Tema1: Validación de datos

Excel avanzado
y macros
Patricia Acosta V.
Juan Carlos Trujillo
Capacitación en Modalidad Virtual

Excel avanzado y macros, Validación de datos

Juan Carlos Trujillo
Patricia Acosta V.

Levantamiento de texto: Juan Carlos Trujillo

Diseño de la cubierta: José Luís García Santillán
Diagramación: Juan Carlos Trujillo
Responsables de la edición: Juan Carlos Trujillo y Mariela Oviedo

Registro de derecho autoral: en trámite

ISBN de este volumen: en trámite
Depósito Legal: en trámite

Publicado en http://cursos.cec-epn.edu.ec/aulavirtual/ desde febrero 2007

CENTRO DE EDUCACIÓN CONTINUA

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CONSULTORÍA
Quito -Ecuador
CEC-EPN

La facturación en CEC-Multiservicios

Introducción
Excel 2003° c es una aplicación de Microsoft Office usada para la creación de hojas de cálculo que en esta
versión cuenta con mayor funcionalidad que en las anteriores. El conocimiento de Excel permite optimizar el
tiempo que se invierte en el desarrollo de actividades rutinarias en diferentes campos como: las finanzas, el
mercadeo, las ventas, la industria, la contabilidad, la banca, etc.
El objetivo de este material es que adquieras conocimientos para que puedas ofrecer soluciones que se
caractericen por un alto grado de autonomı́a. Entre las herramientas que ofrece Excel para dotar a una hoja
de cálculo con estas caracterı́sticas, están: la Validación de datos y las funciones.
El método que utiliza este material es el de proponer un problema o proyecto al inicio. Éste será resuelto a
lo largo del curso, introduciendo los conceptos necesarios y mostrando su aplicación para llegar a la solución.
El primer tema que se va a estudiar es la Validación de datos. Esta herramienta aportará una primera
solución al problema planteado, permitiendo que Excel supervise el ingreso de información en una hoja de
cálculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
El segundo tema presenta Funciones. Esta es la base de la automatización de cualquier proceso. Una
segunda solución, la que tendrá ya un alto grado de autonomı́a, será desarrollada utilizando, principalmente,
funciones matemáticas, de información y de búsqueda y referencia.
A continuación, encontrarás el planteamiento del problema.

El problema
La empresa CEC Multiservicios, creada recientemente, ofrece capacitación, asesorı́a, venta de equipos y sum-
inistros y préstamos de consumo. Por ahora, la facturación es un proceso manual en el que el vendedor debe
llenar a mano todos los datos de la factura: el RUC y los datos del cliente, los códigos de los productos, los
nombres de los productos, los precios (los que debe consultar en su “lista de precios”) y los valores unitarios;
luego debe calcular los subtotales, el importe por concepto del IVA, el descuento y el valor neto de la factura.
Hasta que la empresa pueda adquirir el software para administrar la contabilidad, la gerencia te ha encargado
la tarea de automatizar la elaboración de la factura al menor costo posible.
Como toda factura, la de CEC Multiservicios debe contener:

1. Información sobre el cliente, la que incluye la forma de pago, pues eso caracteriza la relación del cliente
con la empresa:

(a) Cliente: el nombre del cliente al que se le venden los productos y/o servicios.
(b) RUC1 : código que identifica a un cliente en el sistema de pago de impuestos.
(c) Dirección: la dirección del cliente.
(d) Fecha: la fecha de facturación.
(e) Forma de pago: o ”CONTADO” o ”CRÉDITO”, que son las dos formas en que la empresa CEC
Multiservicios permite que sus clientes paguen.
(f) Teléfono: el número de teléfono del cliente.

Esta información se la ubica en el encabezado de la factura. En esta zona de la factura también se

incluye la fecha de facturación.
1 Enel Ecuador, para efectos de la declaración de impuestos, todo cliente es identificado por el estado mediante un código
denominado Registro Único de Contribuyentes (RUC).

1
J.C. Trujillo - P. Acosta Excel avanzado y macros
CEC-EPN

2. El detalle de los productos y/o servicios vendidos; es decir, por cada producto y/o servicio vendido, la
siguiente información:

(a) El Item: el código del producto.

(b) Descripción: el nombre del producto como consta en el inventario.
(c) Cantidad: el número de unidades que se venden.
(d) Valor unitario: el valor de cada unidad.
(e) Valor total: el valor total por la cantidad de unidades vendidas.

Esta información ocupa el centro de la factura.

3. Los valores parciales correspondientes al precio de los productos vendidos, al IVA y a los descuentos; es
decir, la siguiente información:

(a) Subtotal: la suma de los valores totales.

(b) Descuento: valor que es un porcentaje del subtotal y que, según el tipo de cliente, la empresa le
aplica un descuento.
(c) IVA2 : porcentaje del subtotal, dado por las reglas tributarias del gobierno, que se añade al valor
total a pagar por el cliente.
(d) Total: el valor total a pagar por el cliente, que es la suma del subtotal y el IVA, menos el descuento.

Esta información ocupa el pie de la factura, en el lado derecho.

4. Los parámetros generales, como la categorı́a a la que pertenece el cliente, el porcentaje vigente del IVA
y el porcentaje de descuento; es decir, la siguiente información:

(a) Categorı́a: si el cliente es mayorista o minorista.

(b) Exento del IVA: se especifica si el cliente debe pagar o no IVA.
(c) % IVA: el porcentaje vigente del IVA.
(d) % Descuento: el porcentaje de descuento que se calcula sobre la base de la polı́tica establecida
por la empresa.

Polı́tica de descuento de CEC Multiservicios

Para el cálculo del descuento, la empresa aplica la siguiente polı́tica:

1. Los clientes se dividen en dos categorı́as: mayoristas y minoristas.

2. Si un cliente mayorista paga al contado, se le aplica un descuento del 20%.

3. Si un cliente mayorista paga a crédito, se le aplica un descuento del 15%.

4. Si un cliente minorista paga al contado, se le aplica un descuento del 10%.

5. Si un cliente minorista paga a crédito, no recibe descuento alguno.

A continuación puedes ver una factura de CEC Multiservicios:

2 En el Ecuador, IVA significa “Impuesto al valor agregado”.

2
J.C. Trujillo - P. Acosta Excel avanzado y macros
CEC-EPN

En este curso vas a aprender cómo crear una solución a este problema utilizando la validación de datos,
las funciones, y las macros de Excel.

3
J.C. Trujillo - P. Acosta Excel avanzado y macros
Esta hoja está en blanco intencionalmente
C E C - E P N

Tema 1

Validación de datos

Objetivos
1. Presentar una primera solución al problema de la facturación de la empresa CEC
Multiservicios utilizando la herramienta de Excel Validación de datos.

2. Utilizar la Validación de datos para que:

a. Un usuario elija datos de una lista desplegable en lugar de digitarlos

directamente en una celda.

b. Excel alerte a un usuario cuando éste digita un dato no permitido en una

celda.

c. En un conjunto de datos, Excel localice aquellos que están fuera de un

rango previamente establecido y los resalte.

Contenidos
VALIDACIÓN DE DATOS ....................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 5
CONTENIDOS......................................................................................................................................... 5
1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 6
2 DISEÑO GENERAL DE LA SOLUCIÓN ................................................................................................. 6
2.1 Diseño de la factura............................................................................................................................. 6
3 VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL: UNA PRIMERA APROXIMACIÓN A LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA ..... 9
3.1 Tipo de validación: lista .................................................................................................................... 13
4 OTROS TIPOS DE VALIDACIÓN ....................................................................................................... 14
4.1 Resaltar celdas con valores no válidos .............................................................................................. 14
4.2 Ocultar los círculos de validación ..................................................................................................... 16
4.3 Quitar la validación de datos............................................................................................................. 16
4.4 Estilos de error .................................................................................................................................. 16
5 EPÍLOGO...................................................................................................................................... 18
6 RESUMEN .................................................................................................................................... 18
7 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 19
8 ENLACES A LECTURAS ADICIONALES ............................................................................................. 20
9 GLOSARIO ................................................................................................................................... 20

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 5 Excel avanzado y macros

 C E C - E P N

1 Introducción
La creación de la solución al problema planteado en el tema anterior consistirá en
desarrollar una secuencia de soluciones parciales, siendo cada una de éstas una mejora de
la anterior, hasta que la última de ellas sea la solución definitiva al problema. Para el
desarrollo de cada una de estas soluciones parciales, deberás conocer la Validación de
datos, las Funciones y las Macros, herramientas de Excel, útiles para la automatización de
tareas como las que se realizan en el proceso de facturación de la empresa CEC
Multiservicios. En particular, en este primer tema vas a aprender la primera herramienta:
Validación de datos.
2 Diseño general de la solución
La solución consiste en crear tres libros: uno contiene la interfaz de la aplicación, es decir,
contiene la factura como tal; en este libro, que consta de una sola hoja, está la factura que va a
ser llenada por el vendedor y los botones que le permitirán administrar la información necesaria
para la creación de una factura, como, por ejemplo: datos del inventario: los códigos de los
productos y/o servicios que la empresa ofrece, sus nombres y el número de unidades disponibles
de cada uno; datos de los clientes: número de RUC, nombres completos, teléfono. Este primer
libro se denominará “Factura.xls” y su única hoja se denomina “Facturación”.

La información sobre el inventario estará registrada en un segundo libro de nombre

“Inventario.xls” y tendrá una sola hoja de nombre “Productos”. Finalmente, el tercer libro, de
nombre “Clientes.xls”, contendrá la hoja “Clientes” con los datos de los clientes de la empresa.

A medida que se vaya desarrollando la solución, irás conociendo la estructura de cada uno de los
libros mencionados.

Ahora te vas a dedicar a diseñar la primera versión del libro “Factura”. Más precisamente, vas a
diseñar la interfaz de la factura.

2.1 Diseño de la factura

Crea en la unidad “C” un directorio de nombre “Excel avanzado”. Inicia MS Excel y abre un
archivo nuevo; guárdalo con el nombre “Factura.xls”. Cambia el nombre de la primera hoja a
“Facturación”. En una primera versión, esta hoja se deberá ver así:

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 6 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

Figura 1: Formulario de la factura

Para obtener este diseño, realiza lo siguiente:

1. Encierra con bordes exteriores en negrita ( )B4:H27, C7:G9, C12:G22 y F23:G26.

2. Combina las celdas del rango C5:G5. El formato para estas celdas combinadas es el
siguiente:

Fuente Tamaño Negrita Color de Color de Contenido

relleno fuente
Arial 20 si Azul Blanca CEC Multiservicios

Tabla 1: Formato de celdas

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 7 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

3. La fuente y el tamaño para las celdas restantes es “Arial” , negrita y de tamaño 10; el
contenido de estas celdas se detalla en la siguiente tabla:

Celda Formato Contenido Comentario

C7 General Cliente Etiqueta

C8 General RUC: Etiqueta
C9 General Dirección: Etiqueta
F7 General Fecha: Etiqueta
F8 General Forma de pago: Etiqueta
F9 General Teléfono: Etiqueta
C12 General Item Etiqueta
D12 General Descripción Etiqueta
E12 General Cantidad Etiqueta
F12 General Valor Unitario Etiqueta
G12 General Valor Total Etiqueta
F23 General Subtotal Etiqueta
F24 General Descuento Etiqueta
F25 General Impuesto IVA Etiqueta
F26 General TOTAL Etiqueta
D23 General CATEGORÍA Etiqueta
D24 General EXENTO DE IVA Etiqueta
D25 General % IVA Etiqueta
D26 General % DESCUENTO Etiqueta
D7 Texto Se despliega el nombre
del cliente.
D8 Texto Se digita el RUC del
cliente.
D9 Texto Se despliega la dirección
del cliente.
G7 Personalizada: dd-mmm-aa Se digita la fecha, que
desplegará en el formato
de día, mes y año.
G8 Texto Celda en la que puedes
seleccionar la forma de
pago.
G9 Texto Se despliega el teléfono
del cliente.
E23 Texto Celda en la que puedes
seleccionar la categoría del
cliente.
E24 Texto Celda en la que puedes
seleccionar si el cliente es
o no exento del IVA.
E25 Porcentaje Celda en la que puedes
ingresar el porcentaje del
IVA a aplicar.
E26 Porcentaje Celda en la que puedes

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 8 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

ingresar el porcentaje de
descuento.
E13:E22 Número sin decimales Celdas en las que se
ingresa la cantidad
F13:F22 Moneda con dos posiciones Celdas en las que se
decimales. visualiza el valor unitario
G13:G22 Moneda con dos posiciones Celdas en las que se
decimales. calcula el valor total
C13:C22 Texto Celdas en las que se
ingresa los items.
D13:D22 Texto Celdas en las que se
visualiza la descripción del
item.
G23 Moneda con dos posiciones Celda en la que se calcula
decimales. el subtotal de la factura
G24 Moneda con dos posiciones En la que se calcula el
decimales. descuento
G25 Moneda con dos posiciones En la que se calcula el
decimales. impuesto al IVA.
G26 Moneda con dos posiciones En la que se calcula el total
decimales. de la factura.

Tabla 2: Formato de celdas del contenido de la factura

3 Validación de datos en Excel: una primera aproximación a la

solución del problema

Esta solución dista mucho de la que te han solicitado. Más aún, es exactamente igual a una
factura en papel. Herramientas de Excel como la Validación de datos, las Funciones y las
Macros te posibilitarán la creación de un aplicativo que te permita facturar automáticamente.
En esta unidad, vas a desarrollar una primera solución a tu problema, utilizando la
Validación de datos. Para que te hagas una primera idea de esta herramienta, estudia el
siguiente ejemplo.

Al llenar la factura, el vendedor deberá escribir el número de RUC del cliente; este código
contiene exactamente 13 dígitos. El vendedor podría equivocarse de diferentes maneras al
escribir este número; por ejemplo, podría omitir el último dígito. Tal como está tu solución en
este momento, si el vendedor no se da cuenta de ese error, podría terminar de realizar la
factura e imprimirla con el mismo. Sin embargo, mediante la Validación de datos, Excel te
alerta del error inmediatamente después de que lo has cometido, e incluso te ofrece
información sobre el tipo de error. Para lograr esto, procede de la siguiente manera:

1. Selecciona la celda D8 (que es la que corresponde al RUC).

2. Elige Datos > Validación… Se despliega el siguiente cuadro diálogo:

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 9 Excel avanzado y macros

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Figura 2: Validación de datos

3. Selecciona la pestaña “Configuración”. En la lista desplegable “Permitir”, elige

Longitud del texto; en la lista desplegable “Datos”, selecciona igual a; y en la caja de
texto “Longitud” escribe el número 13 (el número de dígitos del RUC).

Figura 3: Configuración de criterio de validación

Para seguir con el proceso, haz clic en la pestaña “Mensaje entrante”. Verifica que la casilla
de verificación “Mostrar mensaje al seleccionar la celda” esté seleccionada. En el cuadro de
texto “Título” digita “Formato del RUC” y en el cuadro de texto “Mensaje de entrada”,
“Ingrese un número de RUC válido (13 dígitos)”.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 10 Excel avanzado y macros

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Figura 4: Mensaje entrante

4. Selecciona la pestaña “Mensaje de error”. Verifica que la casilla de verificación

“Mostrar mensaje si se introducen datos no válidos” esté seleccionada. En el cuadro
de texto: “Título” escribe “Error: RUC no válido”; en el cuadro de texto “Mensaje de
error” digita: “El RUC debe contener 13 dígitos; escriba un número de RUC válido.

Figura 5: Mensaje de error

5. Haz clic en el botón “Aceptar”.

Ahora vas a probar cómo funciona lo que acabas de hacer.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 11 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

1. Haz clic en la celda C8 que corresponde al RUC. Observa que inmediatamente

después del clic se despliega un cuadro de texto con el “Título” y el “Mensaje de
entrada” que indicaste en la pestaña “Mensaje entrante”:

“Mensaje entrante”

Figura 6: Mensaje entrante

De esta manera Excel te ofrece información sobre las características del número que
debes ingresar en esta celda.

2. Ahora digita un número cualquiera pero que tenga menos de 13 dígitos. Por ejemplo,
el número “123” y presiona la tecla “Entrar”. Excel emite inmediatamente un cuadro
de diálogo en el que te indica el error que acabas de cometer:

“Título”

“Mensaje de error”

Figura 7: Mensaje de error emitido

Observa que el título y el mensaje de de este cuadro de diálogo se corresponden con

el “Título” y el “Mensaje de error” que especificaste en la pestaña “Mensaje de Error”.

Si haces clic en el botón “Reintentar”, Excel selecciona la celda D8 en espera de que

corrijas el error ingresando un número de RUC válido. Si haces clic en “Cancelar”, el
cuadro de diálogo se cierra.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 12 Excel avanzado y macros

 C E C - E P N

Hacer que sea la aplicación quien esté alerta sobre lo qué se digita en una celda y, en caso
de que se digite un “dato no válido”, se emita de manera automática una alarma que informe
el error y el formato del “dato válido”, es lo que Excel denomina Validación de datos.
Mediante esta herramienta, se pueden validar no solo celdas individuales, sino también
rangos de celdas para, entre otras características, restringir la entrada de datos a un tipo
concreto como, por ejemplo, números enteros, decimales, texto, listas; también permite que
se establezcan límites para las entradas definidas como válidas.

Las validaciones se clasifican según el tipo de dato que permitan en una celda. La validación
que utilizaste en el ejemplo anterior se denomina “Longitud de texto” y, como ya te has dado
cuenta, permite controlar el número de caracteres que debe tener el contenido de una celda
o rango. Más adelante encontrarás detalles adicionales sobre este tipo de validación.

A continuación vas a conocer el tipo de validación denominado “lista”. Para ello vas a validar
la celda F8 de la factura que corresponde a la forma de pago. Esta es tu segunda mejora al
aplicativo.

3.1 Tipo de validación: lista

Recuerda que los clientes de CEC Multiservicios pueden efectuar su pago en dos formas: a
crédito o a contado. En lugar de que el vendedor digite una de las dos palabras cuando está
elaborando la factura, Excel le ofrecerá una lista con esas dos palabras de donde puede elegir
una de ellas. Para lograrlo, vas a utilizar el tipo de validación “lista” mediante el siguiente
procedimiento:

1. Especificación de la lista: en las celdas I8 e I9 digita los textos “CONTADO” y

“CRÉDITO”, respectivamente. Estas dos palabras conforman la lista de la cual el
vendedor elegirá el tipo de pago.

2. Configuración: selecciona la celda G8 (la que corresponde a la forma de pago).

Ahora elije Datos > Validación… En la pestaña “Configuración”, selecciona “Lista”
en la lista desplegable “Permitir”:

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 13 Excel avanzado y macros

 C E C - E P N

Cuadro para seleccionar la

lista, que en este caso está
en el rango I8:I9

Figura 8: Validación de datos opción Configuración.

Observa que aparece el cuadro de selección “Origen”. A través de éste, vas a indicar a
Excel en dónde se encuentra la lista que debe desplegarse. Por eso este cuadro se llama
“Origen”. En tu caso, la lista se encuentra en el rango I8:I9. Selecciónalo. Finalmente,
haz clic en el botón “Aceptar”.

4 Otros tipos de validación

4.1 Resaltar celdas con valores no válidos
Imagina que tu empresa realiza ventas en varias ciudades de América Latina. Los valores
de estas ventas en varios años se encuentran especificados en la siguiente tabla:

Figura 9: Ventas por ciudad

En el informe que te encuentras preparando para la gerencia, quisieras incluir esta tabla,
pero que todas las celdas con ventas fuera del rango de 20 000 a 30 000 dólares estén

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 14 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

resaltadas. La Validación de datos de Excel provee una solución sencilla. Procede de la

siguiente manera:
1. Selecciona las celdas del rango [poner rango] y haz clic en Datos>Validación…
2. Selecciona la pestaña “Configuración”. En la lista desplegable “Permitir”, elige “Decimal”
(has elegido este tipo porque los datos son números decimales).
3. En el cuadro “Datos”, selecciona “entre”. Se despliegan dos cuadros de texto: “Mínimo” y
“Máximo”. Estos son los extremos del intervalo de datos válidos. En este caso, como
quieres que las ventas no seleccionadas sean las que están fuera del rango [20 000,
30 000], el intervalo de valores válidos es, precisamente, [20 000, 30 000]. Por ello, digita
“20 000” y “30 000” en los cuadros “Mínimo” y “Máximo”, respectivamente:

Figura 10: Tipo de validación “Decimal”

Ya estás listo para que Excel remarque aquellas celdas que contienen datos fuera del
intervalo de datos válidos [20 000, 30 000]. Para esto, procede de la siguiente manera:

1. Elige Ver>Barra de herramientas>Auditoría de fórmulas. Se visualiza la siguiente

barra de herramientas:

Figura 11: Barra de Auditoría de fórmulas

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 15 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

Haz clic en el botón “Rodear con un círculo datos no válidos” . La tabla de tu informe se verá
así:

4.2 Ocultar los círculos de validación

Si quieres ocultar los círculos, vuelve a hacer clic en el botón “Borrar círculos de validación”

de la barra de herramientas “Auditoría de fórmulas”.

Tipo: personalizada

4.3 Quitar la validación de datos

Para eliminar la validación de datos de una celda o un rango de celdas, procede como
sigue:

1. Selecciona el rango de celdas de las cuales quieres quitar la validación de datos.

2. Elige Datos>Validación…
3. Haz clic en el botón “Borrar todos” de la pestaña “Configuración“.

4.4 Estilos de error

Cuando se configura una celda o un rango de celdas para que validen los datos que se
deben ingresar, las acciones que, por defecto, Excel ejecuta son las siguientes:
1. Cuando el usuario selecciona la celda, se emite el “Mensaje entrante”,
2. Si el usuario digita un dato no válido en la celda, se muestra un cuadro de diálogo
con el “Mensaje de error” y con dos botones: “Reintentar” y “Cancelar”.
Independientemente de cual botón se seleccione, Excel no dejará realizar ninguna
acción sino se corrige el error, es decir, si no se escribe un dato válido en dicha
celda o, simplemente, se deja en blanco.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 16 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

Sin embargo, esta rigidez con que Excel trata los datos no válidos puede ser relajada un
poco, si, en la configuración del “Mensaje de error”, se modifica el “Estilo”. Hay tres tipos:

1. Límite: este es el estilo por defecto. Como ya lo has observado, cuando se digita un
dato no válido en una celda, se despliega el cuadro de diálogo con los botones
“Reintentar” y “Cancelar”:

Figura 12: Estilo “Límite” del “Mensaje de error”

2. Advertencia: cuando se digita un dato no válido en una celda, el cuadro de diálogo

del “Mensaje de error” es el siguiente:

Figura 13: Estilo “Advertencia” del “Mensaje de error”

En este caso, hay tres botones. Si se selecciona “Sí”, Excel permitirá el dato no
válido; la selección de los otros dos botones produce los mismos resultados que
el estilo “Límite”. Con esta configuración, Excel suaviza la restricción de no
ingresar datos no válidos, dejando en el usuario la libertad de permitirlo o no.
3. Información: cuando se digita un dato no válido en una celda, el cuadro de diálogo
del “Mensaje de error” es el siguiente:

Figura 14: Estilo “Información” del “Mensaje de error”

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 17 Excel avanzado y macros

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Solo hay dos botones. Al elegir “Aceptar”, Excel permite el dato no válido. La elección del
otro botón, exige corregir el error. Esta tercera opción suaviza aún más las restricciones
impuestas por la validación de datos: se limita a informar del error mas no a exigir su
corrección.

5 Epílogo

En este tema has desarrollado una primera solución del problema de automatizar la
elaboración de una factura de la empresa CEC Multiservicios utilizando la Validación de
datos de Excel. Como ya te habrás dado cuenta, esta herramienta puede ser aplicada en
diversas situaciones. En el siguiente tema vas a mejorar la solución a tu problema utilizando
las funciones de Excel. Verás que ésta es una herramienta poderosa y que le dará gran
funcionalidad a tu aplicación.

6 Resumen

La Validación de datos es una herramienta que permite que Excel controle que el usuario
digite datos válidos en una celda, mediante la emisión de mensajes de error.

Para Haga
Validar una 1. Selecciona la celda o el rango.
celda o un rango 2. Elige Datos > Validación.
3. Selecciona la pestaña “Configuración”. En el cuadro
combinado “Permitir”, elige el tipo de validación que deseas
realizar.
4. Ingresa la información necesaria de acuerdo con el tipo de
validación que seleccionaste.
5. Haz clic en “Aceptar”.

Configurar el 1. Selecciona la celda o el rango validado.

“Mensaje 2. Elige Datos > Validación.
entrante” 3. Selecciona la pestaña “Mensaje entrante”.
4. Verifica que la casilla “Mostrar mensaje al seleccionar la
celda” esté seleccionada.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 18 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

5. En el cuadro de texto “Título” digita un título relacionado con

la validación que deseas realizar.
6. En el cuadro de texto “Mensaje de entrada”, digita un
mensaje adecuado para que el usuario pueda ingresar el tipo
de datos requerido.

1. Selecciona la celda o el rango validado.

Configurar el 2. Elige Datos > Validación.
“Mensaje de 3. Selecciona la pestaña “Mensaje de error”.
error” 4. Verifica que la casilla “Mostrar mensaje si se introducen
datos no válidos” esté seleccionada.
5. En el cuadro de texto: “Título” escribe un título relacionado
con la validación que deseas realizar.
6. En el cuadro de texto “Mensaje de error” digita un mensaje
adecuado para que el usuario conozca el tipo de error
cometido.

7 Bibliografía
1. Ayuda de Microsoft Excel 2003.

2. Estudio Rojas-Benarroch. Excel 2003. Ed. Anaya Multimedia, 2004. ISBN:

8441516707.

3. Rodríguez, Fernando Microsoft Excel 2003: nociones para el nivel básico, intermedio
y avanzado, Ideaspropias Editorial,1ª edición, 2005. ISBN: 8493460702.

4. Frye, Curtis. Excel. Ed. Anaya Multimedia, 1ª edición, 2006. ISBN: 8441519757.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 19 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

8 Enlaces a lecturas adicionales

Validar datos
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos relacionados con la
Validación de datos en Excel.

Información general y ejemplos de validación de datos

En este sitio encontrarás ejemplos sencillos acerca de la validación de datos en Excel.

Crear una lista desplegable de un rango de celdas

Este es un sitio en línea de Microsoft para el área de Excel que presenta ejemplos e
información más detallada que incluye las diferentes versiones de Excel desde el 2000 hasta
el 2007.

9 Glosario
Aplicación: “cada uno de los programas que, una vez ejecutados, permiten trabajar
con el computador. Son aplicaciones los procesadores de textos, hojas
de cálculo, bases de datos, programas de dibujo, paquetes estadísticos,
etc.”1

Configurar: adaptar una aplicación de software o un elemento hardware al resto de

los elementos del entorno y a las necesidades específicas del usuario.

Datos: los datos son hechos y cifras tales como órdenes y pagos y que se
procesan para obtener información; por ejemplo, el saldo deudor y el
monto disponible. Sin embargo, en el uso común, los términos datos e
información se toman como sinónimos2.

Herramienta: es una componente de Excel (o de cualquier aplicación) que permite

realizar una tarea específica.

Lista es un control de Visual Basic para Aplicaciones que despliega una lista
desplegable o de datos cuando se hace clic sobre él, lo que permite que el usuario
cuadro pueda seleccionar uno de los datos de esa lista.
combinado3:

1
Tomado del Diccionario Informático” del sitio www.lawebdelprogramador.com.
2
Ibid.
3
“Cuadro combinado o Lista Deplegable ” es la traducción al español de la palabra en inglés “comboBox”.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 20 Excel avanzado y macros

C E C - E P N

Lista: enumeración, generalmente en forma de columna, de personas, cosas,

cantidades, etc., que se hace con un determinado propósito.

Macro: es un grupo de comandos de una aplicación, organizados según un

determinado juego de instrucciones y cuya ejecución puede ser pedida
de una sola vez, para realizar la función que se desea4.

Mensaje de mensaje que Excel despliega cuando un usuario ha digitado un dato en

error: una celda que ha sido validada para permitir datos con formato diferente
al dato ingresado.

Mensaje mensaje que Excel despliega y en el que indica el tipo de dato que un
entrante: usuario debe escribir en una celda, cuando el usuario ha seleccionado
dicha celda y ésta ha sido configurada para validar los datos.

Validación: es el proceso de comprobar la adecuación de los datos a un conjunto de

reglas establecidas previamente.

4
Tomado del Diccionario Informático del sitio www.lawebdelprogramador.com.

Juan Carlos Trujillo – Patricia Acosta 21 Excel avanzado y macros