Manual de Procedimientos Depto RRHH

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS
22 DE ABRIL DE 2009
ADECOSI CONSULTORES S.A.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Índice
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.......................................................................................1
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS.......................................................................1
22 DE ABRIL DE 2009............................................................................................................1
Índice.........................................................................................................................................2
Introducción.............................................................................................................................20
El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de normas y
procesos que pautan las actividades de la Dirección de Recursos Humanos..........................20
Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen el
desenvolvimiento de esta Dirección, se propician las condiciones favorables para el
desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de
control y calidad......................................................................................................................20
La presentación esquemática de los procesos permite al empleado visualizar de una forma
clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De igual manera
facilita la supervisión...............................................................................................................20
Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente actualización acorde con la
redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva tecnología................20
Glosario administrativo...........................................................................................................21
Actividad o Tarea:...................................................................................................................21
Términos sinónimos, aunque se acostumbra a tratar la tarea como un complemento de la
actividad. En general son acciones humanas, que consumen tiempo y recursos y conducen a
lograr un resultado...................................................................................................................21
Algoritmo:...............................................................................................................................21
Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta clase de problemas...............................21
Es la representación gráfica de una sucesión lógica de operaciones; o pasos que conducen a
la solución de un problema......................................................................................................21
Análisis:...................................................................................................................................21
Es la acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible para reconocer
la naturaleza de las partes, las relaciones entre estas y obtener soluciones entre estos objetos
de todo.....................................................................................................................................21
Control de calidad:..................................................................................................................22
Se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del trabajo, respecto a la
realización del nivel de calidad previsto para la producción...................................................22
Controlar:.................................................................................................................................22
Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional
en un tiempo y espacio organizado.........................................................................................22
Coordinar:................................................................................................................................22
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Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera verticalmente y

horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los elementos que
participan en el trabajo............................................................................................................22
Departamentalización:.............................................................................................................22
Se ocupa de analizar y dividir el trabajo en un todo, estableciendo los niveles de
especialización y complejidad de todas las partes...................................................................22
Desarrollo Organizacional:......................................................................................................22
Es la acción de mantenimiento y actualización permanente de los cambios aplicados a una
organización............................................................................................................................22
Diagnostico:.............................................................................................................................22
Es la identificación y explicación de las variables directas e indirectas inmersas en problema.
.................................................................................................................................................22
Investigación previa y preliminar de un grupo, etc., y nos dice cual es el problema de la
empresa....................................................................................................................................23
Dirigir:.....................................................................................................................................23
Es el acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados con
determinados recursos.............................................................................................................23
División del Trabajo:...............................................................................................................23
Es el acto de segmentar el trabajo total de una organización por especializaciones y niveles
de dificultad.............................................................................................................................23
Eficacia:...................................................................................................................................23
Es el mejor indicador en el logro de objetivos o metas por unidad de tiempo respectivo a lo
planeado...................................................................................................................................23
Eficiencia:................................................................................................................................23
Indicador de menor costo de un resultado, a unidad de factor empleado y por unidad de
tiempo......................................................................................................................................23
Estrategia:................................................................................................................................23
Es un proceso regulable, es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en
cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la
política y la programación de acciones de un todo organizacional o individual.....................23
Fines:.......................................................................................................................................23
Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.................................................23
Fluxograma/ Flujograma:........................................................................................................24
Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo
tipo, por medio de símbolos....................................................................................................24
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o
propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las
operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo
empleado, etc...........................................................................................................................24
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Es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de
indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de
su ejecución.............................................................................................................................24
Es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. ..................24
FODA:.....................................................................................................................................24
Significa: fortaleza, oportunidades, debilidades, amenazas....................................................24
Es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado y
de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas................................................................................24
Debilidades y fortalezas: son internas a la empresa, es decir corresponden a las fortalezas y
debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal,
activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado entre otros..............................24
Amenazas y oportunidades: son externas, y se presentan en su entorno, es decir son las
oportunidades y amenazas que la empresa tiene frente a sus competidores, proveedores,
legislación y gobierno.............................................................................................................24
El objetivo del análisis FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo
análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de
sus características propias y de las del mercado en que se mueve..........................................25
Formulario:..............................................................................................................................25
Es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones.
Cada campo tiene un objetivo.................................................................................................25
Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son
útiles para llenar bases de datos..............................................................................................25
Función:...................................................................................................................................25
En informática es un grupo de instrucciones con un objetivo en particular y que se ejecuta al
ser llamada desde otra función o procedimiento. Una función puede llamarse múltiples veces
e incluso llamarse a sí misma (función recurrente).................................................................25
Gerencia:.................................................................................................................................25
Un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples
funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través
del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos
establecidos. ...........................................................................................................................25
Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer sus
respectivas demandas..............................................................................................................25
Índice:......................................................................................................................................25
Son una o más claves que identifican un único registro (fila o renglón). Los índices hacen
más fácil encontrar y ordenar los registros..............................................................................25
Logística:.................................................................................................................................26
Se refiere:................................................................................................................................26
1) al posible flujo de los recursos que una empresa va a necesitar para la realización de sus
actividades; y...........................................................................................................................26
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2) al conjunto de operaciones y tareas relacionadas con el envío de productos terminados al

punto de consumo o de uso. ...................................................................................................26
Es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la
administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias primas y componentes,
existencias en proceso y productos terminados; de tal manera, que éstos estén en la cantidad
adecuada, en el lugar correcto y en el momento apropiado"...................................................26
Por tanto, no es una exageración el decir que el éxito final de un proyecto depende en una
buena parte, de la logística. ....................................................................................................26
Macro Análisis Administrativo:..............................................................................................26
Estudio global de más de una institución vista en unidad de un sistema total de
administración general............................................................................................................26
Es el análisis del sistema del estado constituido por la totalidad de instituciones y órganos
que le formulan........................................................................................................................26
Manual:....................................................................................................................................26
Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el
desarrollo de sus funciones administrativas y operativas........................................................26
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación......................................................26
Manual de Funciones:.............................................................................................................26
Consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y
descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre
ellos.........................................................................................................................................27
Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa.
Determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada
puesto de trabajo. ....................................................................................................................27
Manual de Organización.........................................................................................................27
Describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del
mismo, funciones, autoridad y responsabilidad......................................................................27
Manual de Políticas:................................................................................................................27
Contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de
decisiones................................................................................................................................27
Manual de Procedimientos:.....................................................................................................27
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el
orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización
compatibles con dichos procedimientos..................................................................................27
Manual del empleado:.............................................................................................................27
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a
una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el
momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa,
actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados,
derechos y obligaciones, etc....................................................................................................27
Manual de puestos:..................................................................................................................28
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Documento que contiene información válida y clasificada sobre la naturaleza y funciones de

cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoración, de una
determinada organización........................................................................................................28
Manual Técnico:......................................................................................................................28
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura y modo de
operar un aparato. Su contenido destina un porcentaje menor a la descripción y uno mayor a
la gráfica. ................................................................................................................................28
Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, vehículos, etc.....................................................28
Meta:........................................................................................................................................28
Es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y unidad de medida del
resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo................................................................28
Se compone de Verbo+ cantidad+ unidad de medida+ tiempo+ localización........................28
Método: ..................................................................................................................................28
Sucesión lógica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo predeterminado.........28
Modelo:...................................................................................................................................28
Representación de la realidad por medio de abstracciones. Los modelos enfocan ciertas
partes importantes de un sistema (por lo menos, aquella que le interesan a un tipo de modelo
específico), restándole importancia a otras.............................................................................28
Los modelos son creados empleando herramientas de modelado...........................................28
Objetivo Específico:................................................................................................................29
Es la especificación de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos específicos
logran el objetivo general........................................................................................................29
Objetivo General:....................................................................................................................29
Se define como “un deseo a lograr”........................................................................................29
Organizar:................................................................................................................................29
Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o
plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación..............................................29
Organigrama:...........................................................................................................................29
Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según división
especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad...................................................29
Plan Anual Operativo:.............................................................................................................29
Es el plan institucional de corto plazo pero vinculado al plan de mediano plazo y largo plazo.
.................................................................................................................................................29
Es el conjunto armonioso de políticas, estrategias, objetivos, metas, actividades y el
presupuesto institucional programado en el tiempo y conducen a un objetivo común...........29
Plan:.........................................................................................................................................29
Conjunto de programas y proyectos relacionados entre sí y conducentes a un objetivo
común. También conjunto armónico de actividades para lograr un resultado concreto........29
Planificación:...........................................................................................................................30
Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr
objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados. .................................................30
Planificación Administrativa:..................................................................................................30
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Proceso racional de previsión, estructuración, diseño y asignación óptima de recursos de las

organizaciones, para que alcancen resultados en un tiempo y espacio dados.........................30
Planificación Socioeconómica: ..............................................................................................30
Proceso racional y continuo de previsión, organización y uso de recursos escasos, para
alcanzar objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y espacio predeterminados.30
Política:....................................................................................................................................30
Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una organización, que orientan la actuación
de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un
marco general de actuación.....................................................................................................30
Presupuesto:.............................................................................................................................30
Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por programas, proyectos y
actividades a realizar por una organización, presentándose en determinadas clasificaciones.
.................................................................................................................................................30
Problema:.................................................................................................................................30
Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en un
momento histórico determinado y un lugar dado....................................................................30
Procedimiento:.........................................................................................................................30
Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos y que
se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para
producir un determinado bien o servicio.................................................................................31
Producto:.................................................................................................................................31
Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, a que conduce una
actividad realizada...................................................................................................................31
Prognosis: ...............................................................................................................................31
Es el juicio valorativo de costo beneficio, respecto a la información aportada por un
diagnostico o situación de problema concreto para definir distintas alternativas futuras de
acción.......................................................................................................................................31
Puesto:.....................................................................................................................................31
Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee determinados
requisitos y a cambio de remuneración...................................................................................31
Recursos:.................................................................................................................................31
Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis:
humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta física y tiempo......................31
Reingeniería:...........................................................................................................................31
Trata de la reingeniería de procesos administrativos o de producción. Implica ingeniar con
apoyo de las ciencias y la tecnología.......................................................................................31
Aplicada a las organizaciones significa rediseñar sus estructuras, procesos, métodos, formas,
planta y equipos, para hacerla más eficiente y eficaz y acorde con las exigencias futuras de
los mercados. ..........................................................................................................................31
Su primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas y empezar de nuevo,
ingeniando nuevas alternativas................................................................................................32
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El segundo es lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor costo,
mayor calidad y obtener mayor satisfacción del cliente..........................................................32
Responsables:..........................................................................................................................32
Son los funcionarios que reciben órdenes de sus superiores o las tienen en virtud del puesto
que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades organizativas o
funcionarios.............................................................................................................................32
Salud Ocupacional:..................................................................................................................32
Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los accidentes y enfermedades del trabajo.
El estudio se divide en tres áreas: Higiene Industrial, Seguridad Industrial y Medicina del
Trabajo.....................................................................................................................................32
Sistemas: .................................................................................................................................32
Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí, capaces de
transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente. Consta de
insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.......................................32
Sistemas Abiertos:...................................................................................................................32
Se caracteriza porque su estado original se modifica constantemente por la acción retro
alimentadora del ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida útil depende de
su adaptabilidad a las exigencias del ambiente (homeostasis)................................................32
Sistemas Cerrados:..................................................................................................................32
Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por sí mismo para adaptarse a las
demandas del ambiente. Es irreversible y su estado presente y final está determinado por su
estado original. Son perecederos por desgaste (entropía).......................................................33
Supervisar:...............................................................................................................................33
Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas preestablecidas
y en el tiempo y lugar determinados.......................................................................................33
Táctica:....................................................................................................................................33
Sistema especial que se emplea para disimular y hábilmente para conseguir un fin..............33
Trabajo:...................................................................................................................................33
Acción humana, individual o colectiva, que conduce a la obtención de un producto o a la
prestación de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo de otros
recursos....................................................................................................................................33
Unidad de Medida:..................................................................................................................33
Identificación clara del medio u objeto (kilos, casas, informes, visitas, dólares) con el cual se
va a medir la cantidad de bienes o servicios de la meta..........................................................33
Políticas del departamento.......................................................................................................33
1. OBJETIVO..........................................................................................................................33
1.1 Racionalizar e institucionalizar de modo uniforme, un sistema de control de..................33
Asistencia, puntualidad y dedicación al trabajo......................................................................33
................................................................................................................................................33
2. RESPONSABILIDAD........................................................................................................33
2.1 Los empleados y el personal de supervisión son responsables de dar fiel cumplimiento a
esta política..............................................................................................................................34
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2.2 La Dirección de Recursos Humanos es responsable de velar por la correcta aplicación de

la misma..................................................................................................................................34
3. GENERAL..........................................................................................................................34
3.1 Los empleados deben asistir a su trabajo todos los días laborables, de acuerdo con el
horario oficial ordinario establecido por el Síndico, o conforme a otros horarios especiales
que se consideren convenientes por la naturaleza de los servicios de que se trate.................34
3.1.1 Cuando el servicio lo requiera por su naturaleza, urgencia o algún motivo atendible, se
podrá prolongar la jornada de trabajo después, de las horas límites establecidos y la
asistencia al trabajo en días no laborables, siempre observando los parámetros legales y la
justa compensación retributiva................................................................................................34
3.2 El personal permanente realizará sus labores ordinarias en los lugares e instalaciones
oficiales que se le indiquen de manera formal. También podrá realizarlas en otros lugares o
instalaciones distintas de aquellos, cuando así lo requiera el servicio y siempre que no
perjudique al empleado...........................................................................................................34
3.2.1 Al empleado que se le destine a trabajar en un lugar distinto del habitual se le pagará
una compensación suficiente para cubrir los gastos de transporte y otros en que haya de
incurrir con tal motivo, de acuerdo a las normas establecidas................................................34
3.3 Será obligatorio el uso de uniformes y puestos que se hayan establecido para las
diferentes áreas y puestos de trabajo.......................................................................................35
3.4 La Dirección de Recursos Humanos deberá consignar “Registro de Personal” todas las
tardanzas, ausencias, permisos y licencias otorgados, haciendo constar las fechas de inicio y
fin de los mismos.....................................................................................................................35
3.4.1 En caso de asistir a las labores sin el uniforme establecido a él o la trabajador(a) no se
le permitirá entrar al lugar de trabajo y se le descontará el día del monto de su sueldo.........35
3.4.2 El o la trabajador(a) que pierda o deteriore su uniforme deberá reponerlo con sus
propios recursos económicos...................................................................................................35
3.5 Cuando alguna Obrera de Limpieza esté embarazada, deberá reubicarse en la brigada
más cercana al lugar de su residencia, de manera que no tenga que transportarse en camiones
para trasladarse al lugar de su trabajo.....................................................................................35
3.5.1 De no ser posible, será reubicada en una de las Oficinas del Ayuntamiento del distrito
Nacional, (Mercado, Cementerio, Palacio Consistorial, Registro Civil y Conservaduría de
Hipotecas, Transportación, Mirador Sur, Palacio Municipal o cualquier otra), mientras dure
su estado..................................................................................................................................35
4. TARDANZAS.....................................................................................................................35
4.1 La asistencia y puntualidad de los empleados será controlada mediante libros, tarjetas,
relojes y otros medios de registro, tanto al iniciarse la jornada de trabajo como al finalizar la
misma. Los empleados marcarán personalmente sus respectivas tarjetas o firmarán los
registros destinados a control de asistencia y puntualidad......................................................35
4.1.1 Se concederá una gracia de diez (10) minutos adicionales a partir de la hora
reglamentaria de entrada al trabajo. Vencido este lapso, cada empleado deberá estar en su
lugar de trabajo para dar inicio a las labores del día...............................................................36
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4.1.2 Se prohíbe cambiar las tarjetas u hojas de registro en su lugar, así como marcar el
medio de control de que se trate o firmarlo por un servidor distinto de aquel a quien
corresponde dicho instrumento, aún cuando este último se encuentre presente.....................36
4.1.3 Cualquier empleado que marque su tarjeta, o firme el registro de asistencia después de
la hora reglamentada, se le computará tardanza......................................................................36
Las tardanzas se considerarán como faltas disciplinarias y deberán ser sancionadas, salvo que
se justifique en la ocurrencia de un hecho fortuito o de fuerza mayor comprobada...............36
5. PROHIBICION DE AUSENTARSE DEL TRABAJO......................................................36
5.1 Están prohibidas las salidas del personal durante las horas regulares del trabajo, a no ser
por causa justificada y con formal autorización del superior inmediato del empleado..........36
5.1.1 Las salidas a gestiones oficiales o personales en horas laborables, serán autorizadas y
controladas mediante los mecanismos diseñados para esos fines...........................................36
6. AUSENCIAS.......................................................................................................................36
6.1 Se considera una ausencia el hecho de no concurrir al lugar de trabajo un día completo de
labor.........................................................................................................................................37
6.1.1 Las ausencias sólo se justificarán por enfermedad debidamente establecida o
certificada, por causas de fuerza mayor comprobada o por hallarse el empleado en disfrute de
licencia o permiso regularmente concedidos...........................................................................37
6.1.2 El empleado que por fuerza mayor o enfermedad falte un día de trabajo, deberá
comunicarlo a su superior inmediato el mismo día o en un plazo razonable de acuerdo con
las circunstancias de cada caso................................................................................................37
6.1.3 El empleado ausente durante dos días o más, deberá presentar a su superior inmediato
una certificación médica o una autorización escrita de la autoridad competente, copia de la
cual se depositará en el expediente personal de dicho empleado. La presentación del
certificado médico no excluye la disposición del capítulo anterior (6.1.2) en lo relativo a la
comunicación al superior inmediato por un medio fehaciente................................................37
7. LICENCIAS A LOS EMPLEADOS...................................................................................37
7.1 Se entiende por licencia la autorización dada a un empleado por un supervisor de alto
nivel capacitado para ello, dispensándole de asistir al trabajo durante un período que exceda
de tres días laborables..............................................................................................................37
7.2 Toda licencia deberá ser solicitada y concedida por escrito. Una copia de cada licencia
será depositada en el expediente del empleado beneficiado...................................................37
7.3 Cuando se presume que los motivos aducidos para solicitar una licencia no son
valederos, la autoridad competente, podrá ordenar una investigación y del resultado de la
misma actuar en consecuencia................................................................................................38
8. LICENCIA SIN DISFRUTE DE SUELDO........................................................................38
8.1. Los empleados podrán solicitar licencias ordinarias sin disfrute de sueldo hasta............38
60 días continuos o discontinuos, dentro de un (1) año calendario o en dos (2) años
sucesivos, por el mismo período de 60 días, cuando fuere necesario.....................................38
8.1.1 Si surge justa causa, a juicio de la autoridad competente para concederla, la licencia
ordinaria podrá ser prorrogada hasta por 30 días más.............................................................38
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8.1.2 Mientras dure la licencia ordinaria, el empleado beneficiado no podrá ocupar otro
cargo dentro ni fuera del sector público..................................................................................38
8.1.4 La licencia ordinaria no puede ser revocada por la autoridad que la concede, a menos
que se pruebe que no fueron verdaderas o han desaparecido las causas invocadas para
solicitarla; el empleado beneficiado puede renunciar a ella si han desaparecido las causas que
dieron origen a la misma.........................................................................................................38
8.1.4 El Síndico del Distrito también podrá conceder licencias especiales sin sueldo en casos
imprevistos o extraordinarios, con la duración y requisitos que considere pertinentes..........38
9. LICENCIAS CON DISFRUTE DE SUELDO...................................................................38
9.1 Licencias por enfermedad o accidente grave sufrido por un empleado, que le produzcan
invalidez, podrá ser concedida previa petición escrita del interesado, del cónyuge o de su
familiar más cercano que esté en la posibilidad de hacerlo, acompañada de una certificación
médica expedida por tres facultativos reconocidos, quienes harán los exámenes y estudios
que estimen necesarios para determinar la existencia de la enfermedad o los efectos del
accidente, así como la necesidad de otorgar dicha licencia y período que ha de cubrir la
misma. Esta licencia ordinariamente no excederá de tres meses, salvo que una nueva
certificación, debidamente ponderada, determine la necesidad de una prórroga....................39
9.2 Licencia para cuidar cónyuges, padres o hijos, en casos de enfermedad o accidente grave,
podrá ser concedida previa solicitud escrita del interesado, que justifique la imposibilidad de
que otro familiar pueda hacerlo, acompañada de una certificación médica expedida por un
facultativo reconocido. Esta licencia podrá ser concedida hasta por dos semanas.................39
9.3 Licencia por maternidad para descanso pre y post natal, durante las seis (6) semanas que
precedan a la fecha probable del parto y las seis (6) semanas que le sigan, de acuerdo con las
disposiciones legales vigentes. A este efecto, la interesada deberá presentar con suficiente
antelación una certificación médica que indique la fecha aproximada del parto....................39
9.4 Licencias para realizar estudios, investigaciones y observaciones de tiempo completo
(con o sin beca), que se relacionen con la administración pública y muy especialmente con el
interés del organismo al que pertenece el empleado; La duración de esta licencia no deberá
ser mayor de dos (2) años y sólo podrá destinarse a recibir información, adiestramiento o
perfeccionamiento para mejorar el ejercicio de las funciones propias del cargo o servicio
correspondiente. Será concedida por el titular del organismo, o el funcionario que delegue
previa aprobación del supervisor de más alto nivel del área de trabajo a la cual pertenece el
empleado en cuestión. Este tipo de licencia sólo se concederá a empleados de carrera que
tengan por lo menos dos (2) años de servicio en la Administración Municipal, que durante el
último año de labor hayan obtenido calificación satisfactoria de su desempeño....................39
9.5 Licencia para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales
y entidades particulares. La duración de esta licencia será hasta treinta (30) días y sólo la
concederá el titular del organismo...........................................................................................40
9.6 Licencia por causa de fuerza mayor, debidamente comprobada. La duración de esta
licencia será hasta por treinta (30) días y será concedida por el titular del organismo...........40
9.7 Licencia por matrimonio hasta por cinco (5) días calendarios, concedida por el superior
inmediato del empleado...........................................................................................................40
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9.8 Licencia compensatoria otorgada una vez al año, hasta por quince (15) días laborables en
favor de empleados a quienes habitualmente se les requiere trabajar en exceso de las jornadas
diarias o semanales. Esta licencia debe ser autorizada por la autoridad máxima del
organismo................................................................................................................................40
9.9 Licencia especial otorgada por el Síndico y/o Sala Capitular con duración de hasta un (1)
año, por causas debidamente motivadas por el solicitante......................................................40
10. PERMISOS A EMPLEADOS...........................................................................................40
10.1 Se entiende por permiso, la dispensa oficial de asistencia al trabajo durante un período
de hasta tres (3) días laborables...............................................................................................41
10.2 Se concederán permisos con disfrute de sueldo en los siguientes casos: .......................41
10.2.1 Por nacimiento de hijo, dos días laborables.................................................................41
10.2.2 Por muerte, enfermedad o accidente grave del cónyuge, los padres, abuelos, hijos o
hermanos del empleado tres (3) días laborables. Si se trata de muerte ocurrida en el exterior y
el empleado deba trasladarse al lugar de la misma, el permiso se extenderá según las
circunstancias de cada caso.....................................................................................................41
10.2.3 Para obtemperar a requerimientos de organismos judiciales, legislativos, o
componentes de la Administración Pública:...........................................................................41
Por el tiempo que sea necesario, si el empleado recibe citación formal para comparecer ante
dichos organismos con el fin de cumplir cualquier deber o gestión que sea de la competencia
de los mismos..........................................................................................................................41
Este tipo de permiso no podrá ser negado al empleado que lo requiera, y podrá ser
prorrogado en casos de necesidad debidamente determinada.................................................41
10.2.4 Para cursar estudios de tiempo parcial, a fin de que los empleados de carrera puedan
ausentarse de sus labores durante la jornada hábil para asistir a clases, prácticas o ejercicios,
de acuerdo con los siguientes términos:..................................................................................41
10.2.4.1 Debe tratarse de estudios universitarios o de naturaleza científica o técnica, que se
consideren de evidente provecho para el mejoramiento de los servicios públicos.................41
10.2.4.2 Los permisos se concederán hasta por un máximo de dos (2) horas diarias y
solamente durante el período necesario para concurrir a clases, prácticas o ejercicios,
debiendo el empleado asistir al trabajo a tiempo completo durante el período de vacaciones
que conceda el respectivo centro académico...........................................................................42
10.2.4.3 Estos permisos serán autorizados después de examinar los antecedentes académicos
que permitan justificar su otorgamiento..................................................................................42
Serán concedidos por el lapso que cubra el correspondiente ciclo de estudios......................42
10.2.4.4 Para atender actividades docentes como profesor o auxiliar, o labores asistenciales
o voluntariado en favor de terceros hasta por cinco (5) horas semanales a empleados de
carrera cuando tales actividades no menoscaben el cumplimiento de las labores habituales
del empleado interesado en obtener dicho permiso, y si no conllevan remuneración adicional
a cargo del organismo al que se halla vinculado oficialmente el empleado solicitante..........42
10.3 Los permisos detallados anteriormente, serán solicitados y concedidos en forma escrita.
.................................................................................................................................................42
11. AUTORIZACIONES PARA CONCEDER LICENCIAS Y PERMISOS........................42
MANPRO-0001 12
11.1 La autorización para la concesión de permisos y licencias deberá estar reglamentada de

la siguiente manera:.................................................................................................................42
11.1.1 Licencias de hasta treinta (30) días deberán estar autorizadas por el Síndico.............42
11.1.2 Licencias de más de treinta (30) días y hasta seis (6) meses deberán estar autorizadas
por el Síndico...........................................................................................................................43
11.1.3 Licencias de más de seis (6) meses, indefinidas o de carácter permanente, así como
licencias especiales por causas debidamente motivadas por el solicitante o licencias
concedidas a Directores y Encargados, deberán estar autorizadas por el Síndico y la Sala
Capitular..................................................................................................................................43
11.1.4 Permisos de hasta un día deberán estar autorizados por el titular del departamento al
que pertenezca el empleado.....................................................................................................43
11.1.5 Permisos de más de un día deberán estar autorizados por el Director del Área...........43
12. ABANDONO DEL CARGO............................................................................................43
12.1 Incurre en abandono del cargo el empleado o funcionario que, ostentando tal calidad, y
estando en la obligación de asistir a su trabajo, deja de hacerlo durante dos (2) días
laborables consecutivos, o dos días en un mismo mes sin permiso de autoridad competente.
.................................................................................................................................................43
12.2 El abandono del cargo queda tipificado en cualquiera de las siguientes situaciones:.....43
12.2.1 Cuando el empleado deja de asistir al cumplimiento de sus deberes de trabajo durante
dos días laborables consecutivos, o dos días en un mismo mes sin justificación a juicio de su
superior inmediato o permiso del mismo................................................................................43
12.2.2 Cuando el empleado al vencerse una licencia, un permiso, sus vacaciones anuales, un
encargo de desempeñar otro puesto o una comisión de servicio, no asiste al trabajo durante
un lapso de dos días laborales.................................................................................................44
12.2.3 Cuando el empleado que ha de separarse definitivamente del servicio, en algunas de
las formas previstas, lo hace sin haber obtenido la correspondiente autorización previa de un
funcionario competente para otorgarla, faltando a su trabajo durante los dos días indicados.
.................................................................................................................................................44
12.2.4 Cuando el empleado de carrera renunciante se separa de su cargo por lo menos
durante dos días laborables antes de vencerse el plazo acordado en el acto de aceptación de la
renuncia, o antes del término máximo de 30 días...................................................................44
12.2.5 Cuando el empleado deje de desempeñar su cargo antes de que otro empleado
autorizado lo sustituya, conforme a las reglas establecidas precedentemente........................44
12.3 Si por el abandono del cargo se produce algún perjuicio institucional a terceros, el
empleado en falta será susceptible de que se le apliquen tanto las sanciones disciplinarias del
caso, como las sanciones civiles y penales a que pudiere haber lugar por ese mismo hecho. 44
Misión y Visión.......................................................................................................................44
Misión: La misión del Departamento de Recursos Humanos del Hospital Base Valdivia es:
“Procurar la provisión, mantención, orientación, desarrollo y desvinculación del recursos
humano, en el ámbito individual y grupal, con el fin de optimizar la calidad de la vida laboral
de la organización, y propender a un mejoramiento continuo”...............................................44
MANPRO-0001 13
Visión: Ser un Departamento de Recursos Humanos caracterizado por su innovación, ética,

eficacia, eficiencia, honestidad, experticia profesional y compromiso...................................45
Organigrama general...............................................................................................................45
.................................................................................................................................................46
Organigrama específico del Departamento de RRHH............................................................46
.................................................................................................................................................47
Simbología...............................................................................................................................47
INICIO O TÉRMINO.............................................................................................................48
ACTIVIDAD...........................................................................................................................48
DOCUMENTO.......................................................................................................................48
DECISIÓN..............................................................................................................................48
ARCHIVO PERMANENTE...................................................................................................48
ARCHIVO TEMPORAL........................................................................................................48
CONECTOR DE PÁGINA.....................................................................................................48
CONECTOR DE ACTIVIDAD..............................................................................................48
DIRECCIÓN DE FLUJO........................................................................................................49
PREPARACIÓN O CONECTOR DE PROCEDIMIENTO...................................................49
PASA EL TIEMPO .............................................................................................................49
SISTEMA INFORMÁTICO...................................................................................................49
EFECTIVO O CHEQUE.........................................................................................................49
ACLARACIÓN.......................................................................................................................49
DISQUETE.............................................................................................................................49
DIRECCIÓN DE FLUJO DE ACTIVIDADES SIMULTÁNEAS........................................49
DISCO COMPACTO .............................................................................................................50
OBJETO..................................................................................................................................50
PROCEDIMIENTOS..............................................................................................................51
Procedimiento no. 1:................................................................................................................51
RECLUTACIÓN DEL PERSONAL......................................................................................51
Dirección: Recursos Humanos................................................................................................51

Sección: Registro y Control....................................................................................................51
Objetivo: Describir los pasos para el Reclutamiento de personal...........................................51
Alcance: Se aplica en esta Dirección......................................................................................51
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio:..........................................................52
Área/Cargo..............................................................................................................................53
Pasos........................................................................................................................................53
Secretaria.................................................................................................................................53
1. Entrega Solicitud de Empleo al aspirante a ingresar al Ayuntamiento...............................53
2. Recibe personalmente al aspirante con Solicitud de Empleo y Currículum Vitae anexo y
entrega al analista....................................................................................................................53
Analista....................................................................................................................................53
MANPRO-0001 14
3. Recibe documento del aspirante con Solicitud de Empleo y Currículum Vitae, revisa y
determina el tipo de prueba que aplicará (Psicométrica o específica), fecha y hora de la
evaluación e informa al Director.............................................................................................53
4. Aplica pruebas a aspirantes, las clasifica, corrige, digita informe de Evaluación y entrega
al Encargado de Registro y Control de Personal.....................................................................53
Encargado de registro y Control .............................................................................................53
5. Recibe y revisa expedientes de aspirantes e informe de evaluación, inicial y lo entrega al
Director de Recursos Humanos...............................................................................................53
Director de Recursos Humanos ..............................................................................................53
6. Recibe informe, analiza y entrega al analista......................................................................53
Analista....................................................................................................................................53
7. Recibe expedientes de aspirantes e informe de evaluación; y registra en Control de
Elegibles y No Elegibles y archiva expedientes por orden alfabético....................................53
SELECCIÓN DE PERSONAL...............................................................................................53

Departamento: Registro y Control de Personal.......................................................................54
Objetivo: Describir los pasos para la selección de personal...................................................54
El Cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio..........................................................54
Área/Cargo..............................................................................................................................54
Pasos........................................................................................................................................54
Director de Recursos Humanos...............................................................................................54
1. Recibe oficio de las Direcciones, solicitando designación personal para ocupar vacante,
registra en control y entrega al Encargado de Registro y Control...........................................54
Enc. Dpto. Registro y Control.................................................................................................54
2. Recibe oficio y solicita al analista expediente del candidato idóneo..................................54
Analista ...................................................................................................................................55
3. Revisa en Registros de Elegibles (interno y externo) el candidato mejor calificado, busca
expediente y entrega al encargado de Registro y Control de Personal (ver procedimiento
designación de empleado).......................................................................................................55
DESIGNACION DE EMPLEADO ........................................................................................55
Departamento: Registro y Control..........................................................................................55
Objetivo: Describir los pasos para la Designación de empleado............................................55
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio...........................................................55
Toda designación de empleado deberá someterse al Síndico mediante el formulario Acción
de Personal y deberá ser autorizada por éste...........................................................................55
MANPRO-0001 15
La Dirección de Recursos Humanos deberá comunicar al solicitante designado que debe

presentarse a la oficina correspondiente, a tomar posesión del cargo, en la fecha indicada en
el formulario Acción de Personal, previamente autorizado....................................................56
El Departamento Registro y Control de Recursos Humanos deberá enviar al empleado
designado los siguientes documentos:.....................................................................................56
Registro de Personal................................................................................................................56
Autorización de Descuento para la Cooperativa.....................................................................56
Declaración de Beneficiarios...................................................................................................56
Formulario Plan de Salud........................................................................................................56
Copia de la descripción de Funciones del puesto que ocupa..................................................56
Copia del Manual de Inducción...............................................................................................56
Copia del Manual de Ética del Servidor Público....................................................................56
El Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos, deberá verificar que todos los
documentos, mencionados anteriormente, estén debidamente llenados y firmados por el
empleado y por el superior inmediato aquellos que los requieran..........................................56
El Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos deberá registrar en el control
asignado para tales fines, la fecha de toma de posesión del nuevo empleado........................56
El Departamento de Registro y Control de Personal deberá enviar:.......................................56
Una copia del formulario Registro de Personal, el Formulario “Autorización de..................56
Descuento para la Cooperativa” y una copia del nombramiento (Acción de Personal) al
Departamento de Nóminas......................................................................................................56
Una comunicación al organismo que confecciona los Carnets de Identificación de los
empleados................................................................................................................................56
El Departamento de Registro y Control de Personal deberá conformar expediente del nuevo
empleado con los siguientes documentos:...............................................................................57
Solicitud de empleo, con currículo anexo...............................................................................57
Formulario original de Acción de Personal, firmado por el Síndico en señal de aprobación. 57
Formulario Registro de Personal.............................................................................................57
El Departamento de Registro y Control de Personal, deberá abrir tarjeta de Registro...........57
Personal y anexar foto del nuevo empleado............................................................................57
Las acciones de Personal que se envíen al Departamento de Nómina luego de los días 15 de
cada mes, ingresarán a nómina el mes siguiente, aunque tenga retroactividad a la fecha de
efectividad de la acción correspondiente.................................................................................57
Se hará excepción en los casos de cancelaciones por incumplimiento o fuerza de causa
mayor, así como de fallecimiento del empleo.........................................................................57
Área/Cargo..............................................................................................................................59
Pasos........................................................................................................................................59
Director Recursos Humanos....................................................................................................59
1.- Recibe firmado por el Síndico el formulario.....................................................................59
“Acción de Personal” para fines de designación, la firma y entrega a la Secretaria...............59
Secretaria.................................................................................................................................59
2. – Gestiona expediente y entrega junto al formulario “Acción de Personal” al analista......59
MANPRO-0001 16
Analista de Personal................................................................................................................59
3. - Envía documentos al nuevo empleado, para ser llenados y firmados, de acuerdo a lo....59
establecido en las políticas......................................................................................................59
4.- Recibe los documentos y revisa que estén debidamente llenados y firmados y entrega a la
Secretaria para el trámite correspondiente, de acuerdo a las políticas....................................59
Secretaria.................................................................................................................................59
5.- Elabora y digita nota interna, para remitir los documentos y entrega al Director de
Recursos..................................................................................................................................59
Humanos..................................................................................................................................59
Dirección de Recursos Humanos............................................................................................59
6.-Recibe nota interna, anexa los documentos correspondientes, firma y entrega a la
Secretaria.................................................................................................................................59
Secretaria.................................................................................................................................59
7.- Recibe nota interna, anexos firmados registra en control y envía para su distribución al
departamento de Archivo y Correspondencia.........................................................................59
8.- Archiva documentos en el expediente...............................................................................59
Analista....................................................................................................................................59
9.- Abre tarjeta control, anexa foto y archiva..........................................................................59
CONFECCION CARNET DE................................................................................................59
IDENTIFICACION DE EMPLEADO....................................................................................59
Departamento: Registro y Control de Personal.......................................................................60
Objetivo: Describir los pasos para la Confección de..............................................................60
Carnet Identificación empleado...............................................................................................60
La Dirección Recursos Humanos deberá autorizar la confección de carnet de empleado, al
organismo responsable de la elaboración................................................................................60
El Departamento de Registro y Control de Personal deberá llevar control de las acciones de
personal, relativas a las designaciones, promociones, y cambio de designaciones, para
solicitar la confección de nuevos carnets................................................................................60
Todo funcionario o empleado deberá usar el carnet de identificación durante el horario de
trabajo......................................................................................................................................60
Por la pérdida o deterioro del Carnet de Identificación, el empleado deberá cubrir el costo de
la elaboración de un nuevo carnet...........................................................................................60
Área/Cargo..............................................................................................................................60
Pasos........................................................................................................................................60
Dirección de Recursos Humanos............................................................................................60
Analista de personal................................................................................................................60
MANPRO-0001 17
1- Recibe “Acción de Personal” con designación, promoción o traslado instruye a la

Secretaria.................................................................................................................................60
Secretaria.................................................................................................................................61
2- Digita relación con nombre, cédula, cargo, oficina y código de empleado, fotocopia y
envía al organismo que confecciona los carnets e informa al empleado.................................61
Enc. Dpto. Registro y Control ................................................................................................61
3- Recibe carnet de Identificación, elabora relación, clasifica por Oficina y entrega carnet a
los empleados correspondientes..............................................................................................61
Dpto Control y Registro de Personal (Analista)......................................................................61
4- Da seguimiento permanentemente a las acciones relativas a designaciones, traslado,
promoción, y cambio de designaciones, para solicitar la confección de nuevos carnets........61
EVALUACION DEL DESEMPEÑO.....................................................................................61
Dirección : Recursos Humanos...............................................................................................61
Departamento: Registro y Control de Recursos Humanos......................................................61
Objetivo : Describir los pasos para la evaluación del.............................................................62
Desempeño tanto en período de prueba como por año de servicios.......................................62
Alcance : Se aplica en toda la Institución................................................................................62
Cada supervisor del personal que labora en la calle llevará un control de las visitas realizadas
y los resultados obtenidos, los cuales deberán ser revisados y discutidos entre el supervisor y
el empleado al menos una vez al mes......................................................................................62
Deberá llevarse una evaluación permanente a todos los empleados e informar y discutir con
ellos los aspectos positivos para reforzarlos, y los aspectos negativos, para mejorarlos. Esta
evaluación permanente, deberá servir como base para la evaluación del desempeño anual...62
Las demás disposiciones vigentes para este procedimiento están contenidas en el Reglamento
de Evaluación de Desempeño..................................................................................................62
Área/Cargo..............................................................................................................................62
Pasos........................................................................................................................................62
Analista de personal................................................................................................................62
1. Revisa el Control de Designaciones, elabora relación de empleados (con nombre, cargo,
fecha de ingreso y oficina) que han cumplido el período de prueba establecido, y/o año de
servicios en el Ayuntamiento. Verifica datos de empleado con tarjeta Registro Personal.....62
Analista....................................................................................................................................63
2. Elabora los oficios de Solicitud de Evaluación y entrega al Director.................................63
Director....................................................................................................................................63
3. Recibe oficios, firma y entrega a la Secretaria. ..................................................................63
Secretaria.................................................................................................................................63
4. Recibe oficios, le anexa los formularios, registra en control y envía al departamento de
Archivo y Correspondencia para su distribución....................................................................63
5. Recibe copia de los oficios y entrega al analista de personal para fines de seguimiento....63
Analista de Personal ...............................................................................................................63
MANPRO-0001 18
6. Da seguimiento hasta que recibe oficios, con los formularios anexos................................63

Secretaria.................................................................................................................................63
7. Revisa las evaluaciones, tabula resultados y entrega al Encargado de Registro y Control de
R.H..........................................................................................................................................63
Enc. Registro y Control R.H...................................................................................................63
8. Informa los resultados de las evaluaciones al Director de R.H; y entrega para trámite......63
9. Instruye a la Secretaria para la confección de las comunicaciones de envío de los
resultados de las evaluaciones.................................................................................................64
Secretaria.................................................................................................................................64
10. Hace cartas en original y 2 copias y gestiona las firmas con el Director de Recursos
Humanos..................................................................................................................................64
11. Envía al Dpto. de Correspondencia y Archivo para envío a las áreas correspondientes.. 64
12. Recibe las comunicaciones con acuse de recibo y entrega al analista..............................64
Analista ...................................................................................................................................64
13. Autoriza “Registro de Personal” archiva comunicaciones y formularios de evaluación en
los expedientes correspondientes............................................................................................64
Director de Recursos Humanos. .............................................................................................64
14. Da seguimiento a las ejecutorias establecidas en las políticas de acuerdo con los
resultados de las evaluaciones.................................................................................................64
14.1 Si el empleado califica para elegible de promoción, anota en Registro de Elegibles
Internos....................................................................................................................................64
Glosario administrativo.............................................................................................4
Políticas del departamento.....................................................................................16
Misión y Visión.........................................................................................................27
Organigrama general...............................................................................................28
Organigrama del depto. RRHH...............................................................................29
Simbología...........................................................Error: Reference source not found0
Procedimientos...................................................3Error: Reference source not found
Reclutamiento de personal...............................Error: Reference source not found4
Selección de personal......................................Error: Reference source not found6
Designación de empleado................................Error: Reference source not found8
Confección de carnet de empleado.......................................................................41
Evaluación del desempeño...............................4Error: Reference source not found
MANPRO-0001 19
Introducción
El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de normas

y procesos que pautan las actividades de la Dirección de Recursos Humanos.
Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen

el desenvolvimiento de esta Dirección, se propician las condiciones favorables para
el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares
preestablecidos de control y calidad.
La presentación esquemática de los procesos permite al empleado visualizar de

una forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas
diarias. De igual manera facilita la supervisión.
Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente actualización

acorde con la redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva
tecnología.
MANPRO-0001 20
Glosario administrativo
Actividad o Tarea:
Términos sinónimos, aunque se acostumbra a tratar la tarea como un complemento
de la actividad. En general son acciones humanas, que consumen tiempo y
recursos y conducen a lograr un resultado.
Algoritmo:
Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta clase de problemas.
Es la representación gráfica de una sucesión lógica de operaciones; o pasos que
conducen a la solución de un problema.
Análisis:
Es la acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible para
reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre estas y obtener
soluciones entre estos objetos de todo.
MANPRO-0001 21
Control de calidad:
Se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del trabajo, respecto a
la realización del nivel de calidad previsto para la producción.
Controlar:
Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema
organizacional en un tiempo y espacio organizado.
Coordinar:
Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera verticalmente y
horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los
elementos que participan en el trabajo.
Departamentalización:
Se ocupa de analizar y dividir el trabajo en un todo, estableciendo los niveles de
especialización y complejidad de todas las partes.
Desarrollo Organizacional:
Es la acción de mantenimiento y actualización permanente de los cambios
aplicados a una organización.
Diagnostico:
Es la identificación y explicación de las variables directas e indirectas inmersas en
problema.
MANPRO-0001 22
Investigación previa y preliminar de un grupo, etc., y nos dice cual es el problema

de la empresa.
Dirigir:
Es el acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y
resultados con determinados recursos.
División del Trabajo:

Es el acto de segmentar el trabajo total de una organización por especializaciones y
niveles de dificultad.
Eficacia:
Es el mejor indicador en el logro de objetivos o metas por unidad de tiempo
respectivo a lo planeado.
Eficiencia:
Indicador de menor costo de un resultado, a unidad de factor empleado y por
unidad de tiempo.
Estrategia:
Es un proceso regulable, es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión
óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las
metas, los fines, la política y la programación de acciones de un todo organizacional
o individual.
Fines:
Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.
MANPRO-0001 23
Fluxograma/ Flujograma:
Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen
un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según
su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc.
Es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y
los responsables de su ejecución.
Es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
FODA:
Significa: fortaleza, oportunidades, debilidades, amenazas.
Es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su
mercado y de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Debilidades y fortalezas: son internas a la empresa, es decir corresponden a las

fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de
capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado
entre otros.
Amenazas y oportunidades: son externas, y se presentan en su entorno, es decir

son las oportunidades y amenazas que la empresa tiene frente a sus competidores,
proveedores, legislación y gobierno.
MANPRO-0001 24
El objetivo del análisis FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa

bajo análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga
en función de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.
Formulario:
Es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o
seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo.
Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo,
y son útiles para llenar bases de datos.
Función:
En informática es un grupo de instrucciones con un objetivo en particular y que se
ejecuta al ser llamada desde otra función o procedimiento. Una función puede
llamarse múltiples veces e incluso llamarse a sí misma (función recurrente).
Gerencia:
Un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples
funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos
a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de
lograr objetivos establecidos.
Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer
sus respectivas demandas.
Índice:
Son una o más claves que identifican un único registro (fila o renglón). Los índices
hacen más fácil encontrar y ordenar los registros.
MANPRO-0001 25
Logística:
Se refiere:
1) al posible flujo de los recursos que una empresa va a necesitar para la
realización de sus actividades; y.
2) al conjunto de operaciones y tareas relacionadas con el envío de productos
terminados al punto de consumo o de uso.
Es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos
necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de
materias primas y componentes, existencias en proceso y productos terminados; de
tal manera, que éstos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el
momento apropiado".
Por tanto, no es una exageración el decir que el éxito final de un proyecto depende
en una buena parte, de la logística.
Macro Análisis Administrativo:

Estudio global de más de una institución vista en unidad de un sistema total de
administración general.
Es el análisis del sistema del estado constituido por la totalidad de instituciones y
órganos que le formulan.
Manual:
Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Manual de Funciones:
MANPRO-0001 26
Consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el

diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de
coordinación entre ellos
Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una
empresa. Determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo,
así como de cada puesto de trabajo.
Manual de Organización
Describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los
objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de Políticas:
Contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma
de decisiones.
Manual de Procedimientos:
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos
en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de
la organización compatibles con dichos procedimientos.
Manual del empleado:

Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se
incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y
que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a
objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y
programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
MANPRO-0001 27
Manual de puestos:
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la naturaleza y
funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de
ingreso y valoración, de una determinada organización.
Manual Técnico:
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura y modo
de operar un aparato. Su contenido destina un porcentaje menor a la descripción y
uno mayor a la gráfica.
Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, vehículos, etc.
Meta:
Es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y unidad de medida
del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo.
Se compone de Verbo+ cantidad+ unidad de medida+ tiempo+ localización.
Método:
Sucesión lógica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo
predeterminado.
Modelo:
Representación de la realidad por medio de abstracciones. Los modelos enfocan
ciertas partes importantes de un sistema (por lo menos, aquella que le interesan a
un tipo de modelo específico), restándole importancia a otras.
Los modelos son creados empleando herramientas de modelado.
MANPRO-0001 28
Objetivo Específico:
Es la especificación de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos
específicos logran el objetivo general.
Objetivo General:
Se define como “un deseo a lograr”.
Organizar:
Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una
organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.
Organigrama:
Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según
división especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.
Plan Anual Operativo:

Es el plan institucional de corto plazo pero vinculado al plan de mediano plazo y
largo plazo.
Es el conjunto armonioso de políticas, estrategias, objetivos, metas, actividades y el
presupuesto institucional programado en el tiempo y conducen a un objetivo común.
Plan:
Conjunto de programas y proyectos relacionados entre sí y conducentes a un
objetivo común. También conjunto armónico de actividades para lograr un
resultado concreto.
MANPRO-0001 29
Planificación:
Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos
para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.
Planificación Administrativa:
Proceso racional de previsión, estructuración, diseño y asignación óptima de
recursos de las organizaciones, para que alcancen resultados en un tiempo y
espacio dados.
Planificación Socioeconómica:
Proceso racional y continuo de previsión, organización y uso de recursos escasos,
para alcanzar objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y espacio
predeterminados.
Política:
Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una organización, que orientan la
actuación de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y
plazo dados. Es un marco general de actuación.
Presupuesto:
Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por programas,
proyectos y actividades a realizar por una organización, presentándose en
determinadas clasificaciones.
Problema:
Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en
un momento histórico determinado y un lugar dado.
Procedimiento:
MANPRO-0001 30
Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores

distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las
operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio.
Producto:
Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, a que
conduce una actividad realizada.
Prognosis:
Es el juicio valorativo de costo beneficio, respecto a la información aportada por un
diagnostico o situación de problema concreto para definir distintas alternativas
futuras de acción.
Puesto:
Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee
determinados requisitos y a cambio de remuneración.
Recursos:
Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son
seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta física y tiempo.
Reingeniería:
Trata de la reingeniería de procesos administrativos o de producción. Implica
ingeniar con apoyo de las ciencias y la tecnología.
Aplicada a las organizaciones significa rediseñar sus estructuras, procesos,
métodos, formas, planta y equipos, para hacerla más eficiente y eficaz y acorde con
las exigencias futuras de los mercados.
MANPRO-0001 31
Su primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas y empezar de
nuevo, ingeniando nuevas alternativas.
El segundo es lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor
costo, mayor calidad y obtener mayor satisfacción del cliente.
Responsables:
Son los funcionarios que reciben órdenes de sus superiores o las tienen en virtud
del puesto que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases:
unidades organizativas o funcionarios.
Salud Ocupacional:
Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los accidentes y enfermedades
del trabajo. El estudio se divide en tres áreas: Higiene Industrial, Seguridad
Industrial y Medicina del Trabajo.
Sistemas:
Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí,
capaces de transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su
ambiente. Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y
cerrados.
Sistemas Abiertos:
Se caracteriza porque su estado original se modifica constantemente por la acción
retro alimentadora del ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida
útil depende de su adaptabilidad a las exigencias del ambiente (homeostasis).
Sistemas Cerrados:
MANPRO-0001 32
Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por sí mismo para adaptarse a

las demandas del ambiente. Es irreversible y su estado presente y final está
determinado por su estado original. Son perecederos por desgaste (entropía).
Supervisar:
Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas
preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.
Táctica:
Sistema especial que se emplea para disimular y hábilmente para conseguir un fin.
Trabajo:
Acción humana, individual o colectiva, que conduce a la obtención de un producto o
a la prestación de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo
de otros recursos.
Unidad de Medida:
Identificación clara del medio u objeto (kilos, casas, informes, visitas, dólares) con el
cual se va a medir la cantidad de bienes o servicios de la meta.
Políticas del departamento
1. OBJETIVO
1.1 Racionalizar e institucionalizar de modo uniforme, un sistema de control de

Asistencia, puntualidad y dedicación al trabajo.
2. RESPONSABILIDAD
MANPRO-0001 33
2.1 Los empleados y el personal de supervisión son responsables de dar fiel

cumplimiento a esta política.
2.2 La Dirección de Recursos Humanos es responsable de velar por la correcta

aplicación de la misma.
3. GENERAL
3.1 Los empleados deben asistir a su trabajo todos los días laborables, de acuerdo
con el horario oficial ordinario establecido por el Síndico, o conforme a otros
horarios especiales que se consideren convenientes por la naturaleza de los
servicios de que se trate.
3.1.1 Cuando el servicio lo requiera por su naturaleza, urgencia o algún motivo

atendible, se podrá prolongar la jornada de trabajo después, de las horas límites
establecidos y la asistencia al trabajo en días no laborables, siempre observando
los parámetros legales y la justa compensación retributiva.
3.2 El personal permanente realizará sus labores ordinarias en los lugares e

instalaciones oficiales que se le indiquen de manera formal. También podrá
realizarlas en otros lugares o instalaciones distintas de aquellos, cuando así lo
requiera el servicio y siempre que no perjudique al empleado.
3.2.1 Al empleado que se le destine a trabajar en un lugar distinto del habitual se le

pagará una compensación suficiente para cubrir los gastos de transporte y otros en
que haya de incurrir con tal motivo, de acuerdo a las normas establecidas.
MANPRO-0001 34
3.3 Será obligatorio el uso de uniformes y puestos que se hayan establecido para
las diferentes áreas y puestos de trabajo
3.4 La Dirección de Recursos Humanos deberá consignar “Registro de Personal”

todas las tardanzas, ausencias, permisos y licencias otorgados, haciendo constar
las fechas de inicio y fin de los mismos.
3.4.1 En caso de asistir a las labores sin el uniforme establecido a él o la

trabajador(a) no se le permitirá entrar al lugar de trabajo y se le descontará el día
del monto de su sueldo
3.4.2 El o la trabajador(a) que pierda o deteriore su uniforme deberá reponerlo con

sus propios recursos económicos.
3.5 Cuando alguna Obrera de Limpieza esté embarazada, deberá reubicarse en la

brigada más cercana al lugar de su residencia, de manera que no tenga que
transportarse en camiones para trasladarse al lugar de su trabajo.
3.5.1 De no ser posible, será reubicada en una de las Oficinas del Ayuntamiento del
distrito Nacional, (Mercado, Cementerio, Palacio Consistorial, Registro Civil y
Conservaduría de Hipotecas, Transportación, Mirador Sur, Palacio Municipal o
cualquier otra), mientras dure su estado
4. TARDANZAS
4.1 La asistencia y puntualidad de los empleados será controlada mediante libros,

tarjetas, relojes y otros medios de registro, tanto al iniciarse la jornada de trabajo
como al finalizar la misma. Los empleados marcarán personalmente sus
MANPRO-0001 35
respectivas tarjetas o firmarán los registros destinados a control de asistencia y

puntualidad.
4.1.1 Se concederá una gracia de diez (10) minutos adicionales a partir de la hora
reglamentaria de entrada al trabajo. Vencido este lapso, cada empleado deberá
estar en su lugar de trabajo para dar inicio a las labores del día.
4.1.2 Se prohíbe cambiar las tarjetas u hojas de registro en su lugar, así como
marcar el medio de control de que se trate o firmarlo por un servidor distinto de
aquel a quien corresponde dicho instrumento, aún cuando este último se encuentre
presente.
4.1.3 Cualquier empleado que marque su tarjeta, o firme el registro de asistencia

después de la hora reglamentada, se le computará tardanza.
Las tardanzas se considerarán como faltas disciplinarias y deberán ser
sancionadas, salvo que se justifique en la ocurrencia de un hecho fortuito o de
fuerza mayor comprobada.
5. PROHIBICION DE AUSENTARSE DEL TRABAJO
5.1 Están prohibidas las salidas del personal durante las horas regulares del
trabajo, a no ser por causa justificada y con formal autorización del superior
inmediato del empleado.
5.1.1 Las salidas a gestiones oficiales o personales en horas laborables, serán

autorizadas y controladas mediante los mecanismos diseñados para esos fines.
6. AUSENCIAS
MANPRO-0001 36
6.1 Se considera una ausencia el hecho de no concurrir al lugar de trabajo un día

completo de labor.
6.1.1 Las ausencias sólo se justificarán por enfermedad debidamente establecida o

certificada, por causas de fuerza mayor comprobada o por hallarse el empleado en
disfrute de licencia o permiso regularmente concedidos.
6.1.2 El empleado que por fuerza mayor o enfermedad falte un día de trabajo,
deberá comunicarlo a su superior inmediato el mismo día o en un plazo razonable
de acuerdo con las circunstancias de cada caso.
6.1.3 El empleado ausente durante dos días o más, deberá presentar a su superior
inmediato una certificación médica o una autorización escrita de la autoridad
competente, copia de la cual se depositará en el expediente personal de dicho
empleado. La presentación del certificado médico no excluye la disposición del
capítulo anterior (6.1.2) en lo relativo a la comunicación al superior inmediato por un
medio fehaciente.
7. LICENCIAS A LOS EMPLEADOS
7.1 Se entiende por licencia la autorización dada a un empleado por un supervisor

de alto nivel capacitado para ello, dispensándole de asistir al trabajo durante un
período que exceda de tres días laborables.
7.2 Toda licencia deberá ser solicitada y concedida por escrito. Una copia de cada
licencia será depositada en el expediente del empleado beneficiado.
MANPRO-0001 37
7.3 Cuando se presume que los motivos aducidos para solicitar una licencia no son
valederos, la autoridad competente, podrá ordenar una investigación y del resultado
de la misma actuar en consecuencia.
8. LICENCIA SIN DISFRUTE DE SUELDO
8.1. Los empleados podrán solicitar licencias ordinarias sin disfrute de sueldo hasta
60 días continuos o discontinuos, dentro de un (1) año calendario o en dos (2) años
sucesivos, por el mismo período de 60 días, cuando fuere necesario.
8.1.1 Si surge justa causa, a juicio de la autoridad competente para concederla, la

licencia ordinaria podrá ser prorrogada hasta por 30 días más.
8.1.2 Mientras dure la licencia ordinaria, el empleado beneficiado no podrá ocupar

otro cargo dentro ni fuera del sector público.
8.1.4 La licencia ordinaria no puede ser revocada por la autoridad que la concede, a
menos que se pruebe que no fueron verdaderas o han desaparecido las causas
invocadas para solicitarla; el empleado beneficiado puede renunciar a ella si han
desaparecido las causas que dieron origen a la misma.
8.1.4 El Síndico del Distrito también podrá conceder licencias especiales sin sueldo
en casos imprevistos o extraordinarios, con la duración y requisitos que considere
pertinentes.
9. LICENCIAS CON DISFRUTE DE SUELDO
MANPRO-0001 38
9.1 Licencias por enfermedad o accidente grave sufrido por un empleado, que le
produzcan invalidez, podrá ser concedida previa petición escrita del interesado, del
cónyuge o de su familiar más cercano que esté en la posibilidad de hacerlo,
acompañada de una certificación médica expedida por tres facultativos
reconocidos, quienes harán los exámenes y estudios que estimen necesarios para
determinar la existencia de la enfermedad o los efectos del accidente, así como la
necesidad de otorgar dicha licencia y período que ha de cubrir la misma. Esta
licencia ordinariamente no excederá de tres meses, salvo que una nueva
certificación, debidamente ponderada, determine la necesidad de una prórroga.
9.2 Licencia para cuidar cónyuges, padres o hijos, en casos de enfermedad o

accidente grave, podrá ser concedida previa solicitud escrita del interesado, que
justifique la imposibilidad de que otro familiar pueda hacerlo, acompañada de una
certificación médica expedida por un facultativo reconocido. Esta licencia podrá ser
concedida hasta por dos semanas.
9.3 Licencia por maternidad para descanso pre y post natal, durante las seis (6)
semanas que precedan a la fecha probable del parto y las seis (6) semanas que le
sigan, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. A este efecto, la
interesada deberá presentar con suficiente antelación una certificación médica que
indique la fecha aproximada del parto.
9.4 Licencias para realizar estudios, investigaciones y observaciones de tiempo

completo (con o sin beca), que se relacionen con la administración pública y muy
especialmente con el interés del organismo al que pertenece el empleado; La
duración de esta licencia no deberá ser mayor de dos (2) años y sólo podrá
destinarse a recibir información, adiestramiento o perfeccionamiento para mejorar el
ejercicio de las funciones propias del cargo o servicio correspondiente. Será
MANPRO-0001 39
concedida por el titular del organismo, o el funcionario que delegue previa

aprobación del supervisor de más alto nivel del área de trabajo a la cual pertenece
el empleado en cuestión. Este tipo de licencia sólo se concederá a empleados de
carrera que tengan por lo menos dos (2) años de servicio en la Administración
Municipal, que durante el último año de labor hayan obtenido calificación
satisfactoria de su desempeño.
9.5 Licencia para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos

internacionales y entidades particulares. La duración de esta licencia será hasta
treinta (30) días y sólo la concederá el titular del organismo.
9.6 Licencia por causa de fuerza mayor, debidamente comprobada. La duración de

esta licencia será hasta por treinta (30) días y será concedida por el titular del
organismo.
9.7 Licencia por matrimonio hasta por cinco (5) días calendarios, concedida por el
superior inmediato del empleado.
9.8 Licencia compensatoria otorgada una vez al año, hasta por quince (15) días
laborables en favor de empleados a quienes habitualmente se les requiere trabajar
en exceso de las jornadas diarias o semanales. Esta licencia debe ser autorizada
por la autoridad máxima del organismo.
9.9 Licencia especial otorgada por el Síndico y/o Sala Capitular con duración de
hasta un (1) año, por causas debidamente motivadas por el solicitante.
10. PERMISOS A EMPLEADOS
MANPRO-0001 40
10.1 Se entiende por permiso, la dispensa oficial de asistencia al trabajo durante un

período de hasta tres (3) días laborables.
10.2 Se concederán permisos con disfrute de sueldo en los siguientes casos:
10.2.1 Por nacimiento de hijo, dos días laborables
10.2.2 Por muerte, enfermedad o accidente grave del cónyuge, los padres, abuelos,
hijos o hermanos del empleado tres (3) días laborables. Si se trata de muerte
ocurrida en el exterior y el empleado deba trasladarse al lugar de la misma, el
permiso se extenderá según las circunstancias de cada caso.
10.2.3 Para obtemperar a requerimientos de organismos judiciales, legislativos, o

componentes de la Administración Pública:
Por el tiempo que sea necesario, si el empleado recibe citación formal para
comparecer ante dichos organismos con el fin de cumplir cualquier deber o gestión
que sea de la competencia de los mismos.
Este tipo de permiso no podrá ser negado al empleado que lo requiera, y podrá ser
prorrogado en casos de necesidad debidamente determinada.
10.2.4 Para cursar estudios de tiempo parcial, a fin de que los empleados de
carrera puedan ausentarse de sus labores durante la jornada hábil para asistir a
clases, prácticas o ejercicios, de acuerdo con los siguientes términos:
10.2.4.1 Debe tratarse de estudios universitarios o de naturaleza científica o

técnica, que se consideren de evidente provecho para el mejoramiento de los
servicios públicos.
MANPRO-0001 41
10.2.4.2 Los permisos se concederán hasta por un máximo de dos (2) horas diarias
y solamente durante el período necesario para concurrir a clases, prácticas o
ejercicios, debiendo el empleado asistir al trabajo a tiempo completo durante el
período de vacaciones que conceda el respectivo centro académico
10.2.4.3 Estos permisos serán autorizados después de examinar los antecedentes

académicos que permitan justificar su otorgamiento.
Serán concedidos por el lapso que cubra el correspondiente ciclo de estudios.
10.2.4.4 Para atender actividades docentes como profesor o auxiliar, o labores

asistenciales o voluntariado en favor de terceros hasta por cinco (5) horas
semanales a empleados de carrera cuando tales actividades no menoscaben el
cumplimiento de las labores habituales del empleado interesado en obtener dicho
permiso, y si no conllevan remuneración adicional a cargo del organismo al que se
halla vinculado oficialmente el empleado solicitante.
10.3 Los permisos detallados anteriormente, serán solicitados y concedidos en

forma escrita.
11. AUTORIZACIONES PARA CONCEDER LICENCIAS Y PERMISOS
11.1 La autorización para la concesión de permisos y licencias deberá estar

reglamentada de la siguiente manera:
11.1.1 Licencias de hasta treinta (30) días deberán estar autorizadas por el Síndico.
MANPRO-0001 42
11.1.2 Licencias de más de treinta (30) días y hasta seis (6) meses deberán estar
autorizadas por el Síndico.
11.1.3 Licencias de más de seis (6) meses, indefinidas o de carácter permanente,

así como licencias especiales por causas debidamente motivadas por el solicitante
o licencias concedidas a Directores y Encargados, deberán estar autorizadas por el
Síndico y la Sala Capitular.
11.1.4 Permisos de hasta un día deberán estar autorizados por el titular del
departamento al que pertenezca el empleado.
11.1.5 Permisos de más de un día deberán estar autorizados por el Director del
Área.
12. ABANDONO DEL CARGO
12.1 Incurre en abandono del cargo el empleado o funcionario que, ostentando tal
calidad, y estando en la obligación de asistir a su trabajo, deja de hacerlo durante
dos (2) días laborables consecutivos, o dos días en un mismo mes sin permiso de
autoridad competente.
12.2 El abandono del cargo queda tipificado en cualquiera de las siguientes

situaciones:
12.2.1 Cuando el empleado deja de asistir al cumplimiento de sus deberes de

trabajo durante dos días laborables consecutivos, o dos días en un mismo mes sin
justificación a juicio de su superior inmediato o permiso del mismo.
MANPRO-0001 43
12.2.2 Cuando el empleado al vencerse una licencia, un permiso, sus vacaciones

anuales, un encargo de desempeñar otro puesto o una comisión de servicio, no
asiste al trabajo durante un lapso de dos días laborales.
12.2.3 Cuando el empleado que ha de separarse definitivamente del servicio, en

algunas de las formas previstas, lo hace sin haber obtenido la correspondiente
autorización previa de un funcionario competente para otorgarla, faltando a su
trabajo durante los dos días indicados.
12.2.4 Cuando el empleado de carrera renunciante se separa de su cargo por lo

menos durante dos días laborables antes de vencerse el plazo acordado en el acto
de aceptación de la renuncia, o antes del término máximo de 30 días.
12.2.5 Cuando el empleado deje de desempeñar su cargo antes de que otro

empleado autorizado lo sustituya, conforme a las reglas establecidas
precedentemente.
12.3 Si por el abandono del cargo se produce algún perjuicio institucional a

terceros, el empleado en falta será susceptible de que se le apliquen tanto las
sanciones disciplinarias del caso, como las sanciones civiles y penales a que
pudiere haber lugar por ese mismo hecho.
Misión y Visión
Misión: La misión del Departamento de Recursos Humanos del Hospital Base

Valdivia es: “Procurar la provisión, mantención, orientación, desarrollo y
desvinculación del recursos humano, en el ámbito individual y grupal, con el fin de
MANPRO-0001 44
optimizar la calidad de la vida laboral de la organización, y propender a un

mejoramiento continuo”.
Visión: Ser un Departamento de Recursos Humanos caracterizado por su

innovación, ética, eficacia, eficiencia, honestidad, experticia profesional y
compromiso.
Organigrama general
MANPRO-0001 45
Organigrama específico del Departamento de RRHH
MANPRO-0001 46
Simbología
MANPRO-0001 47
Indica el principio o fin del

INICIO O
procedimiento
TÉRMINO
Representa las actividades que se

ACTIVIDAD
desarrollan en el procedimiento.
Representa un documento que entra,

DOCUMENTO sale, se utiliza o se genera en el
procedimiento.
Indica un punto del procedimiento, en

DECISIÓN donde se debe tomar una decisión
entre dos opciones.
Indica el depósito de un
ARCHIVO
documento o información dentro de
PERMANENTE
un archivo por período indefinido.
Indica la guarda de un documento

ARCHIVO
por un período determinado es decir
TEMPORAL
en forma temporal.
Representa una conexión o enlace

CONECTOR DE
con otra hoja diferente en la que
PÁGINA
continúa el procedimiento.
Representa una conexión o enlace de

CONECTOR DE
una parte del diagrama con otra parte
ACTIVIDAD
lejana del mismo.
MANPRO-0001 48
Conecta los símbolos, señalando el

DIRECCIÓN DE
orden en que se deben realizar las
FLUJO
distintas actividades.
PREPARACIÓN O Indica conexión del procedimiento con

CONECTOR DE otro que se realiza de principio a fin
PROCEDIMIENTO para poder continuar con el descrito.
Representa una interrupción del

PASA EL TIEMPO
proceso.
SISTEMA Indica el uso de un sistema

INFORMÁTICO informático en el procedimiento
Representa el efectivo o cheque que

EFECTIVO O
se reciba, genere o salga del
CHEQUE
procedimiento.
Se utiliza para hacer una aclaración

ACLARACIÓN correspondiente a una actividad del
procedimiento.
Representa la acción de respaldar la
información generada en el
DISQUETE
procedimiento en una unidad
magnética
DIRECCIÓN DE Conecta los símbolos señalando el
FLUJO DE orden simultáneo de dos o más
ACTIVIDADES actividades que se desarrollan en
SIMULTÁNEAS diferentes direcciones de flujo.
MANPRO-0001 49
Representa la acción de respaldar la

DISCO información generada en el
COMPACTO procedimiento en una unidad de
lectura óptica.
Es la representación gráfica de un
OBJETO objeto tangible descrito dentro del
procedimiento.
MANPRO-0001 50
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento no. 1: RECLUTACIÓN DEL PERSONAL
Dirección: Recursos Humanos

Sección: Registro y Control
Objetivo: Describir los pasos para el Reclutamiento de personal
Alcance: Se aplica en esta Dirección
MANPRO-0001 51
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio:
 Cuando se genere alguna vacante se dará preferencia al personal actual,

siempre que represente una mejora para éste y convenga a la institución.
 En caso de que no pueda llenarse la vacante con el personal existente, se
procederá a revisar el archivo de elegibles externos.
 Para reclutar al personal se harán concursos internos mediante circular
informativa y la selección entre los participantes será en base a los
resultados de la evaluación del desempeño y cualquier otro mecanismo que
se determine.
 Las solicitudes de empleos deberán ser depositadas en la Dirección de
Recursos Humanos, con una foto 2 x 2 y con las certificaciones que avalen
en nivel académico.
 Las personas aspirantes a desempeñar un cargo dentro del Ayuntamiento
deberán ser evaluadas mediante prácticas, métodos y técnicas de
administración de Recursos Humanos.
 Las personas aspirantes a desempeñar un cargo dentro del Ayuntamiento
deberán tener mayoría de edad.
 El encargado de Reclutamiento y Selección deberá comunicar al solicitante
fecha y hora de la evaluación.
 El resultado de las evaluaciones de los candidatos deberá registrarse en un
control de elegibles y no elegibles.
 El Psicólogo deberá archivar el expediente de los candidatos evaluados por
orden alfabético.
MANPRO-0001 52
Área/Cargo Pasos
Secretaria 1. Entrega Solicitud de Empleo al aspirante a
ingresar al Ayuntamiento
2. Recibe personalmente al aspirante con
Solicitud de Empleo y Currículum Vitae anexo y
entrega al analista.
Analista 3. Recibe documento del aspirante con

Solicitud de Empleo y Currículum Vitae, revisa
y determina el tipo de prueba que aplicará
(Psicométrica o específica), fecha y hora de la
evaluación e informa al Director.
4. Aplica pruebas a aspirantes, las clasifica,
corrige, digita informe de Evaluación y entrega
al Encargado de Registro y Control de
Personal.
Encargado de registro y Control 5. Recibe y revisa expedientes de aspirantes e

informe de evaluación, inicial y lo entrega al
Director de Recursos Humanos.
Director de Recursos Humanos 6. Recibe informe, analiza y entrega al analista
Analista 7. Recibe expedientes de aspirantes e informe
de evaluación; y registra en Control de
Elegibles y No Elegibles y archiva expedientes
por orden alfabético.
Procedimiento no. 2: SELECCIÓN DE PERSONAL
MANPRO-0001 53

Departamento: Registro y Control de Personal
Objetivo: Describir los pasos para la selección de personal.
El Cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
 El encargado de Registro y Control deberá presentar al Director de Recursos

Humanos el candidato idóneo, conforme a los Registros de Elegibles(interno
y externo), cuando se presente una vacante
 No podrán ser designados parientes o afines en línea directa en cualquier
grado o hermano, tío, sobrino, esposo o cuñado, del Síndico, Vice síndico,
Regidores o empleado del Ayuntamiento.
 Los Directores, Tesorero y otros funcionarios deberán presentar Declaración
Jurada de sus bienes al Consultor Jurídico de la sindicatura, a más tardar 15
días después de su designación.
 Se llevarán Registros de Elegibles Internos y Elegibles Externos, para ser
consultados en la selección del personal.
Área/Cargo Pasos
Director de Recursos Humanos 1. Recibe oficio de las Direcciones,
solicitando designación personal para
ocupar vacante, registra en control y
entrega al Encargado de Registro y
Control
Enc. Dpto. Registro y Control. 2. Recibe oficio y solicita al analista
MANPRO-0001 54
expediente del candidato idóneo.
Analista 3. Revisa en Registros de Elegibles

(interno y externo) el candidato mejor
calificado, busca expediente y entrega al
encargado de Registro y Control de
Personal (ver procedimiento
designación de empleado).
Procedimiento no. 3: DESIGNACION DE EMPLEADO

Departamento: Registro y Control
Objetivo: Describir los pasos para la Designación de empleado
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
 Toda designación de empleado deberá someterse al Síndico mediante el

formulario Acción de Personal y deberá ser autorizada por éste.
MANPRO-0001 55
 La Dirección de Recursos Humanos deberá comunicar al solicitante

designado que debe presentarse a la oficina correspondiente, a tomar
posesión del cargo, en la fecha indicada en el formulario Acción de Personal,
previamente autorizado.
 El Departamento Registro y Control de Recursos Humanos deberá enviar al
empleado designado los siguientes documentos:
 Registro de Personal
 Autorización de Descuento para la Cooperativa
 Declaración de Beneficiarios
 Formulario Plan de Salud
 Copia de la descripción de Funciones del puesto que ocupa
 Copia del Manual de Inducción
 Copia del Manual de Ética del Servidor Público
 El Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos, deberá
verificar que todos los documentos, mencionados anteriormente, estén
debidamente llenados y firmados por el empleado y por el superior inmediato
aquellos que los requieran.
 El Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos deberá
registrar en el control asignado para tales fines, la fecha de toma de
posesión del nuevo empleado.
 El Departamento de Registro y Control de Personal deberá enviar:
 Una copia del formulario Registro de Personal, el Formulario
“Autorización de
 Descuento para la Cooperativa” y una copia del nombramiento (Acción de Personal)
al Departamento de Nóminas.
 Una comunicación al organismo que confecciona los Carnets de Identificación de
los empleados.
MANPRO-0001 56
 El Departamento de Registro y Control de Personal deberá conformar expediente

del nuevo empleado con los siguientes documentos:
 Solicitud de empleo, con currículo anexo.
 Formulario original de Acción de Personal, firmado por el Síndico en señal
de aprobación.
 Formulario Registro de Personal.
 El Departamento de Registro y Control de Personal, deberá abrir tarjeta de
Registro.
 Personal y anexar foto del nuevo empleado.
 Las acciones de Personal que se envíen al Departamento de Nómina luego
de los días 15 de cada mes, ingresarán a nómina el mes siguiente, aunque
tenga retroactividad a la fecha de efectividad de la acción correspondiente.
 Se hará excepción en los casos de cancelaciones por incumplimiento o
fuerza de causa mayor, así como de fallecimiento del empleo.
MANPRO-0001 57
MANPRO-0001 58
Área/Cargo Pasos
Director Recursos Humanos 1.- Recibe firmado por el Síndico el formulario
“Acción de Personal” para fines de
designación, la firma y entrega a la Secretaria.
Secretaria 2. – Gestiona expediente y entrega junto al
formulario “Acción de Personal” al analista
Analista de Personal 3. - Envía documentos al nuevo empleado,
para ser llenados y firmados, de acuerdo a lo
establecido en las políticas
Director Recursos Humanos 4.- Recibe los documentos y revisa que estén
debidamente llenados y firmados y entrega a
la Secretaria para el trámite correspondiente,
de acuerdo a las políticas.
Secretaria 5.- Elabora y digita nota interna, para remitir
los documentos y entrega al Director de
Recursos
Humanos
Dirección de Recursos Humanos 6.-Recibe nota interna, anexa los documentos
correspondientes, firma y entrega a la
Secretaria.
Secretaria 7.- Recibe nota interna, anexos firmados
registra en control y envía para su distribución
al departamento de Archivo y
Correspondencia.
8.- Archiva documentos en el expediente.
Analista 9.- Abre tarjeta control, anexa foto y archiva.
CONFECCION CARNET DE
Procedimiento no. 4:
IDENTIFICACION DE EMPLEADO
MANPRO-0001 59
Dirección: Recursos Humanos.

Departamento: Registro y Control de Personal.
Objetivo: Describir los pasos para la Confección de
Carnet Identificación empleado.
 La Dirección Recursos Humanos deberá autorizar la confección de carnet de

empleado, al organismo responsable de la elaboración
 El Departamento de Registro y Control de Personal deberá llevar control de
las acciones de personal, relativas a las designaciones, promociones, y
cambio de designaciones, para solicitar la confección de nuevos carnets.
 Todo funcionario o empleado deberá usar el carnet de identificación durante
el horario de trabajo.
 Por la pérdida o deterioro del Carnet de Identificación, el empleado deberá
cubrir el costo de la elaboración de un nuevo carnet.
Área/Cargo Pasos
Dirección de Recursos Humanos 1- Recibe “Acción de Personal” con
Analista de personal designación, promoción o traslado
MANPRO-0001 60
instruye a la Secretaria.
Secretaria 2- Digita relación con nombre, cédula,

cargo, oficina y código de empleado,
fotocopia y envía al organismo que
confecciona los carnets e informa al
empleado.
Enc. Dpto. Registro y Control 3- Recibe carnet de Identificación,

elabora relación, clasifica por Oficina y
entrega carnet a los empleados
correspondientes.
Dpto Control y Registro de Personal 4- Da seguimiento permanentemente a

(Analista) las acciones relativas a designaciones,
traslado, promoción, y cambio de
designaciones, para solicitar la
confección de nuevos carnets.
Procedimiento no. 5: EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Dirección : Recursos Humanos

Departamento: Registro y Control de Recursos Humanos.
MANPRO-0001 61
Objetivo : Describir los pasos para la evaluación del

Desempeño tanto en período de prueba como por año de servicios.
Alcance : Se aplica en toda la Institución
 Cada supervisor del personal que labora en la calle llevará un control de las
visitas realizadas y los resultados obtenidos, los cuales deberán ser
revisados y discutidos entre el supervisor y el empleado al menos una vez al
mes.
 Deberá llevarse una evaluación permanente a todos los empleados e
informar y discutir con ellos los aspectos positivos para reforzarlos, y los
aspectos negativos, para mejorarlos. Esta evaluación permanente, deberá
servir como base para la evaluación del desempeño anual.
 Las demás disposiciones vigentes para este procedimiento están contenidas
en el Reglamento de Evaluación de Desempeño.
Área/Cargo Pasos
Analista de personal 1. Revisa el Control de Designaciones,
elabora relación de empleados (con
nombre, cargo, fecha de ingreso y
oficina) que han cumplido el período de
MANPRO-0001 62
prueba establecido, y/o año de servicios

en el Ayuntamiento. Verifica datos de
empleado con tarjeta Registro Personal.
Analista 2. Elabora los oficios de Solicitud de

Evaluación y entrega al Director.
Director 3. Recibe oficios, firma y entrega a la

Secretaria.
Secretaria 4. Recibe oficios, le anexa los

formularios, registra en control y envía al
departamento de Archivo y
Correspondencia para su distribución.
5. Recibe copia de los oficios y entrega

al analista de personal para fines de
seguimiento.
Analista de Personal 6. Da seguimiento hasta que recibe

oficios, con los formularios anexos.
Secretaria 7. Revisa las evaluaciones, tabula

resultados y entrega al Encargado de
Registro y Control de R.H.
Enc. Registro y Control R.H. 8. Informa los resultados de las

evaluaciones al Director de R.H; y
entrega para trámite.
MANPRO-0001 63
Director Recursos Humanos 9. Instruye a la Secretaria para la

confección de las comunicaciones de
envío de los resultados de las
evaluaciones.
Secretaria 10. Hace cartas en original y 2 copias y

gestiona las firmas con el Director de
Recursos Humanos.
11. Envía al Dpto. de Correspondencia y

Archivo para envío a las áreas
correspondientes.
12. Recibe las comunicaciones con

acuse de recibo y entrega al analista.
Analista 13. Autoriza “Registro de Personal”

archiva comunicaciones y formularios de
evaluación en los expedientes
correspondientes.
Director de Recursos Humanos. 14. Da seguimiento a las ejecutorias
establecidas en las políticas de acuerdo
con los resultados de las evaluaciones.
14.1 Si el empleado califica para

elegible de promoción, anota en
Registro de Elegibles Internos
MANPRO-0001 64
MANPRO-0001 65

Manual de Procedimientos Depto RRHH

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS

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6. Da seguimiento hasta que recibe oficios, con los formularios anexos................................63

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Políticas del departamento

1.1 Racionalizar e institucionalizar de modo uniforme, un sistema de control de

2.1 Los empleados y el personal de supervisión son responsables de dar fiel

2.2 La Dirección de Recursos Humanos es responsable de velar por la correcta

3.1.1 Cuando el servicio lo requiera por su naturaleza, urgencia o algún motivo

3.2 El personal permanente realizará sus labores ordinarias en los lugares e

3.2.1 Al empleado que se le destine a trabajar en un lugar distinto del habitual se le

3.4 La Dirección de Recursos Humanos deberá consignar “Registro de Personal”

3.4.1 En caso de asistir a las labores sin el uniforme establecido a él o la

3.4.2 El o la trabajador(a) que pierda o deteriore su uniforme deberá reponerlo con

3.5 Cuando alguna Obrera de Limpieza esté embarazada, deberá reubicarse en la

4.1 La asistencia y puntualidad de los empleados será controlada mediante libros,

respectivas tarjetas o firmarán los registros destinados a control de asistencia y

4.1.3 Cualquier empleado que marque su tarjeta, o firme el registro de asistencia

5. PROHIBICION DE AUSENTARSE DEL TRABAJO

5.1.1 Las salidas a gestiones oficiales o personales en horas laborables, serán

6.1 Se considera una ausencia el hecho de no concurrir al lugar de trabajo un día

6.1.1 Las ausencias sólo se justificarán por enfermedad debidamente establecida o

7.1 Se entiende por licencia la autorización dada a un empleado por un supervisor

8. LICENCIA SIN DISFRUTE DE SUELDO

8.1.1 Si surge justa causa, a juicio de la autoridad competente para concederla, la

8.1.2 Mientras dure la licencia ordinaria, el empleado beneficiado no podrá ocupar

9. LICENCIAS CON DISFRUTE DE SUELDO

9.2 Licencia para cuidar cónyuges, padres o hijos, en casos de enfermedad o

9.4 Licencias para realizar estudios, investigaciones y observaciones de tiempo

concedida por el titular del organismo, o el funcionario que delegue previa

9.5 Licencia para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos

9.6 Licencia por causa de fuerza mayor, debidamente comprobada. La duración de

10. PERMISOS A EMPLEADOS

10.1 Se entiende por permiso, la dispensa oficial de asistencia al trabajo durante un

10.2 Se concederán permisos con disfrute de sueldo en los siguientes casos:

10.2.1 Por nacimiento de hijo, dos días laborables

10.2.3 Para obtemperar a requerimientos de organismos judiciales, legislativos, o

10.2.4.1 Debe tratarse de estudios universitarios o de naturaleza científica o

10.2.4.3 Estos permisos serán autorizados después de examinar los antecedentes