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Guia Metodologica Manuales Administrativos
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Guia Metodologica Manuales Administrativos
ELABORACION DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Lic. Fidel Herrera Beltrán
Gobernador del Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave
INDICE
Presentación.................................................................................... 1
1.2 Objetivos............................................................................. 4
2. Manual de Organización............................................................... 11
3. Manual de Procedimientos............................................................ 21
5. Anexos...................................................................................... 37
Anexo I Cuestionario................................................................... 39
PRESENTACION
1
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
♦ Manual de Organización.
♦ Manual de Procedimientos.
♦ Manual de Servicios al Público.
3
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
1.2 OBJETIVOS
4
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
5
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
6
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
c) Análisis de la Información
7
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
8
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
e) Validación de la Información
9
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
g) Distribución y Difusión
h) Revisión y Actualización
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
11
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
♦ Portada
♦ Indice
♦ Presentación
♦ Antecedentes
♦ Marco Jurídico
♦ Atribuciones
♦ Estructura Orgánica
♦ Descripción de Puestos
♦ Directorio
♦ Firmas de Autorización
Portada
12
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Indice
Presentación
Antecedentes
13
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Marco Jurídico
♦ Constitución
♦ Tratados
♦ Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-de
Ignacio de la Llave
♦ Leyes
♦ Códigos
♦ Decretos
♦ Reglamentos
♦ Convenios
♦ Acuerdos
♦ Otros (lineamientos, políticas, normas, programas, etc.)
Asimismo, es importante mencionar que se debe hacer una
clasificación de las disposiciones legales en federales y estatales.
Atribuciones
14
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Estructura Orgánica
Descripción de Puestos
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Verbo-Objeto-Condición
En donde:
El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se
lleva a cabo la función; y la condición el motivo por el cual se
lleva a cabo esa acción.
16
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Ejemplo:
Verbo.- Asesorar,
Objeto.- en la elaboración de estudios y establecimiento de
acciones de modernización y desarrollo administrativo,
Condición.- para eficientar el desempeño de los servidores
públicos.
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
COORDINACION INTERNA
CON: PARA:
Este apartado deberá: Este apartado deberá:
Iniciar con un artículo. Ajustar la redacción a fin de indicar en forma
Considerar la coordinación con: general para qué se coordina y no transcribir
textualmente las funciones, esto es repetitivo.
• Los titulares de las Direcciones Generales, Solicitar y proporcionar información, así como
Dirección, Coordinaciones, Subdirección y coordinar actividades relativas a sus funciones.
demás áreas administrativas.
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
COORDINACION EXTERNA
CON: PARA:
Este apartado deberá: Este apartado deberá:
Iniciar con un artículo. Iniciar con verbo en infinitivo.
Directorio:
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Firmas de Autorización:
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
♦ Portada
♦ Indice
♦ Presentación
21
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
♦ Estructura Orgánica
♦ Simbología
♦ Descripción de Procedimientos
♦ Diagramas de Flujo
♦ Directorio
♦ Firmas de Autorización
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
23
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
24
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Ejemplo:
Pasa el tiempo.
25
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
26
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
INICIO FIN
27
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
RECIBE , REALIZA
RECIBE Y REALIZA Y TURNA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
OFICIO DE
OFICIO DE DE RECURSOS DE RECURSOS
NOTIFICACION
NOTIFICACION HUMANOS 0 HUMANOS
0
ELABORA Y
TURNA ELABORA Y
TURNA
OFICIO 0
OFICIO 0
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Incorrecto Correcto
UNIDAD
RECIBE,
ADMINISTRATIVA
ANALIZA Y
DETERMINA
OFICIO DE
NOTIFICACION
0
29
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
0 0-1 0-2
2
RECIBE Y
RECIBE Y ENVIA
ANALIZA
2
OFICIO DE
OFICIO DE NOTIFICACION
NOTIFICACION 0
0
30
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
RECIBE Y
ANALIZA OBTIENE
OFICIO DE OFICIO DE
NOTIFICACION NOTIFICACION O
O
O O
ACTA ACTA
SOLICITUD O SOLICITUD O
C C
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
♦ Portada
♦ Indice
♦ Presentación
♦ Marco Jurídico
♦ Estructura Orgánica
♦ Cédulas de Trámites o Servicios al Público
♦ Directorio
♦ Firmas de Autorización
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXOS
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO I
CUESTIONARIO
1.- Nombre del servidor público_______________________________________________
2.- Nombre del puesto_______________________________________________________
3.- Ubicación física en la estructura orgánica ____________________________________
4.- Área de adscripción ______________________________________________________
5.- Nombre y puesto del jefe inmediato _________________________________________
6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos_______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza en
general; qué fin tiene, etc.)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual,
etc. y para qué se realizan
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
39
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras áreas de su
Dirección y otras áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11.- Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y ¿para
qué se realizan?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que elabora
en su trabajo:
Nº. DE OBJETIVO DE SU LO ENVIA A (DEPTO. OBJETIVO DEL ENVIO
DOCUMENTO COPIAS ELABORACIÓN OFNA. ETC.)
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
13.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que recibe
en su trabajo:
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO II
MANUAL DE ORGANIZACION
PORTADA
CONTRALORIA GENERAL
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
INDICE
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
INDICE
Presentación......................................................................................... I
Antecedentes........................................................................................ II
Atribuciones........................................................................................ IV
Estructura Orgánica............................................................................. V
Descripción de Puestos........................................................................ VI
Contralor General.............................................................................. 1
Director Jurídico............................................................................. 7
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Directorio............................................................................................. 89
Firmas de Autorización....................................................................... 90
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
PRESENTACION
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
PRESENTACION
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANTECEDENTES
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ANTECEDENTES
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
MARCO JURIDICO
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
MARCO JURIDICO
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ATRIBUCIONES
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
ATRIBUCIONES
49
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ESTRUCTURA ORGANICA
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANICA
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
DESCRIPCION DE PUESTOS
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Identificación
Nombre del Puesto: Analista Administrativo
Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Control Presupuestal
Subordinados Inmediatos: Ninguno
Suplencia en caso de El servidor público que designe el Jefe del
ausencia temporal: Departamento de Recursos Financieros,
previo acuerdo con el Jefe de la Unidad
Administrativa.
Descripción General
El titular de este puesto, es responsable de verificar que los documentos
presentados para solicitar y comprobar que los recursos cumplan con los
requisitos establecidos; de capturar las afectaciones, transferencias y
recalendarizaciones en el SIAFEV, así como emitir los reportes que
correspondan y de mantener actualizado el archivo de los avances del
programa operativo anual y de los documentos generados en el área de
trabajo.
ANALISTA ANALISTA
PRESUPUESTAL ADMINISTRATIVO
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Funciones
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Coordinación Interna
CON PARA
1.- El Jefe de la Oficina de Control 1.- Recibir instrucciones, proporcionar
Presupuestal. información y coordinar actividades.
2.- El Jefe de la Oficina de Control 2.- Recibir, analizar y revisar las solicitudes –
Financiero. comprobación de recursos para realizar las
afectaciones correspondientes.
Coordinación Externa
CON PARA
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO III
VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR
FUNCIONES ESPECIFICAS
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
56
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO IV
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento
Nombre: Emisión de Nómina.
Objetivo: Procesar y verificar la información de
percepciones para la emisión de la nómina.
Frecuencia: Quincenal.
Normas
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
DESCRIPCION NARRATIVA
Pasa el tiempo.
Pasa el tiempo.
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
CONTRALORIA GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA
EMISION DE NOMINA
INICIO
¿ESTA
NO
CORRECTA DEVUELVE
1
LA FACTURA?
OBTIENE, AUDITOR
ELABORA FACTURA DE EXTERNO
Y REGISTRA O
HONORARIOS
DIR. GRAL. CUADRO
CONTR. DE DE AUD. SI DE
PREST. SERV. GUBERN. CONTROL O
T
PROFES. DE
CUADRO PAGOS
ELABORA Y OFICIO
CONTROL O O
RECABA DE
DE
FIRMA ENVIO
PAGOS C
C
OFICIO DE
SOLICITUD
C O-1
AUDITOR 2
EXTERNO
ENVIA
RECIBE , OBTIENE
Y VERIFICA TITULAR DE LA
OFICIO DE O DEPENDENCIA
SOLICITUD
OFICIO DE FACTURA
2 ENVIO O DE O
FACTURA HONORA EXPEDIENTE DE
O RIOS OFICIO DE CONTROL DE
DE
HONORA SOLICITUD 1 LA AUDITORIA
RIOS CUADRO DE
CONTROL O C
DE
PAGOS C
REGISTRA
1
CUADRO DE
CONTROL O
DE
PAGOS C
FIN
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO V
Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación
Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a
realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se
genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse
anotando en el interior del símbolo la clave o nombre
correspondiente; así como el número de copias.
Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa
generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le
pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:
A Alfabético
N Numérico
C Cronológico
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o
provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo
permanente.
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la
que continúa el diagrama de flujo.
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático
Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del
procedimiento
Aclaración
Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una
actividad del procedimiento.
Disquete
Representa la acción de respaldar la información generada en el
procedimiento en una unidad magnética.
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
Disco compacto
Representa la acción de respaldar la información generada en el
procedimiento en una unidad de lectura óptica.
Objeto
Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro
del procedimiento.
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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO VI
MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO DEL GOBIERNO DEL ESTADO
DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE
CONTRALORÍA GENERAL
TIEMPO DE
NOMBRE DEL TRÁMITE O SERVICIO
RESPUESTA
UBICACIÓN DE LA OFICINA
REQUISITOS
FUNDAMENTO JURÍDICO
FORMATOS A UTILIZAR
63
Responsable de la elaboración: Dirección
General de Desarrollo Administrativo
Contraloría General, Carrillo Puerto No. 20,
primer piso, zona centro, Xalapa, Ver.
Tel. 8-12-07-06. Impreso en la Editora de
Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. Xalapa,
Ver. México. Primera edición noviembre del
2005. El tiraje consta de 500 ejemplares.