Gaceta Business

Gestin de equipos
Herramientas para una
direccin eficaz
J os Ramn Carrasco
Rodrguez

Diplomado en ptica por la Universidad Complutense de Madrid, diplomado en ptica y Optometra por la Universidad de Granada y Master en Direccin de Marketing y Direccin Comercial por ESIC, trabaja como consultor/
formador especialista en el sector ptico. Autor del libro Gestin Prctica de Establecimientos pticos (Editorial
Garceta 2012), cuenta con ms de 20 aos de experiencia en el sector ptico como Director de rea y Franquicias,
Director de Proyectos, Category Manager y formador.
E-mail: jramonlp@hotmail.com
http://es.linkedin.com/in/joseramoncarrasco

Una buena comunicacin es la mejor herramienta para convertir un

grupo en un equipo. Muchas veces, debido a que estamos inmersos
en el trabajo del da a da, la comunicacin y la direccin pasan a un
segundo plano. La mayora de los conflictos y de las desviaciones
de la poltica comercial de una organizacin estn relacionados con
una mala o nula gestin de la comunicacin interna. Esto tiene un
reflejo importante en los resultados empresariales, en la motivacin
del equipo y en la imagen que ofrece al cliente cualquier establecimiento de ptica.

n una ptica donde trabajen varias personas, el

punto que ms
influye en su
funcionamiento es
la gestin del equipo. El proyecto
comn se convierte en un factor
clave para alcanzar los objetivos
comerciales. Todos deben remar
en la misma direccin y con la
misma intensidad, o se avanzar
sin un rumbo claro.

En la direccin de equipos debemos hacernos varias preguntas.

Estamos accesibles para todos
nuestros colaboradores? Conocemos los puntos a mejorar de
cada uno de ellos? Cada miembro del equipo sabe exactamente
cules son sus funciones y lo que
se espera de l? Comunicamos
de manera clara los cambios y
n 478

objetivos comerciales? Existen

unos mecanismos de control de
la actividad que todos conozcan?
Sabemos cul es el nivel de implicacin y motivacin de cada
uno de los colaboradores?
Cada miembro de un equipo es
diferente y, por tanto, tiene una
percepcin de las cosas tambin
diferente. Si, por ejemplo, explicamos una nueva promocin o
un nuevo producto a cada persona por separado, seguramente su
interpretacin sea distinta.
Esta es la razn de que la comunicacin sea una de las herramientas ms importantes en la
direccin de una ptica. Si no
existe en todas las direcciones
de una manera clara, adecuada
y honesta, resultar difcil conseguir esta visin de equipo.

Jacinto Santodomingo
e Ignacio Costa
Seccin coordinada por Ignacio
Costa

Las reuniones de equipo son

una de las herramientas que ms
pueden influir en la gestin de
los colaboradores y, por tanto,
en el funcionamiento del centro ptico. Su funcin ser la de
informar de cualquier cambio
comercial o de organizacin, corregir fallos, mejorar procesos,
motivar y, sobre todo, enfocar a
todos hacia los mismos objetivos.
En ellas podemos detectar problemas u oportunidades de mejora, priorizar planes de accin e
implementar soluciones.
Puede ser una ocasin propicia
para felicitar las buenas actitudes. Como deca Shakespeare,
una buena accin que muere
sin un reconocimiento asesinar
a otras mil que dependen de l.

PTICA

OFTLMICA

Para transmitir un mensaje

con la mayor eficacia posible, no
solo debemos cuidar qu vamos
a decir sino tambin cmo.
Poder reunir a todo el equipo
cuando sea preciso supone un
ahorro importante de tiempo, ya
que transmitiremos todo lo necesario, adems de ser ms efectivo
al recibir su feedback y opiniones.

TEMAS A TRABAJAR
EN UNA REUNIN DE
EQUIPO
Todo aquello que deba ser tratado en grupo y resulte importante para el buen funcionamiento
puede constituir un tema de

trabajo en una reunin. Veamos

algunos ejemplos:
Revisar resultados de ventas. Se trata de uno de los temas
que se deben revisar de manera
peridica: felicitar los buenos resultados y ver cmo mejorar los
menos positivos, revisar las distintas categoras (cristales, monturas,
lentes de contacto, etc.) y los indicadores o ratios de gestin (porcentaje de progresivos, porcentaje
de lentes de contacto diarias, etc.).
Tener datos de mercado y los ob-

Febrero 2013

Gestin de equpos
Herramientas para una direccin eficaz

Gaceta Business

jetivos resulta fundamental para

disponer de una referencia con
la que trabajar.
Analizar y sacar conclusiones de las promociones o acciones comerciales que hayamos
tenido en el centro. Una promocin que ha pasado siempre debe
ser analizada para sacar las conclusiones oportunas y mejorar en
acciones futuras.
Explicar y comentar promociones nuevas. El xito
de una promocin no solo reside
en cmo est diseada y en su
comunicacin a los potenciales
clientes, sino tambin en la interpretacin e implementacin
que haga cada equipo comercial. Esto es fcil de ver cuando
en una cadena de pticas o un
grupo, con la misma promocin,
precio y producto, los resultados
son muy dispares de unos centros a otros. El equipo debe saber
cmo enfocar cada promocin,
sus ventajas, su mecnica, su objetivo, cmo argumentarla, qu
objeciones tendremos por parte
de los clientes y cmo rebatirlas.
Tambin es importante conocer
el plan de comunicacin, dnde
se publicitar y cul ser el mensaje que reciba el cliente, adems
de poner en comn las dudas
que puedan surgir en cada uno
de los colaboradores.
Corregir fallos o desviaciones en los procesos comerciales. Como vimos en el
artculo del mes pasado, los fallos son una oportunidad pedaggica para mejorar y formar.
Si los ponemos en comn de
una manera constructiva, nos
servirn para que todo el equipo vaya creciendo profesionalmente.

PLANIFICAR

n 478

PREPARAR

Informar de
n ove d a d e s
de producto. Nos encontramos en
un sector en el
que el producto evoluciona
continuamente,
por lo que es importante mantenerse
al da de estos cambios,
comentar aquellos productos nuevos ms adecuados a
nuestra poltica comercial y a
nuestro cliente, qu cualidades
aportan y el mejor modo de
venderlos.
Cambios organizativos.
Muchas veces resulta importante hacer retoques en la organizacin interna del centro,
cambiar responsabilidades y
funciones. El equipo no solo
debe conocer estos cambios,
sino tambin las razones de los
mismos.
Noticias y cambios en la
empresa. En estos tiempos de
crisis, recortes y giros empresariales, la incertidumbre hace un
gran dao a la motivacin de
los equipos y al mantenimiento
del enfoque comercial adecuado. Esta incertidumbre suele
venir principalmente de la falta
de informacin clara o de unas
noticias sesgadas. Cuanto menos informacin oficial haya,
ms informacin extraoficial
confusa, llena de dudas y conjeturas se difundir.

FASES DE UNA
REUNIN DE EQUIPO
No sirve de nada hacer una reunin por rutina: necesitamos saber qu objetivos queremos conseguir en ella. Tampoco conviene
que supere una hora para que
resulte efectiva.
Para ello, lo ms importante es
planificar bien los temas ms
importantes a tratar.
La siguiente fase sera preparar
los temas que queremos exponer
y/o discutir. Ver y distribuir con
antelacin el tiempo que tengamos para cada uno de ellos nos
permitir dedicar el tiempo necesario a los temas ms importantes
y no perder demasiado en temas
ms superfluos. Si en alguna ocasin se tratan temas que puedan
ser conflictivos, debemos pensar
la manera ms eficaz de comunicarlos para intentar resolver cualquier problema que pueda afectar
negativamente al buen funcionamiento y ambiente del centro.

Debemos intentar simplificar

lo difcil para facilitar el
trabajo a todos y, sobre todo,
no complicar lo fcil.

INFORMAR

ESTRUCTURAR

INFORME O
MINUTA

PTICA

OFTLMICA

Normalmente
solo ganaremos
la confianza de
aquellos en
quienes
depositamos
la nuestra.

El paso siguiente sera informar con antelacin al equipo

acerca de los temas que se van a
tratar. De este modo evitaremos
la incertidumbre y los asistentes podrn pensar y aportar su
punto de vista. Se puede hacer
mediante una breve orden del
da, un resumen de los temas y
objetivos de la reunin.

QU DEBEMOS
CONSEGUIR EN
UNA REUNIN

Es conveniente estructurar el
contenido de la reunin: presentar los hechos, cambios o problemas, consensuar y recoger la opinin de todos, e implicarles en
una toma de decisiones clara y
unnime. Cualquier cambio que
haya que hacer ganar en efectividad si cuenta con el inters e
implicacin de todo el equipo.

Exponer la orden del da con los temas a tratar, de forma que todos
puedan conocer el objetivo de la
reunin.

Al final de la misma, efectuaremos una breve recapitulacin

o resumen de todo lo que se
decida en ella, haciendo hincapi en los temas ms relevantes.
La ltima fase consistira en
elaborar una minuta de cada
reunin. Se trata de un pequeo registro y un recordatorio de
los temas tratados. Tambin servir para empezar la siguiente
reunin revisando qu objetivos
se han cumplido y cules estn
todava pendientes. Esta minuta se convertir en un pequeo
compromiso de todo el equipo
y, especialmente, del director del
centro en la gestin y control de
las decisiones adoptadas.

Ser puntual y tener todo preparado antes de comenzar la reunin. Ahorraremos mucho tiempo si todo est ya
previsto. El tiempo de los dems
es igual de valioso que el nuestro,
as que no se lo hagamos perder.

Tratar con la mayor claridad posible

el contenido de la misma y los objetivos a conseguir.
Tener toda la informacin necesaria
para responder cualquier duda
o pregunta de nuestros colaboradores.
Dedicar poco tiempo a los temas menos
relevantes, y dejar el tiempo necesario para lo que realmente importa.
Presentar primero los hechos y despus la discusin. Cuando hay algn problema que corregir o
procesos que mejorar, es preferible presentar claramente el problema, antes de entrar en qu
debemos cambiar y cmo.
Debemos mantener en todo momento
una visin y objetivo comn, incluso
en la forma de hablar (vamos
a, queremos conseguir,
tenemos que mejorar)

Cuidar la introduccin y la conclusin.

Debemos suscitar el inters de los
asistentes para evitar monlogos
y que todo el equipo participe. Al
acabar, las conclusiones deben ser
muy claras para que queden grabadas en la mente de los asistentes.
A veces se pueden sacar problemas individuales, que deben ser tratados
en privado y no en una reunin
de equipo. Esto no significa obviar los problemas individuales,
que deben abordarse con el mismo rigor, inters y honestidad.
Como hemos visto, la comunicacin fluida y bien gestionada debe
ser uno de los pilares de la gestin
de equipos. En el artculo del mes
anterior, vimos algunas herramientas, como la motivacin, la
delegacin, la formacin, el liderazgo Todas ellas se apoyan en
una buena comunicacin.
La direccin significa ilusionar y
desarrollar personas, no imponer
cosas. Y, como deca Homero,
las palabras conmueven, el ejemplo
arrastra.
Los artculos para esta seccin debern ser enviados
por correo electrnico a la
direccin: ijcosta@cnoo.es
Bibliografa
J. Strattford, Manual del director de
ventas.
William Ury, Supere el no.
Pilar Jeric, No miedo.
Manuel Artal Castells, Direccin de ventas.
Roger Fisher y Danny Ertel, Obtenga
el s en la prctica.
Jacques Horovitz, La calidad del
servicio.
Jos Ramn Carrasco, Gestin prctica
de establecimientos pticos.
W. Chan Kim, La estrategia del ocano
azul.

Febrero 2013

MasterClass

LABORATORIO DE GESTIN COMERCIAL

del Consejo General de Colegios de pticos-Optometristas

Objetivo general

Aportar una serie de herramientas de gestin y direccin que complementen y aporten un valor aadido al trabajo tcnico y sanitario de los
establecimientos pticos.

Dirigido a

Profesionales del sector ptico.

Formato

Mster Class (1,5 - 2 h. Introductoria del Ciclo Superior en Gestin Comercial del CGCOO). Dichas Mster Classes sern la continuacin del
artculo que mes a mes se ir publicando en Gaceta de Optometra y
ptica Oftlmica en su seccin Gaceta Business.

Ponente instructor

Jos Ramn Carrasco Rodrguez, ptico-optometrista col. n

15572. Mster en Direccin Comercial y Marketing en ESIC. Autor del
libro Gestin prctica de establecimientos pticos, editorial Garceta
2012. http://www.linkedin.com/in/joseramoncarrasco

Saln de actos. Consejo General de Colegios de pticos-Optometristas.

C/ Princesa 25, Edificio Hexgono, 4 planta. Madrid.

RE
S

Lugar

VA YA!
ER

y Asegura

Calendario

tu plaza

24 de noviembre 2012

I Mster Class: Gestin de producto,una ventaja competitiva.

19 de enero

II Mster Class: Tcnicas de venta. Entrenar para ganar.

Cmo entrenar nuestra capacidad y tcnicas de venta para mejorar los resultados empresariales?
16 de Febrero

III Mster Class: Gestin de equipos I. El cliente interno.

Efectividad y afectividad en la gestin de equipos.
23 de marzo - 17:30 h

IV Mster Class: Gestin de equipos II. Herramientas, una direccin eficaz.

La comunicacin eficaz como herramienta de direccin.
Abril

V Mster Class: Mejorar los resultados gracias a los indicadores de gestin.

Mayo

VI Mster Class: Merchandising. La vista, el sentido ms vendedor.

Junio

VII Mster Class: Gestin promocional. Algo ms que bajar precio.

Julio

VIII Mster Class: Marketing digital. El cambio ya est aqu.

Precios sesin Mster Class
Colegiados pertenecientes a los Colegios del CGCOO: 20
No colegiados: 30

Las Msters Classes sern preparatorias para

aquellos interesados en cursar el I Ciclo Superior
de Formacin en Gestin Comercial del Consejo
General de Colegios de pticos-Optometristas.

Informacin y reserva de plazas (aforo limitado)

Consejo General de Colegios de pticos-Optometristas 91 541 44 03 elearning@cgcoo.es www.cgcoo.es/elearning