COMIT ESPECIAL

1. Definicin.

El comit especial viene a ser el rgano colegiado encargado de la organizacin,

conduccin y ejecucin del proceso de seleccin, desde la elaboracin de Bases
hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme o se
cancele.
Es un rgano de carcter temporal, es decir, se constituye, como regla general,
para conducir un determinado proceso de seleccin, luego del cual queda sin
efecto su designacin. En el caso de los comits especiales permanentes la
duracin puede ser mayor, puesto que se les encarga llevar a cabo los procesos
de adjudicacin directa o menor cuanta que realizara la entidad; siendo
recomendable que por lo menos cada ao se renueve a los integrantes de este
tipo de comits especiales. Cabe indicar que en caso de Adjudicaciones de Menor
Cuanta Derivada, sern conducidos por el mismo Comit Especial designado
inicialmente.

2. Principios de actuacin del Comit Especial.

2.1 Colegialidad
Est referida a la conformacin plural del Comit Especial, siempre tiene ms
de un integrante, ahora la regla es que los comits debern estar conformados
por tres integrantes. Tambin est relacionado con las decisiones que adopte
el Comit Especial, las que deben adoptarse como cuerpo colegiado, ello no
significa que todos los integrantes tengan necesariamente que votar de igual
forma, sino que se podr adoptar votos discrepantes los que debern ser
fundamentados en el acta del Comit Especial.
2.2. Especialidad
Principio que establece que cada Comit Especial que se constituya deber
estar compuesto obligatoriamente por un especialista con conocimiento tcnico
sobre el objeto de la convocatoria. Usualmente es que cumple esta condicin
es el representante del rea usuaria que es la que ha definido el requerimiento.
Sin embargo, en caso de compras que revistan complejidad o sofisticacin, las
entidades podrn contratar, en caso que no cuenten con personal
especializado, a expertos independientes.
2.3. Solidaridad

Principio que establece que todos los miembros que integran el Comit
Especial son solidariamente responsables de su actuacin como de las
decisiones que adopte durante su participacin en una contratacin, que la
seleccin realizada se encuentre arreglada a ley y responden administrativa y/o
judicialmente, en su caso, de cualquier irregularidad cometida en la misma que
les sea imputable. Son de aplicacin a los miembros del Comit Especial lo
establecido en el Artculo 46 de la presente Ley, norma que se refiere a las
responsabilidades y sanciones que se les puede imponer.
2.4 Autonoma
Principio que establece que las decisiones que adopte el Comit Especial son
autnomas e independientes, no estando supeditadas sus acciones o
decisiones a autoridad o funcionario de superior nivel, aun cuando sea aquel
quien lo designo. Tiene relacin con la independencia con que debe actuar sus
integrantes.
Sin embargo, esto no es absoluto, tiene sus excepciones, como en el caso que
se presenten consultas y observaciones que tengan ver con aspectos
preestablecidos en el expediente de contratacin (caractersticas del bien,
servicio u obra o valor referencial, entre otros), en estos casos el comit por s
solo no puede tomar decisiones, sino que debe obtener la conformidad ya sea
del rea usuaria o del rgano encargado de las contrataciones, a fin de decidir
sobre dichas consultas u observaciones.
2.5. Confidencialidad
Principio que establece respecto a la conducta de los miembros del Comit
Especial que debern guardar reserva y confidencialidad respecto de toda la
informacin a la que tengan acceso con ocasin a su participacin en el
proceso de seleccin. Esta obligacin se mantiene hasta el otorgamiento de la
buena pro, pues luego de este acto, empieza a regir el principio de
transparencia, que obliga al comit a brindar informacin a los participantes.
3. Designacin y Formalizacin
La designacin del Comit Especial corresponde realizarla al Titular de la
Entidad, que deber hacerlo por escrito, no se requiere resolucin, no obstante
es recomendable que as se haga. Esta faculta de designacin puede ser
delegada por el titular de la entidad en otro rgano.
La designacin del Comit Especial tiene las siguientes caractersticas:
a. En funcin a las personas, es decir, debe identificarse e individualizarse a
cada integrante. Adicionalmente, se recomienda indicar los representantes
del rea usuaria y del rgano encargado de las contrataciones, para
verificar el cumplimiento de las condiciones mnimas de conformacin del
Comit.

b. Debe existir correspondencia entre el titular y suplente, lo que significa que

el titular del rea usuaria deber tener un suplente del rea usuaria, el
titular del rgano encargado de las contrataciones (OEC) deber tener un
suplente del citado rgano, el especialista tendr como suplente un
especialista.
c. A los comits especiales se les designa generalmente para un determinado
proceso de seleccin, pero ello no impide que en una misma resolucin se
le designe para conducir varios procesos, cada uno de los cuales debe
estar identificado la dicha resolucin.
d. La designacin siempre debe constar por escrito. Si bien normativamente
no se exige que se emita una resolucin, es recomendable que se haga.
Una vez designado el Comit Especial, el rgano encargado de las
contrataciones de La Entidad entregara al Comit Especial el expediente de la
contratacin, as como toda la informacin tcnica y econmica que le servir
para elaborar las Bases y luego para conducir el proceso de seleccin.

4. Impedimentos para ser miembro del comit especial.

Dentro de una Entidad, estn impedidos de formar parte de un Comit
Especial:
a. Titular de la Entidad, en razn que es el que ejerce las funciones de mayor
rango en el tema de contrataciones dentro de la Entidad, entre las que se
encuentra la de autorizacin, aprobacin y supervisin. Es a este
funcionario a quien corresponde en principio designar el Comit Especial.
Es el que debe supervisar y evaluar el desempeo del Comit y, de ser el
caso, imponer las sanciones que corresponda.
b. Los funcionarios que ejerzan Control y fiscalizacin, estn referido a los
dentro de las Entidad tiene como funcin el control y la fiscalizacin de las
gestin institucional, tales como el Consejo Regional en el caso de
Gobiernos Regionales, el Concejo Municipal en el caso de Municipalidades,
las oficinas de control institucional en todas las Entidades del Estado, en
este caso si el OCI es rea usuaria, uno de sus representantes deber
formar parte del Comit. Teniendo en cuenta que es una norma que
restringe derechos, debe interpretarse restrictivamente, es decir que el

concepto de control y fiscalizacin no debera ir ms all de los alcances

antes sealados.
c. Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comit Especial y
apelaciones. Tal como sealamos anteriormente, en principio es al Titular
de la Entidad al que corresponde todas estas funciones, pero las mismas
pueden ser materia de delegacin.
Por ello es que el funcionario al que se la haya delegado alguna o todas
estas funciones que incidan en el proceso de seleccin que conducir el
respectivo Comit Especial, dicho funcionario no podr formar parte de este
rgano colegiado.
d. Funcionarios o servidores con sancin vigente por su actuacin como
integrantes de un Comit. Se circunscribe a lo que tengan sancin vigente
de suspensin, cese temporal o destitucin. No alcanza al caso de
sanciones de amonestacin, sea verbal o escrita.

e. Sancin durante su actuacin da lugar a su exclusin. Este caso se refiere

al supuesto en que un funcionario o servidor est conduciendo un proceso y
en el mismo o en otro es sancionado por su actuacin como integrante de
un Comit, deber exclursele de seguir participando como parte del Comit
Especial.

5. Tipos de Comit conforme al alcance del encargo.

Conforme al alcance del encargo, el Comit Especial puede ser de los
siguientes tipos:
a. Comit Especial: En regla general, es el que se designa para cada
proceso de seleccin, se da en cualquier tipo de proceso, inclusive para
la adjudicaciones de menor cuanta, aunque en este ltimo supuesto es
opcional para la Entidad designar Comit Especial. Es este caso, debe
cumplirse a cabalidad la conformacin mnima exigida por la normativa
(representantes del rea usuaria y del OEC), as como la presencia de
un especialista en la materia de la contratacin.
b. Comit Especial Permanente: Es el que se designa para conducir las
Adjudicaciones Directas Publicas y Selectivas y las Adjudicaciones de
Menor Cuanta que lleva a cabo una Entidad. Segn la envergadura de
la Entidad, podr tener un solo comit especial permanente para
conducir todos los procesos de seleccin antes mencionados. En otros,
casos se podr designar un C.E.P. por cada tipo de proceso o segn el
objeto contractual, lo importante es que la propia entidad se organice
para que la laborar en los procesos de seleccin sea ms eficiente y

eficaz. En este tipo de comits, solo es exigible la presencia del

representante del OEC, no funciona la exigencia de representante del
rea usuaria.

6. Obligatoriedad del Comit Especial

Tal como sealamos anteriormente, el Comit Especial es el llamado a
conducir los procesos de seleccin que convoca una entidad. Sin embargo,
tiene las siguientes excepciones:
a. En los procesos de menor cuanta. Es opcional la designacin del
Comits (ad hoc o permanente). La entidad deber decidir si
considera conveniente o necesaria la designacin de un comit o, de
lo contrario, puede optar que todas o algunas de sus AMC sea
conducidas directamente por el OEC.
b. En las contrataciones exoneradas. No se requiere designar un
comit especial, ni ad hoc ni permanente. Es el OEC la llamada a
realizar estas contrataciones, debiendo la autoridad que aprueba la
exoneracin, designar el rgano que se encargara de llevar a cabo la
contratacin exonerada.

7. Conformacin del Comit Especial

Con respecto a la conformacin del Comit Especial es importante tener en
cuenta las siguientes reglas:
a. Deber estar conformado por 3 miembros. En principio ser
cualquier funcionario o servidor que no se encuentre en alguna de
las causales de impedimento antes sealadas.
b. Conformacin mnima:
- Un (01) integrante deber pertenecer al rgano encargado de
las contrataciones.
- Un (01) integrante del rea usuaria
En caso que la contratacin revista complejidad o sofisticacin, siempre que la
entidad no cuenta con un especialista entre sus funcionarios y servidores, podr
contratar un experto independiente para que forme parte del Comit Especial. En
este caso, la contratacin del experto independiente siempre ser por menor
cuanta, cualquiera sea el monto del valor referencial. Ese experto podr ser una

persona natural o una jurdica, en este ltimo caso la empresa contratada deber
designar un experto.