TALLER 6

GESTIÓN DOCUMENTAL

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas

usadas para administrar el flujo de que los docdocumentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo umentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio

exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas
manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o
kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de
recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.
Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez
más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van
alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los
profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de
documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.

¿Sistemas electrónicos de gestión documental, o sistemas de gestión de

documentos electrónicos?

Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic

records management que tanto puede significar sistema de gestión de
documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de gestión de
documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis
en "electronic records" o en "records management".
En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de
un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, subentendiéndose
que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a
documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al
repositorio de los documentos electrónicos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema

computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como
sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un
sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término
Digital Asset Management

 OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCEMENTAL 

Organizar y Controlar el proceso de los Documentos.

DOCUMENTOS

Registro de información recibida o producida por una

Entidad o persona  en razón de sus funciones o de 
Sus actividades que tiene valor:
Administrativo
Fiscal
Legal
Científico
Económico
Histórico
Cultural
Técnico.

EJEMPLOS: 

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO

Por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés

público y declarado como tal por el legislador.  

ARCHIVO PUBLICO:

Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de la

Prestación de un servicio público por entidades privadas.

Clasificación  de documentos:

POR SU ACTIVIDAD O GIRO  

                     A Industriales:
*Extractivas         
                          *Manufactureras    
* Agropecuarias
                      B Comerciales: 
·         Mayoristas: 
·         Menudeo
·         Minoristas o Detallistas 
·         Comisionistas: 
 C   Servicios: 
·         Servicios públicos varios 
·         Servicios privados varios 
·         Transporte  
·         Turismo 
·         Instituciones financieras 
·         Educación 
·         Salubridad 
·         Finanzas y seguros 

SEGÚN EL ORIGEN DEL CAPITAL 

a.       Públicas: 
·         Centralizadas: Ejemplo: Las secretarías de estado, Nacional Financiera 
·         Desconcentradas: Ejemplo: Instituto Nacional de Bellas Artes. 
·         Descentralizadas: Ejemplo: I.M.S.S, CFE., ISSSTECALI, Banco de México. 
·         Estatales: Ejemplo: Ferrocarriles, CESPT, DIF Estatal, Issstecali. 
·         Mixtas y Paraestatales: Ejemplos: PRODUTSA (Promotora de Desarrollo
Urbano de Tijuana), Aeropuertos y Servicios Auxiliares, Caminos y Puentes
Federales. 
b.      Privadas
·         Nacionales
·         Extranjeros 
·         Trasnacionales 

SEGÚN LA MAGNITUD DE LA EMPRESA

Financiero 
a.       Personal Ocupado
b.      Ventas: 
c.       Producción
d.                  Criterios de Nacional Financiera 
OTROS CRITERIOS 
A.    Criterios Económicos: Según este criterio las empresas pueden ser: 
a.       Nuevas
b.      Necesarias
c.       Básicas 
B.      Semibásicas

DOCUMENTO ARCHIVISTICO 
 Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras
oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional.
Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones
periódicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA
INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a
efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo
mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestro
archivo.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO 

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo

de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún
tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de
detectores de magnetización.

SOPORTE DOCUMENTAL 

Es el medio en el cual se contiene la información, este varia dependiendo de los

materiales y la tecnología que se emplea; ademas de los archivos en papel
podemos encontrar archivos audivisuales Filmicos orales etc.