, podemos sealar: No confas en tu ortografa. Deseas perfeccionar tu gramtica y estilo de redaccin. Siempre encuentras en lo que escribes secciones que podras mejorar. Tienes buenas ideas y querras que los dems (incluidos tus Profesores Asesores) pusieran atencin a ellas. Eres perfeccionista. No eres buen dactilgrafo (eres ms bien puygrafo). Te resulta imposible contratar una secretaria.

Los pasos a seguir para crear un documento con un Procesador Palabra podemos resumirlos as: 1. Mecanografiar o Transcribir el texto. 2. Editar el documento hasta estar razonablemente satisfechos con su contenido y estilo de redaccin. 3. Formatear e imprimir el documento. 4. Transferir el documento a Software de Autoedicin para completar la diagramacin de la impresin. Las caractersticas bsicas del software para la elaboracin de documentos por medio de la computadora, incluyen: escritura continua (se encarga de iniciar una nueva lnea sin que el usuario tenga que preocuparse de exceder los mrgenes del papel; ajuste de los mrgenes (antes, durante o despus de haber tecleado un documento en su totalidad, es muy sencillo ajustar los mrgenes derecho, izquierdo, inferior y superior. Es ms, las lneas se reacomodan automticamente en funcin de los nuevos mrgenes; bloques (son las secciones de un documento); operaciones de bloques (es el proceso de integrar texto, eliminar secciones de texto, desplazar a otro punto prrafos o pginas enteros en beneficio de la estructura y secuencia lgica del documento); esquematizador (es una ayuda para que el usuario verifique el flujo general de sus ideas a lo largo del documento como una jerarqua de ttulos y subttulos. MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA REDACCIN DE DOCUMENTOS DIVERSOS Algunos crticos de la elaboracin de textos por computadora, sostienen que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado los estndares literarios. Sin embargo, siendo las personas, no las computadoras, las que crean los documentos Se justifica esa crtica?. Si son empleadas con talento y habilidad, las herramientas para la produccin de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la calidad de redaccin. Gracias a ellas, se puede manejar la creacin de documentos de texto como un proceso a partir del primer borrador, luego, afinar su estructura general, para finalmente, efectuar las mejoras detalladas a la estructura de las oraciones y el uso de las palabras. Despus de la revisin de la estructura general del documento, se ajustan los detalles ortogrficos, gramaticales y de vocabulario (por medio de programa de correccin ortogrfica). Luego, el programa de correccin gramatical indica la manera correcta en la que deben estructurarse las oraciones y emplearse el vocabulario. Para hacer ms clara y vivaz la redaccin se utiliza el diccionario de sinnimos el cual presenta sinnimos y antnimos. Finalmente, la caracterstica de bsqueda sirve para detectar todas las veces que aparece un trmino que resulte problemtico. Se puede elegir su conservacin o su correccin. Igualmente, la caracterstica de buscar y reemplazar es til cuando se desea sustituir una palabra o frase por otra. 2

PRESENTACIN DE DOCUMENTOS MERCANTILES O DE OTRA NDOLE Las modernas tcnicas de impresin permiten producir a bajo costo hermosos documentos al alcance de todos en bibliotecas, libreras y puestos de peridicos y revistas. El software de produccin de documentos consta de herramientas de formateo como plantillas, asistentes, fuentes, estilos, marcos e imgenes predeterminadas, todas las cuales posibilitan la produccin de documentos profesionalmente formateados e ilustrados. Plantilla: es un documento preformateado en el que se inserta texto. Los valores de formato como: mrgenes, interlineado, fuentes de ttulos, y cuerpo tipogrfico han sido predeterminados profesionalmente. Asistentes para la elaboracin de documentos: Disponen, adems de un formato, de instrucciones paso a paso para integrar texto en una amplia variedad de documentos, tales como: Recibos de Pago, Facturas, Faxes, Etiquetas, Curriculum Vitae, entre otros. Fuente: es un tipo o estilo de letras, diseadas por tipgrafos o artistas. El software de produccin de documentos suele incluir muchas fuentes. Las fuentes tipogrficas como Times New Roman o Arial ofrecen una apariencia de formalidad y profesionalismo. Se ha demostrado por medio de ciertas investigaciones, que las fuentes sin trazo terminal sans serif, son ms fciles de leer en las Pantallas de las computadoras. (Por ejemplo: Helvtica, Arial, Impact) Estilo: es un conjunto de caractersticas de formato que se puede aplicar a texto del documento para cambiar rpidamente su apariencia. Al aplicar un estilo se aplica un grupo completo de caractersticas de formato de una sola vez. Por ejemplo, si se desea dar formato al ttulo de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes para aplicar: Tamao de fuente: 16 pto, Fuente: Arial y Alineamiento: Centrado, se obtendr el mismo resultado si se aplica el estilo Ttulo. Marco: es un recuadro alrededor de texto o grficos, generalmente un ttulo o una tabla. Imgenes predeterminadas: son figuras o ilustraciones grabadas en formatos diversos tales como: mapas de bits, imgenes GIF e imgenes JPEG, las cuales se utilizan para complementar el texto o ilustrar presentaciones. ANLISIS DEL PODER DE LA EDICIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS Se saba de antemano que la produccin de documentos por computadora facilitara la edicin generalizada, no slo industrial de libros y publicaciones de calidad profesional. Los procesadores de texto han facilitado la creacin individual de cada vez ms documentos como boletines y manuscritos. 3

El actual desarrollo de una red mundial de transmisin de datos como Internet, abre oportunidades a la edicin electrnica. Hoy prcticamente cualquier persona puede emitir un documento en la WWW, enviar un mensaje por e-mail (correo electrnico) o participar en conversaciones grupales en lnea (chats). Evidentemente, el poder de la palabra impresa ha cedido paso al poder de la palabra publicada por medios electrnicos. Muchos procesadores de texto y programas de autoedicin generan un documento con formato HTML (lenguaje de marcacin de hipertexto) a partir de un documento preexistente. La meta que habr de alcanzarse al crear una Pgina Web es combinar y formatear en forma eficaz los elementos bsicos de la Web para dotar de atractivo visual al contenido del documento. INTRODUCCIN A LAS HOJAS ELECTRNICAS DE CLCULO El software de Hoja de Clculo es aplicable a casi todas las profesiones. En consecuencia, es aplicable a todos los Programas Nacionales de Formacin de Misin Sucre. Los Profesores Asesores lo usan para anotar calificaciones y analizar el puntaje de exmenes; los agricultores para registrar el rendimiento de sus cosechas en el rea agro-alimentaria, calcular la cantidad de semillas que habrn de comprar y estimar gastos y resultados financieros para el ao venidero; los contratistas para cotizar proyectos de construccin civil, y los cientficos para analizar datos de experimentos. En el hogar puede servir para balancear la chequera, relacionar gastos, registrar ahorros y calcular los impuestos. Una hoja de clculo es un modelo o representacin numrica de una situacin real. El estado de cuenta bancario de una cuenta corriente, por ejemplo, es una especie de hoja de clculo, por ser una representacin numrica del flujo de efectivo de una cuenta bancaria. Qu sera de la vida de los Contadores Pblicos sin el software de hoja de clculo? Un experto ha descrito el software de hoja de clculo como tiles, naturales e intuitivos instrumentos de anlisis financiero, creacin de modelos administrativos y matemticos, toma de decisiones, simulacin y resolucin de problemas. La hoja de clculo es una cuadrcula de columnas y filas. Las columnas se identifican con letras (A, B, C...); las filas se identifican con nmeros (1, 2, 3, 4...). La interseccin de una columna y una fila se denomina celda. Cada una de stas posee una direccin de celda nica, la cual se desprende del lugar que ocupa en una columna y fila. Por ejemplo, la celda inicial de la hoja de clculo est en la direccin A1 (Columna A, Fila 1). Una celda puede contener un nmero, texto, o una frmula. Por ejemplo, Fig. 3.1 a continuacin:

Celda 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A B Presupuesto mensual Ingresos Egresos Ahorros Celda A9 750,000.00 620,000.00 130,000.00

D
A1 contiene texto

A4 contiene texto A5 contiene texto A6 contiene texto

B4 contiene nmero B5 contiene nmero

B6=B4-B5

Fila 12

Columna B En la Hoja de Clculo parcial de Presupuesto Mensual observamos que la celda A1 contiene el texto Presupuesto Mensual; A4 contiene el texto Ingresos B4 contiene nmero 750,000.00 A5 contiene el texto Egresos B5 contiene nmero 620,000.00 A6 contiene el texto Ahorros B6 contiene la frmula =B4-B5 (lo que se ve es el resultado de aplicar la frmula)
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Se pueden utilizar frmulas para Sumar (+), Restar (-), Multiplicar (*), Dividir (/), Elevar a Potencia (^)

APLICACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO AL ENTORNO COTIDIANO DEL ESTUDIANTE El software de Hoja de Clculo es una herramienta para introducir, calcular, manipular y analizar conjuntos de nmeros. Tienen un amplio rango de usos: desde presupuestos familiares hasta declaraciones de ganancias y prdidas en empresas, resultados econmicos de cooperativas, resultados acadmicos de un trayecto de formacin, etc. La nica limitacin en el uso del software de Hoja de Clculo es la capacidad intelectual de quien le utiliza. Sin embargo, para realmente aprender haciendo, al final de Unidad se proponen ejercicios para resolverlos utilizando el Software de Hoja de Clculo en el Laboratorio. BASES DE DATOS Y SUS APLICACIONES TPICAS Desde las postrimeras del siglo XX la sociedad industrial deriv en sociedad de la informacin. Vivimos inmersos en la interaccin con la informacin, trabajamos en reas relacionadas con administracin de informacin, atribuimos 5

cada vez mayor valor econmico y estratgico a la informacin, tendemos a depender de la informacin y estamos empezando a conocer los problemas que puede causar el mal uso de la informacin. Una competencia importante en la era de la informacin, es saber que son las bases de datos y aprender a utilizarlas en todos los mbitos de nuestro desempeo como ciudadanos del Siglo XXI. Base de Datos es un conjunto de informacin almacenada en una o ms computadoras. Existe tambin una definicin tcnica de este trmino, pero sin relevancia en el uso comn. Utilizamos aqu la versin ms difundida de las bases de datos, de manera que nos basta con una definicin general, no tcnica. La era de la informacin es consecuencia de la proliferacin de data que colectan y generan los individuos, compaas, instituciones gubernamentales, ONGs, cooperativas, etc. Esta informacin se encuentra almacenada en un gran nmero de bases de datos, computarizadas en su mayor parte. En forma cotidiana interactuamos con varias bases de datos: el Catlogo de la Biblioteca, la Base de datos de saldos de cuentas corrientes y de ahorros de los bancos, Enciclopedias en CD-ROM, el Directorio de Archivos de la computadora que ests utilizando, el Directorio de tu Correo Electrnico. Posiblemente, tengas experiencia en la interaccin con informacin en Internet (www.monografas.com por ejemplo), como sitios Web sobre msica popular, el mercado de valores, el mercado de trabajo o viajes. Las bases de datos son de dos tipos: estructuradas y libres. Base de datos estructurada (o Archivo de Datos Estructurado) es un archivo de informacin organizada de acuerdo con un formato uniforme de registros y campos y que almacenan datos sobre un grupo de entidades similares. Por ejemplo, el Catlogo de una Biblioteca. Contiene informacin sobre los libros registrados. Una base de datos de mdicos aloja datos sobre un grupo de pacientes. La base de datos del Inventario de Mercal almacena datos sobre los artculos en existencia en una localidad. Una Base de datos libre es un conjunto de informacin de estructura indefinida, almacenada en forma de documentos, no de registros. El grupo de documentos creados con el procesador de palabras almacenado en tu PC e suna base de datos libre de tus textos. Un CD-ROM con documentos y videos acerca de un Congreso Internacional sobre la importancia de las Cooperativas en el contexto de los pases del hemisferio sur, sera otro ejemplo. La WWW, la cual comprende de millones de documentos almacenados en todo el planeta, es tambin un ejemplo de base de datos libre. Ya sea que se les almacene en un disco duro, un CD-ROM o Internet, las bases de datos libres pueden contener informacin de utilidad para todo estudiante o profesional actualizado del siglo XXI. BSQUEDA DE INFORMACIN EN BASES DE DATOS Para buscar informacin en las bases de datos, se requiere el software de acceso a datos, el cual es diferente para cada base de datos, por lo cual debemos ser flexibles y estar dispuestos a conocer los motores de bsqueda de distintos programas de acceso a datos. 6

Software de acceso a datos es la interfaz para la bsqueda de informacin en una base de datos. Despus de indicar al software de acceso a datos qu se busca, ste intentar encontrarlo. El software conoce la estructura de la base de datos y con eso basta. Segn el software de acceso a datos que se use, las especificaciones de bsqueda se aplican a un men, un mecanismo de bsqueda de palabras clave, una consulta por ejemplo, un lenguaje de consulta o un lenguaje natural. Men es el grupo de opciones para interactuar con una base de datos. Por lo general siguen una jerarqua y se pueden emitir en Pantalla o en Audio. Mecanismo de bsqueda de palabras clave da acceso a los datos por palabra clave. Son muy usuales en la bsqueda por entre los cientos de documentos almacenados en una base de datos libre como la WWW. Por ejemplo, el mecanismo de bsqueda de: www.google.com Consulta por ejemplo (Query by example) es el mecanismo de bsqueda tpico en una base de datos estructurada sin que sea necesario conocer el formato de los registros. Se realiza llenando los espacios en blanco de una Caja de Texto de los Campos de la base de dato estructurada. Lenguaje de Consulta es una serie de comandos para que la computadora cree bases de datos, localice informacin, ordene registros y modifique los datos que se encuentran en tales registros. El uso de un lenguaje de consulta implica el conocimiento de los comandos y de la sintaxis que permitir elaborar enunciados de consulta vlidos. Por ejemplo, el comando SQL (Structured Query Language) para buscar registros es Select. Lenguaje natural es la forma de realizar consultas formuladas en lenguaje natural como el ingls, francs, o espaol. Esto se ha logrado gracias a los avances en Inteligencia Artificial que han permitido que las computadoras puedan entender estas consultas, a pesar de las ambigedades del lenguaje natural. La informacin extrada de bases de datos puede copiarse en un documento o en una hoja de clculo. Debe drsele un uso apropiado, respetando los derechos de autor, por lo que debe identificarse la fuente original de donde se obtuvo la informacin, en una nota al pie o al final. EJERCICIOS PARA INCORPORAR EN EL PORTAFOLIO DEL ESTUDIANTE DE INTRODUCCIN A LA INFORMTICA 1. En el diario El Universal publicado en Caracas, Venezuela, el domingo 4 de septiembre de 2005, en el Cuerpo 2, pgina 2-6 aparece un artculo firmado por Raquel Barreiro C. con el antettulo El Fondo nico Social dotar a estudiantes de escuelas bolivarianas y el Ttulo: En Fabricio Ojeda fabrican uniformes escolares Se pide: a. Leer el artculo con los cinco sentidos y mentalidad de investigador que aplica los 7 enanos de la investigacin, para responder a las siguientes preguntas, respecto al contenido del artculo y la seccin identificada como Desarrollo endgeno, en la misma pgina y artculo: 7

i. Cules son las Cooperativas que funcionan en el NUDE Fabricio Ojeda? ii. Cul fue el monto del Capital Semilla de ese NUDE y quin lo aport? iii. Cuntos socios tiene el NUDE? iv. Cules son los servicios disponibles en ese NUDE? v. Cul es el rol de Indira Gallardo en ese NUDE? vi. Son realmente solidarios los precios de venta al detal en ese NUDE? vii. Cul es la distribucin de los ingresos en ese NUDE? viii. Cunto tiempo llevaba funcionando ese NUDE para la fecha de la Nota de Prensa del 4 de septiembre de 2005? ix. Existe alguna causal que amerite la intervencin de la contralora social en ese NUDE? x. En una parte de la Nota periodstica se lee ...en algunos casos los consumidores piensan que los precios no son tan solidarios como en la calle, les aclaran que la calidad de las telas de sus productos es mayor que la de muchos productos en la calle como estudiante de Misin Sucre como interpreta el comentario en el contexto del artculo? Responda las preguntas anteriores utilizando el Procesador de Texto, La Hoja de Clculo, y el Manejador de Bases de Datos instalado en el Laboratorio de Computacin o en su PC. Elabore un Ensayo no mayor de dos (2) pginas, a doble espacio, en papel tamao carta, utilizando la fuente. Arial 12. 2. Si usted fuese un socio (a) del NUDE de la pregunta 1, Cmo aplicara el software de Procesamiento de Texto, el Software de Hoja de Clculo, y el Software de Administracin de Bases de Datos para contribuir a la transformacin para el avance social de s mismo, del NUDE, de la Ciudad y del Pas? Explique su razonamiento y desarrolle una solucin proactiva con base en el Programa Nacional de Formacin Misin Sucre donde usted participa como estudiante. 3. Incorpore sus respuestas a los puntos 1 y 2 de esta Unidad, en su PORTAFOLIO DE INTRODUCCIN A LA INFORMTICA.