PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL

Conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la PLANIFICACIÓN,
MANEJO Y ORGANIZACIÓN de
la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 Procesos de un
“Programa de Gestión Documental”

Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos.

Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de
Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y la disposición final de los documentos.
 1. PRODUCCIÓN

2. RECEPCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL

PROCESOS
DE UN
3. DISTRIBUCIÓN 7. CONSERVACIÓN
PGD

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

5. ORGANIZACIÓN
 “PROCESO DE DISTRIBUCION DE
DOCUMENTOS”
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
 ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al
interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de
distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos
de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
 PROCESO DE DISTRIBUCION
DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1.Distribución de Identificación de dependencias y
documentos determinación de competencia
externos Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos recibidos
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de Identificación de dependencias
documentos Enrutamiento de documentos a
internos dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Definición de medios de
3. Distribución de distribución: personal, fax, correo
documentos tradicional, correo electrónico,
enviados apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros
Control y firma de guías y planillas
de entrega
Organización mensajería externa
Registro de control de envió de
documentos