CONSULTA

EN ACCESS
KENYI GAIBOR
SEXTO SOCIALES
29-03-11
¿QUÉ ES UN CONSULTA EN
ACCESS?
 Básicamente, una consulta es una forma de:
 Buscar.
 Encontrar.
 Exhibir determinada información.

 Es extraer del cúmulo de datos que almacena

la base.

 Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’

la información de una tabla.
 ¿PARA QUE SIRVE UNA CONSULTA?
 Elegir campos específicos de tablas específicas.

 Seleccionar informaciones vía criterios.

 Mostrar las informaciones en varios órdenes.

 Obtener datos de varias tablas simultáneamente.

 Calcular totales.

 Crear formularios e informes.

 Crear otras consultas y gráficos.

TIPOS DE CONSULTAS
 Consultas de selección.

 Consultas de parámetros.

 Consultas de agrupación.

 Consultas de tipo de combinación.

 Consultas de actualización.

 Consultas de creación de tablas.

 Consultas de eliminación.
TIPOS DE CONSULTAS
 De selección: selecciona y presenta registros
en formato patrón

 De referencias cruzadas: selecciona y

presenta registros en formato de planilla.

 De acción: altera el contenido de registros

en una única operación
 CÓMO CREAR UNA CONSULTA
 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

 También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para

consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear
consultas con un poco de ayuda.

 Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el

siguiente cuadro de diálogo:

 El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de

selección sencilla como definimos en el apartado anterior.

 Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de

consulta que veremos más adelante.
 Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de
consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por
ti mismo.

 Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las

tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de
diálogo parecido al siguiente:

 Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer

clic sobre el botón Agregar.

 Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma

forma las demás tablas.

 Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

 COMO GUARDAR UNA CONSULTA
 Podemos Guardar la consulta Haciendo clic sobre el botón de
la barra de Acceso Rápido.

 También seleccionando la opción Guardar del Botón de Office

.

 Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el

cuadro de diálogo para darle un nombre.

 Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya

creada.

 A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.

 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón.

 CÓMO EJECUTAR UNA CONSULTA
 Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño
de consulta o desde el Panel de Exploración.

 Desde el Panel de Exploración: Haciendo doble clic sobre

su nombre.

 Desde la vista diseño de la consulta:

 Haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña

Diseño.

 Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta

 También veremos realmente es la parte de la tabla que

cumple los criterios especificados
 Modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta
estaremos modificando el dato en la tabla.

 Modificar el diseño de una consulta Si lo que queremos es

modificar el diseño de una consulta:

 En el menú contextual seleccionar .

 Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de

búsqueda.

 Un criterio de búsqueda es una condición que deberán

cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la
consulta.
PARA ADICIONAR CAMPOS A LA
CONSULTA
 Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla.

 Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando

simultáneamente SHISFT o CTRL.

 Enseguida, apuntar para alguno de los campos

seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo:
 En el área inferior.

 También es posible adicionar un campo seleccionándolo

desde el Campo en el área inferior.

 Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando

el punto de inserción está posicionado en el área del Campo
y elegir entre los campos listados.
 Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE
es necesario inicialmente seleccionar todos los campos.

 Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la

barra de título de la tabla.

 Otro método consiste en el arrastre de la línea de asterisco

(*) de la tabla para algún campo de la parte inferior.

 Mientras tanto, en este caso él arrastra toda la tabla y

produce un efecto secundario interesante:

 En caso que la tabla vaya a ser alterada en su estructura, por

adición/exclusión de campos, no será necesario rehacer la
consulta.

 Por otro lado, campos QBE basados en asterisco no admiten

criterio de clasificación y selección.
 Para insertar un campo entre otros ya existentes en la
planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado.

 En la parte superior, para el campo que quedará a la

derecha del campo insertado.

 Para reordenar campos en la planilla QBE basta

seleccionar y arrastrar para otra posición.

 Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL.

 Para remover todos los campos de la planilla use la

opción Borrar cuadrícula del menú Edición.

 El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es

el nombre del campo.
 Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por
otro.

 Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla

QBE con el nombre deseado seguido de dos punto.

 Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la

columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad.

 Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una

consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la hoja de
datos, por ejemplo:

 Cuando ese campo participa de la llave de clasificación.

 En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R

correspondiente en la planilla QBE.
CONSULTAS CON MÚLTIPLES
TABLAS
 Para una consulta se localicen en diversas tablas.

 Por ejemplo, la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS hace

referencia al Código de cargo del funcionario.

 Pero no especifica su salario, pues en la empresa ejemplo.

 El salario es función apenas del cargo.

 De esta forma, el salario correspondiente a cada cargo

consta solamente en la tabla:

 PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS.

 Si deseamos hacer una consulta que presente el Nombre del
empleado.

 Será necesario la referencia a las dos tablas.

 Además de eso, es necesario informarle al sistema cómo las

informaciones se ligan entre las tablas.

 La relación es a través del Código del cargo que consta en las

dos tabla.

 Esa relación es establecida en el modo diseño de la consulta

después de haber adicionado las dos tablas en la parte superior.

 Para hacer la relación, basta picar sobre la línea Código del

cargo en la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS y arrastrar hasta que
el icono quede sobre la línea Código del cargo en la tabla
PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS.
 Si los campos comprendidos poseen el mismo nombre en
las dos tablas entonces el Access intentará establecer la
relación automáticamente.

 De la misma forma, en el caso en que ya hayan sido

establecidas las relaciones entre las dos tablas en la
ventana relaciones.
 Entonces al adicionar las tablas en la ventana de
proyecto de consultas automáticamente aparecerá la
línea de relación entre los campos relacionados.

 Finalmente especificamos en la planilla QBE cuales son

los campos a incluir en la consulta.

 El Nombre del empleado

 El Salario del cargo
 El descuento del 8% sobre el salario.