UMAR

Evento:
1er exposicin fotogrfica
Integrantes:
Fidel Hernndez Ramrez
Fortino Lpez Lpez
Gabriela Lorenzo Acevedo
Guadalupe R. Luis Lpez
Ulises Mijangos Ortiz

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Grupo 801 b

PRESENTACIN

Los eventos sociales son una forma en la que las instituciones o individuos
pueden recaudar fondos para apoyar los objetivos generales de una
organizacin. Los eventos para recaudar fondos se pueden realizar de distinta
manera en los que destacan las cenas de galas, subastas, exposiciones, torneos,
entre otros.

La organizacin que reciba los fondos puede ser una asociacin civil, que es una
organizacin privada que dispone de personalidad jurdica y que no tiene afn
lucrativo. Estas asociaciones se componen de personas fsicas que trabajan en
conjunto con un fin social, educativo, cultural o de otro tipo.

En el presente trabajo se pretende dar a conocer los lineamientos que se

seguirn para organizar la 1er exposicin fotogrfica, con la finalidad de
recabar fondos en beneficio de asociaciones civiles. Este evento intenta apoyar a
HOPE A.C quien requiere de ingresos econmicos para seguir fungiendo sus
actividades.

El evento ser patrocinado por diferentes actores, y los organizadores se

encargarn de la realizacin del evento sin esperar la obtencin de beneficios
econmicos personales.

Contenido
1. Caracterizacin del evento. ................................................................................................... 4
2. Tiempo de planeacin..4
3. Perfil del cliente ......................................................................................................................... 7
4. Nmero de asistentes ............................................................................................................. 7
5. Objetivos (General, especficos) .......................................................................................... 7
6. Requerimientos ......................................................................................................................... 8
7. Costos totales (presupuesto)................................................................................................ 8
8. Precio de venta al cliente ....................................................................................................... 9
9. Formatos de empresa ............................................................................................................. 9
10. Organigrama .......................................................................................................................... 10
12.Planos de montaje ................................................................................................................ 11
13. Invitaciones (cdigos de vestimenta) ........................................................................... 11
14. Decoracin.............................................................................................................................. 12
15. Directorio de proveedores ................................................................................................ 12
16. Programa (desarrollo del evento) .................................................................................. 12
17. Ceremonial y protocolo ..................................................................................................... 13
18. Medidas de seguridad ........................................................................................................ 13

1. Caracterizacin del evento

El evento a realizar consistir en llevar a cabo una exposicin fotogrfica, la cual
tiene por objetivo recolectar fondos para una obra de beneficencia en favor de
HOPE A.C . Poco se sabe acerca de la beneficencia y los efectos que esta pueda
generar en determinado grupo de la sociedad, sera ideal que poco a poco se
vayan generando ms eventos de esta categora, favoreciendo a ms y ms
personas da con da.
La exposicin no tendr costo alguno, por lo que el pblico interesado puede
acceder realizando un donativo. Las fotografas expuestas estarn disponibles
para efectuar una compra, el precio de estas depender de lo que el artista
establezca al igual que el tamao que esta tenga.
En la entrada se estarn brindando copas de vino espumoso, el cual ser para
los asistentes a la exposicin. Durante el evento se llevar a cabo una charla en
la cual se expresar el motivo del evento, al mismo tiempo se invitar a los
participantes a cooperar con la causa.

2. Tiempo de planeacin

CRONOGRAMA
mayo
Domingo

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Viernes

Sbado

Establecer qu
clase de evento se
llevar a cabo para
recaudar
fondos
para la beneficencia.

Contactar a los
fotgrafos
que
deseen
donar
algunas de sus
obras
para
la
recaudacin
de
fondos

Llevar a cabo
una reunin en la
que se establezca
el lugar, hora y
fecha de cuando
se llevar a cabo
la exposicin

9 Gestionar

10

11

12

13

14

Establecer 18
contacto con los
patrocinadores

19

20

Realizar la
compra de los
materiales
necesarios
para
llevar a cabo el
evento

21

26

27

28

permisos

15

16

17

22
29

23
30

24
a 31

25

Dar
conocer
el
evento
por
diferentes
medios

junio
Domingo

5
12

Lunes

6
13 Montar las

Martes

7
14

fotografas
para la
exhibicin

19
26

20
27

Mircoles

Jueves

1
2
8
9
15 Inauguracin 16

Viernes

Sbado

3
10
17

4
11
18

24

25

de la galera

21
28

22

23

3. Perfil del cliente

El evento est enfocado a personas con gustos por la cultura, las manifestaciones
artsticas y vivencias culturales. El evento estar abierto al pblico en general, sin
embargo se emitirn invitaciones a personas que tengan poder adquisitivo y sean
posibles compradores.

Los asistentes a los que va enfocado el evento tienen el siguiente perfil:

Edad de 20 aos en adelante

Nivel de estudios indistinto

Gusto por manifestaciones artsticas

4. Nmero de asistentes
De acuerdo a la capacidad del saln el nmero de participantes ser de 60
invitados los cuales estarn dispersos por el rea del saln.
Los visitantes sern atendidos en la recepcin por una persona, quien ser la
encargada de orientar a los invitados hacia la zona de exhibicin. Un mesero ser
el encargado de ofrecerles una copa de vino espumoso.
5. Objetivos (General, especficos)
Objetivo general:
Obtencin de fondos econmicos a travs de donativos y venta de fotografas,
canalizando lo recaudado a la asociacin civil Hope.

Objetivos especficos:

Recaudacin de fondos para apoyar a nios de comunidades de bajos

recursos.

Dar a conocer las obras de los diferentes fotgrafos locales.

Generar una dinmica artstica y cultural en Huatulco.

Promover la realizacin de este tipo de eventos dentro del destino.

6. Requerimientos
1.

Lugar donde se llevar a cabo el evento.

2.

Fotografas

3.

Paneles de exhibicin.

4.

Patrocinadores

5.

Equipo de luz y sonido

6.

Recursos humanos

7.

Mobiliario

8.

Promocin y publicidad del evento

9.

Gestionar permisos para realizar el evento

10.

Material de papelera

7. Costos totales (presupuesto)

PRESUPUESTO
Fecha de presupuesto:

N. Art. Descripcin

Cantidad Precio unitario Importe

Botellas de vino espumoso

$ 200.00

Meseros

$250.00

$ 500.00

Renta del saln

60

$ 3000.00

$1,800.00

Renta de copas y charolas

Paneles

60 y 2
15

$
$ 600.00

1200.00

450.00

$ 9000.00

$12,950.00

8. Precio de venta al cliente

No habr un costo para ingresar a la exposicin, ser de carcter gratuito. Estar
abierta la opcin de que los asistentes efecten un donativo que consideren
adecuado, de esta manera se pretende incitar a que apoyen al objetivo del evento.
Por otra parte, el costo de las fotografas estar definido de acuerdo al artista que
las haya donado y al tamao de la fotografa.

9. Formatos de empresa
PRESUPUESTO
Nombre
del
proveedor
Nombre
del cliente

No. Art.

Descripcin

Cantidad

Precio

Importe

Total

10. Organigrama

Director de
galera

Departamento de
proyectos

Voluntariado

Departamento de
promocin

personal
operativo

Departamento de
seguridad

11. Presupuesto
Las ganancias obtenidas por la venta de las fotografas sern del 100%, no se
descontar la inversin realizada debido a que todos los materiales a utilizar sern
patrocinados por diversos actores.

10

12. Planos de montaje

La parte central del saln ser destinada para ubicar los paneles donde se
ubicarn la fotografas (1). En las paredes del saln se pretende ubicar otras
fotografas de mayor tamao (2).

13. Invitaciones (cdigos de vestimenta)

11

La invitacin ser enviada a personas distinguidas, sin embargo el evento est

abierto al pblico en general.
HORA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

14. Decoracin
El saln donde se exhibirn las fotografas estar acondicionado con luces, las
cuales contrastarn con los colores de las fotografas. La decoracin del saln
estar a cargo de un especialista. El estilo minimalista es el que se pretende llevar
a cabo en la decoracin del saln, caracterizndose por la utilizacin de pocos
elementos, emitiendo una imagen pulcra y sencilla.

15. Directorio de proveedores

Nombre de la Direccin
empresa
Estudio Foto Guamuchil 2008,
Conejo
Sector
H,
la
Crucecita, Santa
Mara Huatulco.

Servicios

Diseo de
fotografas,
elaboracin
de videos,
renta
de
fotgrafos.
Sam`s
club Av. Universidad Venta
de
Oaxaca
601,
col. productos
Exhacienda
vincolas.
Candiani.
Oaxaca, Oaxaca
de Jurez.
Casa Reyes Boulevard Baha, Renta
de
Banquetes
Manzana 5 Lote mobiliario,
144, Sector T
loza,
Bahas
de cristalera,
Huatulco Oaxaca lonas
y
renta
de
meseros

Telfono/ pgina web.

Telfono: 01 958 587 0009
Pgina:
http://www.tuugo.com.mx/Co
mpanies/foto-conejo.

Tel: (01 951) 506 00 99

Pgina:
https://www.sams.com.mx

Tel: 019 5 58 3 41 54 / 019

58 58 7 17 79
Pgina:
www.casareyes.com.mx

16. Programa (desarrollo del evento)

12

6:00 pm

Recepcin de los invitados

Edecanes

6:10 pm

Servicio de bebidas de cortesa

Mesero

6:30 pm

Inauguracin del evento

Organizador del evento

7:00 pm Observacin del material fotogrfico

7:40 pm

Agradecimiento y despedida

Invitados
Organizador del evento

17. Ceremonial y protocolo

Protocolo para invitados

De acuerdo a la regla del centro mtrico el presentador estar en el centro

del lugar, el presentador ser el encargado de dar la bienvenida a los
invitados.

A la derecha de este se ubicar el representante de la Asociacin Civil

HOPE. a quin se les donar los fondos recaudados.

Los patrocinadores del evento formarn parte de la mesa del presdium

ubicando a cada uno de manera alternada.

Los invitados deben dar una respuesta a la invitacin enviada.

La vestimenta requerida es de tipo cctel.

No se permitir el acceso de cmaras fotogrficas.

Protocolo para personal

Saludar, presentar y conversar con los invitados.

El personal de recepcin saludar de mano

El personal deber hablar con cortesa y amabilidad.

El personal debe brindar una despedida corts.

Dirigirse a los invitados de acuerdo a su cargo.

18. Medidas de seguridad

Debido a que el evento de exposicin fotogrfica cuenta con material de
fotgrafos locales y forneos, se requiere de medidas de seguridad para resguardo
13

y proteccin del material fotogrfico, existen lineamientos de seguridad que

debern ser llevados a cabo durante la exposicin:

Dispositivos de seguridad

La galera cuenta con circuito cerrado de cmaras de vigilancia las 24 horas..

Se cuentan con sistema de alarma silenciosa conectada con los cuerpos de

seguridad.

Sistemas detectores de humo.

Extintores a base de polvo de clase D

Generadores elctricos de emergencia.

Salidas de emergencia

Cordones delimitadores.

Personal de seguridad dentro de la galera.

Detector de metal en las puertas

Botiqun de primeros auxilios

Sealamientos de seguridad.

Caja de seguridad.

Medidas de seguridad

Se contar con personal de seguridad.

No se podrn tocar las fotografas expuestas.

Se deben respetar los cordones que delimitan la distancia de las fotografas.

En caso de cualquier percance el personal de seguridad indicar las salidas

de emergencia.

Se prohbe el acceso a personas bajo efecto de alguna sustancia.

14