ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 1 de 18

DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

El presente documento establece los parámetros generales para la elaboración de documentos, codificación,
emisión, revisión, aprobación, modificación, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de
documentos obsoletos del Sistema de Mejor Gestión UN SIMGE de la Universidad Nacional de Colombia.

Tabla de contenido

1. Definiciones

2. Estructura documental del sistema de mejor gestión UN SIMEGE

3. Estructura de los documentos

3.1 Encabezado
3.1.1 Logo símbolo
3.1.2 Nombre del Macroproceso
3.1.3 Nombre del documento
3.1.4 Código
3.1.4.1 Codificación de los documentos
3.1.4.1.1 Primer campo alfabético cobertura del documento
3.1.4.1.2 Segundo campo alfabético equipo de gestión
3.1.4.1.3 Tercer campo alfabético tipo de documento
3.1.4.1.4 Cuarto campo numérico código del Macroproceso
3.1.4.1.5 Quinto campo numérico código del proceso
3.1.4.1.6 Sexto campo numérico consecutivo del procedimiento

3.1.5 Versión
3.1.6 Página
3.2 Contenido
3.2.1 Según el tipo de documento
3.2.2 Condiciones generales del contenido de los documentos
3.2.2.1 Márgenes y espacios
3.2.2.2 Tamaño del papel
3.2.2.3 Legibilidad
3.2.2.4 Uso de abreviaturas
3.2.2.5 Tipo de papel, tamaño de la letra
3.3 Pie de página
3.3.1 Contenido del pie de página
3.3.1.1 Elaboró
3.3.1.2 Revisó
3.3.1.3 Aprobó
3.3.2 Responsables de elaborar, revisar y aprobar documentos

4. Actualización y modificación de los documentos

5. Distribución de los documentos
6. Seguimiento y control de cambios
7. Control de documentos obsoletos
8. Condiciones de archivo, retención y disposición final de documentos y registros
9. Generalidades(anexos, aclaraciones, condiciones generales para laboratorios) En construcción
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 2 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

1. DEFINICIONES

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación

Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

Manual de Mejor Gestión: Documento que específica el Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia

Mapa de Macroprocesos: Gráfica que presenta la agrupación de procesos de la Universidad Nacional de Colombia

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos
de entrada en resultados

Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos
diferenciadores del mismo

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan
como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo

Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan
la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica
para llevar a cabo una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

Instructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos y requisitos específicos para realizar una actividad y
tiene como objetivo el adiestramiento y/o la enseñanza. Ejemplo: Operar un Equipo; Tomar una Muestra; Uso de materiales;
Párametrización etc.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.

Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación pierde su vigencia.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el
objetivo establecido.

Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente.

Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Mejor Gestión.

Administrador de la documentación: Servidor público que tiene a cargo la gestión y el control de la documentación relacionada con el
SIMEGÉ. Es el único responsable de garantizar la disponibilidad de los documentos para consulta de los diferentes usuarios definidos
en el Sistema y de asegurar la implementación del procedimiento para la elaboración y control de documentos y registros
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 3 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

2. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN UN SIMEGE

1er. Nivel
Manual de Mejor Gestión:
Documento general que describe el SIMEGE y
establece las políticas generales y procesos del
SIMEGÉ.

2do. Nivel
Macroprocesos y Procesos:
Documentos que especifican las características
de los procesos que constituyen los
macroprocesos y sus principales rasgos
diferenciadores.
Mapa de Macroprocesos, Caracterizaciones
de Procesos, Normogramas, Mapas de
Riesgos, Otros Manuales.

3er. Nivel
Procedimientos:
Documentos que describen la forma como se
ejecutan las actividades de un procedimiento.
Formatos, guías, instructivos.

4to. Nivel
Registros del SIMEGE
Documentos que presentan resultados
obtenidos y proporcionan evidencia de
actividades desempeñadas.
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DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, está compuesta por su
encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se muestra a continuación:

A continuación se describe en detalle cada campo y se establecen los parámetros generales para su elaboración:

3.1 Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las
páginas, como lo señala en la siguiente figura:
VERSIÓN
CÓDIGO
MACROPROCESO

CÓDIGO:

VERSIÓN:

PÁGINAS:

NOMBRE DEL PAGINACIÓN

LOGO
DOCUMENTO

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Mejor Gestión,

 Caracterizaciones de Procesos,
 Otros Manuales,
 Mapas de Riesgos,
 Normogramas,
 Procedimientos,
 Formatos (Que se generen a partir de la implementación del Sistema de Mejor Gestión),
 Guías, Instructivos.
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 5 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

NOTA: No incluyen este encabezado: El Plan Estratégico, los Manuales de Ética y de Buen Gobierno, los
Reglamentos, las Políticas y los Documentos Internos y Externos que se encuentren estandarizados dentro del
Manual de Identidad Visual de la Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, etc.
Así mismo, los formatos generados por los sistemas de información como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre
otros, los cuales conservarán su estructura actual.

A continuación se muestra el detalle de cada campo:

3.1.1 Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor
Gestión, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de identidad visual de la
Institución, tal como se muestra a continuación:

Para efectos de la identificación de los documentos, el logo símbolo no hará referencia a dependencias,
sedes o procesos.

3.1.2 Nombre del Macroproceso: En esta casilla se cita el nombre del macroproceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

3.1.3 Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se está elaborando
(Manual de Mejor Gestión, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.),
información que relaciona el contenido del mismo y el titulo del documento que se va a referenciar.

3.1.4 Código: La codificación de los documentos del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, se
realizará de manera alfanumérica y manualmente como se señala a continuación, pudiendo
utilizarse cualquier sistema electrónico para facilitar la tarea, en atención a los recursos disponibles

3.1.4.1 Codificación de los documentos:

A continuación se muestra el prototipo de codificación alfa-numérica máxima posible para un Documento de

UN-SIMEGÉ Sistema de Mejor Gestión y la forma de codificación de los documentos en los dos casos que se
presentan actualmente en la Universidad Nacional de Colombia:
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 6 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

Caso 1: Equipos de gestión de Nivel Nacional y Equipos de Gestión de Nivel Sede:

Caso 2:Equipos de gestión de Nivel Facultad, Equipos de Gestión Laboratorios Institutos y Centros(Interfacultades)
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DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

3.1.4.1.1 Primer Campo (Alfabético):

Corresponde a la letra que define la cobertura del Documento de acuerdo con la siguiente
tabla (En los dos Casos):

COBERTURA DEL DOCUMENTO CÓDIGO

TODA LA UNIVERSIDAD U
NIVEL NACIONAL N
SEDE BOGOTÁ B
SEDE MEDELLÍN M
SEDE MANIZALES Z
SEDE PALMIRA P
SEDE ORINOQUIA O
SEDE CARIBE C
SEDE AMAZONIA A

EJEMPLO:

COBERTURA
COBERTURA PARA PARA LA SEDE
LA UNAL BOGOTÁ

U B
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 8 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

3.1.4.1.2 Segundo Campo (Alfabético):

Caso 1: Equipos de gestión de Nivel Nacional y Equipos de Gestión de Nivel Sede

Corresponde al Código asignado al tipo de documento. Ver tabla a continuación

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

MANUAL DE MEJOR GESTIÓN MG
CARÁCTERIZACIÓN DE
PROCESOS CP
OTROS MANUALES OM
MAPAS DE RIESGO MR
NORMOGRAMAS NG
PROCEDIMIENTOS PR
FORMATOS FT
GUÍAS GU
INSTRUCTIVOS IN

EJEMPLO:

TIPO DE DOCUMENTO
COBERTURA PARA
CARACTERIZACIÓN DE
LA UNAL
PROCESOS

U CP
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 9 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

Caso 2:Equipos de gestión de Nivel Facultad, Equipos de Gestión Laboratorios Institutos y Centros(Interfacultades)

Para codificar documentos propios de una Facultad, Laboratorio, Granja, Centro Experimental, etc., se debe utilizar
la letra correspondiente a la Sede, separada por un guión, de los campos alfabéticos o numéricos que se
consideren necesarios para lograr su plena identificación o individualización. Estos campos serán definidos y
especificados en un anexo que elaborará cada responsable del control de documentos, y deberá comunicar a la
Coordinación General del SIMEGE.

Documentos propios para la facultad de Ciencias Humanas en Bogotá.

EJEMPLO:

COBERTURA FACULTAD DE
PARA LA SEDE CIENCIAS
BOGOTÁ HUMANAS

B CH

3.1.4.1.3 Tercer Campo (Alfabético) :

Caso 1: Equipos de gestión de Nivel Nacional y Equipos de Gestión de Nivel Sede

Corresponde al Código del Macroproceso al cual pertenece el documento. Ver tabla de códigos de Macroprocesos a
continuación:

MACROPROCESO CÓDIGO
DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 01
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 02
COMUNICACIÓN 03
INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN 04
FORMACIÓN 05
EXTENSIÓN 06
BIENESTAR UNIVERSITARIO 07
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 08
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 09
GESTIÓN DE LABORATORIOS 10
GESTIÓN DE INFORMACIÓN 11
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 12
GESTIÓN JURÍDICA 13
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 14
ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE
15
GESTIÓN
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 10 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

EJEMPLO:

CÓDIGO
TIPO DE DOCUMENTO
COBERTURA PARA MACROPROCESO:
CARACTERIZACIÓN DE
LA UNAL DIRECCIONAMIENTO
PROCESOS
INSTITUCIONAL

U CP 01

Caso 2:Equipos de gestión de Nivel Facultad, Equipos de Gestión Laboratorios Institutos y Centros(Interfacultades)

Corresponde al Código asignado al tipo de documento. Ver tabla a continuación:

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

MANUAL DE MEJOR GESTIÓN MG
CARÁCTERIZACIÓN DE
PROCESOS CP
OTROS MANUALES OM
MAPAS DE RIESGO MR
NORMOGRAMAS NG
PROCEDIMIENTOS PR
FORMATOS FT
GUÍAS GU
INSTRUCTIVOS IN

EJEMPLO:

COBERTURA PARA FACULTAD DE TIPO DE DOCUMENTO

LA SEDE BOGOTÁ CIENCIAS HUMANAS PROCEDIMIENTO

B CH PR
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 11 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

3.1.4.1.4 Cuarto Campo (Numérico):

Caso 1: Equipos de gestión de Nivel Nacional y Equipos de Gestión de Nivel Sede

Corresponde al número consecutivo del Proceso al cual pertenece el documento.

NOTA: Para determinar el consecutivo del proceso ver el despliegue de procesos, el cual se encuentra en la
primera hoja de la Caracterización respectiva.

EJEMPLO CODIFICACIÓN DE UN PROCESO:

CÓDIGO
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO PROCESO:
COBERTURA PARA MACROPROCESO:
CARACTERIZACIÓN DE PLANEACIÓN
LA UNAL DIRECCIONAMIENTO
PROCESOS INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL

U CP 01 001

Caso 2:Equipos de gestión de Nivel Facultad, Equipos de Gestión Laboratorios Institutos y Centros(Interfacultades)

Corresponde al Código del Macroproceso al cual pertenece el documento. Ver tabla de códigos de Macroprocesos a
continuación:

MACROPROCESO CÓDIGO
DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 01
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 02
COMUNICACIÓN 03
INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN 04
FORMACIÓN 05
EXTENSIÓN 06
BIENESTAR UNIVERSITARIO 07
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 08
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 09
GESTIÓN DE LABORATORIOS 10
GESTIÓN DE INFORMACIÓN 11
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 12
GESTIÓN JURÍDICA 13
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 14
ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE
15
GESTIÓN
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 12 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

EJEMPLO:

CÓDIGO
COBERTURA PARA FACULTAD DE TIPO DE DOCUMENTO
MACROPROCESO:
LA SEDE BOGOTÁ CIENCIAS HUMANAS PROCEDIMIENTO
FORMACIÓN

B CH PR 05

3.1.4.1.5 Quinto Campo (Numérico):

Caso 1: Equipos de gestión de Nivel Nacional y Equipos de Gestión de Nivel Sede

Corresponde al número consecutivo del documento de acuerdo a su tipo (Tabla TIPO DE DOCUMENTO), asociado
al proceso.

EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

CÓDIGO CONSECUTIVO DEL

CÓDIGO PROCESO: PROCEDIMIENTO:
COBERTURA PARA TIPO DE DOCUMENTO MACROPROCESO:
PLANEACIÓN ELABORACIÓN DE LA
LA UNAL PROCEDIMIENTO DIRECCIONAMIENTO PROPUESTA DE RECTOR
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL ELEGIDO

U PR 01 001 001

EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN FORMATO

CÓDIGO CONSECUTIVO DEL

CÓDIGO PROCESO:
COBERTURA PARA TIPO DE DOCUMENTO MACROPROCESO: FORMATO : ELABORACIÓN
PLANEACIÓN DE LA PROPUESTA DE
LA UNAL FORMATO DIRECCIONAMIENTO
INSTITUCIONAL RECTOR ELEGIDO
INSTITUCIONAL

U FT 01 001 001
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 13 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

Caso 2:Equipos de gestión de Nivel Facultad, Equipos de Gestión Laboratorios Institutos y Centros(Interfacultades)

Corresponde al número consecutivo del Proceso al cual pertenece el documento.

NOTA: Para determinar el consecutivo del proceso ver el despliegue de procesos, el cual se encuentra en la
primera hoja de la Caracterización respectiva.

CÓDIGO PROCESO:
CÓDIGO GESTIÓN DE
COBERTURA PARA FACULTAD DE TIPO DE DOCUMENTO
MACROPROCESO: PROGRAMAS DE
LA SEDE BOGOTÁ CIENCIAS HUMANAS PROCEDIMIENTO
FORMACIÓN PREGRADO Y
POSGRADO

B CH PR 05 001

3.1.4.1.6 Sexto Campo (Numérico):

Caso 2:Equipos de gestión de Nivel Facultad, Equipos de Gestión Laboratorios Institutos y Centros(Interfacultades)

Corresponde al número consecutivo del documento de acuerdo a su tipo (Tabla TIPO DE DOCUMENTO), asociado
al proceso.

EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PROCESO:
CÓDIGO GESTIÓN DE CONSECUTIVO DEL
COBERTURA PARA FACULTAD DE TIPO DE DOCUMENTO PROCEDIMIENTO: CREACIÓN
MACROPROCESO: PROGRAMAS DE DE PROGRAMAS
LA SEDE BOGOTÁ CIENCIAS HUMANAS PROCEDIMIENTO
FORMACIÓN PREGRADO Y CURRICULARES
POSGRADO

B CH PR 05 001 001

EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN FORMATO

CÓDIGO PROCESO:
CÓDIGO GESTIÓN DE
COBERTURA PARA FACULTAD DE TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO DEL PRIMER
MACROPROCESO: PROGRAMAS DE
LA SEDE BOGOTÁ CIENCIAS HUMANAS PROCEDIMIENTO FORMATO
FORMACIÓN PREGRADO Y
POSGRADO

B CH FT 05 001 001
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 14 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

NOTA: Los documentos externos no se codifican.

3.1.5 Versión: Las versiones van de acuerdo con los cambios realizados en el documento y se identifican
con un consecutivo iniciando con 0.0 para la emisión del documento y continuando con 1.0,
2.0…..y así sucesivamente para los diferentes cambios o actualizaciones.

3.1.6 Página: X de Y, para incluir la paginación en el encabezado del documento, se debe insertar
autotexto /encabezado o pié de página/página X de Y, para el caso de documentos en Word.
Cuando se trate de otro tipo de programa, ejemplo Excel, la numeración de páginas se debe hacer
manualmente.

3.2 Contenido:

La edición de los documentos del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, es flexible en cuanto a la utilización de
diagramas de Flujo, texto, imágenes ó una combinación de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el
entendimiento por parte de los usuarios de la documentación.

3.2.1 Según el tipo de documento: el contenido del documento depende del tipo de documento como
se explica a continuación:

3.2.2 CONDICIONES GENERALES DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

3.2.2.1 Márgenes y espacios: Se deben utilizar adecuadamente los espacios entre líneas, márgenes,
forma de presentación del documento, numeración y sub-numeración de títulos, de manera tal
que se adapten al volumen de información que se va a presentar.

3.2.2.2 Tamaño del Papel: La presentación de los documentos debe hacerse en los siguientes
tamaños de papel por regla general:

 Carta: Manuales, Procesos, Procedimientos, Guías e Instructivos.

 Oficio: Otros documentos cuando por el volumen y/o contenido de los mismos se considere
conveniente.

3.2.2.3 Legibilidad: Para asegurar la legibilidad de los documentos, la Universidad determina que sean
impresos en tinta negra, protegidos en carpetas y almacenados adecuadamente (gabinetes,
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ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 15 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

bibliotecas o cualquier otro mecanismo que prevenga su deterioro), que no deben presentar
tachones, enmendaduras ni correcciones en su contenido.
Sin embargo los documentos del sistema deben estar publicados en la página WEB de la
universidad como dispone el procedimiento para la elaboración y control de documentos y
registros.

3.2.2.4 Uso de abreviaturas: En caso que se utilicen se debe colocar la abreviatura y entre paréntesis
el nombre completo. Ejemplo: UN (Universidad Nacional de Colombia)

3.2.2.5 Tipo de papel, Tamaño de la letra: No hay restricciones en cuanto ni la distribución de los
datos a consignar

NOTA 1: Los documentos deben ser breves pero sin omitir detalles o información importante, legibles, estéticos,
claros y pulcros de modo que facilite la revisión, aprobación y lectura del mismo por parte de todos los usuarios.

NOTA 2: Los formatos preimpresos y/o que se imprimen en hojas membreteadas no les aplica codificación.

3.3 Pie de Página:

Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe ubicar en la parte final del mismo. Este solo
aplica a los siguientes documentos: Caracterizaciones de procesos, otros manuales, procedimientos, instructivos y
guías.

3.3.1 Contenido del pie de página: El pie de página contiene los siguientes aspectos:

ELABORÓ APROBÓ

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

CARGO: CARGO: CARGO:

FECHA: FECHA: FECHA:

REVISÓ

3.3.1.1 Elaboró: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que realiza y responde
por el contenido del documento, que puede ser diferente a quien lo digita, el cargo y
la fecha.

3.3.1.2 Revisó: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que revisa el contenido
y aplicación del documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha.

3.3.1.3 Aprobó: Registra el nombre y/o dependencia de la persona cuya jerarquía en el

proceso ó en la Universidad, lo faculta para aprobar el contenido del documento.
 3.3.2
RESPONSABLES DE LOS DOCUMENTOS
ELABORA REVISA APRUEBA

COBERTURA DEL FACULTADES, CENTROS, FACULTADES, CENTROS, FACULTADES, CENTROS,

DOCUMENTO UNICOS PARA LA INSTITUTOS, LABORATORIOS UNICOS PARA LA INSTITUTOS, LABORATORIOS UNICOS PARA LA NIVEL INSTITUTOS, LABORATORIOS
UNIVERSIDAD NIVEL NACIONAL SEDES INTERFACULTADES UNIVERSIDAD NIVEL NACIONAL SEDES INTERFACULTADES UNIVERSIDAD NACIONAL SEDES INTERFACULTADES

Equipo Asesor Coordinador General Vicerrector (a)

Manual de Mejor Gestión _ _ _ _ _ _ _ _ _
Coordinación GeneraL SIMEGÉ General

Responsables del Proceso Equipo Técnico Líder máximo del

Caracterizaciones de Procesos _ _ _ _ _ _ _ _ _
en Nivel Nacional y Sedes SIMEGÉ Proceso

Responsables de la Equipo Técnico Líder máximo del

Normogramas _ _ _ _ _ _ _ _ _
ejecución del Proceso SIMEGÉ Proceso

Responsables de la
Equipo Asesor Responsables de la Responsables de la ejecución del Coordinador General Líder del Responsable de Líder del Responsable de la Líder del Responsable de la Vicerrector (a) Líder máximo del
Otros Manuales ejecución del Líder del Proceso Líder del Proceso
Coordinación GeneraL ejecución del Proceso Proceso SIMEGÉ la ejecución del Proceso ejecución del Proceso ejecución del Proceso General Proceso
Proceso

Responsables de la

TIPO DOCUMENTO
Responsables de la Responsables de la ejecución del Líder del Responsable de Líder del Responsable de la Líder del Responsable de la Líder máximo del
Mapas de Riesgos _ ejecución del _ _ Líder del Proceso Líder del Proceso
ejecución del Proceso Proceso la ejecución del Proceso ejecución del Proceso ejecución del Proceso Proceso
Proceso

Equipo Asesor Responsables Responsables

Coordinador General
Coordinación GeneraL UN expertos en la expertos en la Responsables expertos en la Vicerrector (a) Líder máximo del
Procedimientos SIMEGÉ Equipo Equipo Técnico SIMEGÉ Equipo Técnico SIMEGÉ Equipo Técnico SIMEGÉ Líder del Proceso Líder del Proceso
SIMEGE (Obligatorios por ejecución del ejecución del ejecución del procedimiento General Proceso
Técnico SIMEGÉ
Norma) procedimiento procedimiento
RESPONSABLES DE ELABORAR, REVISAR Y APROBAR DOCUMENTOS

Responsables Responsables
Equipo Asesor Coordinador General
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

expertos en la expertos en la Responsables expertos en la Líder del Responsable de Líder del Responsable de la Líder del Responsable de la Vicerrector (a) Líder máximo del
Formatos, Guías e Instructivos Coordinación GeneraL UN SIMEGÉ Equipo Líder del Proceso Líder del Proceso
ejecución del ejecución del ejecución del procedimiento la ejecución del Proceso ejecución del Proceso ejecución del Proceso General Proceso
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,

SIMEGE Técnico SIMEGÉ

ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE

procedimiento procedimiento
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Página 16 de 18
 ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 17 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

4 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos, en caso de encontrarse desactualizados, se modifican y aprueban nuevamente, por los mismos
cargos establecidos en la tabla elaboración, revisión y aprobación de documentos.

5 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos son administrados por la Vicerrectoría General o a quien ésta delegue, las Direcciones
Administrativas de Sede, los Coordinadores de los Equipos de Gestión, en un link que para el efecto se
acondicionarán en la página Web de UN-SIMEGÉ. Desde esta herramienta, se pueden consultar todos los
documentos aprobados del Sistema, garantizando el uso de versiones vigentes por parte de todos los servidores
públicos, contratistas y demás usuarios del sistema y de los documentos. Esta herramienta busca eliminar las
impresiones y el uso indebido de versiones no vigentes u obsoletas. Por lo tanto, solamente se considerarán como
documentos vigentes los que se encuentren publicados allí.

Los documentos Externos (Leyes, Decretos, Resoluciones y Normatividad pertinente a la naturaleza de la

Universidad) son distribuidos y controlados por la Oficina Jurídica Nacional y se administran a través de los
Normogramas de cada Proceso.

6 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS

El control de todos los documentos se encuentra en cabeza de la Vicerrectoría General o a quien ésta delegue, las
Direcciones Administrativas de Sede y los Coordinadores de los Equipos de Gestión, quienes son los únicos
autorizados para realizar cambios o modificaciones en los documentos, diligenciando el Anexo 3 Formato Control de
Documentos.

7 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

El control de los documentos obsoletos se realiza mediante la restricción para consulta de los documentos que ya
no están vigentes. Para el efecto, el Coordinador General del UN-SIMEGE, las Direcciones Administrativas de
Sede, los Coordinadores de los Equipos de Gestión o quienes hagan sus veces, retirarán los documentos obsoletos
procediendo a publicar los documentos vigentes. Los documentos obsoletos se almacenan de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental de la Universidad.

8 CONDICIONES DE ARCHIVO, RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

En este aspecto se tendrán en cuenta las disposiciones legales emanadas del Archivo General de la Nación,
autoridad del Sistema Nacional de Archivos, la cual es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la
función archivística para apoyar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como
parte integral de la riqueza cultural de la Nación.

Con esta normatividad la Universidad adoptó patrones para definir las Tablas de Retención y los criterios para la
organización del archivo (Acuerdo 42 del 2002, “por el cual se establecen los criterios para la organización de los
 ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ANEXO 1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE Página 18 de 18
DOCUMENTOS, CODIFICACIÓN, EMISIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN, CONTROL DE CAMBIOS, DISTRIBUCIÓN, ELIMINACIÓN,
MANEJO E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”

Algunos de estos criterios se definen en el artículo cuarto del Acuerdo 42 del 2002:

1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental

debidamente aprobada.

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada
unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la
carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie,
subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja
si fuere el caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención
Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de
inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate
de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando
sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de
expedientes extremos y fechas extremas de los mismos”. La Universidad archiva todos sus registros del
Sistema de Gestión de forma que sean legibles y almacenados con el fin de que se conserven y consulten
con facilidad.

9 GENERALIDADES (ANEXOS, ACLARACIONES, CONDICIONES GENERALES PARA LABORATORIOS) EN

CONSTRUCCIÓN