mmr Oo sicos Oe Access 2bh? Elementos ‘Vamos a ver cuales son los elementos bisices de Access 2007, la pantalla las barras, etc. para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos como se aman, donde estan y para qué sirven. Tambien veremos como obtener ayuda, por sien algun momento no sabemos como seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicion de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema Arrancar y cerrar Access 2007 ‘Veamos las dos formas bi iniciar Access 2007. @Desde el botén Inicio situado, nommalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el ewssor y hacer clic sobre el botén Inicio se despliega un ment al colocar el ‘cursor sabre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en'ta ordenador buscar Microsoft Office y luezo Microsoft Access, hacer lic sobre él, y se iniciara el programa. l@Desde econo de Access 2007 de eseitorio ha Puedes nar Access 2007 abora pata f robando fo lo que te explicamos. Cando realics Jos ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqui. Compaginar dos sesiones. Aqui te esplicaremies cémo conseguis tener la pantalla dividida en dos partes, uaa con el curso y otra conel Access 2007, 1 Se supone que la sesion con el curso esta abierta 2 Abrirla sesion de Access 2007, 3 Pulsar con ef botén derecho sobre cualquier parte vacia de ta basra de tareas, en la parte inferior de Ia pantalla, 4 Elegir la opcion Mosaico vertical. Observa como la pantalla ha quedado dividida en dos partes, como en la figura5 Una vez tenemos las dos sesiones con el tamafio adecuado, basta hacer clic con el ratén para pasar de la una ala otra ara volver a dejar las ventanas con su tamatio normal, hacer clic en el botén Maximizar Ellie Ja ventana del navegador o en el de Access = Esto va bien con monitores grandes (de 17" o mis) con monitores pequeiios quizas prefieras dejar las ventanas con su tamatio nomnal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar 1a tecla tabulador) 0 pulsando el botén correspondiente a la sesién en la barra de tareas en la iltima linea de la pantalla. Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: @Hlacer clic en el botén cerrar ‘Pulsar Ia combinacion de teclas ALT+F4. )Hacer clic sobre el Botén de Office y pulsar el botén Salir de Access La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Asi conoceremos los nombres de los diferentes elementos y seri mis ficil ‘entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacion (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador. ya que cada usuario puede: decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos mas adelante,‘LASBARRAS ‘@Labarra de Titulo ‘Base de datos = Rabe de dats ~ Microsc Access - ax La barra ée titulo contiene el nomine del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actusl. Ea el exiremo de la derecha estan lor botones para minim:zas, smaximizarisestaurar y cera. La barra de Acceso rapido t = La barra de acceso rapido contiene las operaciones més habituales de Access como Guardar “A tmnprimir Go Destaver 2c. Esta tara puede personalizarse para aiadir todos ios ‘botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerin los ‘comandos ms frecuentes para elegirPahaces Cis aint Mostar deb d6'de ents We epcones Minimise cra de opciones Palsando en Mas comandos se abriri un cuadro de diilogo desile donde podras afiadir otras ‘acciones que iremor viendo a lo largo del curso: SS SS a lal Eoeie aac 2 nistne g come compact = 3 conpune ») | cae 1 La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestafias. Al hacer clic en Crear. por ejemplo. veremos las operaciones relacionadas con la creacion de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a arlir de estos ‘Pero las mis habimuales podriamos alladirlas a la barra de acceso rapido ‘como hemos visto en el punto aateror. En algnos momentos algunas opciones no estarin disponibles, las reconocers porque tienen vua color atemado. Las pestaias que forman la banda pueden is cambiando segtia el momento yfen que te encuentres cuando trabajes con Access. Esti diseitada para mostrar solamente ‘aquellas opciones que te seran tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el matio de acceso por teclado. De esta forma aparecern equeiios recuadros junto a las pestaiias y opciones indicando 1a tecla (0 conjunto de teclas) ‘que deberas pulsar para acceder a esa opcia sin la necesidad del ratoa. oa uy — eS Re 1h me = ‘peewee [a Sanaa © ‘Las opcione: no disponibles en el momento actual se nutestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar fa tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaiias, la barra se minimizard para ocupar menos espacio. De esta forma solo nuestra el nombre de Ins pestufias yla: opciones quedarén ocaltas. Las opciones volverin a mostrarse en el momento en el que Vuelvas a hacer clic en cualquier pestaila LAS BARRAS (CONT.) (@F1 Botén de Office bast de omosiacad FR cerrtarcone ro Enprinir GF sentitor Bogie Ge eases (wrest | Sesser | Haciendo clic en el botéa de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podras desplegar ua menti coa las opcione: que puedes ver en Ia imagen comoGuardar, Imprimir. Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del meni Archivo, A este meni también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A Este menticontiene dos tipos basicos de elementos: ‘Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen ‘porque a la derecha del nomibre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcién Guardar ‘para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opcion puede aparecer un cuadto de didlogo donde nos pedira mas informacion sobre la accién a realizar como la opcién abrir (em fe oe ‘Opcién con otro meni desplegable. Se reconocen porque tienen mn widngulo a ta derecha. ‘Colocando el ratin en ese triangulo puedes acceder a oto listado de opciones. Por ejemplo, 1a ‘opcién Aduinistar para acceder a las opciones de admunistracién de Ia base de datos. @La barra de estado (Genecae oem RS La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre elestado de la aplicacion, proporciona distinta infomuzcion segin la pantalla en la que estemos encada momento. Por ejemplo aqui nos indica que tenemos fa tecla de teclado numérico pulsada (Blog Num), que ‘estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinamica, Grifico dinimico y Diseio con los cuatro totones que aparecen a la derecha.coh) CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE OE DATOS Conceptos basicas de Access Base de datos: Una base de datos es un conjunto de dates que estin organizados para un uso determinado y el conjuato de los programas que permiten gestionar estos datos ¢s Jo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2007 tienen In exteasiin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestiéa de base de datos modernos almacenan yy tratan Ia informacién utilizando el modelo de gestion de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas ‘almacenaa informacién sobre un tema como pueden ser los clientes de um empresa, 0 los ppedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se selacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamas obtener informacion sobre los pedidos de éstos Tablas de datos: Una tabla de dato: es ua objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacién sobre un tem 0 asunto particular, como pueden ser ‘como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenzn los diferentes datos como el cédigo del cliente. nombre del cliente, direccidn, ‘Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registra o fila, asi todas los campos de un cliente formaa un registro, tados las datas de otra cliente forman otro registro, ‘Si consideramas una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podria ser (Campos (Codigo |Nomitre [Apeltidos Direccion cP Registol | Luis Grande Lilos (Ci Gemmanias. 2346723 Registo? P (Marta [Fran Dardeao__[C/ Mayor, 34 146625 Registro} [5 Francisco Tuan Lopez (Cr Valle, 56 6625 Registo4 Maria Huesca Buevo _|C/Franciscano.67 46521