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Access 2010, Manual
Access 2010, Manual
Informtica.- Consolidacin
Curso 2012-2013
Centro de Educacin de Adultos El Fontn
Oviedo
Mariano
brevemente
qu
puede
3
hacer
una
base
de
dato
QU ES MICROSOFT ACCESS?
Si se trata de fabricar un mueble para depositar por organizadamente los datos,
y construir as nuestra base, precisaremos herramientas que nos permitan
construirlo. Microsoft Access, de hecho, es una potentsima herramienta
informtica que nos ofrece la posibilidad de generar bases de datos.
Las partes de nuestro mueble
Todas las informaciones que vayamos a almacenar tendrn que ser
depositadas ordenadamente en una especie de mueble que en el caso que nos
ocupa (construiremos bases sencillas) constar de un solo hueco grande que
dividiremos en tantos compartimentos como nos convenga.
En forma de tabla sera algo as como lo que se muestra a continuacin:
7363562
9365563
8463262
6343561
2363566
Tipo de
informacin2
Tipo de
informacin 3
Tipo de
informacin 4
Gonzlez
Ramrez
Garca
Gonzlez
Velzquez
Fernndez
Corbaln
Prez
Quiones
Rodrguez
Jos
Lus
Graciela
Rafael
Tamara
Tipo de
informacin 5
985222222
985333333
985444444
985555555
985666666
Por supuesto podramos fabricar nuestro mueble con mucha ms cabida para
pacientes y tipos de informacin disponiendo tantos cajetines o celdas como
necesitramos. En la terminologa tcnica que debemos dominar, diremos que
cada paciente que incorporemos en nuestro mueble, es un registro, mientras
que cada tipo de informacin que se recoge de cada registro (en este caso, de
cada paciente) se denomina campo.
ACTIVIDADES
1. Trata de explicar con tus palabras qu es un registro y qu es un campo en
una base de datos.
2. Pon ejemplos de registros y campos en una base para organizar libros.
5
La herramienta informtica que nos permitir crear una eficiente base de datos
ser en nuestro caso Microsoft Access. Para ello entramos al programa desde
Botn de Inicio/Todos los Programas/Microsoft Office/Microsoft Access 2010
mediante un acceso directo, cuyo icono representa una llave y se haya
dispuesto en el escritorio de Windows o entre las aplicaciones utilizadas
recientemente.
Una vez que abrimos el programa, vamos al men de archivo, escogemos
Nuevo y seguidamente hacemos clic en Base de datos en blanco, para
seguidamente teclear el nombre que corresponder al fichero de nuestra base
y hacer doble clic en la pequea carpeta situada inmediatamente a la derecha
del nombre que hemos asignado.
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2
4
5
2
1
ACTIVIDADES
1. Cita y explica cules son los objetos ms comunes e importantes de una
base.
2. Enumera los campos que debera incluir la tabla de una base sencilla
destinada a recoger pelculas de vdeo.
3. Pon algunos ejemplos de consultas que podras disear en la base del
ejercicio anterior, indicando su utilidad.
4. Las facturas que emite una base de datos de empresa qu tipo de
objeto son?
5. Qu tipo de objeto de la base son las pantallas para teclear los datos
de los pacientes en un hospital?
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1
2
A fin de evitar la repeticin de una misma persona en la base, puede ser buena
idea crear un campo que, por definicin, no contenga datos duplicados. Para
clientes de una empresa, pacientes de un centro sanitario o, como en nuestro
caso, alumnos de uno educativo, lo lgico es emplear el dato nmero de carn
de identidad. Sobre esta idea volveremos ms adelante, cuando ya
prcticamente hayamos completado el diseo general de la tabla.
Para proceder segn esto, pincharemos en el texto Haga clic para agregar, tal
como se indica a continuacin y escogemos la opcin Texto del men que se
despliega:
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1
2
1
2
12
1
2
1
2
13
2
Desde esta vista podemos pasar la pantalla de Diseo haciendo clic en el
botn indicado a continuacin:
1
2
Por ejemplo, basta con hacer clic en la fila situada bajo el ltimo campo de los
listados y teclear uno nuevo para crear otro distinto de los ya disponibles,
asignando su formato en la columna situada inmediatamente a la derecha. Si
desesemos modificar el tipo de alguno de nuestros campos, slo debemos
hacer clic sobre el formato que hubisemos establecido para desplegar el
men con todas las opciones disponibles que y seleccionar una de ellas:
1
2
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Al hacer clic en el botn que se indica bajo estas lneas, el cual que nos
permite ver la pantalla de datos, se muestra un cuadro de dilogo
advirtindonos sobre la necesidad de guardar la tabla para acceder a dicha
vista. Aceptamos, siguiendo igualmente lo sealado a continuacin:
Bajo estas lneas figura ya la pantalla de datos a la que hemos accedido por el
procedimiento descrito. En ella pueden introducirse, visualizarse, editarse y
borrarse la informacin de la tabla. Para comenzar, haremos clic en la primera
casilla de la columna DNI, de modo que el cursor comienza a parpadear en
esta celda y teclearemos el nmero de carnet del primer alumno.
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Con ello, obtendremos algo similar a esto, con el icono de la llavecita marcando
que la clave principal es el campo DNI:
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Esta accin evitar duplicados ya que la base los rechazar cuando tratemos
de incorporar algn registro cuyo DNI ya corresponde a otro anterior.
En cualquier caso, hayamos mantenido la asignacin automtica que Access
realiza de clave principal en un campo que el programa crea o habindola
definido nosotros en el DNI, ya tenemos diseado el primer objeto (y ms
importante) de la base: una tabla.
ACTIVIDADES
1. Por qu decimos que las tablas son como el corazn de las bases de
datos?
2. Analoga: si la tabla es como una estantera, cada campo es como
un..
3. Explica para qu sirve asignar una clave principal a un campo de los que
se hayan definido.
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Ordenacin de registros
En este punto, podemos aunque sea de modo an rudimentario, realizar el
ordenamiento de la informacin utilizando el procedimiento de seleccionar
campos. Considrese que en vista de datos, o sea, la que tenemos abierta
ahora, cada columna es un campo distinto). Basta con pinchar en el ttulo de
una columna (un campo) quedando ste destacado con fondo azul y a
continuacin, pinchar en al botn AZ para establecer orden ascendente o en el
ZA para definir un orden descendente de modo que todos los registros se
ordenen de arriba abajo siguiendo bien un criterio alfabtico (si es un campo de
texto), bien una secuencia numrica (si es un campo numrico), bien un patrn
temporal (si se trata de un campo de fecha/hora), etc. As, los dos pasos para
ordenar ascendente o descendentemente se detallan seguidamente:
1.- Pinchar en el ttulo de un campo (de una columna en la vista de datos) para
seleccionarlo cuando el puntero mire hacia abajo y se vuelva negro. El fondo
de la columna se volver azul claro, tal como se aprecia en la imagen inferior.
2.- Hacer clic en el botn AZ Ascendente o ZA Descendente segn interese. En
el caso de los campos de fecha, como el del ejemplo inferior, el primero sita la
fecha ms antigua al principio y el segundo, sita la ms reciente en la posicin
superior. En los numricos y de moneda el orden ascendente coloca el nmero
ms bajo arriba y este valor va creciendo hacia abajo, mientras que el
descendente hace lo contrario.
1
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ACTIVIDADES
1. En la misma base, elabora t otra tabla para almacenar los profesores
del centro. Introduce 6 registros, ordnalos alfabticamente y saca un
listado con sus direcciones.
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1
2
1
2
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Debe entenderse, por tanto, que el asterisco significa cualquier cosa. Esto
supone que si por ejemplo tecleamos *Mara* en el mismo campo de Nombre,
Access nos devolver todos los registros que contengan esa secuencia de
cinco caracteres, haya lo que haya delante de ella o detrs. As, si en la base
constase alguna Rosa Mara o Mara Pilar, stas figuraran en el listado final de
la consulta, junto con todas las dems personas que en su nombre contuviesen
Mara.
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Es tambin muy comn usar signos de mayor (>) y menor (<) en campos
numricos o de fecha o de moneda. En nuestro ejemplo podramos determinar
todos los alumnos que han nacido despus de una fecha determinada o los
que tienen menos renta que una cantidad que nosotros especifiquemos.
Finalmente, se pueden tambin combinar bsquedas para la obtencin
consultas ms complejas. Un ejemplo ilustrativo en nuestro caso, sera la criba
de los alumnos que tienen de renta menos de 20.000 y que a la vez forman
parte de familias numerosas. Las rdenes que deberamos dar en ese
supuesto desde la ventana de diseo de la consulta seran las siguientes:
En los casos de los campos S/No, slo tenemos que teclear S con tilde o
Verdadero en criterios para que se filtren los que s cumplen la condicin
estipulada; o Falso para que se listen los que no lo hacen. Evtese utilizar la
palabra No para que se seleccionen los que no verifican dicha condicin,
puesto que si utilizamos ese procedimiento Access nos devolver un mensaje
de error.
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Una vez que hacemos clic en el botn superior izquierdo para ejecutar la
consulta, visualizaremos una pantalla como la que figura bajo estas lneas, en
la cual se realiza el tamizado correspondiente:
Si quisiramos obtener una relacin nominal con DNI de esos alumnos pero sin
que figurasen los dems datos, bastara con volver a la vista de diseo
(mediante el botn con escuadra) y desactivar la opcin Mostrar en cada
campo.
Esto pone de manifiesto una vez ms que Access puede filtrar conforme a
criterios dados para determinados campos de la consulta que, sin embargo, no
se muestren en ella cuando se ejecuta, lo que resulta extremadamente prctico
puesto que los listados directos que se obtienen al generar este tipo de objetos
se mostrara una innecesaria reiteracin del mismo dato en todos los registros
filtrados. Por ejemplo, en una consulta como sta, si no procedemos
desactivando oportunamente la casilla Mostrar veramos cmo todos los
alumnos de Oviedo repiten redundantemente este dato de Localidad en la
misma columna desde el primer registro hasta el ltimo.
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De este modo, para guardar la consulta de los estudiantes que tienen beca y
que no residen en Oviedo haremos clic con el botn derecho del ratn sobre
la palabra de la ficha Consulta, segn se indica a continuacin:
posterioridad
consulta que
Conectores lgicos
En la creacin de consultas y, particularmente, en la definicin de condiciones,
juegan un papel esencial los conectores que enlazan rdenes distintas. Aparte
de la negacin (como la que habamos empleado en la orden No Oviedo)
estudiaremos otros dos operadores:
O: Establece el criterio por el cual los registros filtrados han de satisfacer
indistintamente cualquiera de las condiciones especificadas, algunas o todas
ellas. As, si en el campo Localidad, si tecleamos como criterio Oviedo, se
listarn los alumnos que residen en esta ciudad al ejecutar la consulta.
Pero si escribimos: Oviedo O Avils y pulsamos el tabulador, primero veremos
esto:
Campos calculados
Las bases de datos, en algunos casos, son capaces de generar ms
informacin de la que se les introduce mediante el clculo de datos basados en
los que s se hayan incorporado.
A continuacin aprenderemos a definir un campo calculado dentro de una
consulta capaz de realizar de modo automtico el cmputo necesario para
arrojar valores tiles en nuestro contexto. Concretamente, podremos obtener la
edad de cada alumno en un momento dado (que no figuraba hasta ahora como
campo en nuestra base) a partir de su fecha de nacimiento (que s se ha
recogido en ella).
Para ello, comenzaremos con la creacin de una nueva consulta por el
procedimiento anteriormente descrito. En este caso haremos constar los
campos de apellidos y nombre al objeto de que se muestren estos datos de
cada registro:
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I
As, activamos el Generador
de expresiones, ventana en la
cual
podremos
introducir
rdenes con las que Access
calcular
aquello
que
pretendamos partiendo de la
informacin alojada. En este
ejemplo se hallar la edad del
alumnado
con
fecha
31/12/2012.
Para
ello,
escribiremos en la celda
situada a la derecha de la que
contiene la palabra Nombre
el texto que identificar este
campo calculado, seguido por
dos puntos.
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35
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Es decir: si queremos que en este ejemplo se muestren slo los alumnos que
tienen menos de 18 aos a fecha 31/12/2012, bastar con definir para este
campo la condicin <18 en la fila de Criterios para conseguir una relacin de
alumnos que en ese momento eran menores de edad.
En este caso concreto no hemos establecido dicho criterio de seleccin y nos
hemos limitado a extraer un listado de todos los alumnos con su edad
correspondiente, calculada por el programa conforme a la expresin que
introdujimos en los pasos anteriores
Para ello pinchamos en el botn Ver datos, de la esquina superior izquierda y
obtendremos algo similar a esto:
A continuacin se
mostrar la ventana
que figura a la
izquierda de estas
lneas, en la cual
escogeremos la tabla
o consulta cuyos
datos deseamos que
figuren en nuestro
informe. Una vez
seleccionada
la
fuente de datos, en
caso
de
que
deseramos que en
el informe se viera la
informacin de todos los campos, deberamos pinchar en el botn que contiene
dos ngulos dibujados apuntando hacia la derecha. Si queremos seleccionar
determinados campos nada ms, hacemos clic sobre los que deseemos que
aparezcan en el informe y pinchamos en el botn que tiene nicamente un
ngulo mirando hacia la derecha. Esta operacin, que es la que se muestra
aqu se realizar tantas veces como campos queramos seleccionar conforme al
procedimiento indicado en la pgina siguiente.
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As, si lo que
deseamos en este
instante es generar
un documento con
un listn telefnico,
nos interesar que,
al menos figuren
apellidos (en esta
base los dos se han
compendiado en un
campo solamente),
nombres y telfonos
de cada persona),
de
modo
que
seleccionaremos y
aadiremos uno a
uno
esos
tres
campos
en
el
asistente,obteniendo
por lo tanto, una
ventana como la que
se observa a la
derecha de estas
lneas.
As, hacemos clic en
el botn Siguiente>
segn se indica en la
misma captura.
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Veremos la ventana
que figura a la
izquierda en relacin
al orden en el que
deseamos
se
ordenen los registros
(en nuestro caso es
lgico
colocarlos
siguiendo un orden
alfabtico
de
apellidos y nombre).
En la captura se
muestra la seleccin
lgica de opciones.
1
2
3
Una
vez
que
hayamos establecido
los campos en los
que se aplicar la
ordenacin conforme
a nuestros intereses,
hacemos
clic
en
Siguiente
y
accedemos
a
la
pantalla que figura a
la derecha, en la cual
escogeremos entre
tres tipos de informe:
2
a) En columnas: si lo seleccionamos, aparecern todos los
registros (todos los alumnos en nuestro ejemplo) con los datos de
cada uno en vertical.
b) Tabular: si escogemos esta presentacin, veremos todos los alumnos con
sus correspondientes datos en forma de tabla.
c) Justificado: similar al primero, pero con los campos y las informaciones de
cada campo encajados e integrados a lo ancho de la pgina.
Aqu se ha escogido
Tabular a fin de que
la informacin se
organice en pocas
pginas. Al pinchar
en
Siguiente>
veremos la ventana
de la derecha, en la
cual le asignaremos
un
nombre
al
informe, que figurar
igualmente
como
ttulo del mismo
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42
1
3
1
Para volver a ver el resultado de nuestra edicin en modo de presentacin del
informe debemos volver a la ficha Diseo y luego pinchar en el botn indicado
a continuacin:
1
2
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ACTIVIDADES
1. Genera t un informe con las direcciones de los alumnos y fecha de
nacimiento de modo que se ordenen por este ltimo dato.
2. Haz un documento que sirva como ficha del alumno, de manera que
cada registro muestre ordenadamente todos los datos que le
correspondan.
3. Crea un informe con las direcciones de slo los alumnos que residen en
Oviedo ordenndolos alfabticamente por apellidos y nombre.
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- Ahora, que ya hemos estudiado y elaborado todos los tipos de objetos que
contemplamos en este breve manual, conviene conocer y utilizar un prctico
panel de navegacin que nos permitir movernos por cualesquiera de ellos que
se hayan diseado dentro de la base de datos.
As, si queremos ir a un informe, a una consulta o a una tabla (tanto para
realizar labores de obtencin, introduccin o diseo de cualquiera de ellos)
podemos utilizar dicho panel de navegacin, situado a la izquierda, tal como
se muestra seguidamente haciendo un clic en Tipos de objetos y Todos los
objetos de Access. Procediendo de este modo, cualquiera de los elementos
constitutivos de nuestra base que hayamos diseado se encontrar a nuestro
alcance:
As, bastar con hacer doble clic con el ratn desde esa zona izquierda de la
pantalla en el objeto del que se trate para visualizarlo:
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En nuestro ejemplo, con dicho doble clic, se abrir el informe Listn telefnico:
- Por otro lado, debe considerarse que en las bases prcticamente nunca se
teclean los datos directamente sobre las tablas, lo que evita prdidas o
borrados accidentales de informacin que podran resultar catastrficos. Pese a
que en este tutorial se han incorporado los registros en una tabla, lo ms
comn es que la introduccin de esos datos se lleve a cabo mediante
formularios, objetos cuyo diseo y funcionamiento se ha omitido en este breve
manual a fin de insistir en otros elementos con un carcter ms estructural.
- Asimismo, conviene entender que si en una base de datos ya creada se
eliminan o modifican elementos constitutivos, pueden generarse disfunciones
tanto mayores cuanto ms nos remontemos a los elementos ms bsicos. As,
como normal general si se borra un informe, siempre podra volver a
redisearse. Sin embargo, la desaparicin o modificacin de una consulta
puede condicionar que algn informe basado en ella deje de funcionar. Si las
alteraciones o borrados afectan a una tabla, entonces las consultas y, por
ende, algunos informes tal vez devuelvan error cuando tratemos de abrirlos, y
esto sin considerar la posible prdida de datos a la que nos exponemos.
- Por ltimo, suele resultar importante en el empleo de bases adoptar un
protocolo bien definido en cuanto al uso de las tildes: puede optarse por
omitirlas todas aunque necesariamente esto desencadenar una amplia
diversidad de errores ortogrficos. Tambin puede escogerse la alternativa de
escribir todas las que en norma corresponda utilizar, aunque en ese supuesto
habremos de ser extremadamente cuidadosos a la hora de introducir
informacin y de cribarla porque esta medida (la ms ortodoxa y
acadmicamente mejor) puede poner en peligro la fiabilidad en el
funcionamiento ordinario si cualquier usuario se salta acentos ortogrficos.
TRABAJO FINAL
Crea una base totalmente operativa para almacenar CDs o DVDs con una
tabla y al menos cuatro consultas y cuatro informes como mnimo. Se valorar
la utilidad y la presentacin, as como el uso de recursos, estrategias y
procedimientos trabajados en estas lecciones.
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